ส วนประกอบของหน าต างโปรแกรม Microsoft Outlook 2010 การเข ามาทางานโดยไม ได กาหนดช อบ ญช อ เมล (E-Mail Account) ค ณจะพบพ นท การทางานของ Outlook แบบว างๆ เร มจากหน าจอ Outlook Today (Outlook ว นน ) แสดงกาหนดการน ดหมาย และราการ อ เมล เข า ออก ในกรณ ท เคร องของค ณใช งานโปรแกรมร บ-ส งอ เมล อ นอย เช น Windows live Mail จะข น กรอบเล ๆถามว าต องการให ใช Microsoft Outlook 2010 เป นโปรแกรมหล กหร อไม ก เล อกตอบ Yes หร อ No ได ตามต องการ แท บ File แท บ Ribbon การทางาน และจ ดการก บอ เมล Outlook Today งานท ม ในว นน แท บ File Navigation Pane หน าต างนาทาง Page 1
สร างอ เมล แอดเคาท (E-Mail Account) หากการเร มต นคร งแรกเราไม ได สร างช อบ ญช ผ ใช หร อช ออ เมล การทางานต างๆก จะอย ในวงจาก ด คาส งบางคาส งจะไม สามารถทางานได ฉะน นเราจะต ดต งช ออ เมล ก นก อน ซ งจะม ข นตอนด งน 1.คล กแท บ File Info แล ว คล กป ม Add Account 2.คล กเล อก manually configure และคล ก Next เพ อต งค าอ เมลเอง Page 2
3.เล อก Internet E-mail และ คล ก Next 4.ต งค าอ เมล กรอกช ออ เมล ท ใช งาน ช อของค ณ เล อก POP3 ถ าใช อ เมล ปกต ป อนช อเคร องท เป น เซ ร ฟเวอร ต ร บอ เมล เข า ป อนช อเคร องท เป น เซ ร ฟเวอร ต ร บอ เมล ออก ป อนช อและรห สผ านสาหร บเข า เซ ร ฟเวอร ตามท ผ ด และระบบให มา คล กเล อกเพ อให จารห สผ าน 5.คล ก Page 3
6.ทดสอบช ออ เมล และเซ ร ฟเวอร เมลล 7.ข นตอนส ดท ายคล กป ม Finish จบการต งค า Page 4
การแก ไขแอคเคาท หากค ณต องการแก ไขแอคเคาท ท สร างไว เช นเปล ยนช อท ให แสดงเม ออ เมล จากแอคเคาท น ถ ก ส งออกไปแก ไขค าต างๆในต ร บจดหมายขาเข าและขาออก หร อจะเพ มบ ญช ช ออ เมล อ นๆก ทาได ด งน 1.คล กแท บ File Info 2.คล กป ม Account Settings และเล อก Account Settings 3.แก ไขช อบ ญช อ เมลล แยกตามแท บต างๆด งน เพ มอ เมล แก ไข ต งเป นช อแรก ซ อมแซม ลบช ออ เมล 4.คล ก Page 5
การทางานหล กใน Outlook 2010 Outlook ไม ใช โปรแกรมท ใช สาหร บร บและส งอ เมล อย างเด ยว แต ย งสามารถทางานด านอ นๆได อ ก หลายอย าง สาหร บการทางานหล กๆใน Outlook 2010 น นจะแบ งออกเป นหลายส วน ซ งจะแสดงรายช อการ ทางานเหล าน ในกรอบ Navigation Pane (หน าต างนาทาง) ทางด านซ ายของหน าต างโปรแกรม เม อเราคล ก เล อกก จะเปล ยนการทางานไปย งรายการน น ข อม ลด านบนและขวาม อก จะเปล ยนตามด งภาพ Page 6
Page 7
หน าต างหล กของการใช การทางานใน Outlook จะทางานหล กได หลายอย าง เม อเราเล อกการทางานใด หน าต างและ ส วนประกอบรอบๆก จะเปล ยนตามโดยอ ตโนม ต ซ งส วนใหญ เราจะทางานก บ Mail เป นหล ก แต ก ม ทาอย าง อ น แท บ View ปร บแต ม มมองการแสดงผลของกรอบงานต างๆ Navigation Pane หน าต างหล ก แท บ file จะเก บคาส งและการทางานท เก ยวก บระบบและการต งค าบ ญช อ เมล ผ ใช แท บ Ribbon แท บแสดงเมน คาส งการใช งานต างๆโดยมาตาฐานจะม อย 4 แท บแต เม อม การทางานจะม แท บพ เศษ เพ มข น เช น Format เม อม การเข ยนอ เมล เป นต น Navigation Pane กรอบท แสดงรายการงานหล กของ Outlook ช วยให เข าถ งการใช งานส วนต างๆได รวดเร วข น เช น เม อการทางานก บอ เมล ก เพ ยงแต คล กท ป ม Mail เป นต น Auto Preview กรอบแดงการทางานต างๆท เล อกจาก Navigation Pane เช น เล อก Mail จะแสดงรายการอ เมล และ ข อความ 2-3 บรรท ดของอ เมล หากเล อก Calendar จะแสดงปฎ ท น เป นต น Reading Pane ใช สาหร บแสดงข อความชองอ เมล หร อไฟล ท แนบมาก บอ เมล น นและใช ตรวจสอบเน อหาของการ ทางานด านอ นๆท เล อกจาก Navigation Pane To-Do Bar แสดงว นท การน ดหมายและงานท ต องทาในแต ละว นของข อม ลท กาหนดไว จากส วนของ Task หร อ Calendar Auto Preview แสดงเน อหาจาก งานท เล อก Reading Pane แสดงเน อหาอ เมล To-Do Bar งานท ต อง ทาในแต ละว น Page 8
เข ยน, ร บ/ส ง และเป ดอ านอ เมล การทางานหล กของ Outlook ค อการเข ยน หร อร บ-ส งอ เมล ในห วข อน จะแนะว ธ การเข ยนอ เมล ใน ร ปแบบต างๆ เช น ส งแต ข อความ, ส งเมล พร อมก บแนบร ปภาพหร อไฟล ไปก บอ เมล ด วย การเข ยนอ เมล (New E-Mail) การส งอ เมล ว ธ น เป นการส งอ เมล ข อความแบบง ายๆท ไม ได จ ดร ปแบบ, ส ส น หร อแนบอะไรไปก บ อ เมล ฉะน นเพ ยงเรากรอกช ออ เมล ผ ร บ ใส เน อหาท ต องเราลงไป ก ส งอ เมล ได ท นท 1.คล กป ม New E-mail 2.กรอกอ เมล แอดเดรสผ ร บในช อง To 4.กรอกเน อความของอ เมล 3.กรอกช อเร องอ เมล ในช อง Subject: 5.คล กป ม Send ส งอ เมล โดยปกต เม อม การส งอ เมล จาการคล กป ม Send อ เมล ของเราจะไปแสดงอย ในโฟลเดอร ช อ Outlook เพ อรอส งหากขณะน นค ณเช อมต ออ นเทอร เน ตแล วก จะส งอ เมล ออกท นท แต ถ าค ณไม ได เช อมต อ อ นเตอร เน ต อ เมล น นก จะค างอย ท โฟลเดอร Outbox เพ อรอส งเม อม การเช อมต อก บอ นเทอร เน ต Page 9
ใส ช อเมล จาก Address Book ว ธ น ให ในกรณ ท เราได เก บรายช อผ ท จะส งท ต ดต อด วยบ อยๆเอาไว ใน Address Book หร อ Contact เอาไว แล ว จ งจะสามารถเร ยกมาใส ในช อง To.. ของอ เมล ได เลย ทาให สะดวก ไม ต องเส ยเวลาพ มพ อ เมล แอดเดรสเอง (สาหร บคนท เราต องต ดต อด วยบ อยๆ) ทาได ด งน ให ต วอย างได เก บช อไว ใน Contact แล ว 1.สร างอ เมล ใหม แล วให คล กป ม To.. 2.เป ดหน าต างให เล อกช อ 3.คล กท ช ออ เมล ท ต องการส งคล กป ม to->หร อ Cc-> ช อ หร อช ออ เมล ก จะ แสดง 4.คล ก OK Page 10
ช ออ เมล ท ปรากฏท น Page 11
ส งอ เมล ให หลายคนแบบ CC และ BCC ถ าค ณต องการส งอ เมล ถ งผ ร บหลายๆคน โดยแต ละคนม ระด บความสาค ญของการร บต างก น สาหร บผ ร บหล กท ค ณเจาะจงส งโดยตรง ก ให ใส ช ออ เมล ลงในช อง To แต ถ าเป นผ ร บท แค ส งมาแจ งให ทราบ ก ให ใส ช ออ เมล ลงในช อง Cc.. (Carbon Copy) ท อย ด านล างแทน และสาเนาซ อน (Bcc: Blind Carbon Copy) ไปหาร บคนอ นโดยท ผ ร บในช อง To.. จะไม ร เลยว าเราส งไปให คนอ นในช อง Bcc แต ในทางกล บก น ผ ร บในช อง Bcc จะร ว าเราส งไปให ใครบ าง ซ งจะเล อกส งได ด งน 1.สร างเมล ใหม 2.บนแท บ Options คล กป ม Bcc 3.ใส ช ออ เมล แอดเดรสผ ร บท เป นเป าหมายหล ก ในข อง To.. 4.ใส ช ออ เมล ของผ ร บอ นท จะแจ งเร องน ด วยลงในช อง Cc 6.พ มพ ช อเร องและ เน อหาท จะส ง คล กป ม Send ส งอ เมล 5.ใส ช ออ เมล ของผ ร บอ นท เป น ความล บลงในช อง Bcc.. Page 12
การแนบไฟล ไปก บอ เมล การส งอ เมล น นนอกจากเน อหาท เป นข อความแล ว ย งส งไฟล เอกสาร ร ปภาพ หร อไฟล อ นๆไป พร อมก บอ เมล ได ซ งเราจะเร ยกกว าการ Attach file ค อแนบไฟล ไปก บอ เมล แต ค ณต องระว งเร องขนาดและ ประเภทไฟล ด วย เพราะผ ร บบางคนม เมล เซ ร ฟเวอร ท กาหนดขนาดของไฟล ไว ว าร บได ไม เก นก เมกะไบต (MB) หร อบางเซ ร ฟเวอร ไม อน ญาตให ร บไฟล แนบท นามสก ล.exe เป นต น ฉะน นก อนแนบไฟล ค ณควร ตรวจสอบและแก ไขก อน เช น ย อร ปภาพให เล ก หร อนาไฟล.exe มาบ บอ ดเป นไฟล.zip ก อน เป นต น แนบไฟล ข อม ลและไฟล อ นๆ การแนบไฟล เอกสาร Word หร อ Excel และไฟล จากโปรแกรมต างๆด งน 1.สร างอ เมล และเน อหาให เร ยบร อย 2.คล ก Attach File บนแท บ Insert 3.ด บเบ ลคล กเล อกไฟล ท ต องการ 4.คล กป ม Insert Page 13
ช อไฟล เอกสารจะแสดงท ช อง Attached Page 14
การแนบไฟล ภาพ ส งท ค องตรวจก อนค อ ขนาดของภาพ (กว าง x ส ง) และขนาดของไฟล (File size) ต องไม ใหญ จนเก นไป เช น ไฟล ภาพจากกล องด จ ตอล 7 ล านพ กเซล ขนาดภาพ 3072 x 2304 ขนาดไฟล 1.34 MB หาก ค ณส งไปช ก 3 ร ป ไม ร ว าผ ร บจะร บได หร อไม ฉะน นก อนส งก อาจใช โปรแกรมท ช วยลดขนาดภาพและ ขนาดของไฟล มาช วย เช น Photoshop หร อ ACDsee ซ งใน Outlook 2010 ม คาส งท ช วยลดขนาดภาพโดย คล กเล อก Resize large image when I send this message บนแท บ File สาหร บว ธ การส งร ปไปก บอ เมล น น ด งน 2.คล ก Attach File บนแท บ Insert 1.สร างอ เมล และเน อหาให เร ยบร อย 3.เล อกไฟล ร ปท ต องการ 4.คล กป ม Insert Page 15
รายช อไฟล ร ปภาพ Page 16
ใส ร ปภาพไปก บอ เมล หากค ณต องการส งร ปภาพไปให เพ อน โดยใส ไปในเน อความอ เมล เลย (ไม ใช แบบ Attach) พอ เพ อนเป ดอ เมล ข นมาก จะมองเห นร ปภาพเลย ก เล อกใส ร ปภาพด วยคาส ง Picture ได ด งน 1.สร างอ เมล ใหม 2.บนแท บ Insert คล กป ม Picture 3.คล กเล อกร ปภาพ แล วคล กป ม Insert 4.ปร บแต งร ปภาพด วยสไตล ภาพและเอฟเฟ คต ต างบนแท บ Format 5.จาตาแหน งและด ด ของความบนภาพ 6.ปร บขนาดภาพ ด วยจ ดปร บนอน Page 17
ตกแต งอ เมล อ เมล ท เราจะส งออกไปน น สามารถใส ส พ นหล งให ข อความด โดดเด น จ งร ปแบบต วอ กษร เพ มข อความสวยๆ แบบ WordArt หร อวาดร ปประกอบได เช นเด ยวก บการสร างเอกสารใน Word หร อ Excel จ ดร ปแบบส พ นข อความเล อกคาส ง Page Color บนแท บ Options จ ดร ปแบบข อความด วยคาส งต างๆบนแท บ Format Text แทรกออบเจ คอ นๆ เช น WordArt, SmartArt จากแท บ Insert Page 18
การบ นท กอ เมล ให ระหว างท เรากาล งเข ยนเมล ค างอย หร อเข ยนเสร จแล วแต ย งไม ต องการส งในขณะน น อาจส งให บ นท กข อม ลน นเก บไว ก อนเพ อป องก นการส ญหาย หร อจะเตร ยมเอาไว เพ อนามาส งในภายหล งได ท นท 2.คล กป ม save บ นท กอ เมล 1.เข ยนเน อหา หร อแนบไฟล ท ส งให เร ยบร อย 3.คล กป ด 4.คล กโฟรเดอร Drafts 5.ด บเบ ลคล กเป ดอ เมล ท save ไว ข นมาเพ อส งภายหล งได Page 19
ทางานก บอ เมล โดยปกต เม อเป ดโปรแกรม Outlook เข ามาหร อเป ดใช งานอย หากค ณได เช อมต อก บอ นเตอร เน ตอย ด วย โปรแกรมจะตรวจสอบเมล ใหม ๆท ม เข ามาให โดยอ ตโนม ต แต ถ าค ณต องการตรวจสอบเอง ก สามารถ ทาได ด วยการคล กท ป ม Send/Receive เพ อตรวจสอบเมล ได ซ งคาส ง Send/Receive จะทางาน 2 อย างค อส ง เมล ท ค างอย ใน Outbox ออกไป และร บเมล ใหม จาก Mailbox เข ามา 3 2 1 4 Page 20
ตอบอ เมล Reply การตอบกล บอ เมล แบบ Reply จะเป นการตอบกล บท ม การนาเน อหาเด มท เราได ร บมาจากผ ส ง และ ได เพ มเน อหาใหม ของเราลงไป โดยไม ต องใส ช ออ เมล ใหม เพราะโปรแกรมจะด งช ออ เมล จากส งมาแสดงใน ช อง To: อ ตโนม ต และในช อง Subject: ก จะม คาว า RE แสดงหน าช อเร องเก าท ส งมาด วย 2.คล กป ม Reply 1.คล กเล อกเมล ท จะตอบกล บ 4.คล กส งเมล 3.พ มพ ข อความท จะ ตอบกล บไป Page 21
ตอบกล บอ เมลท งหมดแบบ Reply to All การตอบกล บไปน จะเป นการส งอ เมล กล บไปหาท กคนท ม รายช ออ เมล อย ในช อง To และในช อง Cc ด วยเน อความเด ม และข อม ลใหม ท เราเพ มลงไป ทาได ด งน 2.คล กป ม Reply All 1.เล อกอ เมล 3.เพ มข อความใหม แล วคล กส ง Page 22
ส งต ออ เมล แบบ Forward ค ณอาจนาอ เมล ท ได ร บมาส งต อ (forward) ให คนอ นได อ านด วย (ต างจาก สาเนาถ ง: หร อ Cc: เพราะผ ส งคนแรกเขาไม ได ต งใจจะส งต อให ผ ร บรายใหม น แต เป นค ณเองท อยากจะส ง) ซ งอ เมล ท ส งไปให น นจะม ห วเร องหร อ Subject เด ม แต คาว า FW: เข าได ด วย (หมายถ ง ส งต อ (Forward) ซ งค ณอาจเต ม ข อความใหม เข าใปด วยได และเวลาท ค ณตอบอ เมล ท ได ร บแบบ Forward มาน น เม อม การตอบกล บก จะ ส งไปย งผ ท ส งต อ (Forward) มาให ค ณซ งไม ใช ผ ส งคนแรกแต อย างใด 2. คล กป ม Forward 1.คล กเล อก เมล ท จะส งต อ 3.ใส ช อเล อกผ ร บท จะส งเมล ต อ แล วคล กส ง Page 23
การลบอ เมล อ เมล ใน Inbox ม ท งท อ านแล วและไม ได อ าน หากเป นเมล ท อ านแล วแต ม ความสาค ญก อาจจะเก บ เอาไว ก อน แต ถ าเป นอ เมล ท ไม ม ความสาค ญก อาจลบท งได เพ อไม ให Inbox ม ขนาดใหญ จนเก นไป ก ควร ลบเมล เก าท ไม ใช ท งไปเส ยบ าง การลบจะม 2 ข นตอนด งน ข นตอนท 1 ลบออกจากโฟลเดอร Inbox ไปไว ท โฟลเดอร Deleted Items (ยกเล กเอาค นได ) ข นตอนท 2 ลบเมล ออกจากโฟลเดอร Deleted Items ลบแบบถาวร (เอาค นไม ได ) 2.คล กป ม Delete หร อกดค ย Delete 1.คล กเล อกเมล ท จะลบท งจาก Inbox Page 24
4.คล กป ม Delete 5.หร อคล กขวาเล อก Empty Folder ลบ อ เมล ท งหมด 3.เล อกอ เมล ท จะลบ 6.คล กป มย นย นการลบ ข นตอนท 3 หากต องการลบเมล ท งท งหมด ให คล กขวาเล อก Empty Folder เพ ยงคาส งเด ยว Page 25
ยกเล กการลบอ เมล ในกรณ ท ค ณเผลอลบบางอ เมล ท งแล วเก ดเป นเมล ท สาค ญ และค ณย งไม ได ลบท งไปแบบถาวร (ลบจาก โฟรเดอร Deleted Items) ก ย งสามารถไปเอาค นกล บมาใช งานได อ กด งน 1.คล กขวาบนเมล ท จะเอาค น เล อกคาส ง Move > Inbox Page 26
สร างโฟลเดอร ย อยใน Inbox หากต องการแยกอ เมล เก บให เป นหมวดหม ก ใช ว ธ สร างโฟลเดอร ใหม เพ มเข ามาภายใต โฟลเดอร Inbox ได (หร อสร างเป นโฟลเดอร ย อยของงานอ นๆ เช น Drafts เป นต น) แล วค อยค ดแยกอ เมล ไปเก บไว 2.ต งช อโฟลเดอร จากต วอย างเราสร างไต Inbox เราก จะได โฟลเดอร ตามท สร างไว 1.อย ท Inbox คล กขวา 3.คล ก Ok เล อก New Folder ย ายอ เมล ไปไว โฟลเดอร ใหม หล งจากสร างโฟรเดอร ใหม แล วก จ ดการย ายอ เมล ไปเก บย งโฟลเดอร ใหม ได โดยใช ว ธ การง ายๆ ค อคล ก ลากข ามไปวางด งต วอย างในภาพ Page 27
จ ดเร ยงอ เมล อ เมล ในช อง Inbox น นค ณเล อกได ว าต องการให จ ดเร ยงตามอะไร โดยปกต จะแสดงตามว นท จาก ป จจ บ นลงไป แต ค ณสามารถเล อกให เร ยงตามช อผ ส งถ งเรา (From) หร อตามช อเร อง (Subject) เป นต น โดย เล อกว ธ จ ดเร ยงจากคาส ง Arrange By ได ด งน 1.คล กป ม Arrange By และเล อกการจ ดเร ยง Page 28
การทางานก บ Contacts สาหร บการเร ยกใช งานและจ ดการก บ Contacts ท ม น นจะทาผ านกรอบงานของ Contacts โดยเฉพาะ ซ งม รายช อม เก บไว และส วนประกอบในการใช งานต างๆด งน รายช อท อย ใน Contacts คล กท ไอคอน Contacts ม มมองแบบ Card คล กให แสดง Contact ตามต วอ กษร การกรอกรายละเอ ยดข อม ลในข นท 2 ม ด งน Full Name ช อ นามสก ล Company บร ษ ท/หน วยงาน/ห างร าน Job Title ตาแหน ง File as กาหนดแบบช อท จะให แสดง เช น นามสก ล-ช อ ช อ-นามสก ล E-mail ท อย อ เมล Display as ช อท จะแสดงใน To; Cc; Bcc; Web page address ท อย เว บเพจ IM address หากใช Msn ก กรอกท อย อ เมล ท ใช งานลงไปด วย Phone Number ใส หมายเลขโทรศ พท และ Fax Address รายละเอ ยดของท อย ช องว าง เอาไว ใส รายละเอ ยดปล กย อยหร อหมายเหต ต างๆ Notes ใส รายอะเอ ยด Page 29
เก บช อจากอ เมล ลง Contacts แบบรวดเร ว กรณ ได ร บอ เมล จากผ ท ต ดต อด วย แล วอยากเก บช อลง Contacts เพ อใช ต ดต อคร งต อไป ก สามารถ คล กขวาเล อก Add to Outlook Contacts ได เลย และอาจจะกรอกข อม ลเพ มเต มน ดหน อยด งน 1.คล กเล อกอ เมล ท ม รายช อท เราจะเก บ 2.คล กขวาบนอ เมล แอดเดรสเล อก Add to Outlook Contacts 4.คล กบ นท ก 3.กรอกรายละเอ ยดข อม ลในส วนต างๆของผ ต ดต อ Page 30
การแก ไขข อม ลใน Contacts หล งจากจ ดเก บข อม ลของ Contacts แต ละช อลงไปแล วหากต องการแก ไขข อม ล เช น เปล ยนช อ อ เมล เปล ยนท อย ใส ร ป หร ออ นๆ ก ทาได ด งน 1.ด บเบ ลคล กช อท จะแก ไข 3.คล ก 2.แก ไขข อม ลของผ ต ดต อ Page 31
เปล ยนม มมองรายช อ คล กเปล ยนม มมองรายช อแบบต างๆ ลบรายช อ Contact หากรายช อท เก บอย บางช อ ค ณอาจไม ได ต ดต อด วยแล ว อาจจะลบช อน นท งได โดยข นแรกจะลบไป ไว ท โฟลเดอร Deleted Items ก อน แต ถ าหากต องการลบแบบถาวร ต องไปลบท Deleted Items อ กรอบหน ง 1.ด บเบ ลคล กช อท จะลบ 2.กดค ย Delete ลบ Page 32
การทางานก บปฎ ท น (Calendar) การทางานก บปฎ ท น (Calendar) ในโปรแกรท Outlook ทาด งน สร างการน ด หมาย/ประช ม เปล ยนม มมอง ในปฎ ท น ส งเมล ปฎ ท น ค นหาการน ดหมาย แสดงปฎ ท น เล อกเต อน ของปฎ ท นท ต องการแสดง คล กไอคอน Calendar Page 33
สร างการน ดหมายลงในปฎ ท น การน ดหมายค อก จกรรมท ระบ ไว ส วนหน าในปฎ ท น ซ งค ณสามารถระบ ว าให ผ อ นด ปฎ ท นของค ณ ในล กษณะต างๆได และอาจกาหนดเวลาท ม การน ดหมายเป นแบบต างๆ เช น ว าง ไม ว าง ไม แน นอน หร อ ไม อย ท สาน กงาน โดยม ว ธ ด งต อไปน 3.สร างการน ดหมาย 1.คล กเล อกว นท 2.เล อกช วงเวลา 5.คล กบ นท ก 4.กรอกข อความและรายละเอ ยดของการน ดหมาย 5.คล กบ นท ก 5.คล กบ นท ก Page 34
ว นท ม การน ดหมายไว ต วเลขจะเป นต วเข ม จะม ข อความรายละเอ ยด ของการน ดหมายน นแสดง อย ในช วงเวลาท กาหนด กรอกข อความและกาหนดรายละเอ ยดของการน ดหมายลงไปในช องต างๆในข นท 4 ม ด งน Subject กาหนดห วเร อง Location ระบ สถานท Start time เวลาเร มต น End time เวลาส นส ด Reminder กาหนดให ม การแจ งเต อนด วยเส ยงเต อนล วงหน า ก อนเวลาน ดหมายก นาท หร อก ว น Show As กาหนดว าจะให ผ อ นมองเห นน ดหมายน ในปฎ ท นของค ณอย างไร (กรณ ม การแชร ปฎ ท น) เช น free (ว าง) Busy (ไม ว าง) Tentative (ไม แน นอน) หร อ Out of Office (ไม อย ท สาน กงาน) การกาหนดความสาค ญ จะม 3 แบบค อ - High ความสาค ญส ง - Private น ดส วนต วผ อ นจะไม เห น - Low ความสาค ญต า Page 35
เปล ยนแปลงการน ด การประช ม หร อเหต การณ ต างๆ หากค ณต องการปล ยนแปลงว นหร อในตารางน ดหมายต างๆ เช น ย ายว น ย ายช วงเวลา หร อ ขยาย เวลาน ดหมายเพ ม ก เล อกการน ดหมาย จากน นก จะปรากฏแท บ Appointment ให เล อกแก ไขการน ดหมาย ใหม ได หร อจะด บเบ ลคล กเป ดข นมาแก ไขในหน าต างเหม อนตอนสร างใหม ได แท บเคร องม อการน ดหมาย Page 36
ส งการน ดหมายไปย งอ เมล หากในบร ษ ทของค ณม การน ดหมายหร อการประช มงานอย บ อยๆ ค ณอาจจะใช โปรแกรม Outlook ช วยสร างการน ดหมายพร อมก บส งอ เมล ไปแจ งกาหนดการให ก บผ ท เก ยวข องได โดยใช การ Invite Attendees เข ามาสร างการน ดหมายและส งอ เมล ให โดยผ ร บจะม การตอบกล บมาด วยว าว างหร อไม ด งน 1.สร างการน ดหมาย ระบ ว นท เวลา และสถานท 2.คล กไปเช ญผ ท ต องเข าร วม 3.คล กป ม To ไปเล อกอ เมล จากรายช อใน Contact ท จะส งไปย งผ ท จะเข าร วมได Page 37
4.คล กเล อกอ เมล ผ ท จะเข าร วมการน ดหมายน 5.คล กใส ช อในช องท ต องการ 6.คล ก 7.คล กป ม Send ส งอ เมล น Page 38
น ดหมายการประช ม (Meeting) การเร ยกประช มภายในองค กรป จจ บ นไม จาเป นต องทาหน งส อหร อจดหมายแจ งแล ว แต เราจะใช อ เมล มาแทน โดยเพ ยงแต เข ยนข อความและกาหนดการข นมา จากน นก ใส ไว ในปฎ ท นการทางานแล วส ง อ เมล ไปย งผ ท เก ยวข อง เท าน ก สามารถน ดประช มได ง ายๆโดยเฉพาะการใช Outlook ในการแจ งก ทาได อย าง ม ประส ทธ ภาพ สามารถต ดตามผลได ด วย ซ งการสร างการน ดหมายจะทาได ด งน 2.คล ก New Meeting 1.เล อกว นท และเวลา 3.สร างการน ดหมาย 4.คล ก Scheduling 5.คล ก Add others และเล อก Add from Address Book Page 39
6.คล กเล อกรายช อผ เข าร วมประช ม 7.คล ก 8.คล กป ม Send ส งการน ดหมายไปย งรายช อท เล อกไว Page 40
สร างปฎ ท นใหม ใน Outlook 2010 ค ณสามารถสร างปฎ ท นมาใช งานได มากกว า 1 ช ด ท ผ านมาเราใช ปฎ ท นช ด มาตรฐานค อ Calendar (ซ งแสดงใน My Calendar) ฉะน นการบ นท กการน ดหมายท งหมดก อย ใปฎ ท นช ดน หากค ณต องการสร างปฎ ท นข นมาอ กช ดหน ง เพ อบ นท กการน ดหมายสาหร บกล มเพ อนร วมงานอ กกล ม หร ออ กหลายกล มก ทาได ด งน 1.คล กป ม Calendar Groups เล อก Create New Calendar Group 2.ต งช อปฎ ท น และคล ก Ok 3.คล กเล อกรายช อ 4.คล กนาช อท เล อกเข าอย ในกล ม 5.คล ก OK Page 41
Page 42
แสดงปฎ ท นซ อนก น หากค ณม ปฎ ท นหลายๆช ด โปรแกรมจะแยกปฎ ท นด วยส ท ต างก น เช น ปฎ ท นแบบกล ม (group) โดยเร มแรกน นจะแสดงแท บปฎ ท นแบบเค ยงข างก น (โหมด Side-by-Side) แต ค ณเล อกให แสดงเฉพาะปฎ ท นท ต องการใช งานท ละช ดได โดยคล กเล อกล กศร คล กย บปฎ ท นน ให น ให ซ อนก นไว คล กแสดงปฎ ท นโหมด Side-by-Side Page 43
การบ นท กงาน (Task) งาน (Task) ค อส งท เราต องท าหร อหน าท ท ได มอบให ร บผ ดชอบโดยม ระยะเวลาจาก ดในการทา เช น ว นไหน จบว นไหน เป นต น การบ นท กงานใน Outlook จะช วยเต อนความจาและต ดตามความก าวหน าของ งานได ทาให จ ดการได ง ายข น บ นท กงานใหม การสร างหร อบ นท กงานใหม ลงไปเก บให คล กท ป ม New Task จากน นก ใส รายละเอ ยดดของงานใน แท บ Task ได เช น ช องาน ว นเร ม (Start Date) ว นจบงาน (Due date ) และกาหนดความสาค ญของ Priority ได สร างงานแบบง ายๆ การสร างงานแบบง ายและรวดเร วให คล กใส หน าจอของ Task ได เลย โดยใส ช องาน และว นจบงาน ตรวจเช คงาน หากม การบ นท กงานไปหลายงานาเม อสร างเสร จแล วค ณคล กจบงานได โดยคล กถ กหน าช องาน จะ ถ กข ดฆ า หมายถ งงานเสร จแล ว Page 44