5. หน าต างโปรแกรมและการจ ดการแฟ มงาน

Transcription

1 5. หน าต างโปรแกรมและการจ ดการแฟ มงาน 5.1 ส วนประกอบของหน าต างโปรแกรมตารางค านวณ ส วนประกอบของหน าต างโปรแกรม Microsoft Excel ประกอบด วย 1. แถบห วเร อง (Title bar) เป นแถบบนส ดของหน าต าง ใช แสดงช อของ โปรแกรม และแสดงช อแฟ มงานท เป ดข นมาท างาน 2. ช ดป มควบค ม (Control Button) ประกอบด วย 2.1 ป ม Minimize ใช ในการย อหน าต างโปรแกรมให ม ขนาดเล กท ส ด 2.2 ป ม Maximize ใช ในการขยายหน าต างโปรแกรมให ม ขนาดใหญ ท ส ด และจะเปล ยนเป นป ม Restore ซ งใช ในการค นขนาดกล บค นมาด งเด ม 2.3 ป ม Close ใช ในการป ดหน าต างของโปรแกรม 3. แถบรายการค าส ง ( Menu bar) เป นแถบท เก บรวบรวมค าส งใช งานของ โปรแกรมไว เป นหมวดเป นหม แยกตามล กษณะการท างาน ประกอบด วย 3.1 เมน แฟ ม (File) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน แก ไข (Edit) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน ม มมอง (View) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน แทรก (Insert) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน ร ปแบบ (Format) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน เคร องม อ (Tools) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน ข อม ล (Data) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน หน าต าง (Window) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท เมน ว ธ ใช (Help) โดยม ค าส งต างๆ ด งแสดงในภาพท 5.9

2 46 ภาพท 5.1 เมน แฟ ม (File) ภาพท 5.2 เมน แก ไข (Edit) ภาพท 5.3 เมน ม มมอง (View) ภาพท 5.4 เมน แทรก (Insert)

3 47 ภาพท 5.5 เมน ร ปแบบ (Format) ภาพท 5.6 เมน เคร องม อ (Tools) ภาพท 5.7 เมน ข อม ล (Data) ภาพท 5.8 เมน หน าต าง (Window)

4 48 ภาพท 5.9 เมน ว ธ ใช (Help) 4. แถบเคร องม อ ( Tools bar) เป นท รวบรวมค าส งใช ในงานท ใช บ อยๆ จาก แถบรายการค าส งมาวางในร ปแบบส ญล กษณ เพ อความสะดวกในการใช งาน ท ส าค ญ ได แก 4.1 แถบเคร องม อมาตรฐาน (Standard Tools bar) ด งแสดงในภาพท 5.10 ภาพท 5.10 แถบเคร องม อมาตรฐาน (Standard Tools bar) 4.2 แถบเคร องม อจ ดร ปแบบ 5.11 (Formatting Tools bar) ด งแสดงในภาพท ภาพท 5.11 แถบเคร องม อจ ดร ปแบบ (Formatting Tools bar)

5 49 5. พ นท ท างาน (Working Area) เป นบร เวณท ใหญ ท ส ดของหน าต าง โปรแกรม ใช ในการพ มพ ข อความต างๆ ตามต องการ 6. แท บสล บช ตงาน เพ อใช ในการคล กเปล ยนหน าช ตงานจากช ตหน งไปย งอ ก ช ตหน ง หร ออาจใช แป นพ มพ โดยการ - กดป ม Ctrl ร วมก บป ม Page Down เพ อเปล ยนไปย งช ตงานท อย ทางด านขวา ของช ตงานเด ม - กดป ม Ctrl ร วมก บป ม Page Up เพ อเปล ยนไปย งช ตงานท อย ทางด านซ าย ของช ตงานเด ม ท งน เน องจากว าในโปรแกรม Microsoft Excel สามารถเพ มและลบช ตงานใน แฟ มงานเด ยวก นได เพ อความสะดวกในการท างาน ด งน น เราจ งม กจะเร ยกแฟ มงาน ในโปรแกรมน ว า สม ดงาน (Work Book) ภาพท 5.12 แท บสล บช ตงาน 7. แถบสถานะ ( Status bar) เป นแถบท ใช บอกสถานะในการท างานของ โปรแกรม 8. ส วนปร บขนาดหน าต าง ( Adjustment Part) เป นส วนท ใช ในการปร บขนาด ของหน าต างโปรแกรมให ม ขนาดตามท เราต องการ 5.2 การจ ดการแฟ มงานในโปรแกรมตารางค านวณ (1) การเป ดโปรแกรม (Open) สามารถท าได ตามข นตอน ด งต อไปน 1. คล กป Start ม 2. เล อนต วช เมาส ไปท Program 3. คล กเล อก Microsoft Excel

6 ภาพท 5.13 การเป ดโปรแกรม Microsoft Excel เม อใช ค าส งข างต นแล ว หน าต างโปรแกรม Microsoft Excelจะถ กเป ดข นโดยจะ ม ฉลาก (Label) ของโปรแกรม ด งแสดงในภาพท 5.14 เป ดข นมา ก อนจะเป ดหน าต าง โปรแกรม ภาพท 5.14 ฉลากของโปรแกรม Microsoft Excel

7 51 (2) การเปล ยนช อช ตงาน (Work Sheet Rename) เราสามารถเปล ยนช อช ตงาน เพ อความสะดวกในการท างาน เพราะหากเราจะใช ช อสมมต ตามท โปรแกรมต งมาให ซ งได แก Sheet1, Sheet2, Sheet3 ด งภาพท 5.15 น น บางคร งอาจเก ดความส บสนในการท างาน และยากจะจดจ าได ด งน น จ งควรต งช อ ช ตงานให สอดคล องก บเน อหาการท างาน โดยสามารถท าได ตามข นตอน ด งต อไปน 1. คล กขวาท ช อช ตงานบนแท บสล บช ตงานท ต องการเปล ยนช อ 2. คล กเล อกค าส งเปล ยนช อ จะม แถบส ด าคาดท บช อช ตงานเด ม 3. พ มพ ช อท ต องการ โดยต องไม ซ าก บช อช ตงานอ นในสม ดงานเด ยวก น 4. กดป ม Enter บนแป นพ มพ เพ อจบการท างาน 1 2 ภาพท 5.15 การเปล ยนช อช ตงาน (3) การแทรกช ตงาน (Work Sheet Insert) เราสามารถ แทรกช ตงาน เพ อเพ มจ านวนช ตงานให เพ ยงพอก บความต องการ ของเรา สามารถท าได ตามข นตอน ด งต อไปน 1. คล กท เมน แทรก 2. คล กเล อกค าส งแผ นงาน จะปรากฏช ตงานใหม ท แท บสล บช ตงานท นท

8 ปรากฏช ตงานใหม ท แท บสล บช ตงานท นท ภาพท 5.16 การแทรกช ตงาน

9 53 (4) การจ ดต าแหน งช ตงาน (Work Sheet Arrange) เราสามารถจ ดต าแหน งของช ตงานบนแท บสล บ เพ อให เก ดความเหมาะสมและ สะดวกในการท างานตามความต องการของเรา สามารถท าได ตามข นตอน ด งต อไปน 1. เล อนเมาส ไปท ช ตงานท ต องการย ายต าแหน ง 2. แดรกเมาส ลากเอาช ตงานไปย งต าแหน งท ต องการ โดยส งเกตท ปลายเมาส จะม เคร องหมายสามเหล ยม ซ งจะอย ตรงรอยต อของช ตงานแต ละช ต เม อถ ง ต าแหน งท ต องการแล วจ งปล อยเมาส ก. ต าแหน งช ตงานเด ม ข. ต าแหน งช ตงานใหม ภาพท 5.17 การจ ดต าแหน งช ตงาน

10 54 (5) การลบช ตงาน (Work Sheet Insert) เราสามารถ ลบช ตงาน เพ อลดจ านวนช ตงานท เก นความต องการของเรา ออก จากสม ดงาน สามารถท าได ตามข นตอน ด งต อไปน 1. คล กท ช อของช ตงานท ต องการลบบนแท บสล บช ตงาน 2. คล กท เมน แก ไข 3. คล กเล อกค าส งลบแผ นงาน หากในช ตงานไม ม ข อม ลใดใด ช ตงานน นจะถ ก ลบท นท แต หากในช ตงานม ข อม ลอย จะปรากฏกล องเต อนในการลบช ตงาน ว าเป นการลบอย างถาวร ไม สามารถน ากล บมาได 4. คล กป มลบหากต องการลบช ตงานน จร ง แต ถ าไม แน ใจว าในช ตน ม ข อม ลท ส าค ญหรอไม ให คล กท ป มยกเล ก ภาพท 5.18 การลบช ตงาน

11 55 (6) การบ นท กแฟ มงาน (Save) การบ นท กสม ดงาน เป นการเก บบ นท กส งท เราได สร างในช ตงาน ท งท เป นตาราง ส ตรค านวณ และการแทรกว ตถ ต างๆ ไปในแหล งเก บท ต องการ สามารถท าได ตาม ข นตอน ด งต อไปน 1. คล กท เมน แฟ ม (File) 2. คล กเล อกค าส งบ นท ก ถ าเป นการบ นท กแฟ มงานคร งแรก โปรแกรมจะเป ด กล องโต ตอบ (Dialog Box) ของการบ นท กเป น (Save as) ข นมาโดย อ ตโนม ต 3. คล กหาแหล งเก บแฟ มข อม ลจากช องบ นท กใน (Save in) 4. พ มพ ช อแฟ มงานตามท ต องการ 5. คล กป มบ นท ก ภาพท 5.19 การบ นท กสม ดงาน

12 56 (7) การเป ดแฟ มงาน (Open) การเป ดสม ดงาน เป นการแฟ มงานท ได ท าการเก บบ นท กไว เพ อน ามาใช งาน หร อปร บปร งเปล ยนแปลงข อม ลต างๆ สามารถท าได ตามข นตอน ด งต อไปน 1. คล กท เมน แฟ ม (File) 2. คล กเล อกค าส งเป ด... โปรแกรมจะเป ดกล องโต ตอบ (Dialog Box) ของการ เป ดข นมาโดยอ ตโนม ต 3. คล กหาแหล งเก บแฟ มงานจากช องมองหาใน (Look in) 4. คล กเล อกช อแฟ มงานตามท ต องการ 5. คล กป มเป ด ภาพท 5.20 การเป ดแฟ มงาน

13 57 (8) การป ดแฟ มงาน (Close) การป ดแฟ มงาน เป นการป ดแฟ มงานหล งใช งานเสร จส นแล ว เพ อจบการท างาน ในแฟ มงานน น สามารถท าได ง ายๆ ด วยการคล กท เมน แฟ ม แล วคล กเล อกป ด การป ดแฟ มงานด วยการคล กท น ภาพท 5.21 การป ดแฟ มงาน

14 58 (9) การออกจากโปรแกรม (Exit) การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟต เอ กเซล สามารถท าได ง ายๆ ด วยการคล กท เมน แฟ ม แล วคล กเล อกจบการท างาน การออกจากโปรแกรมด วยการคล กท น ภาพท 5.22 การออกจากโปรแกรม