Design, Construction, and Management of Databases with Microsoft Access 2010 โดย ดร. เบญจร ตน ภ ภ กด น กว จ ย สถาบ นว จ ยจ ฬาภรณ อบรมเช งปฏ บ ต การ ระหว างว นท 5 7 ต ลาคม พ.ศ. 2554 ณ ส าน กบร การคอมพ วเตอร สถาบ นว จ ยจ ฬาภรณ 1
ว ทยากร ปร ญญาตร ด าน Computer Science จาก Johns Hopkins University สหร ฐอเมร กา (พ.ศ. 2543) ปร ญญาโทและเอก ด าน Data Mining และ Bioinformatics จาก Rensselaer Polytechnic Institute สหร ฐอเมร กา (พ.ศ. 2550) ป จจ บ น: น กว จ ย สถาบ นว จ ยจ ฬาภรณ ทาว จ ยเก ยวก บข อม ลสายพ นธ กรรมของมน ษย ด แลระบบฐานข อม ลของโครงการ TIGER-LC อาจารย พ เศษคณะเทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยมห ดล 2
ตารางสอน 3
1. ความร เบ องต นเก ยวก บฐานข อม ลและโปรแกรม Microsoft Access 2010 2. การสร างตาราง (Table) 3. การสร างแบบสอบถามข อม ล (Query) 4. การสร างฟอร ม (Form) 5. การสร างรายงาน (Report) 4
1. ความร เบ องต นเก ยวก บฐานข อม ล และ โปรแกรม Microsoft Access 2010 จ ดประสงค การเร ยนร เพ อให ม ความร ความเข าใจเก ยวก บฐานข อม ล และการใช งานเบ องต นเก ยวก บ โปรแกรม Microsoft Access 2010 เข าใจความหมายและประโยชน ความสาค ญของการจ ดการฐานข อม ล เข าใจความสามารถของโปรแกรม Microsoft Access 2010 อธ บายส วนประกอบต างๆในหน าจอโปรแกรมได 5
ระบบฐานข อม ล (Database System) ระบบฐานข อม ล ค อ ระบบการจ ดเก บข อม ลท ม ความส มพ นธ ก น เก ยวข อง เป นเร องเด ยวก น โดยม ร ปแบบการจ ดเก บท เป นระเบ ยบแบบแผน และจ ดเก บ ไว ในท เด ยวก น เช น ข อม ลแบบสอบถามผ ป วย, ข อม ลล กค า, ข อม ลพน กงาน, ข อม ลส นค าคงคล ง เป นต น ประโยชน : ลดความซ าซ อนของข อม ล, ทาให ข อม ลสอดคล องก น, ช วย ควบค มความถ กต องของข อม ล, ช วยให สามารถใช ข อม ลร วมก นได ง าย, ม ความปลอดภ ยของข อม ลมากข น, ลดความข ดแย งในการใช ข อม ลร วมก น, และ ข อม ลม การจ ดเก บท ท นสม ย ข อควรระว ง : ควรม การสารองข อม ลไว เสมอ เพ อป องก นการส ญหายของ ฐานข อม ล 6
หล กการออกแบบฐานข อม ล 1. กาหนดว ตถ ประสงค ในการสร างระบบฐานข อม ล ว าต องการใช จ ดเก บ ข อม ลเก ยวก บเร องใด เพ ออะไร ต องการอะไรบ างจากระบบน ซ งต อง ระบ ให ช ดเจน 2. สอบถามความต องการของผ ใช ว าต องการป อนข อม ลใดบ างเข าส ระบบ และต องการผลล พธ อะไรบ าง ส งใดจาเป น ส งใดไม จาเป น 3. รวบรวมข อม ลท จาเป นท งหมด 4. เร มสร างฐานข อม ล โดยใช ตาราง ฟอร ม ความส มพ นธ ของตาราง รายงาน และแบบสอบถามข อม ล (ตามตารางสอนของการอบรมน ) 7
การเข าใช งานโปรแกรม Access 2010 คล กท ป ม 2010 > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Access 8
การเร มต นสร างฐานข อม ล 1. เล อก Blank database 2. ต งช อฐานข อม ล 3. คล กป ม Create เพ อสร าง 9
ส วนประกอบของหน าต างโปรแกรม Access 2010 Tab File Quick Access Toolbar แถบช อเร อง (Title Bar) ร บบอน (Ribbon) บานหน าต างนาทาง (Navigation Pane) Document Window 10
ส วนประกอบ หน าท การทางาน Tab File รวบรวมช ดคาส งในการจ ดการฐานข อม ล เช น การสร าง การบ นท ก การพ มพ การสารอง การต งค า Access 2010 Quick Access Toolbar แถบเคร องม อท ได รวบรวมป มท ใช งานบ อยๆเอาไว เพ อ ช วยให ทางานสะดวกรวดเร วข น และสามารถเพ มหร อลด ป มเคร องม อเหล าน ได แถบช อเร อง (Title Bar) แถบแสดงช อเร องและเวอร ช นของโปรแกรม ร บบอน (Ribbon) บานหน าต างนาทาง (Navigation Pane) Document Window แบ งกล มการทางานหล กๆไว ด วยก น ม ร บบอน Home, Create, External Data, Database Tools, Fields, Tables แสดง ส งต างๆท ได ม การสร างข น เช น Table, Query, Form, Report เป นต น สามารถซ อนและเป ดใหม ได พ นท หล กท ใช ในการทางาน 11
การเพ มป มเคร องม อบน Quick Access Toolbar คล กท ป มเคร องม อ และเล อกเคร องม อท ต องการเพ ม 12
การทางานก บร บบอน : Tab Home Tab Home เป นแท บท รวบรวมคาส งเก ยวก บการจ ดการหน าจอ View: ใช แสดงม มมองต างๆ เช นม มมองการแสดงข อม ล ม มมองการ ออกแบบ เป นต น Clipboard: ค ดลอก เคล อนย ายข อม ล และค ดลอกร ปแบบ Sort & Filter: เร ยงข อม ล กรองข อม ล Record: กล มคาส งทางานก บเรคคอร ด Find: ค นหา Text Formatting: จ ดแบบต วอ กษร ย อหน า เป นต น 13
การทางานก บร บบอน : Tab Create Tab Create ใช งานการเร มต นสร างส วนต างๆของฐานข อม ล Tables: เป นกล มคาส งในการสร างตารางข อม ล Queries: เป นกล มคาส งในการสร างแบบสอบถามข อม ล Forms: เป นกล มคาส งในการสร างฟอร ม Reports: เป นกล มคาส งในการสร างรายงาน 14
การทางานก บร บบอน : Tab External Data Tab External Data รวบรวมคาส งในการนาเข าหร อส งออกข อม ล Import & Link: นาเข าข อม ลจากฐานข อม ล Microsoft Access หร อ Microsoft Excel Export: ส งฐานข อม ลออกเป น Microsoft Access, Microsoft Excel, HTML เป นต น 15
การทางานก บร บบอน : Tab Database Tools Tab Database Tools รวบรวมคาส งในการจ ดการฐานข อม ล Relationships: สร างความส มพ นธ ระหว างตาราง 16
1. ความร เบ องต นเก ยวก บฐานข อม ลและโปรแกรม Microsoft Access 2010 2. การสร างตาราง (Table) 3. การสร างแบบสอบถามข อม ล (Query) 4. การสร างฟอร ม (Form) 5. การสร างรายงาน (Report) 17
องค ประกอบสาค ญของฐานข อม ลใน Access 2010 องค ประกอบ การทางาน 1. Tables ค อตารางท ใช ในการเก บข อม ลท งหมด ซ งเป นส งแรกท ต อง สร างข นมาก อนเป นอ นด บแรกในการสร างฐานข อม ล 2. Queries แบบสอบถามข อม ลท เราต องการทราบจาก Tables 3. Forms แบบฟอร มในการทางาน สามารถออกแบบให สวยงาม สาหร บจ ดการก บข อม ลแทนการจ ดการในตาราง 4. Reports ใช ในการสร างรายงานสร ปผล เพ อนาเสนอข อม ลในตาราง 18
2. การสร างตาราง (Table) จ ดประสงค การเร ยนร เพ อให ม ความร ความเข าใจเก ยวก บการสร างและออกแบบตาราง ตลอดจน สามารถจ ดการก บข อม ลในตารางได อธ บายถ งส วนประกอบตารางได อธ บายถ งข นตอนการสร างตารางแต ละแบบได อธ บายถ งชน ดข อม ลในแต ละแบบและการน าไปใช งานได สามารถก าหนดค ย หล กให ก บตารางได สามารถก าหนดความส มพ นธ ของตารางแต ละตารางได 19
ตาราง (Table) ตาราง (Table) ค อองค ประกอบหล กอ นหน งในฐานข อม ล เป นส วนท ต องสร างข นเป นอ นด บแรก เพ อใช ในการเก บข อม ลท งหมดท อย ใน ฐานข อม ล โดยในการสร างตารางน นม หลายร ปแบบด วยก น ซ งเรา สามารถจ ดการก บข อม ลในตารางเพ อให เก ดความสะดวกและรวดเร วใน การทางานมากย งข นได อ กด วย เช น การเร ยงลาด บข อม ล การกรอง ข อม ล และการค นหาข อม ลเป นต น 20
ส วนประกอบของตาราง 1. ไอเท ม (Item) ค อข อม ลท เก บอย ในแต ละเซลล ของตาราง 2. ฟ ลด (Field) ค อข อม ลในแนวคอล มน (แนวต ง) 3. เรคอร ด (Record) ค อข อม ลในแต ละแถวของตาราง 4. ตาราง (Table) ค อส วนของตารางท งหมดท ใช ในการเก บข อม ล ซ งถ า นาหลายๆตารางมารวมก นท งหมด จะเร ยกว า ฐานข อม ล หร อ Database 21
ต วอย างแสดงส วนประกอบของตาราง Fields Records รห ส คาน าหน า ช อ นามสก ล ว นเก ด 1001 นาย คา ม ป ญญา 22/3/01 1002 นาง บ ญสม มากม 05/12/15 1003 นางสาว สายไหม ช บ ญ 01/18/19 Item Table 22
ม มมองของตาราง (View) ม มมองหล กของตาราง ม 2 ม มมอง ค อ 1. ม มมองการออกแบบ (Design View) ใช กาหนดฟ ลด ข อม ลตาราง ชน ด ข อม ล ค ณสมบ ต ของฟ ลด แต ละฟ ลด ม ส วนประกอบในการทางาน 2 ส วน ค อ ส วนของเขตข อม ล และ ส วนค ณสมบ ต ของฟ ลด (Properties) 2. ม มมองแผ นตารางข อม ล (Datasheet View) ใช ในการป อนข อม ลท ต องการเก บลงในตาราง 1. สร างตาราง 2. ลองสล บม มมอง 23
ม มมองการออกแบบ (Design View) 24
ม มมองการออกแบบ (Design View) Fields ค ณสมบ ต ของ Field 25
ม มมองการออกแบบ (Design View) Field Name ค อช อของฟ ลด ในการเก บข อม ล Data Type ค อชน ดข อม ลท ได กาหนดให เก บข อม ลในแต ละฟ ลด Description ค อคาอธ บายฟ ลด (จะป อนหร อไม ก ได เพ อช วยความเข าใจ) 26
แบบฝ กห ด ทดลองสร างตารางใน Design View ตามต วอย างข างต น Save ตาราง ลอง View ตารางใน Data Sheet View Tip: ว ธ สล บม มมอง 1. กดป มสล บท ม มล างขวา 2. กดคร งเด ยวท ป ม View ด านล าง File Data Sheet View Design View 27
แบบฝ กห ด ใน Datasheet View ตารางจะออกมาล กษณะตามข างบนน ทดลองกรอกข อม ลด SubjectID เป น Auto Number ผ ใช งานจะเป นคนกรอกเองไม ได ว นท จะม ปฏ ท นให คล กได แต หากต องย อนกล บไปหลายๆป จะต องพ มพ เอง ก อนหน งคร ง แล วปฏ ท นจ งจะปร บตาม 28
การกาหนดฟ ลด ข อม ล ช อฟ ลด ต องไม ยาวเก น 64 ต วอ กษร รวมท งช องว างด วย ห ามต งช อฟ ลด ซ าก น สามารถใช ต วอ กษร ต วเลข ช องว าง ในการต งช อฟ ลด ได ห ามใช เคร องหมาย จ ด (.) อ ศเจร ย (!) และก ามป ([ ]) ในการต งช อฟ ลด ห ามเร มช อฟ ลด ด วยช องว าง 29
ชน ดข อม ล คาอธ บาย ชน ดข อม ล (Data Type) (1/2) Text ข อความ เคร องหมาย หร อต วเลขท ไม ต องการนาไปคานวณ ซ งเก บเป นต ว อ กขระได ส งส ด 255 ต วอ กษร Memo Number ต างจาก Text เพ ยงจ ดเด ยว ค อเก บได ส งส ด 65,536 อ กขระ สาหร บข อความ ท ยาวมากๆ เก บต วเลข ท งจานวนเต ม และทศน ยม เก บจานวนลบได Date/Time เก บว นท และเวลา Currency เก บต วเลขท ม จ ดทศน ยม 4 ตาแหน งเสมอ เหมาะก บการเก บค าเง นซ งต องการ ความถ กต องแม นยา AutoNumber เก บต วเลขท แสดงค าอ ตโนม ต ต วเลขจะไม ซ าก นในแต ละเรคคอร ด เหมาะ สาหร บสร างฟ ลด ท เป นค ย หล กใช สาหร บเป นรห สของแต ละเรคคอร ด 30
ชน ดข อม ล (Data Type) (2/2) ชน ดข อม ล คาอธ บาย Yes/No ข อม ลท ม ได เพ ยง 2 ค า เช นคาตอบ ใช ไม ใช หร อ ม ไม ม เป นต น OLE Object ใช เก บร ปภาพ หร อ เส ยง Hyperlink เก บล งค ไปย งเว บไซต Attachment เหม อนไฟล แนบในอ เมล เป นไฟล ชน ดใดก ได เช น Word, Excel Calculated ผลของการคานวณจากฟ ลด อ นในตาราง Lookup Wizard ด งข อม ลมาจากฟ ลด อ นในตาราง 31
ม มมองการออกแบบ (Design View) Fields ค ณสมบ ต ของ Field 32
การกาหนดค ณสมบ ต ของฟ ลด ข อม ล (Field Properties) Field Size ค อ ขนาดของฟ ลด หร อความยาวของข อม ลท สามารถ ป อนเข าไปได เช น รห สไปรษณ ย จะม ความยาว 5 อ กขระ ค า default ของ Field Size ค อ 255 อ กขระ ด งน นถ าเรากาหนดให เล กลงได ก จะช วย ลดการเก บพ นท ข อม ล Format ใช ในการกาหนดร ปแบบในการแสดงข อม ลท หน าจอ แต ไม ได เปล ยนข อม ลจร ง เช น ส ญล กษณ คาอธ บาย ต วอย าง @ อ กขระ 1 ต ว และท กช องจะต องม ข อม ล แต ถ าไม ป อน Access จะใส ช องว างให < แสดงต วอ กษรเป นต วพ มพ เล กท งหมด > แสดงต วอ กษรเป นต วพ มพ ใหญ ท งหมด @@-@@@ แสดงเป น 43-001 แสดงเป น bangkok แสดงเป น BANGKOK 33
การกาหนดค ณสมบ ต ของฟ ลด ข อม ล (Field Properties) Decimal Place ใช กาหนดว าจะให แสดงจ ดทศน ยมก ตาแหน ง ซ งจะใช ได ก บ ข อม ลชน ด Number และ Currency เท าน น Input Mask ใช กาหนดร ปแบบในการป อนข อม ล เพ อความสะดวกรวดเร ว เช น หมายเลขโทรศ พท หมายเลขบ ตรประชาชน เป นต น Caption ใช กาหนดข อความท แสดงในส วนห วคอล มน ใน Datasheet View หร อเป นช อท จะปรากฏใน Form หร อ Report Default Value ใช กาหนดค าเร มต นของข อม ลในฟ ลด พ มพ ใหม ได แต ถ าไม พ มพ ใหม ก จะม ค าเป น Default Value Required ถ าเล อก Yes จะต องป อนข อม ลลงไปในฟ ลด เสมอ ปล อยว างไว ไม ได 34
http://office.microsoft.com/enus/access-help/control-data-entryformats-with-input-masks- HA010096452.aspx#_Toc29226651 8 35
การกาหนดค ณสมบ ต ของฟ ลด ข อม ล (Field Properties) Validation Rule ใช กาหนดเง อนไขสาหร บค าของข อม ล เช น ในฟ ลด น จะต องป อนข อม ลเพ ยง 2 คา ค อ หญ ง หร อ ชาย เท าน น ถ าป อน นอกเหน อจากน แล ว จะแสดงกรอบหน าต างเต อน และไม สามารถป อน นอกเหน อจากท กาหนดไว ได เช น กาหนดค า ความหมาย หญ ง or ชาย Between #01/01/2007# and #31/12/2007# ป อนได เป นหน งในสองคาน เท าน น ป อนได ต งแต ว นท 1 ม.ค. 2007 ถ ง 31 ธ.ค. 2007 เท าน น >0 ป อนด วยค าท มากกว าศ นย เท าน น >= Date() ป อนด วยว นท เป นว นท ป จจ บ นเป นต นไป 36
แบบฝ กห ด จากตาราง Subject จงปร บค ณสมบ ต ของฟ ลด ต างๆตามน 1. ให คานาหน า เป นได แค นาย นาง และ นางสาว 2. ให ว นเก ด เป นได ในระหว าง 1 ม.ค. 2494 12 ธ.ค. 2534 3. ให ช อและนามสก ล ม ความยาวได ไม เก น 15 อ กขระ 4. เพ มฟ ลด ZipCode หล งจาก ฟ ลด Province และกาหนดให เป นชน ด Text ให เข ยนคาอธ บายด วยว าเป นรห สไปรษณ ย และม Input Mask ในร ปแบบ 00000 5. เพ มฟ ลด MobileNo และกาหนดให เป นชน ด Text ให เข ยนคาอธ บายด วยว า เป นเบอร ม อถ อ และ ม Input Mask ในร ปแบบ (080) 000-0000 6. กาหนด Caption ของ SubjectID ให เป น รห สผ ป วย 37
การกาหนดค ย หล ก (Primary Key) ค ย หล ก หร อ Primary Key ค อฟ ลด ท ม ข อม ลในเรคคอร ดท ไม ซ าก น เพ อ เป นต วกาหนดให ท กเรคคอร ดต างก น ประโยชน ค อ เม อม การป อนข อม ลในฟ ลด ท กาหนดเป น Primary Key ซ าก นแล ว ก จะเก ดคาเต อนข น และให ป อนข อม ลใหม Primary Key จะเป นฟ ลด ท ไม ว าง จะต องม ค าอย เสมอ ต วอย าง เลขบ ตรประจาต วประชาชน รห สผ ป วย เป นต น 38
ส ญล กษณ ก ญแจ แสดงว าเป น ค ย หล ก ต วอย าง Data Type เป น AutoNumber เพ อจะได ไม ซ าก น โดยเลขจะเพ มข นท ละ 1 ตามจานวนเรคคอร ด 39
การเปล ยนค ย หล ก (Primary Key) ให เข าอย ในม มมองการออกแบบ (Design View) ก อน แล วเล อกฟ ลด ท ต องการกาหนดเป นค ย หล ก คล กป ม บนร บบ อน Design ถ าคล กซ า จะเป นการยกเล ก ข อสาค ญค อ ต องแน ใจว า แต ละแถวของข อม ล จะไม สามารถม ค ย หล กท ซ า ก นได ต วอย างค ย หล กท ด ค อรห สเฉพาะต างๆ ว นเก ด หร อ จ งหว ด เป นค ย หล กท ไม ด เพราะอาจซ าก นได ด งน นใช ไม ได 40
การเพ มข อม ลในตาราง (เรคคอร ด) การเพ มข อม ลในตาราง สามารถทาได หลายว ธ ด งต อไปน 4. คล กขวาท เรคคอร ดท ม อย ก อนหน าน แล วกด New Record 3. กดป มเพ มเรคคอร ดใหม ตรงน ได เช นก น 1. คล กท แถวใหม (ส ดท าย) แล วพ มพ ต อไปเลย 2. กดป มเพ มเรคคอร ดใหม ตรงน 41
การลบข อม ลในตาราง (เรคคอร ด) ส งแรกค อต องเล อกเรคคอร ดท อยากจะลบก อน โดยการคล กบนแถวน น Tip: ถ าอยากเล อกหลายแถวพร อมๆก น ให กด Shift ค างไว แล วเล อกแถว แรกท อยากจะลบ และแถวส ดท ายท อยากจะลบ Access จะเล อกให ท กแถวท อย ระหว างแถวแรกและแถวส ดท าย 42
การลบข อม ลในตาราง (เรคคอร ด) การลบข อม ลในตาราง สามารถทาได หลายว ธ ด งต อไปน 3. กดป ม Delete ตรงน 1. กดป ม Delete บนแป นพ มพ 2. คล กขวา แล วเล อก Delete Record โดย Access จะถามให แน ใจก อน ในท กช องทาง เพราะลบแล วจะเอาค นกล บมาไม ได ต องพ มพ ใหม 43
การทางานก บเรคอร ดเนว เกเตอร (Record Navigator) Record Navigator กล บไปท เรคอร ดอ นก อนหน าน กล บไปท เรคอร ดแรกส ด เพ มเรคอร ดใหม กล บไปท เรคอร ดแรกส ด กล บไปท เรคอร ดอ นก อนหน าน 44
การค นหา ให ลองใส ค าว า หญ ง แล วกด Enter ด 45
การจ ดร ปแบบข อม ลในตาราง ในแท บ Home ให ใช ป มปร บร ปแบบข อม ลในกล มเคร องม อ Text Formatting 46
การเร ยงลาด บข อม ล (Sort) การเร ยงลาด บข อม ล ท าได สองทางด งน 2. เล อกกด Ascending (เร ยงโดยเร มจากต วแรก) หร อ Descending (เร ยงโดยเร มจากต วส ดท าย) ว ธ ท 1 1. คล กคอล มน ท ต องการเร ยง 47
การเร ยงลาด บข อม ล (Sort) การเร ยงลาด บข อม ล ท าได สองทางด งน ว ธ ท 2 1. คล กขวาท คอล มน ท ต องการเร ยง 2. เล อกว ธ เร ยง 48
การกรองข อม ลในฟ ลด 1. คล กคอล มน ท ต องการกรองข อม ล 2. เอาเคร องหมายถ กหน า ชาย ออก แล วคล ก OK 49
การกรองข อม ลในฟ ลด กด Toggle Filter เพ อกล บไปกล บมาระหว างข อม ลก อนและหล งกรอง หล งจากคล ก OK แล ว จะเหล อแต เรคอร ดท ไม ม คาว า ชาย 50
การกรองข อม ลแบบเล อกรายการ 1. คล กขวาในช องข อม ลช องใดก ได ของคอล มน ท ต องการกรอง 2. เล อก Text Filters Equals = เท าก บ Does Not Equal =ไม เท าก บ Begins With = เร มต นด วย Does Not Begin With = ไม เร มต นด วย Contains = ม Does Not Contain =ไม ม Ends With = จบด วย Does Not End With = ไม จบด วย 51
ต วอย างการกรองข อม ลแบบเล อกรายการ 1. เล อก Does Not Begin With 2. เต ม นาย แล วคล ก OK 52
ต วอย างผลล พธ การกรองข อม ลแบบเล อกรายการ การกรองเรคอร ดโดยเก บไว แต เรคอร ดท ข อม ลในช อง Title ไม เร มต นด วย คาว า นาย ออกไปน น จะเหล อเรคอร ดด งท เห นน กด Toggle Filter เพ อด กล บไปกล บมา ระหว างข อม ลก อนและหล งกรอง 53
ว ธ กรองอ กว ธ หน ง 1. เล อกคาท ต องการใช 2. Access จะจ ดทางเล อกเหล าน ให โดยอ ตโนม ต 54
การค นหาข อม ล กดป ม Find 55
การค นหาข อม ล การกาหนดรายละเอ ยดในการค นหา ช อง Find What พ มพ คาท ต องการค นหา ช อง Look In เล อกแหล งค นหา (Current Document, Current Field) ช อง Match กาหนดความส มพ นธ ของข อม ลท ต องการค นหา Any Part of Field ข อม ลท ค นเป นส วนหน งของฟ ลด Whole Field ข อม ลท ค นเป นท งหมดของฟ ลด Start Field ข อม ลท ค นเป นคาเร มต นของฟ ลด ช อง Search กาหนดท ศทางการค นหา (All, Up, Down) ท Match Case กาหนดให หาตรงตามท พ มพ เข าไปเท าน น เช น ถ าหา MISS จะไม เจอเรคอร ดท เข ยนว า Miss 56
การค นหาแบบเร ว ให ลองใส ค าว า หญ ง แล วกด Enter ด 57
การคานวณข อม ลในตาราง 1. คล กป ม Totals 2. แถว Total จะปรากฏข น 3. เล อกส งท ต องการทาได ตามต องการ โดยข อม ลแต ละชน ดจะม ส งท ทาได ไม เหม อนก น 58
ความส มพ นธ (Relationship) การสร างฐานข อม ลด น น ส วนมากจะม มากกว า 1 ตาราง เพราะในแต ละ งานท เราต องการเก บข อม ล ก ม กม ส วนประกอบมากกว า 1 ส วน เช น ข อม ลโกด งเก บส นค า อาจจะม ข อม ลส วนของล กค า ส วนของออ เดอร ส วนของส นค า ซ งอาจแยกไปเป นส นค าขายส ง ขายปล ก ส นค าลด ราคา เป นต น ซ งผ สร างฐานข อม ลต องค ดให รอบคอบต งแต แรก ว าในงานท ต องการ เก บข อม ลน ม ข อม ลท แบ งเป นชน ดต างๆอะไรได บ าง โดยย ดว าต องแบ ง อย างม เอกภาพ ส วนเด ยวก นต องม เน อหาเป นเร องเด ยวก น ในการสร างฐานข อม ล ข อม ลแต ละส วน จะม ตารางเป นของต วเอง 59
ต วอย างความส มพ นธ ล กค า: ช อ, นามสก ล, ท อย, เบอร โทรศ พท, รห สล กค า ส นค า: รห สส นค า, ชน ด, ราคา, จานวนคงคล ง ออเดอร ล กค า: เบอร ออเดอร, รห สล กค า, รห สส นค า, จานวนส นค า, ว นท ส ง, สถานะ ล กค าพ เศษ: รห สล กค า, ระยะเวลาท เป นล กค ามา, ราคาท ซ อเฉล ยต อ เด อน, ว นเก ด 60
ล กค า one รห สล กค า ช อ one นามสก ล ท อย เบอร โทรศ พท ออเดอร ล กค า many เบอร ออเดอร รห สล กค า many รห สส นค า จานวนส นค า ว นท ส ง สถานะ ส นค า one รห สส นค า ชน ด ราคา จานวนคงคล ง ล กค าพ เศษ one รห สล กค า ระยะเวลา ราคาซ อเฉล ยต อเด อน ว นเก ด 61
62
ต วอย างการสร างความส มพ นธ ของตาราง เป ดไฟล Store จะม ตาราง 4 ตาราง พร อมข อม ลท กรอกไว แล ว คล กแท บ Database Tools และคล กป ม Relationships 63
ต วอย างการสร างความส มพ นธ ของตาราง 1. คล ก Show Table 2. Add ตาราง โดยการ Double Click หร อ โดยการเล อกแล วกดป ม Add 64
ต วอย างการสร างความส มพ นธ ของตาราง ใช Mouse ลากให เก ดความส มพ นธ ระหว าง CustomerID ในตาราง Customer และ CustomerOrder จะม หน าจอข นมาถาม โดย Access จะกาหนดชน ดความส มพ นธ ให โดยอ ตโนม ต ให เล อก Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, และ Cascade Delete Related Fields เพ อท ว า เม อใดก ตามท เรคอร ดม การ เปล ยนแปลงท ตารางใดตารางหน ง ก ให อ พเดทก บตารางอ นท ม ความส มพ นธ ด วย 65
ต วอย างการสร างความส มพ นธ ของตาราง ให สร างความส มพ นธ เหล าน 66
ต วอย างการสร างความส มพ นธ ของตาราง และตรวจสอบผลล พธ ท ได ในตารางต างๆ เช น Customer เป นต น 67
1. ความร เบ องต นเก ยวก บฐานข อม ลและโปรแกรม Microsoft Access 2010 2. การสร างตาราง (Table) 3. การสร างแบบสอบถามข อม ล (Query) 4. การสร างฟอร ม (Form) 5. การสร างรายงาน (Report) 68
การสร างแบบสอบถามข อม ล (Query) ค วร (Query) หร อ แบบสอบถามข อม ล เป นส งท สาค ญมากในฐานข อม ล ท ช วยในการประมวลผลข อม ล ทาให เราสามารถค นหาข อม ลได สะดวก และรวดเร วมากย งข น นอกจากแบบสอบถามข อม ลจะช วยให เราด งข อม ลตามท เราต องการ ออกมาจากฐานข อม ลแล ว ค วร ย งสามารถช วยคานวณได ด วย การสร างแบบสอบถามข อม ลน น สามารถสร างได 2 ว ธ ค อ สร างโดยใช ม มมองการออกแบบ (Design View) สร างโดยใช เคร องม อช วยสร าง (Wizard) 69
การสร างแบบสอบถามด วยม มมองการออกแบบ ในการสร างแบบสอบถามแบบน น น เป นการสอบถามข อม ลด วยการ ออกแบบด วยตนเอง ซ งม ข นตอนด งน (ใช ไฟล VDO) 1 2 1. เล อกว าจะทา แบบสอบถามจาก ตารางใด 3 4 70
3 คาตอบท ได 1 2 สอบถามตารางล กค า (tblcustomers) โดยถามถ ง รห สล กค า (CustomerID), ช อ (FirstName), และนามสก ล (LastName) เท าน น 71
แบบฝ กห ด 1. ให สอบถามเอาแต ช อและนามสก ลของล กค า เท าน น 2. ให สอบถามเอา CustomerID, Firstname, City, และ State เท าน น และให ปร บความกว างของ คอล มน ให พอด ก บต วอ กษรท แสดงออกมาใน คาตอบด วย เปล ยนจาก Datasheet View เป น Design View 72
การบ นท กผลของแบบสอบถามข อม ล หล งจากผลของแบบสอบถามได แสดงออกมาในร ปแบบ Datasheet หร อ ตารางแล ว ให กดป ม Save ท ด านม มบนซ าย Access จะให ต งช อของแบบสอบถามน สมมต ต งว า myquery1 หล งจาก Save แล ว จะปรากฏหน าจอด งน 73
การสร างแบบสอบถามข อม ลจาก >1 ตาราง 1 เล อกสอบถามจากตาราง tblmovierented และ tblmovietitles คาตอบท ได 2 สร างความส มพ นธ 3 เล อกส งท ต องการถามถ ง 74
หากไม ได สร างความส มพ นธ 1 เล อกสอบถามจากตาราง tblmovierented และ tblmovietitles คาตอบท ได : ซ าและไม ใช ส งท ต องการถาม 2 เล อกส งท ต องการถามถ ง 75
การแก ไขแบบสอบถามข อม ล ให บ นท กแบบสอบถามท เพ งทาเสร จ (แบบม ความส มพ นธ ) ด วยช อว า myquery2 หล งจากน นให ป ดโปรแกรม MS Access เป ดโปรแกรม MS Access ใหม และเป ดฐานข อม ล VDO ใหม อ กคร ง คล ก myquery2 ในหน าต างนาทางด านซ ายม อเพ อเป ดแบบสอบถามน ข นมาอ กคร ง โดยคร งน ม จ ดประสงค เพ อทาการแก ไขแบบสอบถาม ข อม ล เข า Design View 76
1 เพ มตาราง tblcustomers โดยท ความส มพ นธ ได เคยถ กสร างไว แล วตอน Design ตารางคร งแรก 2 เล อกส งท ต องการถามถ ง คาตอบท ได : แสดงรายการช อ ป และรห สของหน งท ม การเช า รวมถ งว นท เช า ช อและนามสก ลของล กค า ท งหมด * เม อได ค ำตอบแล วให Save ไว ด วย 77
การกาหนดเง อนไขในการค นหาข อม ล ในการกาหนดเง อนไขในการค นหาข อม ลน น เราสามารถกาหนดได ท ช อง criteria ใน Design View หล งจากท สร างแบบสอบถามแล ว เราสามารถกาหนดเง อนไขต างๆท ต องการได โดยการใช operator ต างๆ ซ งได แก 1. โอเปอเรเตอร ทางคณ ตศาสตร (เช น บวก ลบ ค ณ หาร เป นต น) 2. โอเปอเรเตอร ทางการเปร ยบเท ยบและกาหนดค า (เช น เท าก บ น อยกว า มากกว า เป นต น) 3. โอเปอเรเตอร ทางตรรกศาสตร (เช น และ หร อ ไม เป นต น) 4. โอเปอเรเตอร เก ยวก บการเช อมข อความ 78
Operator โอเปอเรเตอร ทางคณ ตศาสตร คาอธ บาย + เคร องหมายบวก เช น 1 + 1 = 2 เคร องหมายลบ เช น 2 1 = 1 * เคร องหมายค ณเช น 3 + 2 = 5 / เคร องหมายหารเช น 5/2 = 2.5 \ เคร องหมายหารแบบเอาแต จานวนเต ม ไม สนใจเศษ เช น 5\2 = 2 Mod เคร องหมายหารแบบเอาแต เศษท เหล อ เช น 5 Mod 2 = 1 ^ เคร องหมายยกกาล ง เช น 2^3 = 6 79
โอเปอเรเตอร ทางการเปร ยบเท ยบและกาหนดค า Operator < น อยกว า <= น อยกว าหร อเท าก บ > มากกว า >= มากกว าหร อเท าก บ = เท าก บ <> ไม เท าก บ Between คาอธ บาย ใช ในการตรวจสอบว าม ค าอย ในระหว าง 2 ค าท กาหนดมา หร อไม เช น Between 10000 And 20000 80
โอเปอเรเตอร ทางการเปร ยบเท ยบและกาหนดค า (ต อ) Operator Like In คาอธ บาย ใช ในการตรวจสอบว าอ กขระน นตรงก บท กาหนดหร อไม โดยท - * แทนอ กขระใดๆ ก ต วก ได -? แทนอ กขระ 1 ต ว - # แทนต วเลข 1 ต ว -! แทนการยกเว นอ กขระท อย หล งเคร องหมายน - [ ] แทนช วงต วอ กษรหร อต วเลข เช น Like สม* ใช ในการกาหนดว าม ค าใดตรงก บค าในรายการหร อไม เช น In ( บ ญช, สารสนเทศ ) 81
โอเปอเรเตอร ทางตรรกศาสตร Operator คาอธ บาย And ให ค าจร งต อเม อท ง 2 ค าเป นจร ง Or ให ค าจร งเม อค าใดค าหน งเป นจร ง Xor ให ค าจร งเม อเป นจร งเพ ยง 1 ค า Not ให ค าเป นตรงก นข าม โอเปอเรเตอร ในการเช อมข อความ Operator คาอธ บาย & ใช ในการเช อมต อข อความ เช น [FirstName]& &[LastName] 82
ต วอย างการกาหนดเง อนไข 1 ต วอย างท 1 เล อกท กคอล มน ของตาราง tblcustomerid ท City เท าก บ MyTown คาตอบท ได : ส งเกตว า city เป น MyTown เท าน น 2 กาหนดเง อนไข 83
ต วอย างการกาหนดเง อนไข 1 ต วอย างท 2 เล อกท กคอล มน ของตาราง tblcustomerid ท LastName ข นต นด วย Ba คาตอบท ได : ส งเกต LastName 2 กาหนดเง อนไข 84
ต วอย างการกาหนดเง อนไข ต วอย างท 3 เล อกท กคอล มน ของตาราง tblcustomerid ท LastName ม เพ ยง 4 อ กขระ 1 คาตอบท ได : ส งเกต LastName 2 กาหนดเง อนไข 85
ต วอย างการกาหนดเง อนไข ต วอย างท 4 เป ด myquery2 ออกมา คงไว เหม อนเด มท กอย าง เว นแต ว า ต องการรายการท เช าหน งหล งจากว นท 25 ก นยายน 2550 เท าน น คาตอบท ได : ส งเกต DateRented 1 กาหนดเง อนไข 86
ต วอย างการกาหนดเง อนไข 1 ต วอย างท 5 จงค นหาข อม ลด งน ช อล กค า รห สของหน งท ล กค าคนน น เช าไป และช อหน ง โดยกาหนดว า หน งต องออกมาในระหว างป 1990 2000 หร อ มากกว า 2002 เท าน น คาตอบท ได : ส งเกตป 2 กาหนดเง อนไข 87
ต วอย างการกาหนดเง อนไข ต วอย างท 6 จงค นหาข อม ลท งหมดจากตาราง tblcustomers โดยม เง อนไขว า ล กค าต องม ช อจร งว า Lisa, Peggy, หร อ Mary เท าน น 1 คาตอบท ได : ส งเกตช อ 2 กาหนดเง อนไข 88
การสร างฟ ลด ใหม จากการรวมฟ ลด สามารถทาได โดยการเต มฟ ลด ใหม ท ต องการในร ปแบบ ช อฟ ลด ใหม :[ฟ ลด ท 1]&[ฟ ลด ท 2]& เช น คาตอบท ได : 89
การเร ยงฟ ลด (Sort) ใช ต วอย างท แล วแต จะเร ยงจากต วอ กษรก อนไปหล ง หร อ Ascending Descending = จากหล งมาหน า (ถ าเป นต วเลข มากกว า ไปน อยกว า) คาตอบท ได : 90
การสร างฟ ลด คานวณ เราสามารถสร างฟ ลด ใหม เป นฟ ลด คานวณค ดเลขให เราได โดยใช ร ปแบบด งน ช อฟ ลด ใหม : ส ตร ต วอย างเช น จากตาราง tblrental จงหาว าถ าลดราคา 25% จะลดเท าไร และราคาหล งลดแล วเท าก บเท าไร คาตอบท ได : 91
การใช IFF ร ปแบบ IIF(เง อนไข, ค าท ได เม อเง อนไขเป นจร ง, ค าท ได เม อเง อนไข เป นเท จ) เช น คาตอบท ได : 92
การสร างแบบสอบถามด วยเคร องม อช วยสร าง Access ได จ ดทาเคร องม อช วยสร างแบบสอบถาม (Query Wizard) ท ม ก ใช บ อยมาให ท งหมด 4 ชน ด เพ อความสะดวกรวดเร วในการทางาน 1. Simple Query Wizard 2. Crosstab Query Wizard 3. Find Duplicates Query Wizard 4. Find Unmatched Query Wizard 93
Simple Query Wizard เป นการสร างแบบสอบถามแบบง ายท ส ด 94
Crosstab Query Wizard ใช สอบถามความส มพ นธ ระหว าง 2 ฟ ลด ต วอย าง ให สอบถามหาว า ในแต ละป ม หน ง Rating ต างๆออกมา จ านวนเท าใด 1 เข าไปท Crosstab Query Wizard 2 เล อกตาราง tblmovietitles 3 95
1 เล อก Year เป นห วแถว 2 96
1 เล อก Rating เป นห วคอล มน 2 97
1 เล อกน บจานวนรห สหน งในแต ละช อง ของตารางคาตอบ Count(ID) 2 เล อกให รวมค า ท งหมดในแต ละ แถว 3 98
1 99
ตารางคาตอบ เป นตารางแบบไขว ระหว าง ป และ Rating ของหน งในป น นๆ โดยต วเลข ในแต ละช องค อจานวนหน งท งหมดในแต ละป และแต ละ Rating 100
การสร างแบบสอบถามข อม ลด วย Find Duplicates Query Wizard ใช ค นหาข อม ลท ซ าก นในตาราง ต วอย างเช น หาข อม ลล กค าท ม นามสก ลซ าก น โดยให แสดงนามสก ลท ซ าก น รห สล กค า ช อล กค า และท อย ด วย 1 2 101
เล อก Table: tblcustomers เน องจากเราต องการหาข อม ลล กค าซ งเก บไว ท ตารางน 1 2 102
เล อก LastName เน องจากเราต องการแสดงรายการท ม นามสก ลซ าก น 1 2 103
เล อกว าให แสดง รห สล กค า ช อ และท อย ข างๆรายการท ม นามสก ลซ าก นด วย 1 2 104
1 105
ตารางคาตอบ แสดงรายการล กค าท ม นามสก ลซ าก น โดยท แสดง รห สล กค า ช อ และท อย ไว ข างๆด วย 106
การสร างแบบสอบถามข อม ลด วย Find Unmatched Query Wizard ใช ค นหารายการท ไม ซ าก นในสองตาราง (ม อย ในตารางแรก แต ไม ม ใน ตารางท สอง โดยท งสองตารางต องม ต วเช อมท ถ กต อง เช น ให แสดงรายการหน งท งหมดท ไม ม การเช า 1 2 107
1 เล อกตารางแรก 2 108
1 เล อกตารางท สอง 2 109
1 เล อกฟ ลด ท จะใช เป นต วเช อม 2 110
1 เล อกฟ ลด ท จะให แสดงในตารางคาตอบ 2 111
1 112
ตารางคาตอบ แสดงรายการหน งท ม อย ในฐานข อม ล (tblmoviestitles) แต ไม ม การเช า ส งเกตว าม ท งหมด 351 เร อง จากท งหมด 361 เร อง ซ งตรงก บข อม ลในฐานข อม ล (tblmovierented) ท แสดงว าม รายการ เช าไปท งหมดแล ว 10 เร อง 113
การสร างฟอร ม (Form) ฟอร ม (Form) ค อหน าจอสาหร บต ดต อก บผ ใช งาน ท สร างข นมาเพ อช วยให ผ ใช ทางานก บข อม ลในตารางได สะดวกกว าการใช Datasheet View และย ง ช วยเพ มความสวยงามให ก บเบ องหน าของฐานข อม ลท สร างข นมาได อ กด วย การสร างฟอร มเปร ยบได ก บการสร างแบบสอบถามบนหน าจอคอมพ วเตอร โดยท หน าตาของฟอร มน น สามารถทาให คล ายคล งก บแบบสอบถามแบบ กระดาษท ม อย เราสามารถเช อมโยงฟอร มก บฐานข อม ลเข าด วยก นได โดยท เม อกรอกข อม ลเข าไปในฟอร มในคอมพ วเตอร แล ว ข อม ลจะโดนเก บ เข าไปในฐานข อม ลโดยอ ตโนม ต 114
การสร างฟอร ม (Form) MS Access ม ว ธ สร างฟอร ม 10 ว ธ เราจะห ดสร างฟอร มเพ ยงไม ก ว ธ โดยเน นท สามารถนาไปใช งานจร งใน การสร างแบบสอบถาม 115
การสร างฟอร มด วยม มมองการออกแบบ (Form Design) เพ อให ได ทราบถ งโครงสร างและหล กการท างานของฟอร ม เราควร เร ยนร การออกแบบฟอร มเองก อน เพ อให ตรงก บความต องการ และเก ด ความเข าใจมากย งข น 1 เข าไปในแท บ Create และกดเล อก Form Design 116
เล อก Add Existing Fields 2 1 จะได พ นท ในการออกแบบสร าง ฟอร มมาตรงน สาหร บให เราใส ส ง ต างๆท อยากให ม ในฟอร มเข าไป 3 จะปรากฏรายการตาราง ท งหมดท ม มาให เล อกใช 117
1 กดเล อก (double click) ท กฟ ลด ใน tblcustomers 2 เข า Form View 3 จะได ฟอร มน และลอง เล อนด โดยใช ล กศร ด านล าง จะพบว าม ข อม ลล กค า ครบเหม อนในตาราง tblcustomers 118
ว ธ การตกแต งฟอร มให สวยงาม ต องการเปล ยนให ฟอร มจากทางซ าย เป นฟอร มแบบทางขวา ทาอย างไร? 119
1 จากหน า Form ท เพ งสร าง ให เข าแท บ Design แล วเล อก Design View 2 ให Select ท งหมด 120
1 2 3 1. เปล ยนฟอนท ต วอ กษรให เป น Arial 2. เปล ยนขนาดให เป น 14 3. เปล ยนส ให เป นส ดา ส งเกตว า ต วอ กษรด เบ ยด พ นท ไม พอ สามารถปร บแต งได 121
1 เล อกแท บ Arrange แล วกด Size/Space ซ งจะม ป มสาหร บช วยจ ดขนาด และระยะ ส งเกตว า ความกว างอาจไม พอสาหร บข อม ล ให เล อกแค ช องสาหร บกรอก แล วขย บทาให กว างมากข น ทาให พอด เพ มพ นท แนวต งระหว าง ส งท เล อก 122
ลองกดเข าด ใน Form View 123
1 เล อกแท บ Design แล วกด Insert Image เพ อใส ร ปภาพ (ไฟล customericon.jpg) 2 ทดสอบด ใน Form View 124
1 เล อกแท บ Design แล วกดเล อกวาดส เหล ยม (Rectangle) 2 วาดส เหล ยมลงไปรอบๆฟอร ม 125
1 เล อกส 2 ส เหล ยมบ งท กอย างหมด 126
1 เล อกส เหล ยม คล กขวา เล อก Position > Send to Back เพ อส งส เหล ยมไป อย ในพ นหล ง 127
2 กด Form View ด และ บ นท กฟอร มน ให เร ยบร อย (ใช ช อ CustomerForm) 1 ส เหล ยมจะถอยไปอย ด านหล ง 128
ว ธ เพ มข อม ล (เรคอร ด) โดยการกรอกฟอร ม กดสร างหน าฟอร มใหม โดยฟอร มจะเล อนไปหล งเรคอร ดส ดท ายให โดยอ ตโนม ต แล ว กรอกข อม ล กด Enter ท ช องส ดท ายเป นการย นย นใส ข อม ลในตาราง ซ งสามารถเช คด ได 129
ป มเคร องม อในการสร างฟอร ม เคร องม อ หน าท เล อกส งท ต องการปร บ เช น ส เหล ยม ต วหน งส อ ช องให กรอก เป นต น สร างช องให กรอก (ช อง Text Box) สร างเลเบ ล (Label) สร างป มกด สร างต วควบค มแท บ เพ อแบ งกล มคาส งให เป นหมวดหม Hyperlink Web browser control Navigation control สร างกล มรายการให เล อก 130
ป มเคร องม อในการสร างฟอร ม เคร องม อ ใช แบ งหน าและยกเล กการแบ งหน า หน าท สร างกล องรายการให เล อกแบบบรรท ดเด ยว แทรกกราฟลงไปในฟอร ม สร างเส นตรง สร างต วควบค มข อม ลว าจะใช หร อไม ใช สร างกล องรายการให เล อกแบบหลายบรรท ด สร างส เหล ยม สร างต วเล อกซ งจะเล อกหร อไม ก ได สร างกรอบเก บร ปภาพซ งจะไม เก บลงตาราง 131
ป มเคร องม อในการสร างฟอร ม เคร องม อ เพ มไฟล แนบเข ามาในฟอร ม หน าท สร างต วเล อกซ งเล อกได 1 เด ยวเท าน น สร างฟอร มย อยหร อรายงานย อย สร างกรอบเก บร ปหร อข อม ลลงในตาราง แทรกร ปภาพ ใส โลโกตรงส วนห ว (Header) ของฟอร ม ใส ห วเร องตรงส วนห วของฟอร ม ใส ว นและเวลาในส วนห วของฟอร ม ใส ร ปในฟอร ม 132
ฝ กห ดใช เคร องม อสร างฟอร ม 1 เข าแท บ Create คล ก Blank Form 2 เข าแท บ Design และเปล ยนเป น Design View ฟอร มจะแสดงในร ปแบบน 133
ทดลองสร างฟอร มน โดยใช เคร องม อสร างฟอร มต างๆ เคร องม อท ใช 134
135
ทดลองสร างฟอร มน โดยใช เคร องม อสร างฟอร มต างๆ 136
การสร าง Header ของฟอร ม 137
การเช อมฟอร มเข าก บตารางฐานข อม ล ส งท ได เร ยนมาก อนหน าน สร างตารางเก บข อม ล สร างฟอร ม ส งส ดท ายท ต องทาเป นในการสร างฐานข อม ลให สมบ รณ แบบค อ เช อมฟอร มเข าก บตาราง ใช ไฟล PatientDB 138
ล กษณะของตาราง GeneralInfo และ Symptoms (ม ข อม ลกรอกมาให บ างแล วเป นต วอย าง) 139
ความส มพ นธ ระหว างตาราง GeneralInfo และ Symptoms เช อมโดยใช firstname 140
ฝ กห ดเช อมฟอร มก บตารางเข าด วยก น จากฟอร มท สร างไว สองฟอร มน น ให เช อมท งสองฟอร มเข าก บตาราง GeneralInfo และ Symptoms แล วลองทดสอบกรอกข อม ลด วย ว ธ เช อมม 2 ข นตอน ด งน 141
1) เช อมท งฟอร มเข าก บท งตาราง 1 2 เป ด TestForm ใน Design View กดส เหล ยมตรงม มบนซ าย 3 เล อกแท บ Data 4 เป ดช อง Record Source และ เล อกตาราง GeneralInfo 142
2) เช อมแต ละฟ ลด ของฟอร มเข าก บแต ละฟ ลด ของตาราง 2 เล อกแท บ Data 1 กดเล อกฟ ลด ในฟอร ม 3 กดเล อกฟ ลด ในตาราง 143
เช อม 1 ฟอร มก บหลายๆตารางเข าด วยก น ต องสร าง query เพ อเช อมตารางก อน จ งจะเช อมฟอร มเข าก บตาราง หลายๆตารางได ต วอย าง AllInfoQuery แบบฝ กห ด: จงเช อม TestForm2 เข าก บ AllInfoQuery แล วลองกรอกข อม ลด 144
1. ความร เบ องต นเก ยวก บฐานข อม ลและโปรแกรม Microsoft Access 2010 2. การสร างตาราง (Table) 3. การสร างแบบสอบถามข อม ล (Query) 4. การสร างฟอร ม (Form) 5. การสร างรายงาน (Report) 145
การสร างรายงาน (Report) รายงาน (Report) ช วยสร ปผลข อม ลท ม อย ในตาราง หร อ แบบสอบถาม ข อม ล สามารถสร างรายงานได หลายแบบ จากตาราง หร อ แบบสอบถาม เด ยวก น สามารถจ ดพ มพ ออกมาในร ปเอกสารได การสร างรายงานจะคล ายก บการสร างฟอร ม แต ฟอร มน นสามารถแก ไขข อม ลได เราไม สามารถแก ไขข อม ลจากรายงานได 146
เร ยนร การสร างรายงานจากการทดลองสร างจร ง จากไฟล ฐานข อม ล VDO สร างรายงานจากตาราง tblcustomers (สร างฟอร มจากตารางเด ยว) ให เล อกเอา Firstname, Lastname, City, State ของล กค ามาทารายงาน ทารายงานให อย ในร ปแบบ MS Access MS Excel PDF 147
1) MS Access Format 2) MS Excel Format 3) PDF Format 148
1 เล อกแท บ Create 2 คล ก Report Design 3 จะได พ นท สาหร บสร างรายงานแบบน 149
1 เล อกแท บ Design 2 คล ก Add Existing Fields 3 เล อก FirstName, LastName, City, State 150
3 คล ก Tabular 1 เล อกแท บ Arrange 2 เล อกท กฟ ลด 151
1 หน ารายงานจะเปล ยนไปอย ในร ปแบบตาราง 2 เปล ยนส ขนาดต วอ กษร ตามต องการ (เหม อนการเปล ยนในฟอร ม) 152
หล งจากลองทาต วอ กษรให ใหญ ข นและม ส ดา 153
1 ใส Logo, Title, และข ดเส นใต ทาต วหนา 2 154
1 เปล ยนส พ นหล งของรายงาน Design > Property Sheet > Back Color (Alternate Back Color) 2 3 155
ได รายงานในร ปแบบ MS Access ให บ นท กไว (Save) 156
การ export รายงานให อย ในร ป Excel 1 เล อกแท บ External Data 2 คล ก Excel 3 ใส ช อ และ ท เก บ คล ก Open the ถ า อยากให เป ด Excel ด ท นท หล งทาเสร จ 157
การ export รายงานให อย ในร ป PDF 1 เล อกแท บ External Data 2 คล ก PDF or XPS 3 ใส ช อ และ ท เก บ คล ก Open file ถ า อยากให เป ด PDF ด ท นท หล งทาเสร จ 158
ว ธ สร างรายงานจากแบบสอบถาม 2 เล อกแท บ Create 3 คล ก Report 1 เล อกแบบสอบถามท ต องการใช 159
MS Access จะทารายงานให โดยรวมเอาท กๆฟ ลด ใน แบบสอบถามเอาไว 160