ใบความร ท 10 หน วยการเร ยนร สร างสรรค ตารางสวย รายว ชา คอมพ วเตอร 3 เร องการสร างฐานข อม ลเบ องต น เร อง การใช งานม มมองแผ นข อม ลตาราง

Transcription

1 ใบความร ท 10 ว ชา คอมพ วเตอร 3 ง30203 (การสร างฐานข อม ลเบ องต น) เร อง การใช งานม มมองแผ นข อม ลตาราง หน วยการเร ยนร สร างสรรค ตารางสวย การเข าส ม มมองแผ นข อม ล(Datasheet) Datasheet เป นอ กม มมองหน งของ Table โดยจะเป นม มมองท แสดงรายละเอ ยดข อม ลท งหมด ภายในตารางซ งสามารถป อนข อม ล แก ไขและลบข อม ลผ านทาง Datasheet ได โดยตรง แต จะไม สามารถแก ไขโครงสร างของ Table ได การเข าส ม มมอง Datasheet ม ว ธ การด งน 1. ด บเบ ลคล กท ตารางท ต องการ 1 2. ข อม ลท เก บอย ในตาราง จะถ กแสดงในร ปแบบของตารางโดยม ช อฟ ลด อย ท ห วตารางในแต ละ คอล มน 2

2 ส วนประกอบของม มมองแผ นข อม ล (Datasheet) ร ปแบบของเมน เคร องม อท เร ยกว า Ribbonแม จะสร างความเว ยนห วให ก บผ ใช พอสมควร แต ท จร งแล วถ อว าเป นการปร บปร งท ช วยให ค ณเข าถ งคาส งต างๆ ได อย างรวดเร วมากข น เพราะคาส งถ ก เร ยงไว บน Ribbon พร อมเร ยกใช ได ท นท โดยเฉพาะคาส งท ม การเร ยกใช งานบ อยๆ เช นการ จ ดร ปแบบต วอ กษรเองก จะถ กรวมอย ในแท บ Home เพ อให ค ณเร ยกใช ได สะดวกข นและไม ต องไปไล หาใน Ribbon เวอร ช นใหม แท บอ นๆ แถบ Ribbon เป นแถบท รวบรวมคาส งหร อท ลบาร ต างๆ ให ค ณเล อกใช งานได ภาพรวม โดยท วไปของ Ribbon เป นเคร องม อท ใช ในการทางานเก ยวก บข อม ล ตารางและการเร ยกใช หร อ ค นหาข อม ล ซ งเป นเคร องม อท อานวยความสะดวกสาหร บการใช งานข อม ล รายละเอ ยดของป มต าง ๆ ขออธ บายเฉพาะท แตกต างจากป มเคร องม อท วไป รายละเอ ยดด งน 2 1. หน าแรก (Home) คาส งก อปป จ ดการต วหน งส อ จ ดการก บย อหน า การลบแถว การลบ คอล มน ตรวจคาผ ด ส ตรคานวณ จ ดเร ยงข อม ล การสล บหน าจอ Windows การค นหาข อม ล 2. สร าง (Create) คาส งเก ยวก บการสร างตารางข อม ล สร างแบบฟอร ม สร างค วร สร าง รายงาน สร างมาโคร 3. ข อม ลภายนอก (External Database) การนาข อม ลจากโปรแกรมอ นเข ามาใน Access หร อ นาข อม ลจาก Access ไปใช ในโปรแกรมอ น 4. เคร องม อฐานข อม ล (Database Tools) กล มเคร องม อช วยจ ดการก บฐานข อม ล เช น สร าง ความส มพ นธ ระหว างตาราง ข อม ล การใช งาน Visual Basic การเข ารห สหร อถอดรห สฐานข อม ล แผ นข อม ล (Datasheet) เป นพ นท บรรจ รายละเอ ยดข อม ลภายในตาราง โดยจะม ช อฟ ลด เป นห วคอล มน การใช งาน และปร บแต งขนาดของ Datasheet ม ว ธ การเหม อนก บการใช งาน Excel ซ งเราจะไม กล าวถ งใน รายละเอ ยดมากน ก

3 เร มป อนข อม ลเข าส Table ผ าน แผ นข อม ล (Datasheet) การป อนข อม ลเข าส แผ นข อม ล (Datasheet) ม ว ธ การทางานเหม อนก นก บการป อนข อม ลเข าส ตาราง ใน Excel โดยข อม ลท ป อนเข าไปจะต องม ชน ดข อม ลเด ยวก นก บท เรากาหนดไว ในโครงสร างของ ตาราง (Table) รายละเอ ยดว ธ การป อนข อม ลม ด งน 1. เป ดตารางท ต องการป อนข อม ลในม มมองแผ นข อม ล (Datasheet) 2. จะเห นคอร เซอร กะพร บอย ท คอล มน แรกเสมอ ให ป อนข อม ลตามรายละเอ ยดท ม 3. กดป ม Tab ท แป นพ มพ เพ อเล อนเคอร เซอร ไปส ฟ ลด ถ ดไป 4. เม อป อนข อม ลครบ 1 แถว แล วให กดป ม Tab เคอร เซอร จะไปปรากฏท ฟ ลด แรกของ เรคคอร ดใหม เพ อรอร บการป อนข อม ลลงในเรคคอร ดต อไป กาหนดร ปแบบต วอ กษร ร ปแบบต วอ กษรและรายละเอ ยดอ น ๆ ท ใช แสดงรายละเอ ยดของเรคคอร ดภายใน แผ นข อม ล (Datasheet) น นเราสามารถกาหนดร ปแบบให ตรงก บความต องการได ด งน 1. ท แถบ Ribbon คล กหน าแรก 2. เล อกแบบต วอ กษร 3. ให กาหนดรายละเอ ยดเก ยวก บแบบต วอ กษรหร อขนาดต วอ กษร

4 4 การเร ยงลาด บข อม ล เรคคอร ดท จ ดเก บไว ในฐานข อม ลเราสามารถจ ดเร ยงลาด บเรคคอร ดใหม ได โดยการจ ดเร ยงน จะต องเล อกคอล มน หล กเพ อใช ในการจ ดเร ยง และการจ ดเร ยงสามารถกาหนดได ว าต องการให เร ยงลาด บจากมากไปหาน อย (Descending) หร อจากน อยไปหามาก (Ascending) ซ งว ธ การจ ดเร ยงม ข นตอนด งน 1. คล กเล อกคอล มน ท ต องการใช ในการจ ดเร ยงลาด บข อม ล 2. คล กป มเคร องม อ Sort Ascending สาหร บการจ ดเร ยงจากน อยไปมาก หร อเล อก Sort Descending สาหร บการจ ดเร ยงจากมากไปน อย 3. ข อม ลก จะเร ยงตามลาด บข อม ลตามเง อนไขท เล อก จากต วอย าง เล อกการเร ยงลาด บ เลขท จากน อย ไปหามาก ซ งผลปรากฏด งร ปล าง

5 5 การค นหาและแทนท ข อม ล การค นหาข อม ล ทาได ด งน คล กฟ ลด ท ต องการค นหา 1. คล กเล อกเคร องม อ เพ อค นหาข อม ล 2. ใส ข อม ลท ต องการค นหาในช อง ส งท ค นหาและกาหนดค าต าง ๆ เพ อใช ในการค นการ ข อม ล คล กป ม ค นหาถ ดไป ต วอย าง ต องการค นหา เลขท 26 ผลล พธ ท ได จากการค นหา การแทนท ข อม ล เป นการเปล ยนแปลงข อความหร อข อม ลต าง ๆ ลงแทนท ข อม ลเด มในช องฟ ลด ของ เรคคอร ดน น ๆ โดยการแทนท ข อม ลจะต องทาการค นหาเรคคอร ดท ต องเปล ยนแปลงข อม ลเส ยก อน 1. คล กเล อกเคร องม อ เพ อค นหาข อม ล 2. คล กแท บ แทนท

6 6 3.ใส ข อม ลท ต องการแทนท ในช อง แทนท ด วย หล งจากน นคล กป ม แทนท ข อม ลในช องจะไปแทนท ในตาแหน งน น ผลล พธ ท ได