Introduction to Excel 2013

Transcription

1 Introduction to Excel 2013 Jirasak Hengsrisombat 1 หน าจอ Landing Page 2 1

2 Standard tabs and ribbons แสดงช อ Cell ท ก าล งทางานอย แสดงช อ Column แสดง Row แสดงช อ Sheet สามารถเพ มได 3 การเคล อนท ในหน า Excel ใช ป มล กศร Arrow Key เพ อเล นไปท ละ 1 Cell Page down and Page up เล อนท ละหน า Ctrl+Home เคล อนไปท Cell A1 เสมอ ไปย ง Cell ท ต องการ โดยการพ มพ ท ช อง แสดงช อ Cell 4 2

3 Spreadsheet Data ประกอบด วยข อม ลสองประเภท Text: ข อความท ไม สามารถคานวณได Values: สามารถคานวณได หร อใช ฟ งก ช นทางคณ ตศาสตร ได Values สามารถแบ งได อ ก 3 ประเภท ต วเลขหร อค าคงท Formulas Functions 5 เม อเราใส ข อม ลลงใน Excel โปรแกรมจะแบ งประเภทของ ข อม ลเอง โดยต วเลขจะช ดซ าย ส วน Text จะช ดขวา 6 3

4 ข อม ลใน Excel ข อม ลบางส วนเป นต วเลขแต ไม สามารถน ามาคานวณได เช น หมายเลขโทรศ พท หมายเลขบ ตรประชาชน ท าไมต องต งค าเป น Text? เพราะว าต วเลขเหล าน ไม ต องน ามาคานวณ 7 ข อม ลใน Excel ข อม ลประเภทพ เศษ Dates Times Excel จะเก บค า Dates and Times ไว ในร ปแบบทศน ยม แต เวลา แสดงผลจะมองเป นเป นว นหร อเวลาตามปกต เช น เวลา 5 ช วโมง ในต ว โปรแกรมจะเก บข อม ลเป นต วเลข

5 การคานวณใน Excel ด วย Formulas ต วปฏ บ ต การทางคณ ตศาสตร บวก, ลบ ใช +, - ค ณ, หาร ใช *, / ต วอย างเช น: =1+2, = 2+4/2, =(2+4)/2 9 การอ างอ ง Cell การอ างอ งแบบ Relative เช น A1 การอ างอ งแบบ Absolute เช น $A$1 10 5

6 ต วอย างการใช Formula 11 Copy and Move การ Cut, Copy และ Paste แบบปกต Click on cell to be copied Click cut or copy Click on target cell Click paste ถ า Cell ไหนถ ก Copy ท Cell น นจะม เส นประ รอบๆ Cell หร อกล ม Cell น น 12 6

7 G5 ก าล งถ ก Copy หร อ Cut 13 Copy and Move เราสามารถใช Crtrl+C เพ อ Copy Crtrl+X เพ อ Cut Crtrl+V เพ อ Paste เราสามารถ Copy หร อ Cut ได เป นช วง Cell ด วย 14 7

8 ช วง Cell I4:I9 15 การเล อกกล ม Cell ท ไม ต ดก น โดยใช ป ม Control ช วยในการเล อก ผลล พธ เม อวางไว ท K

9 การแทรก Row หร อ Column Right click ท cell เล อก Insert หร อ Right Click ท ต น Row หร อ Column เพ อแทรก Row หร อ Column

10

11 การลบ Cell หร อ Row หร อ Column การลบใช ว ธ right click ใน Cell, Row หร อ Column ท ต องการแล ว เล อก delete clear Cell,Row or Column เล อก Cell, Row หร อ Column กดป ม Delete

12 23 การเปล ยนส วนส งหร อความกว างของ Row หร อ Column น าเม าส ไปไวท ระหว าง Row หร อ Column เพ อให เม าส เปล ยนร ปเป น ลากเมาส เพ อกาหนดขนาด 24 12

13 ต วอ างการเปล ยนขนาด Row or Column

14 การเปล ยนแปลงค าภายใน Cell เราสามารถท าได 2 แบบ Double click ใน Cell ท ต องการแก ไข กด F2 ใน Cell ท ต องการแก ไข การลบข อม ลใน Cell ท าได เหม อน Word ค อใช ป ม Delete, Backspace 27 การพ มพ ข อม ลท เป นค าต อเน อง (Series) เป นข อม ลลงใน Cell 2 Cell โดยเป นค าตามท ต องการเช น A1= 2, A2=4 เล อก Cell A1 และ A2 ใช Mouse ลากท ม มล างขวาของ Cell A

15

16 Format Cell ท ใช บ อย ถ าแสดงผลเป น ##### แสดงว า Cell แคบเก ดไปต องขยายช อง 31 เม อแก ไขแล ว 32 16

17 การเปล ยน Format Cell เล อกช วงท ต องการ คล กขวา เล อก Format Cells Notice the variety of number formats 33 การต งค าต างๆ เก ยวก บความสวยงามของ Cell 34 17

18 การเปล ยน Font

19

20 39 ในกรณ น ต อง Merge Cell เพ อให คาว า Mary s Budget ท งหมดม ส พ นเด ยวก น 40 20

21 การ Merge Cell

22 การก าหนด หมายเลขหน า, ห วกระดาษและท ายกระดาษ เราสามารถเปล ยน Header หร อ Footer ป ม Page layout Page layout 43 การออกจากการต งค าห วกระดาษท ายกระดาษ คล กท Normal View Normal View 44 22

23 การ Print งานต องด จ านวนหน าก อน Print 45 การเปล ยนกระดาษ แนวต ง/ แนวนอน (Orientation / Landscape) Print options อาจจะเปล ยนข นอย ก บร นของ printers! 46 23

24 การเปล ยนขนาดการพ มพ เป น Fit Sheet on One Page การย อ Font ให เล กลงจะทาให อ านยากข น 47 Function ท ใช บ อย ๆ : SUM,AVERAGE, MIN, MAX, COUNT 48 24

25 การใช Functions การใช Function ท าได หลายว ธ : ใน Cell พ มพ : =function(parameters) หร อพ มพ =function(เล อก parametersด วยเม าส แล วกด Enter) Click INSERT เล อก function พ มพ ข อม ลใน prompt window ใช ป มท ม อย แล วเช น Auto sum 49 การใช ป มเพ อใส function 50 25

26 Excel สามารถเดาได ว าจะให หาผลรวม (Auto Sum) ได จาก Cell ใด แต เรา สามารถแก ไขส งท Excel เดาไว ได 51 เล อก Cell ด วยต วเองก อน เพ อป องการการเดาของ Excel 52 26

27 หร อพ มพ ช วง cell ด วยต วเองเพ อความแน นอนในการคานวณ 53 การใช Function เพ มเต มอย ท Tab Formulas โดยในส วนน จะแยกประเภทของ Function ออกเป นประเภทต างๆ 54 27

28 การใส Function แบบเด มค อการคล กท ป ม fx ในช อง Formula bar 55 หน าจอ prompt window สาหร บใส ค าท จ าเป นใน Function น นๆ สาหร บต วหนาค อ จ าเป นต องใส เสมอ การใช Function หากม ข อสงส ยสามารถกด Help on this Function ได 56 28

29 หน าจอ Help on this Function 57 การอ างอ ง cell แบบ Absolute ก บ Relative Absolute Address: $A$1 Relative Address: A1 $A1 A$

30 สร าง Formula ตามภาพ 59 เม อ Copy Formula ไปย ง Cell อ น: Excel จะเปล ยน Formula ให ส มพ ทธ (Relative) ก บข อม ล ด านบน 60 30

31 เม อ Copy Formula ไปย ง Cell อ น: Excel จะไม เปล ยน Formula ให ส มพ ทธ (Relative) ก บข อม ล ด านบน 61 การจ ดเร ยงหร อการกรอง (Sorting and Filters) ใส ข อม ลในตาราง เล อกช วง Click INSERT Tab > Table 62 31

32 เล อก Table

33 แต ละ Column จะม ห ว Column และจะม ป มล กศรลงซ งจะเล อก เพ อเร ยงข อม ลหร อเพ อกรองข อม ลได 65 Sorting Largest to Smallest ใน Column1 ผลค อม การเร ยงลาด บจากมากไปหาน อย 66 33

34 การทา Filters หร อกรองข อม ลเพ อแสดงผลบางส วนท ต องการได Click ล กศรลง, Number Filters,the rule ใส ค าท ต องการกรอง......click OK 68 34

35 ...เฉพาะผลล พธ ท ต องการเท าน นท จะแสดง 69 Conditional formatting ข นอย ก บค าใน cells 70 35

36 71 เล อก Cell และ rule หร อเกณฑ ในการต ดส นใจ 72 36

37 การเปล ยนแปลงค า การต งค า Format สาหร บ Conditional formatting 73 ก าหนดค าเอง 74 37

38

39 77 ป ญหาท พบบ อยใน Excel การแสดงข อม ลต วเลขเป น ### เก ดจากขนาดของ column ไม พอท จะแสดงผล 78 39

40 เม อขยายขนาด Column ข อม ลจะถ กแสดงผลท นท 79 40