การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย โดย นางสาวปร ญญาภรณ ก จบรรท ด

Transcription

1 การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย โดย นางสาวปร ญญาภรณ ก จบรรท ด ขอประเม นเพ อแต งต ง ต าแหน งน กว ชาการศาสนาช านาญการ ต าแหน งเลขท ๕๒ กรมการศาสนา กระทรวงว ฒนธรรม

2 ก ผลงานท เป นผลการด าเน นงานท ผ านมา ๑. ช อผลงาน การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ๒. ระยะเวลาท ด าเน นการ ประจ าป ๒๕๕๐-๒๕๕๒ ๓. กรอบแนวค ดในการด าเน นงาน การก าหนดนโยบายเก ยวก บการด าเน นงาน คณะผ แทนฮ จย ประจ าป การวางแผนการด าเน นงานตามกรอบนโยบาย การด าเน นการจ ดสรรกระบวนงานให สอดคล องก บระยะเวลาการปฏ บ ต งาน การด าเน นการตามข นตอนกระบวนงานและบทบาทภายในองค กร การด าเน นการประสานงานระหว างบ คคล หน วยงาน และองค กรภายนอก ๔. สร ปสาระและข นตอนการด าเน นการ ๔.๑ ผ บร หารก าหนดนโยบายการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ไทย ๔.๒ ผ บ งค บบ ญชาวางแผนงานตามกรอบนโยบาย ๔.๓ จ ดท าแผนปฏ บ ต การเพ อจ ดสรรกระบวนงานให สอดคล องก บระยะเวลาการปฏ บ ต งาน ๔.๔ การด าเน นการตามข นตอนกระบวนงานและบทบาทภายในองค กร ๔.๔.๑ จ ดเตร ยมการประช มคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย เช น แต งต ง คณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย, จ ดประช มคณะอน กรรมการเพ อพ จารณาค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย, แจ ง ผลการพ จารณาค ดเล อกเป นคณะผ แทนฮ จย ให แก บ คคลท ได ร บการค ดเล อกร บทราบ ๔.๔.๒ ประสานงานการประช มคณะผ แทนฮ จย เช น จ ดประช มเช งปฏ บ ต การ, เตร ยมเอกสารประช ม, ออกหน งส อเช ญประช ม, ประสานงานการประช ม ๔.๕ การด าเน นการประสานงานระหว างบ คคล หน วยงาน และองค กรภายนอก ๔.๕.๑ ประสานงานคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ๔.๕.๒ ประสานงานบ คคล หร อหน วยงานท ได ร บการพ จารณาค ดเล อกในคณะผ แทนฮ จย

3 ข ๔.๕.๓ ประสานงานกระทรวงการต างประเทศเก ยวก บหน งส อน าการย นขอว ซ า ๔.๕.๔ ประสานงานสถานท ตซาอ ด อาระเบ ยเพ อด าเน นการย นขอว ซ า ๔.๖ ประสานงานการเด นทาง ๔.๗ การต ดตามประเม นผล ๔.๘ จ ดประช มและสร ปผลการปฎ บ ต งานประจ าป ของคณะผ แทนฮ จย ไทย ๕. ผ ร วมด าเน นการ (ถ าม ) ๕.๑ - ส ดส วนของผลงาน ๕.๒ - ส ดส วนของผลงาน ๖. ส วนของงานท ผ เสนอเป นผ ปฏ บ ต (ระบ รายละเอ ยดของผลงานพร อมท งส ดส วนของผลงาน)..๑๐๐%.. ๗. ผลส าเร จของงาน (เช งปร มาณ/ค ณภาพ) เช งปร มาณ คณะผ แทนฮ จย เด นทางไปปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวก ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย จ านวน ๑๓๐ คน เช งค ณภาพ คณะผ แทนฮ จย เด นทางไปปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวก ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ยตามก าหนดการและบรรล ว ตถ ประสงค ๘. การน าไปใช ประโยชน ใช เป นค ม อในการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ส าหร บเจ าหน าท ผ เก ยวข อง เพ อให การประสานงานคณะผ แทนฮ จย ส าเร จล ล วงและเก ดประส ทธ ผล คณะผ แทนฮ จย บรรล ผลส าเร จในการ เด นทางไปปฏ บ ต งานในฐานะคณะผ แทนฮ จย ไทยต อไป ๙. ความย งยากในการด าเน นการ/ป ญหา/อ ปสรรค ความย งยากในการด าเน นการ จากการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ท ผ านมาม ความย งยากบางประการ เช น ความสอดคล องของระยะเวลาและข นตอนการด าเน นงานย นขอว ซ า ซ งกระบวนการด าเน นงานด านเอกสารท ไม สามารถรวบรวมได อย างเป นระบบโดยพร อมเพร ยงก นส งผลต อ กระบวนการด าเน นงานย นขอว ซ าระบบอ นเตอร เน ตของสถานท ตซาอ ด อาระเบ ย ซ งกระบวนการด าเน นการเร องว ซ าน น ม ความเก ยวข องอย างส าค ญก บก าหนดการเด นทาง ไปปฏ บ ต หน าท ของคณะผ แทนฮ จย ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย หากเก ดความล าช าหร อผ ดพลาดระหว าง ข นตอนใดข นตอนหน งอาจก อให เก ดความเส ยหายต อการเด นทางปฏ บ ต หน าท คณะผ แทนฮ จย ตามก าหนด เวลาได

4 ป ญหาและอ ปสรรค จากการรวบรวมและว เคราะห ข อม ลการด าเน นการประสานงาน คณะผ แทนฮ จย แล วพบว า ป ญหาอ ปสรรคของการด าเน นงานม ด งน ๑. ขาดการวางแผนปฏ บ ต การด าเน นงานระยะส น เช น ก าหนดว น เวลา ในการ ร บย นเอกสารท ช ดเจนภายในระยะเวลาท ก าหนด เพ อเตร ยมความพร อมในการด าเน นงาน ๒. ขาดการประสานงานก บหน วยงานต างๆ อย างเป นระบบ เช น การแจ งเง อนไข และหล กเกณฑ ของเอกสารการย นว ซ าและก าหนดเวลาในการส งท ช ดเจนให แก คณะผ แทนฮ จย ทราบ, การรวบรวมข อม ลท ช ดเจนให แก กระทรวงการต างประเทศโดยพร อมเพร ยงก น, การย นขอว ซ า ณ สถานท ต ซาอ ด อาระเบ ยในระยะเวลากระช นช ด ๓. ขาดความเช ยวชาญในการด าเน นการย นขอว ซ าระบบอ นเทอร เน ตท ต องอาศ ย ความรวดเร วและความช านาญ ป ญหาและอ ปสรรคด งกล าวม ป จจ ยส าค ญท เข ามาเก ยวข อง ค อ เร องของการ วางแผนปฏ บ ต การด าเน นการระยะส น ซ งการขาดการวางแผนด งกล าวจ งเป นป ญหาส าค ญท ท าให การ ปฏ บ ต งานไม เป นไปอย างราบร นและม ประส ทธ ภาพเท าท ควร ข อเสนอแนะ ด งน น เพ อป องก นป ญหาด งกล าวม ให เก ดข นอ กและเป นการ เสร มสร างแนวทางการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ส าหร บเจ าหน าท ผ เก ยวข อง ผ สนใจ ตลอดจน เพ อเป นการพ ฒนางานในเช งสร างสรรค ต อไป ขอร บรองว าผลงานด งกล าวข างต นเป นความจร งท กประการ ลงช อ... (...นางสาวปร ญญาภรณ ก จบรรท ด...) ผ เสนอผลงาน.../.../... ได ตรวจสอบแล วขอร บรองว าผลงานด งกล าวข างต นถ กต องตรงก บความเป นจร งท กประการ ลงช อ... ลงช อ... (นายอน ชา หะระหน ) (นายพ ส ทธ น ร ตต วงศกรณ ) น กว ชาการศาสนาช านาญการ ผ อ านวยการกองศาสน ปถ มภ.../.../....../.../... (ผ บ งค บบ ญชาท ควบค มด แลการด าเน นการ) หมายเหต หากผลงานม ล กษณะเฉพาะ เช น แผ นพ บ หน งส อ แถบบ นท กเส ยง ฯลฯ ผ เสนอผลงานอาจ ส งผลงานจร งประกอบการพ จารณาของคณะกรรมการก ได ค

5 ค าน า กรมการศาสนา กระทรวงว ฒนธรรม ในฐานะส าน กเลขาธ การคณะกรรมการส งเสร ม ก จการฮ จย แห งประเทศไทย ม บทบาทส าค ญในการส งเสร ม สน บสน นการเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ของ พ น องชาวไทยม สล มอย างจร งจ งเสมอมา ตลอดจนเล งเห นถ งความส าค ญของสว สด ภาพอ นด ของผ เด นทาง ไปแสวงบ ญชาวไทย จ งได ม การแต งต งคณะผ แทนฮ จย ในนามของร ฐบาลไทยเพ อเด นทางไปปฏ บ ต หน าท ประสานงาน อ านวยความสะดวก และต ดตามประเม นผล การเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ของชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย เป นประจ าท กป การด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ไทยจ งเป นกระบวนการด าเน นงานซ งประกอบ ไปด วยรายละเอ ยดและข นตอนส าค ญต างๆ โดยเฉพาะอย างย งในส วนของการด าเน นการประสานงาน คณะผ แทนฮ จย และเพ อให การปฏ บ ต งานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ไทยเก ดประส ทธ ภาพส งส ด กรมการศาสนา จ งได จ ดท าค ม อการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย เล มน ข น เพ อเป นแนวทางในการด าเน นการ ประสานงานคณะผ แทนฮ จย ต อไป

6 สารบ ญ หน า การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ภาค ๑. แนวค ดและหล กการด าเน นงาน ๑ ๑. กรอบแนวค ดการด าเน นงาน ๒ ๒. น ยามศ พท ๓ ภาค ๒. กระบวนการด าเน นงาน ๔ ๑. การก าหนดนโยบาย ๔ ๒. การวางแผนการด าเน นงานตามกรอบนโยบาย ๔ ๓. การจ ดสรรกระบวนงานให สอดคล องก บระยะเวลาปฏ บ ต งาน ๔ ๔. การประสานงานตามข นตอนกระบวนงานและบทบาทภายในองค กร ๔ ๕. การประสานงานระหว างบ คคล หน วยงาน และองค กรภายนอก ๕ ภาค ๓. ล กษณะและข นตอนการด าเน นงาน ๖ ๑. การก าหนดนโยบายการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๗ ๒. การวางแผนการด าเน นงาน ๖ ๒.๑ การก าหนดกรอบการด าเน นงาน ๖ ๒.๒ การจ ดท าแผนปฎ บ ต การ ๖ ๒.๓ การจ ดสรรกระบวนงานให สอดคล องก บห วงเวลาการปฏ บ ต งาน ๗ ๓. การประสานงานคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ๗ ๓.๑ แต งต งคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ๗ ๓.๒ ด าเน นการประสานงานการประช ม ๗ ๔. การประสานงานการประช มเช งปฏ บ ต การคณะผ แทนฮ จย ๘ ๔.๑ สาระส าค ญในการประช ม ๘ ๔.๒ ข นตอนการประสานงานการประช ม ๘ ๕. การประสานงานการย นขอว ซ า ๙ ๕.๑ การประสานงานคณะผ แทนฮ จย ๑๐ ๕.๒ การประสานงานกระทรวงการต างประเทศ ๑๐ ๕.๓ การประสานงานสถานท ตซาอ ด อาระเบ ย ๑๐ ๖. การประสานงานการเด นทาง ๑๑ ๖.๑ การประสานงานระหว างบ คคล ๑๑ ๖.๒ การประสานงานระหว างองค กร ๑๑ ๗. การต ดตามประเม นผล ๑๑ ๘. จ ดประช มและสร ปผลการปฎ บ ต งานประจ าป ของคณะผ แทนฮ จย ไทย ๑๒ จ

7 ฉ สารบ ญ (ต อ) หน า ภาค ๔. ต วอย างร ปแบบการด าเน นงาน ๑๓ ๑. การจ ดประช มคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๒๕๕๐-๒๕๕๒ ๑๓ ๒. การจ ดประช มเช งปฏ บ ต การคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๒๕๕๐-๒๕๕๒ ๑๔ ๓. การด าเน นการย นขอว ซ าให แก คณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๒๕๕๐-๒๕๕๒ ๑๕ ๔. การประสานงานหน วยงานท เก ยวข องก บการด าเน นงานคณะผ แทนฮ จย ๑๖ ภาคผนวก เอกสารประกอบ: การประสานงานคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ๑๘ เอกสารประกอบ: การประสานงานการประช มเช งปฏ บ ต การคณะผ แทนฮ จย ๒๘ เอกสารประกอบ: การประสานงานการย นขอว ซ า ๓๒ เอกสารประกอบ: การประสานงานการเด นทาง ๓๗ เอกสารประกอบ: ต วอย างเอกสารประจ าต วคณะผ แทนฮ จย ๔๔

8 การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ภาค ๑. แนวค ดและหล กการด าเน นงาน การเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ของพ น องชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย ถ อเป นศาสนก จประการส าค ญตามหล กการศาสนาอ สลามท ก าหนดให ม สล มผ ม ความสามารถท ง ด านร างกาย และทร พย ส นท กคนเด นทางประกอบพ ธ ฮ จย ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย ให ได อย างน อย หน งคร งในช ว ต โดยในแต ละป ความประสงค ของพ น องชาวไทยม สล มในการเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย จะม เป นจ านวนมาก ประมาณ ๑๓,๐๐๐ คนต อป ร ฐบาลไทยตระหน กเป นอย างย งถ งความส าค ญในการสน บสน น ส งเสร ม และด แลอ านวย ความสะดวก ตลอดจนด าเน นก จการต างๆ อย างจร งจ ง เพ อม งหว งให การเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ของพ น องชาวไทยม สล มประสบความส าเร จ ได ร บภาคผลอ นถ กต อง สมบ รณ ตามหล กการทางศาสนา ย งไปกว าน น ย งเล งเห นถ งความส าค ญต อบทบาทด านการด แล อ านวยความสะดวก ตลอดจนหาแนวทางป องก นและแก ไข ป ญหาต างๆ อ นเป นอ ปสรรคต อความสะดวก ปลอดภ ย และการม หล กประก นในการเด นทางไปประกอบ พ ธ ฮ จย ของพ น องชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย จ งได แต งต งคณะผ แทนฮ จย ไทยข นเพ อเด นทาง ไปปฏ บ ต งานเตร ยมการ ประสานงาน อ านวยความสะดวก และต ดตามประเม นผลการเด นทางไปประกอบ พ ธ ฮ จย ของพ น องชาวไทยม สล มในเทศกาลฮ จย แต ละป คณะผ แทนฮ จย จ งเป นคณะบ คคลจ านวนหน งท ได ร บการพ จารณาค ดเล อกและแต งต งจาก คณะกรรมการส งเสร มก จการฮ จย แห งประเทศไทยให ม ภารก จในฐานะผ แทนร ฐบาลไทยเด นทางไปปฏ บ ต หน าท ด แล อ านวยความสะดวกพ น องชาวไทยม สล มท กคนท เด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย ซ งกระบวนการด าเน นงานต างๆ เก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ประกอบไปด วยข นตอน และกระบวนการต างๆ อ นม กรอบการด าเน นงานประการส าค ญค อ การประสานงาน บทบาทการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย เป นการด าเน นการประสานงาน ท แบ งออกเป น ๒ ส วนส าค ญ ค อ การด าเน นการประสานงานภายในองค กรตามบทบาทและข นตอน กระบวนการต างๆ และการด าเน นการประสานงานระหว างบ คคล หน วยงาน และองค กรภายนอก นอกจากน รายละเอ ยดส าค ญอ นๆ ท เป นองค ประกอบของการด าเน นการประสานงานคณะ ผ แทนฮ จย ล วนเป นป จจ ยท หลอมรวมก นเพ อส งผลต อความส าเร จในการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ไทย ในภาพรวม ด งน นการรวบรวมข นตอนและรายละเอ ยดเก ยวก บการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย เพ อเป นองค ความร ส าหร บผ สนใจ เพ อสามารถน าไปประย กต ใช ได ในโอกาสอ นๆ ต อไป

9 ๑. ความหมายของการประสานงาน การประสานงาน ค อ ความร วมม อร วมใจในการปฏ บ ต จ ดระเบ ยบให เร ยบร อยและสอดคล อง กลมกล นก น เพ อให สมด ลและส าเร จตามเป าหมายในเวลาท ก าหนด (สมพงษ เกษมส น,๒๕๑๔,หน า ๑๙ อ างถ งใน น ตยา เง นประเสร ฐ,๒๕๒๙,หน า ๕๕) การประสานงาน ค อ การท บ คคล หร อ หน วยงานในองค การท างานร วมก บบ คคลอ น เพ อให บรรล ถ งจ ดประสงค เด ยวก น (เกษม ส วรรณก ล,๒๕๔๐,หน า ๓๐๕ อ างถ งใน คณะอน กรรมการเฉพาะก จ โครงการว เคราะห การด าเน นการขององค การเอกชนท พ ฒนาเด กและเยาวชน,๒๕๒๙,หน า ๑๐๘) การประสานงาน ค อ กระบวนการทางการบร หารท เก ยวก บการท าให ก จกรรมต างๆ ของ เจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งานและหน วยงานต างๆ รวมเป นอ นหน งอ นเด ยวก น โดยม ว ตถ ประสงค เพ อให หน วยงาน ต างๆ ปฏ บ ต หน าท ร วมก นอ นจะท าให การบร หารงานสามารถบรรล เป าหมายต างๆ โดยท วไปได ท งหมด (Yehezel Dror,2525,หน า ๗๐๗ อ างถ งใน ย พา วงศ ไชย และเล ก สมบ ต,๒๕๓๒,หน า ๕) การประสานงาน หมายถ ง การจ ดระเบ ยบการท างานและการต ดต อก นเพ อให งานและ เจ าหน าท ฝ ายต างๆ ร วมม อปฏ บ ต การเป นน าหน งใจเด ยว ไม ท าให งานซ บซ อน ข ดแย งก นเอง หร อเหล อมล าก น ท งน เพ อให งานด าเน นไปอย างราบร นสอดคล องก บว ตถ ประสงค ขององค การน นอย างสมานฉ นท และม ประส ทธ ภาพ(สมค ด บางโม,๒๕๓๘,หน า ๑๙๔) กล าวโดยสร ป การประสานงาน ค อกระบวนการจ ดระเบ ยบการด าเน นงานอย างเป นระบบ ด วยการปฏ บ ต งานร วมก นระหว างบ คคล หร อหน วยงาน ๒ ฝ ายข นไป เพ อบรรล ผลส าเร จตามเป าหมาย เด ยวก นอย างม ประส ทธ ภาพและประส ทธ ผล ๒. กรอบแนวค ดการด าเน นงาน การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย เป นกระบวนการด าเน นงานท ประกอบไปด วย ข นตอนและกระบวนการต างๆ ซ งม กรอบการด าเน นงานส าค ญค อ การประสานงาน แนวค ดหล กเก ยวก บการประสานงาน ประกอบด วย - กระบวนการทางการบร หารท เก ยวก บการท าให ก จกรรมต างๆ ของเจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งานและหน วยงานต างๆ รวมเป นอ นหน งอ นเด ยวก น โดยม ว ตถ ประสงค เพ อให หน วยงานต างๆ ปฏ บ ต หน าท ร วมก น ส งผลให การบร หารงานสามารถบรรล เป าหมายต างๆ โดยท วไปได ท งหมด (ย พา วงศ ช ย และเล ก สมบ ต,๒๕๓๒,หน า ๕) - การปฏ บ ต งานร วมก น โดยจะต องม การประสานระหว างนโยบายของหน วยงาน หร อองค กรน นๆ ให สอดคล องและบรรล เป าหมายเด ยวก น พร อมท งร วมก นประสานก จกรรมต างๆ ให เป น อ นหน งอ นเด ยวก นเพ อให การปฏ บ ต งานของท ง ๒ องค กร ด าเน นไปอย างเต มประส ทธ ภาพ (เรว ตร ชาตร ศ ษฎ,๒๕๓๙, หน า ๑๒๔) ๒

10 - การจ ดระเบ ยบการท างานและการต ดต อก นเพ อให งานและเจ าหน าท ฝ ายต างๆ ร วมม อปฏ บ ต การเป นน าหน งใจเด ยว และจ ดกลไกต างๆ ขององค การและทร พยากรการบร หาร เพ อให การ ปฏ บ ต งานเป นไปในแนวทางเด ยวก น สอดคล องก บว ตถ ประสงค และนโยบายขององค การอย างม ประส ทธ ภาพ (สมค ด บางโม,๒๕๓๘, หน า ๑๙๔) การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ประกอบด วยข นตอนและกระบวนการด งน ๑. การก าหนดนโยบายการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๒. การวางแผนการด าเน นงานตามกรอบนโยบาย ๓. ด าเน นการจ ดสรรกระบวนงานให สอดคล องก บระยะเวลาปฏ บ ต งาน ๔. การด าเน นการประสานงานตามข นตอนกระบวนงานและบทบาทภายในองค กร ๕. การด าเน นการประสานงานระหว างบ คคล หน วยงาน และองค กรภายนอก ๓. น ยามศ พท การประสานงาน หมายถ ง การจ ดระเบ ยบว ธ การท างาน เพ อให งานและเจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งานฝ ายต างๆ ร วมก นด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ให เป นไปด วยความเร ยบร อย บรรล ว ตถ ประสงค ภายในระยะเวลาท ก าหนดและเก ดประส ทธ ภาพส งส ด คณะผ แทนฮ จย หมายถ ง คณะบ คคลอ นประกอบไปด วย บ คคล ผ แทนองค กร หร อ หน วยงาน ท งภาคร ฐและเอกชน โดยการพ จารณาค ดเล อกจากคณะกรรมการส งเสร มก จการฮ จย แห งประเทศ ไทย และได ร บการแต งต งในนามร ฐบาลไทย เพ อเด นทางไปปฏ บ ต งานเตร ยมการ ประสานงาน อ านวยความ สะดวก และต ดตามประเม นผลการเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ของพ น องชาวไทยม สล มในเทศกาลฮ จย ประจ าป ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย ๓

11 ภาค ๒. กระบวนการด าเน นงาน การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย เป นกระบวนการด าเน นงานท ประกอบด วย ข นตอนและรายละเอ ยดส าค ญต างๆ เพ อให การประสานคณะผ แทนฮ จย บรรล ผลส าเร จตามว ตถ ประสงค ภายในระยะเวลาท ก าหนดอย างม ประส ทธ ภาพ ควรก าหนดร ปแบบการด าเน นงานท เป นระบบตามล าด บ ข นตอน โดยม องค ประกอบของการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ด งน ๑. การก าหนดนโยบาย ผ บร หารก าหนดนโยบายและว ตถ ประสงค ก าหนดข นตอนการปฏ บ ต ตามเวลาและ สถานท ตลอดจนผ ร บผ ดชอบท ช ดเจน เพ อให การประสานงานก นระหว างหน วยงานหร อกล มบ คคลปฏ บ ต งาน เป นไปในท ศทางเด ยวก นและบรรล ตามเป าหมายการด าเน นงาน ๒. การวางแผนการด าเน นงานตามกรอบนโยบาย ผ บ งค บบ ญชาในระด บห วหน าท าหน าท ร บผ ดชอบและอ านวยการโดยตรง แบ งงาน ออกเป นส วนต างๆ และระบ หน าท การงานไว อย างช ดเจน จ ดระเบ ยบแบบแผนในการปฏ บ ต งานให เหมาะสมก บ องค การ ตลอดจนควบค มก าก บงานได อย างด และการจ ดองค การให ม ล กษณะพร อมท จะปร บให เป นไปตาม สถานการณ สอดคล องตามกรอบนโยบายและว ตถ ประสงค การด าเน นงานท ผ บร หารก าหนด พร อมท งม การ ก าหนดช แจงให ผ ปฏ บ ต งานได ทราบถ งแนวทางหร อว ธ การท างานเพ อจะได ประสานงานได สอดคล องก น ๓. การจ ดสรรกระบวนงานให สอดคล องก บระยะเวลาปฏ บ ต งาน ผ ม หน าท ร บผ ดชอบในการปฏ บ ต งานจะก าหนดแผนปฏ บ ต การโดยจ ดสรร กระบวนงานในส วนต างๆ ให สอดคล อง สมด ลก น สามารถร บก นได ในเวลาอ นเหมาะสม และปฏ บ ต งาน ตามบทบาทหน าท และความร บผ ดชอบในส วนของงานน นๆ ตามก าหนดเวลาท ตกลงก นให ตรงเวลาเพ อ ได ผลงานท ม ค ณภาพบรรล ว ตถ ประสงค ในระยะเวลาท ก าหนด ๔. การประสานงานตามข นตอนกระบวนงานและบทบาทภายในองค กร การด าเน นการประสานงานตามข นตอนกระบวนงานและบทบาทภายในองค กรจะ บรรล ผลส าเร จตามเป าหมายได น น จะต องประกอบไปด วยป จจ ยส าค ญต างๆ ด งน - ความร วมม อ จะต องสร างส มพ นธภาพในการท างานร วมก นของท กฝ าย โดยอาศ ยความเข าใจหร อการตกลงร วมก น ม การรวบรวมก าล งความค ด ว ธ การ เทคน ค และระดมทร พยากร มาสน บสน นงานร วมก น เพ อให เก ดความเป นอ นหน งอ นเด ยวก น เต มใจท จะท างานร วมก น - จ งหวะ เวลา จะต องปฏ บ ต งานตามบทบาทหน าท และความร บผ ดชอบ ของแต ละคนตามก าหนดเวลาท ตกลงก นไว

12 ๕ ว ตถ ประสงค เด ยวก น - ความสอดคล อง จะต องพ จารณาความพอเหมาะพอด ไม ท างานซ าซ อนก น - ระบบการส อสาร จะต องม การส อสารท เข าใจก น รวดเร วและราบร น - ผ ประสานงาน จะต องด งท กฝ ายเข าท างานร วมก น เพ อน าไปส การบรรล ๕. การประสานงานระหว างบ คคล หน วยงาน และองค กรภายนอก การด าเน นการประสานงานระหว างบ คคล หน วยงาน และองค กรภายนอก จะม ร ปแบบการประสานงานด งน - การประสานงานนอกแบบ เป นก จกรรมท ไม ม ร ปแบบแน นอน อาจจ ดท า ได ในร ปของก จกรรมต างๆ เพ อให การประสานงานส าเร จด วยด เช น การจ ดเล ยง การต กอล ฟ - การประสานงานในแบบ เป นการปฏ บ ต งานตามปกต โดยวาจา หร อลายล กษณ อ กษร หร อการตรวจเย ยมหน วยงานและบ คลากรในส งก ด โดยม หล กการประสานงานด งน - การประสานนโยบายและว ตถ ประสงค ขององค กรให สอดคล องก น เพ อเอกภาพในการบร หารและง ายต อการลงส การปฏ บ ต - การประสานแผนงานของท กฝ ายให ม ความเข าใจในกรอบนโยบายของ แต ละหน วยงาน - การประสานคน ผ ปฏ บ ต งานร วมก นต องร จ กบทบาทหน าท ของตนเอง - ระบบการต ดต อส อสารต องม ประส ทธ ภาพ อาจใช ว ธ ใช หน งส อราชการ โทรศ พท ประช มหาร อ หร อการมอบหมายต างๆ ต องม ความช ดเจนและได ผลด ตามว ตถ ประสงค

13 ภาค ๓. ล กษณะและข นตอนการด าเน นงาน กระบวนการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ประกอบด วยล กษณะและข นตอนการ ด าเน นงาน ด งต อไปน ๑. การก าหนดนโยบายการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ป จจ ยอ นเป นพ นฐานการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ไทย ม ความ เก ยวข อง อย างส าค ญต อการประสานงานในร ปกระบวนการบร หารท ครบวงจร กล าวค อ การประสานงาน จะต องเร มจากการก าหนดนโยบายและว ตถ ประสงค ก าหนดแผนการด าเน นงาน ก าหนดข นตอนการ ปฏ บ ต งานอย างสอดคล องก บเวลาและสถานท ตลอดจนก าหนดบทบาทผ ร บผ ดชอบการปฏ งานในส วนต างๆ อย างช ดเจน การก าหนดนโยบายการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ประจ าป จ งเป นไป ร ปแบบของการพ จารณาตามวาระการประช มในคณะกรรมการส งเสร มก จการฮ จย แห งประเทศไทย โดยเม อมต ท ประช มเห นชอบให นโยบายการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ประจ าป เป นไปในท ศทางใด หน วยงานหร อผ ปฏ บ ต งานท ม หน าท ร บผ ดชอบก จะน านโยบายและว ตถ ประสงค การด าเน นงาน ตลอดจนแนวทางการวางแผนงาน และข นตอนการปฏ บ ต งานของฝ ายต างๆ ไปเป นกรอบการด าเน นงาน ในระด บปฏ บ ต ต อไป ๒. การวางแผนการด าเน นงานเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย การวางแผนการด าเน นงานท ด จะสามารถก าหนดเป นแนวทางการด าเน นงานและ สามารถก าหนดแนวทางการประสานงาน เพ อให การด าเน นงานเป นไปอย างรวดเร วและม ประส ทธ ภาพ ก อให เก ดการประหย ดก าล งคน ทร พยากรและเวลา และบรรล ว ตถ ประสงค ขององค กรในระยะเวลาท ก าหนด ๒.๑ การก าหนดกรอบการด าเน นงาน ภายหล งจากท นโยบายและว ตถ ประสงค การด าเน นงานคณะผ แทน ฮ จย เพ อเป นแนวทางการด าเน นงานประจ าป ในภาพรวมได ถ กก าหนดข น ผ ท ม บทบาทส าค ญในการแปลง นโยบาย และว ตถ ประสงค ด งกล าวไปส การด าเน นงานในระด บปฏ บ ต ค อ ผ บ งค บบ ญชาท ม หน าท ร บผ ดชอบ และอ านวยการโดยตรง โดยจะท าการแบ งงานออกเป นส วนต างๆ และมอบหมายงานให เหมาะสมก บบ คคล ตลอดจนจ ดระเบ ยบแบบแผนในการปฏ บ ต งาน และควบค มก าก บด แลกระบวนการด าเน นงานตามข นตอน ต างๆ อย างใกล ช ด ๒.๒ การจ ดท าแผนปฎ บ ต การ กล าวได ว าการจ ดท าแผนปฏ บ ต การเพ อเตร ยมการด าเน นงานตาม ข นตอนกระบวนงานต างๆ เป นห วใจส าค ญของกระบวนการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ใน ภาพรวม เน องจากหล กการประสานงานท ม ประส ทธ ภาพน น ม งเน นความส าค ญต อการก าหนดแผนงาน

14 ปฏ บ ต การด วยเล งเห นว า การบรรล ผลส าเร จตามเป าหมายและว ตถ ประสงค ได อย างม ประส ทธ ภาพจะต อง เร มต นจากการก าหนดแผนเพ อเตร ยมการด าเน นงานตามกระบวนการข นตอนต างๆ ซ งจะช วยให การ ปฏ บ ต งานเก ดความค มค าท งในด านของ บ คลากร เวลา งบประมาณ ว สด เป นต น และย งเป นแนวทางส าค ญ ในการแก ไขป ญหาการท างานท ซ าซ อนอ กด วย ๒.๓ การจ ดสรรกระบวนงานให สอดคล องก บห วงเวลาการปฏ บ ต งาน การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ม ความเก ยวข องอย าง ส าค ญต อช วงเวลาการปฏ บ ต งาน เน องจากระยะเวลาการด าเน นงานเป นช วงระยะเวลาส นๆ ซ งประกอบไปด วย ข นตอนการเตร ยมการ การด าเน นงานตามกระบวนการและบทบาทข นตอนภายในองค กร และการด าเน นการ ประสานงานก บบ คคล หร อองค กรภายนอก เหล าน ล วนแล วแต ต องด าเน นการตามระบบข นตอนอย างเป น ร ปแบบทางการท ต องอาศ ยระยะเวลาการด าเน นงานท งส น จ งจ าเป นอย างย งท ผ ม หน าท ร บผ ดชอบโดยตรงใน การปฏ บ ต งานจะต องจ ดสรรกระบวนงานและเวลาให ม ความสอดคล องสมด ลย ก น เพ อให งานบรรล ผลส าเร จตาม เป าหมายอย างเก ดประส ทธ ผลส งส ด ๓. การประสานงานคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย กระบวนการด าเน นงานเพ อให ได มาซ งคณะผ แทนฮ จย ม ข นตอนการด าเน นงาน ส าค ญค อ การพ จารณาค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย โดยคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ซ งได ร บ การแต งต ง จากคณะกรรมการส งเสร มก จการฮ จย แห งประเทศไทย ให เป นคณะอน กรรมการค ดเล อก คณะผ แทนฮ จย ในการด าเน นการพ จารณาค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย เพ อเด นทางไปเตร ยมการ ประสานงาน อ านวยความสะดวก และต ดตามประเม นผลการเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ของพ น องชาวไทยม สล ม ในเทศกาลฮ จย ประจ าป ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย ด งม รายละเอ ยดข นตอนการด าเน นงาน ด งน ๓.๑ แต งต งคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย - เพ อก าหนดหล กเกณฑ เง อนไขในการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย รวมท งก าหนดค ณสมบ ต ของคณะผ แทนฮ จย - เพ อพ จารณาจ ดสรรจ านวนคณะผ แทนฮ จย ท ได ร บจากทางการ ซาอ ด อาระเบ ย ในเทศกาลฮ จย ประจ าป - เพ อพ จารณาค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ในส วนท ใช งบประมาณจาก กรมการศาสนา ๓.๒ ด าเน นการประสานงานการประช ม - ขออน ม ต จ ดประช มคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๒๕๕๒ ๒๕๕๓ เพ อพ จารณาค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย เด นทางไปปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวก ผ เด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย - ประสานคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย เข าร วมประช ม ๗

15 - จ ดท าระเบ ยบวาระการประช ม เอกสารการประช ม และรายงาน การประช ม - ประสานหน วยงานต างๆ ท เก ยวข อง เพ อทราบผลการพ จารณา จ านวนผ แทนฮ จย ท ได ร บ - รวบรวมรายละอ ยดเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย เช น จ านวน รายช อ ประว ต ส วนต ว ไว เป นข อม ลส าค ญ ๔. การประสานงานการประช มเช งปฏ บ ต การคณะผ แทนฮ จย คณะผ แทนฮ จย ท ได ร บการพ จารณาค ดเล อกจากคณะอน กรรมการค ดเล อก คณะผ แทนฮ จย ประกอบด วย บ คคล และผ แทนหน วยงานต างๆ ด งน - คณะผ เตร ยมการ ประสานงาน อ านวยความสะดวกและต ดตามประเม นผล - หน วยพยาบาลไทย - สมาคมผ ประกอบก จการฮ จย และผ ประกอบก จการฮ จย หร อผ แทน ภายหล งจากการประสานงานเพ อแจ งผลการพ จารณาให คณะผ แทนฮ จย ท กท านได ทราบแล วน น กรมการศาสนาในฐานะเลขาธ การคณะกรรมการส งเสร มก จการฮ จย แห งประเทศไทย จ งด าเน นการจ ดประช มเช งปฏ บ ต การคณะผ แทนฮ จย ประจ าป เพ อเตร ยมความพร อมในการประสานงานและ ปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวกผ เด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ยต อไป ๔.๑ สาระส าค ญในการประช ม - ก าหนดแผนการด าเน นงานตามว ตถ ประสงค การปฏ บ ต งาน คณะผ แทนฮ จย - ก าหนดกรอบและแนวทางการด าเน นงาน - ก าหนดข นตอนการปฏ บ ต งาน ตามเวลาและสถานท - ก าหนดบทบาทหน าท ของกล มงานและบ คคล - แบ งกล มการด าเน นงานและมอบหมายภาระงาน กล าวได ว า การประช มเป นเคร องม อส าค ญของการประสานงาน เป นแนวทางในการ ก อให เก ดความร วมม อข นพ นฐาน และช วยสน บสน น ส งเสร มการประสานงานระหว างบ คคลและองค กร ให บรรล ผลส าเร จตามเป าหมายการด าเน นงานท วางไว ๔.๒ ข นตอนการประสานงานการประช ม - ขออน ม ต จ ดประช มเช งปฏ บ ต การคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๒๕๕๐-๒๕๕๒ เพ อเตร ยมความพร อมในการประสานงานและปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวกผ ไปประกอบพ ธ ฮ จย ของพ น องชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย - ประสานงานคณะผ แทนฮ จย เข าร วมประช มเช งปฏ บ ต การคณะผ แทนฮ จย - จ ดท าระเบ ยบวาระการประช ม และเตร ยมเอกสารการประช ม - ประสานงานการประช ม - สร ปผลการประช มเพ อเตร ยมการน าไปส ข นตอนปฏ บ ต ๘

16 ๕. การประสานงานการย นขอว ซ า กระบวนการประสานงานการย นขอว ซ า เป นร ปแบบการด าเน นงานท เก ยวข องอย าง ส าค ญก บความส มพ นธ ระหว างองค กร เป นล กษณะการประสานงานภายนอกองค กร ซ งเป นความจ าเป นอย าง ย งท จะต องประสานหร อสร างความส มพ นธ ก นในการปฏ บ ต เพ อให การประสานงานเก ดความสมบ รณ เก ด ประส ทธ ภาพ หล กการประสานงานตามแนวค ดของ (thompson) ได เสนอร ปแบบการประสานงาน ระหว างองค การแบ งออกเป น ๓ ล กษณะ ด งน ค อ ๑. การประสานงานในแนวต ง (vertical coordination) หร อการ ประสานงานโดยอ านาจ (coordination by authority) ในกรณ ของการประสานงานระหว างองค การแล วการ ประสานงานในแนวต งน จะเป นไปได ยาก เพราะแต ละองค กรย อมม อ านาจเฉพาะต วของตนอย ซ งคงจะไม ยอม ด อยกว าอ กองค การเป นแน ๒. การประสานงานโดยแผนและข อตกลง (coordination by plan or agreement) การประสานงานตามน ยน จะเป นกรณ ท ไม ม โครงสร างของอ านาจระบ ไว ล วงหน าในทางปฏ บ ต องค การท เก ยวข องจะต ดส นใจร วมก นเป นลายล กษณ อ กษรหร อม บทบาทของตนร วมก นตลอดจนม ทร พยากร การต ดส นใจอย างใดอย างหน งอย างเป นระบบร วมก น ๓. การประสานงานโดยอาศ ยการปร บต วเข าหาก น (coordination by mutual adjustment) ร ปแบบการประสานงานในล กษณะน ไม ม ร ปแบบทางอ านาจระบ ไว แน ช ด หร อไม ม ข อตกลงเป นลายล กษณ อ กษร เก ยวก บบทบาทและอ านาจหน าท ของแต ละองค การไว แต การประสานงานจะ เก ดข นจากความร เร มขององค การและหน วยงานแต ละหน วยงานเอง หร อเก ดข นโดยอาศ ยเจ าหน าท ของ หน วยงานท ท างานร วมก นอย างไม เป นทางการในการต ดต อประสานงานก น ร ปแบบการประสานงานระหว างองค กร สามารถแบ งออกได เป น ๓ ร ปแบบ ค อ ๑. ร ปแบบการประสานงานท เป นทางการ เป นร ปแบบท ใช ตามการท า หน งส อตามระเบ ยบราชการ ม ข นตอนท ก าหนดไว ตามระเบ ยบของแต ละหน วยงาน การประสานงานใน ล กษณะน เป นการประสานงานตามหน าท และขอบเขตของงานท ร บผ ดชอบ การประสานงานในล กษณะน อาจ ค อนข างล าช าและไม สอดคล องก บสถานการณ ท ต องการความรวดเร ว ๒. ร ปแบบการประสานงานท ไม เป นทางการ เช น โทรศ พท การเข ยน จดหมาย เป นต น เพ อเป นการลดข นตอนท ต องใช เวลามากในการด าเน นงานออกไป โดยส วนใหญ จะเป นการ ปฏ บ ต งานท ม ความส มพ นธ ก นอย างใกล ช ดและอาจไม ถ กต องตามข นตอนหร อม ข อผ ดพลาดในการประสานงาน จ าเป นต องม ลายล กษณ อ กษรเป นหล กฐานไว ๙

17 ๓. ร ปแบบการประสานงานแบบผสม เป นการประสานงานโดยใช ร ปแบบไม เป น ทางการและเป นทางการร วมก น เพ อแก ไขป ญหาความล าช าของระเบ ยบข นตอนในสถานการณ ท ต องม ความ เร งด วนในการปฏ บ ต งาน โดยอาจเป นการต ดต อแบบไม เป นทางการจ งท าให เร องการประสานงานแบบเป น ทางการเพ อเป นไปตามระเบ ยบกฎเกณฑ ท วางไว (หรรษา เจร ญทร พท,๒๕๔๘,หน า ๓๕-๓๖) แนวทางการประสานงานการย นขอว ซ าของคณะผ แทนฮ จย ม กระบวนการด าเน นการ ประสานงานก บคณะบ คคล และองค กรต างๆ ท เก ยวข อง ด งน ๕.๑ การประสานงานคณะผ แทนฮ จย - ประสานงานก บคณะผ แทนฮ จย เพ อเตร ยมเอกสารประกอบการ ย นขอว ซ า เช น หน งส อเด นทางท ม อาย ไม น อยกว า ๖ เด อน น บแต ว นท ได ร บว ซ า, ร ปถ ายขนาด ๒ น ว จ านวน ๒ ร ป (พ นหล งส ขาว,ช ดส ทสากล), แบบฟอร มการย นขอว ซ า และรายละเอ ยดก าหนดการเด นทาง ๕.๒ การประสานงานกระทรวงการต างประเทศ - ประสานงานก บกระทรวงการต างประเทศเพ อขอความ อน เคราะห การออกหน งส อน าการย นขอว ซ าให แก คณะผ แทนฮ จย โดยร ปแบบการประสานงานท มาผ านมา ด าเน นไปท งในร ปแบบ เป นทางการ (formal) ไม เป นทางการ (informal) และแบบผสม ซ งนอกจากจะเป น การประสานงานก นโดยม หน งส อราชการท ลงนามโดยผ บร หารแล ว ย งม การต ดต อประสานงานในระด บ ผ ปฏ บ ต อย างไม เป นทางการ เช น โทรศ พท เข ยนจดหมาย เป นต น อ กด วย ๕.๓ การประสานงานสถานท ตซาอ ด อาระเบ ย - ภายหล งจากการรวบรวมเอกสารประกอบการย นว ซ าของ คณะผ แทนฮ จย อย างครบถ วน และได ร บหน งส อน าการย นขอว ซ าจากกระทรวงการต างประเทศเร ยบร อยแล ว จ งจ ดเตร ยมเอกสารท งหมดน าย นต อกงส ลประจ าสถานท ตซาอ ด อาระเบ ยเพ อตรวจสอบความสมบ รณ ของเอกสารและด าเน นการออกว ว าให ต อไป - ส าหร บรายละเอ ยดในการย นขอว ซ าต อสถานท ตซาอ ด อาระเบ ย น น ทางสถานท ตซาอ ด อาระเบ ยได ม การเปล ยนแปลงระบบการย นขอว ซ าจากร ปแบบเด มเป นการน าระบบ อ นเตอร เน ตเข ามาเก ยวข องเป นส าค ญ ซ งม ความซ บซ อนและใช เวลาในการด าเน นงานพอสมควร และเน องจากข นตอนการย นขอว ซ าท เปล ยนแปลงใหม น นต องอาศ ยความช านาญเฉพาะด านเก ยวก บระบบ อ นเตอร เน ต ส งผลอย างส าค ญต อความส าเร จของการด าเน นงานอย างม ประส ทธ ภาพและเก ดประส ทธ ผล อย างส งส ด ๑๐

18 ๖. การประสานงานการเด นทาง หล กการประสานงานการเด นทางท ส าค ญอ นจะส งผลต อประส ทธ ภาพการด าเน นงาน และเก ดประส ทธ ผลอย างบรรล ว ตถ ประสงค ควรม ล กษณะด งน - การวางแผนและบร หารจ ดการท ด เพ อบรรล ว ตถ ประสงค ตามเป าหมาย - การต ดต อส อสารอย างเป นระบบเพ อความเข าใจท ตรงก น - เทคน คการประสานงานเพ อการด าเน นงานอย างม ประส ทธ ภาพ รายละเอ ยดและข นตอนการประสานงานเก ยวก บการเด นทางของคณะผ แทนฮ จย ม ด งน ๖.๑ การประสานงานระหว างบ คคล - ประสานงานก บต วแทนสายการบ นเพ อสอบถามเก ยวก บ รายละเอ ยดการเด นทาง เช น ตารางการเด นทางท ก าหนด ว น เวลา เด นทางไป-กล บ, สถานท และเวลาการ หย ดพ กและเด นทางต อ, ราคาค าโดยสาร, พร อมท งเตร ยมเอกสารประกอบการเด นทางให ก บต วแทน สายการบ น - ประสานงานก บคณะผ แทนฮ จย เพ อแจ งให ทราบถ งรายละเอ ยด การเด นทาง เช น ก าหนดการเด นทาง, คณะผ ร วมเด นทาง เป นต น และสอบถามก าหนดการเด นทางกรณ ท คณะผ แทนฮ จย บางรายประสงค จะจ ดการเก ยวก บการเด นทางด วยตนเองเพ อรวบรวมเป นข อม ลการเด นทาง ของคณะผ แทนฮ จย ในภาพรวมต อไป ๖.๒ การประสานงานระหว างองค กร - ประสานงานกระทรวงการต างประเทศเพ อแจ งก าหนดการ เด นทางของคณะผ แทนฮ จย เพ อประสานสถานกงส ลใหญ ประจ าเม องเจดดาห ต อไป - ประสานสถานท ตซาอ ด อาระเบ ยประจ าประเทศไทยเพ อแจ ง ก าหนดการเด นทางของคณะผ แทนฮ จย ประกอบการย นขอว ซ าต อไป ๗. การต ดตามประเม นผล การต ดตามและประเม นผลเป นส วนหน งของกระบวนการบร หารการด าเน นงาน ซ งม หล กการส าค ญ ค อ การต ดตาม ความก าวหน าในการปฏ บ ต งานและประเม นผลความส าเร จของงาน อ นจะน าไปส การด าเน นการ แก ไขปร บปร งร วมก นให บรรล เป าหมาย การต ดตาม (Monitoring) หมายถ ง การเก บรวบรวมข อม ลการปฏ บ ต งาน ตามแผนงานท ก าหนดไว เพ อต ดส นใจแก ไข ปร บปร งว ธ การปฏ บ ต ให ผลงานเป นไปตามแผนงานอย างม ประส ทธ ภาพมากท ส ด การประเม นผล (Evaluation) หมายถ ง การตรวจสอบความก าวหน าของ แผนงาน/ โครงการ ตลอดจนการพ จารณาผลส มฤทธ ของ แผนงาน/โครงการน น ๆ ว าม มากน อยเพ ยงใด เม อเปร ยบเท ยบก บเกณฑ ท ก าหนดข น จ งเป นกระบวนการบ งช ถ งค ณค าของแผนงาน/โครงการ ๑๑

19 ประโยชน ของการต ดตามและประเม นผล ม ด งน - ท าให ทราบป ญหาและความต องการท แท จร ง สามารถจ ดล าด บ ความส าค ญของป ญหา และแก ไขป ญหาท นท เพ อน าไปส การพ ฒนาขององค กร - ท าให วางแผนงาน/โครงการได ตรงเป าหมาย แก ป ญหาได ถ กจ ด และพ ฒนาได ตรงตามนโยบาย - ช วยให ด าเน นการตามแผนได ราบร น สามารถปร บปร งแก ไข ป ญหาอ ปสรรคอย างได ผล หร อปร บแผนให เหมาะสมมากข น - ท าให ทราบผลการด าเน นงานตามแผนงานและโครงการอย าง ช ดเจน อ นจะเป นข อม ลไปส การต ดส นใจ และสามารถเป นเคร องม อในการบร หารอย างม ประส ทธ ภาพและ ประส ทธ ผล ( หท ยร ตน ล มอร ณวงศ ธค.53) การต ดตามประเม นผลการด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย เป น กระบวนการภายหล งจากเสร จส นการปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวกผ เด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ชาวไทย ม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย เร ยบร อยแล ว โดยม ข นตอนการต ดตามและประเม นผล ด งต อไปน - ด าเน นการส ารวจความพ งพอใจของผ เด นทางไปประกอบ พ ธ ฮ จย ชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย ต อการปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวกของคณะผ แทนฮ จย ไทย - น าข อม ลท ได จากการส ารวจแบบประเม น(แบบสอบถาม) มาว เคราะห ความพ งพอใจต อการปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวกของคณะผ แทนฮ จย ในม ต ต างๆ - รายงานสร ปผลความพ งพอใจของผ เด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ชาวไทยม สล มต อการปฏ บ ต งานอ านวยความสะดวกของคณะผ แทนฮ จย ในเทศกาลฮ จย ประจ าป - น าผลท ได ไปเป นข อม ลประกอบการประช มสร ปผลการปฏ บ ต งาน ประจ าป ของคณะผ แทนฮ จย ต อไป ๘. จ ดประช มสร ปผลการปฎ บ ต งานประจ าป ของคณะผ แทนฮ จย ข นตอนการจ ดประช มสร ปผลการปฏ บ ต งานประจ าป ของคณะผ แทนฮ จย ไทย ถ อเป นการส นส ดกระบวนการด าเน นงานของคณะผ แทนฮ จย ประจ าป โดยเป นการประช มคณะผ แทนฮ จย เพ อ สร ปผลเก ยวก บรายละเอ ยดการปฏ บ ต งานในม ต ต างๆ เป นการรวบรวมข อม ลและระดมก าล งความค ด ในการ แสดงความค ดเห นต อบทบาทของคณะผ แทนฮ จย โดยภาพรวม สภาพป ญหา อ ปสรรค การด าเน นงานต างๆ ตลอดจนการหาแนวทางการแก ไขป องก น เพ อรายงานสร ปผลการปฏ บ ต งานประจ าป ของคณะผ แทนฮ จย ในภาพรวม และน าไปปร บใช เป นแนวทางการด าเน นงานของคณะผ แทนฮ จย ในป ต อไป ๑๒

20 ภาค ๔. ต วอย างร ปแบบการด าเน นงาน การด าเน นการประสานงานคณะผ แทนฮ จย ประจ าป น น เป นกระบวนการด าเน นงาน ท ม องค ประกอบหล กค อ การประสานงาน อ นเป นกลไกส าค ญท ก อให เก ดการบร หารงานอย างม ประส ทธ ภาพ และบรรล ผลส าเร จตามเป าประสงค ท ก าหนดไว โดยม ร ปแบบกระบวนการด าเน นงานประจ าป ด งน ๑. การจ ดประช มคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ประจ าป ๒๕๕๐ ๒๕๕๒ ว ตถ ประสงค : เพ อพ จารณาค ดเล อกบ คคลเป นคณะผ แทนฮ จย เด นทางไปเตร ยมการ ประสาน และต ดตามประเม นผลการเด นทางไปประกอบพ ธ ฮ จย ของ พ น องชาวไทยม สล ม ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย กระบวนการด าเน นงาน : - ขออน ม ต จ ดประช มคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย เพ อ พ จารณาค ดเล อกคณะเจ าหน าท เด นทางไปอ านวยความสะดวกผ แสวงบ ญ ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย - ประสานคณะอน กรรมการค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย เข าร วมประช ม ตามว น เวลา และสถานท ท ก าหนด - จ ดท าระเบ ยบวาระการประช ม เอกสารการประช ม และรายงาน การประช ม - ประสานหน วยงานต างๆ ท เก ยวข อง เพ อร บทราบผลการพ จารณาจ านวน คณะผ แทนฮ จย ท ได ร บ - ประสานงานก บคณะผ แทนฮ จย ให จ ดส งรายละเอ ยดประว ต ส วนบ คคล เพ อรวบรวมเป นรายละเอ ยดข อม ลส าค ญเก ยวก บคณะผ แทนฮ จย ผลการด าเน นงาน : - ได ผลการพ จารณาค ดเล อกคณะผ แทนฮ จย ครบถ วนตามจ านวนท ได ร บ การจ ดสรรจากประเทศซาอ ด อาระเบ ย - น าเสนอคณะกรรมการส งเสร มก จการฮ จย แห งประเทศไทยเพ อพ จารณา ด าเน นการแต งต งเป นคณะผ แทนฮ จย ไทยเด นทางไปอ านวยความสะดวก ผ แสวงบ ญ ณ ประเทศซาอ ด อาระเบ ย ต อไป.