5. งานด านประชาส มพ นธ

Transcription

1 5. งานด านประชาส มพ นธ ดร. ทาม น ช นะชาคร ย ถ าไปถามพระอาจารย ก เพ อหาข อม ล กรรมการประชาส มพ นธ ในการประช ม (Conference Publicity Committee) จะได ข อม ล 965,000 รายการ ด งแสดงในร ปท 24 พอสร ปได ว า ถ าไม ม การประชาส มพ นธ ว าจะม การจ ดประช มส มมนาเร องอะไร ท ไหน เม อใด และน าสนใจอย างไร ก อาจจะไม ม ผ เข าร วมประช ม หร ออาจจะม เฉพาะคณะกรรมการและอน กรรมการท ร วมก นจ ดประช ม รวมท งเพ อนสน ทม ตรสหาย ของท านเหล าน น ฉะน น งานด านการประชาส มพ นธ จ งม ความส าค ญไม น อยไปกว างานด านอ นๆ ในการจ ดประช มส มมนา ร ปท 24. กรรมการประชาส มพ นธ ในการประช ม (Conference Publicity Committee) 5.1 หน าท ของฝ ายประชาส มพ นธ ฝ ายประชาส มพ นธ ม หน าท เผยแพร โฆษณาประชาส มพ นธ งานประช มส มมนา ด งต วอย างต อไปน การจ ดเตร ยมรายช อเพ อส งจดหมายเช ญให ส งบทความเข าร วมในงานส มมนา การจ ดเตร ยมรายช อเพ อส งข าวประชาส มพ นธ

2 การจ ดเตร ยมงานต างๆ ในปฏ ท นการด าเน นการประชาส มพ นธ งานประช มส มมนา การแจกจ ายหมายก าหนดการแก ผ ลงทะเบ ยนเข าร วมงาน การจ ดเตร ยมการเผยแพร ระด บท องถ น การจ ดเตร ยมการโฆษณาในงานส มมนาท เก ยวข อง 5.2 งานหล กของฝ ายประชาส มพ นธ การเผยแพร ในหน วยงานท องถ น ถ าจ ดประช มข นท มหาว ทยาล ย สถานท ราชการหร อสถาบ นท องถ น ฝ ายประชาส มพ นธ การจ ดงานส มมนาควรเข าร วมงานและสร างความสนใจแก น กข าวท องถ น โดยท วไปแล วหน วยงานราชการ หร อบร ษ ทห างร านจะม หน วยงานฝ ายประชาส มพ นธ ท ย นด ท จะประชาส มพ นธ ก จกรรมต างๆ และประสานงาน ก บทางส อหน งส อพ มพ ว ทย และโทรท ศน การลงรายการปฏ ท นก จกรรมในหน งส อพ มพ และน ตยสาร หน งส อพ มพ วารสาร และน ตยสาร ม กจะม หน าส าหร บลงปฏ ท นงานต างๆ ฉะน น ฝ ายประชาส มพ นธ การประช มส มมนาควรส งข าวไปลง โดยม รายละเอ ยด อาท ช องาน สถานท ว นเวลา ท จ ดงานส มมนา และช อ ท อย หมายเลขโทรศ พท ของผ ประสานงาน เพ อให ผ สนใจต ดต อได การประชาส มพ นธ การเป ดงานโดยเจ าหน าท ระด บส ง เม อผ จ ดประช มได เช ญเจ าหน าท ระด บส ง อาท องคมนตร ร ฐมนตร และผ ว าราชการ เป นต น มาเป ดงานแล วฝ ายประชาส มพ นธ ก ควรจะประชาส มพ นธ เร องด งกล าว เพราะเจ าหน าท ระด บส ง สามารถด งด ดให งานประช มส มมนาม ความน าสนใจมากข น การประชาส มพ นธ ในงานส มมนาท เก ยวข อง ว ธ ท ด ท ส ดว ธ หน งในการประชาส มพ นธ น นค อการออกน ทรรศการในงานส มมนาอ นๆ ท ม เน อหาเก ยวข องหร อใกล เค ยงก น จดหมายเช ญส งบทความหร อใบประกาศต างๆ สามารถแจกในงานส มมนา ท เก ยวข องได ใบลงทะเบ ยน ใบลงทะเบ ยนควรออกแบบเพ อให สามารถต ดต อส อสารก บผ ร วมงานหร อผ สนใจ เข าร วมงานได ช างภาพ ควรจ ดหาช างภาพม ออาช พเพ อมาถ ายภาพในงานส มมนาเพ อให แน ใจว าภาพท ถ าย สามารถน าไปใช ได

3 5.3 การแจกข าวประชาส มพ นธ งาน เม อม รายช อของผ ท จะส งข าวการประชาส มพ นธ แล ว ควรค าน งถ งส งท จะส งและรายละเอ ยด ด งต อไปน ช อและว นจ ดงานส มมนา ส งท ส งไปด วย อาท จดหมายเช ญส งบทความและโปรแกรมของการส มมนา เป นต น สถานท จ ดงาน ว ธ การช าระค าลงทะเบ ยน (ในกรณ ม ค าใช จ ายในการร วมส มมนา) 5.4 แหล งประชาส มพ นธ เว บไซต ฝ ายประชาส มพ นธ งานประช มส มมนาสามารถลงประกาศบนเว บต างๆ ท ควรด งด ดความสนใจได อาท เว บท เก ยวข องก บเน อหางานส มมนา เว บท ม กล มเป าหมายใกล เค ยงก บงานส มมนา หร อเว บ ท อน ญาตให ลงประชาส มพ นธ ได บางเว บก อาจจะฟร แต บางเว บก ต องจ ายเง น ต วอย างเว บฟร ค อ เว บพ นท ป ( ต วอย างเว บท ค ดค าบร การ อาท เว บสน ก ( และเว บไทยร ฐ ( เป นต น หน งส อพ มพ และน ตยสาร สามารถลงประกาศประชาส มพ นธ งานส มมนาในหน งส อพ มพ วารสาร และน ตยสารได แต อาจจะต องจ ายเง น ป ายประกาศและใบปล ว อาจต ดป ายประกาศตามท ต างๆ อาท มหาว ทยาล ย บร ษ ทท อย ในสายงานเด ยวก น หร อใกล เค ยงก น บนสะพานข าม และข างถนน เป นต น แต ต องได ร บอน ญาตจากหน วยงานท ม ส ทธ อน ญาต นอกจากน นอาจจะน าใบปล วไปแจกตามท ต างๆ อาท ในศ นย การค าและในงานส มมนาอ น เป นต น แต ก ต องขออน ญาตผ ม ส ทธ อน ญาตเช นก น ว ทย และโทรท ศน สามารถใช ส อว ทย หร อโทรท ศน ในการประชาส มพ นธ การใช ส อว ทย หร อโทรท ศน อาจต องใช งบประมาณท ส งกว าการประชาส มพ นธ แบบอ น เน องจากต องเส ยค าผล ตส อท มากกว าส อต พ มพ รวมถ งค าเวลาในการออกอากาศ แต สามารถส อสารได ถ งกล มเป าหมายจ านวนมาก

4 5.5 เอกสารในการประชาส มพ นธ จดหมายประชาส มพ นธ จดหมายประชาส มพ นธ ควรระบ ส งส าค ญหร อจ ดเด นของงานประช มส มมนา ท งน อาจจะรวมถ งช วงงานส มมนาท น าสนใจหร อผ บรรยายท ส าค ญ อาท ร ฐมนตร หร อผ ว าราชการจ งหว ด เป นต น จดหมายและประกาศประชาส มพ นธ เหล าน ควรส งก อนงานประช มส มมนาล วงหน าพอสมควร โปรแกรมก าหนดการส มมนา ควรแจกจ ายโปรแกรมการส มมนาแก กล มเป าหมาย ท งน โปรแกรมก าหนดการของงานส มมนา อาจรวมถ งข อม ลก จกรรมต างๆ ของงานส มมนาและก จกรรมท เก ยวข อง เพ อให ผ ท ม ความสนใจ จะได สามารถวางแผนมาร วมงานส มมนาและก จกรรมต างๆ ท เก ยวข องได จดหมายเช ญส งบทความ ฝ ายประชาส มพ นธ ควรประสานก บประธานการจ ดงานส มมนาและประธานฝ ายบทความ และโปรแกรมการส มมนา ในการแจกจ ายจดหมายเช ญส งบทความ ขอบเขตของบทความและก าหนดว นส ง บทความท ระบ ไว อย างช ดเจนในจดหมายเช ญส งบทความ ต องม ข อม ลท วไปของงานส มมนา อาท ช องานประช มส มมนา ว น เวลา และสถานท เป นต น 5.6 ต วอย างขนาดเอกสารประชาส มพ นธ ไปรษณ ยบ ตร ไปรษณ ยบ ตรเป นการส อสารชน ดหน งท ใช ต นท นต า ไปรษณ ยบ ตรสามารถใช ประกาศ ก าหนดการต างๆ หร อใช แนะน าผ สนใจไปย งเว บต างๆ ของงานส มมนาได ด งแสดงในร ปท 25 ขนาดของไปรษณ ยบ ตรท น ยมใช ค อ 4x6 น ว 5x7 น ว และ 6x9 น ว ร ปท 25. ต วอย างไปรษณ ยบ ตรประชาส มพ นธ

5 5.6.2 จดหมายเช ญส งบทความ อาจใช กระดาษขนาด เอส (A4) ค อ 8.5x11 น ว หน าเด ยว ส เด ยวหร อหลายส ไม พ บหร อพ บ สองส วน หร อพ บส ส วน หร อจะจ ดให เป นเล มเล กๆ ก ได โปรแกรมก าหนดการส มมนา อาจใช กระดาษขนาด เอส (A4) ค อ 8.5x11 น ว หน าเด ยว ส เด ยวหร อหลายส ไม พ บ หร อ พ บสองส วน หร อพ บส ส วน หร อจะจ ดให เป นเล มเล กๆ ก ได 5.7 ประธานฝ ายประชาส มพ นธ ม หน าท เพ อเตร ยมความพร อมและด แลการโฆษณาประชาส มพ นธ ในท กๆ ด านของการจ ดประช ม ส มมนา ม ก จกรรมหล กท ต องท า ค อ ช วยประธานการจ ดการส มมนาในด านการโฆษณาและประชาส มพ นธ การจ ดงาน และด แลก จกรรมโฆษณาประชาส มพ นธ การส งจดหมาย ส าเนาจดหมายควรน าข นบนเว บ ต นฉบ บเพ อการพ มพ ควรม ข อม ลของช องานส มมนา ผ สน บสน น ว นท จ ดงานส มมนา สถานท จ ดงานส มมนา ประเภทของบทความในงานส มมนา ความยาวของบทความ ว นท ส าค ญต างๆ (ว นส งเพ อพ จารณา ว นตอบร บบทความ ว นส งต นฉบ บพร อมพ มพ ) ช อ ท อย และหมายเลขโทรศ พท ของบ คคลท จะส งบทความไปถ ง เตร ยมรายช อของบ คคลและสมาคมต างๆ ท จะต องส งจดหมายไปให การส งไปรษณ ยบ ตร ส าเนาของไปรษณ ยบ ตรควรน าข นบนเว บ ต นฉบ บเพ อการพ มพ ควรม ข อม ล ของช องานส มมนา ผ สน บสน น ว นท ของงานส มมนา สถานท จ ดงานส มมนา ประเภท ของบทความท ยอมร บในงานส มมนา ความยาวของบทความ ว นท ส าค ญต างๆ (ว นส ง เพ อพ จารณา ว นตอบร บบทความ ว นส งต นฉบ บพร อมพ มพ ) ช อ ท อย และหมายเลข โทรศ พท ของบ คคลท จะส งบทความไปถ ง เตร ยมรายช อของบ คคลและสมาคมต างๆ ท จะต องส งไปรษณ ยบ ตรไปให เตร ยมแถบป ายท อย พร อมส ง (Mailing Label) การส งอ เมล ส าเนาอ เมล ควรน าข นบนเว บ ควรม ข อม ลของช องานประช มส มมนา ผ สน บสน น ว นท ของงานส มมนา สถานท จ ดงานส มมนา ประเภทของบทความท ยอมร บในงานส มมนา ความยาวของบทความ ว นท ส าค ญต างๆ (ว นส งเพ อพ จารณา ว นตอบร บบทความ ว นส งต นฉบ บพร อมพ มพ ) ช อ ท อย และหมายเลขโทรศ พท ของบ คคลท จะส งไปถ ง

6 5.7.4 การต ดต อส อสาร ต ดต อประสานก บส อหน งส อพ มพ ว ทย โทรท ศน น ตยสารและสมาคมต างๆ ในสาขา ท เก ยวข องก บห วข อและเน อหาของงานส มมนา จ ดเตร ยมการเพ อเช ญส อมวลชนแขนงต างๆ เข าร วมงานส มมนา จ ดพ นท ส าหร บส อมวล ต ดต อช างภาพม ออาช พเพ อท าข าวเก ยวก บงานประช มส มมนา เตร ยมป ายโฆษณาให แก ทางมหาว ทยาล ย ห องสม ดและหน วยงานต างๆ ท จะน า ไปต ดประกาศ ประสานก บประธานจ ดงานส มมนาในด านการประชาส มพ นธ ค ณสมบ ต ของประธานฝ ายประชาส มพ นธ ประธานฝ ายประชาส มพ นธ ควรได ร บการยอมร บจากเจ าหน าท ด านต างๆ เน องจากเวลา ในการประชาส มพ นธ อาจม จ าก ด ประธานฝ ายประชาส มพ นธ ควรม ความพร อมและม เวลาในการส อสารก บสมาช ก ในคณะกรรมการต างๆ ในการจ ดงานส มมนา ม ความร ด านทร พยากรและก จกรรมต างๆ ท เก ยวข องในท องถ น ม ประสบการณ และความร ในการต ดต อประสานงานก บส อมวลชน