KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Transcription

1 KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Oktober 2012 Dewan OSH, UPM Anjuran: Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar

2 Getting Started

3 OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir kursus ini, peserta dapat: Memahami teori dan asas pengurusan latihan Memahami kepentingan dan keperluan latihan di UPM Melaksanakan analisis keperluan latihan dan menyediakan takwim latihan PTJ

4 OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN Menjalankan penilaian keberkesanan latihan Mengurus rekod latihan secara berkesan Memahami keperluan MS ISO 9001:2008 berkaitan latihan

5 TENTATIF PROGRAM Hari Pertama (17 Oktober 2012) Sesi 1: 9.00 pagi pagi Pengenalan Sesi 2: pagi t/hari Pengurusan Latihan di UPM Sesi 3: 2.30 petang 5.00 petang Analisis Keperluan Latihan

6 TENTATIF PROGRAM Hari Kedua (18 Oktober 2012) Sesi 1: 9.00 pagi pagi Penilaian Latihan Sesi 2: pagi t/hari Rekod Latihan Sesi 3: 2.30 petang 5.00 petang Persediaan Audit

7 Aktiviti 1: Icebreaking & Takeaway

8 Pengenalan

9 Definisi Latihan Usaha terancang oleh sesebuah organisasi untuk menyelaras pembelajaran staf bagi meningkatkan kompetensi berkaitan kerja

10 Definisi Latihan Proses sistematik membangunkan pengetahuan, kemahiran dan sikap bagi membolehkan staf menjalankan tugas pada standard yang diperlukan

11 Kepentingan Latihan Kepada Organisasi Produktiviti prestasi, motivasi Pembaziran kewangan, bakat Persaingan kualiti, keuntungan

12 Faktor Mempengaruhi Prestasi Pembangunan Bakat (Latihan, Laluan Kerjaya, Bimbingan, Maklumbalas) Persekitaran (Komunikasi, Sumber, Persekitaran Fizikal, Kerjasama, Kepimpinan) Manfaat (Gaji, Bonus, Cuti, Kemudahan)

13 Jenis Latihan Kognitif Knowledge/Pengetahuan Afektif Skill/Kemahiran Psikomotor Attitude/Sikap

14 Jenis Latihan Pengetahuan Kemahiran KOMPETENSI Sikap

15 Kaedah Latihan On The Job Training Dalam suasana kerja Penyelia/Pegawai berpengalaman Belajar sambil bekerja Kos efektif Off The Job Training Di luar suasana kerja Penceramah/Fasilitator Pembelajaran yang fokus Kos tinggi

16 Kaedah Latihan Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan atau peserta berdasarkan keperluan latihan Peserta bertanggungjawab terhadap latihan yang diikuti, penceramah hanya membantu Komunikasi pelbagai hala: penceramah peserta peserta lain Pelbagai teknik latihan digunakan

17 Kaedah Latihan Peserta dicabar dengan idea-idea, pengetahuan dan kemahiran baharu Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil, dengan persekitaran kurang formal dan dengan kurikulum yang terancang (tetapi fleksibel)

18 ADDIE Model Analysis Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran? Hasil analisis Design Objektif latihan Kandungan Latihan Develop Bangunkan modul Implement Jalankan latihan mengikut perancangan Evaluate Pencapaian objektif latihan Peningkatan kompetensi

19 ADDIE Model A A E D I E D I D D

20 Persoalan Dalam Penentuan Latihan Adakah latihan perlu dijalankan? Siapa yang perlu dilatih? Apakah objektif latihan berkenaan? Apakah pengetahuan/kemahiran yang diperlukan? Apa kandungan latihan yang akan dijalankan? Apa bentuk latihan yang sesuai? Siapa yang akan melaksanakan latihan? Bagaimana keberkesanan latihan ditentukan?

21 Pengurusan Latihan di UPM

22 Kategori Latihan Latihan Pembelajaran Pembelajaran Kendiri

23 Aktiviti 2: Kategori Latihan

24 Struktur Pengurusan Latihan UPM JAWATANKUASA LATIHAN UNIVERSITI PEJABAT PENDAFTAR Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Penyelaras Latihan Staf UPM Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik) PELAKSANA LATIHAN Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, idec, TPU, Pej. TNCPI, PPPA TPLS/Staf Pelaksana Latihan PTJ TPLS/Staf Pelaksana Latihan

25 Peranan TPLS/Staf Pelaksana

26 Dokumen Rujukan Latihan Dokumen rujukan latihan utama di UPM: Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005 Program Pembangunan Profesional Staf UPM Dokumen Kualiti Standard MS ISO 9001:2008

27 Aktiviti 3: Dokumen Rujukan Latihan

28 Analisis Keperluan Latihan (TNA)

29 Analisis Keperluan Latihan Proses sistematik mengumpul dan menganalisis maklumat bagi menambahbaik prestasi individu atau organisasi. Kaedah untuk menentukan apa latihan yang perlu dilaksanakan dan siapa yang perlu menghadiri latihan.

30 Kaedah Pelaksanaan TNA Kaji Selidik Temubual Pemerhatian

31 Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Penolong Pegawai Sains Senarai Tugas Kemahiran Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman Menjalankan kalibrasi peralatan makmal Desired Level (DL) 5 Current Level (CL) 1 Gap 4 (DL CL) Importance To Job (ITJ) 3 Training Priority (TP) Kursus Dicadangkan 12 (Gap x ITJ) Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal

32 Skala DL/CL Skala ITJ Kaedah Pelaksanaan TNA 1 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar 2 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima 3 Berkemahiran tanpa tunjuk ajar 4 Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar 5 Kemahiran yang tinggi 1 Kurang Penting 2 Penting 3 Sangat Penting

33 Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Pegawai Tadbir Senarai Tugas Kemahiran Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa Menulis minit mesyuarat Desired Level (DL) 5 Current Level (CL) 2 Gap 3 (DL CL) Importance To Job (ITJ) 3 Training Priority (TP) Kursus Dicadangkan 9 (Gap x ITJ) Kursus Penulisan Minit Mesyuarat

34 Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Pemandu Senarai Tugas Kemahiran Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Berbahasa Inggeris Desired Level (DL) 4 Current Level (CL) 1 Gap 3 (DL CL) Importance To Job (ITJ) 2 Training Priority (TP) Kursus Dicadangkan 6 (Gap x ITJ) Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu

35 Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Individu Senarai Tugas Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Berbahasa Inggeris Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu

36 Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Staf/Penyelia Senarai Tugas Memberi peneranga n kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus Berbahasa Inggeris 1 2 Avg Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu

37 Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Kumpulan Senarai Tugas Memberi penerang an kepada tetamu luar negara berkenaa n UPM Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus Berbahasa Inggeris Avg Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu

38 Penyediaan Takwim Latihan Lampiran

39 Pemantauan Takwim Latihan Lampiran

40 Aktiviti 4: TNA Staf Pelaksana Latihan

41 Aktiviti 5: Recap!

42 Penilaian Latihan

43 Model Kirkpatrick Empat Peringkat Penilaian Latihan (Four Levels of Evaluation Model) Reaction/Reaksi Learning/Pembelajaran Behaviour/Tingkah laku Result/Keputusan

44 Peringkat 1 Reaction Pandangan dan perasaan peserta terhadap latihan yang dijalankan Dijalankan sebaik sahaja latihan tamat Data mudah diperolehi & dianalisis Borang maklumbalas/ survey, lisan Kos rendah

45 Peringkat 2 Learning Peningkatan pengetahuan dan keupayaan peserta setelah menjalani latihan Dijalankan sebelum dan selepas latihan Sukar dijalankan bagi latihan kompleks Ujian sebelum/selepas, temubual

46 Peringkat 3 Behaviour Aplikasi pembelajaran dan kemahiran yang diperolehi selepas latihan dalam tugas Dijalankan selepas latihan bagi memberi masa bagi proses aplikasi berlaku Pemerhatian/temubual bagi menilai perubahan Memerlukan kerjasama penyelia/pegawai Penilaian selepas latihan

47 Peringkat 4 Result Menilai kesan/impak yang diberikan oleh peserta kepada organisasi (perniagaan/ persekitaran) Memerlukan usaha dan masa yang banyak untuk dilaksanakan dan dibuktikan ROI, produktiviti, masa, aduan, penjimatan

48 Penilaian Keberkesanan Latihan Program yang perlu dijalankan penilaian: Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum, Simposium, Kolokium, Konvensyen dll. Pengecualian: Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai akademik (bidang kepakaran), bengkel kerja, subjektif, tidak melibatkan tugas hakiki.

49 Penilaian Keberkesanan Latihan Penilaian dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh latihan Analisis penilaian keberkesanan latihan (lampiran)

50 Aktiviti 6: Latihan Yang Perlu Dinilai

51 Rekod Latihan

52 Borang Latihan

53 Borang Latihan

54 Borang Latihan

55 Borang Latihan

56 Sistem Pengurusan Latihan Log in menggunakan id putra TPLS/Staf Pelaksana diberi kuasa khas memasukkan/edit latihan/semak status latihan PTJ Mozilla Firefox

57 Template Pengurusan Latihan Lampiran

58 Aktiviti 7: Fail Latihan

59 Persediaan Audit

60 Penemuan Audit Analisis keperluan latihan tidak dijalankan Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf Latihan tidak dijalankan mengikut takwim Penilaian program tidak dijalankan Penilaian keberkesanan tidak dijalankan Tiada rekod kehadiran latihan Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS

61 Penemuan Audit Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten Staf baharu tidak diberi latihan Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur Tiada tindakan terhadap staf yang tidak cukup 7 hari latihan Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen Surat tawaran lewat dikeluarkan

62 Aktiviti 8: Checklist Audit

63 Aktiviti 9: Log Pembelajaran

64

65