การใช โปรแกรม Microsoft Excel

Transcription

1 การใช โปรแกรม Microsoft Excel By Varasaya Workbooks and worksheets ไฟล เอกสารช อ Book1 ปรากฎท แถบบนของหน าต าง จนกระท ง save เอกสารด วยช อใหม ท ต งข น ช อช ทเอกสารปรากฎท บรท ดล างส ดของหน าต าง สามารถเปล ยแปลงได ตามต องการ 1

2 Columns, rows, and cells Columns หร อ หล ก จากบรรท ดบนลงล างในแนวด ง โดยแต ละ column ม ช อเร ยงตาม ต วอ กษรอย ท บรรท ดบนส ด Rows หร อ แถว จากบรรท ดบนลงล างในแนวระนาบ โดยแต ละ row ม ช อเร ยงตามต วเลขอย ท แถวแรกส ด ต งแต 1 ถ ง 1,048,576. Active cell Column C ม ส ส ม highlighted. Row 5 ม ส ม highlighted. กรณ น ค อการคล กเล อก Cell ท ต าแหน ง C5 2

3 Typing Enter dates & times หมายเหต ถ าต องการพ มพ เวลา ให พ มพ ต วเลข แล วตามด วย a หร อ p เช น 9:00 p. ถ าพ มพ เฉพาะต วเลขโปรแกรม Excel จะค ดว าเป นเวลาท อย ในช วงเช า (AM) 3

4 Enter numbers หมายเหต ถ าต องการพ มพ ต วเลขท ม สก ลอย เง นด วย ให พ มพ ส ญญล กษณ dollar sign ($), แล วตามด วยค าท ต องการ Edit data 4

5 Edit data คล ก 2 คร งบร เวณช องท ต องการท ต องการแก ไขข อม ล หร อหล งจากท คล กเล อกเซลล แล วแก ไขข อม ลท ช อง Formula Bar. หล งจากคล ก 2 คร งบร เวณช องท ต องการท ต องการแก ไขข อม ล ท ม มซ ายล างจะแสดง ค าส ง Edit ท status bar Remove data formatting ค าต วเลขท ม ร ปแบบเป นต วหนาและส แดง เม อลบค าท ช องด งกล าวท ง เม อใส ค าต วเลขใหม อ กคร ง ย งคงม ร ปแบบเป นต วหนาและส แดง 5

6 Remove data formatting คล กท cell ท ต องการ จากน นคล กเล อกท Home tab ท Editing group คล กท ล กศร เล อก Clear Formats คล กClear Formats เพ อเอาร ปแบบท ต งไว ออก ถ าคล ก Clear All จะเป นการลบท งข อม ลและร ปแบบในเวลาด ยวก น Insert single column คล กท cell ท ต องการเพ ม column ทางด านขวา ท Home tab บร เวณ Cells group คล กท ป มล กศรของป ม Insert เล อก Insert Sheet column 6

7 Equal sign (=) พ มพ ส ตรท cell C6 ส ตรค ารวณในโปรแกรม Excel จะเร มต นด วยเคร องหมาย = ด งน : = คล กป ม ENTER เพ อแสดงผลของการใส ค าส ตร Equal sign (=) ถ าสงส ยว าท มาของข อม ลน มาจากไหน ให คล กท Cell ท ต องการ และด ท ช อง formula bar จะแสดงท มาของการค านวณข อม ล 7

8 Math operators Math operators Add (+) =10+5 Subtract (-) =10-5 Multiply (*) =10*5 Divide (/) =10/5 Total value ท Home tab คล กป ม Sum ท บร เวณ Editing group. จะม เส นประ ล อมรอบบร เวณท ใช ในการค านวณ และจะปรากฎค าส ตรท ช อง คล กท ป ม ENTER จะปรากฎผลล พธ ท ช อง B7: คล กท B7 จะปรากฎส ตร =SUM(B3:B6) ท formula bar 8

9 Copy a formula คล กเล อกท Cell เม อเม าส เปล นเป นด งร ป แล วลากไปทางขวาจาก cell B7 ไปถ ง cell C7 เม อปล อยม อ ท เด อน February จะได ผล พธ เป น ท cell C7 จะม ป ม Auto Fill Options ปรากฎข น เพ อให สามารถเปล ยนแปลงร ปแบบได ใน (กรณ น ไม ต องแก ไขร ปแบบ) Cell references Cell references Refer to values in A10 the cell in column A and row 10 A10,A20 cell A10 and cell A20 A10:A20 the range of cells in column A and rows 10 through 20 B15:E15 the range of cells in row 15 and columns B through E A10:E20 the range of cells in columns A through E and rows 10 through 20 9

10 Reference types Relative references จะเปล ยนตามเม อค ดลอกส ตรไปท column หร อ row อ นๆ เม อค ดลอกส ตร =C4*$D$9 ด งร ป จะห นว า ค า C4 เปล ยนเป น C5 และ C6. Reference types ค า Absolute references ท ถ กก าหนดไว จะไม เปล ยนตาม เม อค ดลอกส ตร ค า Absolute references ก าหนดโดยใส เคร องหมาย dollar signs ($) เช น: $D$9 ด งภาพส ตร =C4*$D$9 ถ กค ดลอกลงมาตามแถว ย งคงเป นค า $D$9 ด งเด ม 10

11 Absolute cell reference ใน cell D4 พ มพ =C4* (ค า relative cell reference จะเปล ยน เม อ copy ในแต ละ row ใส เคร องหมาย dollar sign ($) และ D เพ อท าให เป นค า absolute reference ท column D และ $ เพ อท าให เป นค า absolute reference ท row 9 ส ตรท ได จะเป นการค านวณระหว าง C4 ค ณ ก บค าท อย ใน cell D9. Absolute cell reference ท Cell D9 ม ค า 0.07 (ลดราคา 7 %) 11

12 Formulas Function AVERAGE MAX MIN Calculates an average the largest number the smallest number Average คล กท cell D7 จากน น ท Home tab บร เวณ Editing group คล กท ล กศรของป ม Sum เล อกค าส ง Average คล กท ป ม ENTER เพ อแสดงผลล พธ ท cell D7 12

13 Max คล กท cell F7 จากน น ท Home tab บร เวณ Editing group คล กท ล กศรของป ม Sum คล กเล อกค าส ง Max คล กป ม ENTER เพ อแสดงค าผลล พธ ท cell F7 ซ งเป นค ามากท ส ดค อ Print formulas คล กท Formulas tab. ท Formula Auditing group คล ก Show Formulas. คล กท ป ม Microsoft Office Button เพ อส ง Print 13

14 Errors Errors; ค าความผ ดพลาด #### ความกว างของคอล มน ไม พอด ก บข อความ/ต วเลข แก ไขโดยขยายขนาดของคอล มน ให เหมาะสม #REF! ไม สามารถอ างอ งเซล ได แก ไขโดยเปล ยนเซลล อ างอ ง #NAME? ไม ร จ กข อความในส ตร #N/A ม การป อนค าท ใช ไม ได ก บฟ งก ช นหร อส ตร #VALUE! ผ ดพลาดจากค าในส ตร #DIV/0! เม อส ตรม ต วหารเป น 0 14

15 More functions คล กท ป ม Sum บร เวณ Editing group ท Home tab คล กเล อก More Functions หน าต าง Insert Function จะปรากฎข นมาเพ อให เล อกส ตรต างๆได Basic chart 15

16 Create chart เล อกข อม ลท จะสร างกราฟ รวมถ งช อ column และ row คล กท Insert tab บร เวณ Charts group เล อกค าส งสร างกราฟตามร ปแบบท ต องการ จะปรากฎ กราฟร ปแบบต างๆให เล อกท งแบบ 2 ม ต และ3 ม ต Data appears in the chart 16

17 Chart tools หมายเหต หล งจากการสร างกราฟ สามารถเปล ยนร ปแบบได โดยคล กเล อกท Chart Tools ภายในม เมน ค าส งย อยค อ Design, Layout และ Format Chart view หมายเหต หล งจากการสร างกราฟ สามารถเปล ยนการแสดงผลได โดยคล กเล อกท Switch Row/Column บร เวณ Data group ท Design tab 17

18 Chart titles สามารถใส ช อของกราฟ ได เช น Northwind Traders Tea ใส ค าอธ บายแกน Y เช น Cases Sold ใส ค าอธ บายแกน X เช น First Quarter Sales Customize chart; Format titles 18

19 Format Individual columns คล กเล อกท Giussani s columns เป นการเล อกข อม ลท ง 3 เด อนของ Giussani ท Format tab บร วณ Shape Styles group คล กล กศรท Shape Effects Copy chart Copy กราฟในไฟล Excel เป ดโปรแกรม PowerPoint 2007 ท Slide แผ นท ต องการจะวางกราฟ คล ก Paste 19

20 Function in Excel ว นท Now() แสดงล าด บของว นท และเวลาป จ บ น Today() แสดงล าด บของว นท 20

21 การจ ดล าด บข อม ล Average(number,number2, ) Min(number,number2, ) Max(number,number2, ) Large(array,k) small(array,k) Rank(number,ref,order) Count(value,value2,...) Counta(value,value2,...) Countif(range,criteria) การน บจ านวน 21

22 Bahttext(number) Lower(text) Upper(text) Proper(Text) Trim(Text) ข อความและต วอ กษร ข อความและต วอ กษร Left(text,num_chars) Righ(text,num_chars) Concatenate(text1,text2, ) 22

23 Transpose(array) การค นหาและอ างอ ง 23