DASAR PEMBELIAN BAHAN MONOGRAF, BAHAN-BAHAN BERCETAK DAN BUKAN BERCETAK

Transcription

1 DASAR PEMBELIAN BAHAN MONOGRAF, BAHAN-BAHAN BERCETAK DAN BUKAN BERCETAK 1. LATARBELAKANG 1.1 Dasar pembelian bahan-bahan bercetak dan bukan bercetak disediakan bagi memenuhi keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan Universiti Pendidikan Sultan Idris pada masa kini dan juga keperluan fakulti dan program baru yang bakal diadakan di masa-masa akan datang. 2. SKOP Dasar ini merangkumi semua aktiviti yang berkaitan dengan perolehan monograf, bahan-bahan bercetak lain dan bukan bercetak secara pembelian termasuk Malaysiana dan bukan Malaysiana. 3. OBJEKTIF Objektif utama dasar ini ialah memastikan :- 3.1 pengesanan dan pembelian semua bahan monograf, bercetak dan bukan bercetak yang berkaitan dengan program akademik dan aktiviti yang dijalankan oleh UPSI. 3.2 pengesanan dan pembelian secara terpilih bahan monograf, bahan becetak dan bukan bercetak sebagai wahana ilmu pengetahuan yang merangkumi segala khazanah pemikiran, keintelektualan, keilmuan dan penulisan bagi peningkatan minda. 3.3 pengesanan dan pembelian secara terpilih segala bahan monograf, bahanbahan bercetak dan bukan bercetak bagi memenuhi keperluan maklumat bagi menyokong program pembelajaran, pengajaran dan aktiviti penyelidikan Universiti Pendidikan Sultan Idris.

2 2 4. STRATEGI 4.1 Memperkukuhkan koleksi dalam pelbagai format bercetak dan bukan bercetak melalui pengesanan dan pembelian. 4.2 Mengemaskini dan memperkukuhkan koleksi dalam pelbagai bidang perkara yang bercorak keilmuan dan penyelidikan terutama dalam bidang pendidikan yang berkaitan dengan bahasa, kesusasteraan, sains sosial, kesenian, muzik, sukan, sains kognitif dan pembangunan manusia, sains dan teknologi maklumat secara pengesanan, pemilihan dan pembelian. 4.3 Menjalin perikatan strategik di kalangan pusat penyelidikan Universiti di dalam dan luar negara, penerbitan dan pengedar serta orang perseorangan bagi tujuan pengesanan dan perolehan bahan dalam bidang pendidikan. 4.4 Mengadakan perkongsian sumber maklumat di kalangan perpustakaan akademik untuk mengurangkan pertindihan pembelian. 4.5 Melaksanakan pasaran bahan perpustakaan secara elektronik di mana sesuai. 5. DEFINASI 5.1 Monograf Monograf adalah terdiri daripada buku atau terbitan yang khusus tentang sesuatu perkara atau beberapa kelas perkara, kadangkala dikeluarkan dalam beberapa jilid khas, terbitan tidak berkala termasuk siri monograf.

3 3 5.2 Bahan bercetak Semua bahan bercetak termasuk peta, poster, carta, risalah, gambar (lukisan, lakaran, foto), kad imbasan dan skor muzik. (i) Peta Gambaran berlakar tentang permukaan bumi atau sebahagiannya yang menggambarkan ciri-ciri sesuatu kawasan itu seperti sempadan geografi, sejarah, politik, ekonomi, budaya dan sebagainya. (ii) Poster Sekeping kertas yang tertera dengan gambar dan lain-lain keterangan tentang sesuatu. 1 (iii) Carta Paparan yang mengandungi atau yang memberikan keterangan tentang hal atau kedudukan tertentu (misalnya mengenai iklim, kedudukan dan perkembangan perniagaan, struktur organisasi, prestasi kerja, dan lain-lain) dalam bentuk gambarajah (graf, jadual, dan lain-lain). 2 (iv) Risalah Bahan dalam bentuk beberapa lembaran kertas sama ada diketip, dijahit atau dijilid ringkas yang mempunyai keterangan tentang sesuatu perkara. 1 Ensaiklopedia Malaysiana, 1994 Kamus Malaysiana Jld. 14. Ms Ensaiklopedia Malaysiana, Kamus Malaysiana Jil. 3. Ms. 205

4 4 (v) Pamphlet A non/periodical publication of at least five but not more than 48 pages exclusive of the cover pages. It usually has an independent entity, not being a serial, but it may be one of a series of publication having a similarity of format or subject matter. 3 (vi) Gambar (lukisan, lakaran, foto) Bahan berita bergambar yang memberi pengesahan sebagai bukit kepada kejadian, kenyataan atau acara yang telah dikendalikan dalam bentuk gambar foto atau lukisan. (vii) Skor Muzik Kertas yang mengandungi manuskrip muzik. (viii) Kad imbasan Kepingan kertas yang agak tebal dan keras (biasanya berbentuk empat persegi) yang menunjukkan elemen melihat kembali dalam fikiran atau membayangkan sesuatu. 5.3 Bahan Malaysiana Bahan Malaysiana adalah semua sumber perpustakaan yang diterbitkan di Malaysia dan/atau semua sumber perpustakaan mengenai Malaysia yang diterbitkan di luar Malaysia dan/atau yang dihasilkan oleh warganegara Malaysia tidak mengira bentuk, bahasa, skrip atau tarikh dihasilkan. 3 Prytherch, Ray. Harrod s Librarian Glossary and Reference Work. 8 th. Ed. Enbland: Gower, 1995

5 5 5.4 Nadir Malaysiana Buku yang berharga jarang ditemui dan amat bernilai dan sukar diperolehi di pasaran. Biasanya bila didapati, diperolehi dengan harga yang tinggi. Termasuk dalam kategori nadir Malaysiana adalah salah satu atau kesemua perkara yang berikut :- (i) (ii) (iii) (iv) bahan yang diterbitkan sebelum tahun 1930 dan/atau yang sukar diperolehi di dalam negara. terbitan-terbitan cetakan lama yang berkaitan dengan Malaysia (ini termasuk Malaya, Persekutuan Tanah Melayu, Kepulauan Melayu dan Straits Settlements dan Alam Melayu). Terbitan lama karangan penulis dan penyelidik Melayu/Malaysia. Terbitan lama karangan penulis dan penyelidik yang berada di luar negara dalam pelbagai bahasa yang berkaitan dengan Malaysiana. 5.5 Bukan Malaysiana Bukan Malaysiana ialah sumber perpustakaan yang diterbitkan di luar Malaysia yang tiada kaitan dengan Malaysia atau bukan dihasilkan oleh Warganegara Malaysia tetapi memenuhi keperluan pembaca. 5.6 Nadir Umum A book so old, scare or difficult to find that it seldom appears in the book markets. Among rare books may be included, incunabula, sixteenth to eighteenth century imprints, first edition, limited and deluxe editions, specially illustrated editions, books in fine bindings, unique copies, book of interest for their associations (local, regional, subject etc). 4 4 Prytherch, Ray. Librarian s Glossary and Reference Work. 8 th ed. England: Gowen Brownstone, David M. Dictionary of Publishing. New York: Van Nostrand Reinhold, 1982

6 6 Scare, prized and valuable books that are seldom available for acquisiiton and then when available sell for high prices. 5 Termasuk dalam kategori nadir umum adalah salah satu atau kesemua yang berikut : Bahan terbitan sebelum tahun 1950 dan/atau yang sukar diperolehi ataupun sudah habis cetakan. 5.7 Bahan bukan bercetak/sumber Media Bahan sumber media adalah meliputi :- (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) (xiv) (xv) mikrofom filem sinematograf piring hitam rakaman video & audio media elektronik yang lain slaid lutsinar filmstrip disket cakera padat multimedia CD-ROM pita red filem gulung cakera video/laser multimedia kit

7 7 5.8 Peringkat Pemilihan Bahan Monograf, bahan bercetak dan bahan bukan bercetak (i) komprehensif - menyeluruh dalam bidang berkenaan (ii) terpilih - meliputi keseluruhan bidang untuk membolehkan penyelidikan terhad (iii) representatif - beberapa bahan untuk mewakili setiap bidang dan peringkat perkara berkenaan 6. GUNAPAKAI DASAR 6.1 Bagi perolehan bahan bacaan melalui pembelian bahan bacaan perpustakaan. 7. PEMBINAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN 7.1 Perpustakaan akan menggunapakai piawaian yang telah disediakan oleh Persatuan Perpustakaan Malaysia dan American Library Association (ALA) seperti berikut di dalam pembinaan koleksi : Standards for private university libraries (recommended for 5 years, ; to be reviewed in 2002) prepared by PERPUN (Persidangan Perpustakaan perpustakaan Universiti dan Negara) Sub-Committee on standards for Private University and college Libraries published by Persatuan Perpustakaan Malaysia, American Library Association (ALA) Collection Level Codes (1979).

8 8 8. PENGESANAN/PEMILIHAN Pengesanan/pemilihan monograf, bahan bercetak dan bukan bercetak :- (i) Memastikan semua monograf, bahan bercetak dan bukan bercetak terbitan dalam dan luar negara dalam bidang yang berkaitan dengan program akademik serta pengajaran, pembelajaran serta penyelidikan anjuran UPSI diperolehi secara komprehensif. (ii) Memastikan semua karya rujukan umum diperolehi bagi menyokong keperluan rujukan dan perujukan negara. (iii) Memantapkan koleksi perpustakaan dalam pelbagai bidang perkara berdasarkan nilai kesarjanaan, penyelidikan, keperluan maklumat dan rujukan semasa. (iv) Memperkaya dan menyokong pembinaan minda serta proses pendidikan sepanjang hayat. 9. KRITERIA PEMILIHAN 9.1 Terdapat kriteria-kriteria yang perlu diambil perhatian dalam membuat pemilihan dan di antaranya ialah :- (i) terbitan dalam dan luar negara yang berkaitan dengan program/kursus akademik Universiti. (ii) mengutamakan bahasa Melayu dan bahasa Inggeris daripada bahasabahasa lain sekiranya terdapat pelbagai bahasa. (iii) sesuai untuk kegunaan para pelajar, pensyarah dan kakitangan Universiti. (iv) kredibiliti pengarang dalam bidang berkenaan. (v) sesuai dengan keperluan penyelidikan para pelajar, pensyarah dan kakitangan Universiti.

9 9 (vi) berpotensi dan sesuai untuk kegunaan satu atau lebih program yang terdapat di Universiti. (vii) koleksi bagi bidang perkara yang masih lemah/kurang. (viii) Bahan yang mempunyai nilai yang tinggi, tahan lama dan sesuai serta bertepatan dengan aliran masa. (ix) Penerbitan yang berwibawa dan profesional. (x) Persembahan, gaya dan kejelasan (clarity). (xi) Mempunyai kualiti yang baik dan mencapai standard seperti bahan yang ditulis dengan terperinci, logik, indeks yang tepat, mempunyai bibliografi, nota kaki, nota hujungan serta ilustasi yang sesuai dengan kehendak perkara. (xii) Kualiti teknikal dan fizikal kertas, tipografi, rekaan, saiz, jilidan, bersifat tahan lama. (xiii) Harga dan kualiti penerbitan yang berpatutan. (xiv) Karya besar terjemahan terutama yang terdapat di Asean. (xv) Kandungan yang bernas, bernilai penyelidikan dan keilmuan. (xvi) Karya-karya agong dalam peradaban manusia. (xvii) Terbitan terkini dalam pelbagai disiplin ilmu persefahaman. (xviii) Karya yang menerima anugerah dalam pelbagai bidang. 9.2 Pemilihan Karya Rujukan (i) Kamus Bagi keperluan rujukan, perpustakaan perlu memiliki kamus representatif dalam pelbagai bahasa Melayu dan Inggeris yang lengkap. Termasuk dalam kategori kamus ialah tesauri, kosa kata, kamus sinonim dan kamus kanak-kanak.

10 10 (ii) Kamus Bahasa Kamus yang berkaitan dengan segala hal kebahasaan khususnya yang berkaitan dengan bahasa-bahasa utama di Malaysia termasuk juga dalam kategori ini ialah Dwi-Bahasa dan kamus Tri-Bahasa. (iii) Direktori/Buku Panduan Bahan ini perlu diperolehi secara terpilih berdasarkan kepentingan semasa dalam pelbagai bidang seperti direktori persatuan, syarikat dan direktori profesional dan komersil termasuk buku panduan (handbooks/manuals). (iv) Ensiklopedia Koleksi ensiklopedia utama yang popular dan lengkap dalam pelbagai bidang perkara bagi keperluan rujukan perlu diperolehi. Ensiklopedia perlu dikemaskini selepas lima tahun sekiranya terdapat edisi pembaharuan atau sekiranya terdapat banyak perubahan isi kandungan. (v) Biografi Biografi kebangsaan dan antarabangsa yang menyeluruh sebagai sumber maklumat rujukan penting terhadap peranan dan pengaruh individu dalam sesuatu bidang dan sesebuah negara bagi memenuhi keperluan rujukan.

11 Pemilihan Berdasarkan Format (i) Kulit keras (hardback) Pemilihan monograf haruslah mengutamakan buku yang berkulit keras (hardback) sekiranya terdapat dalam dua jenis kulit khususnya bagi bahan ilmiah dan penyelidikan, koleksi kekal dan berpanjangan. Walau bagaimanapun, buku rujukan yang hanya terdapat dalam kulit nipis sahaja juga dibeli sekiranya judulnya sesuai untuk perolehan. Walau bagaimanapun, jika pembelian melibatkan lebih daripada 1 naskah, pembelian kulit keras hanya terhad kepada 1 naskah manakala naskah selebihnya dalam kulit nipis. (ii) Kulit nipis (paperback) Buku kulit kertas seperti novel perlu dibeli bagi keperluan pembacaan ringan dan tidak bersifat kekal. Buku-buku ini sentiasa berganti dengan judul-judul baru, semasa dan popular. (iii) Buku teks Buku teks pengajian tinggi akan diperolehi dalam semua bidang yang berkaitan dengan program akademik anjuran UPSI, program penyelidikan, pembelajaran dan pengajaran serta aktiviti Universiti.

12 12 (iv) Risalah, pamplet, brosur, peta, poster dan sebagainya Risalah, pamplet atau brosur dan sebagainya yang terkini dalam semua bidang perkara terutama yang diterbitkan oleh Kementerian Pendidikan, UPSI, universiti-universiti tempatan dan luar negeri serta badan-badan lain yang ada hubungan dengan UPSI secara langsung atau tidak langsung. (v) Tesis & Disertasi Semua tesis dan disertasi pelajar dan pegawai akademik UPSI akan diperolehi secara pembelian atau sumbangan. Tesis dan disertasi yang dijual sama ada dalam bentuk buku atau mikroform/mikrofilem terbitan luar negara turut dibeli jika berkaitan dengan bidang akademik. (vi) Skor muzik Skor muzik akan dibeli sekiranya ia mengandungi nilai keilmuan serta yang dicadangkan oleh Fakulti Muzik. (vii) Bahan-bahan dalam bentuk sumber elektronik Mana-mana bahan bercetak dan berjilid termasuk ensaiklopedia dan direktori akan diberi keutamaan perolehan dalam bentuk CD-ROM atau media elektronik.

13 13 (viii) Terbitan Bersiri Terbitan secara berkala iaitu jurnal, majalah, akhbar, memoir, proceedings, laporan, akta dan warta kerajaan di dalam bidang yang berkaitan dengan program akademik Fakulti Universiti akan diperolehi dalam bentuk hard copy dan jika ada yang diterbitkan dalam bentuk elektronik, keutamaan akan diberi dalam bentuk elektronik. (ix) Bahan bukan bercetak/media Bahan bukan bercetak atau media seperti pita video, kaset audio, filem, slaid, filmstrip, piring hitam, cakera padat, mikrofilem, mikrofis dan sebagainya akan diperolehi mengikut program akademik fakulti. 9.4 Jenis koleksi dan bilangan naskah Jenis koleksi serta jumlah bilangan naskah yang dibeli bergantung kepada peruntukan tahunan yang diperolehi. Secara umum, berikut adalah jenis koleksi dan bilangan jumlah naskah yang akan dibeli : Buku Teks/Monograf (a) Buku biasa/umum 1 3 naskah bagi buku biasa/umum.

14 14 (b) Buku dalan senarai bacaan pensyarah 3-10 naskah bagi buku yang disenaraikan dalam senarai pensyarah bacaan terutama buku dalam Bahasa Malaysia. Jumlah ini bergantung kepada cadangan dari pensyarah dan peruntukan yang diberi pada tahun kewangan. Jumlah saiz akan berubah mengikut perubahan dan saiz Universiti. 3 naskah akan diletakkan di koleksi tanda merah Koleksi Rujukan 1 naskah bagi koleksi rujukan seperti ensaiklopedia, kamus, handbook, indeks, abstrak, direktori dan sebagainya Fiksyen (i) 1 naskah bagi koleksi asas novel, karya klasik dan separa klasik berkaitan dengan Kesusasteraan Melayu yang tidak termasuk dalam program/subjek yang ditawarkan. (ii) Karya-karya penulis anugerah kesusasteraan seperti Anugerah Sastera Negara dan SEA Writers Award akan turut diperolehi Terbitan Bersiri (i) Judul jurnal yang akan dilanggan serta jumlah judul berdasarkan kepada cadangan oleh Dekan Fakulti untuk tujuan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan.

15 15 (ii) Jurnal secara online akan turut dilanggan jika ada peruntukan yang cukup serta diperlukan oleh Fakulti. (iii) Judul jurnal yang terdapat dalam pangkalan data komersil yang dilanggan tidak akan dilanggan dalam bentuk hard copy Tesis/Disertasi/Laporan Projek (i) (ii) 1 naskah Tesis/Disertasi/Laporan Projek pelajar UPSI akan turut diperolehi secara sumbangan. 1 naskah tesis/disertasi dalam bentuk buku atau dalam mikrofilem turut dibeli jika berkaitan dengan bidang program Universiti Koleksi Karya Anak Kandung dan Terbitan SITC Bahan penulisan anak kandung dan penerbitan SITC seperti laporan, artikel projek, cenderamata, Bayu dan lain-lain akan turut diperolehi secara sumbangan atau pembelian dari orang perseorangan Koleksi Arkib Universiti Semua penerbitan UPSI seperti buku cenderamata, buku panduan, buku teks, laporan, terbitan ilmiah, brosur, gambar foto, kertas persidangan, seminar dan sebagainya sekurangkurangnya 1 naskah setiap penerbitan diperolehi secara sumbangan atau pembelian terutama bagi buku teks karangan pensyarah atau bakal pensyarah UPSI.

16 Koleksi Suratkhabar Suratkhabar yang dilanggan adalah seperti berikut :- (i) NST (ii) Star (iii) Berita Harian (iv) Utusan Malaysia (v) Mingguan Malaysia (vi) Harian Metro (vii) Tamil Nesan (viii) Sit Chew Jit Poh (ix) Kosmo 2 naskah setiap judul suratkhabar akan dibeli di mana 1 naskah untuk bahan bacaan umum sementara 1 naskah lagi untuk keratan akhbar Koleksi Media/Bahan Pandang-Dengar 1 naskah bahan pandang-dengar/koleksi media dalam bidang perkara yang dicadangkan oleh Fakulti akan dibeli. Tajuk dalam bidang umum atau lain yang dianggap perlu akan juga diperolehi jika dianggap penting sebagai bahan rujukan Koleksi Peta Peta topografi serta yang berkaitan dengan Malaysia akan dibeli sekurang-kurangnya sebanyak 1 naskah bergantung kepada keperluan fakulti.

17 Koleksi Dokumen Koleksi dokumen dalam bentuk laporan, terbitan bersiri (termasuk laporan tahunan, surat berita jabatan/agensi), risalah, laporan kajian/penyiasatan dan laporan perangkaan akan turut diperolehi sekurang-kurangnya 1 naskah bagi setiap judul. Bahan yang akan dibina adalah seperti berikut :- (i) Terbitan Kerajaan Malaysia (peringkat Kementerian/Jabatan) (ii) Terbitan Kerajaan Negeri (iii) Terbitan Badan berkanun di Malaysia (iv) Terbitan Bangsa-Bangsa Bersatu dan agensinya (v) Terbitan Kerajaan Negara ASEAN (vi) Terbitan Kerajaan Asing (tertentu) (vii) Terbitan OECD (Organization for Economic Co-operation and Development) (viii) Terbitan Perbadanan Antarabangsa (Intergovernmental bodies) (ix) Terbitan Rand Corporation, sebuah institusi swasta yang menerbitkan laporan, kertas kerja, nota dan lain-lain untuk penyelidikan Koleksi Nadir & Manuskrip Melayu Bahan-bahan nadir terutama Nadir Malaysiana dan Manuskrip Melayu dalam bidang Sains Sosial dan Pembangunan Manusia akan diperolehi untuk menyokong penyelidikan dan kajian pembelian bahan nadir perlu mendapatkan kelulusan dari Jawatankuasa Perpustakaan yang kemudian dibawa ke Jawatankuasa Kewangan untuk kelulusan pembaca.

18 Kertas Persidangan, Seminar, bengkel dan sebagainya (i) 1 set kertas Kerja Persidangan/Seminar/Bengkel anjuran UPSI perlu diperolehi secara pembelian/ sumbangan. (ii) 1 naskah bagi setiap judul kertas kerja persidangan, seminar bengkel yang ada kaitan dengan program akademik anjuran Fakulti akan terus diperolehi Kertas Peperiksaan Sebanyak 1 naskah bagi setiap judul kertas peperiksaan semua program/mata pelajaran yang lepas akan diperolehi untuk rujukan pelajar Pemilihan judul mengikut program Pemilihan judul bahan adalah mengikut program seperti berikut yang ditawarkan oleh setiap Fakulti di Universiti. Pemilihan jurnal bagaimanapun bergantung kepada program yang bakal ditawarkan oleh Universiti di masa-masa akan datang Pemilihan Jadual Mengikut Perkara Pemilihan jadual mengikut perkara adalah berdasarkan Library of Congres Clasifiction (LCC). Sistem ini digunakan oleh semua perpustakaan akademik. A - General Works B - Philosopy, Psycology, Religion C - Auxiliary Sceiences of History D - History: General and Old World E - History: America F - History: America

19 19 G - Geography, Antropology, Recreation H - Social Science J - Political Sciene K - Law L - Education M - Music and Books on Music N - Fine Arts P - Language and Literature Q - Science R - Medicine S - Agriculture T - Technology U - Military Science V - Naval Science Z - Bibliograpy, library science, information resources (general) 10. TANGGUNGJAWAB PEMILIHAN DAN PEMBELIAN (i) Semua Pegawai Ikhtisas perlu melaksanakan pemilihan dan pembelian bahan perpustakaan mengikut dasar yang ditetapkan. (ii) Pandangan dan cadangan perolehan dari Dekan, Pensyarah, pelajar dan kakitangan akademik dan bukan akademik dalam pelbagai bidang perkara perlu diambilkira. (iii) Pustakawan Bahagian Perolehan dipertanggungjawabkan untuk menyelaras dan melaksanakan perolehan cadangan judul-judul yang dipilih.

20 20 (iv) Pustakawan Bahagian Perolehan perlu memastikan proses perolehan dilakukan secara berterusan supaya bahan yang diperlukan sentiasa mencukupi dan terkini untuk memenuhi keperluan maklumat, rujukan dan penyelidikan mengikut peruntukan kewangan yang disediakan. (v) Jika jurnal yang dicadangkan dianggap terlalu mahal dan hanya menjurus kepada keperluan seorang pengguna sahaja, perpustakaan mungkin akan meminjam bahan tersebut dari perpustakaan lain untuk rujukan pengguna berkenaan. (vi) Jumlah naskah yang akan dibeli berdasarkan cadangan dari kakitangan akademik bergantung kepada jumlah peruntukan tahunan yang diperolehi oleh perpustakaan dan keputusan Jawatankuasa Perpustakaan. 11. BAHASA (i) (ii) Bahan bacaan dalam Bahasa Malaysia dan diberi keutamaan terutama bahan terbitan tempatan. Bahan bacaan dalan Bahasa Inggeris akan turut dibeli terutama dalam bidang perkara di mana terbitan bahan kebanyakannya adalah dalam Bahasa Inggeris. (iii) Bahan bacaan dalam bahasa asing akan dibeli bergantung kepada keperluan Fakulti dan program yang dianjurkan memerlukan bahasa tersebut.

21 PESANAN (i) Bagi terbitan monograf luar negara pesanan dihantar kepada pembekal pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang (Bahan Bacaan) selaras dengan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Bil. 4 Tahun Pembekalan, Penghantaran dan Penyerahan Buku- Buku Cetakan dan Terbitan Luar Negara kepada semua Agensi Kerajaan di Seluruh Semenanjung Malaysia. (ii) Terbitan dalam negara boleh dipesan melalui mana-mana pembekal yang memberi perkhidmatan yang baik serta berdaftar dengan Kementerian Kewangan. (iii) Pesanan secara elektronik perlu dilakukan mengikut keadaan. 13. PROSES PEMBELIAN Segala pembelian bahan bercetak dan bukan bercetak perlu mengikut Pekeliling Kontrak Perbendaharaan. Berpandukan kepada prosedur pembelian yang dipraktikkan oleh kebanyakan perpustakaan universiti tempatan, berikut adalah proses pembelian bahan yang dilakukan oleh Perpustakaan UPSI. (i) Pustakawan menghubungi penerbit dan pembekal buku untuk mendapatkan katalog penerbit yang terkini dalam bidang perkara yang berkaitan dengan program Universiti. (ii) Katalog penerbit diedarkan kepada pensyarah untuk pilihan/cadangan.

22 22 (iii) Katalog penerbit yang diterima semula dari pensyarah disemak dengan katalog induk untuk mengelakkan duplicate. (iv) Setelah sebutharga diterima, borang pesanan disediakan bersama Purschase Order (PO) untuk diberi kepada pembekal buku. (v) Pembekal hantar invois beserta bahan yang telah dibuat pesanan. (vi) Invois disemak dengan buku dan pesanan belian. (vii) Pembayaran invois bagi jurnal perlu dibuat terlebih dahulu sebelum bahan tersebut diterima. (viii) Invois akan dihantar ke Bahagian Bendahari untuk tindakan pembayaran. (ix) Pembayaran perlu dibuat mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan dan diproses dalam masa sebulan selepas bahan diterima. 14. POLISI PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL BAHAN PERPUSTAKAAN 14.1 Penilaian terhadap prestasi pembekal buku dari aspek seperti jumlah penerimaan buku yang dipesan serta tempoh pembekalan yang diambil, dapat membantu perpustakaan memilih pembekal yang efficient untuk membekal buku-buku terbitan luar negara yang memerlukan komitment yang serius. Selain dari itu, penilaian juga dibuat berdasarkan :- 1. Memberi perkhidmatan yang baik (i) Sebut harga berpatutan. (ii) Penghantaran bahan menepati sasaran masa. (iii) Kerap menghantar status pesanan dan maklumbalas mengenai masalah yang timbul.

23 23 (iv) (v) Kekerapan membawa katalog untuk pilihan Pustakawan. Kekerapan bertemu dengan pensyarah UPSI mengenai bidang perkara yang diperlukan. 2. Mempunyai reputasi yang baik dengan penerbit. 3. Berkemampuan dan mantap dari aspek kapital/model kewangan. Penerbit hanya akan membekal buku kepada pembekal yang mempunyai akaun dengan mereka sahaja. 4. Kekerapan wakil pemasar pembekal berjumpa dengan Pustakawan Bahagian Perolehan untuk membincangkan sebarang masalah yang timbul dari pembekalan buku dan lain-lain. 5. Sentiasa memenuhi sebarang syarat yang ditetapkan oleh UPSI dan bersedia bertolak ansur dengan sebarang perubahan sekiranya perlu. 16. TEMPOH PENGESAHAN PEMBEKALAN DAN TEMPOH PENYERAHAN 16.1 Kontraktor buku perlu memberi pengesahan tentang kesanggupan membekal buku dalam tempoh 6 minggu dari tarikh terima pesanan.

24 Bagi keadaan biasa, buku hendaklah diserahkan/dibekalkan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh pesanan Surat peringatan untuk bahan yang gagal dibekalkan dalam tempoh yang telah ditetapkan Tempoh surat peringatan pertama sebulan dari tarikh sebenar Tempoh surat peringatan kedua dua minggu dari tarikh surat peringatan pertama Tempoh surat peringatan ketiga dua minggu dari tarikh surat peringatan kedua Surat pembatalan pesanan akan dikeluarkan secara rasmi sekiranya masih tiada tindakan yang diambil oleh pembekal Bagi keadaan luar biasa, tempoh penyerahan adalah mengikut persetujuan bersama kontraktor dan UPSI. 17. KEADAAN PERTUMBUHAN SAIZ KOLEKSI 17.1 Memastikan saiz koleksi adalah bersesuaian dengan program/kursus yang ditawarkan serta jumlah pelajar. Standard yang disyorkan oleh PERPUN:- Jumlah Pelajar Naskah Koleksi < , ,000 40, ,001

25 25 Formula n x v x t n = jumlah pelajar v = jumlah vol/student = 12 t = jumlah minima tempoh tahun pengajian bagi 1 kursus 17.2 Kadar Pertumbuhan Tahunan Berusaha mencapai pertumbuhan tahunan sebanyak 5% dari jumlah koleksi jika jumlah tersebut kurang dari 20,000 koleksi asas Kadar pertumbuhan harus mengambil kira kursus baru yang diperkenalkan, penerbitan edisi terbaru, penerbitan buku baru dan penambahan bilangan pelajar.

26 KEMASKINIAN DASAR Dasar ini perlu dikemaskini dari masa ke semasa mengikut perubahan objektif Universiti, keperluan maklumat dan ketersediaan bahan serta kekukuhan pengkhususan koleksi perpustakaan akademik tempatan. 19. TARIKH KUATKUASA Dasar Pembelian bahan bercetak dan Bukan Bercetak akan berkuatkuasa mulai 01hb. Januari Diluluskan oleh :- (ZAHARIAH MOHAMED SHAHAROON) Ketua Pustakawan Universiti Pendidikan Sultan Idris Tarikh kemaskini: 28 Disember 2008