แนะนาการใช โปรแกรมสาเร จร ป Microsoft Excel 2007

Transcription

1 1 แนะนาการใช โปรแกรมสาเร จร ป Microsoft Excel 2007 ค ณสมบ ต ของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 Microsoft Excel เป นโปรแกรมหน งท ทางานภายใต โปรแกรมระบบปฏ บ ต การ ว นโดวส โดยโปรแกรมสาเร จร ป Microsoft Excel จ ดเป นโปรแกรมทางด านการจ ดการก บกระดาษทาการ (Worksheet หร อ Spreadsheet) ท ม ข ดความสามารถส ง ท งในด านการคานวณ, การจ ดการ ฐานข อม ล (Database), การสร างแผนภ ม (Chart), การใช แผนท ข อม ล (Data Map), และการวาด ร ปในแบบกราฟ ก ตลอดจนการเช อมโยงไปย งอ นเตอร เน ต ถ าพ จารณาล กษณะการทางานท วไปว าเราต องการอะไรก นบ าง ก จะพบว าห องทางานของ เราจะประกอบไปด วยโต ะทางาน บนโต ะทางานแต ละคนก จะม สม ดหร อ กองเอกสาร กอง กระดาษบ นท กเคร องค ดเลข กระดาษ ด นสอ ปากกา ยางลบ ด งน งานส วนใหญ ม กจะต องม การ จดบ นท กลงบนกระดาษ ม การสร างร ปแบบของการเข ยน ม การค ดคานวณ การเข ยนข อความ การสร างร ปแบบ หร อการค ดคานวณเหล าน ถ าเก ดผ ดพลาดหร อต องการเปล ยนแปลงก อาจแก ไข ได โดยใช ยางลบนอกจากน อาจต องม การจ ดเก บรวบรวมงานเหล าน เป นแฟ ม ล กษณะการใช โปรแกรมกระดาษทาการเม อเปร ยบเท ยบก บโต ะทางานตามร ปแล วจะกล าว ได ด งน ค อ เราใช หน วยความจาของเคร องคอมพ วเตอร ในร ปกระดาษทาการแทนกระดาษ โดยม จอภาพเปร ยบเสม อนช องหน าต างท ส องเข าส กระดาษทาการในหน วยความจา ส อบ นท กข อม ลของ ไมโครคอมพ วเตอร เสม อนแฟ มเอกสาร แป นพ มพ เปร ยบเสม อนปากกา ด นสอ และหากม ข อความท เข ยนลงกระดาษผ ดพลาดก สามารถลบออกได เสม อนยางลบ โดยหล กการของ คอมพ วเตอร ย อมต องม ข ดความสามารถในการค ดคานวณได ด งน นคอมพ วเตอร จ งเสม อนการ แทนเคร องค ดเลขท อย บนโต ะทางาน โดยเป นเคร องค ดเลขท ม ข ดความสามารถในการคานวณได เหน อกว าเคร องค ดเลขธรรมดา ในเวลาทางานจะม การเร ยกข อม ลจากส อบ นท กข อม ลเข าส หน วยความจา ซ งเสม อนการด งเอกสารจากแฟ มวางไว บนโต ะทางาน หากม การข ดเข ยนใดๆ ก ได โดยการใช แป นพ มพ กระดาษทาการน จะใช ก บงานได หลายอย าง จ งถ อเป นกระดาษอเนกประสงค เช นเข ยนบ นท ก เข ยนจดหมาย ทาโจทย ค ดคานวณ หร องานอ นๆ ตามท ต องการ

2 2 ความสามารถในการเก บข อม ลแบบดาต าเบส สมม ต ว าโรงเร ยนแห งหน งต องการเก บข อม ล ทะเบ ยนน กเร ยน ซ งประกอบด วยประว ต ของน กเร ยน ผลการเร ยน และข อม ลการชาระเง น เม อนาข อม ลมาบ นท กรวมก นมากๆ ก จะเป น แฟ มข อม ลซ งผ บร หารสามารถเร ยกด ได ว าม น กเร ยนใดท ค างค าเทอมบ าง ม น กเร ยนรายใดท ควร ได ร บรางว ลเร ยนด น กเร ยนคนน ม โรคประจาต วอะไร และจะแก ไขอย างไรเม อม อาการ ด งน น การเก บข อม ลลงในคอมพ วเตอร จ งเป นเร องท ให ความสะดวกต อการทางาน สามารถค นหาข อม ล ได รวดเร วกว าการค นหาจากเอกสาร ล กษณะการเก บข อม ลเป นแฟ มสามารถทาได บน เคร องไมโครคอมพ วเตอร และให จอภาพเสม อนเป นกระดาษทาการจดบ นท กข อม ล ความสามารถในการใช งานแบบกระดาษทาการ ข อด ของกระดาษทาการเห นจะได แก การใช งานสะดวก ง าย และรวดเร ว ผ บร หาร หร อ ผ ใช คอมพ วเตอร สามารถป อนต วเลขหร อส ตรลงไปบนกระดาษทาการได โดยง ายและด ผลล พธ ได ท นท โดยไม ต องเข ยนโปรแกรม ร ปแบบของกระดาษทาการต องอย ในร ปแบบท ผ ใช จะกาหนด ตาแหน งท จะเข ยนได ง าย และคอมพ วเตอร จะต องทราบตาแหน งต างๆ ของกระดาษเพ อใช ในการ อ างอ งการทางาน กระดาษทาการท ใช จะม การแบ งออกเป นคอล มน A, B, C, และเป นแถว 1, 2, 3 ด งน นกระดาษทาการจ งแบ งเป นช องๆ ซ งเร ยกว า เซลล (Cell) เซลล แต ละเซลล ม ช อเร ยกตาม ตาแหน งคอล มน และแถว เช น เซลล ท อย ในตาแหน งคอล มน A แถว 1 จะเร ยกว า เซลล A1 การ เข ยนข อความจะเข ยนลงในเซลล ต างๆ ข อความเหล าน อาจเป นต วเลข ต วอ กษร หร อส ตรก ได ล กษณะของการคานวณใดๆ จะเก ดข นเองโดยอ ตโนม ต ตามส ตรท กาหนด ถ าม การเปล ยนแปลง ต วเลขในเซลล ท กระทบก บส ตรผลล พธ ท เก ดข นบนเซลล ท ใส ส ตรจะเปล ยนไปตามข อม ลใหม ด วย ความสามารถในการรายงานผลด วยกราฟ การแสดงรายงานต างๆ ม กจะม การย นย อให ด เข าใจได ง าย ลองน กสภาพของกระดาษ รายงานท ม แต ต วอ กษร และต วเลขจานวนมาก จะพบว าการต ความหมายจากข อความหร อต วเลข เหล าน นบางท ทาได ยากมาก แต หากได ม การย อขนาดของต วอ กษรเหล าน นลง หร อเข ยนออกมา ในร ปกราฟ เราจะต ความหมายจากต วเลขเหล าน นได โดยง าย ว ธ การรายงานผลด วยร ปกราฟจ ง เป นแบบอย างท น ยมก นค อนข างมาก จากต วอย างข อม ลท เก บไว ในร ปของผลการเร ยนของน กเร ยน ผ สอนสามารถนาเสนอ ข อม ลในร ปกราฟได โดยแยกแยะตามว ชาเร ยนแล วจะเป นอย างไร ในท น เราสามารถให

3 3 คอมพ วเตอร จ ดรายงานให ด วยว ธ การส งพ มพ กราฟ ร ปกราฟท ได มาม หลายแบบตามความต องการ ของการส งงาน เช น เป นกราฟเส น กราฟแท ง กราฟวงกลม ฯลฯ ความสามารถในเร องการจ ดพ มพ เอกสารและบ นท กข อความ งานท ใช ก บไมโครคอมพ วเตอร อ กอย างหน งท น บว าม ความจาเป นสาหร บการทางานท วไป ค องานจ ดพ มพ เอกสาร จดหมาย บ นท กข อความ การจ ดพ มพ เอกสารด วยไมโครคอมพ วเตอร น สามารถนามาแก ไข แทรก ลบ เพ มเต มได โดยง าย นอกจากน ย งสามารถจ ดเก บข อความของ เอกสารไว ในส อบ นท ก เช น บน Diskette และเร ยกใช ได ในภายหล ง เพ อจ ดพ มพ หร อแก ไข เพ มเต มก สามารถกระทาได จากความต องการด งกล าวน จ งม ผ ออกแบบโปรแกรมสาเร จร ปให ทางานในส งต างๆ เหล าน ได หมดและหน งในโปรแกรมสาเร จร ปท กล าวถ งน ค อ Microsoft Excel ได ร บการพ ฒนาเพ อให ม ความสามารถในการทางานได ด และใช ง าย ผ ใช ไม จาเป นท จะต องเร ยนร ภาษาคอมพ วเตอร เลยก สามารถใช งานได อย างม ประส ทธ ภาพ ม อะไรใหม ใน Excel 2007 สาหร บร ปแบบของโปรแกรมและว ธ การใช งานคาส งต าง ๆใน Excel 2007 น น บได ว าถ ก ปร บเปล ยนไปเยอะมาก รวมท งม ค ณสมบ ต ใหม ๆ ท เพ มเข ามาให ได ใช ก นอย างเต มร ปแบบ ซ ง ค ณสมบ ต ท เพ มข นมาน คงจะเหม อน ๆ ก นท กต วในตระก ล Office 2007 เช น แถบ Ribbon ซ งเป น แถบเมน ของคาส งท มาแทน แถบเมน บาร และแถบเคร องม อใน Office 2003 / Tag ท เป นแถบ คาส งพ เศษ ซ งจะปรากฏก ต อเม อเราได ม การทางานของร ปแบบใดร ปแบบหน งเท าน น โดยจะ เปล ยนคาส งไปตามส งท เราทางานอย นอกจากน ช อแฟ มข อม ลก ม การเปล ยนแปลง ค อ นามสก ล ของเวอร ช น 2007 จะเพ มต วอ กษร X ต อท ายนามสก ลเด มของ Office 2003 เช น Excel ม นามสก ล เป น.xls ในเวอร ช น 2007 จะม นามสก ลเป น.xlsx

4 4 การเร ยกใช โปรแกรม Microsoft Excel 2007 ม ข นตอนการปฏ บ ต ด งน คล กป ม Start เล อกคาส ง Microsoft Office เล อกเมน Programs เล อกโปรแกรม Microsoft Office Excel 2007 เม อส นส ดคาส ง โปรแกรม Microsoft Excel 2007 จะเป ดข นมาพร อมก บเป ดเว ร คช ท ว าง ๆ หน งเว ร คช ท ด งร ป

5 5 การออกจากโปรแกรม ว ธ ท 1 ม ข นตอนการปฏ บ ต ด งน คล กป ม ออฟฟ ต (Office Button ) คล กป ม ออกจาก Excel ว ธ ท 2 คล กเมาส ท ป มป ด โปรแกรมการทางานของ Microsoft Excel 2007 ท อย ด านบน ขวาม อของจอภาพ คล กป ม

6 6 เม อส นส ดคาส งโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ถ กป ดและหายไปจากหน าจอด งภาพ ส วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 Office Button Quick Access Toolbar แถบช อเร อง (Title bar) Ribbon กล องช อ (Name Box) ป มควบค มโปรแกรม (Control button) แถบส ตร (Fomula bar) ช ท (Sheet) Sheet tab แท ปแผ น งานแสดงช อแผ นงาน แถบสถานะ (Status bar)

7 7 ป มออฟฟ ต (Office Button) รวบรวมคาส งท ใช งานก บไฟล ท งหมด กาหนดแถบเคร องม อด วนเอง (Quick Access Toolbar) แสดงป มคาส งท เราใช บ อยและเพ มเข ามาเพ อเร ยกใช ได อย างรวดเร ว ร บบ อน (Ribbon) เป นหน าต างใหม ท รวบรวมคาส งท ต ดต อก บผ ใช จาก Office เวอร ช นก อนท คาส งต าง ๆ จะอย ภายใต เมน ท ซ บซ อน Ribbon จะแบ งเคร องม อเป นแท ปและม ป มคาส งย อยอย ภายใน ซ งเราสามารถเล อกคล กท ช อแท ปเพ อสามารถให ใช งานได ท นท กล องช อ (Name Box) แสดงช อเซลล หร อกล มเซลล ท เราทางานอย แถบส ตร (Formula bar) เป นส วนท แสดงข อม ลท กาล งจะป อนเข าหร อแสดงข อม ลท จะแก ไข รวมท งแสดงส ตรท ใช ในช องตารางท เล อก ช ท (Sheet) เป นพ นท ทางานของเรา ช ทม ล กษณะเป นตาราง โดยแต ละช องตารางจะเร ยกว า เซลล (Cell) แถบสถานะ (Status bar) ใช แสดงสภาวะต างๆ ของโปรแกรม เช น การกดป มพ เศษ และการพ มพ งานออกทาง พร นเตอร เป นต น

8 8 สม ดงาน (Workbook) สม ดงานเป นกล มของเอกสารต างๆ ท เก ยวข องก น ซ งถ กจ ดเก บรวมไว เป นช ด เม อเข าส Excel โดยโปรแกรมจะเตร ยมสม ดงานช อ Book1 ไว ให เราใช โดยสม ดงานน จะบรรจ แผ นงาน เร มต นไว 3 แผ นด วยก น โดยกาหนดช อเร มจาก Sheet1, Sheet2, Sheet3 แผ นงานเหล าน เราจะ ใช ในการสร างกระดาษทาการ (Worksheet), แผนภ ม (Chart), หร อ เข ยนโปรแกรม ก ได โดยช อ ของสม ดงานท เป นค าเร มต นน จะปรากฏอย ท แถบช อเร องของโปรแกรม โดยถ าม การบ นท กช อ แฟ มข อม ล ช อสม ดงานน จะเปล ยนไปตามช อแฟ มข อม ลท ผ เร ยนบ นท ก แสดงช อสม ดงานบนแถบช อเร อง ส วนประกอบของแผ นงาน (Sheet) ตาแหน งกรอกข อม ล ห วคอล มน ห วแถว แถว เซลล แถบเล อนจอภาพ ป ายช อของช ท คอล มน

9 9 เซลล (Cell) เป นช องสาหร บใส ข อม ล ภายในหน งเซลล จะม ข อม ลได ต วเด ยว โดยข อม ลจะเป น ต วเลข ต วอ กษร ข อความ หร อส ตรก ได ตาแหน งกรอกข อม ล (Cell pointer) เป นเซลล ท ม กรอบเข มกว าเซลล อ นเป นพ เศษ เป นส วนท แสดงให เห นเซลล ท เรา กาล งใช อย ในขณะน น คอล มน (Column) เป นการแบ งส วนของกระดาษทาการออกเป นส วนย อย ๆ ในแนวต ง ใน Excel 2007 ม จานวนคอล มน ของแผ นงานท งหมด 16,348 คอล มน ห วคอล มน เป นช อแทนช องข อม ลท อย ในแนวต ง ใน Excel จะใช อ กษรภาษาอ งกฤษเป นช อ คอล มน เร มจาก A,B,C Z แล วต อด วย AA, AB, AC, ไปเร อย ๆ แถว (Row) เป นการแบ งส วนของกระดาษทาการออกเป นส วนย อยๆ ในแนวนอน ใน Excel 2007 ม จานวนแถวของแผ นงานท งหมด 1,048,576 แถว ห วแถว ค อช อของช องท อย ในแนวนอนเด ยวก น ใน Excel ใช ต วเลขแทนช อของแถว เร ม ต งแต 1 ไปเร อย ๆ แถบเล อนจอภาพ (Scroll bar) เป นแถบท ใช เล อนด ส วนของช ทท ไม สามารถแสดงได หมดในหน าจอเด ยว แถบน ม ท งในแนวต ง และแนวนอน ป ายช อของช ท (Sheet Tab) ใช แสดงช อของช ทท เราใช งานอย ในขณะน

10 10 ต าแหน งอ างอ งเซลล ในช ทท ทางานจะม ล กษณะเป นตาราง แต ละช องตารางเร ยกว า เซลล แต ละเซลล จะม ช อ ของตนเอง เพ อให ผ สอนสามารถบอกได ว าเซลล ไหนช ออะไร ช อของเซลล มาจากการนาช อของคอล มน และช อของเซลล มารวมก น เช น เซลล ท อย ใน คอล มน C และอย ในแถวท 3 จะม ช อเซลล ว า C3 เป นต น ต วอย างด านล างน แสดงตาแหน งอ างอ งเซลล ของ A1, B3, D6 และ G4 A1 B3 D6 G4 ผ สอนสามารถจะตรวจสอบได ว าตาแหน งของเซลล ค ออะไร โดยการคล กท เซลล น น แล ว ส งเกตท ด านซ ายส ดของแถบส ตร จะม ข อความบอกว าค ณกาล งคล กท เซลล อะไรอย

11 11 2 ช อตาแหน งเซลล ท เล อก 1 คล กเพ อเล อกเซลล การใช คาส งในโปรแกรม Microsoft Excel 2007 เราสามารถท จะใช งานในโปรแกรมได หลายว ธ ด งน ว ธ ท 1 เร ยกจากป มออฟฟ ต (Office Button) ซ งป มออฟฟ ตน จะเป นป มท เป นส ญล กษณ ของ Microsoft Office 2007 อย ด านซ าย บนของโปรแกรม Microsoft Excel และโปรแกรมในกล ม Office 2007 ท งหมด เป นป มท เข ามา แทนเมน ไฟล โดยจะรวมช ดคาส งต าง ๆ ได แก สร าง, เป ด, บ นท ก, บ นท กเป น, พ มพ, จ ดเตร ยม, ส ง, ประกาศ และ ป ด ไว สาหร บการทางานท งหมดในโปรแกรม Office โดยท คาส งใด ม ส ญล กษณ ร ป อย ด านท ายของคาส ง แสดงว าคาส งน นย งม คาส งย อยอย อ ก หากต องการใช งานก เพ ยงแต นาเมาส ไปวางบนคาส งหล กด านซ ายม อ จากน นจะปรากฏคาส งย อยในด านขวาม อ ของคาส งให ผ เร ยนได เล อกใช คาส งย อยน นได อ ก นอกจากน ในป มออฟฟ ตย งสามารถท จะเก บไฟล ต าง ๆ ท เราเป ดใช งานมาแล ว ซ งหากเราต องการใช งานไฟล น น ๆ ก เพ ยงแต คล กเมาส ท ช อไฟล น นก จะปรากฏเน อหาบนกระดาษ ทาการของโปรแกรม

12 12 คล กป มออฟฟ ต คล กเมาส ท คาส งท ต องการใช งาน คาส งย อยท อย ในคาส งด านซ ายม อ ถ าหากม การเป ดไฟล ข อม ลไว แล วและต องการใช งานอ ก คร งก สามารถคล กท ช อไฟล น นได ท นท

13 13 เพ มเต ม เร ยกใช จากเมน ล ด (Shortcut bar) คล กป มขวาของเมาส Cell ท ต องการแก ไข หร อ กดป ม Shift + F10 เมน น สามารถเล อก คาส งจากเมน ล ดได ว ธ ท 2 จากแถบเคร องม อร บบ อน (Ribbon) แถบร บบ อนเป นกล มของช ดเคร องม อท เพ มเข ามาใหม ในช ด Office 2007 ซ งช อ เคร องม อท อย บนแถบร บบ อนค อช อของเคร องม อแต ละชน ดซ งเคร องม อแต ละชน ดของแต ละคาส ง จะม ร ปแบบและการใช งานแตกต างก นออกไป แถบร บบ อน Ribbon สาหร บการใช งานของแถบร บบ อนน หากต องการเปล ยนช ดของคาส งหร อเคร องม อให คล ก เมาส ท ช อของเคร องม อแต ละชน ด หร อ ท เร ยกง าย ๆ ว า แท ป จากน นจะม ไอคอนและคาส งต าง ๆ ท สามารถใช งานได ในการทางานของช ดเคร องม อน น ๆ มาปรากฏให ผ เร ยนได เล อกใช งานได อย าง รวดเร วและสะดวกมากย งข น ซ งในโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ม ช ดเคร องม อใน ร บบ อนหลากหลายเคร องม อด งรายละเอ ยดต อไปน

14 14 แท ป หน าแรก (Home) เป นกล มเคร องม อท ใช จ ดการและปร บเปล ยนแก ไขต วอ กษร, กาหนดร ปแบบ, ต วเลข และข อความ รวมถ งการกาหนดสไตล เช น การใส ส ญล กษณ หร อ แถบส ตามเง อนไข การกาหนดร ปแบบตารางหร อเซลล แท ป แทรก (Insert) ใช สาหร บการสร างตาราง สร างกราฟประเภทต าง ๆ รวมถ งการแทรกร ปภาพ ส ญล กษณ หร อ ไดอะแกรมลงในช ทงาน แท ป เค าโครงหน ากระดาษ (Page Layout) ใช สาหร บกาหนดโครงร างและปร บแต งช ทงาน เช น ขนาด, ระยะขอบขอบช ทงาน,การ กาหนดขอบเขตการพ มพ และการเปล ยนร ปแบบของ Theme เป นต น แท ป ส ตร (Formular) ใช สาหร บการใส ฟ งก ช นคณ ตศาสตร สาเร จร ปประเภทต าง ๆ เพ อการคานวณหาผลล พธ รวมถ งการตรวจสอบความถ กต องของฟ งก ช นท ใช ด วย

15 15 แท ป ข อม ล (Data) ใช สาหร บการจ ดการข อม ลต วเลข เช น ต วกรอง, การจ ดเร ยงและจ ดกล มของข อม ลท ต องการ รวมถ งการต ดต อก บข อม ลภายนอกด วย แท ป ตรวจทาน (Review) เป นกล มเคร องม อท ใช สาหร บตรวจเช คความถ กต องของช ทงาน, แปลความหมายของ คาศ พท, การเพ มความค ดเห น และป องก นความปลอดภ ยของช ทงาน เป นต น แท ป ม มมอง (View) เป นกล มเคร องม อท ใช สาหร บตรวจด ความเร ยบร อยของช ทงาน, การสล บด หน าช ทงาน, การสร างมาโคร รวมถ งการเป ดใช เคร องม อท จาเป นต อการทางาน

16 16 ** เพ มเต ม ** ในกรณ ท เราเล อนต วช ตาแหน งของเมาส ไปย งไอคอนบนแถบร บบ อน แล ววางเมาส ท งไว ส กคร โปรแกรมจะแสดงช อของไอคอนน นๆ พร อมคาอธ บายย อ ๆ ถ ง ค ณสมบ ต ของไอคอนน นให เราทราบ ภาพแสดง Tool Tips ของ ไอคอน การเร ยกใช ผ ช วยออฟฟ ศของ Office 2007 เราสามารถทาการเร ยกผ ช วยออฟฟ ศได ด งน คล กป มว ธ ใช Microsoft Office Excel บนแถบร บบ อนซ งจะอย ด าน ขวาม อ หร อ กดป ม F1 บนแป นพ มพ จะปรากฏห วข อของรายการ สาหร บว ธ การใช งานของ โปรแกรม ให คล กเล อกห วข อท ต องการทราบรายละเอ ยด แสดงรายละเอ ยดของ ห วข อท เล อก เล อกห วข อย อยท ต องการ