Príručka používateľa elektronickej pošty

Transcription

1 Projekt Ministerstva školstva Slovenskej republiky Zvoní na mail Príručka používateľa elektronickej pošty Mobilné zariadenia Strana 1

2 Obsah Úvod... 3 Spoločné informácie... 3 Prihlasovacie meno... 3 Heslo ové adresy a adresár... 3 Distribučné zoznamy... 4 Identifikácia distribučného zoznamu... 5 Pripojenie k poštovej schránke pomocou mobilného zariadenia... 7 Pripojenie mobilného zariadenia k poštovému serveru Exchange... 8 Šepkár Aké sú obmedzenia mojej poštovej schránky? Pokúšam sa odoslať správu distribučnému zoznamu a nedarí sa mi. Prečo? Strana 2

3 Úvod Vážená pani učiteľka, vážený pán učiteľ, práve ste si otvorili príručku, ktorá Vás bude sprevádzať stránkami pilotného projektu MŠ SR Zvoní na mail. Obsahuje stručný návod na používanie elektronickej pošty pre prihlásených pedagogických pracovníkov na Slovensku, o spôsoboch pripojenia sa do projektu a návod, ako pri pripojení postupovať. V príručke nájdete všetko, čo potrebujete na úspešný vstup do elektronickej komunikácie, ktorá Vám uľahčí prácu a poskytne Vám nové možnosti získavania potrebných informácií. Veríme, že projekt Zvoní na mail odzvoní starým časom nepraktickej, pomalej a zastaranej komunikácie medzi pedagogickými pracovníkmi na celom Slovensku. Spoločné informácie Každému užívateľovi elektronickej pošty budú doručené v zalepenej obálke tri údaje: jeho ová adresa v systéme elektronickej pošty, prihlasovacie meno do systému elektronickej pošty a úvodné heslo. Prihlasovacie meno Prihlasovacie meno do elektronickej pošty vyjadrujú znaky nezávislé od priezviska a mena používateľa. Príklad možného prihlasovacieho mena: ab Namiesto prihlasovacieho mena je možné použiť aj ovú adresu v systéme elektronickej pošty. [email protected] Heslo Prihlasovacie meno a heslo slúžia na prihlásenie sa do poštovej schránky. Z tohto dôvodu nie je vhodné zverejniť prihlasovacie meno a heslo inej osobe alebo nechať prihlasovacie údaje na voľne dostupnom mieste. ové adresy a adresár V súlade s 24 Výnosu Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. septembra 2008 č. MF/013261/ o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy bude tvar ových adries: Strana 3

4 ová adresa je užívateľovi pridelená automatizovaným systémom a nie je možné ju meniť (okrem prípadu zmeny rodinného stavu). V prípade duplicity bude za priezviskom uvedené poradové číslo [email protected], [email protected]... V adresári (adresár môžete používať na vyhľadanie a výber mien a distribučných zoznamov pri adresovaní ových správ) budú záznamy v tvare Priezvisko, Meno. Prípadne Meno-Stredné[email protected]. Napríklad Anna Mária Hronská bude mať ovú adresu [email protected] a jej adresa v adresári sa bude zobrazovať ako Hronská, Anna Mária. V prípade dvoch priezvisk - Meno.Priezvisko#1- Priezvisko#[email protected]. Napríklad Martine Aknaine Loke bude mať ovú adresu [email protected] a jej adresa v adresári sa bude zobrazovať ako Aknaine Loke, Martine. ové adresy v odchádzajúcich ových správach budú zobrazované v tvare [email protected], napriek tomu, že do systému elektronickej pošty sa prihlasujeme odlišnou formou prihlasovacieho mena, napríklad ac Namiesto prihlasovacieho mena môžete použiť aj vašu ovú adresu v systéme elektronickej pošty. Distribučné zoznamy Distribučný zoznam tvorí skupina ových adries a slúži na uľahčenie posielania správ skupinám ľudí. Distribučné zoznamy sú vytvárané správcom systému. Aktuálny zoznam distribučných zoznamov spolu s popisom bude dostupný na portáli ( Správa odoslaná distribučnému zoznamu bude doručená všetkým členom uvedeným v tomto distribučnom zozname. Strana 4

5 Identifikácia distribučného zoznamu V našom poštovom prostredí rozlišujeme 6 základných typov distribučných zoznamov. Začiatočné písmeno distribučného zoznamu (identifikátor - A, E, O, P, S, V) slúži na zjednodušenie hľadania príslušného zoznamu v rozsiahlom adresári. A-(Akcie)- Distribučné zoznamy tohto typu vyplývajú najmä z krátkodobých potrieb na distribučné vznikajúce na rôznych úrovniach (organizácia regionálneho volejbalového zápasu, organizácia školského plesu v danom meste, organizácia recitačnej súťaže...), E-(Externý)- Distribučné skupiny externých kontaktov (dodávatelia rôzneho druhu, ministerstvá, iné štátne i neštátne organizácie...), O-(Organizácia)- Distribučné skupiny v PRO organizáciách rezortu a Krajských školských úradoch, P-(Projekt)- Distribučné skupiny adresujúce pracovníkov zúčastnených na projektoch jednotlivých škôl, MŠSR, alebo PRO organizácií (dlhodobejšie využitie skupín ako v prípade Akcie ), S-(Škola)- Distribučné skupiny pracovníkov na samotných školách, V-(Všetci)- Distribučné skupiny adresujúce pracovníkov naprieč celým rezortom (podľa pracovného zaradenia a vyučovaného odboru, predmetu, aprobácie...), tento typ skupín umožní flexibilne adresovať používateľov na základe údajov z registrov (po ich vytvorení). Napríklad meno distribučnej skupiny typu V-(Všetci) má nasledujúcu štruktúru: Identifikátor (V), Pracovné zaradenie (nepovinné), Bližšie geografické určenie (nepovinné), Študijný odbor, predmet; druh športu. (nepovinné), Druh a stupeň školy (nepovinné). Príklady názvov distribučných skupín: Oddeľovačom medzi jednotlivými atribútmi je znak - (pomlčka). V-Učitelia = Všetci učitelia na Slovensku, Strana 5

6 V-Učitelia-PO-Biológia-2. stupeň ZŠ = Učitelia biológie na druhom stupni ZŠ na školách v Prešovskom kraji, V-Tréneri-Bratislava-Judo = Tréneri judo na bratislavských športových školách, V-Riaditelia škôl-sš = Riaditelia všetkých stredných škôl na Slovensku. Strana 6

7 Pripojenie k poštovej schránke pomocou mobilného zariadenia V časti Pripojenie mobilného zariadenia k poštovému serveru Exchange je použité mobilné zariadenie s nainštalovaným operačným systémom Windows Mobile 6.1. Na pripojenie k poštovej schránke sú podporované mobilné zariadenia s operačným systémom Windows Mobile 6.1, Windows Mobile 6.5 a zariadenia s nainštalovanou súčasťou ActiveSync. Mobilné zariadenia BlackBerry podporované nie sú. Predpoklady na pripojenie mobilného zariadenia k poštovému serveru Exchange je nakonfigurované zariadenie a funkčné pripojenie na internet. Overenie pripojenia mobilného zariadenia na internet: Klikneme na tlačidlo >Start a z menu vyberieme možnosť Internet Explorer. Do vyhľadávacieho poľa zadáme internetovú adresu (napríklad Ak sa zobrazí obsah internetovej stránky, spojenie na internet je funkčné. Obr. 1 Overenie pripojenia na internet Strana 7

8 Pripojenie mobilného zariadenia k poštovému serveru Exchange Pripojenie mobilného zariadenia k poštovému serveru pozostáva z nasledovných krokov: 1. Po overení funkčnosti spojenia na internet klikneme na mobilnom zariadení na tlačidlo >Start a z menu vyberieme možnosť Messaging. Obr. 2 Hlavné menu 2. Vyberieme Setup Obr. 3 Vytvorenie nového účtu Strana 8

9 3. Do poľa address zadáme ovú adresu, do poľa Password zadáme heslo, Stlačíme tlačidlo >Next, Obr. 4 setup 4. Zobrazí s okno Try to get settings automatically. Stlačíme tlačidlo >Next. Obr. 5 Try to get settings automatically 5. V roletovom menu Your provider vyberieme Exchange server. Stlačíme tlačidlo >Next. Prebehne pokus o automatické pripojenie k poštovému serveru. Strana 9

10 Obr. 6 provider 6. Ak automatické pripojenie neprebehne úspešne, zobrazí sa okno Outlook with Exchange, Stlačíme tlačidlo >Next, Obr. 7 Outlook with Exchange 7. Do poľa address zadáme ovú adresu, Stlačíme tlačidlo >Next. Strana 10

11 Obr. 8 Enter Address 8. Do poľa Server address zadáme outlook.iedu.sk, Ponecháme označenú voľbu This server requires an encrypted (SSL) connection, Stlačíme tlačidlo >Next. Obr. 9 Edit Server Settings 9. Do poľa User name zadáme prihlasovacie meno, ktoré sme dostali v obálke. Ak je pole vyplnené, overíme jeho správnosť, Strana 11

12 Do poľa Password zadáme heslo (ak je pole vyplnené, obsah nemusíme meniť), Do poľa Domain zadáme DC, Možnosť Save password necháme označenú, Stlačíme tlačidlo >Next. Obr. 10 User Information 10. Vyberieme položky, ktoré chceme synchronizovať, Predvolené na synchronizáciu sú všetky: Contact, Calendar, , Tasks, Stlačíme tlačidlo >Finish. Strana 12

13 Obr. 11 Choose data you want to synchronize: 11. Zobrazí sa okno ActiveSync, Stlačíme tlačidlo >OK. Obr. 12 ActiveSync Strana 13

14 12. Prebehne synchronizácia medzi poštovým serverom a mobilným zariadením. Synchronizácia je ukončená ak sa v okne zobrazí: Microsoft Exchange Connected. Stlačením X v hornom rohu zatvoríme okno. V okne Inbox vyberieme Menu>Send/Receive, Zobrazí sa okno Outlook so správami. Obr. 13 Outlook Strana 14

15 Šepkár Aké sú obmedzenia mojej poštovej schránky? Obmedzenia poštových schránok sú pre všetkých užívateľov nastavené rovnako: veľkosť poštovej schránky MB, pri priblížení sa limitu 90 MB užívateľ dostane ové upozornenie o blížiacom sa zaplnení schránky, pri dosiahnutí limitu 100 MB všetkých údajov v poštovej schránke nebude môcť užívateľ odosielať poštu, pri dosiahnutí limitu 120 MB všetkých údajov v poštovej schránke nebude môcť užívateľ prijímať nové správy. V prípade zaplnenia poštovej schránky si vymažeme správy najskôr: - v priečinku Nevyžiadaná pošta, - v ostatných používaných priečinkoch, - nakoniec v priečinku Odstránené položky. Pokúšam sa odoslať správu distribučnému zoznamu a nedarí sa mi. Prečo? Po odoslaní správy distribučnému zoznamu napríklad V-Riaditelia škôl (všetci riaditelia základných a stredných škôl na Slovensku) dostanem vzápätí nasledujúcu správu: Správu sa nepodarilo doručiť nasledujúcim príjemcom alebo distribučným zoznamom: V-Riaditelia škôl Politiky zabezpečenia zabránili doručeniu správy. Program Microsoft Exchange sa nepokúsi túto správu doručiť znova. Pokiaľ dostaneme takúto správu znamená to, že nemáme oprávnenie zasielať správy na adresu daného distribučného zoznamu. Strana 15