บทท 10 คณะว ศวกรรมศาสตร สาขาว ศวกรรมไฟฟ า มทร.ล านนา เขตพ นท เช ยงใหม

Transcription

1 222 จ ดประสงค การสอน ส วนประกอบต างๆ ของโปรแกรม การป อนและแก ไขข อม ลในเอกสาร การจ ดร ปแบบข อม ลในเอกสาร การสร างและจ ดร ปแบบตาราง การสร างและใช งานจดหมายเว ยน เน อหา 1. ส วนประกอบต างๆ ของโปรแกรม Microsoft Word โปรแกรมการพ มพ เอกสาร จดหมายท ม ผ ใช งานมากท ส ดในโลก จากค ายไมโครซอร ฟ (หน งในโปรแกรม Microsoft Office) ม การพ ฒนามาตลอดป จจ บ นถ ง เวอร ช น 97, 2002 และ XP ซ งโดยพ นฐานการใช งานแล วก ไม แตกต างก นมากน ก ความสามารถ หล ก ๆ ของโปรแกรมค อ การใช ส าหร บพ มพ เอกสารหร อจดหมายส าหร บเวอร ช นใหม ๆ ส วนใหญ จะเน นพ ฒนาให ม ความสามารถด านอ นเตอร เน ตเพ มข น และโดยเฉพาะการผสมผสานโปรแกรม ในช ด Office ให สามารถใช งานได สะดวกมากย งข น

2 พ นฐาน Microsoft Word 1.1 New, Open, Save and Close (สร าง เป ด บ นท ก และ ป ด) เร มใช งาน เพ ยงแค คล กไอคอน MS Word จากน นโปรแกรมจะเป ดเอกสารหน าแรกช อ Document1 ให อ ตโนม ต ท านสามารถ เร ยกค าส ง Save As เพ อบ นท กช อไฟล ใหม ได ท นท หร อถ า ต องการพ มพ ข อความต าง ๆ ก สามารถพ มพ ได เลย ส าหร บค าส งเบ องต นท ควรทราบม ด งน 1) เมน New (สร าง) - ใช ส าหร บเป ดเอกสารหน าว าง ๆ ใหม ถ าค ณคล กท ไอคอน New โปรแกรมจะเป ดหน าว าง ๆ ให แต ถ าค ณคล กท เมน File เล อก New ค ณจะเห นแบบฟอร มเอกสาร (Template) ซ งค ณสามารถสร างเพ มเต มได เองอ กด วย 2) เมน Open (เป ด) - ใช ส าหร บเป ดเอกสารเก า หร อเอกสารท เคยบ นท กไว แล ว เพ อน ามา แก ไข 3) เมน Save (บ นท ก) - ใช ส าหร บบ นท กเอกสาร ถ า Save as จะหมายถ งบ นท กในอ กช อ หน ง(ถ าเป ดไฟล ใหม การเร ยกค าส ง Save จะเป นการ Save as (บ นท กแฟ มเป น)ท กคร ง) 4) เมน Close (ป ด) - ใช ส าหร บป ดเอกสารป จจ บ นท ท างานอย (ถ าค ณพยายามป ดไฟล โดย ไม ได Save โปรแกรมจะแสดงหน าต างเต อนค ณว าย งม ไฟล ท ย งไม Save เพ อให ค ณกล บไป Save ก อน) 5) ค าส งบางค าส งสามารถคล กผ านไอคอนด งภาพต วอย างบางส วน ด านล างน แทนค าส ง New 5.2 แทนค าส ง Open 5.3 แทนค าส ง Save 5.4 แทนค าส ง Print 5.5 แทนค าส ง Print Preview (ด ผลงานก อนส งพ มพ )

3 Toolbars (แถบเคร องม อ) Toolbars ค อบาร ท ประกอบด วยไอคอนต าง ๆ ซ งช วยท าให การท างานสะดวก รวดเร ว ย งข น การใช งานส วนใหญ ก เพ ยงแต คล กข อความท ต องการเปล ยนแปลง จากน นคล กไอคอนค าส ง ท ต องการ - Standard Toolbars (มาตรฐาน) - Toolbars ท ใช ส าหร บเป ด ป ด และบ นท กไฟล เป นหล ก - Formatting Toolbars(จ ดร ปแบบ) - Toolbars ท ใช ส าหร บจ ดร ปแบบเอกสาร ต วอ กษร ต วหนา ต วเอ ยงเป นหล ก - Drawing Toolbars (ร ปวาด) - Toolbars ท ใช ส าหร บวาดเส น ตาราง วงกลม และเพ ม ส สรรให ก บเอกสารเป นหล ก ถ า Toolbars อ นใดอ นหน งขาดหายไป หร อต องการเพ ม Toolbars อ นๆ สามารถเข าไป เพ มเต มได ด งน

4 225 1) คล กเมน View (ม มมอง) 2) เล อกเมน ย อย Toolbars (แถบเคร องม อ) 3) คล กเล อกประเภทของ Toolbars ท ต องการ (ถ าม เคร องหมายถ กหน าช อ Toolbars ใด แสดงว าถ กแสดงท หน าจอแล ว) 2. การป อนและแก ไขข อม ลในเอกสาร 1) เป ดโปรแกรมใหม และพ มพ ข อความด งภาพ 2) คล มข อความท ต องการเปล ยนแปลง (คล กเมาส ค าง แล วลากจากซ ายไปขวา)ด งภาพ 3) คล กเล อกค าส งเปล ยนแปลงท ต องการ ด งภาพต วอย างบางส วน - 14 แทนขนาดของต วอ กษร ย งมากย งใหญ - B แทนค าส ง Bold ท าต วหนา - I แทน Italic แทนค าส งท าต วเอ ยง - U แทนค าส ง Underline ข ดเส นใต ต วอ กษร

5 226 4) ต วอย างภาพท เปล ยนแปลงโดยการท าต วอ กษรหนาข น (กดไอคอน B) 3. การจ ดร ปแบบข อม ลในเอกสาร 3.1 Formatting (จ ดร ปแบบ) หล งจากท เราม การพ มพ ข อม ลต าง ๆ ใน MS Word แล ว เราสามารถน าข อความเหล าน มา จ ดตกแต งใหม ได เช น ท าต วอ กษรหนา ข ดเส นใต ข อความท ต องการ หร อเปล ยนร ปแบบต วอ กษร ก สามารถท าได ส วน เทคน ค ในการตกแต งเอกสารท ส าค ญค อ ควรพ มพ ข อความให เร ยบร อยก อน จากน นจ งค อยน ามาตกแต งท หล ง (ไม เส ยเวลามาพ มพ ท ตกแต งท ) Formatting ค อ Toolbars ท ใช ส าหร บตกแต งเอกสาร แบบหน ง จากภาพ Cordia New หมายถ ง ร ปแบบต วอ กษร (Font), 14 หมายถ ง ขนาดของต วอ กษร เป นต น ส วนเร องการใช งาน : หล กท วไปของการตกแต งข อความ ค อ คล มข อความท ต องการ จากน นคล กเล อกค าส งท ต องการจะ เปล ยนแปลง เช น ท าต วหนา เปล ยนส ต วอ กษร เป นต น

6 Page Setup - การก นหน า ก นหล งของเอกสาร 1) คล กเมน File (แฟ ม) 2) เล อก Page Setup (ต งค าหน ากระดาษ) 3) คล กเล อกแทป Margins (ขอบกระดาษ) ด งภาพ 4) ปร บระยะตามต องการ (Gutter หมายถ งระยะด านข างของกระดาษ เผ อไว ส าหร บเย บเข าเล ม) - การปร บเอกสารจากแนวต ง มาแนวนอน 1) คล กเมน File (แฟ ม) 2) เล อก Page Setup (ต งค าหน ากระดาษ) 3) คล กเล อกแทป Paper size (ขนาดกระดาษ) ในช อง Orientation (การวางแนว) คล กเล อก Lanscape (แนวนอน) ด งภาพ

7 การแทรกภาพในเอกสาร เราสามารถน าร ปภาพจากแผ นซ ด ท วไป ภาพจากการสแกน หร อภาพจากต วโปรแกรมของ MS Office มาใส ในเอกสารของเรา เพ อให เก ดความสวยงามย งข น ซ งพอแบ งข นตอนการน าภาพมา ใส ได 2 ว ธ ด งน น าภาพจากภายในโปรแกรมมาใส 1) วางเคอร เซอร ในต าแหน งท ต องการใส ร ปภาพ 2) คล กเมน Insert (แทรก) คล ก Picutre (ร ปภาพ) 3) เล อก Clipart (ภาพต ดปะ) ด งภาพ 4) โปรแกรมจะเป ดหน าใหม ใหม ข นมา ด งภาพ

8 229 5) คล กเล อกประเภทของภาพ เล อกร ปภาพท ต องการ จากน นกดป ม Insert น าภาพจากภายนอกมาใส 1) วางเคอร เซอร ในต าแหน งท ต องการใส ร ปภาพ 2) คล กเมน Insert (แทรก) คล ก Picuture (ร ปภาพ) 3) เล อก From Filet (จากแฟ ม) ด งภาพ 3.4 การสร าง WordArt 4) ย ายไปย งต าแหน งท เก บ file ภาพ จากน นคล กป ม Insert (แทรก) WordArt เป นเคร องม อต วหน งของช ด MS Office ใช ส าหร บสร างต วอ กษรในแบบ สวย ๆ ในร ปแบบท ม การก าหนดแล ว สามารถใช งานได ท งภาษาไทยและภาษาอ งกฤษ การใช งานค อนข างง าย เราไม จ าเป นต องม ความร ทางด าน กราฟฟ ก ก สามารถสร างได

9 230 1) วางเคอร เซอร ในต าแหน งท ต องการใส ร ปภาพ 2) คล กเมน Insert (แทรก) 3) คล ก Picutre (ร ปภาพ) เล อก WordArt (ข อความศ ลป ) 4) ด บเบ ลคล กเล อกร ปภาพท ต องการ 5) จากน นให พ มพ ข อความท ต องการ ด งภาพ (ณ ต าแหน งน สามารถแก ไขขนาด และร ปแบบของต วอ กษรได ) 6) คล ก OK (ตกลง) เม อพ มพ ข อความเร ยบร อยแล ว จะได ด งภาพ 3.5 การกระโดดไปย งหน าเอกสารท ต องการอย างรวดเร ว 1) คล กเมน Edit (แก ไข) เล อกค าส ง Go To (ไปท ) 2) จะปรากฎหน าต าง Find and Replace (ค นหาและแทนท ) ให คล กท Go To (ไปท )

10 231 3) ท ช อง Go To what (ไปท อะไร) เล อกค าส ง Page (หน า) 4) พ มพ หมายเลขหน าท ต องการกระโดดไปหา 5) คล กป ม Go To (ไปท ) 6) จะกระโดดมาย งหน าท ต องการได อย างรวดเร ว จากน นคล กป ม Close เพ อป ด หน าต าง 3.6 ใส ภาพกราฟ กหร อภาพโลโก บนห วกระดาษ ถ าต องการแต งเต มส ส นให เอกสารม ล กษณะเฉพาะท สวยงาม ด งเช นการใส ภาพกราฟ ก หร อ ภาพโลโก บนห วกระดาษ ให ท าตามข นตอนด งน 1) คล กเมน View (ม มมอง) เล อกค าส ง Header and Footer (ห วกระดาษและท าย กระดาษ) (ป ด) 5 2) คล กเมน Insert (แทรก) เล อกค าส ง Picture (ร ปภาพ) 3) เล อกร ปภาพท ต องการ จากน นคล ก Insert (แทรก) 4) ร ปภาพท เล อกจะปรากฎอย ในกรอบ Header (ห วกระดาษ) 5) ท หน าต าง Header and Footer (ห วกระดาษ และท ายกระดาษ) ให คล กป ม Close 6) ท ห วกระดาษก จะปรากฎภาพกราฟ ก หร อภาพโลโก ตามท ต องการ

11 ก าหนดค าให WORD ก ไฟล ค นโดยอ ตโนม ต การท างานในบางคร งอาจเก ดป ญหา เคร องแฮงค ไฟด บ หากย งไม ม การบ นท กงานไว ก อน ข อม ลท ได ท าไว ก จะส ญหาย ด งน นควรหาว ธ ป องก น โดยก าหนดให Word บ นท กและก ไฟล ค น อ ตโนม ต ซ งจะช วยลดป ญหาข างต นน ได 1) คล กเมน Tool (เคร องม อ) เล อกค าส ง Option.. (ต วเล อก..) 2) เม อปรากฎหน าต าง Option (ต วเล อก) ให คล กแถบ Save (บ นท ก) ) เช คเคร องหมายถ กท ช อง Save AutoRecover infoevery (บ นท กอ ตโนม ต ท ก ๆ ) 4) ต งเวลาให โปรแกรมบ นท กอ ตโนม ต ท ก ๆ ก นาท 5) คล กป ม OK (ตกลง)

12 233 6) จากน น Word จะคอยบ นท กงานให ตามระยะเวลาท ก าหนด หากเก ดเหต การณ ไม คาดค ด โปรแกรมก จะก ข อม ลบางส วนมาให โดยอ ตโนม ต แต ทางท ด ควรอย าประมาทโดยหม น บ นท กงานบ อย ๆ จะเป นว ธ ป องก นได ด ท ส ด 3.8 แก ป ญหาฟอนต เพ ยนเม อเป ดใช ก บคอมพ วเตอร เคร องอ น หากน าไฟล Word ไปเป ดก บคอมพ วเตอร อ กเคร องหน ง แล วพบว าฟอนต แสดงผลผ ดเพ ยนไป ม เทคน คง าย ๆ ท สามารถแก ป ญหาน ได โดยก อนท เราจะบ นท ก ไฟล เพ อน าไปใช งาน ให ก าหนดค า ด งน 1) คล กเมน Tool (เคร องม อ) เล อกค าส ง Option.. (ต วเล อก..) 2) เม อปรากฎหน าต าง Option (ต วเล อก) ให คล กแถบ Save (บ นท ก) 2 3 4

13 234 3) เช คเคร องหมายถ กช อง Embed TrueType Fonts (ผนวกแบบอ กษรชน ดทร ไทป ) เพ อฝ งฟอนต ท เราใช ลงไปพร อมก บไฟล น 4) คล กป ม OK (ตกลง) คราวน ไม ว าจะย ายข อม ลไปเป ดเคร องไหนก ตามฟอนต ก จะ แสดงผลไม ผ ดเพ ยนต อไป 3.9 เปล ยนข อความภาษาอ งกฤษจากพ มพ เล กเป นพ มพ ใหญ หร อพ มพ ใหญ เป นพ มพ เล ก 1) คล กคล มข อความภาษาอ งกฤษท ต องการให เปล ยนให เป นต วพ มพ ใหญ 2) คล กท เมน Format (ร ปแบบ) เล อกค าส ง Change Case (เปล ยนต วพ มพ ) 3) ท หน าต าง Change Case คล กเล อก UPPERCASE (ต วพ มพ ใหญ )(ถ าต องการ เปล ยนต วพ มพ ใหญ เป นต วพ มพ เล ก ให คล กท ช อง lowercase(ต วพ มพ เล ก)) 3 4 4) คล กป ม OK (ตกลง) 5) เพ ยงแค น ข อความภาษาอ งกฤษจากต วพ มพ เล กจะเปล ยนเป นต วพ มพ ใหญ ได อย างท ต องการแล ว *** สามารถใช ค ย ล ดได โดยกดป ม Ctrl + Shift + A เพ อเปล ยนสล บไปมาได 3. แปลงไฟล Word ให กลายเป นเว บเพจ การแปลงไฟล Word ให กลายเป นเว บเพจ จะช วยให สามารถน าข อม ลในเอกสารไปไว บน เคร อข ายอ นเตอร เน ตได โดยม ข นตอนการแปลงด งน 1) คล กเมน File (แฟ ม) เล อกค าส ง Save as HTML (บ นท กเป น HTML) 2) เล อกท อย ท ใช เก บข อม ล 3) พ มพ ช อไฟล 4) คล กเล อก Save

14 ) จากน นทดลองเป ดไฟล ท บ นท กเสร จแล วด จะปรากฎในร ปแบบของเว บเพจ 4. การสร างตารางและการค านวณ - ข นตอนการสร างตาราง 1) เป ดเอกสารใหม หร อถ าต องการแทรกในเอกสารเด ม ให วาง cursor ไว ณ ต าแหน งน น 2) คล กเมน Table (ตาราง) เล อกค าส งย อย Insert Table (แทรกตาราง) จะได ด งภาพ 3) ก าหนดจ านวน Column (แนวต ง) และ Row (แนวนอน) ตามต องการ

15 236 4) ส าหร บความกว างของคอล มน ให ก าหนดได ตามต องการ และ Auto Format (ส าหร บก าหนดร ป5แบบของตาราง) 5) คล กป ม OK เม อก าหนดเสร จแล ว 6) ภาพต วอย างจากการก าหนด Column = 3, Row = 2, Column Width = 3 cm. 7) การบ นท กรายการเข าไปในตาราง ให คล กท ช องท ต องการ แล วพ มพ ข อความได เลย - การปร บแต ง แก ไข ก อนการปร บแต งแก ไขตาราง เราจะต องก าหนดว าต องการปร บแต งส วนใด โดยการคล ก เล อกท ช องน น ๆ เราสามารถใช ค าส งผ านเมน ได (ถ าย งใช เมาส ไม คล อง) โดยการคล กเล อกเมน Table เล อก Select Table (เล อกท งหมด) - ทดลองใช ค าส ง Merge Cell (ผสานเซลล ) 1) จากภาพต วอย างด านบน เราจะท าการรวม Cell ของคอล มน ท 2 เป น 1 2) คล กเมน Table (ตาราง) เล อก Select Column (เล อกสดมภ ) ต ว cursor จะเปล ยนเป นล กศรส ด า ให คล กด านบนของ column ท ต องการ จะได ด งภาพ

16 237 3) คล กเมน Table (ตาราง) อ กคร ง เล อก Merge Cell (ผสานเซลล ) 4) จะได ด งภาพ - การค านวนในตาราง 1) ภาพต วอย างข อม ลท ได ม การบ นท กไว จะได ด งภาพ 2) คล กในต าหน งท ต องการให แสดงผลล พธ (คล กในช องว าง) 3) คล กเมน Table (ตาราง) เล อกค าส ง Formula (ส ตร) จะได ด งภาพ

17 238 4) โปรแกรมจะแสดง Formula (ส ตร) ให อ ตโนม ต ส าหร บช อง Number Format (ร ปแบบต วเลข) จะให เราก าหนดร ปแบบของต วเลข 5) คล กป ม OK (ตกลง) จะได ด งภาพต วอย าง - สร างตารางด วยเคร องหมาย + และ - 1) พ มพ เคร องหมาย + และ ด งภาพ (ต องข นต นและจบด วยเคร องหมาย + ท กคร ง) ) จากน นกดป ม Enter บนค ย บอร ด ก จะสามารถสร างตารางได แล ว 3) กดป ม Tab บนค ย บอร ด ไปเร อย ๆ เพ อเพ มจ านวนแถวให ก บตาราง 5. สร างจดหมายเว ยนอย างรวดเร ว ถ าต องการสร างจดหมายหลาย ๆ ฉบ บท ม เน อหาก น เพ ยงแต เปล ยนช อผ ร บแต ละคน เรา เร ยกว าการสร างจดหมายเว ยน ซ งสามารถใช Word ช วยสร างได อย างรวดเร ว โดยม ข นตอนด งน

18 239 1) คล กเมน เคร องม อ คล กเล อกจดหมายเว ยน ด งภาพ 1 2) จะปรากฎแถบรายการด งภาพ จากน นคล กท เมน สร าง เพ อสร างจดหมายหล ก 2

19 240 3) จะม ต วเล อกให เล อกว าจะสร างจากอะไร ให คล กเล อก จากจดหมาย ด งภาพ 3 4) โปรแกรมจะถามว าจะใช หน าต างเอกสารป จจ บ น (เอกสารท เป ดอย ตอนแรก) ใน การสร างจดหมายหร อไม ให คล กเล อก หน าต างท ใช งานอย

20 ) จะปรากฏด งภาพ จากน นท เอกสารหล ก คล กเล อก แก ไข 5

21 242 6) จะปรากฎด งภาพ คล กเล อกต าแหน งท เก บของเอกสารป จจ บ น 6 7) จะได ผลล พธ ด งร ป ส งเกตท ม มซ ายด านบน จะปรากฎเมน ใหม มาสองต ว ค อ แทรกข อม ลผสาน และ แทรกข อม ล Word

22 243 ลงไป 8) ท าการพ มพ ข อความท จะใช เป นจดหมายหล ก โดยย งไม ต องพ มพ ข อม ลของผ ร บ

23 244 9) เม อพ มพ เสร จแล ว ให คล กเมน เคร องม อ แล วคล กเล อกเมน จดหมายเว ยน อ กคร ง จะปรากฎบ ตรรายการด งภาพ (ด านล าง) ) คล กท ร บข อม ล แล วคล กเล อก สร างแหล งข อม ล ด งภาพ 11) ต อไป ให ท าการเล อกช อเขตข อม ล ซ งก ค อ ข อม ลของผ ร บ ท เราจะกรอกลงไป น นเอง หากไม ต องการข อม ลต วไหน ให คล กเมาส ท ช อเขตข อม ลในบรรท ดน า

24 245 12) แล วคล กท ป มเอาช อเขตข อม ลออก ) หากต องการเพ มช อเขตข อม ลเข าไปนอกเหน อจาก ช อเขตข อม ลในบรรท ดน า ให พ มพ ช อเขตข อม ลลงไปในช องว างของ ช อเขตข อม ล 14) แล วคล กท ป มเพ มช อเขตข อม ล

25 246 15) เม อแก ไขจนพอใจแล ว ให คล กเล อกท ตกลง 16) โปรแกรมจะให เราบ นท กข อม ลเก บไว ให เล อกต าแหน งในการบ นท ก และ ต งช อไฟล จากน นคล กท บ นท ก

26 247 17) จากน นจะปรากฎแถบรายการข นมา ให คล กเล อก แก ไขแหล งข อม ล เพ อเพ ม ข อม ลขอผ ร บลงไป 17 18) จะได ผลล พธ ด งภาพ (ด านล าง) ให พ มพ ข อม ลของผ ร บลงไป (ส ก 3 คน)เม อ พ มพ คนท 1 เสร จ จะพ มพ ข อม ลของคนท 2 ให คล กท เพ มใหม 19) เม อพ มพ ข อม ลครบท กคนแล ว ให คล กท ตกลง 18

27 248 ด งภาพ 20 จะได ผลด งภาพ (ด านล าง) ท เมน แทรกเขตข อม ลผสาน จะปรากฎช ดข นมา 21) น าเคอร เซอร ไปวางต าแหน งท ต องการแทรกข อม ลของผ ร บ 22) คล กเล อก เมน แทรกเขตข อม ลผสาน จากน นคล กเล อกเมน ท ต องการแทรก 23) จะได ผลด งร ป 22 21

28 249 24) จากน นคล กเมน เคร องม อ คล กเล อก จดหมายเว ยน จะได ผลด งร ป 25) คล กเล อกป ม ผสาน 25

29 250 26) จะได ผลด งร ปคล กเล อกป ม ผสาน 27) จากน นจะปรากฎข อม ลในเอกสาร Word โดยม จ านวนหน าของเอกสาร เท าก บ จ านวนข อม ลของผ ร บ 28) ท าการ Save เอกสาร Word ตามปกต ก เป นอ นเสร จส น การสร างจดหมายเว ยน