[PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS PELAN OPERASI LATIHAN KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN

Transcription

1 PELAN OPERASI LATIHAN KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN 1. PENGENALAN KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN 1.1 Latar Belakang Kerajaan Tempatan merupakan satu pembahagian geografi dalam sebuah negara yang berdaulat atau separa daulat, yang mana melaksanakan kuasa pemerintah dalam sebuah kawasan yang tertentu dan ianya berada dibawah kuasa Kerajaan Negeri masing-masing. Kerajaan Tempatan mempunyai kedudukan yang sah dari segi undang-undang, yang mana ianya kerajaan yang boleh didakwa dan mendakwa dan boleh melibatkan diri dalam sebarang perjanjian atau kontrak. Kerajaan Tempatan merupakan Kerajaan Peringkat Ketiga dalam struktur Persekutuan di Malaysia. Kerajaan Tempatan di Sabah ditubuhkan di bawah Ordinan Kerajaan Tempatan, 1961 (No. 11) berkuatkuasa pada 1hb. Januari 1962 di bawah GN No. 134 bertarikh 15 November Selepas pilihanraya Majlis Undangan Negeri 1963, pentadbiran Kerajaan Tempatan diwujudkan berasingan daripada urusetia dengan pengwujudan Kementerian Kerajaan Tempatan. Pada tahun 1967, Kementerian ini dinamakan sebagai Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan. ORDINAN KERAJAAN TEMPATAN (OKT)1961 : OKT 1961 terbahagi kpd 15 bahagian yang memberi kuasa, tanggungjawab dan fungsi kepada Pihak Berkuasa Tempatan Sabah. Perkembangan Kerajaan Tempatan di Negeri Sabah : 1931 : Sanitary Boards (SB) diperkenalkan di Jesselton, Sandakan, Tawau dan Labuan iaitu sebahagian daripada pejabat-pejabat daerah : SB diasingkan daripada pejabat Majlis Daerah bagi penubuhan Majlis Daerah Luar Bandar (MDLB) / Lembaga Bandaran (LB) dibawah Municipalities and Urban Authorities Ordinance : Kedudukan MDLB dan LB diperbaiki dibawah Ordinan Kerajaan Tempatan 1961 (OKT). P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 1

2 1.2 Visi 1.3. Misi Menjadikan KKTP Pemacu Pembangunan Mampan Melalui Penyampian Perkhidmatan yang kreatif dan berinovatif secara berterusan Merancang, menyelaras, melaksana dan memantau Pihak Berkuasa Tempatan, Pembangunan Perumahan, Pembangunan Bandar dan Wilayah, serta Hal Ehwal Anak Negeri untuk mewujudkan Masyarakat sejahtera 1.4. Objektif 1.5. Fungsi dan Tanggungjawab Pentadbiran Kerajaan Tempatan Perancangan Bandar dan Desa Pentadbiran Hal Ehwal Anak Negeri Pengawalan Pembangunan Perumahan 1.6. Objektif Latihan Meningkatkan pembangunan modal insan dengan memberi penekanan dalam pembangunan sikap (attitude), kemahiran (skills) dan pengetahuan (Knowledge) yang bersesuaian melalui program pembangunan sumber manusia yang berteraskan pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan. 2. DASAR LATIHAN 2.1. Skop Latihan Skop Latihan dalam konteks ini bermaksud kursus jangka pendek yang tempohnya tiga (3) bulan atau kurang. Ia merangkumi segala aktiviti yang dirancang dan diuruskan oleh Bahagian Pentadbiran dan Latihan meliputi kursus di dalam dan luar negara. Skop latihan juga meliputi kursus yang dianjurkan oleh agensi luar (awam dan swasta yang dihadiri oleh kakitangan awam sama ada dibiayai oleh Kementerian atau pihak penganjur). P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 2

3 2.2. Definisi Latihan Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.6 Tahun 2005, takrif latihan ialah : Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan berdisiplin, bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ini dicapai melalui sebarang bentuk pembelajaran seperti kursus, latihan semasa bekerja dan program mentoring / coaching atau yang seumpama dengannya yang menyumbang kepada pembangunan individu dan kecemerlangan organisasi. Berdasarkan kepada takrif latihan di atas, latihan di Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan telah ditakrifkan seperti di JADUAL 1 di bawah. JADUAL 1 Takrif Latihan Kementerian BIL PROGRAM LATIHAN JENIS AKTIVITI 1 LATIHAN Definisi : Aktiviti Latihan yang dijalankan selama 6 jam secara bersemuka dan berterusan anjuran Jabatan, Bahagian atau Agensi luar di dalam dan di luar negara. 2 SESI PEMBELAJARAN I. Kursus II. Seminar III. Konvensyen IV. Bengkel / Workshop V. Forum VI. Simposium VII. Retreat Kementerian, Jabatan dan Bahagian. VIII. Lawatan Rasmi / Korporat / Sambil Belajar. Definisi : Sebarang aktiviti latihan atau pembelajaran secara bersemuka yang tempohnya kurang 6 jam anjuran Kementerian atau Agensi luar. I. Sesi Pembelajaran di peringkat Jabatan, Bahagian, Cawangan dan Seksyen. II. Sesi Perkongsian ilmu di peringkat Jabatan, Bahagian, Cawangan dan Seksyen. III. Program Executive Talk anjuran Kementerian, INTAN, INSAN, Agensi luar dan program yang seumpamanya. IV. Perhimpunan Bulanan Kementerian, Bahagian dan Cawangan. V. Program penerapan nilai-nilai murni dan ceramah-ceramah khas pada bulan Ramadhan. VI. Program sambutan/program khas sambutan bulan-bulan Islam / perayaan yang mengandungi ucapan / ceramah P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 3

4 / forum. VII. Pertemuan Mentor dan Mentee. VIII. Menyampaikan ceramah di dalam kursus / bengkel (Modul yang pertama kali dibentangkan atas tajuk yang sama sahaja diambil kira ) IX. Sesi pembelajaran ICT seperti SM2, HRMIS, SISPAN, SISVOT, E-Pay-A3, BIL PROGRAM LATIHAN JENIS AKTIVITI 1 PEMBELAJARAN KENDIRI Definisi : Kaedah pembelajaran yang berkonsepkan belajar atas daya usaha sendiri sama ada pembelajaran yang melibatkan secara bersemuka dan tidak bersemuka (Online). I. Penggunaan portal e- Pembelajaran Sektor awam (EPSA) II. Penggunaan portal e-pembelajaran yang diiktiraf oleh Kementerian. III. Penggunaan Pangkalan Repositori Ilmu Sumber Manusia (HRMIS). IV. Pembacaan buku-buku ilmiah dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris (Buku biasa / bentuk fizikal atau e-book) 2.3 Dasar Latihan Pelan Operasi Latihan (POL) ini digubal sedemikian selari dengan matlamat dan Pelan Strategik Kementerian untuk menghasilkan warga kerja Kementerian yang cemerlang dan dinamik. Dasar Latihan ini meliputi perkara-perkara berikut : Setiap pegawai dan kakitangan mestilah melalui pusingan latihan yang lengkap bagi mempertingkatkan kualiti kerja individu tersebut Dalam setahun, setiap pegawai dan kakitangan kementerian mestilah menghadiri sekurang-kurangnya satu latihan (sama ada dalam bentuk kursus, seminar ataupun bengkel) dan tidak kurang dari 7 hari berkursus setahun Latihan hendaklah diberikan kepada semua kategori / peringkat perkhidmatan sama ada professional mahupun kumpulan sokongan Bagi pegawai atau kakitangan yang melaporkan diri untuk lantikan baru, mereka mestilah menjalani Kursus Induksi Latihan yang diadakan hendaklah tertumpu kepada usaha untuk meningkatkan epakaran dan kemahiran, memenuhi tahap keperluan P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 4

5 organisasi dan berkaitan dengan bidang tugas Pelan Operasi Latihan Tahunan mesti dirancang mengikut garis panduan struktur latihan dan memberi keutamaan keperluan latihan semasa Kementerian Dasar latihan jangka luar negara ditetapkan seperti dibawah : i. Setiap pegawai dibenarkan menghadiri kursus sekali dalam masa dua (2) tahun kecuali mendapat kelulusan khas Setiausaha Tetap Kementerian. ii. iii. iv. Setiap pegawai yang dicalonkan untuk menghadiri kursus jangka pendek luar negara hendaklah terdiri daripada mereka yang mendapat Laporan Penilaian Prestasi Tahunan sekurang-kurangnya 85% dan ke atas serta bebas daripada tindakan tatatertib. Program kursus jangka pendek luar negara mestilah dirancang dalam Pelan Operasi Latihan dan disediakan peruntukan yang mencukupi. Pelaksanaan tugas utama (core business) Jabatan / Bahagian mestilah didahulukan sebelum menghadiri kursus jangka pendek luar negara. v. Pencalonan untuk menghadiri kursus jangka pendek luar negara anjuran JPA, JPAN atau lain-lain penganjur perlu mendapat kelulusan Setiausaha Tetap terlebih dahulu sebelum dikemukakan kepada pihak berkenaan.\ vi. vii. Tempoh kursus jangka pendek luar negara yang dibiayai sepenuhnya oleh Kementerian hendaklah dijalankan sekurang-kurang selama 2 minggu. Pengetahuan yang didapati dari menghadiri kursus jangka pendek luar negara perlu dikongsi dengan rakan-rakan setugas termasuk Ketua Jabatan. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 5

6 2.4. Tempoh Lantikan Tempoh latihan sekurangnya enam (6) jam yang berterusan di luar tempat kerja (off the job) adalah diambilkira sebagai satu (1) hari berkursus. Bagi kursus-kursus seperti ceramah, sesi pembelajaran, taklimat yang dijalankan kurang daripada enam (6) jam dan dikendalikan di tempat kerja (on the job) atau di luar tempat kerja boleh dikumpulkan sehingga mencukupi enam (6) jam untuk diambil kira sebagai satu (1) hari berkursus. Rekod kehadiran setiap latihan / sesi pembelajaran tersebut hendaklah dicatatkan di dalam Buku Log Latihan setiap orang pegawai. Tempoh genap enam (6) jam berkursus ini hendaklah disahkan oleh Pegawai Pengesah Latihan (PPL). Dalam hubungan ini, pegawai yang menganggotai urus setia kursus boleh diiktiraf sebagai peserta kursus jika mereka terlibat di dalam salah satu aktiviti seperti mempengerusikan sesi dialog, perbincangan, penyediaan laporan-laporan atau kertas kerja dan menjadi ahli kepada Kumpulan peserta di mana mereka dipertanggungjawabkan sebagai fasilitator atau sebagai ahli perbincangan. Sekiranya urus setia hanya terlibat di dalam urusan-urusan operasi, pentadbiran dan logistik seminar mereka tidak boleh diiktiraf sebagai peserta program berkenaan Tempat Kursus Tempat kursus adalah bergantung kepada kesesuaian mengikut jenis kursus dan bilangan peserta yang terlibat dan peruntukan kewangan yang diluluskan. Bagi tujuan pemilihan tempat berkursus, peraturan-peraturan yang sedia ada adalah terpakai. 2.6 Kumpulan Sasaran Kumpulan sasaran adalah untuk seluruh kakitangan awam Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan yang melibatkan semua Jabatan / Bahagian. Kursus yang dilaksanakan oleh Jabatan / Bahagian adalah kepada kakitangan awam Bahagian / Jabatan sahaja, kecuali di dalam keadaan di mana peserta tidak mencukupi, kursus tersebut bolehlah dibuka kepada penyertaan daripada lain-lain Jabatan / Bahagian. Terdapat dua kumpulan sasaran iaitu : a. Kumpulan Pengurusan dan Profesional b. Kumpulan Sokongan P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 6

7 2.7 Bidang Latihan [PELAN OPERASI LATIHAN] KKPTS Bidang latihan yang dikendalikan di peringkat Kementerian adalah berdasarkan kepada tuntutan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. Latihan yang dirancang adalah dibahagikan seperti berikut :- I Kursus Mandatori (Wajib) Kursus-kursus wajib adalah merupakan kursus induksi di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM) yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Perkhidmatan Negeri Sabah Bilangan 5 Tahun Kursus-kursus ini adalah seperti berikut :- a. Kursus Modul Induksi Khusus. b. Kursus Modul Induksi Umum. II Kursus Kompetensi Umum Kursus ini merupakan latihan yang disediakan bagi melahirkan anggota yang lebih cekap serta berpengetahuan di dalam menjalankan tugas-tugas jawatan yang disandang. Ianya meliputi aspek pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi seserorang kakitangan awam. III Kursus Kewangan Kursus ini bertujuan mempertingkatkan profesionalisme pengurusan kewangan dan akauntabiliti dan integriti pegawai yang terlibat dalam pengurusan kewangan. IV Kursus Bahasa Inggeris Mempertingkatkan tahap penguasaan Bahasa Inggeris kakitangan awam supaya lebih yakin dalam melaksanakan tugas serta meningkatkan imej Kementerian dan negara khususnya dalam perkara-perkara yang melibatkan kerjasama dengan negara asing. V Kursus Kompetensi Khusus (Pengkhususan Kerja) Kursus ini dilaksanakan berdasarkan kepada keperluan tugas dan jawatan seseorang pegawai. Sasaran peserta adalah pegawai-pegawai yang terlibat melaksanakan fungsi dan tugas jawatan yang disandang seperti Pegawai Kesihatan, Pegawai Penilaian dan sebagainya. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 7

8 VI Kursus Peralihan Kursus ini diaturkan untuk membantu pegawai yang bakal bersara untuk menempuh zaman persaraan dengan lebih yakin, tidak merasakan kejutan dan terus memberi sumbangan kepada masyarakat dan negara mengikut minat kerjaya masing-masing. VII Keperluan Stakeholder (as hoc) Kursus-kursus juga ditawarkan berdasarkan kepada keperluan semasa yang disarankan oleh pihak stakeholder. VIII Kursus Jangka Pendek Luar Negara Kursus Jangka Pendek Luar Negara juga dirancang bagi memberi peluang kepada Pegawai dalam Sokongan I dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional melihat kemampuan dan kemajuan negara asing di samping mendapat manfaat daripada perkongsian ilmu yang diperolehi ketika berkursus. 3. STRATEGI LATIHAN Latihan di Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan dilaksanakan dengan menggunakan strategi-strategi seperti berikut : 3.1 Mengenal pasti keperluan latihan dengan menjalankan Training Needs Analysis (TNA). Analisis ini dilaksanakan oleh semua Jabatan / Bahagian dan diselaraskan oleh Cawangan Latihan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia berdasarkan kepada jumlah peruntukan latihan yang diterima. 3.2 TNA yang dihasilkan akan diterjemahkan kepada Pelan Operasi Latihan Tahunan. Pelan Operasi Latihan Tahunan hendaklah disediakan berpandu kepada Pelan Operasi Latihan (POL) Kementerian. 3.3 Menyediakan peruntukan latihan tahunan untuk melatih Sumber Manusia di Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan kepada Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) berdasarkan kepada TNA Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan. 3.4 Bahagian Pentadbiran dan Latihan diberi kuasa merancang, melaksanakan dan mengenal pastikan keperluan latihan di peringkat Bahagian dan PBT. 3.5 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai masing-masing di semua peringkat mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. 3.6 Memantau pelaksanaan program latihan Bahagian dan PBT yang telah menerima peruntukan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK) dan P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 8

9 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM). 4. PERANCANGAN LATIHAN Pelaksanaan Latihan di peringkat Kementerian dimulakan menerusi mekanisme-mekanisme perancangan latihan seperti mana yang disarankan dalam Pekeliling Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) Malaysia dan Negeri bagi tujuan mencapai output yang maksimum dengan peruntukan yang terhad Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK) MJLK adalah bertanggungjawab menentukan keperluan latihan berdasarkan analisis ke atas Training Needs Analysis (TNA) Kementerian, Bahagian dan PBT serta menjalankan rancangan latihan untuk tahun berikutnya. Keahlian MJLK adalah seperti ditunjukkan dalam Jadual 2 di bawah. JADUAL 2 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK) KEAHLIAN Timbalan Setiausaha Tetap Penolong Setiausaha Kanan Wakil-wakil Ketua Bahagian Penolong Setiausaha Pentadbiran (A) Pengerusi Ahli Ahli Setiausaha MJLK dijadualkan bersidang dua (2) sekali setahun iaitu pada bulan Jun dan bulan Disember setiap tahun. MJLK pada bulan Jun bertujuan mengkaji semula keperluan latihan dan memantau prestasi perlaksanaan latihan dan perbelanjaan peruntukan latihan Bahagian dan PBT. Manakala MJLK yang bersidang pada bulan Disember pula bertujuan menganalisis TNA Bahagian dan PBT berdasarkan kepada keutamaan keperluan agar sumber kewangan yang terhad dapat dimanfaatkan dengan maksimum. Keputusan analisis TNA dan pembahagian peruntukan dalam MJLK akan\ dikemukakan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) untuk kelulusan dan diterjemahkan sebagai Pelan Operasi Latihan Tahunan Kementerian P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 9

10 4.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) PPSM merupakan jawatankuasa tertinggi dalam meluluskan Pelan Operasi Latihan Tahunan Kementerian iaitu melibatkan perancangan program latihan pembahagian peruntukan latihan kepada Bahagian dan Latihan. Keanggotaan PPSM adalah seperti ditunjukkan dalam Jadual 3 di bawah. JADUAL 3 Panel Pembangunan Sumber Manusia Setiausaha Tetap KEAHLIAN Pengerusi Timbalan Setiausaha Tetap Pengarah Pejabat Hal Ehwal Anak Negeri Sabah Penolong Setiausaha Kanan Penolong Setiausaha Pentadbiran (A) Ahli Ahli Ahli Setiausaha Tugas PPSM adalah seperti berikut : I. Mengenal pasti dan merancang keperluan latihan pegawai II. Memantau pelaksanaan Latihan III. Meluluskan Pelan Operasi Latihan Tahunan dan agihan peruntukan latihan Struktur Latihan Struktur Latihan adalah berdasarkan kepada empat peringkat seperti beriktu : Peringkat Asas (1-3 Tahun) Latihan Peringkat Asas dilaksanakan kepada semua kakitangan awam yang berkhidmat dari awal pelantikan sehingga tempoh tiga(3) tahun. Tahap latihan pada peringkat ini ialah Tahap Penerapan Kompetensi yang bersifat umum dan penekanan adalah terhadap perkhidmatan. Ciri-ciri tahap ini ialah :- i. Pemahaman matlamat dan fungsi organisasi. ii. Orientasi kepada persekitaran kerja iii. Penyesuaian diri dengan etika dan budaya kerja jabatan iv. Perkara-perkara asas di dalam pekerjaan P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 10

11 Peringkat Pertengahan (3-10 Tahun) Latihan Peringkat Pertengahan melibatkan Tahap Pembangunan Kompetensi dan Tahap Peningkatan Kompetensi kepada pegawai yang telah bekhidmat di antara tiga (3) hingga sepuluh (10) tahun Tahap Pembangunan Kompetensi bertujuan menyediakan pegawai yang berkebolehan dan berkeupayaan melakukan sesuatu tugas dengan cepat dan menepati standard umum yang ditentukan. Ciri-ciri tahap ini ialah ; i. Membangunkan keupayaan berkomunikasi. ii. iii. iv. Membangunkan keupayaan memahami, merancang dan menganalisis tugasan. Membangunkan kebolehan menyelia, mengurus dan mentadbir. Membangunkan kemahiran-kemahiran teknikal Tahap Peningkatan Kompetensi pula bertujuan untuk memantapkan kemahiran baru kepada anggota perkhidmatan awam. Ciri-ciri tahap ini ialah :- I. Memantapkan mutu kerja yang lebih tinggi II. III. IV. Memantapkan tahap kepakaran Memantapkan tahap profesionalisme Memantapkan keupayaan dan kemahiran kepimpinan V. Mengembangkan kebolehan dan keupayaan VI. VII. VIII. Mengukuhkan kepimpinan. Memantapkan integriti. Memantapkan keupayaan membuat keputusan IX.Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan (networking) P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 11

12 Peringkat Lanjutan (melebihi 10 tahun) Latihan Peringkat Lanjutan dilaksanakan kepada pegawai yang telah berkhidmat lebih sepuluh (10) tahun. Tujuannya ialah untuk meningkatkan kemahiran sedia ada dan mendedahkan kemahiran baru bagi meningkatkan kompetensi pegawai. Ciri-ciri tahap ini ialah : I. Mengembangkan kebolehan dan keupayaan II. III. IV. Mengukuhkan kepimpinan Memantapkan integriti Memantapkan keupayaan membuat keputusan V. Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan (networking) Peringkat Peralihan (2 tahun sebelum bersara) Latihan Peringkat Peralihan dilaksanakan kepada anggota yang akan meninggalkan perkhidmatan dalam tempoh dua tahun sebelum bersara. Tujuan tahap ini ialah untuk menyediakan anggota Perkhidmatan Awam yang akan meninggalkan perkhidmatan kepada pengetahuan dan persekitaran baru. Ciri-ciri tahap ini ialah : i. Menyediakan kebolehan mengadakan jaringan (networking) ii. Menyediakan pengetahuan mengenai peluang dan cabaran baru. iii. iv. Menyediakan ketahanan mental dan psikologi Menyediakan kebolehan menangani tekanan dan cabaran. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 12

13 PERINGKAT PERALIHAN LANJUTAN PERTENGAHAN ASAS JADUAL 4 Struktur Latihan Dalam Perkhidmatan Penerapan Kompentensi Pembangunan Kompentensi Peningkatan Kompentensi Pengukuhan Kompentensi Peralihan Kerjaya PRA PERKHIDMATAN Pendedahan Kompentens i ke atas 2 tahun sebelum persaraan TEMPOH PERKHIDMATAN (TAHUN) 5. PELAKSANAAN LATIHAN Bagi tujuan mencapai objektif dan merealisasikan Dasar Latihan Kementerian, Program Latihan, Penjadualan Latihan Tahunan, peranan dan tanggungjawab pihak-pihak berkaitan hendaklah dikenal pasti. 5.1 Asas Training Needs Analysis (TNA) Pelaksanaan program latihan bagi kakitangan awan Kementerian telah dikaji supaya lebih responsif kepada beberapa keperluan / perubahan persekitaran di peringkat tempatan dan global. Sehubungan dengan itu TNA yang disediakan mengambil kira perkara-perkara seperti berikut : Pengenalpastian Kompetensi (Competency Identification) Aktiviti Pengenalpastian Kompetensi (CI) akan membantu perancangan keperluan kursus bagi memastikan pegawai memiliki kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan. Kursus-kursus dirancang dan disusun berdasarkan kesesuaian kursus-kursus berkenaan dengan peranan dan tugas dalam gred baru di bawah Sistem Saraan Baru Perkhidmatan Awam (SBPA). Kursus-kursus yang dirancang perlu mengikut cluster kompetensi yang telah ditetapkan. Ia bertujuan untuk meningkatkan kompetensi jawatan yang disandang. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 13

14 Arahan Pekeliling Perkhidmatan Kursus yang dirancang atas Surat Pekeliling PerkhidmatanNegeri Sabah Bil.5 Tahun 2002 adalah kursus-kursus wajib yang perlu dihadiri oleh pegawai bagi tujuan pengesahan di dalam jawatan. Kursus wajib adalah Kursus Modul Induksi. Perancangan Latihan memberi keutamaan kepada kursus-kursus wajib yang telah disyaratkan di dalam skim perkhidmatan kerana ia melibatkan pengesahan jawatan yang disandang oleh pegawai Keperluan Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan Kursus yang dirancang khusus untuk meningkatkan kompetensi individu untuk melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan kepadanya atau melaksanakan fungsi khusus Bahagian dan Pihak Berkuasa Tempatan. Ia lebih tertumpu kepada kursus-kursus berbentuk keperluan function. 5.2 Kaedah Penyediaan TNA Berdasarkan kepada asas pengenalpastian TNA seperti di para 5.1, kaedah pengumpulan data-data TNA dilaksanakan menerusi : Peringkat Kementerian Kaedah pengumpulan TNA di peringkat Kementerian dilaksanakan oleh Bahagian Pentadbiran dan Latihan melalui beberapa saluran seperti berikut i. Arahan daripada stakeholder mengikut kesesuaian keperluan semasa organisasi. ii. Laporan Penilaian Prestasi Tahunan iii. Maklum balas keperluan latihan yang diperoleh semasa perjumpaan antara wakil pekerja dengan pihak pengurusan. iv. TNA daripada Bahagian dan PBT v. Lain-lain kaedah pengenalpastian yang bersesuaian Peringkat Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) Kaedah pengumpulan data-data TNA di peringkat PBT yang akan dilaksanakan oleh Ketua Jabatan PBT masing-masing diperoleh melalui beberapa saluran seperti beriktu : i. Arahan daripada stakeholder mengikut kesesuaian keperluan kompetensi khusus PBT ii. Pemerhatian Ketua Jabatan PBT ke atas keperluan functional PBT. iii. Maklum balas daripada kakitangan PBT menerusi kajian keperluan kursus seperti kaedah soal selidik. iv. Lain-lain kaedah pengenalpastian yang bersesuaian. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 14

15 5.3 Metodologi Latihan Metodologi latihan yang diamalkan dan dipraktikkan dalam pengendalian kursus telah dipelbagaikan bagi memberi impak maksimum kepada peserta. Antara kaedah-kaedah yang digunakan adalah seperti berikut : i. Ceramah ii. Bengkel iii. Latihan Dalam Kumpulan iv. Role Play v. Latih Amal vi. Simulasi vii. Game viii. Lain-lain yang bersesuaian 5.4 Program Latihan dan Penjadualan Kursus I Program Latihan menyenaraikan secara spesifik latihan-latihan yang dirancang dalam sesuatu tahun. Antara lain, ia mengandungi senarai latihan yang akan diadakan. Objektif, badan / Institusi yang menganjurkannya, tempoh dan tarikh serta kumpulan sasaran yang terlibat Peranan dan Tanggungjawab Bahagian Pentadbiran dan Latihan dalam POL Tahunan. Bahagian Pentadbiran dan Latihan bertanggungjawab atas POL Tahunan dalam perkara-perkara berikut : i. Bertindak sebagai Urus Setia kepada MJLK dan PPSM ii. Menyelaras pelaksanaan POL Tahunan Kementerian iii. Merancang dan melaksanakan kursus wajib seperti Kursus Induksi Modul Khusus bagi pegawai dan kakitangan Kementerian dan PBT yang baru dilantik. iv. Merancang dan melaksanakan program latihan dalaman (in-house training) bagi pegawai dan kakitangan di peringkat Kementerian. v. Menyelaras dan menguruskan permohonan / pencalonan pegawai dan kakitangan Kementerian untuk mengikuti latihan anjuran institusi latihan swasta yang dirancang dalam POL Tahunan. vi. Menyelaras dan menguruskan permohonan / pencalonan pegawai dan kakitangan Kementerian untuk mengikuti kursus jangka pendek luar negara di bawah anjuran Kementerian yang dirancang dalam POL Tahunan. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 15

16 vii. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Dasar Latihan Kementerian dua (2) kali setahun iaitu sebelum 31 Julai setiap tahun untuk pelaksanaan dari Januari hingga Jun dan sebelum 31 Januari setiap tahun berikutnya untuk pelaksanaan Julai hingga Disember. 5.6 Peranan Ketua-Ketua Jabatan / Bahagian Ketua-Ketua Jabatan PBT / Bahagian adalah bertanggungjawab ke atas POL dalam perkara-perkara berikut : i. Merancang dan mengenal pasti keperluan latihan pegawai di Jabatan / Bahagian masing-masing selaras dengan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam menerusi kaedah penyediaan TNA yang bersesuaian. ii. Mengurus dan melaksanakan latihan Kompetensi Khusus dan Pengukuhan untuk pegawai dan kakitangan masing-masing yang dirancang dalam POL Tahunan. iii. Memastikan segala peruntukan yang diberikan diguna pakai bagi maksud latihan dan dibelanjakan sepenuhnya mengikut peraturan kewangan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. iv. Membuat penilaian Keberkesanan Kursus bagi menentukan kursus yang diikuti oleh pegawai boleh membantu mencapai matlamat Bahagian dan PBT.. v. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Kursus oleh Bahagian Pentadbiran dan Latihan setiap bulan bagi tujuan rekod dan penyediaan Laporan Prestasi Latihan Tahunan. vi. Memastikan kakitangan awam di bawah seliaan masing-masing mengikuti sekurang-kurangnya 7 hari berkursus setahun berdasarkan takrif lathan seperi Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun Tanggungjawab Individu Setiap kakitangan awam adalah bertanggungjawab ke atas POL Tahunan dalam perkara-perkara berikut : i. Menghadiri dan mengikuti kursus yang diluluskan atau ditetapkan dengan penuh komitmen dan jaya. ii. Memastikan menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun iii. Mengemaskinikan Log Latihan yang telah disediakan dan mengemukakan kepada Urus Setia Latihan PBT masing-masing bagi tujuan menyediakan Laporan Kursus kepada Bahagian Pentabiran dan Latihan Kementerian. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 16

17 iv. Mengambil inisiatif sendiri untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran dengan mencari peluang-peluang latihan yang disediakan oleh Institusi Latihan Awam seperti INTAN, INSAN dan sebagainya. v. Mengaplikasikan ilmu pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh melalui kursus ke dalam tugas harian dan berkongsi ilmu pengetahuan yang diperoleh bersama rakan sekerja. 5.7 Pencalonan bagi Kursus yang dikendalikan oleh Bahagian Pentadbiran dan Latihan Permohonan penyertaan kursus dalam POL Tahunan adalah seperti berikut : i. Pencalonan dibuat dan melalui Ketua Bahagian/ Ketua Jabatan PBT masing-masing. ii. Pencalonan dibuat berdasarkan kepada maklumat kursus / jadual kursus yang dinyatakan dalam POL tahunan. iii. Pemilihan terus calon adalah berdasarkan kepada kesesuaian kursus dengan bidang tugas 5.8 Pengendalian Kursus Kursus-kursus yang dirancang di bawah POL Tahunan akan dikendalikan oleh Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian. Pengendalian kursus mesti mematuhi semua Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 6. PENILAIAN LATIHAN Setiap kursus yang dilaksanakan sama ada anjuran Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian ataupun Urus Setia Latihan PBT masing-masing hendaklah menyediakan Laporan Penilaian Kursus mengikut format yang telah ditetapkan. Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian atau Urus Setia Latihan PBT yang menganjurkan kursus hendaklah juga membuat Penilaian Keberkesanan Kursus ke atas Pegawai dan kakitangan yang telah menghadiri kursus sama ada anjuran Bahagian Pentadbiran dan Latihan Kementerian atau Urus Setia Latihan PBT dan agensi luar pada 3 bulan selepas menghadiri kursus. Laporan tersebut hendaklah direkodkan dan disimpan oleh Urus Setia Latihan masing-masing untuk tujuan pengauditan khususnya untuk penarafan bintang dalam System Star Rating (SSR). P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 17

18 7. MEKANISME PEMANTAUAN PELAN LATIHAN Pemantauan pelaksanaan program latihan dilaksanakan menerusi kaedah seperti berikut : 7.1 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK) MJLK diadakan dua (2) kali setiap tahun bertujuan mengkaji semula POL Tahunan, merancang POL tahun berikutnya dan memantau prestasi pelaksanaan POL Tahunan. 7.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) PPSM merupakan jawatankuasa tertinggi peringkat Kementerian dalam pemantuan dan pelaksanaan program latihan Kementerian. Panel ini akan bersidang pada bulan Disember setiap tahun bagi meluluskan perancangan program latihan tahun berikutnya dan memantau keberkesanan program latihan Kementerian. 7.3 Laporan Prestasi Perbelanjaan dan Pelaksanaan Kursus Bahagian Pentadbiran dan Latihan juga turut menjalankan pemantauan ke atas prestasi perbelajanaan dan pelaksanaan kursus Jabatan / Bahagian. Laporan tersebut perlu dikemukakan kepada Cawangan Latihan setiap bulan bagi tujuan pemantauan perbelanjaan dan prestasi latihan mengikut jadual yang telah diluluskan dalam PPSM. 8. PERUNTUKAN Bagi melaksanakan Program Latihan Tahunan, jumlah peruntukan adalah sekurang-kurangnya 1% daripada emolumen Kementerian. Pembahagian peruntukan dibuat berdasarkan kepada objektif dan konsep latihan yang memberi fokus kepada latihan kompetensi umum dan khusus. Manakala kursus jangka pendek luar negara diperuntukan sebanyak RM 100 ribu daripada peruntukan on-off Bahagian Pentadbiran dan Latihan. 9. PENUTUP Adalah diharapkan POL ini dapat dijadikan sebagai panduan penghasilan POL Tahunan dan memberi manfaat kepada semua warga Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan Sabah bagi mencapai matlamat melahirkan pekerja yang mahir dan terlatih dalam berbagai bidang di samping meningkatkan kecekapan prrestasi dan produktiviti organisasi. Dengan adanya POL ini juga diharap proses latihan di Kementerian dapat berjalan lancar, teratur dan sistematik. P E L A N O P E R A S I L A T I H A N 18