BAHAGIAN AKADEMIK PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN KAMPUS KESIHATAN PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR PROGRAM DOKTOR PERUBATAN (MD) (PPSP/MD/CP1)

Transcription

1 BAHAGIAN AKADEMIK PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN KAMPUS KESIHATAN MS ISO 9001 : 2008 PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR PROGRAM DOKTOR PERUBATAN (MD) (PPSP/MD/CP1) Edisi 2 (Pindaan 1) Tarikh efektif : 1 September /6

2 KANDUNGAN 1. Tujuan 2. Skop 3. Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Prosedur 7. Carta Alir Prosedur 8. Rekod 9. Lampiran 1

3 1. TUJUAN Prosedur ini disediakan sebagai panduan untuk mengurus pendaftaran pelajar pelajar program Doktor Perubatan (MD), bermula daripada pelajar masuk ke Tahun Pertama dan maju ke tahun tahun berikutnya sehingga tamat pengajian. 2. SKOP Prosedur ini memperjelaskan proses pendaftaran pelajar MD bagi Tahun 1 sehingga Tahun 5. Bermula pada sidang akademik 2014/2015, Pusat Pengajian Sains Perubatan telah mula menggunapakai struktur kurikulum baru (2 Fasa) kepada pelajar Tahun 1 manakala bagi pelajar Tahun 2 sehingga Tahun 5 meneruskan kurikulum lama (3 Fasa). Perbezaan Fasa bagi kedua-dua kurikulum adalah seperti berikut:- Kurikulum Lama Kurikulum Baru Fasa Tahun Fasa Tahun &2 2 2&3 2 3,4&5 3 4&5 - - Dokumen ini mengandungi proses dan aktiviti kerja melibatkan kurikulum baru (2 Fasa) dan kurikulum lama (3 Fasa). 3. RUJUKAN UTAMA (e-books Student s Hand Book & Guide Book) MD/BP/IR/1 : Objective Booklet Phase I MD/BP/IR/2 : Objective Booklet Phase II MD/BP/IR/3 : Objective Booklet Phase III 4. DEFINISI 4.1 Sistem Maklumat Pelajar Pra Siswazah (Undergraduate Information System) (UGIS) : Perisian teknologi maklumat yang digunakan untuk menyimpan data dan rekod pelajar Doktor Perubatan (MD) 4.2 Mentor Kumpulan : Pembimbing sekumpulan pelajar yang dilantik di kalangan Pensyarah Aktif 4.3 Pelajar mengulang : Pelajar yang dikehendaki mengulang mana mana Sidang akibat kegagalan penilaian tahun sebelumnya 2

4 4.4 Pensyarah Aktif : Pensyarah yang sedang menjalankan tugas dan tidak mengikuti Cuti Belajar, Cuti Sabatikal, Latihan Sub Bidang dan sebagainya 5. SINGKATAN TDA : Timbalan Dekan () PPA : Penolong Pendaftar () PF1 : Pengerusi Fasa I PF2 : Pengerusi Fasa II PF3 : Pengerusi Fasa III PM : Penolong Pegawai Sistem Maklumat K : Ketua Pembantu Tadbir : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PO : Pembantu Operasi MK : Mentor Kumpulan UGIS : Undergraduate Information System MD : Doctor of Medicine (Doktor Perubatan) 6. PROSEDUR Tindakan 6.1 Mengemaskini e-books Student s Hand Book & Guide Book sebelum bermula Sidang yang baru Tanggung jawab PF/PPA/K/ 3

5 6.2 Menerima senarai pelajar : a) Senarai pelajar Tahun 1 daripada Seksyen Pengambilan dan Kemasukan Pelajar, Bahagian Pengurusan, Jabatan Pendaftar b) Senarai pelajar Tahun 1 didaftarkan ke Tahun 2 c) Senarai pelajar Tahun 2 didaftarkan ke Tahun 3 d) Senarai pelajar disahkan lulus Peperiksaan Ikhtisas II untuk didaftarkan ke Tahun 4 e) Senarai pelajar lulus semua prasyarat penilaian Tahun 4 untuk didaftarkan ke Tahun 5 Nota : Senarai pelajar c) hingga e) termasuk pelajar yang dikehendaki mengulang tahun pengajian. Dekan/TDA/PPA/ PF/K/ 6.3 Mengurus pendaftaran pelajar a) Mengumpul borang pendaftaran yang telah dilengkapkan oleh pelajar pada tarikh pendaftaran dan diambil semasa Minggu Siswa Lestari (rujuk PPSP/MD/CP1/L3) b) Pembahagian kumpulan dan menyediakan Borang Kehadiran mengikut tahun pengajian c) Pengedaran Buku Panduan Rancangan Pengajian dan e- Books Student s Hand Book & Guide Book dan lain-lain dokumen mengikut keperluan d) Tempah tanda nama pelajar e) Kemasukkan data dalam UGIS dan wujudkan fail peribadi pelajar Tahun 1 f) Kemaskini fail dan rekod pelajar Tahun 2 hingga Tahun 5 g) Semakan status pendaftaran kursus teras dan kursus Universiti pelajar 6.4 Melaksanakan program orientasi pelajar mengikut permulaan fasa (bagi Tahun 4 sahaja) 6.5 Melaksanakan aktiviti pengajaran dan pembelajaran (Rujuk Prosedur Kerja Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran Program Doktor Perubatan, PPSP/MD/CP2) 6.6 Melaksanakan peperiksaan (Rujuk Prosedur Kerja Pengurusan Peperiksaan Pelajar Program Doktor Perubatan, PPSP/MD/CP3) PPA/K/ Dekan/TDA/PPA/ PF/K// Semua pensyarah Rujuk PPSP/MD/CP2 Rujuk PPSP/MD/CP3 4

6 7. CARTA ALIR PROSEDUR Carta Alir Pengurusan Pendaftaran Pelajar Program Doktor Perubatan (MD) 8. REKOD Simpanan No Rujukan Rekod Tempoh Lokasi Pegawai Bertanggungj awab PPSP/MD/CP1/F1/R1 Sistem Maklumat Pelajar Pra Siswazah (UGIS) Kekal Pejabat PM, PPSP/MD/CP1/F1/R2 Fail Peribadi Pelajar 10 tahun Pejabat PPSP/MD/CP1/F2/R2 Fail Peribadi Pelajar 10 tahun Pejabat PPSP/MD/CP1/F3/R2 Fail Peribadi Pelajar 10 tahun Pejabat PPSP/MD/CP1/F1/R3 Senarai Nama Pelajar Mengikut Kumpulan 10 tahun Pejabat PPSP/MD/CP1/F2/R3 Senarai Nama Pelajar Mengikut Kumpulan 10 tahun Pejabat PPSP/MD/CP1/F3/R3 Senarai Nama Pelajar Mengikut Kumpulan 10 tahun Pejabat 5

7 9. LAMPIRAN PPSP/MD/CP1/L1 - Rekod pindaan PPSP/MD/CP1/L2 - Borang Pendaftaran Tahun 1 PPSP/MD/CP1/L3 - Senarai Semak Dokumen Pendaftaran Pelajar Tahun 1 PPSP/MD/CP1/L4 - Borang Pendaftaran Tahun 2 PPSP/MD/CP1/L5 - Borang Pendaftaran Tahun 3 PPSP/MD/CP1/L6 - Borang Pendaftaran Tahun 4 PPSP/MD/CP1/L7 - Borang Pendaftaran Tahun 5 6