4. การใช งานโปรแกรมตารางค านวณ

Transcription

1 4. การใช งานโปรแกรมตารางค านวณ 4.1 ความหมายของโปรแกรมตารางค านวณ ภาพท 4.1 ต วอย างหน าจอภาพโปรแกรมตารางค านวณ Microsoft Excel โปรแกรมตารางค านวณ (Spreadsheet) เป นโปรแกรมท ม ความสามารถและ เหมาะส าหร บใช ในงานอาช พท ส าค ญมากประเภทหน ง โปรแกรมประเภทน ม ประโยชน เป นอย างมาก เพราะสามารถสร างส ตรค านวณค าต าง ๆ ท ซ บซ อน เป นผลล พธ ได อย าง รวดเร วและถ กต องแม นจ า นอกจากน นย งอาจจ ดท าค าตอบได โดยอ ตโนม ต ท นท

2 39 หล งจากเปล ยนค าข อม ลเป นค าใหม แล ว จ งม กน ามาใช ในงานท เก ยวข องก บต วเลข จ านวนมาก โดยน ามาจ ดท าตารางค านวณเป นส วนใหญ โปรแกรมตารางค านวณ เก ดข นจากความค ดของน กศ กษา ส าน กธ รก จศ กษา ฮาวาร ด (Harvard Business School) ซ งผล ตโปรแกรมช อ VisiCale (ย อจาก Visible Calculation) ออกมาจ าหน ายและ ม การพ ฒนามาเป นโปรแกรมโลต ส (Lotus) และ โปรแกรมMicrosoft Excel (Microsoft Excel) ซ งเป นท น ยมกว างขวางเป นอย างมากใน ป จจ บ น 4.2 หล กการพ นฐานของโปรแกรมตารางค านวณ หล กการพ นฐานของโปรแกรมตารางค านวณ ค อ การท าให จอภาพของ โปรแกรม เป นเสม อนตารางขนาดใหญ ท เร ยกว า ช ตงาน (Worksheet) แผ นตารางน ม ล กษณะเหม อนแผ นกระดาษท าการท ต เส นเป นคอล มน หลายๆ คอล มน และแถวหลาย ๆ แถว ต ดก นกลายเป นช องตาราง

3 40 ภาพท 4.2 ต วอย างหน าจอภาพโปรแกรมตารางค านวณป จจ บ นท ม เซลล ถ ง 16,777,216 เซลล ในอด ตน น ช ตงานหน ง จะประกอบด วยแถว (Row) ท งหมด 256 แถว และ คอล มน (Column) ท งหมด 64 คอล มน ด งน น จ งเก ดเป นช องตาราง ท งหมด 16,384 ช อง ช องเหล าน น ยมเร ยกว าเซลล ( Cell) เซลล เหล าน สามารถบรรจ ข อความ ( Text) จ านวนเลข (Number) หร อส ตรค านวณ (Formula) ได แต ในป จจ บ น ม การพ ฒนาโปรแกรมตารางค านวณ ให ม ประส ทธ ภาพมาก ย งข น โดยเฉพาะโปรแกรม Microsoft Excel ซ งออกแบบช ตงาน ให ม แถวเพ มเป น 65,536 แถว และม คอล มน เพ มเป น 256 คอล มน ด งน น จ งเก ดเซลล มากถ ง 16,777,216 เซลล โดยปกต แล ว เน อท ของจอภาพของคอมพ วเตอร ม ขนาดเล กเก นกว าจะแสดง ช ตงานได ท งแผ น ด งน น เราจ งเห นเพ ยงบางส วนของแผ นเท าน น เม อเร มใช เราจะ เห นเพ ยงส วนท เป นม มซ ายตอนบนของตาราง ด งแสดงในภาพท 4.1 แต เราก สามารถ เล อนให จอภาพแสดงส วนอ นๆ ของช ตงานได โดยไม ยากโดยการใช แถบเล อน (Scroll Bar) ท งแนวต งและแนวนอน 4.3 ความสามารถของโปรแกรมตารางค านวณ โปรแกรมตารางค านวณ ม ความสามารถหลายประการท จะช วยให การค านวณ ต างๆ ง ายข น ท าให โปรแกรมตารางค านวณ กลายเป นเคร องม อส าค ญของผ ท างาน อาช พต างๆ ท ต องม การค านวณค าต างๆ เสมอ ในท น ขอแนะน าความสามารถท ใช งาน บ อยๆ ได แก - การแทรกและการลบ ระหว างท เราก าล งท างานก บช ตงานอย น น เราสามารถ แทรกคอล มน หร อแถวใหม เข าไปในช ตงานน นได หร อในทางกล บก นเราจะลบคอล มน หร อแถวออกไปก ได และช ตงานจะค านวณช อแถวหร อคอล มน ให ใหม โดยอ ตโนม ต

4 41 ก. ตารางเด ม ข. ตารางท แทรกแถวใหม ภาพท 4.3 ความสามารถในการแทรกและลบของโปรแกรมตารางค านวณ - การค ดลอก ค อ การลอกข อความหร อจ านวนหร อส ตร จากเซลล กล มหนน ง ไปย งอ กกล มหน ง ในช ตงาน อย างรวดเร ว ท าให ประหย ดเวลาในการท างานมากย งข น ก. ตารางเด ม ข. ตารางท ม การค ดลอกข อม ล ภาพท 4.4 ความสามารถในการค ดลอกข อม ลของโปรแกรมตารางค านวณ

5 42 - การย าย ค อ การย ายข อความหร อจ านวนหร อส ตร จากเซลล กล มหนน งไปย ง อ กกล มหน ง เม อย ายแล วโปรแกรมตารางค านวณ จะค านวณผลล พธ ใหม โดยอ ตโนม ต ก. ตารางเด ม ข. ตารางท ม การย ายข อม ล ภาพท 4.5 ความสามารถในการย ายข อม ลของโปรแกรมตารางค านวณ - การปร บผลล พธ โปรแกรมตารางค านวณ น นน ยมใช ในงานด านบ ญช และ การเง นมาก ข อม ลในงานเหล าน ต องการพ มพ ผลล พธ เป นจ านวนเง นท ม เคร องหมาย สก ลเง น และเคร องหมายค นหล กพ นเพ อให อ านง าย โปรแกรมตารางค านวณ ก สามารถอ านวยให เราปร บแต งให เหมาะก บการแสดงจ านวนเง นได รวมไปถ งม การ ค านวณผลล พธ ตามค าต วเลขท เปล ยนแปลงไปด วย ท าให ประหย ดเวลาไม ต องท าการ ค านวณใหม เม อเปล ยนค าต วเลขใหม ผลล พธ เปล ยนแปลงอ ตโนม ต ก. ตารางเด ม ข. ตารางท ม การปร บผลล พธ ภาพท 4.6 ความสามารถในการปร บผลล พธ ของโปรแกรมตารางค านวณ

6 43 - การปร บขนาดของช องเซลล โปรแกรมตารางค านวณ ยอมให เราปร บขนาด ของช องเซลล ให สะดวกก บงานได โดยไม ต องว ตกว าคอล มน จะแคบเก นกว าจะแสดง ข อม ลท ต องการได นอกจากน โปรแกรมตารางค านวณ ย งยอมให ข อความในเซลล หน ง ล นไปอย ในเซลล ทางขวาม อได หากเซลล น นว าง ในกรณ ท เป นข อความ ภาพท 4.7 ความสามารถในการปร บขนาดของช องเซลล ของโปรแกรมตารางค านวณ - การใช ฟ งก ช นฟ งก ช น ค อ ค าส งท ก าหนดให โปรแกรมตารางค านวณ ท างาน อย างหน งอย างไรให เช น ฟ งก ช น SUM ท ใช ในการหาผลรวมของช วงข อม ลต งแต 3 ช องเซลล ข นไป หร อฟ งก ช น IF ซ งเป นฟ งก ช นท ใช ในการหาผลล พธ ท เป นเง อนไขแบบ ต างๆ เป นต น

7 ภาพท 4.8 ความสามารถในการใช ฟ งก ช นการค านวณของโปรแกรมตารางค านวณ 44