Uporaba programa SAP v celovitem poslovnem informacijskem sistemu

Transcription

1 Uporaba programa SAP v celovitem poslovnem informacijskem sistemu Priročnik Proces oskrbovanja Mag. Mateja Podlogar Mag. Primož Gričar Fakulteta za organizacijske vede Univerza v Mariboru Februar, 2003

2 Vsebina 1 Uvod 1 2 Računalniški program za celovit informacijski sistem - SAP Zgradba programa SAP Primer skupine organizacij IDES 7 3 Proces oskrbovanja Podprocesi procesa oskrbovanja Udeleženci procesa oskrbovanja Sporočila v procesu oskrbovanja 11 4 Primer oskrbovalnega procesa 13! Glavni podatki materiala 16 Pregledovanje glavnih podatkov materiala 16 Vnašanje podatkov novega materiala 21! Glavni podatki dobavitelja 25 Vnašanje podatkov novega dobavitelja 25 Spreminjanje podatkov dobavitelja 28! Povezovanje materiala z dobaviteljem 28 Vnašanje popustov 31!Nabavljanje blaga za zalogo 33 Oblikovanje zahteve za naročilo 33! Izbiranje dobavitelja 36! Naročanje Prenašanje zahteve za naročilo v naročilo dobavitelju 38 Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila 41 Predogled tiskanja 41 Shranjevanje naročila 42! Prevzemanje blaga 42 Prevzemanje blaga s povezavo na številko naročila 42 Prikazovanje odprtih naročil dobavitelja 43 Knjiženje prevzemnice 44

3 ! Pregledovanje stanja zalog 45 Pregledovanje trenutnega količinskega stanja zalog za material 45 Pregledovanje zalog in potreb za material 46 Pregledovanje trenutnega količinskega in vrednostnega stanja zalog materialov 48! Nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto 49 Oblikovanje zahteve za naročilo 49 Pretvarjanje zahteve za naročilo v naročilo. 51! Plačevanje dobavitelju 52 5 Primeri petih vaj 56 Literatura 57 Pojmovnik 59

4 1 Uvod V zadnjih 30-ih letih so organizacije uporabljale informacijsko tehnologijo predvsem za izboljševanje svojih notranjih procesov. Organizacije so skušale najprej preoblikovati notranje oskrbovalne procese, kot so: naročanje, proizvodnja in distribucija ob podpori procesov financ in upravljanja virov podatkov. Organizacije so spoznale, da potrebujejo celovite poslovne informacijske sisteme, ki bodo omogočali izvajanje teh procesov na elektronski način tako znotraj organizacije kot tudi za njeno povezovanje navzven. Tako so nastali programi za celovite poslovne informacijske sisteme (Enterprise Resource Planning ERP). Ti programi omogočajo enotno izvajanje poslovnih procesov znotraj organizacije na vseh lokacijah. Celoviti informacijski sistemi uporabljajo enotno bazo podatkov, enotni uporabniški vmesnik, ki naj bi pokril celotni informacijski sistem organizacije (Appelrath in Ritter 2000, Larocca 2002). Primeri takih programov so: SAP, Baan, Navision, PeopleSoft, Oracle in drugi. Razlogi za vse večjo uporabo programov za celovite poslovne informacijske sisteme so predvsem v: globalizaciji, potrebi po povezovanju geografsko razpršenih členov v oskrbovalni verigi v en sistem, v pritisku na zniževanje stroškov, zastarelosti pomembnih delov obstoječih informacijskih sistemov, ki ne izpolnjujejo več zahtev uporabnikov, v združevanju organizacij (Delavnica SAP 2001). Pred uvedbo programa za celovite poslovne informacijske sisteme in elektronskega poslovanja je za organizacije zelo pomembno, da se le-te posvetijo preoblikovanju procesov, ki so osnova za uvajanje teh sistemov in pridobivanje koristi elektronskega poslovanja. Podatki kažejo, da imajo številne organizacije različno organizirane procese z različnimi dobavitelji. Zato je najprej potrebno te procese preoblikovati, poenotiti, združiti v skupne procese, da bodo vsem poslovnim partnerjem omogočali elektronsko izvajanje procesov in dostop do vseh podatkov, ki jih potrebujejo, in tedaj, ko jih potrebujejo. Predvsem je za organizacije pomembno, da dosežejo večjo kontrolo in spremljanje poslovnih procesov (Hammer in Champy 1995, 45; European Commission 2000, 1-5). V literaturi je zaslediti, da imajo organizacije samo zaradi neučinkovitih oskrbovalnih procesov več milijard dolarjev dodatnih stroškov vsako leto (Kalakota in Robinson 1999, ; Ody 2001a, x). Iz zgoraj navedenih razlogov je potrebno pri preoblikovanju procesov začeti 1. z odpravljanjem tistih procesov, ki ne prinašajo dodane vrednosti, in 2. s študijem programov in opreme, da bodo izbrani taki programi, ki bodo najbolje podpirali izboljšane poslovne procese (Sterle 2001, ; Lesničar 2002, 18). Pred uvedbo programa za celovit poslovni informacijski sistem mora organizacija najprej analizirati procese in ugotoviti razlike z napotitvenimi modeli, ki jih ponujajo računalniški programi za celovit informacijski sistem. Po ugotovljenih razlikah se odločijo, ali bodo svoje procese prilagodili napotitvenemu modelu ali bodo program prilagodili procesom v organizaciji. Prva, zgornja možnost je tista, ki jo uvajalci teh sistemov priporočajo. Preoblikovanje nekaterih poslovnih procesov je nujno potrebno. Vsi procesi v organizaciji (ali delu, ki ga pokriva računalniški program za celovit poslovni informacijski sistem) se morajo skladati z napotitvenim modelom, ki temelji na najboljši praksi ( best practices ). Pomembno je, da se organiziranost prilagaja celovitemu poslovnemu informacijskemu sistemu. Ocenjevalci celovitih informacijskih sistemov ocenjujejo, da največja korist izvira iz preoblikovanja poslovnih procesov in da komercialni programi zadovoljujejo do 70% potreb. Ostali procesi so značilni le za posamezne organizacije (SAP delavnica 2001). 1

5 Čas uvedbe programov takih sistemov je kar dolg. Ponavadi so mnogo preobsežni, da bi jih lahko uvajali naenkrat, čeprav je to najbolj uspešen in učinkovit način uvajanja. Večkrat se uporablja fazni pristop: modul za modulom. Tipičen čas uvajanja je 14 mesecev, velike in razpršene organizacije praviloma več let. Problem teh programov je, da so zelo splošni in jih je treba z nastavljanjem parametrov prilagajati značilnostim posameznih uporabnikov. Celoviti poslovni informacijski sistemi prinašajo revolucijo v razvoj informacijskih sistemov in v poslovanje. So zelo zapleteni; ne smemo jih obravnavati le kot programe, ampak tudi kot temeljno organizacijsko spremembo. Poglavitni faktorji uspeha pri njihovem uvajanju so: močna podpora vodstva pri spreminjanju poslovnih procesov v skladu s celovitim poslovnim informacijskim sistemom, preoblikovanje poslovnih procesov, povezanost posebnih procesov in programov v hrbtenico, to je v celovit poslovni informacijski sistem (SAP delavnica 2001). Na Fakulteti za organizacijske vede Univerze v Mariboru se zavedamo, da je uvajanje programov za celovite informacijske sisteme v izobraževalni proces nujno potrebno in zelo pomembno. Prav zato je prišlo do sodelovanja med fakulteto in organizacijama SAP Slovenija in IDS Scheer Slovenija (slika 1); sodelovanje poteka od 1. junija Takrat so bili dogovorjeni načrti uvajanja in uporabe programa SAP v izobraževalnem procesu. Tako so bili postavljeni temelji današnjega uspešnega sodelovanja, in ti bodo povezovali organizacije tudi v prihodnosti. Organizacija SAP Slovenija je zagotovila namestitev programa SAP na strežnik Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, namenjen za raziskovanje in razvoj rešitev s programom SAP. Za hitrejši prenos znanja na fakulteto, ki je pri spoznavanju programa SAP nujno potreben, fakulteta tesno sodeluje s svetovalci iz organizacije IDS Scheer Slovenija. Da bi program SAP približali vsem študentom fakultete, je bila v novembru 2001 organizirana delavnica SAP in njej naj bi vsako leto sledil podoben dogodek. Fakulteta je zagotovila nov, zmogljiv strežnik, ki je namenjen izključno uporabi programa SAP v izobraževalne in raziskovalne namene. Na novi strežnik je nameščena različica programa SAP 4.6c, ki tako študentom kot profesorjem omogoča kakovostnejše delo. Na fakulteti so zagotovljene vse sestavine, ki so potrebne za uspešno uvajanje in izvajanje predavanj in vaj. S skupnimi prizadevanji je približana najnovejša različica programa SAP študentom, ki bodo na ta način vzpodbujeni za njegovo uporabo pri študiju, izdelavi seminarskih in raziskovalnih nalog, prototipnih rešitev in diplomskih ter magistrskih nalog. Uporaba bo možna v učilnicah fakultete in od doma ali iz službe. 2

6 Slika 1: Sodelovanje med Fakulteto za organizacijske vede Univerze v Mariboru in organizacijama SAP Slovenija in IDS Scheer V priročniku je najprej podan kratek opis programa SAP in modula materialno poslovanje (Materials Management MM) ter primer skupine organizacij IDES. Temu sledijo opisi procesa oskrbovanja, udeležencev in sporočil, ki v tem procesu nastajajo, ter primer oskrbovalnega procesa. V naslednjem razdobju bodo oblikovani priročniki za dodatne podprocese poslovnega procesa organizacije, na primer procesa prodaje, spremljanja kadrov in drugih. 3

7 2 Računalniški program za celovit informacijski sistem - SAP Sodobne organizacije potrebujejo dinamične strategije za spopad z izzivi današnjega poslovnega sveta, ki se nenehno spreminja. Sposobnost, da se hitro in pravilno prilagodijo novim zahtevam svojih strank in s tem obrnejo v svoj prid gibanja na trgu, je bistvena za preživetje. In kakšna je rešitev? Zanesljiva in odprta informacijska infrastruktura, ki bo najbolje podpirala poslovne procese in hkrati omogočala organizaciji prilagajanje spremembam. To je program SAP, najpogosteje uporabljeni program za celovit poslovni informacijski sistem na svetu (Remic in Gričar 1999, ). 2.1 Zgradba programa SAP Program SAP je sestavljen iz različnih modulov programa, ki so oblikovani tako, da v čim boljši meri izkoristijo zmogljivosti organizacije. Moduli programov povezujejo in oblikujejo posamezne korake v avtomatizirane verige procesov, hkrati pa nadzorujejo pretok podatkov med oddelki in združujejo organizacije z njihovimi dobavitelji in kupci. Procesna usmerjenost povečuje produktivnost. Ker program SAP povezuje procese, ki sodijo skupaj, ima vsak zaposleni hiter in preprost dostop do podatkov, ki jih potrebuje pri delu. Podatki so sprotni in natančni. Nadzor nad procesom, ki je vgrajen v program, omogoča zaposlenim nov način dojemanja delovnega okolja. V programu SAP lahko uporabnik iz širokega nabora različnih modulov, ki pokrivajo različne poslovne procese, izbere module programa, ki jih potem na osnovi posebnih potreb poveže v interni organizacijski sistem. Modularnost programa (slika 2) omogoča izbiro med postopnim ali enkratnim uvajanjem s hkratno vpeljavo vseh potrebnih modulov programa (Appelrath in Ritter 2000, Larocca 2002, Remic in Gričar 1999, ). V nadaljevanju se boste skozi primer srečali z modulom materialnega poslovanja. Na osnovi preoblikovanja procesov modul omogoča avtomatsko vrednotenje dobaviteljev, zmanjšuje oskrbovalne in skladiščne stroške z upravljanjem zalog in skladišč, vključuje funkcije za vrednotenje materialov (metoda vrednotenja zalog po standardnih in drsečih povprečnih cenah), funkcije za vodenje zalog po metodah vrednotenja zalog po povratnih cenah (LIFO method of inventory valuation) in po zaporednih cenah (FIFO method of inventory valuation), plačevanje dobavitelju, vsebuje količinsko in vrednostno vodenje zalog v organizaciji, podpira večino običajnih tipov premikov blaga (prevzem, izdaja, preskladiščenje) in vodenje posebnih vrst zaloge, kot sta npr. konsignacija in vračljiva embalaža. Modul materialno poslovanje je izjemno tesno povezan z modulom finančnega računovodstva (Financial Accounting FI), saj je večina vknjižb v procesu oskrbovanja podprta z avtomatskim knjiženjem v glavno knjigo računovodstva (Remic in Gričar 1999, ). 4

8 5 IS IS Specialne rešitve SV SV Storitve Storitve ASAP ASAP CA CA BC BC Bazni Bazni sistem sistem Skupne Skupne aplikacije aplikacije PY PY PE PE Plače PT PT PD PD Upravljanje časa Razvoj kadrov PA PA Administracija kadrov Izobraževanja RE RE R/3 R/3 ABAP/4 Razvojno okolje ABAP/4 Razvojno okolje CO CO EC EC IM IM Kontroling Upravljanje investicij Kontroling podjetja FI FI Finančno računovodstvo AC AC Računovodstvosplošno TR TR Zakladništvo RE RE Nepremičnine PS PS Projektni sistem PP PP EHS EHS Varovanje okolja PM PM Vzdrževanje QM QM SD SD MM MM LO LO Logistika - splošno LE LE Logistična izvedba CS CS Prodaja in distribucija Upravljanje kakovosti Planiranje proizvodnje Materialno poslovanje Storitve strankam Nepremičnine Nepremičnine IS IS Specialne rešitve SV SV Storitve Storitve ASAP ASAP CA CA BC BC Bazni Bazni sistem sistem Skupne Skupne aplikacije aplikacije IS IS Specialne rešitve IS IS Specialne rešitve SV SV Storitve Storitve ASAP ASAP CA CA BC BC Bazni Bazni sistem sistem Skupne Skupne aplikacije aplikacije SV SV Storitve Storitve ASAP ASAP SV SV Storitve Storitve ASAP ASAP CA CA BC BC Bazni Bazni sistem sistem Skupne Skupne aplikacije aplikacije CA CA BC BC Bazni Bazni sistem sistem Skupne Skupne aplikacije aplikacije PY PY PE PE Plače PT PT PD PD Upravljanje časa Razvoj kadrov PA PA Administracija kadrov Izobraževanja PY PY PE PE Plače PY PY PE PE Plače PT PT PD PD Upravljanje časa Razvoj kadrov PA PA Administracija kadrov PT PT PD PD Upravljanje časa Razvoj kadrov PA PA Administracija kadrov Izobraževanja RE RE R/3 R/3 ABAP/4 Razvojno okolje ABAP/4 Razvojno okolje CO CO EC EC IM IM Kontroling Upravljanje investicij Kontroling podjetja FI FI Finančno računovodstvo AC AC Računovodstvosplošno TR TR Zakladništvo CO CO EC EC IM IM Kontroling Upravljanje investicij Kontroling podjetja CO CO EC EC IM IM Kontroling Upravljanje investicij Kontroling podjetja FI FI Finančno računovodstvo AC AC Računovodstvosplošno AC AC Računovodstvosplošno TR TR Zakladništvo TR TR Zakladništvo RE RE Nepremičnine PS PS Projektni sistem RE RE Nepremičnine RE RE Nepremičnine PS PS Projektni sistem PS PS Projektni sistem PP PP EHS EHS Varovanje okolja PM PM Vzdrževanje QM QM SD SD MM MM LO LO Logistika - splošno LE LE Logistična izvedba CS CS Prodaja in distribucija Upravljanje kakovosti Planiranje proizvodnje Materialno poslovanje Storitve strankam PP PP EHS EHS Varovanje okolja EHS EHS Varovanje okolja PM PM Vzdrževanje QM QM SD SD MM MM LO LO Logistika - splošno LE LE Logistična izvedba CS CS Prodaja in distribucija Upravljanje kakovosti Planiranje proizvodnje Materialno poslovanje Storitve strankam Nepremičnine Nepremičnine MM Materialno poslovanje Slika 2: Modularna zgradba programa SAP Sliki 3 in 4 prikazujeta vstopni zaslon programa SAP in naslovno vrstico ikon.

9 Slika 3: Vstopni zaslon programa SAP Ukazno polje Shrani Izhod Najdi naslednje Oblikovanje bližnjice na omizju Natisni Prejšnja stran Zadnja stran Prilagajanje zaslona uporabniku Potrdi Nazaj Prva stran Pomoč Prekliči Najdi Naslednja stran Oblikovanje nove seje Slika 4: Naslovna vrstica ikon 6

10 2.2 Primer skupine organizacij IDES Primer oskrbovalnega procesa, ki je opisan v nadaljevanju, boste izvajali na strežniku Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, kjer je nameščen program SAP, različica 4.6.c. V program je vključena skupina organizacij IDES ("Internet Demonstration and Evaluation System") in podatki v zvezi s poslovanjem te skupine organizacij. Skupina organizacij IDES predstavlja mednarodno organizacijo z izpostavami v različnih državah. IDES vsebuje podatke za demonstracijo velikega števila poslovnih scenarijev v programu SAP. Ključni namen je čim bolj realni prikaz poslovnih scenarijev z močno povezavo med poslovnimi procesi in to zagotavlja SAP. Na sliki 5 je predstavljen evropski del mednarodne organizacije IDES. Sestavljata ga organizacija v Nemčiji z oznako 1000 in organizacija v Veliki Britaniji z oznako V organizaciji v Nemčiji je pet obratov na ločenih lokacijah. Skupina organizacij Številke organizacij 1000 IDES Nemčija 2000 IDES Vel. Brit. Obrati IDES 1000 Nemčija 1100 Berlin 1200 Dresden 1300 Frankfurt 1400 Stuttgart 2000 Heathrow Hamburg Skladiščne lokacije Berlin 0001 Surovine 0002 Končni izdelki 0003 Pom. in pot. material 0099 Prevzem blaga Slika 5: Evropski del mednarodne organizacije IDES V nadaljevanju so podatki, ki so vključeni v primeru uporabe oskrbovalnega procesa v SAP, vezani na organizacijo IDES Nemčija (številka organizacije je 1000) in njegov obrat v Nemčiji pod številko Povezave med organizacijo, njenimi obrati in skladiščnimi lokacijami so že ustvarjene, tako da ni priporočljivo, da se spreminja država in jezik teh že vključenih povezav in nastavitev podatkov v skupini podjetij IDES. 7

11 3 Proces oskrbovanja Proces oskrbovanja je sklenjeno zaporedje podprocesov: zbiranje podatkov o možnem dobavitelju, pridobivanje ponudbe, izbiranje dobavitelja, sklepanje pogodbe, naročanje blaga, prevzemanje ter plačevanje blaga. Prične se s potrebo kupca in konča s plačilom dobavitelju. V procesu oskrbovanje se izmenjajo sporočila v notranjem procesu in med kupcem ter enim ali več dobavitelji (Van Weele 1998, 31; Kalakota in Robinson 1999, ; Potočnik 2000, 4; Shaw in ostali 2000, 392; Turk 2000, 283; Čižman 2002, 13-15; Klavžar 2001, 44; Sterle 2001, in 2002, 6-8; Turk 2002, 170). Vsak podproces v procesu oskrbovanja je potrebno izvesti pazljivo in sistematično, kajti le tako so lahko zadovoljene potrebe kupca, da je blago, ki ga potrebuje, na voljo pravočasno, v ustrezni količini in po razumni ceni. 3.1 Podprocesi procesa oskrbovanja Slika 6 na strani 9 prikazuje proces oskrbovanja (sporočila, ki so opisana tudi v primeru oskrbovalnega procesa v programu SAP so na sliki zapisana s krepko pisavo) (Jelovčan 1997, 1-18; Andrejčič 1998, ; Van Weele 1998, 71-96; Klavžar 2001, 42-50; Potočnik 2001, ; Lesničar 2002, 51-53; Sterle 2002, 6-10). Proces oskrbovanja kupca z blagom dobavitelja je razdeljen na sedem podprocesov: 1. Zbiranje podatkov o možnih dobaviteljih. Na podlagi plana potreb po blagu se prične izvajati proces zbiranja podatkov o možnih dobaviteljih. Nabavni referent prične z raziskavo nabavnega trga in na podlagi podatkov o dobaviteljih najprej razvrsti dobavitelje glede na vnaprej postavljene kriterije za izbiranje dobavitelja. Na podlagi te razvrstitve sestavi seznam možnih dobaviteljev. 2. Pridobivanje ponudbe. V procesu pridobivanja ponudbe dobijo možni dobavitelji zahtevek za ponudbo. Običajno se izberejo trije do pet dobavitelji od tistih, ki so se odzvali s ponudbo. Če je treba zaradi okoliščin (npr. potreba po zamenjavi dobavitelja) ponovno zbrati ponudbe, imajo vsi sodelujoči dobavitelji možnost, da se ponovno odzovejo. 3. Izbiranje dobavitelja. Pri izbiranju dobavitelja se najprej primerjajo zbrane ponudbe dobaviteljev z zahtevkom za ponudbo. Nabavni oddelek tehnično in komercialno ovrednoti ponudbe. Upoštevati je treba predvsem tehnične, logistične, kakovostne, finančne in pravne vidike. Pri izbiranju dobavitelja se poudarja izpolnjevanje standardov kakovosti pri dobavitelju. Na podlagi sporočil in vzorcev se oceni kakovost posameznega dobavitelja in naredi prva izbira možnih dobaviteljev. Če se po prvem pregledu še ne more odločiti za izbranega dobavitelja, sledi dodatno preizkušanje vzorcev in ocenjevanje dobaviteljev. Nato se izdela sporočilo o sprejemu izbranega dobavitelja. Dobavitelj je izbran in s tem je podana tudi osnova za sklepanje pogodbe z izbranim dobaviteljem. Tiste dobavitelje, ki niso bili izbrani, je potrebno obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe. Cilj tega procesa je izbrati najprimernejšega dobavitelja. Na tej stopnji se je potrebno izogibati izjavam, katerih posledica bi bil nastanek prezgodnje obveznosti do izbranega dobavitelja. 8

12 podatki o dobaviteljih zbiranje podatkov o možnih dobaviteljih seznam možnih dobaviteljev pridobivanje ponudbe izbiranje dobavitelja račun plan potreb izdelka naročilo dobavnica prevzemnica račun plačilni nalog pogodba z izbranim dobaviteljem naročilo naročanje blaga prevzemanje blaga trg ponudba dobavnica zahtevek za ponudbo prevzemnica dobavitelj potrditev naročila pgodba z izbranim dobaviteljem sklepanje pogodbe plačevanje dobavitelju plačilni nalog dobavitelj zagotavljanje kakovosti listina o strinjanju ali sprejemanju dobavitelja plan potreb izdelka katalog blaga zavrnjena ponudba dobavitelj zahteva za naročilo Planiranje potreb izdelkov planiranje potreb izdelkov dobavitelj dobavitelj dobavitelj finančna ustanova 9 dobavitelj dobavitelj dobavitelj Slika 6: Proces oskrbovanja

13 4. Sklepanje pogodbe. Po izboru dobavitelja se prične proces sklepanja pogodbe, kjer se opredeli cena blaga in izberejo plačilni in dobavni pogoji, ki so značilni za izbrano dejavnost organizacije. Številni kupci omenjene pogoje sprejmejo kot splošne nabavne pogoje, kot so na primer: predpisi o zavarovanju in varnosti, prenos pravic in obveznosti, sklepanje pogodb s tretjimi osebami, dobavni pogoji. Na splošno naj bi si kupci prizadevali, da bi lahko sami narekovali nabavne pogoje. V praksi pa bo dobavitelj pogosto sprejel naročilo le v skladu s svojimi prodajnimi pogoji. Vsebina pogodbe je odvisna od blaga, ki ga kupec kupuje. Izbrani komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike, kulture organizacije, tržnih razmer itd. v pogodbah razlikujejo, zato ovirajo uporabo standardnih oskrbovalnih pogodb. Proces sklepanja pogodb se zaključi s sklenjeno pogodbo z izbranim dobaviteljem. 5. Naročanje blaga. Po sklenjenem dogovoru o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe se ti pogoji najprej potrdijo in nato se blago naroči. Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi že naročimo. Sicer pa sta to dva ločena procesa. Osnova naročanja je katalog in plan potreb po blagu, ki se primerja s količino blaga v zalogi, s tekočimi naročili in časom dostave. Tako se lahko izbere količina blaga za naročilo in se naročilo pošlje dobavitelju. Poglavitne sestavine naročila so poleg podatkov o dobavitelju še opis blaga, cena na enoto, število enot, naslov, kam naj se blago dostavi in pošlje račun. Naročilo vključuje osnovne podatke za dobavnico ali prevzemnico. Dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila s potrditvijo naročila. V procesu naročanja blaga predstavljajo največje probleme spremembe naročil in slabo pregleden tok podatkov. Izboljšave pa so možne v naslednjih smereh: pridobivanje podatkov o blagu v katalogu dobavitelja, pridobivanje podatkov o dobaviteljevi zalogi, vodenje zalog in sledenje stanja naročila. Na drugi strani pa je potrebno dobavitelju omogočiti pridobivanje podatkov o zalogah v organizaciji, ki blago naroča. 6. Prevzemanje blaga. Na osnovi najavljanja pošiljke se v procesu prevzemanja blaga najprej preveri dobavnica in če je dostavljeno blago skladno z naročilom, izda prevzemnica. Osebje v skladišču preveri prispelo količino. Prevzeto blago v skladišču se nato knjiži v zaloge blaga. Po prevzemu blaga v skladišče se prevzemnica posreduje procesu plačevanje blaga. Proces je nekoliko drugačen v primeru, ko gre za blago iz uvoza. V tem primeru pošlje dobavitelj račun pred dostavo, obvestilo pa pošlje na carino. Carinska izpostava izbere eno od vrst nadzora: notranji pregled v organizaciji, notranji pregled ob nadzoru carinikov ali pregled in potrditev v carinski izpostavi. 7. Plačevanje dobavitelju. Po prevzemu prevzemnice v proces plačevanja se začne obdelava sporočil. Prispeli račun od dobavitelja se primerja s prevzemnico in pogodbo, ki je sklenjena z izbranim dobaviteljem. Če se račun ne ujema s prevzemnico, se o tem obvesti dobavitelja, drugače pa se izda plačilni nalog. Samo plačevanje se izvede preko banke. 10

14 3.2 Udeleženci procesa oskrbovanja Vidik udeležencev procesa oskrbovanja je pomemben pri proučevanju povezav v procesu oskrbovanja znotraj organizacije in navzven v povezavi z dobaviteljem. Udeleženci procesa so tisti, ki sodelujejo pri pripravljanju končnega predloga za odločitev v zvezi s procesom. Z vidika povezovanja organizacije navzven sta udeleženca procesa oskrbovanja kupec in dobavitelj (slika 7) (Podlogar 2002b, ). Kupec je pravna oseba, ki kupuje blago pri dobavitelju ter ga je tudi sposobna plačati, oseba, ki je že oddala naročilo in prevzela obveznost prevzema in plačila, ali ki ga je že kupila in plačala (Turk 2000, 242). Dobavitelj je pravna oseba, ki na podlagi pogodbe ali sporazuma dobavlja kupcu naročeno blago lastne proizvodnje ali blago, ki ga je prej kupila od drugih dobaviteljev (Turk 2000, 80). Med udeleženci procesa oskrbovanja je potrebno poudariti tudi banko in trg. Banka je finančna inštitucija, ki se ukvarja s finančnimi posli. Trg je zamišljeno ali dejansko srečanje ponudbe in povpraševanja; za njegovo opredelitev uporabljamo različna sodila: zemljepisno območje, skupina in količina blaga, čas, število dobaviteljev (ponudnikov) in kupcev (povpraševalcev), razmerja med ponudbo in povpraševanjem itd. Dobavitelj Kupec Notranji procesi Trženje Oskrbovanje Notranji procesi Banke, posredniki, trg, pravno in drugo svetovanje itd. Slika 7: Udeleženci v procesu oskrbovanja (Vir: Segev in ostali 1998, 11) 3.3 Sporočila v procesu oskrbovanja Kupec, ki se želi oskrbeti z želenim blagom, v procesu oskrbovanja izmenja naslednja sporočila v povezavi z ostalimi notranjimi procesi organizacije ter dobaviteljem in tretjim udeležencem: - Prejeta sporočila: zahteva za naročilo, podatki o dobaviteljih, ponudba, sporočilo o sprejemu izbranega dobavitelja, katalog blaga, potrditev naročila, dobavnica in račun; - Izdana sporočila: zahtevek za ponudbo, zavrnjena ponudba ali pogodba z izbranim dobaviteljem, naročilo, prevzemnica in plačilni nalog. 11

15 Tok sporočil prikazuje slika 8. Krepko so zapisana tista sporočila, ki so opisana tudi v primeru oskrbovalnega procesa v programu SAP (poglavje 4). Ostali procesi znotraj podjetja Kupec Dobavitelj Tretji udeleženec (finančna ustanova, trg) zahteva za naročilo zahtevek za ponudbo podatki o dobaviteljih ponudba sporočilo o sprejemu izbranega dobavitelja plan potreb izdelka zavrnjena ponudba ali pogodba z izbranim dobaviteljem katalog blaga naročilo potrditev naročila dobavnica prevzemnica račun plačilni nalog Slika 8: Tok sporočil 12

16 4 Primer oskrbovalnega procesa Uporaba programa SAP je odločen korak v smeri izboljšanja oskrbovalnih procesov. Ker imajo nabavni oddelek, oddelek materialnega knjigovodstva, oddelek logistike in ostali oddelki, ki so vpleteni v oskrbovalni proces nabave, skupni dostop do enotne baze podatkov, se celoten proces oskrbovanja izvede zelo hitro. V okolju, kjer je proces obdelave rutinskih opravil v procesu nabave občutno skrajšan, ima nabavni oddelek več časa za posvečanje strateškim usmeritvam nabave, kot so na primer analiziranje dobaviteljev in izbiranje najprimernejših dobaviteljev, pogajanje z dobavitelji in ažurno spremljanje naročil. Skrajšani odzivni časi in zmanjšanje stroškov v nabavi so izjemno pomembne pridobitve v oskrbovalnem procesu (Remic in Gričar 1999, ). Na sliki 9 je prikazan poenostavljen napotitveni model procesa oskrbovanja v programu SAP. Proces oskrbovanja se običajno začne z oblikovanjem zahteve za naročilo (ZZN). Zahteva za naročilo je notranje sporočilo, ki ostane v organizaciji in ga ne pošiljamo dobavitelju. Zahteva za naročilo mora biti odobrena, preden jo prejme nabavni oddelek, ki zanjo dodeli primernega dobavitelja, pripravi naročilo in ga pošlje dobavitelju. Proces je zaključen, ko je dobaviteljev račun knjižen in plačan. 13

17 ROČNO KREIRANA ZAHTEVA ZA NAROČILO ZAHTEVA ZA NAROČILO NA OSNOVI PLANIRANJA MATERIALNIH POTREB (MRP) ZAHTEVA ZA NAROČILO (ZZN) Kriteriji: - Količina - Vrednost postavke - Obrat nabave - Blagovna skupina - Kategorija postavke - Kategorija kontiranja -... POTRDITEV ZAHTEVE ZA NAROČILO DA STRATEGIJA LANSIRANJA ZAHTEV NE IZBOR DOBAVITELJA DA DOBAVITELJ ZNAN NE ZAHTEVA ZA PONUDBO (ZZP) DOBAVITELJ A DOBAVITELJ B DOBAVITELJ C RAZPOREDITEV DELEŽEV DA NE Quota Arrangement Source llist Outline Purchase Agreement "QSOP" kaskadni princip Purchasing Info Record PONUDBA A PONUDBA B PONUDBA C SEZNAM IZVOROV NE DA SPREJEM PONUDB OKVIRNI SPORAZUM DA NABAVNI INFO ZAPIS DA NE VNOS PONUDB V ZZP (cene, pogoji) PRIMERJAVA CEN DOBAVITELJ IZBRAN DA PONUDBA IZBRANA NE ZAVRNITVENA PISMA NAROČILO PREVZEM BLAGA PREVZEM RAČUNA VERIFIKACIJA RAČUNA RAČUN SKLADEN Z NAROČILOM NE POSTOPEK USKLAJEVANJA NESKLADNOSTI ODOBRITEV NE ZAVRNITEV RAČUNA DA KNJIŽENJE RAČUNA DA AVTOMATSKI PLAČILNI PROGRAM Slika 9: Napotitveni model procesa oskrbovanja v programu SAP 14

18 V nadaljevanju je podan primer oskrbovalnega procesa, ki zajema: oblikovanje podatkov o materialu in dobavitelju, povezovanje materiala z dobaviteljem, nabavljanje blaga za zalogo, izbiranje dobavitelja, naročanje, prevzemanje blaga, pregledovanje stanja zalog, nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto in plačevanje dobavitelju (slika 10). V primeru pa niso zajete vse možnosti, ki jih v oskrbovalnem procesu ponuja program SAP v modulu materialno poslovanje. Nekaj izmed dodatnih možnosti je nakazanih v primerih vaj na koncu priročnika. Primer oskrbovalnega procesa v programu SAP temelji na možnem ponovnem naročanju, zagotavlja pravočasne in točne podatke o materialnih potrebah v organizaciji. Potrebe po zunanji oskrbi z materialom in storitvami se oblikujejo v različnih oddelkih organizacije. Logistični programi, kot so npr.: Prodaja in distribucija, Vzdrževanje, Načrtovanje proizvodnje in Projektni sistem, neposredno preko naročila kupca, vzdrževalnega naloga, proizvodnega naloga ali projektnega naloga oblikujejo zahteve za naročilo. Program SAP posreduje tako nastale zahteve za naročilo nabavnemu oddelku, kjer jim nabavni referent dodeli najprimernejšega dobavitelja in jih preoblikuje v naročilo. Nabavnemu referentu so na voljo posebni deli programa, kot na primer ocenjevanje dobaviteljev, seznam izvorov s prioritetnimi ali blokiranimi dobavitelji, obdelovanje ponudb, okvirni sporazumi ipd. S temi deli lahko primerja cene in pogoje različnih dobaviteljev ali pa razporedi naročila za isti material različnim dobaviteljem naenkrat - v skladu z napotitvenim modelom procesa oskrbovanja v programu SAP. Nabavnim sporočilom je lahko dodan elektronski podpis, kjer nadrejeni v programu potrdi zahtevo za naročilo. Naročilo je lahko poslano dobavitelju v papirnati obliki, preko faksa ali pa v elektronski obliki. Podatki, povezani s prevzemanje blaga, prevzemanjem dobaviteljevega računa, se vpišejo v naročilo, tako da ima nabavni oddelek vedno na voljo točen podatek o stanju naročila. Dobaviteljev račun, ki ga je moč prejeti na papirju ali v elektronski obliki, je v programu avtomatsko kontroliran. Če se pri vnosu računa sklicujemo na naročilo, potem program medsebojno primerja podatke iz naročila, prevzema blaga in računa ter ugotovi morebitna količinska in vrednostna nesoglasja med naročenim, prejetim in zaračunanim. Onemogočeno je avtomatično plačilo knjiženega računa, če se pojavijo nedovoljena odstopanja, kot na primer napačen datum dobave, nepravilna količina ali neskladje z dogovorjeno ceno (Remic in Gričar 1999, ). Vsak korak, ki vas vodi skozi primer oskrbovalnega procesa v programu SAP, ima najprej zapisan namen, nato je podana pot, kako pridete do posamezne transakcije, ki jo želite izvesti. Zatem sledi oznaka transakcije. SAP transakcija je ukaz za izvajanje določenega dela programa; določenega dela poslovnega procesa (Larocca 2002, 9) in je označena z. 15

19 Nabavni Račun nalog dobavitelja? 10 Plačevanje dobavitelju Material Glavni podatki materiala 9 Nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto Dobavitelj Glavni podatki dobavitelja? oskrbovalnega Primer 8 Zaloge Pregledovanje stanja zalog procesa 3 Povezovanje materiala z dobaviteljem 7 Prevzemanje blaga 4 Nabavljanje blaga za zalogo Naročilo 6 Naročanje 5 Izbiranje dobavitelja Slika 10: Prikaz glavnih korakov izdelave prototipne rešitve "Primer oskrbovalnega procesa" Vir: Remic in Gričar 1999, ! Glavni podatki materiala Pregledovanje glavnih podatkov materiala Namen tega koraka je pregledovanje podatkov materiala (slika 11) računalniški pomnilnik s številko R-1220, katerega podatki so že sestavina podatkov v okviru skupine organizacij IDES. Pot: Logistics / Materials Management / Material Master / Material / Display / Display Current Oznaka SAP transakcije: MM03 16

20 Slika 11: Pot do pregledovanja podatkov materiala Vnesite številko materiala R-1220 (slika 12), nato pritisnite nadaljevanje. ali ENTER za Slika 12: Vnašanje številke materiala, ki ga želite pregledovati Za posamezni material si lahko pogledate različne skupine podatkov. Označite naslednje skupine podatkov (slika 13): " Osnovni podatki (Basic Data 1) " Nabavni podatki (Purchasing) " Računovodski podatki (Accounting 1) Skupino podatkov o materialu označite tako, da pritisnete kvadratek pred imenom skupine. 17

21 Slika 13: Izbiranje zavihkov izbranega materiala Pritisnite. V oknu na sliki 14 navedite obrat (Plant), za katerega želite pregledovati glavne podatke materiala. Slika 14: Vnašanje podatkov o obratu Pritisnite in odprite seznam obratov (slika 15), za katere je bil odprt material R Slika 15: Seznam obratov izbranega materiala Gre za pregled podatkov materiala, vezanih na obrat Atlanta, zato v tem primeru označite obrat, ki se skriva pod številko obrata 3200 (Atlanta) in pritisnite. Nato pritisnite in s tem ste izbrali obrat za izbrani material (slika 16). 18

22 Slika 16: Izbiranje obrata Pred vami je prvi pogled z osnovnimi podatki o izbranem materialu R-1220 (Basic Data 1) (slika 17). Slika 17: Osnovni podatki o izbranem materialu S pritiskom na ali ENTER se pomikate med skupinami podatkov o izbranem materialu, ki ste jih predhodno označili. Pritisnite na mesto desno ob imenih zavihkov, podatkov za izbrani material (slika 18)., da prikažete seznam vseh skupin Slika 18: Seznam vseh skupin podatkov za izbrani material 19

23 Preglejte vse predhodno označene zavihke, poiščite podatke, ki so navedeni v spodnji tabeli in vrednosti vpišite v preglednico 1. Ime polja Podatek Osnovna enota mere (Base unit of measure) Blagovna skupina (Material group) Nabavna skupina (Purchasing group) Kontrola cene (Price control) Drseča povprečna cena (Moving average price) Celotna zaloga (Total stock) Celotna vrednost zaloge (Total value) Preglednica 1: Podatki o izbranem materialu Ko končate pregledovanje podatkov materiala, zapustite transakcijo tako, da pritisnete. 20

24 Vnašanje podatkov novega materiala V tem koraku boste vnesli nov glavni zapis materiala (slika 19). Izbrali boste vrsto materiala trgovsko blago in material poimenovali MM## Splošna oznaka ## pomeni vašo številko skupine. Primer: skupina 03 bo oblikovala material MM03. Pot: Logistics / Materials Management / Material Master /Material / Create (Special) / Trading Goods Številka transakcije: MMH1 Slika 19: Pot do vnosa podatkov novega materiala Vnesite številko izbranega novega materiala, kot je prikazano na sliki 20. Vnesite vašo številko materiala MM## (namesto splošne oznake ## navedite vašo zaporedno številko skupine). V polju Industry sector izberite Mechanical Engineering. Slika 20: Vnašanje podatkov novega materiala Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER. 21

25 Na naslednjem zaslonu izmed skupin podatkov, ki jih je možno vzdrževati za vrsto materiala trgovsko blago (Trading goods - HAWA), označite samo naslednje skupine podatkov (slika 21): " Osnovni podatki (Basic Data 1) " Nabavni podatki (Purchasing) " Računovodski podatki (Accounting 1) Slika 21: Izbiranje pogledov novega materiala Za nadaljevanje pritisnite. Označite obrat (Plant) v Nemčiji (oznaka: 1000) in pritisnite (slika 22). Slika 22: Izbiranje obrata Pritisnite. V polje na vrhu zavihka vpišite naziv materiala 22

26 . Upoštevajte, da je vnos v polja z oznako obvezen in da ne morete na naslednji zavihek, dokler ne vnesete vseh obveznih podatkov (slika 23). V polju osnovna enota mere (Base unit of measure) pritisnite in iz seznama enot izberite enoto kos (Piece), iz seznama blagovnih skupin (Material group) pa izberite Elektronika (Electronics). Iz seznamov razpoložljivih enot mere in blagovnih skupin lahko izberete tudi kakšno drugo osnovno enoto mere in blagovno skupino. Slika 23: Vnašanje osnovnih podatkov novega materiala Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER. Na zavihku z nabavnimi podatki (Purchasing) izberite številko nabavnega referenta (Purchasing group), ki ustreza zaporedni številki vaše skupine (slika 24). 23

27 Slika 24: Vnašanje številke nabavnega referenta Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER. Na zavihku z računovodskimi podatki (Accounting 1) vnesite poljubno drsečo povprečno ceno za kos tega materiala (Moving price) (slika 25). Slika 25: Vnašanje drseče povprečne cene Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER. Dosegli ste zadnjo skupino podatkov o materialu (slika 26). 24

28 Slika 26: Zaključevanje vnosa podatkov novega materiala Pritisnite in zaključite z vnosom podatkov za nov material. V statusni vrstici na dnu zaslona se izpiše sporočilo, da so bili vneseni podatki novega materiala. Pritisnite in zapustite transakcijo MMH1 za vnašanje podatkov novega materiala.! Glavni podatki dobavitelja Vnašanje podatkov novega dobavitelja Namen tega koraka je vnašanje podatkov dobavitelja, ki ga boste kasneje uporabljali v ostalih podprocesih oskrbovanja. V obravnavanem primeru boste vnesli dobavitelja v državi (Trade Payable domestic). Dobavitelja boste oblikovali za izbrano številko organizacije (Company Code) 1000 (IDES Germany, Frankfurt, Nemčija). Dobavitelja boste oblikovali za nabavno organizacijo (Purchasing Organization) številka 1000 (IDES Germany). Dobavitelju boste dodelili številko 80##, kjer splošna oznaka ## ponovno pomeni zaporedno številko vaše skupine. Skupina 03 bo npr. oblikovala dobavitelja številka Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Vendor / Central / Create Številka transakcije: XK01 Na prvem zaslonu vnesite podatke, kot je navedeno v zgornjem navodilu (slika 27). V polju skupina knjigovodskih računov (Account Group) odprite seznam in izberite skupino knjigovodskih računov dobavitelji organizacije v Nemčiji (LIEF Vendors). 25

29 Slika 27: Vnašanje osnovnih podatkov novega dobavitelja Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER. Vnesite podatke v obvezna polja (slika 28). Dobavitelju dodelite poljubno ime, izberite angleški jezik. Številka pošte je petmestna. Slika 28: Vnašanje podrobnejših podatkov novega dobavitelja 26

30 Večkrat pritisnite ali ENTER in se pomaknite do zaslona z računovodskimi podatki (Create vendor: Accounting information Accounting). V polju podatkov poravnalnega knjigovodskega računa (Reconciliation. Account) (slika 29) izberite poravnalni knjigovodski račun za dobavitelja v državi (Trade payables domestic, kto ) in skupino za gospodarjenje z denarjem - domači (Cash Management Group, A1 Domestic). Slika 29: Vnašanje poravnalnega knjigovodskega računa za novega dobavitelja Pritisnite ali ENTER in se pomaknite preko več računovodskih zaslonov, na katerih ne boste vnašali podatkov, do zaslona z nabavnimi podatki (Purchasing Data). Vnesite podatke, kot je prikazano na sliki 30. Označite to polje. Oznaka se bo prenesla na nabavne info zapise za tega dobavitelja in pomeni, da bo fakturo za naročilo mogoče poknjižiti šele po vnosu prevzemanja blaga v SAP. Slika 30: Vnašanje nabavnih podatkov novega dobavitelja 27

31 Pritisnite ali ENTER in se pomaknite preko zaslona funkcije partnerja (Partner functions) na shranjevanje podatkov. Pritisnite in s tem shranite podatke. Spreminjanje podatkov dobavitelja V tem koraku boste spreminjali podatke izbranega dobavitelja. Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Vendor / Central / Change Številka transakcije: XK02 Vnesite podatke o dobavitelju in označite tiste skupine podatkov, ki jih želite spreminjati (slika 31). Podatke lahko spreminjate le za izbranega dobavitelja. Slika 31: Spreminjanje podatkov izbranega dobavitelja Pritisnite Pritisnite ali ENTER. in zapustite transakcijo XK02 za spreminjanje podatkov dobavitelja.! Povezovanje materiala z dobaviteljem Potem ko vnesete podatke o materialu in dobavitelju, ju morate med seboj povezati, oblikovati nabavni informacijski zapis. Povezava vsebuje podatke, ki opredeljujejo pogoje nabave tega materiala pri dobavitelju. Za vsak material je potrebno oblikovati toliko povezav, kot je dobaviteljev, ki ta material dobavljajo. Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Info record / Create Številka transakcije: ME11 28

32 Vnesite številko materiala, številko dobavitelja, nabavno organizacijo in obrat, za katerega boste oblikovali povezavo materiala z dobaviteljem (slika 32). Ista kombinacija materiala in dobavitelja ima lahko v različnih nabavnih organizacijah ali obratih različne pogoje nabave. Polje za povezavo (Info record) pustite prazno, saj bo povezava šele nastala in bo prejela naslednjo zaporedno številko v opredeljenem območju številčenja povezav. Skupine povezave (info category) ne spreminjajte in naj ostane na Standard. Slika 32: Vnašanje podatkov za oblikovanje povezave materiala z dobaviteljem Pritisnite ali ENTER. Na zaslonu z glavnimi podatki (General data) (slika 33) ne vnesete nobenih novih podatkov. Opazili boste, da so se nekateri podatki prenesli iz glavnih podatkov materiala in dobavitelja. 29

33 Slika 33: Prenašanje nekaterih podatkov iz glavnih podatkov materiala in dobavitelja Pritisnite ali ENTER. Na zaslonu s podatki nabavne organizacije (Purch. Organization Data 1) vnesite planirani čas dobave, standardno količino naročila, davčno stopnjo in neto ceno, kot je prikazano na sliki

34 Planirani čas dobave Standardna količina naročila Davčna stopnja: V1 15 % vstopni davek Neto cena (brez davka) za enoto mere Slika 34: Vnašanje podatkov nabavne organizacije V naslednjem koraku boste vnesli popust, ki ga je odobril dobavitelj. Vnašanje popustov Dobavitelj nam je odobril 5% popust na dogovorjeno ceno (slika 35). Za vnašanje dogovorjenih pogojev z izbranim dobaviteljem pritisnite nato izberite Novo obdobje veljavnosti. in Cenovnim pogojem vedno opredelimo obdobje veljavnosti. Datum pomeni, da pogoj navzgor časovno nima omejitve. Slika 35: Vnašanje pogoja: 5% popust na dogovorjeno ceno 31

35 V zaslon s cenami dodate novo postavko. V stolpcu vrsta pogoja (Condition Type) odprite tabelo in izberite pogoj RA01 (Discount & on Gross) (slika 36). Slika 36: Vnašanje nove postavke na seznamu pogojev Nato vnesite še vrednost pogoja (5%) (slika 37) in pritisnite ENTER. Slika 37: Vnašanje pogoja: popust 5% Predpostavite še, da je dobavitelj ponudil naslednji pogoj: Pri nabavi več kot 1000 kosov je cena materiala 8 EUR za kos. Označite postavko PB00 v pogoju (vrstica se obarva, ko je označena), kajti nanjo se nanaša količinski popust. Nato pritisnite. Vnesite vrednosti, kot je prikazano na sliki 38. Slika 38: Vnašanje pogoja: Pri nabavi več kot 1000 kosov je cena materiala 8 EUR za kos Nato pritisnite in se vrnite na prejšnji zaslon. Če želite ponovno preveriti podatke o nabavni organizaciji (Purchasing organization Data 1) ponovno pritisnite in izberite zavihek: podatki o nabavni organizaciji. Opazili boste, da sta neto in veljavna cena sedaj sivi in ju ni mogoče popravljati, ker imata v ozadju opredeljene pogoje (popust) (slika 39). Slika 39: Preverjanje vnesenih podatkov nabavne organizacije 32

36 Večkrat pritisnite ENTER in se pomaknite preko preostalih zaslonov, na katere ne vnašajte nobenih podatkov. Na koncu povezavo materiala z dobaviteljem shranite. V statusni vrstici na dnu zaslona se izpiše sporočilo, da je bila povezava materiala z dobaviteljem oblikovana, dodeljena ji je nova zaporedna številka.!nabavljanje blaga za zalogo Oblikovanje zahteve za naročilo V tem koraku boste oblikovali enostavno zahtevo za naročilo. Glavne sestavine, ki jih morate zagotoviti v vsaki zahtevi za naročilo, so (slika 40): " KDO naroča blago " KATERO blago naročate " Kakšno KOLIČINO blaga naročate " DO KDAJ mora biti blago dobavljeno Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase requisition / Create Številka transakcije: ME51N Sporočilo: Zahteva za naročilo (ZZN) je sestavljena iz treh delov: 1) Glava sporočila (besedilo) 2) Postavke 3) Sestavine postavk Slika 40: Vnašanje podatkov: zahteva za naročilo Posamezne dele sporočila odprete s pritiskom na ali zaprete s pritiskom na ob levem robu okna. Na začetku morate nastaviti prevzete vrednosti (Default Values) (slika 41), ki bodo veljale za vse zahteve, ki jih boste oblikovali odslej. 33

37 Pritisnite in vnesite podatke, kot je prikazano na spodnji sliki. Vnesite številko obrata in vaše ime kot ime naročnika blaga. Slika 41: Vnašanje prevzetih vrednosti V primeru, da na zgornjem zaslonu (slika 41) nimate vseh podatkov za vnašanje določenih vrednosti, pritisnite More Fields (slika 42). V oknu za oddajanje želenih polj (Change Layout) dodajte želena polja tako, da jih najprej označite in nato pritisnete. S tem ste izbrana polja prenesli iz skritih polj (Hidden Fields) v prikazana polja (Display Fields). Nato pritisnite. Slika 42: Dodajanje polj na zaslon za vnašanje privzetih vrednosti Ko končate z vnosom, podatke shranite s pritiskom na. 34

38 V prvo postavko vnesite številko materiala, ki ga naročate, količino in datum, do katerega mora biti blago dobavljeno (slika 43). Slika 43: Vnašanje postavke izbranega blaga Ko vnesete te tri podatke, pritisnite ENTER, da program prenese v ustrezna polja še ostale podatke o materialu, ki ga naročate. V postavko so se prenesli podatki iz glavnega zapisa materiala (slika 44). Slika 44: Prenašanje podatkov iz glavnega zapisa materiala v postavko Slika 45 prikazuje sestavine postavke, ki so vsebinsko razvrščene na več zavihkih. Slika 45: Pregledovanje sestavine postavke Pritisnite in shranite zahtevo za naročilo. V vrstici stanja se izpiše naslednja tekoča zaporedna številka zahteve za naročilo. 35

39 ! Izbiranje dobavitelja V tem koraku boste dodelili dobavitelja zahtevi za naročilo, ki ste jo oblikovali v prejšnjem koraku. Najprej boste poiskali, katerim zahtevam za naročilo dobavitelj še ni bil dodeljen. Iskali boste s pomočjo številke nabavne skupine (slika 46). Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase requisition / Follow-on Functions / Assign Številka transakcije: ME56 Vnesite vašo številko nabavne skupine. Tako boste v sistemu poiskali vse zahteve za naročilo, katerim dobavitelj še ni dodeljen. Slika 46: Iskanje zahtev za naročilo, katerim dobavitelj še ni dodeljen; iskanje preko številke nabavne skupine Za nadaljevanje pritisnite ali F8. Izpiše se seznam vseh odprtih zahtev za vašo nabavno skupino, katerim še ni bil dodeljen dobavitelj (slika 47). 36

40 Glava seznama Postavka Slika 47: Seznam odprtih zahtev za naročilo izbrane nabavne skupine Prikaz sestavin posamezne postavke: " Označite postavko tako, da označite stikalo ob številki materiala " Pritisnite. Avtomatična dodelitev dobavitelja: Program SAP bo avtomatično dodelil dobavitelja na osnovi razpoložljivih podatkov (slika 48). Poiskal bo vse povezave z dobavitelji za izbran material. Če je povezav med materialom in dobavitelji več, se v oknu prikaže seznam možnih dobaviteljev, iz njega pa izberete želenega. Postavko označite tako, da označite stikalo ob številki materiala. Nato v orodni vrstici pritisnite. Slika 48: Avtomatično dodeljevanje dobavitelja V obravnavanem primeru je v programu samo ena povezava materiala z dobaviteljem in je dobavitelj avtomatično dodeljen zahtevi. Postavka dobi novo vrstico in v njej so navedeni podatki o dobavitelju: tip sporočila (povezava materiala z dobaviteljem), številka povezave materiala z dobaviteljem, številka dobavitelja (8099), nabavna organizacija (1000) (slika 49). Slika 49: Navedba podatkov o dobavitelju Pritisnite in shranite spremembe ter zapustite transakcijo s pritiskom na. 37

41 ! Naročanje Prenašanje zahteve za naročilo v naročilo dobavitelju V tem koraku boste na osnovi zahteve za naročilo oblikovali naročilo (slika 50). Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase order / Create / Vendor-Supplying plant known Številka transakcije: ME21N Slika 50: Okno za oblikovanje naročila Pritisnite, da dobite na zaslon okno za iskanje sporočil v zvezi s procesom oskrbovanja (slika 51). V obravnavanem primeru boste naročilo oblikovali s sklicevanjem na zahtevo za naročilo. 38

42 Pritisnite roletni gumb in izberite varianto Purchase requisitions. Slika 51: Oblikovanje naročila s sklicevanjem na zahtevo za naročilo Na naslednjem oknu ne vnašajte vrednosti. Označite le polje Assigned, Open, and Release in pritisnite, da sprožite iskanje vseh zahtev za naročilo z dodeljenim dobaviteljem (slika 52). Slika 52: Iskanje vseh zahtev za naročilo z dodeljenim dobaviteljem V nekaterih primerih zaradi nepojasnjenih razlogov dobite obvestilo o napaki(slika 53). Takrat morate iz vseh polj, ki se nahajajo na prejšnjem zaslonu, (slika 52) v delu zaslona, poimenovanem Program selections, izbrisati podatke, razen v polju Obrat (Plant), kjer pustite izbrani obrat v Nemčiji (1000), in v polju Material, kjer pustite ustrezno številko vašega izbranega materiala. Slika 53: Obvestilo o napaki V levem oknu se prikaže seznam dodeljenih zahtev za naročilo. Razvrščene so po hierarhiji: Nabavna organizacija # Nabavna skupina # Postavka zahteve za naročilo. 39

43 Seznam s pritiskanjem na trikotnik poglobite, dokler ne dosežete postavke zahteve za naročilo, ki ste jo vi oblikovali. Nato je potrebno prenesti postavko zahteve za naročilo v odprto naročilo (slika 54). Pritisnite z miško na oznako postavke zahteve za naročilo, da jo označite. Pritisnite levi gumb na miški, ga držite pritisnjenega, povlecite postavko in jo odvrzite v nakupovalni voziček v zgornjem levem vogalu na desni polovici zaslona. Slika 54: Prenašanje podatkov zahteve za naročilo v odprto naročilo Postavko zahteve za naročilo prenesete po načelu povleci in spusti. S tem se podatki zahteve za naročilo prenesejo v odprto naročilo. S pritiskom na zaprete levo polovico zaslona, v kateri imate pregledovanje odprtih zahtev za naročilo. 40

44 Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila Naročilo je sestavljeno iz glave sporočila, postavk in sestavin posamezne postavke (slika 55). Podatki glave naročila Postavke Sestavine postavke Slika 55: Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila Predogled tiskanja Za predogled tiskanja naročila pritisnite (slika 56). 41

45 Slika 56: Predogled oblikovanega naročila Predogled oblikovanega naročila zapustite s pritiskom na. Shranjevanje naročila Ko ste zaključili z obdelavo naročila, ga shranite s pritiskom na.! Prevzemanje blaga Prevzemanje blaga s povezavo na številko naročila V naslednjem koraku boste prevzeli blago s povezavo na številko naročila (slika 57). Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Goods movement / MIGO - Goods Movement Številka transakcije: MIGO 42