การใช งาน Microsoft Access การเร ยกใช โปรแกรม Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007

Transcription

1 การใช งาน Microsoft Access การเร ยกใช โปรแกรม Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access การสร างฐานข อม ลใหม สร างด วยตนเอง สร างจากแม แบบ (Template) การสร างฐานข อม ลด วยตนเอง คล กท พ มพ ช อแฟ มฐานข อม ลช อ "การขายส นค า" และคล ก จะได หน าต างฐานข อม ล "การขายส นค า" 3. การสร างตารางในม มมองออกแบบ คล กท เมน Create และไอคอน จะได หน าต างในการก าหนดโครงสร างของตาราง

2 Field Name ก าหนดช อฟ ลด Data Type ก าหนดชน ดของข อม ล Text อ กขระ ไม เก น 255 ต ว Memo อ กขระท ม ความยาวมาก ไม เก น 65,535 ต ว Number ต วเลข สามารถก าหนดชน ดและขนาดได Date/Time ว นท หร อเวลา Currency จ านวนเง น AutoNumber ต วเลข ก าหนดอ ตโนม ต โดยโปรแกรม Yes/No จร ง / เท จ Description อธ บายความหมายของข อม ลเพ อช วยในการเต อนความจ า ซ งจะใส หร อไม ก ได หน า 2 / การสร างตาราง (1) ตาราง "ล กค า" ล กค า ( รห สล กค า, ช อล กค า, ท อย ) พ มพ รายละเอ ยดของแต ละฟ ลด ประกอบด วย Field Name Data Type ขนาด / ประเภท รห สล กค า Number Integer ช อล กค า Text 50 ท อย Text 100 ก าหนดค ย หล ก คล กท ด านหน าฟ ลด รห สล กค า และคล ก จ ดเก บตาราง คล กป ม และใส ช อตาราง "ล กค า" (2) ตาราง "ส นค า" ส นค า ( รห สส นค า, ช อส นค า, ราคา ) Field Name Data Type ขนาด / ประเภท รห สส นค า Number Integer ช อส นค า Text 30 ราคา Number Integer

3 (3) ตาราง "รายการส ง" รายการส ง ( รห สล กค า, รห สส นค า, จ านวน ) Field Name Data Type ขนาด / ประเภท รห สล กค า Number Integer รห สส นค า Number Integer จ านวน Number Integer หน า 3 / การแก ไขโครงสร างของตาราง คล กขวาม อท ตาราง รายการส ง เล อกเมน แก ไขค ย หล กของตาราง - คล กด านหน าฟ ลด รห สล กค า กดแป น <SHIFT> ค างไว และคล กท ด านหน าฟ ลด รห สส นค า - คล ก คล กป ม เพ อบ นท ก 4. การเพ มข อม ลลงในตาราง (1) ตาราง "ล กค า" ด บเบ ลคล กท ตาราง ใส ข อม ลลงในฟ ลด ต าง ๆ ของตาราง (2) ตาราง "ส นค า" (3) ตาราง "รายการส ง" รห สส นค า ช อส นค า ราคา 101 กระเป า เข มข ด 200 รห สล กค า รห สส นค า จ านวน การลบข อม ลในตาราง คล กขวาม อท ด านหน าของระเบ ยนท ต องการลบ และเล อก หร อ คล ก

4 6. การแก ไขข อม ลในตาราง ด บเบ ลคล กท ตารางท ต องการ คล กท ระเบ ยนท ต องการแก ไข และพ มพ ข อความแก ไข หน า 4 / การแก ไขโครงสร างของตาราง ในม มมองแผ นข อม ล (Datasheet View) สามารถใช ในการเพ ม ลบ ซ อน แสดง ปร บขนาด หร อเคล อนย ายฟ ลด ต าง ๆ ภายในตารางได ด บเบ ลคล กท ตาราง ล กค า 7.1 การเพ มคอล มน แทรกฟ ลด ด านหน าฟ ลด "ช อล กค า" คล กท ด านบนของฟ ลด "ช อล กค า" - คล กขวาม อ ท ฟ ลด ช อล กค า และเล อก - คล กขวาม อท ฟ ลด Field1 และเล อก เพ อเปล ยนช อฟ ลด 7.2 การลบคอล มน คล กท คอล มน "Field1" - คล กขวาม อ ท ฟ ลด Field1 และเล อก 7.3 การซ อนคอล มน คล กขวาม อท คอล มน "ท อย " และเล อก 7.4 การแสดงคอล มน ท ซ อนไว คล กขวาม อท ฟ ลด ใด ๆ และเล อก คล กเล อกฟ ลด ท อย

5 7.5 การปร บขนาดของคอล มน คล กขวาม อท คอล มน "ท อย " และเล อก ใส ค าความกว าง 20 หน า 5 / การเคล อนย ายคอล มน คล กท คอล มน ท ต องการและลากเมาส ไปวาง ณ ต าแหน งท ต องการ 8. การค นหาข อม ล คล กท คอล มน ท ต องการค นหา คล ก พ มพ ค าท ต องการค นหา 9. การเร ยงล าด บข อม ล เป ดตาราง รายการส ง คล กขวาม อท ฟ ลด รห สส นค า เร ยงล าด บ - คล ก เพ อเร ยงล าด บจากน อยไปมาก - คล ก เพ อเร ยงล าด บจากมากไปน อย 10. การเปล ยนช อตาราง คล กขวาม อท ตารางท ต องการ และเล อก พ มพ ช อตารางใหม 11. การลบตาราง คล กขวาม อท ตารางท ต องการ และเล อก หร อ คล กท ตารางท ต องการและคล ก 12. การค ดลอกตาราง (1) ค ดลอก คล กขวาม อท ตารางท ต องการ และเล อก หร อ คล กท ตารางท ต องการและคล ก (2) วาง คล กขวาม อท พ นท ว าง และเล อก หร อ

6 หน า 6 / 10 คล กท ตารางท ต องการและคล ก (3) สร างตารางใหม พ มพ ช อตารางใหม เล อกต วเล อกในการค ดลอก Structure Only เฉพาะฟ ลด ในตารางไม รวมข อม ล Structure and Data ท งฟ ลด และข อม ล Append Data to Existing Table เฉพาะข อม ลและน าไปต อท ายตารางตามท ก าหนดในช อ ตาราง 13. การก าหนดด ชน คล กขวาม อท ตาราง รายการส ง เล อกเมน เล อกฟ ลด รห สล กค า คล กต วเล อก "Indexed" ท ด านล างจะม ค าด ชน - No ไม สร างด ชน - Yes (Duplicates OK) ด ชน ท ม ค าซ าก นได - Yes (No Duplicates) ด ชน ท ม ค าซ าก นไม ได คล กเล อก Yes (Duplicates OK) เล อกฟ ลด "รห สส นค า" คล กต วเล อก "Indexed" และเล อก Yes (Duplicates OK) คล ก เพ อบ นท ก 14. การก าหนดความส มพ นธ ระหว างตาราง เล อกเมน Database Tools คล ก คล กตารางท ต องการ - คล กท ตาราง "ล กค า" และคล ก - คล กท ตาราง "รายการส ง" และคล ก - คล กท ตาราง "ส นค า" และคล ก

7 หน า 7 / 10 ก าหนดฟ ลด ท ใช ในการเช อมความส มพ นธ - ลากเมาส จากฟ ลด "รห สล กค า" ในตาราง "ล กค า" ไปหาฟ ลด "รห สล กค า" ในตาราง "รายการส ง" จะแสดงหน าต าง " Edit Relationship" - คล กท "Enforce Reference Integrity" และคล ก - ลากเมาส จากฟ ลด "รห สส นค า" ในตาราง "รายการส ง" ไปหาฟ ลด "รห สส นค า" ในตาราง "ส นค า" - คล กท " Enforce Reference Integrity" และคล ก จะได หน าต างแสดงความส มพ นธ ระหว างตาราง 15. องค ประกอบของฐานข อม ล คล กเมน Create (1) ตาราง (Table) ส วนเก บข อม ลในร ปแบบแถวและคอล มน (2) ฟอร ม (Form) เคร องม อในการสร างส วนต ดต อผ ใช ก บฐานข อม ล

8 หน า 8 / 10 (3) รายงาน (Report) เคร องม อในการแสดงผลข อม ล (4) แบบสอบถาม (Query) เคร องม อในการสอบถามข อม ลท ต องการจากตาราง 16. การสร างแบบสอบถามจากม มมองการออกแบบ 16.1 การสร างแบบสอบถาม คล กท เล อกตาราง "ล กค า" "รายการส ง" "ส นค า" จากหน าต าง "แสดงตาราง" ด วยการคล กป ม และ คล กป ม เม อเสร จส นการท างาน ท Field: เล อก "รายการส ง.รห สล กค า" เล อก "ล กค า.ช อล กค า" เล อก "รายการส ง.รห สส นค า" เล อก "ส นค า.ช อส นค า" เล อก "รายการส ง.จ านวน" คล ก และพ มพ ช อแบบสอบถาม "การส งส นค า"

9 หน า 9 / 10 คล กท หร อเล อกเมน แบบสอบถาม > เร ยกใช จะแสดงข อม ลตามท ออกแบบไว 16.2 การเร ยงล าด บข อม ล ท เขตข อม ล "รายการส ง.รห สล กค า" ท Sort: เล อก "Ascending" คล กท 16.3 การเร ยกด ข อม ลตามเง อนไข ท เขตข อม ล "รายการส ง.รห สล กค า" ท Criteria: พ มพ "1" คล กท 16.4 การก าหนดให แสดง / ไม แสดงฟ ลด ใด ๆ ท เขตข อม ล "ล กค า.ช อล กค า" ท Show: คล กเคร องหมายถ กในช อง 4 เหล ยม คล กท 17. การเร ยกด แบบสอบถาม ด บเบ ลคล กท แบบสอบถาม "การส งส นค า" จะแสดงข อม ลตามท ได ออกแบบไว 18. การแก ไขแบบสอบถาม 18.1 การเพ มฟ ลด คล กขวาม อท แบบสอบถาม "การส งส นค า" เล อกเมน ท Field: เล อก "ส นค า.ราคา"

10 หน า 10 / 10 คล ก เพ อบ นท ก 18.2 การลบฟ ลด คล กขวาม อท ฟ ลด "ส นค า.ราคา" เล อก คล ก เพ อบ นท ก 19. การก าหนดพาราม เตอร ส าหร บแบบสอบถาม ใช ในการเร ยกด ข อม ลเฉพาะตามเง อนไขท ต องการ เล อกฟ ลด ท ต องการใช เป นเง อนไข - ท เขตข อม ล "รห สล กค า" พ มพ " [รห สล กค า] " ท ช อง Criteria: คล ก ท ช อง Parameter พ มพ "[รห สล กค า]" และท ช อง ชน ดข อม ล เล อก Integer คล ก เพ อบ นท ก ด บเบ ลคล กท แบบสอบถาม "การส งซ อส นค า" จะแสดงหน าต าง "ใส ค าพาราม เตอร " ใส รห สล กค าท ต องการเร ยกด แบบฝ กห ด ก าหนดฐานข อม ล "การจองท วร " ประกอบด วย 5 ตาราง ด งน ใบจอง ( เลขท ใบจอง, รห สบร ษ ท ) บร ษ ท ( รห สบร ษ ท, ช อบร ษ ท ) สนามบ น ( รห สสนามบ น, ช อสนามบ น) ว นท วร ( รห สว นท วร, ค าใช จ าย ) การจอง ( เลขท ใบจอง, รห สว นท วร, จ านวน, รห สสนามบ น ) ใบจอง บร ษ ท สนามบ น เลขท ใบจอง รห สบร ษ ท รห สบร ษ ท ช อบร ษ ท รห สสนามบ น ช อสนามบ น Barnes Travel 1 Luton Active Holidays 11 Glasgow ว นท วร การจอง รห สว นท วร ค าใช จ าย เลขท ใบจอง รห สว นท วร จ านวน A A A B B A สร างตารางข างต นท ง 5 ตาราง โดยให ก าหนดค ย หล กของตารางด วย 2. ใส ข อม ลลงในตารางท งหมด 3. ก าหนดความส มพ นธ ระหว างตาราง รห ส สนามบ น