1 ตอนท 1 Microsoft Excel 2010 หน าจอของ Excel 2010 ม ส วนประกอบหล กท ควรร จ ก ด งน ส วนบนของหน าจอค อแถบร บบ น ซ งประกอบไปด วย แท บต าง ๆ โดยปกต จะม จ านวน 7 แท บ ได แก หน าแรก แทรก เค าโครงหน ากระดาษ ส ตร ข อม ล ตรวจทาน และม มมอง และในแต ละแท บ จะประกอบไปด วยกล มต าง ๆ ซ งจะม ค าส งท ม กจะใช ด วยก น รวมอย ในกล มเด ยวก น ด งภาพ แฟ ม แท บแฟ ม เป นแท บพ เศษไม ถ อเป นแถบบนร บบ นเพราะใช จ ดการเก ยวก บไฟล หร อแฟ ม เช น การเป ด-ป ดไฟล การสร างไฟล ใหม การบ นท กไฟล ตลอดจนการต งค าต วเล อกต าง ๆ เป นต น หน าแรก เป นแท บท รวมล กษณะการใช งานท ว ๆ ไป เช น การค ดลอก การวาง การก าหนด ต วอ กษร การจ ดร ปแบบ การกรองข อม ล ตลอดจนการค นหาข อม ล เป นต น
แทรก เป นแท บส าหร บแทรก ตาราง ภาพ ร ปร างอ ตโนม ต อ กษรศ ลป ส ญล กษณ การเช อมโยง เป นต น เค าโครงหน ากระดาษ เป นแท บส าหร บการต งค ากระดาษเพ อพ มพ ออกทางเคร องพ มพ เช น ต งระยะขอบกระดาษ ก าหนดขนาดกระดาษ พ มพ แนวต งหร อแนวนอน เป นต น ส ตร ใช แท บน เม อต องการค านวณค าต าง ๆ เช น การรวม การเร ยกใช ส ตรของ Excel เป นต น ข อม ล แท บน ใช สาหร บการร บข อม ลจากภายนอกเพ อมาว เคราะห ใน Excel เช น นาข อม ลจาก ฐานข อม ล Access เป นต น นอกจากน ย งใช ส าหร บการจ ดการก บข อม ลจ านวนมาก ๆ เช น การเร ยงข อม ล การกรองข อม ล การจ ดกล มข อม ล เป นต น ตรวจทาน เป นแท บหร บการตรวจต วสะกดการ นต ตลอดจนการจ ดการเก ยวก บแผ นงาน เช น การป องก นการแก ไขข อม ลบนแผ นงาน เป นต น ม มมอง เป นแท บส าหร บแสดงแผ นงานในม มมองต าง ๆ เช น แบบปกต แบบเต มหน า ก าหนดให ม หร อไม ม เส นตาราง ย อ/ขยาย ตลอดจนการแบ งหน าจอออกเป นส วน ๆ เป นต น การป อนข อม ลลงเซลล ข อม ลในเซลล ม ท งต วเลขและต วอ กษร ต วเลขสามารถน าไปค านวณค าต าง ๆ ได โดยการระบ ต าแหน งของต วเลข โดยปกต ต วเลขจะจ ดช ดขวาของเซลล ส าหร บข อความหร อต วอ กษร จะจ ดช ด ซ าย ในกรณ ท ม ท งข อความและต วเลขภายในเซลล เด ยวก น Excel จะถ อว าเป นข อความ ไม สามารถน าไปค านวณได ด งน น ถ าต องการน าต วเลขไปค านวณ ต องพ มพ ต วเลขน น ๆ ในเซลล ของ ต วเอง และอ างถ งในการค านวณ การป อนข อม ลลงใน Cell ท าได ด งน 2 1. น าเคอร เซอร ไปท cell A1 แล วคล ก 1 คร ง 2. พ มพ ค าว า วราวรรณ ในช อง A1 3. ถ าพ มพ ผ ด ให กดป ม Backspace เพ อลบท ละต วอ กษร และพ มพ ใหม 4. พ มพ เสร จแล ว กดป ม Enter
3 การลบข อม ล การลบข อม ลจะท าให ข อม ลน นหายไป และข อม ลท อย ในเซลล อ นมาแทนท ด งต วอย างต อไปน 1. พ มพ ข อม ลตามต วอย างต อไปน 2. คล กเล อก เซลล A2 3. บนแถบไปท แท บหน าแรก -> กล มเซลล คล กป ม ลบ ด งภาพ 4. ข อม ลจะปรากฏ ด งน 5. จะเห นว า ช อสมศ กด หายไป และข อม ลเล อนข นมาแทนท (ถ าส งเกตให ด จะเห นว า ข อม ล เก ดการผ ดพลาด ข อม ลเด ม ว ศน อาย 30 เม อลบสมศ กด ออกไป ท าให ข อม ลเล อนในเซลล ข างล างข นมาแทนท ) การล างข อม ล 1. พ มพ ข อม ลตามต วอย างต อไปน 2. คล กเล อก เซลล A2
4 3. บนแถบไปท แท บหน าแรก -> กล มเซลล คล กป ม ล าง ด งภาพ 4. คล กล างท งหมด จะได ผลด งน การค ดลอกและการวางข อม ล 1. พ มพ ข อม ลในเซลล ตามต าแหน งด งภาพ 2. ใช เมาส ลากต งแต A1 ถ ง D4 (A1:D4) เพ อก าหนดบร เวณท ต องการค ดลอก (หร อ คล ก เมาส ภายในบร เวณข อม ล แล วกด Ctrl + * ก ได ) 3. ท แท บหน าแรก กล มคล ปบอร ด คล กป มค าส ง ค ดลอก
5 4. จะเก ดเส นประ เหม อนมดเด นรอบ ๆ บร เวณท เล อก 5. น าเมาส ไปวางบร เวณท ต องการวางส วนท ค ดลอกน เช น B6 6. แท บหน าแรก กล มคล ปบอร ด คล กป มค าส ง วาง 7. ข อความท ค ดลอกจะมาปรากฏ ด งภาพ 8. ส งเกต ด ท ม มล างด านขวา จะเห นม ป มทางล ด (Shortcut) ให คล กท ล กศร หร อกดป ม Ctrl 9. จะเก ดต วเล อกในการวางอ กหลายล กษณะ ด งน o วาง เป นการวางแบบปกต ถ าข อม ลท ค ดลอกเป นส ตรจะค ดลอกส ตรและม การ ปร บปร งการอ างอ งตาม ล กษณะของส ตรน น นอกจากน นย งม ต วเล อกอ นเช น วาง โดยไม ม เส นตาราง หร อวางแบบสล บแถวและคอล มน เป นต น
6 การย ายข อม ล o วางค า เป นการค ดลอกและวางส งท เห นปรากฏในเซลล น น ๆ ถ าเซลล น นม ส ตร Excel จะต ดส ตรออกไป เหม อนการพ มพ ป อนข อความตามปกต o ต วเล อกการวางอ น ๆ สามารถวางแบบเช อมโยง หร อ วางเป นภาพ เพ อน าไปใช เป นกราฟ กประกอบโปรแกรมอ น หร อเพ อการน าเสนองาน เป นต น การย ายข อม ล ในกรณ ท จะย ายข อม ล ให ลากแถบสว างให ครอบคล มบร เวณท ต องการย ายเส ยก อน จากน น จ งใชเมาส คล กท ขอบ แล วลากไปย งต าแน งท ต องการ ต วอย าง ท เซลล B2 ถ ง B5 (B2:B5) ม ช อ 4 ช อ ต องการย ายข อม ลน ไปย งต าแหน ง C2 ถ ง C5 ท าได ด งน 1. เล อกบร เวณข อม ลท ต องการย าย โดยใช เมาส คล กท ต าแหน ง B2 คล กเมาส ค างไว แล วลาก ลงมาท ต าแหน ง B5 แล วปล อยเมาส 2. น าเคอร เซอร ไปวางท เส นขอบ จะเห นเคอร เซอร เปล ยนร ปเป นล กศร ส ท ศทาง แสดงว า เคล อนย ายได 3. กดเมาส ค างไว แล วลากไปท ต าแหน งท ต องการย าย ในท น ค อ คอล มน C ขอให ส งเกต กรอบส เหล ยม ซ งจะเป นบร เวณท ข อม ลท ถ กย ายจะมาปรากฎ
7 4. ปล อยเมาส ข อม ลจะถ กย ายตามท ต องการ การปร บความกว างของคอล มน การปร บความกว างคอล มน เด ยว ในการท างานก บ Excel ม กจะม การปร บความกว างของคอล มน ให เป นไปตามร ปแบบท ต องการ เช น แบบฟอร ม ตารางต าง ๆ เป นต น 1. ถ าต องการขยายความกว างหร อ ลดความกว างของคอล มน แต ละคอล มน ให น าเคอร เซอร ไปวางไว ท เส นขอบ ของคอล มน ท ต องการขยาย เม อเคอร เซอร เปล ยนร ปร างเป นล กศร 2 ห ว ด งภาพ ให กดเมาส ค างไว แล วลากไปทางซ ายหร อทางขวา ได ตามต องการ 2. ถ าในกรณ ท ข อม ลต วเลขในช อง Cell ม ล กษณะ ##### แสดงว า ความกว างของ ช อง Cell น อยไป ให น าเคอร เซอร ไปวางท ห วคอล มน และลากออกไป หร อด บเบ ลคล กท ห วของ คอล มน ก ได 3. ถ าต องการให ขยายความกว างของเซลล ให ครอบคล มความยาวของข อม ลในท ก เซลล ของ คอล มน น น ๆ ให น าเคอร เซอร ไปวางท บร เวณห วของคอล มน และเม อเคอร เซอร เปล ยนเป น ล กศรสองห ว ให ด บเบ ลคล ก ด งภาพ
8 4. จะได ความกว างของคอล มน ท ครอบคล มความยาวของข อม ลท ม ในคอล มน น น เช น การปร บความกว างหลายคอล มน ในการจ ดท าแบบฟอร มตาราง ม กจะต องม การจ ดความกว างของคอล มน หลายคอล มน ให เท า ๆ ก น เช น ตารางปฏ บ ต งานล วงเวลา ตารางคะแนนน กเร ยน เป นต น การจ ดความกว างของคอล มน หลาย ๆ คอล มน ม ด งน 1. เล อกคอล มน ท ต องการท าให ความกว างเท าก น โดยคล กและลากบร เวณห วคอล มน 2. ปร บความกว างของคอล มน ด งภาพ 3. เม อปล อยเมาส จะได คอล มน ท เท าก นตามท เล อก
9 การปร บความส งของแถว การปร บความส งของแถว ท าเช นเด ยวก บการปร บความกว างของคอล มน ค อน าเคอร เซอร ไปวางไว ท เส นระหว างแถวท ห วแถว และลากเพ อก าหนดความส ง ด งภาพ การลบคอล มน และแถว เราสามารถลบ คอล มน ท งคอล มน หร อ ลบแถวท งแถวได สมมต ว าต องการลบ คอล มน C และ D ม ว ธ การ ด งน 1. คล กเล อกคอล มน C และ D ด ง ภาพ 2. ไปท แท บหน าแรก กล มเซลล และคล กค าส งลบ 3. จะเห นว าข อม ลในคอล มน C และ D จะถ กลบ และข อม ลถ ดไปจะเข ามาแทนท ด งภาพ 4. จากข อ 1 ถ าต องการล างข อม ล โดยไม ม การเล อนข อม ลในคอล มน ถ ดไปมาแทนท ข อม ล เด ม ให กดป ม Delete บนแป นพ มพ จะล างข อม ลโดยไม เล อนข อม ลมาแทนท ด งภาพ
10 5. เม อลบไปแล ว แต เปล ยนใจไม ลบ ให คล กท ร ป บนแถบเคร องม อด วน เพ อขอข อม ลท ลบ ไปแล ว ค นมาเหม อนเด ม การแทรกคอล มน และแถว บางคร ง เราอาจต องการเพ ม หร อ แทรก คอล มน ก สามารถท าได โดยข อม ลจะถ กแยกออกไปอ ก 1 คอล มน การเพ มคอล มน ท าด งน 1. คล กท ช อของคอล มน จะเก ดแถบสว างยาวตลอดคอล มน 2. ไปท แท บหน าแรก กล มเซลล คล กค าส ง แทรก 3. คล ก 1 คร ง คอล มน ใหม จะแทรกเข าทางขวาของคอล มน ท ถ กเล อก จากภาพ จะส งเกตเห น ว า ข อม ลเด มถ กย ายไปอ กคอล มน และช อของคอล มน จะย งคงเร ยงเหม อนเด ม 4. การแทรกแถวก ท าเช นเด ยวก น โดยคล กท ห วแถวท ต องการแทรก และไปท แท บหน าแรก กล มเซลล และคล กค าส งแทรก การตร งแนวหน าจอ ทางเล อกของการแบ งหน าจออ กอย างหน งค อการท าให หน าจอส วนหน งไม เคล อนไหว ซ งต างจาก การแบ งหน าจอ ท หน าจอท กส วนสามารถเคล อนไหวได ด วยการใช Scroll bar แต การตร งแนว หน าจอจะท าให ส วนท ถ กตร ง ไม เคล อนท ม ประโยชน ในการท าให ส วนห วของตารางคงท ในขณะท ส วนท เต มข อม ลเคล อนท ไปได เร อย ๆ การตร งแนวท าได ท งแนวนอนและแนวต ง
11 ว ธ การการตร งแนวหน าจอ ไปท แท บ ม มมอง กล มหน าต าง คล กตร งแนว จะเก ดเมน ย อยให เล อก ตร งแนว จะตร งแนว ณ ต าแหน งของเคอเซอร โดยตร งท งแนวนอนและแนวต ง ตร งแถวบนส ด เป นการตร งแนว แนวนอนแถวบนส ด ตร งคอล มน แรก เป นการตร งแนว แนวต งคอล มน แรก การยกเล กการตร งแนว ให คล กท ค าส ง ตร งแนว และคล ก ยกเล ก
12 ตอนท 2 การจ ดร ปแบบข อความ การจ ดข อความอย างง ายและรวดเร วท ส ด ก ค อการใช เคร องม อบนแถบร บบ น ในกล มหน าแรก ซ งม กล มย อยประกอบด วย แบบอ กษร การจ ดแนว ต วเลข ล กษณะ เซลล และ การแก ไข การก าหนดร ปแบบของข อความในเซลล บางอย าง ไม สามารถท าได เม ออย ในสถานะป อนค า หร อ แก ไข ซ งส งเกตได จากแถบสถานะข างล าง หร อล กษณะกรอบล อมรอบเซลล ท เป นเส นส ด าบาง และเคอร เซอร ท ก าล งกระพร บพร อมร บการพ มพ แถบแสดงสถานะแก ไข ล กษณะเคอร เซอร กระพร บ การออกจากสถานะป อนค า หร อ แก ไข ท าได โดยการกดแป น Enter หร อกด Ctrl + Enter หร อ คล กท เคร องหมายถ ก หน าแถบส ตร ก ได หล กการในการก าหนดร ปแบบข อความ ค อการเปล ยนร ปแบบของเซลล ด งน น เม อต องการเปล ยน ล กษณะของข อความ จ งต องเล อกเซลล ท ข อความน น ๆ เส ยก อน จากน นจ งก าหนดล กษณะให เป นไปตามท ก าหนด
13 การจ ดร ปแบบและล กษณะต วอ กษร ในแท บหน าแรก กล มแบบอ กษร เป นท รวมเคร องม อเก ยวก บการก าหนดต วอ กษร เช น Fonts ล กษณะต วหนา ต วเอ ยง ขนาด และส เป นต น ม ว ธ การใช งาน ด งน 1. พ มพ ข อความในเซลล ท ต องการจ ดร ปแบบ 2. กดป ม Ctrl + Enter เพ อออกจากสถานะป อนข อม ล และย งเล อกอย เซลล เด ม 3. บนร บบ น แท บ หน าแรก กล ม แบบอ กษร ให คล กเล อกร ปแบบท ต องการ สามารถ ก าหนดส ขนาด ต วหนา ต วเอ ยง ได สามารถเล อกให ม ล กษณะหลาย ๆ อย างได เช น ต วหนาและเอ ยง เป นต น การจ ดแนวด วยเคร องม อบนร บบ ;น ในแท บหน าแรก ม กล มการจ ดแนวส าหร บจ ดต าแหน งข อความ เช นช ดบน ก งกลาง ช ดล าง ช ดซ าย ช ดขวา เป นต น 1. ขยายความกว างของแถวท 1 ให มากข น โดยน าเคอร เซอร ไปวางไว ท เส นระหว างแถวท 1 และท 2 ส งเกตเห นเคอร เซอร เปล ยนเป นร ปล กศร 2 ทางช บน-ล าง แล วกดเมาส ค างและ ลากขยายลงมาพอประมาณ 2. คล กท ต าแหน ง A1 และพ มพ ค าว า ท างาน 3. กดป ม Ctrl + Enter 4. บนแท บหน าแรก ไปท กล มจ ดแนว และลองคล กป มค าส งในกล มน เช น ป มจ ดช ดด านบน ป มจ ดตรงกลาง ป มก งกลาง ป มการวางแนว เป นต น
14 5. จะเห นได ว าม การเปล ยนแปลงต าแหน งเม อคล กป มต าง ๆ ในล กษณะต าง ๆ ก น ตามป มท คล ก เช น ผลการคล กป มจ ดตรงกลางและการวางแนว ม ด งน การเปล ยนร ปแบบและล กษณะต วอ กษร โดยใช การจ ดร ปแบบเซลล ใน Excel ม หน าจอส าหร บจ ดร ปแบบเซลล โดยเฉพาะ ซ งรวมการก าหนดร ปแบบหลายล กษณะไว ด วยก น ซ งม ว ธ การ ด งน 1. ท ต าแหน ง A1 พ มพ ค าว า ราชบ ร 2. กดป ม Ctrl + Enter เพ อเปล ยนสถานะจากการป อนค า เป น พร อม และจะส งเกตเห นว า กรอบส เหล ยมย งคงอย ท ต าแหน ง A1 เหม อนเด ม 3. คล กขวาท A1 และเล อก จ ดร ปแบบเซลล...
15 4. จะเก ดเมน ย อย ซ งสามารถเล อกล กษณะต าง ๆ ใน เซลล ได ต วเลข ค อ การก าหนดร ปแบบต วเลข เช น จะให ม ทศน ยมก ต าแหน ง จ ดร ปแบบเป นว นท หร อสก ลเง น เป นต น การจ ดแนว ค อ การส งช ดซ าย ช ดขวา หร อ จ ดก งกลาง เซลล อ กษรแนวต ง แนวเอ ยง หร อ ถ าข อความยาวเก นไปจะจ ดการอย างไร เช น ย อให เล กลง หร อผสานเซลล ให ครอบคล ม ข อความท งหมด เป นต น แบบอ กษร ค อ การก าหนด ชน ดต วอ กษร (fonts) ล กษณะ และขนาด ตลอดจนส ของ ต วอ กษร เส นขอบ ค อ การก าหนดล กษณะเส นขอบ ของเซลล น น ๆ ใช ส าหร บการก าหนดเส นตาราง หร อเส นใต เป นต น การเต ม ค อ การก าหนดลวดลายพ นหล ง และส พ นหล ง ป องก น ค อ การก าหนดให ร บหร อไม สามารถร บข อม ลได และสามารถก าหนดไม ให แสดง เซลล น น ๆ ก ได ซ งจะม ผลก ต อเม อม การป องก นแผ นงานไว แล ว (โดยไปท แท บ กล ม ตรวจทาน ป ม ป องก นแผ นงาน ) การจ ดต วหน งส อเอ ยง หลายคร งท เราต องการพ มพ ต วหน งส อเอ ยง หร อเร ยงตามแนวต ง สามารถท าได จากหน าต าง การ จ ดร ปแบบเซลล ของ Excel ด งน 1. พ มพ ข อความท ต องการ และคล กขวาท เซลล น น 2. คล กขวา เล อก จ ดร ปแบบเซลล... 3. คล กเล อกแท บ การจ ดแนว 4. คล กเล อนท ศทางของเข ม ในกล มการวางแนว ตามองศาท ต องการ
16 5. จะได ต วหน งส อเอ ยง ตามต องการ การต เส น การจ ดท าตาราง หร อ การรวมเง น ตามรายการต าง ๆ ม กจะต องม การต เส น เช น ต เส นตาราง ข ด เส นใต จ านวนเง น ข ดเส น สองเส น ใต จ านวนเง นรวมท งส น เป นต น ส งเหล าน Excel ได อ านวย ความสะดวกไว ให เร ยบร อยแล ว เพ ยงแต เรามาเร ยนร การใช งาน ก จะใช ได สะดวกรวดเร วข น การต เส นขอบ 1. พ มพ ข อม ลด งภาพ 2. จากต วอย างน ต องการข ดเส นใต หมายเลข 30 ต าแหน ง C3 3. ให คล กเล อกต าแหน ง C3 4. บนแถบร บบ น ให เล อกแท บหน าแรก > กล มต วอ กษร คล กป มล กศรป มเส นขอบล าง ด งภาพ
17 5. เล อกล กษณะเส นขอบท ต องการ 6. จะได เส นใต 2 เส น ใต เลข 30 ด งภาพ 7. หากต องการต ตารางครอบคล มท งหมด ให เล อกบร เวณท ต องการก อน (โดยคล กแล วลาก คล มบร เวณข อม ล หร อ คล กในบร เวณข อม ลแล วกด Ctrl + A) แล วจ งก าหนดล กษณะของ เส นตามข อ 5
18 8. ถ าต องการลบเส นตาราง ให เล อกบร เวณท ต องการลบ และ ไปท แท บหน าแรก กล มการ แก ไข คล กเล อก ล างร ปแบบ การต เส นตาราง การวางต าแหน งต าง ๆ บนแผ นงานของ Excel ม ความส าค ญเป นอย างมาก Excel จะว เคราะห ข อม ล ท เป นระบบ โดยถ อว าข อม ลท ต ดต อก น โดยไม ม เซลล ว างค น เป นข อม ลช ดเด ยวก น ในตาราง เด ยวก น ท งน จะต องม ห วรายการซ ง Excel จะถ อว าเป นห วของรายการด วย แต Excel จะไม ทราบว า ส วนใดเป นห วของรายการ และรายการน นม ห วรายการหร อไม ด งน น เม อม การให Excel จ ดการ ข อม ลในล กษณะตาราง Excel ม กจะถามว า ม ห วของตารางหร อไม Excel 2010 ม ร ปแบบตารางส าเร จร ปไว ให เล อก ซ งม การต เส นและระบายส ไว เร ยบร อย พร อมท งม การกรองท ส วนห วของตารางด วย ส งส าค ญค อต องจ ดเร ยงข อม ลในล กษณะตารางไว ก อน โดย Excel จะว เคราะห เซลล ท ม บร เวณท ต ดก น เซลล ท ไม ต ดก นจะไม ม ผลกระทบ ด งน 1. พ มพ ข อม ลด งภาพ 2. คล กต าแหน งใดก ได ในบร เวณ A1- B5 (A1:B5)
3. บนแถบร บบ น คล กท แท บหน าแรก > กล มล กษณะ คล กป มจ ดร ปแบบเป นตาราง และเล อก ร ปแบบท ต องการ 19 4. จะเก ดหน าต างให เล อกว าตารางม ส วนห วหร อไม พร อมท งม ขอบเขตของตารางให ด วย ซ ง สามารถปร บเปล ยนได 5. ในต วอย างม ส วนห ว ให คล กเคร องหมายถ กไว (ส วนห วในท น ค อ รายการ ราคา) 6. จะได ร ปแบบตาราง ด งภาพ 7. จะส งเกตเห นว า ข อความ กระดาษ ไม อย ในตาราง เน องจากไม ต ดก บช ดข อม ลของตาราง และจะส งเกตเห นว าม การกรองท ส วนห วของตารางน 8. ถ าต องการยกเล กอาจคล กป มเล กท าบนแถบเคร องม อด วน 9. ถ าม การท าก จกรรมอ น ๆ ไม สามารถคล กป มเล กท าได เน องจากจะท าให ก จกรรมท ท าไว ถ ก ยกเล กไปด วย ให แปลงตารางเป นช วง และล างร ปแบบออก 10. การแปลงตารางเป นช วง ให คล กภายในบร เวณตาราง และไปท เคร องม อตาราง แท บ ออกแบบ กล มเคร องม อ คล กเล อกแปลงเป นช วง 11. จากน นให ล างร ปแบบออกไป (แท บหน าแรก กล มแก ไข คล กล างร ปแบบ) แต จะส งเกตเห น ว า ห วตารางย งคงอย ถ าไม ต องการให ลบออกไปด วยตนเอง
20 การรวม เซลล และการจ ดก งกลาง บางคร ง เราต องการให ข อความครอบคล มไปหลายช อง เซลล พร อมท งจ ดก งกลางให ด วย เช น ต องการให ช อเร อง อย กลางหน ากระดาษพอด ในล กษณะน เราต องม การรวม เซลล และจ ด ข อความให อย ก งกลาง ซ งม ว ธ การด งต อไปน 1. ไปท ต าแหน ง B1 2. พ มพ ค าว า รายงานค าใช จ ายประจ าเด อน ด งภาพ 3. กดป ม Ctrl+Enter และเล อกช อง เซลล ต งแต B1 ถ ง D1 ด งภาพ 4. ท แถบร บบ น เล อกแท บหน าแรก กล มจ ดร ปแบบ และคล กท ป ม ผสานและจ ดก งกลาง ( ) ด งภาพ 5. ข อความจะถ กรวมก น และจ ดก งกลาง ก จกรรมฝ กปฏ บ ต การต เส นและการจ ดแนว จงสร างตารางให เหม อนต วอย างข างล าง
21 การใส ส พ ;นหล ง ถ าเราต องการให พ นส ของค าว า "รายงานค าใช จ ายประจ าเด อน" ม ส พ น ก สามารถท าได โดยง าย ด งน 1. คล กเล อกช องท ข อความน นอย 2. บนแถบร บบ น ไปท แท บหน าแรก กล มล กษณะ คล กป มล กษณะเซลล
22 3. คล กเล อกแถบ Patterns และคล กเล อกส ตามต องการ 4. อ กว ธ หน ง ค อการเล อกบร เวณท ต องการเต มส พ นหล ง และเล อก จ ดร ปแบบเซลล และ เล อกแถบ การเต ม จะสามารถเล อกก าหนดส ได ตามต องการ
23 ก จกรรมฝ กปฏ บ ต การใส ส พ นหล ง จงท าให เหม อนต วอย างข างล าง การจ ดร ปแบบต วเลข โดยปกต Excel จ ดเก บข อม ลต วเลขในเซลล ในล กษณะต วเลขแท ๆ ท ไม ม ร ปแบบใด ๆ ท งส น ท งน Excel จะจ ดร ปแบบให โดยอ ตโนม ต ถ าผ ใช พ มพ ร ปแบบลงในเซลล ด วย เช น 5% โปรแกรม Excel จะจ ดร ปแบบต วเลขเป นล กษณะเปอร เซ นต เราสามารถจ ดร ปแบบต วเลขท พ มพ เข าใน Excel ได หลายแบบ เช น จะให ม เคร องหมาย คอมม า ค นระหว างหล กร อยและหล กพ น หร อ จะให ม ทศน ยม 2 ต าแหน ง ก ได และย งสามารถจ ดร ปแบบอ น ๆ ได อ กมาก ซ งม ว ธ การ ด งน 1. พ มพ ต วเลข 1234567 ลงในช อง D1 แล วกด Ctrl+Enter 2. บนแถบร บบ น แท บหน าแรก กล มต วเลข เล อกคล กป มต าง ๆ เพ อจ ดร ปแบบตามต องการ เช น ป มเพ มหร อลดต าแหน งทศน ยม ป มล กษณะจ ลภาค เพ อก าหนดให ม เคร องหมาย จ ลภาคค น เป นต น 3. การจ ดร ปแบบเปอร เซ นต Excel จะน า 100 ค ณก บค าในเซลล และใส เคร องหมาย % ให ด งน น ถ าต องการให แสดง 7% ต องพ มพ.07 และก าหนดร ปแบบเป นเปอร เซ นต จะได 7% ตามต องการ หร ออาจจะพ มพ 7% เข าในเซลล โดยตรง ก จะได ค าเด ยวก น ค อ.07 4. อ กทางเล อกหน งในการก าหนดร ปแบบให ก บต วเลข ค อ บนแท บหน าแรก กล มต วเลข ให คล กป มล กศร เพ อคล รายการต วเล อก และเล อกตามต องการ
24 5. ในกรณ ท ไม ม ร ปแบบท ต องการ เราสามารถก าหนดร ปแบบให ก บต วเลขได โดยใช หน าต าง การจ ดร ปแบบเซลล และท แถบต วเลข คล กเล อกก าหนดเอง และสามารถเล อก หร อพ มพ ร ปแบบเพ มเต มได เช น จ ดร ปแบบต วเลขไทย ให เล อก t#,##0 เป นต น 6. จะได ผล ด งน การจ ดข อความให ข ;นบรรท ดใหม ใน เซลล การพ มพ ต วอ กษรในเซลล บางคร งยาวมาก ถ าเซลล ถ ดมาม ข อความอย ก จะท าให ข อความใน เซลล แรกถ กต ดหายไป ด งภาพ จะเห นว า นามสก ล ของนายว ทยาถ กต ดออกไป เน องจาก ช อง
25 เซลล ถ ดมา ม ข อม ลอย ถ าเราต องการด ข อม ลท งหมดในเซลล เราต องจ ดร ปแบบเซลล ให ม การข นบรรท ดใหม หร อ Wrap text ซ งม ว ธ การด งน 1. หล งจากพ มพ ข อความ และกด Ctrl+Enter แล ว ให คล กขวาท เซลล น 2. เล อก จ ดร ปแบบเซลล เล อกแถบการจ ดแนว คล กเล อกต ดข อความ 3. จะได ด งน
4. ว ธ การอ กอย างหน งค อ ในขณะพ มพ ถ าต องการข นบรรท ดใหม ในเซลล ให กดป ม Alt ค าง ไว แล วกดป ม Enter (Alt+Enter) จะบ งค บให ข นบรรท ดใหม ให ในเซลล เด ยวก น แม ว าจะม การขยายเซลล ให ยาวข น ก จะย งคงร กษาบรรท ดไว ด งเด ม เช น 26 การจ ดร ปแบบตามเง อนไข ถ าเราต องการจ ดร ปแบบของข อม ลเพ อให ด ง ายข น เป นระบบมากข น เราสามารถให Excel จ ดร ปแบบข อม ลได เช น ก าหนดส ของต วอ กษรเป นส แดง ถ าข อม ลม ค าน อยกว า หร อ มากกว าท ก าหนด ก าหนดให แสดงกราฟเปร ยบเท ยบในช องเซลล ของข อม ลแต ละต ว เป น ต น ข อม ลท จะน ามาจ ดร ปแบบตามเง อนไข ม ด งน ว ธ จ ดร ปแบบตามเง อนไข ม ด งน 1. คล กเล อกบร เวณข อม ลท ต องการ ในต วอย างให คล กเล อก ต าแหน ง C2 ถ ง C12 เคล ดล บ: ถ าต องการเล อกข อม ลท ต ดก นท งแถว ให คล กท ข อม ลในเซลล บนส ด กด ป ม Shift และ Enter ค างไว แล วกดป มล กศรลง บนแป นพ มพ เช น คล กต าแหน ง C2 แล วกดป ม Shift และ Enter ค างไว แล วกดป มล กศรลง จะเล อกข อม ลท งหมด โดยไม ต องใช เมาส ลาก ว ธ น ม ประโยชน มาก ในกรณ ท ข อม ลม ความยาวมาก ๆ ไม สะดวกท จะใชเมาส ลาก
27 2. บนแถบร บบ น ไปท แท บหน าแรก กล มล กษณะ คล กป มล กษณะเซลล 3. จะม ต วเล อกย อยให เล อก o เน นกฎของเซลล จะให ก าหนดเง อนไขในล กษณะต าง ๆ เช น 2. มากกว า 3. น อยกว า 4. ระหว าง 5. เท าก บ 6. ข อความท ม 7. ว นท เก ด 8. ค าท ซ าก น 9. กฎเพ มเต ม ส าหร บเพ มเง อนไขเอง เช น เพ มค าท มากกว าหร อเท าก บ ตลอดจนการ ก าหนดร ปแบบตามต องการ ในต วอย างน เราต องการแสดงรายการท ต ากว า 3,000 ให คล กท น อยกว า และระบ ข อม ลด ง ภาพ และถ าต องการเปล ยนล กษณะ สามารถเล อกล กษณะตามท Excel ก าหนดให เล อก ด ง ภาพ
28 o กฎอ นด บแรก/ส ดท าย เป นการก าหนดร ปแบบตามล าด บ เช น 10 ล าด บแรก 10 ล าด บท ายส ด และอ น ๆ เป นต น o เน นกฎของเซลล จะให ก าหนดเง อนไขในล กษณะต าง ๆ เช น 1.มากกว า o แถบข อม ล เป นการใส แถบข อม ล จากต วเล อกท ก าหนด เพ อการเปร ยบเท ยบข อม ล โดยใช ความยาวของแถบ เช น o ระด บส เป นการใช ส ตามล กษณะของข อม ล เช น
29 o ช ดไอคอน เป นการแสดงไอคอนในเซลล ตามล กษณะของข อม ล เช น o สร างกฎ ในกรณ ท เง อนไขไม ม ให เล อก สามารถสร างกฎเพ มเต มได o ล างกฎ เม อต องการล างกฎในเซลล ท ระบ o จ ดการกฎ ใช ส าหร บการแก ไขกฎ เช น เปล ยนแปลงค าเง อนไข เป นต น การเข ยนความค ดเห น หร อ Comments ความค ดเห น หร อ Comments เป นข อความท เราบ นท กไว ในแต ละ เซลล เพ อแสดงความ ค ดเห นต อข อม ลของ เซลล น น ๆ หร อ เพ อเต อนความจ า เก ยวก บข อม ลน น ๆ การเข ยนความค ดเห นในแต ละ เซลล ท าด งน ; 18. คล กเล อกเซลล ท ต องการใส ความค ดเห น 19. คล กขวา เล อก แทรกข อค ดเห น
30 20. จะเก ดกรอบ ส าหร บเข ยนความค ดเห น โดยจะม ช อของเจ าของอย ในกล องน ด วย เน องจากถ าม การ ใช ไฟล น ร วมก นหลายคน จะได ทราบว า เป นความค ดเห นของ ใคร หร อ ใครเป นคนใส ความค ดเห นน 21. ให เข ยนความค ดเห น ด งภาพ 22. ถ าต องการจ ดร ปแบบ ให คล กขวาท ขอบ 23. จะเป ดหน าต างให ก าหนดล กษณะพ เศษ เช น ส ต วหน งส อ ส พ น เส นขอบ 24. พ มพ เสร จแล ว ให คล กท นอกกรอบไป 1 คร ง กรอบข อความท เป น Comment จะ หายไป และท ช องท เข ยน Comment จะม สามเหล ยมส แดงเล ก ๆ ปรากฏท ม มบน ด านขวาม อ เม อน าเมาส มาวางจะปรากฏให เห น ด งน
31 25. ถ าต องการเอา Comment ออก ให คล กเล อกท เซลล ท ต องการเอา Comment ออก แล วไปท แท บหน าแรก กล มการแก ไข ป มล าง และเล อกล างข อค ดเห น การสล บแถวข อม ล ในกรณ ท ต องการสล บแถวข อม ล ระหว างแถวก บคอล มน เพ อให ด ง ายข น หร อเพ อสะดวกใน การใช Fill handle ค ดลอกข อม ล เป นต น เราสามารถสล บแถวได ด งน ข างล างน ค อข อม ลเด ม ข อม ลใหม ท สล บแถวแล ว การสล บแถวข อม ลใช การค ดลอก และวางแบบพ เศษ โดยเล อกวางแบบ สล บเปล ยนแถว ก บคอล มน ว ธ การ 26. จากข อม ลข างต น คล กลากบร เวณให ครอบคล มข อม ล ต งแต A1 ถ ง E4 หร อคล ก ภายในบร เวณข อม ล และกด Ctrl + A 27. ท แท บหน าแรก กล มคล ปบอร ด คล ก ค ดลอก 28. คล กท เซลล ท ต องการวางข อม ล เช น G1 29. คล กขวาท เซลล G1 และเล อกวางข อม ลแบบ สล บเปล ยนแถวก บคอล มน
32 เคล ดล บ: ถ าเซลล ม ส ตรการค านวณ ต องเปล ยนการอ างอ งเซลล ต องอ างอ งแบบ Absolute Referencing ก อนการค ดลอกข อม ล ม ฉะน นการอ างอ งข อม ลจะไม ถ กต อง การเร ยงข อม ล ในกรณ ท ข อม ลม จ านวนมาก และเป นไปแบบส ม แต เราต องการเร ยงข อม ลเส ยใหม ให เป น ระบบมากข น และถ าม หลายคอล มน Excel สามารถเร ยงข อม ลได หลายคอล มน เช น เร ยง ตามอาย ถ าอาย เท าก นให เร ยงช อตามต วอ กษร เป นต น Excel 2010 เร ยงข อม ล 4 ล กษณะค อ o เร ยงตามค า o เร ยงตามส ของเซลล o เร ยงตามส ของต วอ กษร o เร ยงตามไอคอนของเซลล ในกรณ ท ม การจ ดร ปแบบเซลล โดยใช ไอคอน ล กษณะการเร ยง จะเร ยงได 3 ล กษณะ ค อ o เร ยงจากน อยไปหามาก จาก ก - ฮ หร อจากเลขน อย ไปหาเลขมาก o เร ยงจากมากไปหาน อย จาก ฮ ก หร อจากเลขมาก ไปหาเลขน อย o เร ยงแบบก าหนดเอง เช น เร ยงตามว น หร อตามร ปแบบท ก าหนดอย างอ น การเร ยงข อม ลจะต องก าหนดให เร ยงโดยย ดคอล มน ใดคอล มน หน งเป นหล ก และข อม ลใน คอล มน อ น ๆ จะต องเปล ยนแปลงตามไปด วย ข อม ลในแต ละแถวจ งจะเหม อนเด ม ด งน นใน การเล อกจ งต องเล อกให ครอบคล มข อม ลท กคอล มน ท เป นข อม ลอย ในช ดเด ยวก น
33 ว ธ การ สมมต ว า ต องการเร ยงข อม ลข างล างน ตามอาย จากน อย ไปหามาก ม ข นตอน ด งน 37. คล กในบร เวณข อม ล ท ใดก ได ภายในขอบเขตข อม ลต งแต B2 ถ ง C11 เพ อระบ ขอบเขตของข อม ล Excel จะว เคราะห บร เวณตาราง โดยถ อเอาเซลล ท ต ดต อก น เป นข อม ลช ดเด ยวก น ในต วอย างน คล กท ต าแหน ง C4 38. ไปท แท บ ข อม ล กล มเร ยงล าด บและกรอง คล กป มเร ยงล าด บ 39. Excel จะลากด าครอบคล มบร เวณข อม ลท งหมด และจะม หน าจอให ต งค าส าหร บการ เร ยงข อม ล
34 เพ มระด บ ถ าม การเร ยงมากกว า 1 คอล มน ให เพ มระด บ เช น ในต วอย าง เราจะเร ยงตามคอล มน C แต ใน คอล มน C ม เลขซ าก น ค อเลข 10 ในกรณ น จะให เร ยงช อตามต วอ กษร ด งน นในต วอย างน ประสาท จะมาก อน มานะ เม อคล กเพ มระด บ Excel จะเพ มแถวการเร ยงให ระบ เง อนไขการเร ยง ด งน คอล มน เร ยงตามล าด บ ให ระบ คอล มน ของข อม ลท ต องการเร ยง เร ยงล าด บ สามารถเล อกได แก เร ยงตามค า ส ของแบบอ กษร ส ของเซลล และไอคอนของเซลล 40. ในต วอย างน คร งแรกให เร ยงข อม ลตามคอล มน C เร ยงตามค า และเร ยงจากน อยไป หามาก ต อมาให เร ยงข อม ลตามคอล มน B ด งภาพ
35 41. จะได ข อม ลด งภาพ 42. จะเห นได ว า ล าด บท ของข อม ลจะถ กเปล ยนไปด วย ถ าต องการยกเล กการเร ยง ให กดป ม Undo หร อ ไปท Edit > Undo ถ าป ดแล วเป ดใหม จะไม สามารถกล บค นได อ ก การกรองข อม ล ในกรณ ท ม ข อม ลจ านวนมาก และเราต องการเล อกด ข อม ลเฉพาะบางอย าง เช น ม ข อม ลคน จ านวน 500 คน ต องการด ข อม ลคนท ม อาย ระหว าง 20-29 ป เราสามารถท าได โดยใช การ กรองข อม ล การกรองข อม ล จะช วยให เราเล อกด ข อม ล เฉพาะเร องท ต องการได Excel ม เมน ส าหร บการกรองข อม ลให แล ว สามารถเล อกด ได สมมต ว า เราม ข อม ลช อคน และอาย ตามข างล างน จะส งเกตเห นได ว า ข อม ลจ ดเร ยงอย ในร ปของตาราง โดยในแถวท 1 เป นช อของแต ละ คอล มน ซ งเราเร ยกว าเป น heading และถ าส งเกตด จะเห นว า ข อม ลม ท งหมด 7 รายการ เร มจากแถวท 2-8 ส าหร บคอล มน อาย ม ข อม ลต งแต 16 จนถ ง 60 ป และอาช พ 1-4 ถ าเราต องการด ข อม ลของคนท ม อาย ต งแต 20 ถ ง 50 ป ม ว ธ การด งน
36 ว ธ การ 43. พ มพ ข อม ลให เหม อนข อม ลในต วอย างข างต น 44. คล กในบร เวณข อม ล (ภายในต าแหน ง A1ถ ง C8 หร อ A1:C8) 45. ท แท บข อม ล กล มเร ยงล าด บและกรอง และเล อกต วกรอง 46. จะเก ดป มล กศรการกรองท ห วตาราง 47. ท ห วตารางอาย ให คล กป มล กศร เล อก ต วกรองต วเลข > ระหว าง 48. จะเก ดหน าจอให ก าหนดเง อนไข ให คล กคล รายการ และเล อก มากกว าหร อเท าก บ 20 และ น อยกว าหร อเท าก บ 50 ด งภาพ
37 49. จะได ข อม ล ด งภาพ 50. จากหน าต างการกรอง เราสามารถก าหนดเง อนไขต าง ๆ ได ตามต องการ หร อ การ เร ยงล าด บมาจากมากไปหาน อย จากน อยไปหามาก ก สามารถท าได จากหน าต างน 51. ถ าต องการยกเล กการกรอง ให ไปท แท บข อม ล กล มเร ยงล าด บและกรอง และเล อก ต วกรองอ กคร ง การกรองท ห วตารางจะหายไป ก จกรรมฝ กปฏ บ ต ให กรองข อม ลตามเง อนไข ต อไปน 1. ต องการด ข อม ลเฉพาะผ ท ม อาย 20 2. ต องการด ข อม ลเฉพาะผ ท ม อาย ต งแต 20 ป ข นไป 3. ต องการด ข อม ลเฉพาะผ ท ม อาย ระหว าง 20 50 ป 4. ต องการด ข อม ลเฉพาะผ ท ม อาย น อยกว า 50 ป 5. ต องการด ข อม ลเฉพาะผ ท ม อาย ต งแต 50 ป ลงมา 6. ต องการด ข อม ลเฉพาะผ ท ม อาช พร บจ าง 7. ต องการด ข อม ลเฉพาะผ ม อาย ไม เก น 40 ท ประกอบอาช พอ นๆ ข อม ล
38 การไปท างานก บแผ นงานอ น โปรแกรม Excel ท เป ดข นมาเปร ยบเสม อนเป นหน งส อ 1 เล ม ในแผ นงานแต ละแผ น เปร ยบเสม อนเป นหน งส อแต ละหน า เราสามารถไปท างานในหน าอ น ๆ หร อ แผ นงานอ น ๆ ได โดยการคล กท ช อของแผ นงาน ซ งอย ท แถบ ด านล าง ด งภาพ เราสามารถจ ดการเก ยวก บแผ นงานให เช น เพ ม ย ายต าแหน ง ลบแผ นงาน เปล ยนส เปล ยนช อแผ นงานได โดยการคล กขวาท ช อแผ นงาน และเล อก ค าส งท ต องการ ด งภาพ
39 ตอนท 3 การค านวณและฟ งชนเบ ;องต น การท างานก บต วเลข เม อพ มพ ต วเลขลงในเซลล เราสามารถน ามาประมวลผล หาผลล พธ โดยการ น าต วเลขมา บวก ลบ ค ณ หาร ก นได เคร องหมายท ใช งาน ม ด งน + เคร องหมายบวก - เคร องหมายลบ * เคร องหมายค ณ / เคร องหมายหาร ^ เคร องหมายยกก าล ง การค านวณทางคณ ตศาสตร อย างง าย การค านวณ ใน Excel ท าได โดยการป อนต วเลขเข าในเซลล แต ละเซลล จากน น จ งก าหนดให น า ต วเลขในแต ละเซลล มา บวก ลบ ค ณ หาร ก น ลองด ต วอย าง และท าตามต อไปน การบวก 1. คล กท ต าแหน ง A1 2. พ มพ เลข 20 3. แล วกด Enter เคอร เซอร จะเล อนมาท เซลล A2 4. ท ต าแหน ง A2 พ มพ เลข 30 แล วกด Enter 5. เคอร เซอร จะเล อนมาท A3 ให พ มพ =A1+A2 6. เคร องหมายเท าก บ ข างหน า เป นการบอก Excel ว า เป นการใช ส ตร ไม ใช เป นการพ มพ ข อความธรรมดา และจะส งเกตส ของ ข อความ A1 และ A2 แตกต างไปจากส ธรรมดา และ เม อขณะพ มพ A1 จะม กรอบเก ดข นท ต าแหน ง A1 ด วย และขณะพ มพ A2 ก จะม กรอบเก ดท ต าแหน ง A2 แสดงขอบเขตท ถ กเล อก ด งน 7. เม อพ มพ เสร จแล ว ให กดป ม Enter กรอบจะเล อนไปย งต าแหน ง A4 และจะได ผลล พธ เท าก บ 50 ในต าแหน งเซลล A3 ด งภาพ
40 การลบ 1. คล กท ต าแหน ง C1 พ มพ เลข 30 แล วกด Enter 2. ท ต าแหน ง C2 และพ มพ เลข 20 แล วกด Enter 3. ท ต าแหน ง C3 ให พ มพ =C1-C2 4. กดป ม Enter จะได ผลล พธ ค อผลต าง ระหว าง 30 และ 20 ซ งเท าก บ 10 ในต าแหน งเซลล C3 การค ณ 1. คล กท ต าแหน ง E1 พ มพ เลข 3 แล วกด Enter 2. ท ต าแหน ง E2 พ มพ เลข 2 แล วกด Enter 3. ท ต าแหน ง E3 ให พ มพ =E1*E2 4. กดป ม Enter จะได ผลล พธ ซ งเป นผลค ณ ของ 3 และ 2 ซ งเท าก บ 6 ในต าแหน งเซลล E3 การหาร 1. คล กท ต าแหน ง G1 พ มพ เลข 30 แล วกด Enter 2. ท ต าแหน ง G2 พ มพ เลข 5 แล วกด Enter 3. ท ต าแหน ง G3 ให พ มพ =G1/G2 4. กดป ม Enter จะได ผลล พธ 30 หารด วย 5 ซ งเท าก บ 6 ในต าแหน งเซลล G3 ก จกรรมฝ กปฏ บ ต ให ท านหาค าตอบในเซลล B3 B4 B5 และ B6 ซ งเป นผลบวก ลบ ค ณ และหาร ของ เลข 50 และ 20 โดยให ท าใน Excel Web App ข างล างภาพ (หร อ ใช Excel 2010 ในเคร องของท าน)
41 การใช ผลรวม (AutoSum) เคร องหมาย ผลรวม หร อ AutoSum ( ) บนแถบร บบ น ใช ส าหร บการบวกต วเลขตามแนวต ง (column) หร อแนวนอน(row) อย างรวดเร ว ซ งม ว ธ การใช ด งน 1. ไปท ต าแหน ง H1 พ มพ 5 แล วกด Enter 2. ท ต าแหน ง H2 พ มพ 5 แล วกด Enter 3. ท ต าแหน ง H3 พ มพ 5 แล วกด Enter 4. ขณะน เคอร เซอร จะมาอย ท ต าแหน ง H4 5. ไปท แท บหน าแรก กล มการแก ไข คล กป มผลรวม ( ) 6. จะเก ดกรอบล อมรอบข อม ล และม ส ตรเก ดข น ด งภาพ 7. ให กดป ม Enter เพ อตอบตกลง จะได ผลด งภาพข างล างน เคล ดล บ: สามารถใช ผลรวมท ละหลาย ๆ คอล มน ท งแนวต งและแนวนอน การค านวณโดยอ ตโนม ต เม อม การกรอกต วเลขลงใน เซลล และม การส งให ค านวณ Excel จะค านวณให แต ถ าเม อม การ เปล ยนแปลงค าในเซลล ถ าไม ต งให Excel ค านวณโดยอ ตโนม ต Excel ก จะไม ค านวณให การต ง ค าให ค านวณโดยอ ตโนม ต ท าได ด งน 1. บนร บบ นไปท แฟ ม > ต วเล อก 2. จะเป ดหน าต างต วเล อก ให คล กแถบ ส ตร 3. ถ าวงกลมหน าค าว า อ ตโนม ต ในกล ม การค านวณสม ดงาน ไม ถ กเล อก แสดงว าจะไม ม การค านวณอ ตโนม ต
42 4. ให คล ก เล อกด งภาพ 5. โดยปกต โปรแกรมจะต งค าให ค านวณโดยอ ตโนม ต ไว แล ว นอกจากจะม การเปล ยนแปลง การคล กเล อกเซลล ในการค านวณ การค านวณนอกจากจะพ มพ ต าแหน งเซลล ลงในส ตรแล ว ย งสามารถใช การคล กท เซลล เพ อระบ ต าแหน งท จะน ามาใช ในการค านวณได อ กด วย ลองท าตามต วอย างต อไปน 1. ไปท ต าแหน ง B1 พ มพ 2 แล วกด Enter 2. ไปท ต าแหน ง B2 พ มพ 3 แล วกด Enter 3. ไปท ต าแหน ง B3 พ มพ 4 แล วกด Enter 4. ขณะน ท านจะอย ท ต าแหน ง B4 5. พ มพ เคร องหมาย = ซ งเป นการบอก Excel ว า ก าล งจะใช ส ตร 6. จะเห นท แถบส ตร หร อ Formula bar จะเก ดเคร องหมายเท าก บ 7. ใช เมาส คล กท ต าแหน ง B3 จะเก ดเส นประล อมรอบเซลล B3 ถ าคล กผ ด ให กดป ม Esc เพ อ ยกเล ก และคล กใหม 8. พ มพ เคร องหมาย + 9. ใช เมาส คล ก ต าแหน ง C3 10. พ มพ เคร องหมาย - 11. ใชเมาส คล ก ต าแหน ง C1 12. จะเห นด งภาพข างล าง
43 13. ให ท านกด Enter โปรแกรม Excel จะค านวณให จะเห นด งน เคล ดล บ: เราสามารถใชเมาส คล กเซลล ใด ๆ ในแผ นงานเด ยวก น หร อไปคล กท แผ นงานอ นก ได ถ าต องการยกเล ก ให กดป ม Esc การใช งานฟ งก ช น เราอาจจะพ ดได ว า ฟ งก ช นของ Excel ก ค อส ตรส าเร จร ปท โปรแกรม Excelจ ดท าไว ให แล ว พร อม เร ยกใช งานได เลย เพ ยงแต เราใส ค าท ต องการให ค านวณ โดยการระบ เซลล ข อม ล หร อพ มพ โดยตรง เพ อให ฟ งก ช นน าไปค านวณเท าน น หน าท ของฟ งก ช น ก ค อ เอาข อม ลท เราระบ ไป บวก ลบ ค ณ หาร ก น เช น ฟ งก ช น SUM ก จะน าค าท เราระบ มารวมก น ผลท ได ค อผลรวมของข อม ลท เรา ระบ ฟ งก ช นช วยให ท างานได เร วข น ถ าไม ม ฟ งก ช น เราจะต องเส ยเวลาในการค านวณเป นอย างมาก เช น ถ าเราต องการรวมต วเลขใน B5 ถ ง B15 เราต องเข ยนใน Formular bar ด งน =B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15 แต ถ าเราใช ฟ งก ช น SUM ซ งเป นการรวมต วเลขใน เซลล เราสามารถเร ยกใช ส ตร และระบ ข อม ลได สะดวกข น ด งน =SUM(B5:B15) โปรแกรม Excel ม ฟ งก ช นจ านวนมาก ท งฟ งก ช นทางคณ ตศาสตร การเง น การค ดค าทางสถ ต เป น ต น ฟ งก ช นเหล าน ท าให เราสามารถหาค าต าง ๆ ได โดยไม ยาก เช น หาผลรวม หาค าเฉล ย น บ จ านวนความถ หร อแม แต การหาผลรวมย อย (Subtotal) ก สามารถท าได การใช ฟ งก ช นจ าเป นต อง ม การอ างอ งถ งข อม ลท จะน ามาใช ในฟ งก ช น จ งควรเร ยนร การอ างอ งข อม ลใน เซลล ต าง ๆ เส ยก อน การอ างอ งถ งข อม ลในเซลล การจะใช ฟ งก ช นได ถ กต อง ต องม การระบ ต าแหน งของเซลล ว าจะเล อกต าแหน งใด เช น A1 เป นการอ างอ งถ งข อม ลในเซลล A1 A1:D1 เป นการอ างอ งถ งข อม ลในเซลล ต งแต A1 ถ ง D1 ซ งหมายถ งข อม ลในเซลล A1, B1, C1 และ D1 การอ างอ งเซลล แบบต าง ๆ จะม ผลก ต อเม อม การค ดลอกส ตร หร อม การใช ป ม Fill handle ลากเพ อ ค ดลอกส ตรไปย งต าแหน งเซลล ต าง ๆ ซ งจะม ผลท าให ผลล พธ ท ได ไม เหม อนก น ตามล กษณะการ อ างอ งข อม ลในเซลล น น ๆ
44 การอ างอ ง แบ งออกเป น 3 ล กษณะ ค อ 1. การอ างอ งแบบส มพ นธ (Relative Referencing) 2. การอ างอ งแบบแน นอน (Absolute Referencing) 3. การอ างอ งแบบผสม (Mixed Referencing) 1. การอ างอ งแบบส มพ นธ (Relative Referencing) โดยปกต การอ างอ งเซลล ใน Excel จะเป นการอ างอ งเช งส มพ นธ เช น A1, B5, A1:C3 เป น ต น การอ างอ งแบบส มพ นธ จะย ดต าแหน งข อม ลป จจ บ นเป นหล ก ถ าม การค ดลอกส ตรใน ต าแหน งป จจ บ นไปไว ในเซลล อ น ต าแหน งของข อม ลในส ตรจะเปล ยนไปด วย ต วอย าง จากภาพ จะเห นส ตรในเซลล B3 อ างอ งข อม ลในเซลล A1 และ A2 ถ าย ดต าแหน งข อม ลป จจ บ น ค อ B3 เป นหล ก ต าแหน งของ A1 ค อ ต าแหน งท อย เหน อข น ไป 2 แถว (หร อ C[-2]) และถ ดไปทางซ าย 1 คอล มน (หร อ R[-1]) ท านองเด ยวก น ถ าย ด B3 เป นหล ก ต าแหน งของ A2 ค อ ต าแหน งท อย เหน อข นไป 1 แถว (หร อ C[-1]) และถ ดไปทางซ าย 1 คอล มน (หร อ R[-1]) เม อม การค ดลอกส ตรน ไปย งต าแหน ง B4 ค าท ได จะเป นด งภาพ ค าท ได ค อ 5 ท งน เพราะม การปร บเปล ยนต าแหน งของเซลล ป จจ บ น จาก B3 เป น B4 ด งน นการอ างอ งจ งเปล ยนตามไปด วย เพราะเป นการอ างอ งแบบส มพ นธ ท ย ดเซลล ป จจ บ น เป นหล ก
ถ าย ดเซลล B5 เป นหล ก ต าแหน งท อย เหน อข นไป 2 แถว (หร อ C[-2]) และถ ดไปทางซ าย 1 คอล มน (หร อ R[-1]) ค อ A2 ซ งม ค าเท าก บ 5 ถ าย ดเซลล B5 เป นหล ก ต าแหน งท อย เหน อข นไป 1 แถว (หร อ C[-1]) และถ ดไปทางซ าย 1 คอล มน (หร อ R[-1]) ค อ A3 ซ งไม ม อะไร ด งน น A2 รวมก บ A3 จ งม ค าเท าก บ 5 สร ปได ว า ถ าเป นการอ างอ งแบบส มพ นธ เม อม การเปล ยนต าแหน งป จจ บ น ต าแหน งข อม ลท ถ กอ างถ งจะเปล ยนตามไปด วย 2. การอ างอ งแบบแน นอน (Absolute Referencing) การอ างอ งแบบแน นอนย ดต าแหน งข อม ลท อ างถ งเป นหล ก ไม ม เปล ยนแปลง การระบ การ อ างอ งแบบแน นอนให ใช เคร องหมาย $ น าหน า ท งแถวและคอล มน เช น $A$1 เป นการตร ง ต าแหน ง น ท งแถวและคอล มน ไม ว า จะไปอ างอ งถ งท ใดก ตาม ต าแหน งจะไม เปล ยนแปลง ค าท ถ กอ างถ ง จะคงท เสมอ ต วอย าง 45 เม อม การค ดลอกส ตรในต าแหน ง B3 มาไว ท ต าแหน ง B4 ค าจะย งคงเหม อนเด ม ด งภาพ เคล ดล บ การเปล ยนล กษณะการอ างอ งจาก Relative เป น Absolute ให กดป ม F4 3. การอ างอ งแบบผสม (Mixed Referencing) เป นการผสมก น ระหว างการอ างอ งแบบส มพ นธ (Relative Referencing) และ การอ างอ ง แบบแน นอน (Absolute Referencing) เป นการตร งเฉพาะแนวนอน (แถว) หร อ แนวต ง (คอล มน ) อย างใดอย างหน ง เช น A$3 เป นการตร งแถวท 3 ซ งเป นการอ างอ งแบบแน นอน แต ไม ตร งคอล มน A ซ งเป นการอ างอ งแบบส มพ นธ ถ าม การค ดลอกส ตรท อ างอ ง A$3 ลงมาในแนวด ง ข อม ลท อ างถ งจะเป นแถวท 3 เสมอ ไม เปล ยนเป นแถวท 4,5,6... เพราะข อม ลถ กตร งไว น นเอง
แต ถ าม การค ดลอกส ตรท ม การอ างอ งถ งเซลล A$3 ไปตามแนวนอน คอล มน ท ถ กอ างถ งจะ เปล ยนเป น B,C,D... เร อย ๆ เพราะม ข อม ลไม ได ถ กตร ง แต เป นการอ างในล กษณะส มพ นธ ก บต าแหน งของเซลล ป จจ บ น น นเอง การอ างอ งเซลล ในแผ นงานอ น ในการอ างอ งถ ง เซลล ในแผ นงานอ น ต องระบ ช อแผ นงาน ไว ข างหน า ค นด วยเคร องหมายตกใจ หร อ! เช น ต องการน าข อม ลท ต าแหน ง D18 ของ Sheet1 ไปไว ท ต าแหน ง B2 ของ Sheet2 ให ก าหนดท เซลล B2 ของ Sheet2 และพ มพ =Sheet1!D18 46 ในกรณ ท อย ท Sheet 1 และต องการน าข อม ลในจากเซลล A3 ของ Sheet2 มาไว ท เซลล A2 ของ Sheet 1 สามารถอ างอ งได ด งน 1. ท Sheet1 คล กท เซลล A2 2. พ มพ เคร องหมายเท าก บ (=) เพ อระบ ว าจะใช ส ตร 3. คล กท แถบ Sheet2 ท ช อแผ นด านล าง เพ อไปย งแผ นงาน Sheet2 4. คล กข อม ลท เซลล A3 แล วกด Enter 5. ข อม ลจาก A3 ของ Sheet2 จะมาอย ท เซลล A2 ของ Sheet1 6. ถ าข อม ลของเซลล A3 ของ Sheet2 ค อ 50 เม อด การอ างอ งในแถบส ตรของ Sheet1 จะ เห นส ตรในช อง A2 ด งภาพ การอ างอ งโดยใช เมาส ระบ ต าแหน ง การอ างอ งเซลล นอกจากจะพ มพ ต าแหน งเซลล แล ว ย งม ว ธ การท ไม ต องพ มพ แต ใช เมาส คล กระบ ต าแหน งซ ง จะสะดวกกว าการพ มพ มาก ในต วอย างต อไปน จะหาผลรวมของเซลล B1 และ B2 แสดงผลรวมท เซลล B3 ม ว ธ การ ด งต อไปน 1. คล กท เซลล B1 พ มพ 100 2. คล กท เซลล B2 พ มพ 50 3. คล กท เซลล B3 พ มพ เคร องหมายเท าก บ เพ อน าผลรวม ของเซลล B1 และ B2 มาไว ท น
47 4. คล กท เซลล B1 5. พ มพ เคร องหมาย บวก (+) 6. คล กท เซลล B2 7. กดป ม Enter จะได ผลล พธ ด งภาพ ว ธ ใช งานส ตรของ Excel Excel ม ส ตร หร อ ฟ งก ช น ส าหร บการค านวณต าง ๆ จ านวนมาก เช น การบวก การหาค าส งส ด การ พ มพ ต วเลขเป นต วหน งส อ การหาค าเฉล ย เป นต น การเร ยกใช งานส ตรของ Excel ท าได 2 ล กษณะค อ 1. พ มพ ส ตรโดยตรงท แถบส ตร 2. เร ยกใช งานส ตรจากหน าจอของ Excel ต วอย างต อไปน จะเป นการเร ยกใช ฟ งก ช น SUM ซ งเป นค าส งให น าข อม ลมารวมก น ด งน 1. พ มพ 5 ในต าแหน ง B1 แล วกด Enter 2. พ มพ 2 ในต าแหน ง B2 แล วกด Enter 3. พ มพ 6 ในต าแหน ง B3 แล วกด Enter 4. ท ต าแหน ง A4 พ มพ ค าว า ผลรวม 5. คล กท ต าแหน ง B4 เพ อน าผลรวมมาแสดงท ต าแหน งน 6. คล กท ป มแทรกฟ งก ช น ( ) ท แถบส ตร ด งภาพ
48 7. จะเห นม หน าจอ แทรกฟ งก ช น หร อ Insert Function เก ดข น ด งภาพ เพ อให คล กเล อก ฟ งก ช นท ต องการน ามาใช โดยในหน าจอน ม ต วเล อกให แสดงส ตรของ Excel ในล กษณะ ต าง ๆ เช น การระบ ค า แสดงฟ งก ช นท ใช ไปล าส ด แสดงตามประเภทการใช งาน หร อแสดง ท งหมด เป นต น 8. ในท น เราต องการการรวม จ งเล อกฟ งก ช น SUM แล วกด OK 9. โปรแกรมจะเป ดหน าจอ อาร ก วเมนต ของฟ งก ช น เพ อให ผ ใช เล อกข อม ลจากแผ นงานมาใช ในฟ งก ช น อาร ก วเมนต ของฟ งก ช น ค อข อม ลท จะให ฟ งก ช นน าไปค านวณหาค าท ต องการ
หน าจออาร ก วเมนต ของฟ งก ช นน ใช ก บท กฟ งก ช น เพ อให ผ ใช เล อกข อม ลจากแผ นงานมาใช ในฟ งก ช นท ก าล งเร ยกใช งาน ส าหร บค าท จะน ามาใช จะแตกต างก นไปตามฟ งก ช นท ใช ส าหร บ ฟ งก ช น SUM ม ส วนต าง ๆ ท น าสนใจ ด งน o Number1 ข อม ลท โปรแกรมจะน ามารวมก น จากภาพจะเห นว า โปรแกรมเดาเอาไว ก อนว าเราต องการน าค าข างบนมารวมก น จ งระบ เป นข อม ลท อย ต าแหน ง B1:B3 o ถ าเราต องการเปล ยนค าท โปรแกรมเล อก ให คล กท ป มต วเล อก ( ) หน าจอ อาร ก วเมนต ของฟ งก ช น จะย อลง เพ อให ผ ใช สามารถใชเมาส คล กเล อกบร เวณ ข อม ลบนแผ นงานได o ถ าม ข อม ลท จะรวมอ กช ด ก สามารถเล อกได โดยคล กหร อพ มพ ในช อง Number2 10. ในกรณ น ข อม ลถ กต องแล ว ให คล ก OK 49 11. จะได ผลรวม ด งภาพ การหาค าเฉล ย (AVERAGE) ในต วอย างต อไปน จะใช ว ธ การพ มพ ส ตรลงแถบส ตร และใช เมาส ระบ ต าแหน งเพ ออ างอ งเซลล เพ อ หาค าเฉล ย โดยใช ส ตร average ข อม ลจากหน าจอเด ม เราจะหาค าเฉล ยของ ข อม ลในต าแหน ง B1, B2 และ B3 ด งน 1. พ มพ ค าว า ค าเฉล ย ท ต าแหน ง A5 2. ใช เมาส คล กท ต าแหน ง B5 ซ งเป นต าแหน งท จะน าค าเฉล ยมาวางท น 3. พ มพ เคร องหมายเท าก บ (=) เพ อบอก Excel ว า จะเป นการใช ส ตร การใช ส ตร ต องพ มพ เคร องหมายเท าก บก อนเสมอ 4. พ มพ ส ตรหาค าเฉล ย ค อค าว า average
50 5. จะส งเกตว า ขณะพ มพ Excel จะน าส ตรมาให เล อก 6. กดป ม Tab บนแป นพ มพ เพ อเล อกส ตร Average 7. Excel ทราบว าจะใช ส ตรน จ งได แสดงค าท ส ตรต องการ (หร อ เร ยกว า อาร ก วเม นต ของส ตร น ) 8. ค าท ส ตร Average ต องการ หร อ อาร ก วเม นต ของส ตรน ค อ ค าท เราต องการให หาค าเฉล ย ซ งได แก ค าท อย ในเซลล ต งแต B1 ถ ง B3 9. ใช เมาส ระบ ต าแหน งของ อาร ก วเม นต โดย คล กท เซลล B1 กดค างไว แล วลากลงมาให ถ ง เซลล B3 10. กดป ม Enter จะได ผลล พธ ด งภาพ เคล ดล บ: การเล อกช วงของข อม ลท ต ดต อก น ให คล กท เซลล แรก แล วกดป ม Ctrl+Shift ค างไว และกดป มล กศรลง จะเล อกท งหมด ม ประโยชน เม อช วงของข อม ลม ความยาวมาก ๆ ไม สะดวกท จะ ใช เมาส ลาก ( Shortcut น ไม สามารถใช บน Excel Web App ได ) การหาค าต าส ด (MIN) บางคร งเราต องการด ค าต าท ส ดในช ดข อม ลน น ถ าข อม ลม ไม ก ต วคงไม ม ป ญหา แต ถ าข อม ลม เป น จ านวนมาก การใช ส ตรให Excel หา จะสะดวกและเช อถ อได มาก
51 ส ตรท ใช หาค าต าส ด ค อ Min() ม ว ธ การ ด งน 1. เราจะใช ข อม ลเด ม ค อ ข อม ลท อย ในต าแหน ง B1:B3 เพ อหาค าต าส ด 2. คล กท ต าแหน ง A6 พ มพ ค าว า ค าต าส ด 3. กดป มล กศรไปทางขวา เพ อไปย งต าแหน ง B6 4. พ มพ เคร องหมายเท าก บ =min 5. กดป ม Tab บนแป นพ มพ เพ อเล อกส ตร min() 6. ใช เมาส ลาก เพ อระบ อาร ก วเม นต ท จะให หาค าต าส ด ค อ ต งแต B1 ถ ง B3 7. กดป ม Enter จะได ข อม ล ด งภาพ
52 การหาค าส งส ด (MAX) เราสามารถพ มพ ท กส งท กอย าง ลงในแถบส ตรได ท งหมด ท งส ตร และ ข อม ลท ส ตรต องการ หร อท เร ยกว าเป น อาร ก วเม นต ของส ตร ต วอย างต อไปน จะเป นการพ มพ ท งหมดลงในแถบส ตร ซ งม ว ธ การด งน 1. เราจะใช ข อม ลเด มอ กคร ง ในการหาค าส งส ด 2. คล กท ต าแหน ง A7 พ มพ ค าว า ค าส งส ด 3. กดป มล กศรไปทางขวา เพ อไปย งต าแหน ง B7 4. พ มพ ท ช อง ส าหร บเข ยนส ตร =MAX(B1:B3) 5. กดป ม Enter บนแป นพ มพ จะได ค าส งส ดเท าก บ 6 ในต าแหน ง B7 การน บจ านวนต วเลข (COUNT) ส ตรส าหร บน บจ านวนต วเลข ค อ Count() ส ตรน จะใช น บเฉพาะต วเลขเท าน น จะไม น บช อท เป น ต วอ กษร หร อ ช องว า แต จะน บเฉพาะในขอบเขตข อม ล หร อ อาร ก วเม นต ท ระบ ให น บเท าน น ว า ม ต วเลขอย ก เซลล ถ าม ช อ หร อรายการอะไรท เป นต วอ กษร หร อ ไม ม ข อม แต เป นช องว าง ส ตรน จะ ไม น บรวมด วย การใช ส ตร Count() เพ อน บจ านวนต วเลข โดยใช หน าจอเด ม และจะน บจ านวน ต งแต เซลล B1 ถ ง B3 หร อ B1:B3 ด งน 1. คล กท ต าแหน ง A8 พ มพ ค าว า จ านวนน บ 2. กดป มล กศรไปทางขวา เพ อไปย งต าแหน ง B8 3. พ มพ ท ช อง ส าหร บเข ยนส ตร =COUNT(B1:B3)
4. เสร จแล ว กดป ม Enter จะได ค าจากการน บเท าก บ 3 ในต าแหน ง B8 ซ งแสดงว า ม ต วเลข อย 3 รายการ เคล ดล บ: ฟ งก ช น COUNT() ใช น บจ านวนข อม ลท เป นต วเลข ถ าต องการน บจ านวนข อม ลท เป นต วหน งส อให ใช ฟ งก ช น COUNTA() ถ าต องการน บช องว าง ให ใช ฟ งก ช น COUNTBLANK() ฟ งก ช น COUNTA() ใช น บจ านวนเซลล ท ไม ว าง น นค อม ข อม ลใด ๆ อย เช นต วหน งส อ ข อความ ต วเลข และส ตร โดยเฉพาะส ตร แม ว าจะให ผลออกมาเป นข อม ลว างเปล า ("") ก ตาม ก จะน บรวมด วย ฟ งก ช น COUNTBLANK()ใช น บจ านวนเซลล ท ว าง น นค อไม ม ข อม ลใด ๆ อย เลย แม ว าจะม ส ตรในเซลล น น ๆ ถ าผลล พธ ของส ตรม ผลเป นค าว าง ("") ก จะน บเซลล น นด วย ก จกรรมฝ กปฏ บ ต ให ท านใช ข อม ล ต อไปน เพ อหา ผลรวม ค าเฉล ย ค าส งส ด ค าต าส ด และน บจ านวน โดยใช ว ธ พ มพ ส ตร และใชเมาส ระบ ต าแหน งของข อม ลท ส ตรต องการ ให ท าใน Excel Web App ข างล างข อม ลช ดน (หร อ ท าใน Excel 2010 ในเคร องของท าน) 53 การน บจ านวนแบบม เง อนไข (COUNTIF) หลายคร งท เราต องการน บจ านวน เช น ม เพศชายก คน เพศหญ งก คน หร อผ ท ม อาย มากกว า 40 ป ก คน เป นต น การน บในล กษณะน จ าเป นต องระบ เง อนไขในการน บ ซ งท าได ด งน ป อนข อม ลตามภาพข างล างน
54 เราจะใช ฟ งก ช น COUNTIF ซ งเป นการน บแบบม เง อนไข ม ร ปแบบการใช ด งน COUNTIF(range, criteria) range ค อขอบเขตของ เซลล ท ต องการให น บ ในท น ถ าน บอาย ค อ B2:B5 ถ าน บตาม เพศ ค อ C2:C5 criteria ค อ เกณฑ หร อ เง อนไขข อก าหนดในการน บ เช น น บเฉพาะผ ชาย เป นต น ก อนอ นต องท าความร จ กก บเคร องหมายการเปร ยบเท ยบเส ยก อน การน บจ านวนผ ม อาย ต งแต 40 ป ข นไป เคร องหมาย ความหมาย > มากกว า < น อยกว า >= มากกว าหร อเท าก บ <= น อยกว าหร อเท าก บ <> ไม เท าก บ 1. คล กท ต าแหน ง C7 เพ อระบ ต าแหน งท จะน าผลล พธ จ านวนผ ท ม อาย ต งแต 40 ป ข น ไป มาวางท น 2. คล กท ไอคอนแทรกฟ งก ช น ( ) 3. เล อกฟ งก ช น COUNTIF
55 4. คล กป ม ตกลง 5. คล กป ม เพ อเล อกช วงต าแหน งข อม ล (Range) ท จะน ามาน บจ านวน 6. หน าจอ อาร ก วเมนต ของฟ งก ช น จะย อลงเพ อให เห นหน าจอแผ นงาน บนแผ นงาน ให เล อก B2 ถ ง B5 (B2:B5) 7. ขยายหน าจอ อาร ก วเมนต ของฟ งก ช น โดยกดป ม หร อ 8. ในช องเง อนไข (Criteria) ให ระบ ว า >=40 (มากกว าหร อเท าก บ 40) ด งภาพ กดป ม ตกลง จะได ข อม ลด งภาพ (ให ส งเกตว า เง อนไขท ก าหนด เป นข อความ เช น มากกว า หร อน อยกว า จะต องอย ในเคร องหมายค าพ ด ในกรณ น Excel เข าใจและเต ม เคร องหมายค าพ ดให แล ว) การน บจ านวนผ ชาย 9. คล กท ต าแหน ง C8 เพ อระบ ต าแหน งท จะน าผลล พธ มาวาง 10. คล กไอคอน แทรกฟ งก ช น 11. คล กเล อกฟ งก ช น COUNTIF 12. ท หน าจอ อาร ก วเมนต ของฟ งก ช น ให ก าหนด Range ค อช วงข อม ลต งแต C2 ถ ง C5 และ เง อนไข (Range) ให เล อกข อม ลต าแหน ง C2 ซ งเท าก บค าว า ชาย ขอให ส งเกตว า แทนท เราจะพ มพ ค าว า "=ชาย" ในช องเง อนไข เราสามารถใช เมาส คล ก ในช องเซลล ท ม เง อนไข อย ได โดยไม ต องพ มพ เง อนไขน น ๆ
56 13. คล ก ตกลง จะได จ านวน 3 คน ด งภาพ การใช IF ก าหนดเง อนไข ฟ งก ช น IF() ใช ก าหนดเง อนไข สามารถน าไปใช ได ในหลายสถานการณ ร ปแบบการใช ค อ IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false ) logical_test เป นการตรวจสอบเง อนไขในเซลล ต าง ๆ ว าเป นจร งหร อไม เช น ตรวจสอบ ว า ข อม ลในเซลล A5 ม ค ามากกว า 50 หร อไม เป นต น value_if_true ค อส งท จะให แสดง ถ าการตรวจสอบเง อนไขน นเป นจร ง value_if_false ค อส งท จะให แสดง ถ าการตรวจสอบเง อนไขน นเป นเท จ ต วอย างท 1 ต วอย างต อไปน จะใช ในการต ดเกรดคะแนน ผ าน หร อไม ผ าน เง อนไขค อ ถ าคะแนน มากกว า หร อ เท าก บ 50 จะถ อว า ผ าน ข อม ลคะแนนท จะน ามาต ดเกรด ม ด งน ว ธ การ ม ด งน 14. คล กท ต าแหน ง D2 เพ อระบ เกรดของ นายว ฒ ว ฒน 15. คล กไอคอน แทรกฟ งก ช น
57 16. คล กเล อกฟ งก ช น IF 17. ก าหนดค าด งน 18. กดป ม ตกลง จะได ผลการเร ยนของนายว ว ฒน ด งภาพ ถ าด ส ตรท Excel เข ยนให ในแถบส ตร จะพบว า ม การเปร ยบเท ยบข อม ลในเซลล C2 ซ งเป นคะแนนของน กเร ยน โดยม เง อนไขว า ข อม ลในเซลล C2 ม ค าน อยกว า 50 ถ า ข อความน เป นจร ง (value_if_true) ให แสดงข อความ "ไม ผ าน" น นค อ ถ าข อม ลใน เซลล C2 ซ งเป นคะแนนของน กเร ยน น อยกว า 50 จะได "ไม ผ าน" แต ถ าเง อนไข เป นเท จ (value_if_false) ค อ ข อม ลในเซลล C2 เท าก บหร อมากกว า 50 จะแสดง ข อความว า "ผ าน" 19. ลาก Fill handle ให คล มผลการเร ยนของท กคน จะได ด งภาพ ต วอย างท 2 ถ าม การต ดหลายเกรด สามารถท าได โดยก าหนดเง อนไขซ อนเง อนไข การก าหนด เง อนไขเร มจากน อยไปก อน เม อตรวจสอบว าไม เป นจร งจ งตรวจสอบเง อนไขต อไป เร อย ๆ จนหมด ต วอย างต อไปน เป นการก าหนด 2 เง อนไข =IF(เง อนไข,จร ง,IF(เง อนไข,จร ง,เท จ)) จะเห นว า เม อตรวจเง อนไขคร งแรกถ าพบว าเป นจร งก จะแสดงผลและไม ตรวจสอบ เง อนไข ต อไป แต ถ าไม จร ง จะตรวจสอบเง อนไขต อไป ถ าจร งจะแสดงผลค าจร ง
58 แต ถ าไม จร งจะแสดงผลค าท เป นเท จ เราใช หล กการน ส าหร บการต ดเกรดหลายเกรด สมมต ว าเกณฑ ในการต ดเกรด ม ด งน การตรวจสอบเง อนไขค อ คะแนน เกรด คะแนน เกรด ต ากว า 50 0 65-69 2.5 50-54 1 70-74 3 55-59 1.5 75-79 3.5 60-64 2 80-100 4 คร งท 1 คะแนนน อยกว า 50 ถ าจร ง ให 0 ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 2 คะแนนมากกว าหร อเท าก บ 50 ถ าจร ง ให 1 ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 3 คะแนนมากกว าหร อเท าก บ 55 ถ าจร ง ให 1.5 ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 4 คะแนนมากกว าหร อเท าก บ 60 ถ าจร ง ให 2 ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 5 คะแนนมากกว าหร อเท าก บ 65 ถ าจร ง ให 2.5 ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 6 คะแนนมากกว าหร อเท าก บ 70 ถ าจร ง ให 3 ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 7 คะแนนมากกว าหร อเท าก บ 75 ถ าจร ง ให 3.5 ถ าไม จร งตรวจสอบต อไป คร งท 8 คะแนนมากกว าหร อเท าก บ 80 ถ าจร ง ให 4 เข ยนเป นเง อนไขได ด งน =IF(C2>=80,"4",IF(C2>=75,"3.5",IF(C2>=70,"3",IF(C2>=65,"2.5",IF(C2 >=60,"2",IF(C2>=55,"1.5",IF(C2>=50,"1",IF(C2<50,"0"))))))))
จากน นสามารถลาก Fill handle เพ อค ดลอกส ตรและหาเกรดของน กเร ยนท กคนได 59 การส งพ มพ การส งพ มพ สามารถก าหนดบร เวณข อม ลท ต องการพ มพ ก าหนดภาพพ นหล ง ก าหนดให พ มพ แถว ห วตารางซ าเม อข นหน าใหม ก าหนดข อความส าหร บห วกระดาษ ท ายกระดาษ เช นหมายเลขหน า ว นเวลา หร อข อความท ก าหนดเอง เช น ช อเจ าของงาน ช อหน วยงาน เป นต น ด งน นก อนการส งพ มพ ควรม การต งค าหน ากระดาษก อนพ มพ เส ยก อน เช น ก าหนดบร เวณข อม ลท จะ ส งพ มพ ก าหนดข อความห วกระดาษ ท ายกระดาษ และด ต วอย างก อนพ มพ เป นต น การตรวจม มมองก อนพ มพ ก อนพ มพ ควรตรวจด ม มมองก อนพ มพ ว า ม ข อม ลใดท เก นหน ากระดาษหร อไม หร อเม อส งพ มพ แล ว ร ปแบบจะออกมาอย างไร ท บร เวณแถบด านล างขวาของหน าจอ จะเห นม ม มมอง 3 ล กษณะ ค อ ม มมองปกต เค าโครง หน ากระดาษ และแสดงต วอย างแบ งหน า
60 ม มมองปกต ถ าได เคยด ต วอย างก อนพ มพ จะเห นม เส นประแสดงขอบเขตหน ากระดาษ เค าโครงหน ากระดาษ จะแสดงต วอย างท จะพ มพ ข อม ลจร ง ต วอย างก อนพ มพ จะม ลายน าบอกหมายเลขหน ากระดาษและขอบเขตของหน ากระดาษแสดงไว ให เห นช ดเจน
61 การก าหนดบร เวณท จะพ มพ ในกรณ ท ต องการพ มพ เฉพาะบางส วนของหน า หร อของข อม ล ไม ต องการพ มพ ท งหน า ท าได ด งน 1. ใช เมาส เล อกบร เวณท ต องการพ มพ 2. ไปท แท บเค าโครงหน ากระดาษ กล มต งค าหน ากระดาษ และคล กค าส ง พ นท การพ มพ และ คล กเล อก ก าหนดพ นท การพ มพ 3. จะปรากฏเส นประล อมรอบบร เวณท เล อก แสดงขอบเขตของการพ มพ 4. ถ าต องการยกเล ก ให คล กท พ นท การพ มพ และเล อก ล างพ นท การพ มพ การใช ภาพพ ;นหล ง ในกรณ ท ต องการให ม ภาพพ นหล งในการพ มพ สามารถท าได ด งน 1. ไปท แท บเค าโครงหน ากระดาษ กล มต งค าหน ากระดาษ คล กค าส งพ นหล ง 2. โปรแกรมจะเป ดหน าจอให เล อกภาพท ต องการ การก าหนดห วตารางให พ มพ ซ ;า
ถ าตารางม ห วตาราง และตารางม ความยาวเก น 1 หน า หน าต อไปต องก าหนดห วตารางให ม ฉะน น จะท าให ข อม ลด ไม สมบ รณ การก าหนดห วตารางให พ มพ ซ า ก าหนดก อนการส งพ มพ ซ งม ว ธ การ ด งน 1. ไปท แท บเค าโครงหน ากระดาษ กล มต งค าหน ากระดาษ คล กป ม พ มพ ช อเร อง 62 2. เล อกแถบแผ นงาน และก าหนดแถวท จะพ มพ ซ าด านบน การพ มพ ห วกระดาษ-ท ายกระดาษ ในกรณ ท ต องการพ มพ ข อความเพ มบร เวณด านบน หร อด านล างของท กหน า เช น ช อเจ าของงาน ช อหน วยงาน และหมายเลขหน าเป นต น ม ว ธ การ ด งน 1. ไปท แท บเค าโครงหน ากระดาษ กล มต งค าหน ากระดาษ คล กป ม พ มพ ช อเร อง 2. เล อกแถบห วกระดาษท ายกระดาษ 3. ท ต วเล อก ห วกระดาษ คล กล กศรคล ลงมา และเล อกข อความท ต องการ 4. ในกรณ ท ไม ม ข อความท ต องการ และต องการก าหนดเอง เช น ช อหน วยงาน ให คล กป ม ห ว กระดาษแบบก าหนดเอง
63 5. จะเป ดหน าจอให พ มพ ข อความลงบนห วกระดาษ โดยแบ งออกเป น 3 ส วน ค อ บร เวณส วน ซ าย ส วนกลาง และส วนขวา 6. ถ าต องการ สามารถก าหนดร ปแบบต วอ กษร หมายเลขหน า จ านวนหน า ภาพ และอ น ๆ ได จากป มท ก าหนดให ด งน
64 7. ต วอย างการก าหนดห วกระดาษ โดยเล อกว นท และหมายเลขหน าจากเมน และพ มพ ข อความเพ มเต ม 8. คล กป ม ตกลง 9. การก าหนดท ายกระดาษ ท าเช นเด ยวก บการก าหนดห วกระดาษ การด ต วอย างก อนพ มพ และการปร บแต ง ก อนการพ มพ ควรคล กป ม ด ต วอย างก อนพ มพ ซ งอย บร เวณด านล างของหน าต าง การต งค า หน ากระดาษ
ต วอย างก อนพ มพ สามารถปร บแต ง โดยใช เมาส เล อนต าแหน งต าง ๆ ได ด งภาพ 65