Invois (SUS Portal) & Pembayaran

Transcription

1 SUPPLIERS KNOWLEDGE DAY FOR TM s CONTRACTORS Invois (SUS Portal) & Pembayaran Presentation by: Afizul Hisham B Ahmad Nasruddin Finance SSO, Group Finance Date: 9 th October 2014 Venue: TM Convention Centre, KL

2 Agenda untuk hari ini Isu-isu Berkaitan Pemprosesan Invois FAQ s Suppliers K-Day for TM s contractors 1

3 Isu-isu Berkaitan Pemprosesan Invois : Creation of SUS Invois Invois Pembekal = Nilai SUS Invoice Tidak di benarkan untuk menyunting atau mengubah amaun secara manual. Tolerance Limit : RM 1 di antara SUS Invois dan Invois Pembekal adalah diterima Pembayaran akan dibuat berdasarkan kepada nilai SUS Invois Jumlah keseluruhan nilai SUS Invois yang di adalah sama dengan nilai keseluruhan nilai PO.

4 Isu-isu Berkaitan Pemprosesan Invois : Penghantaran SUS Invois Pembekal perlu menghantar SUS Invoice lengkap bersama-sama dokumen sokongan yang relevan melalui SUS Portal Sebarang penghantaran invois secara hardcopy adalah tidak diterima dan akan dikembalikan semula kepada pembekal. Dokumen sokongan bagi tujuan pembayaran yang perlu di hantar adalah seperti mana dinyatakan dalam terma pembayaran kontrak. Dokumen sokongan perlu disahkan oleh Pegawai TM yang diberi kuasa

5 Isu-isu Berkaitan Pemprosesan Invois : Invois Hardcopy Sebarang penghantaran invois hardcopy melalui surat menyurat atau serahan tangan adalah tidak dibenarkan melainkan dengan arahan TM Sekiranya invois beserta dokumen sokongan diperlukan dalam bentuk hardcopy, pihak TM akan memohon secara formal kepada pembekal. TM akan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas penyimpanan dokumen tersebut. Masalah teknikal sistem Keperluan perundangan

6 Isu-isu Berkaitan Pemprosesan Invois : Pemilihan Akaun Bank Pembekal perlu memastikan Akaun Bank yang betul dipilih semasa Create SUS Invoice Pembekal perlu memastikan sebarang perubahan ke atas maklumat akaun bank dikemaskini secepat mungkin dalam tempoh masa yang bersesuaian. Bagi pembayaran yang melibatkan factoring, pembekal perlu menyatakan bahawa invois berkenaan tertakluk kepada factoring dan memilih Payee dan maklumat Akaun Bank yang betul

7 Isu-isu Berkaitan Pemprosesan Invois : Cancel By Customer SUS invoice yang di hantar oleh pembekal akan di batalkan sekiranya tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh TM. Invois ini akan dipaparkan dengan mesej Cancel by Customers di dalam SUS Portal. Discrepancy of information Document not clear Document not properly certified Supplier invoice not original Incomplete Documents Inaccurate input by supplier Invoice combined

8 Agenda untuk hari ini Isu-isu Berkaitan Pemprosesan Invois FAQ s Suppliers K-Day for TM s contractors 7

9 FAQs Q1: Bilakah tuntutan yang dihantar oleh pembekal akan matang dan bayaran diterima? A: Tuntutan akan matang bagi tujuan pembayaran berdasarkan kepada Terma Bayaran dinyatakan dalam kontrak dan dikira bermula dari tarikh penghantaran di dalam SUS. Bagi pembayaran melalui CIPS terma bayaran 30 hari di kira berdasarkan kepada complete installation date Q2: Adakah pihak pembekal boleh memilih untuk tidak menggunakan SUS Portal untuk menghantar tuntutan? A: Pihak pembekal yang berstatus Pembekal SUS perlu menghantar tuntutan melalui SUS kecuali bagi pembekal yang mana tuntutan di proses melalui CIPS.

10 FAQs Q3: Adakah pembekal perlu menghantar invois asal dalam bentuk hardcopy kepada TM? A: Tidak perlu. Pembekal hanya perlu menghantar invois dan juga dokumen sokongan yang relevan dalam bentuk scan copy melalui SUS Portal. Sebarang keperluan bagi penghantaran dokumen hardcopy akan diminta jika perlu. Q4: Apakah kesannya sekiranya pihak pembekal menghantar dokumen yang tidak lengkap melalui SUS Portal? A: TM akan membatalkan tuntutan tersebut dan pembekal boleh menyemak status invois yang di batalkan melalui SUS Portal. Invois yang dibatalkan akan memaparkan mesej Cancel by Customer dan pembekal boleh melihat sebab tuntutan tersebut dibatalkan melalui ruangan Note to Customer

11 FAQs Q5: Apakah yang akan berlaku sekiranya pihak pembekal masih menghantar dokumen asal dalam hardcopy kepada TM selepas pelaksanaan SUS Portal? A: Dokumen asal tersebut akan dipulangkan kepada pihak pembekal untuk disimpan ditempat selamat. Q6. Bagaimanakah cara untuk pihak pembekal menyemak status bayaran? A. Pihak pembekal boleh menyemak status bayaran melalui Supplier Offline Report di dalam SUS Portal. Q7: Adakah pihak pembekal boleh memohon pembayaran awal? A: Boleh, tetapi kelulusan bagi pembayaran awal adalah tertakluk kepada kelulusan daripada pihak Pengurusan TM.

12 THANK YOU Kindly share with us what are your questions or enquiries. You can also escalate it online via Suppliers Enquiry Form at TM s website