ความร เก ยวก บโปรแกรม Microsoft Excel 2007

Transcription

1 ความร เก ยวก บโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ล กษณะท วไปของโปรแกรม Excel โปรแกรมตารางงาน หร อโปรแกรมสเปรดช ต (Spread Sheet) หร อตารางคานวณอ เล กทรอน กส เป น โปรแกรมท อานวยความสะดวกในการทางานเก ยวก บการคานวณข อม ล แสดงข อม ลในล กษณะเป นคอล มน หร อ เป นช องตาราง ซ งเราสามารถบ นท กข อม ลต าง ๆ โดยส วนมากม กจะเป นต วเลขลงในตารางส เหล ยมท แบ งออกเป น ช องเล ก ๆ มากมาย เร ยกว า เซลล (Cell) พร อมท งสามารถใส ส ตรลงในเซลล บางเซลล เพ อให โปรแกรมทาการ คานวณหาผลล พธ จากข อม ลท 1-2โปรแกรม Excel ช วยให เราคานวณต วเลขในตารางได ง าย ๆ ต งแต คณ ตศาสตร ข นพ นฐานไปจนถ งส ตรทางการเง นท ซ บซ อน และย งสามารถใช Excel ในการจ ดกล มข อม ล ว เคราะห ข อม ล สร างรายงาน และสร างแผนภ ม ได อ กด วย ค ณสมบ ต ของโปรแกรม Excel 1.สร างและแสดงรายงานของข อม ล ต วอ กษร และต วเลข โดยม ความสามารถในการ จ ดร ปแบบให สวยงามน าอ าน เช น การก าหนดส พ น การใส แรเงา การกาหนดล กษณะและส ของเส นตาราง การจ ดวางต าแหน ง ของต วอ กษร การกาหนดร ปแบบและส ต วอ กษร 2.อานวยความสะดวกในด านการคานวณต าง ๆ เช น การบวก ลบ ค ณ หารต วเลขและย งม ฟ งก ช นท ใช ใน การคานวณอ กมากมาย เข น การหาผลรวมของต วเลขจานวนมาก การหาค าทางสถ ต และการเง น การหาผลล พธ ของโจทย ทางคณ ตศาสตร เป นต น 3.สร างแผนภ ม (Chart) ในร ปแบบต าง ๆ เพ อใช ในการแสดงและการเปร ยบเท ยบข อม ลได หลายร ปแบบ เช น แผนภ ม คอล มน (Column Chart หร อBar Chart) แผนภ ม เส น (LineChart) แผนภ ม วงกลม (Pie Chart) 4.ม ระบบขอความช วยเหล อ (Help) ท จะคอยช วยให คาแนะนา ช วยให ผ ใช สามารถทางานได อย างสะดวก และรวดเร ว เช น หากเก ดป ญหาเก ยวก บการใช งานโปรแกรม หร อสงส ยเก ยวก บว ธ การใช งาน แทนท จะต องเป ด หาในหน งส อค ม อการใช งานของโปรแกรม ก สามารถขอความช วยเหล อจากโปรแกรมได ท นท 5.ม ความสามารถในการค นหาและแทนท ข อม ล โดยโปรแกรมจะต องม ความสามารถในการค นหาและ แทนท ข อม ล เพ อทาการแก ไขหร อทาการแทนท ข อม ลได สะดวกและรวดเร ว 6.ม ความสามารถในการจ ดเร ยงลาด บข อม ล โดยเร ยงแบบตามลาด บ จาก A ไป Zหร อจาก 1 ไป 100 และเร ยงย อนกล บจาก Z ไปหา A หร อจาก 100 ไปหา 1

2 7.ม ความสามารถในการจ ดการข อม ลและฐานข อม ล ซ งเป นกล มของข อม ลข าวสารท ถ กรวบรวมเข าไว ด วยก นในตารางท อย ใน Worksheet ล กษณะของการเก บข อม ลเพ อใช เป นฐานข อม ลมนโปรแกรมตารางงานจะ เก บข อม ลในร ปแบบของตาราง โดยแต ละแถวของรายการจะเป นระเบ ยนหร อเรคอร ด (Record) และคอล มน จะ เป นฟ ลด (Field) ส วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 การเล อกช วงข อม ล ไม ว าจะทาอะไรก ตามก บข อม ลใน Worksheet อย างแรกท ต องทาค อ การเล อกช วงข อม ล ซ งม หลายว ธ ด งน ว ธ การเล อก ส ญล กษณ ของเมาส เล อกข อม ลแบบเป นช วง วางเมาส เป นร ป drag คล มข อม ลท ต องการ เล อกข อม ลแบบเป นช วงห างก น Drag คล มข อม ลช วงแรก กดป ม Ctrl+drag คล ม ช วงอ นๆ

3 ว ธ การเล อก ส ญล กษณ ของเมาส เล อกข อม ลท งคอล มน ท งแถว คล กส วน ห ว คอล มน หร อห ว แถวท ต องการ เล อกข อม ลหมดท ง sheet คล กจ ดต ดระหว างห วคอล มน ก บห วแถว การใช งานตาราง ในกรณ ท ค ณท างานก บตาราง แล วต องการแทรกข อม ล หร อลบตาราง ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ เช น คอล มน C ถ ง E 2. คล กขวาห วคอล มน / แถว จะปรากฏคาส งให เล อก Insert แทรกคอล มน / แถว Delete ลบคอล มน / แถว Column Width ปร บความกว างของคอล มน Hide ซ อนคอล มน / แถว Unhide ยกเล กการซ อนคอล มน / แถว หร อ ใช ป มเคร องม อในการทางานก ได ท แท บ Home เล อกจากห วข อ Cells การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน เม อพ มพ ข อม ลเสร จแล วก ทาการตกแต งข องม ลให สวยงาม ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. แถบ Ribbon ช อ Home คล กป มเคร องม อบนท ลบาร ใช ตกแต งต วอ กษร การจ ดวางข อความ จ ดร ปแบบต วเลข หร อจ ดร ปแบบข อม ล

4 โดยการใช เมน ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. คล กขวาเล อกคาส ง Format Cells Number จ ดร ปแบบต วเลข Alignment การจ ดวางข อความ Font ชน ดของต วอ กษร Border กาหนดเส นขอบ Fill กาหนดส พ นและลาย Protection ป องก นการแก ไขข อม ล 3. กาหนดรายละเอ ยดเสร จแล วคล กป ม OK การใช ส ตรค านวณในโปรแกรม Microsoft Excel การคานวณโดยใช การพ มพ ส ตรทางคณ ตศาสตร เคร องหมายท ใช ความหมาย ( ) วงเล บ ^ ยกกาล ง *, / ค ณ, หาร +, - บวก, ลบ

5 1.1 หล กการพ มพ ส ตรทางคณ ตศาสตร ในเซลล เคร องหมายสถานะของส ตร ให พ มพ เคร องหมายเท าก บ (=) หร อคล กเคร องหมายเท าก บบนแถบส ตร จะ ม แผ นกรอกข อม ลให มา โดย โปรแกรม Excel จะร ท นท ว ากาล งทางานอย ในสถานะส ตร การพ มพ = ลงไปโดยตรงในเซลล และการคล ก = ท แถบส ตร ต วเลขและการอ างอ งเซลล เม อพ มพ = แล ว ก เป นการพ มพ สมการทางคณ ตศาสตร บรรท ดเด ยว ซ งจะ ใช ต วเลขหร อเซลล มาพ มพ ก ได ถ าเป น ต วเลข Excel จะถ อว าเป นค าคงท แต ถ าเป นเซลล จะข นอย ก บการอ างอ งเซลล โดยการพ มพ ช อเซลล ลงไป โดยตรง หร อใช เมาส คล กเล อกเซลล ท อ างอ งน นก ได เช น =1/2 หร อ =6*B3 หร อ =A4+B4 เป นต น 1.2 หล กการพ มพ ส ตรสาเร จหร อฟ งก ช นในเซลล เคร องหมายสถานะของส ตร ให พ มพ เคร องหมายเท าก บ (=) หร อคล กเคร องหมายเท าก บบนแถบส ตร จะ ม แผ นกรอกข อม ลให มา โดย โปรแกรม Excel จะร ท นท ว าขณะน กาล งท างานอย ในสถานะส ตร ช อส ตรสาเร จหร อฟ งก ช น ให พ มพ ช อส ตรสาเร จหร อฟ งก ช นท ร จ กต อจากเคร องหมายเท าก บ (=)ได แก SUM AVERAGE COUNT MAX MIN ฯลฯ การอ างอ งเซลล หล งจากพ มพ ช อส ตรส าเร จหร อฟ งก ช น จะเป นวงเล บท เป นข อม ลการ อ างอ งเซลล โดยใช เคร องหมาย โคลอน (:) ค นระหว างเซลล เป นข อม ลต อเน องจากเซลล หน งถ งอ ก เซลล หน ง และใช เคร องหมาย จ ลภาคหร อคอมม า (,) เป นข อม ลเว นช วงระยะไปอ กเซลล หน งหร อ อ กกล มเซลล หน ง โดยการพ มพ ช อ

6 เซลล ลงไปโดยตรง หร อใช เมาส คล กเล อกเซลล ท อ างอ งน นก ได ถ าเป นกล มเซลล การอ างอ งเซลล ต ดต อก นให ใช เมาส ลาก แต ถ าเป นเซลล หร อกล มเซลล เว นช วง ระยะก น ให ใช Ctrl + เมาส คล กหร อ ลาก ตามแต กรณ เช น =SUM (A1:A4, A6) เป นต น การคานวณหาผลรวม ถ าต องการหาผลรวมของต วเลขหลายๆ ตาแหน ง ให ค ณใช ฟ งก ช นของการหาผลรวมเข ามาช วย ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท H4 2. ท แท บ Home คล กป ม Sum บนท ลบาร 3. จะปรากฏส ตรคานวณ =SUM(B4:G4) ให ด ช วงข อม ลต วเลขท จะคานวณว าถ กต องหร อไม ส งเกตจากเส นประ ว งรอบๆ ข อม ล ถ าถ กต องแล วกดป ม Enter ถ าไม ถ กต อง drag คล มช วงข อม ลใหม แล ว กดป ม Enter การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย โปรแกรม Excel จะทาการแบ งช ดของส ตรคานวณตามประเภทการใช งาน ถ าค ณต องการใช ส ตรค านวณประเภท ใด คล กเล อกป มน นได เลย หร อคล กป ม Insert Function ก ได ส ตรคานวณท นามายกต วอย างจะเป นส ตรท ใช งาน บ อยๆ ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ตาแหน งเซลล อย ท C13 2. ท แท บ Formula จะแสดงประเภทของ ส ตรคานวณให เล อกใช ในท น คล กป มล กศรลง ของ AutoSum 3. จะปรากฏส ตรคานวณท ใช งานบ อยๆ ให เล อก Average ส ตรการหาค าเฉล ย Count Numbers ส ตรการน บจานวนข อม ล Max ส ตรการหาค าส งส ด Min ส ตรการหาค าต าส ด More Functions ส ตรอ นๆ 4. ในท น เล อกค าส งส ด คล กท ฟ งก ช น Max drag คล มช วงข อม ลต วเลขท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter

7 การสร างกราฟและแผนภ ม ข อม ลในโปรแกรม Excel ส วนใหญ จะเป นข อม ลเก ยวก บต วเลข ถ าค ณน าต วเลขเหล าน นมาแสดงเป นกราฟจะทา ให ข อม ลของค ณด ง ายข น ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการนามาสร างกราฟ ในท น เล อกช วงเซลล A2-B5, D2-D5 2. คล กแท บ Insert เล อกประเภทของกราฟจากห วข อ Chart จากต วอย างเล อกแบบ Column 3. จะปรากฏร ปแบบย อยให คล กเล อกได ท นท 4. จากน น จะแสดงร ปกราฟท สร างไว พร อมก บ แถบ Ribbon ช อ Chart Tools ห วข อ Design ให กาหนดรายละเอ ยดเพ มเต มการเปล ยนชน ดของกราฟ หล งจากสร างกราฟเสร จแล ว ต องการเปล ยนแบบกราฟใหม ค ณสามารถท าได ม ข นตอนด งน 1. เล อกกราฟท ต องการเปล ยนร ปแบบ 2. แถบ Chart Tools Design ห วข อ Type คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Change Chart Type ให คล กเล อกแบบท ต องการ

8 การลบกราฟ กราฟท ไม ใช แล ว ต องการลบออก ม ข นตอนด งน คล กกราฟท ต องการลบ กดป ม Delete ท ค ย บอร ด แหล งอ างอ ง