LOGISTIKA ATLAS COPCA

B&B VIŠJA STROKOVNA ŠOLA Program: Promet Modul logistika LOGISTIKA ATLAS COPCA Mentor: Janko Pirkovič, univ. dipl. ekon. Lektorica: Marta Trobec Kandidat: Marko Fujan Ljubljana, marec 2009

ZAHVALA Za pomoč pri izdelavi diplomskega dela se zahvaljujem mentorju Janku Pirkoviču, univ. dipl. ekon. Zahvaljujem se tudi lektorici Marti Trobec, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo.

IZJAVA»Študent Marko Fujan izjavljam, da sem avtor tega diplomskega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom Janka Pirkoviča.Skladno s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah dovoljujem objavo tega diplomskega dela na spletni strani šole.«dne Podpis:

POVZETEK V diplomskem delu predstavljamo skladiščenje v tujini in tudi v Sloveniji, delo v skladišču in pretok dokumentov. Opisujemo, kako se blago sprejme in izdaja ter potek informacij. Pri sledenju blaga prikazujemo, kako poteka proces, kje se lahko spremljajo posamezni paketi ter izpis, če ga za svojo evidenco potrebuje kupec kot dokazilo o prevzemu. Izboljšave so ključnega pomena pri spremembah procesov, ki smo jim priča pri vsakodnevnem delu. Pomembno je izobraževanje, ki je v današnjem hitrem tempu zelo dobrodošlo. Vse novosti je treba predstaviti širši množici, ker jim le to lahko olajša delo. Predstavljamo tudi spletne izboljšave, kaj vse lahko ponudimo stranki kot nekaj novega. Glede na konkurenco je to za kupce enostavnejše in hitrejše. KLJUČNE BESEDE - skladiščenje - sledenje - izobraževanje ABSTRACT In the thesis I would like to present storage facilities abroad, as well as domestic storage, the procedure within a storage facility, the flow of documents and their presentation, how to accommodate and issue the goods, the flow of information. I demonstrate how the process of tracking goods commences, where specific packages can be monitored, as well as the extract of the tracking itself, if needed by the customer as proof of collection for his records. The improvements themselves are vital for improving the processes we witness daily. Education is both crucial and welcome in today's fast pace of life. All the novelties need to be presented to the broader public as that is the only way to make their work easier. I present the website upgrade, what we can offer to the clients as a novelty. Considering the competition, what we offer is faster and simpler for the customers to use. KEYWORDS - warehouse - tracking - training

KAZALO VSEBINE 1 UVOD... 1 1.1 OPREDELITEV PROBLEMA... 1 1.2 NAMEN IN CILJ NALOGE... 2 1.3 OMEJITEV NALOGE... 2 1.4 METODOLOGIJA DELA... 3 2 SKLADIŠČE... 4 2.1 PREDSTAVITEV SKLADIŠČA... 4 2.2 DOMAČE SKLADIŠČE... 5 2.3 PRETOČNO SKLADIŠČE... 5 2.4 TRIPARTITNO NAROČANJE DRUGO SKLADIŠČE... 6 3 SLEDENJE IN NAROČANJE... 8 3.1 OBDELAVA PODATKOV... 8 3.2 AVTOMATSKI PODATKI V SISTEMU BPCS... 15 4 SKLADIŠČENJE... 17 4.1 SPREJEM BLAGA V SKLADIŠČE... 17 4.2 IZDAJA BLAGA IZ SKLADIŠČA... 20 5 PRESKLADIŠČENJE... 22 5.1 SPREJEM BLAGA V PRETOČNO SKLADIŠČE... 22 6 ZAKLJUČEK... 27 KAZALO SLIK... 29 KRATICE... 29 LITERATURA, VIRI... 30

1 UVOD Podjetje Atlas Copco je mednarodno podjetje s sedežem na Švedskem, kjer je bilo ustanovljeno leta 1873 pod imenom AB Atlas. Njegovi izdelki so visokokakovostni in se uporabljajo pretežno v industriji (Pihl, Malmkvist, 1998). Proizvodi se delijo na: - kompresorje, ki so lahko: - stabilni (v pokriti proizvodnji), - prevozni (na gradbiščih, različnih terenih); - generatorje, ki so lahko: - stabilni (na gradbiščih, različnih terenih), - prevozni (na gradbiščih, različnih terenih); - ročno pnevmatsko orodje; - hidravlično orodje (najbolj znano je hidravlično kladivo); - vrtalne garniture; - vrtalno tehniko. Večji del vseh proizvodov (kompresorski del, pnevmatika in hidravlični deli) je narejen v Belgiji. V Belgiji poteka proizvodnja kompresorjev in generatorjev ter pnevmatskega orodja. Tam so narejeni tudi rezervni deli za programe v Belgiji in za hidravlična kladiva. Proizvodnja večjih kompresorjev in generatorjev se izvaja po naročilu, ki se lahko začne še isti ali najkasneje naslednji dan, odvisno od ure naročila in razpoložljivih delavcev. Za manjše stroje poteka proizvodnja brez prekinitev (razen za kakšne manjše detajle, ki jih lahko vgradijo naknadno). Vsak stroj ima tudi serijsko številko, iz katere se lahko razbere, kdo ga je naredil. Na Švedskem je oddelek vrtalne tehnike in vsega, kar sodi zraven: vrtalni pribor, vrtalne garniture, rezervni deli. Že po tradiciji so Švedi znani po kakovostnem jeklu in izkušnjah, ki so jih nabrali v več kot 130-letni zgodovini. Proizvodnja vrtalne garniture lahko traja tudi več mesecev, saj zajema več dejavnikov, kot so želje kupca, vrsta vrtalnih dodatkov itd. V Nemčiji je oddelek, v katerem poteka proizvodnja hidravličnih kladiv. Rok dobave je odvisen od povpraševanja. Trenutno se na določena kladiva čaka nekaj več časa kot včasih, saj se je trg zelo razširil. Za nekatere proizvode je rok dobave tudi po več mesecev (npr. kitajski trg). Logistiki si želimo, da naročeno blago prispe do kupca v najkrajšem možnem času. Zadovoljen kupec lahko računa na kakovost proizvodov in sedaj na nekaj daljši rok dobave le-teh. 1.1 OPREDELITEV PROBLEMA Pomemben problem pri dobavah blaga je hitrost dobave od trenutka naročila do predaje končnemu kupcu, saj so stroji pomembni za delovni proces celotne tovarne Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 1 od 30

ali dokončanje zadanih ciljev, ki jih posamezna podjetja podpišejo v pogodbah, ki jih morajo izpolnjevati. Ravno tako je problem pri skladiščenju blaga, ker mora biti nekaj blaga stalno na zalogi zaradi servisa, okvare, loma vitalnih delov, pa tudi dobavnih rokov. Hitrost dobave je odvisna tudi od količine naročenih proizvodov po vsem svetu. Naročanje poteka iz tovarne in skladišča brez prekinitve z vsega sveta 24 ur na dan. Za nas je pomembno, da naročimo najkasneje do 14.25, saj le tako lahko zagotovimo, da bo šel paket naprej še isti dan. Blaga tudi ni priporočljivo imeti v skladišču, saj bi v tem primeru morali imeti skoraj enako velikost skladišča, kot so centralna skladišča v Antwerpnu, Hoeseltu, Essnu, Maersti, Fagersti in Orebru. Ko imamo vse potrebne podatke, pripravimo dokumentacijo za izskladiščenje, katere sporočimo kontaktni osebi v skladiščni pisarni, da pripravi potrebne dokumente, kakor tudi v samo skladišče, kjer lahko skladiščnik pripravi blago. 1.2 NAMEN IN CILJ NALOGE Cilj diplomskega dela je prikazati skladiščenje in transport: kako lahko zagotovimo v najkrajšem možnem času večino strojev in rezervnih delov, ne glede na stroške, ki pri tem nastanejo. Za prevoz izbiramo hitro dostavo: letalski prevoz za pošiljke mase do cca 50 kg, za težje pa cestni transport. Tega izberemo največkrat, saj se naročeno blago naloži v skladišču tovarne in dostavi direktno do skladišča končnega kupca. Od trenutka prevzema v skladišča do izdaje blaga bi moralo miniti čim manj časa. Na žalost v praksi ni tako, ker je velikokrat skladiščenje nujno potrebno za nemoteno poslovanje naših kupcev. Predstavitev poslovanja v skladišču, kako poteka tok dokumentov in kaj vse je potrebno za posamezni proces. Ker imamo skladiče v najemu, je tudi delo v skladišču (od prevzema, komisioniranja, manipulacija do izskladiščenja) v domeni logista. Za vsa dela, ki se opravljajo, moramo skrbno pripraviti vse potrebne dokumente in informacije. 1.3 OMEJITEV NALOGE Dobava iz drugih centrov je ravno tako vezana na rok, kot je bil predstavljen. Včasih je dobava odvisna od vremena, saj zračni promet ne more kjerkoli počakati. Letalski prevoznik pa takrat zamuja, lahko tudi do več ur, včasih se lahko zgodi, da kakšen paket enostavno ne pride do končnega kupca, ker se je lahko na poti izgubil ali bil napačno poslan. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 2 od 30

1.4 METODOLOGIJA DELA Do podatkov, ki jih potrebujemo pri delu, se najlažje pride na spletu, kjer so vse povezave do ključnih prevoznikov in podatki o pošiljkah. Prevozniki vse podatke obnavljajo dokaj redno s podatki, ki jih dobijo od svojih kurirjev oziroma dostavnih sodelavcev. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 3 od 30

2 SKLADIŠČE Skladiščenje blaga predstavlja za podjetje finančno breme, ki pa ga mora imeti za poslovanje, sicer se dejavnost opravlja le s težavo. Blago je v skladišču za interventne namene: za servis ali ker so dobavni roki iz tovarne predolgi. S hitrimi transportnimi tokovi se skladiščenju ne moremo izogniti, ker se nekaterih izdelkov le ne da narediti tako hitro. 2.1 PREDSTAVITEV SKLADIŠČA Velikost skladišča za rezervne dele iz programa kompresorski del, ki sem ga imel možnost obiskati, je 16.000 m2, v njem je na razpolago 75.000 artiklov, vendar jih je le 27.000 stalno na zalogi. Dnevno pride v center 5.500 naročil, blago se pakira v 4.000 pošiljk v teži od 100 g do 24 t, iz tega sledi, da gre 400 t blaga na dan iz celotne tovarne in skladišča v 70 tovornjakih. Dobava artiklov je možna po Evropi v 24 urah, po ZDA v 48 urah, ostalo 72 96 urah, govorimo za vse pošiljke, ne glede na velikost in dimenzije. Skladiščni prostor je pokrit in zanimivo ročno voden. To pomeni, da se med posameznimi regali vozijo z vozički in nabirajo posamezne artikle. Zanimivo je to, da so oziroma smo imeli celoten skladiščni sistem podprt računalniško, vendar je bilo preveč napak. Pravilnost dobave je bila 98,5-odstotna, sedaj pa je 98,7-odstotna, povečala se je za samo 0,2 % odstotne točke. Kaj to pomeni? Ko je kupec oziroma serviser naročil določen artikel, ga je prejšnji sistem našel in poslal. Ko je kupec oziroma serviser prišel popraviti kompresor, tega ni mogel narediti, saj je imel napačni rezervni del. Sedaj imamo težavo, saj stroj še vedno ni popravljen. Vprašanje je tudi, komu zaračunati ure serviserja, kilometrino itd. Ker je sedaj ročno nabiranje artiklov, je manj napak in samo za 0,2 % večja natančnost, saj skladiščniki že pri zlaganju v paket vizualno opazijo, ali je rezervni del pravi ali ne. Vložek investicije za prehod na star način je bil povrnjen v enem letu. Zanimivo je tudi vračilo blaga v centralno skladišče. Ko imamo neke izdelke pripravljene za vračilo, ker smo napačno naročili, ker stranka ne želi imeti tega blaga, ker ga ne potrebuje, ali iz kakšnega drugega razloga, enostavno po spletnem obrazcu naredimo zahtevek, ki je odobren ali zavrnjen. Če je zahtevek zavrnjen, blago ostane pri nas, če je odobren, ga vrnemo, blago pa v skladišču tovarne konča v kontejnerju za reciklažo. Zakaj? Ker je preveč dela s kontrolo blaga, vnosom v sistem, postavitvijo na polje v skladišču itd. Kar se tiče financ, dobimo povrnjeno, blago pa pristane v reciklažnem kontejnerju. Celoten proces spravila blaga v sistem in skladiščenja je preveč drag, da bi ga izvajali za manjše vrednosti, saj lahko pride do napake, da na koncu kdo blago dobi pokvarjeno. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 4 od 30

2.2 DOMAČE SKLADIŠČE V skladišču imamo na zalogi določeno število artiklov, ki so nujno potrebni za podporo našim kupcem, ki uporabljajo naše izdelke, kot so: hidravlična kladiva vseh dimenzij, vrtalne garniture. Blago je namenjeno kupcem, ki se jim je kakršen koli izdelek iztrošil ali v najslabšem primeru zlomil. V skladišču se zadržuje tudi blago, ki je prehodnega značaja, to pomeni, da pričakujemo večje stroje, ki še niso dobavljeni, ali pa obratno, recimo, da je stroj že v skladišču, čakamo pa še dodatno opremo, ki ima lahko včasih nekaj dni daljši dobavni rok. Pomembno je, da je blago naročeno pravilno, se pravi na pravega končnega kupca. Do končnih kupcev vedno pošiljamo kompletno naročilo, razen če je več strojev na enem naročilu, a lahko zaradi narave dela kupec že opravlja svojo storitev, ostale stroje pa dobi naknadno, takoj ko blago prispe v skladišče. Z blagom v skladišču se ne opravlja nikaršnih del, ki bi lahko vplivala na dodano vrednost, saj je izdelek že dokončan za določenega kupca, ki pa samo čaka na izdobavo. 2.3 PRETOČNO SKLADIŠČE Skladišče, kot ga imenuje naš logist, je pretočnega značaja, kar pomeni, da je blago namenjeno nadaljnji distribuciji in ne skladiščenju. V njem se zadržuje blago, namenjeno v zbirni promet, ki ga nato odpremljajo v razne države po vsej Evropi. Skladišči se tudi blago, ki ga uporablja servis 24 1 ur za distribucijo po Sloveniji. Mi uporabljamo takšno skladišče dnevno, saj zbirniki prihajajo neprestano. V njem brez naših kakršnih koli dodatnih navodil odpremijo blago do končnega kupca, saj smo mi to opravili že ob naročilu. Zbirni oddelek nas samo obvesti po telefonu, da je prispelo blago za določenega kupca in da bo dostavljeno v najkrajšem možnem času. V tem skladišču se opravlja tudi premik blaga iz domačega skladišča, ko je blago na željo slovenskega kupca poslano v druge države ali ko pošiljamo izdelke v sistemu 24 ur do končnih kupcev. Poglavitne prednosti Intereurope Express: Lastna mreža distribucijskih centrov omogoča ponudbo dodatnih storitev zaščite in opreme blaga (embaliranje, etiketiranje, paletiranje itd.). Prevoz pošiljk, ne glede na težo (pošiljk normalnih dimenzij za cestni prevoz). Prevoz pošiljk pod carinskim nadzorom. Osnovne značilnosti: 1 Servis Intereurope. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 5 od 30

Dostava pošiljk naslednji delovni dan. Velja za področje celotne Slovenije. Pošiljke, prevzete danes, bodo dostavljene prvi naslednji delovni dan. Dostava pošiljk do 11. ure naslednjega delovnega dne v delokrogu distribucijskega centra do oddaljenosti 10 km. Prevzem in dostava pošiljk isti delovni dan v delokrogu distribucijskega centra do oddaljenosti 10 km. Velja za naročila, prejeta do 12. ure. Za vse pošiljke, naročene do 14. ure, jamčimo prevzem še isti dan. Dodatne storitve: Dostava takoj (največ 6 ur) velja za vse pošiljke, ne glede na težo, za področje celotne Slovenije. Predaja pošiljk po povzetju. (Vir: Intereuropa, d. d.) 2.4 TRIPARTITNO NAROČANJE DRUGO SKLADIŠČE Pri naročilu je pomembno, da je pravilno, se pravi, da je blago naročeno za pravega končnega kupca, ki pa ima lahko različne lokacije skladišča. Veliko gradbenih podjetij ima sedež družbe na drugem naslovu kot pa lokacijo gradbišča ali proizvodnje. Takšne želje ali zahteve je možno izvesti le, če imamo pravilne naslove za dostavo (slika 1). Blago se naroča v centralna skladišča, ki že avtomatsko na posamezne pakete ali pošiljke napišejo podatke, ki jih potrebujemo pri dobavi. Če obstaja tripartitna dobava, kupec blago naroči pri nas, dobavimo pa nekomu tretjemu, ki je to blago kupil preko posrednika zaradi več razlogov, kot so: finančne narave, kompenzacijski posli itd. Upoštevati moramo navodila kupca in končnega prejemnika, saj le tako lahko zagotovimo korektno poslovanje. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 6 od 30

Slika 1: BPCS 1 Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 7 od 30

3 SLEDENJE IN NAROČANJE Naročanje v današnjem času ni več samo delo, ki ga opraviš, nato pa prepustiš naročniku, da ti blago dobavi. Kot posrednik med kupcem in prodajalcem moramo naročeno blago spremljati od začetka do konca, saj so nekateri izdelki lahko nujno potrebni za kupca. 3.1 OBDELAVA PODATKOV Pri naročanju blaga se srečujemo s komunikacijsko potjo, po kateri naročamo in spremljamo blago, popravljamo napake, ki nastanejo pri naročanju, preverjamo dobavo. Naročila prihajajo po zračni poti z letalskim prevozom, po kopenski s kamionskim. Zelo pomembno je, da mine od trenutka, ko dobimo naročilo, do trenutka dobave čim manj časa. Velikokrat je strošek prevoza zanemarljiv v primerjavi s proizvodnjo, ko ne more obratovati. Spremljava pošiljke je od začetka do dobave proces, ki ga je treba vsakodnevno nadzorovati in spremljati, saj lahko blago, ki je na poti, pravilno usmerimo ali pa spremenimo dobavo, če so takšne želje oziroma potrebe kupca. V trenutku, ko se z blagom karkoli spremeni, se v našem sistemu spremeni status, ki nam natančno pove, kaj je naslednji korak in kakšen se je že zgodil. Z oznakami, ki so interne narave, ni težko operirati, ker že vnaprej vemo, kaj sledi, če je seveda vse normalno in brez zapletov. Do težav pride samo, če stroj ne zadovoljuje visokih testiranj in ga je treba ponovno pregledati ter odpraviti morebitne napake. Ker je vsak izdelek določen za kupca, ga ni možno zamenjati z drugim, samo če je kakšen podoben na zalogi ali kakšno drugo naročilo odpovedano. Pošiljki lahko sledimo ravno tako s kodami in po spletu, če je seveda ta poslana letalsko ali če je poslana s tovornjakom, ki ima urejeno sledenje pošiljke. Vse pošiljke, ki prihajajo v Slovenijo, imajo svojo kodo EAN, ne glede, iz katerega skladišča gredo in preko katerega prevoznika. Na sliki 2 je primer, kako se v našem sistemu prikaže, kam je namenjen paket, oznaka, dimenzije in teža, prikazana je tudi njegova identifikacijska številka za sledenje preko prevoznika. Dostop do podatkov je možen samo pooblaščenim osebam, ki imajo omogočen dostop in so upravičeni do podatkov. Npr.: oseba iz računovodstva tega ne potrebuje, logistik pa dostop do sistema nujno potrebuje za svoje nemoteno delo. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 8 od 30

Slika 2: Muvex (Vir:E-sales) Ko smo prejeli vse potrebne podatke, lahko natančno spremljamo, kdaj je bil paket sprejet v zbirni center, ter ves potek z nazornim prikazom datuma in ure. Za nas je pomembno, da je pošiljka predana stranki ter da je razviden podpis kdo in kdaj, saj le tako lahko izstavimo račun. V našem primeru je bila pošiljka sprejeta v sistem 30. 7. ob 13.03, naslednji dan je bila že v Kelnu in dostavljena v skladišče Primorja, kjer je prevzemnico podpisal Bole (slika 3). S takšnim sledenjem pošiljk je zelo enostavno spremljati blago, in tudi izgubo pošiljke, če do te pride. Včasih se zgodi, da kakšna pošiljka ostane v nekem prehodnem skladišču, vendar je navadno naslednji delovni dan že pri stranki. Pošiljka se načeloma ne more izgubiti, saj ima vsak paket svojo kodo, ki jo preverjajo pri celotnem postopku, od prevzema do predaje. Če bi se paket kjerkoli izgubil, ga je razmeroma lahko najti in tudi pravilno poslati. Ko sem imel pred časom takšen primer, je prevoznik paket na svoje stroške pripeljal iz tretjih držav in poravnal vse carinske obveznosti, ki so nastale pri ponovnem uvozu blaga v Evropsko unijo. Postopek je bil nekoliko daljši, vendar se ni mudilo, ker je bilo blago na našo srečo naročeno za zalogo končnega kupca. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 9 od 30

Slika 3: UPS 1 Track Shipments Track Packages & Freight Quantum View Flex Global View Tracking Detail Help Your package has been delivered. Tracking Number: 1Z 7E2 01V 04 7304 887 2 Type: Package Status: Delivered Delivered On: 31/07/2007 10:43 Signed By: BOLE Location: OFFICE Delivered To: AJDOVSCINA, SI Shipped/Billed On: 30/07/2007 Service: UPS SAVER Weight:.50 Kg Package Progress Location Date Local Time Description BRNIK, SI 31/07/2007 10:43 DELIVERED KOELN DE (COLOGNE), 31/07/2007 3:55 ARRIVAL SCAN 31/07/2007 3:53 DEPARTURE SCAN 31/07/2007 3:35 DEPARTURE SCAN 31/07/2007 0:52 ARRIVAL SCAN BRUSSELS, BE 30/07/2007 22:18 DEPARTURE SCAN 30/07/2007 20:00 ORIGIN SCAN BE 30/07/2007 13:03 BILLING INFORMATION RECEIVED Tracking results provided by UPS: 15/10/2007 6:08 ET Get Notified: Quantum View Notify SM Log in or register to e-mail this page to up to three recipients. Log in Register (Vir:UPS) Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 10 od 30

Pri letalskih pošiljkah je pomembno, kakšno hitrost dobave želimo, s tem pa je tudi povezana cena prevoza in dobave. Za letalsko pošiljko se odločamo le, kadar želimo zares hitro dobavo, vendar je zaradi vremenskih težav to lahko tudi slaba izbira, na kar pa mi ne moremo vplivati (slika 4). Slika 4 : UPS 2 Delivery Commitment Service Export and Import Best Available Flight Delivery time guaranteed when order is placed UPS SonicAir 1-3 Business Days Delivery typically by 8:30 or 9:00 a.m. 1-3 Business Days Delivery by 10:30 a.m. or 12:00 noon UPS Worldwide Express Plus UPS Worldwide Express 1-3 Business Days Delivery by end of day UPS Worldwide Saver 2-5 Business Days Delivery by end of day UPS Worldwide Expedited Day Definite by Date Scheduled Import Only Delivery by end of day UPS Standard to and from Canada Next Business Day Delivery typically by 10:30 a.m. UPS Worldwide Express NA1 3 Business Days Delivery by end of day UPS 3 Day Select from Canada (Vir:UPS) Če se blago naroča v drugem skladišču, ki pa večino blaga za Slovenijo in Hrvaško pošilja s cestnim prevozom, s tem da se po elektronski pošti dobivajo vsi potrebni podatki, kot so: naša naročila, oznake paketov, število in teža ter registracija tovornjaka, na dokumentu so tudi datum in ura ter podatek, kdaj je bil tovornjak naložen. V istem času, ko se tiskajo dokumenti za prevoznika, jih tudi mi dobimo po elektronski pošti (slika 5). V skladišče tudi ni možno priti, če tovornjak ni najavljen (napovedana mora biti tudi registracija). Če voznik zamudi, tisti dan tudi ni več možno natovarjati (toleranca je 15 min.). Prevoznik najavlja svoje tovornjake en dan pred nalaganjem, ko ve, kateri tovornjak bo naslednji dan pred vrati skladišča. Kamionski transport je za nas sprejemljiv, saj sta rednost in hitrost bistvenega pomena. Ker nam prevoznik za sedaj omogoča, da bo dvakrat tedensko prevzemal blago v Belgiji, je z ekonomičnega vidika ugoden. Ko blago naložijo, je v našem skladišču navadno že čez dva dni in pri končnem kupcu naslednji delovni dan. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 11 od 30

Slika 5 :Atlas Copco Podatki, ki jih dobimo, so pripravljeni tako, da jih lahko prebere in vozni list pripravi (slika 6) lokalni distributer, ki se obvezuje, da jih bo v 24 urah dostavil končnemu kupcu, ravno tako pa tudi, da bo blago dostavil na Hrvaško (prav tako v 24 urah). Vsi paketi so primerno označeni tako, da ne more priti do kakršnih koli napak. Vse potrebne informacije vedno dobimo 2 3 dni prej, tako da že lahko pripravimo prevoznika in ga seznanimo s tem, kaj vse mora peljati na Hrvaško in kaj po Sloveniji. Nekaj paketov ostane v skladišču zaradi zahtev kupca, neplačanih obveznosti, zaloge ali predvidenih servisnih posegov (slika 7). Paket ima tudi vse potrebne informacije o vsebini, količini in komu je namenjen, poleg vseh podatkov, kot sta oznaka in teža paketa. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 12 od 30

Slika 6: Interuropa Express 24 ur (Vir: Intereuropa, d. d.) Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 13 od 30

Slika 7: Carier info Expedition Dispatch Date Transport Mode Delivery Term D30343 10/10/2007 11:26:03 40 Truck CIF Ca se NC 38 P Gro upin g Cust ome r 5 3978 03 PA 7 3978 58I 03 C o ns Divi sio n S O D C as Descr h iption O D 1 AIP XAVS 396C D EURO 1 AII GA7A 7,5 FD E2 Wei ght 460 7.91 0 Net Wei ght 460 7.91 0 412. 354. 000 000 Lx Wx H 491 x 214 x24 7 Address Information Shipping Marks INTEREUROPA LJUBLJANA RENT FLOTA LETALISKA 35 SI 1000 SI 1000 LJUBLJANA T40 SC=BZ P=203198 C=304566 111250 ****************** RENT FLOTA - OSNOVNO SREDSTVO 136 x Shipping Marks 77x DIAMAT IZDELAVA IN 204 OBNOVA DIAMANTNEGA ORODJA D.O.O. OB MEZI 12B SI 2392 SI - 2392 MEZICA T40 SC=BZ P=203274 C=304679 111295 Car rier Ref. SC D3 7 9 3978 03 1 AID COMP. SPARE PART 12.8 11.5 00 00 55x 37x Shipping Marks 29 ATLAS COPCO D.D. PETROL - KISIKARNA POD GRADOM 2 SI 2380 SI - 2380 SLOVENJ GRADEC T40 SC=BZ P=203245 C=304616 110146 Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 14 od 30

Slika 8: Tnt 370879600 Podrobnosti Referenca PACK NO 0501436940 Datum 18 Feb 2009 prevzema Destinacija LJUBLJANA Datum dostave 10:30, 19 Feb 2009 Podpis BARBARIC Datum Čas Lokacija Status 19 Feb 2009 10:30:00 Ljubljana Shipment Delivered In Good Condition. 19 Feb 2009 09:21:17 Ljubljana Out For Delivery. 19 Feb 2009 09:00:26 Ljubljana Shipment Received At Destination Depot. 19 Feb 2009 07:29:18 Ljubljana Shipment Received At Destination Depot. 19 Feb 2009 02:10:49 Liege Euro Hub Shipment In Transit. 19 Feb 2009 00:57:15 Liege Euro Hub Shipment Received At Transit Point. 18 Feb 2009 21:27:00 Orebro Shipment In Transit. 18 Feb 2009 17:15:58 Orebro Shipment In Transit. 18 Feb 2009 17:10:14 Orebro Shipment Received At Origin Depot. (Vir: TNT) Če se pojavi zelo nujna pošiljka, jo ravno tako pošljejo iz katerega koli skladišča kot urgentno, ki smo jo kot tako predhodno tudi naročili. Se pravi, kot oznake na naročilu do Atlas Copco, da označimo BD break down izredno nujno in 55, kar pomeni, da gre letalsko direktno do končnega kupca (slika 8). Ob tem moramo upoštevati, da med vikendom prevoznik ne dela. Pri naročilu ni pomembno, kakšni transportni stroški nastanejo, saj moramo razumeti kupca, da sedaj, ko smo v Evropski uniji, ni carinskih zapletov in da lahko naročeni rezervni del dobimo že naslednji dan, če je pošiljka manjše teže, oziroma če je pošiljka poslana s tovornjakom in skladišče blizu Slovenije. 3.2 AVTOMATSKI PODATKI V SISTEMU BPCS V sistemu BPCS Business Planning and Control System (interni program za celotni Atlas Copco) dobimo vse podatke, kot so: količina, cena, oznaka paketa, ter lahko natisnemo dobavnice in račune. Vsi naši dobavitelji so povezani v enotni sistem, v katerem dobivamo avtomatsko vse potrebne podatke. Vhodni račun do nas je v vsakem primeru plačljiv, ne glede na to, ali smo blago dobili ali ne in ali je nastala kakršnakoli poškodba, mi pa smo zahtevali povračilo stroškov. Avtomatski sprejem pošiljk v sistem BPCS se opravlja večkrat dnevno, z odprtjem posebnega programa, s katerim sprejmemo pakete v obdelavo. Če tega ne naredimo, ostanejo paketi v posebnem podprogramu toliko časa, dokler jih ne Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 15 od 30

sprejmemo, kakor tudi ni možno spremljati stanja zalog in izvajati dobave, ker ni dobavnic, posledično pa tudi ni možno narediti izhodnega računa. Če se kakršenkoli artikel spremeni, se to prikaže tudi kot napaka (slika 9,) ki pa jo moramo odpraviti tako, da odpremo nov artikel z vsemi potrebnimi podatki, kot so: nabavna cena, prodajna cena, naziv artikla, interne oznake, carinska tarifa, in to dodamo na naročilo, vendar ne do skladišča Atlas Copca, ampak samo za interno uporabo. Ko smo to odpravili, se pojavi zaloga in možnost tiskanja dobavnic, ravno tako pa tudi izdelava računa. Sistem dopušča tudi avtomatsko izdelavo računov, vendar nas naš zakon omejuje, ker mora na računu pisati ''datum opravljene storitve''. Ko bo odpravljena še ta težava, bo izpis potekal avtomatsko, ko bo zaloga v sistemu. Zaloga se pojavi v trenutku, ko gre blago na pot, ali najkasneje naslednji dan. V program vnesemo zaželeno število dni, čez koliko časa naj se izpiše račun od dneva spremembe zaloge stanja. Če izberemo npr. 5, kar pomeni pet dni, se bo čez točno pet dni izpisal račun avtomatsko, ne glede na to, ali je blago pri kupcu ali ne. Slika 9: BPCS 2 Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 16 od 30

4 SKLADIŠČENJE Skladiščenje blaga je za vsa podjetja velik problem, saj blago, ki je skladiščeno, predstavlja finančen zalogaj, ki pa je nujno potreben za poslovanje, brez katerega ni možno normalno poslovati. S hitrimi transporti bi se temu izognili, vendar je dejavnikov, ki vplivajo na potek, veliko. 4.1 SPREJEM BLAGA V SKLADIŠČE Ko blago prihaja v Slovenijo, v naše skladišče najpogosteje z zbirnim prometom, včasih pa tudi s hitro dostavo, kot sta UPS in TNT, v oddelku zbirnik pripravijo potrebne dokumente za preskladiščenje blaga iz pretočnega v domače skladišče, v katerem imamo najet prostor. Za vsako manipulacijo blaga obstaja dokument, kaj se z njim dogaja (slika 10). Na podlagi dokumenta se blago prevzame v skladišče, kjer ugotovijo dejansko stanje, morebitne poškodbe. Blago se nato prestavi na polje, ki je prosto, oziroma se pusti na rampi, od koder ga je tudi možno prevzeti. Na polja se postavljajo artikli, ki so manjših dimenzij in večjih vrednosti. Ker so naši izdelki tudi dolžine več kot tri (3) metre pa do petih (5) in zaradi lažjega manipuliranja z njim, je takšno blago shranjeno na rampi. Takoj se poraja vprašanje varovanja. Skladišče je trenutno dobro varovano, saj je znotraj in zunaj nadzorovano z videonadzorom. Blago je tudi takšnih dimenzij in teže, da je bila odtujitev do sedaj neizvedljiva. Ko je blago na polju, skladiščnik s priloženo dokumentacijo ugotovi dejansko stanje ter obvestilo o tem pošlje v skladiščno pisarno, ki hrani vse priloge in jih tudi po elektronski pošti pošilja v naše podjetje, da lahko uredimo svojo evidenco za nadaljnji postopek. Slika 11. Na vseh dokumentih so razvidni: pozicija logista, ki dokument pripravi, kdo je lastnik blaga, količina in teža. Ko je dokument v skladišču, ga skladiščnik podpiše, pečatira, opremi z datumom, ravno tako pa opravi vse skladiščne dejavnosti, kot so: kontrola blaga, količine, koli, ter postavi na polje, ki ga tudi evidentira na dokument. Polje v sistem vnaša skladiščna pisarna, ko dobi dokumente vrnjene iz skladišča. Za skladišče je pomembna kartica skladiščenja, in ne pozicija. Skladiščna kartica spremlja blago od začetka prevzema do končne izdaje. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 17 od 30

Slika 10: Nalog za vskladiščenje Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 18 od 30

Slika 11: Priloga nalogu za vskladiščenje Spremljava pošiljke je od začetka do dobave proces, ki ga je treba vsakodnevno nadzorovati in spremljati, saj lahko blago, ki je na poti, pravilno usmerimo ali pa spremenimo dobavo, če so takšne želje oziroma potrebe kupca. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 19 od 30

4.2 IZDAJA BLAGA IZ SKLADIŠČA Če je treba blago izdati iz skladišča, da pride stranka na prevzem ali da se blago pošlje v naši režiji do kupcev ali da uporabljamo sistem 24 ur, ki je servis Intereurope za hitro dostavo, je treba v skladiščno pisarno poslati nalog in podatke, kaj vse se bo izskladiščilo, za koga in kakšen način dobave bomo uporabili, da ne bi prišlo do kakršnih koli težav. Vse informacije krožijo na več načinov: osebno, če smo ravno takrat v skladišču zaradi kontrol in prevzemov dokumentov; po telefonu, vendar moramo imeti vse podatke, ki so nujni za skladišče in skladiščno pisarno; po faksu, ki ga največ uporabljamo, saj je za količino, ki jo skladiščimo, za sedaj še sprejemljiv; e-pošta je trenutno najmanj v uporabi zaradi hitrosti pošiljanja, saj je naš centralni server v Belgiji, ki pa je včasih, ko nujno potrebuješ hitrost, prepočasen. V skladiščni pisarni pripravijo nalog za izskladiščenje, ki ga prejme prevzemnik blaga (kupec, prevoznik, servis 24 ur), s katerim gre nato v skladišče, kjer ga v večini primerov že čaka blago za izdajo, saj istočasno pošiljamo vse potrebne informacije v skladiščno pisarno in skladišče. Takšen postopek se je obrestoval že v večini primerov, saj skladiščnik vnaprej pripravi blago: ko ima čas oziroma zaradi frekvence dela, da ko pride oseba po blago, opravi manipulacijo, da ni zastojev na nakladalni rampi. Istočasno imamo dve kontroli pri izdaji blaga, da ne bi prišlo do napačne izdaje, ker če je izdelek prišel v skladišče po neki prijavi, izdaja pa se izvaja po drugi, je že znak, da je nekdo napisal nekaj narobe. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 20 od 30

Slika 12: Nalog za izskladiščenje Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 21 od 30

5 PRESKLADIŠČENJE Preskladiščenje pomeni zgolj premik blaga iz enega skladišča v drugega. Lahko je na isti lokaciji ali nekje drugje. Preskladiščenje se uporablja za: dopolnjevanje zalog pretok blaga iz tujine zaradi procesov znotraj skladišč premik blaga do kurirskih služb Preskladiščenje ni najboljše, če se veliko premika znotraj podjetja, kajti blago je treba čim manj premikati z ene lokacije na drugo, ker je možnost poškodbe večja, stroški s premikom pa tudi obstajajo. 5.1 SPREJEM BLAGA V PRETOČNO SKLADIŠČE Ko imamo željo kupca o dostavi blaga v drugo državo, je naš postopek naslednji. Naredimo enak postopek kot za izskladiščenje iz domačega skladišča, od pošiljanja vseh podatkov za skladiščno pisarno in skladišče (slika 12), s tem da skladiščna pisarna preda nalog za izskladiščenje (slika 13) v oddelek zbirnik, v katerem na podlagi tega dokumenta naredijo nalog za uskladiščenje (slika 14) v pretočno skladišče. Transport med enim in drugim skladiščem ureja logist. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 22 od 30

Slika 13: Podatki za preskladiščenje Ko je narejen nalog za izskladiščenje, je blago izskladiščeno iz sistema domačega skladišča, vendar je fizično še na lokaciji do trenutka, ko bo preskladiščeno. Oseba, ki opravi preskladiščenje, nujno potrebuje dva dokumenta, če želi opraviti proces. Le na podlagi naloga za uskladiščenje lahko drugi skladiščnik sprejme blago v svoje skladišče. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 23 od 30

Slika 14: Nalog za izskladiščenje Ko oseba podpiše dokument o prevzemu blaga, odgovarja za vse morebitne neprijetnosti, ki bi lahko nastale med preskladiščenjem. Razvidni so ime in registracija vozila ter podpis voznika. Nalog je podoben kot pri blagu, ki se skladišči v domačem skladišču, vendar je narejen z razlogom, da ne bi bilo nikakršnih pomot pri uskladiščevanju blaga. Vidi Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 24 od 30

se, da je drugačne oblike, tako da lahko že vizualno skladiščnik ugotovi, ali je blago za njegovo skladišče ali ne. Ravno tako ima že vpisano kartico avtomatsko, in ne ročno kot pri domačem blagu, ki je v našem primeru 420/1657, ki bo seveda napisana na blago za kasnejše izdaje oziroma odpremo. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 25 od 30

Slika 15: Nalog za vskladiščenje v pretočno skladišče Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 26 od 30

6 ZAKLJUČEK Celoten naš postopek je trenutno postavljen dobro, saj lahko rečem, da vse poteka brez težav, z izjemo nekaj manjših, ki pa jih lahko odpravimo. V sistemu je veliko fines, s katerimi si lahko pomagamo pri delovnih procesih, če jih seveda redno spremljamo na izobraževanju. Izobraževanje poteka direktno v tovarni ali pa po telefonu s telekonferencami. Predhodno dobimo potrebno literaturo in geslo za prijavo. Na konferenci se ne moremo videti, vendar je dobra izkušnja, da ko nekdo govori ali sprašuje, ga ostali ne moremo prekinjati, saj bi tako motili celoten potek debate. Z delom največkrat lahko dosežemo rutino in s tem zmanjšamo napake. Izkušnje, pridobljene med potekom dela, si med sodelavci izmenjujemo ter tako izmenjujemo podobne rešitve in dopolnitve, ki nam olajšajo postopek dela. Moje mnenje je, da so izkušnje izredno pomembne, saj le tako lahko brez težav rešujemo tekočo problematiko ter z bistveno lažjim pristopom k delu rešujemo naročene naloge in morebitne težave. Z ekipo marljivih in sposobnih sodelavcev je možno naloge izpolnjevati veliko enostavneje. Večina sodelavcev, ki se ukvarjajo z enakim ali podobnim delom, je oddaljena 300 km ali več, meni najbližji je Dunaj v Avstriji in Bern v Švici. Vendar to v dobi elektronike niti ni takšen problem, saj dandanašnji veliko komunikacij poteka po elektronski pošti. Problem lahko nastane le, če ni osebe v pisarni zaradi dopusta ali bolezni, vendar se vedno najde kdo, ki ti lahko pomaga. Procesa, ki poteka vsakodnevno, nikakor ni možno prepustiti naključjem, ker v tem primeru lahko pride do neželenih posledic, ki bi prinesle finančno in gospodarsko škodo. Zakaj bi ustvarjali negativno klimo, če jo z nekaj kontakti enostavno preskočimo. Ko se pojavi problem, ga je treba takoj predstaviti širši množici sodelavcev in ostalim vpletenim v Atlas Copcu. Kar se nam zdi velika težava, je lahko za koga drugega enostavna rešitev, ker je takšen primer že obdeloval ali ker ima drugačen pogled na problematiko. Vedno se lahko zanesemo na celotno podporo zaposlenih, ker so v takšnem okolju, v katerem so želje kupca v večini primerov unikatne, velikokrat tudi izdelki unikatni, saj vsega ne moremo imeti na zalogi. Sedaj se razvija tudi tako imenovani ''Atlas Copco Connect'', ki bo kupcu oziroma stranki približal naročanje blaga direktno v centralna skladišča, od koder bodo tudi dobivali blago. V začetni fazi je poudarek na rezervnih delih, ki so najbolj problematični, ker je preveč dejavnikov, ki podaljšujejo dobavo. V spletni aplikaciji bo možno videti stanje zaloge v domačem in tujem skladišču, ceno ter vse pomembne podatke, ki so potrebni za transport, ravno tako pa bo tudi sledljivost potekala direktno po spletu, na katerem bo kupec v vsakem trenutku videl, kje je njegova pošiljka. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 27 od 30

Drugi korak k izboljšavi bo spletni portal, ki bo podpiral stroje. Na njem bo možno videti, kje je stroj, kdaj je bil pri kupcu in koliko časa še velja garancija. V vse novejše stroje se vgrajuje GPS-modem, preko katerega je poskrbljena zaščita pred krajo in prenos vseh pomembnih podatkov, kot so: število delovnih ur, količina vseh mazalnih in hladilnih sredstev ter gorivo, da lahko vodja servisa planira dela in vnaprej naroča potrebne rezervne dele. Treba je tudi razumeti naš slogan ''First in mind-first in choice''»prvi v mislih prvi v izbiri«ne samo za izdelke, ki so kakovostni, ampak tudi celotno ostalo politiko podjetja, ki želi, da so vsi vpleteni od proizvodnje do prodaje, skladišče itd. zadovoljni. Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 28 od 30

KAZALO SLIK Slika 1: BPCS 1...7 Slika 2: Muvex...9 Slika 3: UPS 1...10 Slika 4 : UPS 2...11 Slika 5 :Atlas Copco...12 Slika 6: Interuropa Express 24 ur...13 Slika 7: Carier info...14 Slika 8: Tnt...15 Slika 9: BPCS 2...16 Slika 10: Nalog za vskladiščenje...18 Slika 11: Priloga nalogu za vskladiščenje...19 Slika 12: Nalog za izskladiščenje...21 Slika 13: Podatki za preskladiščenje...23 Slika 14: Nalog za izskladiščenje...24 Slika 15: Nalog za vskladiščenje v pretočno skladišče...26 KRATICE BPCS Business Planning and Control Systsem UPS United Parcel Service Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 29 od 30

LITERATURA, VIRI Ove Pihl, Robert Malmkvist (1998) The Atlas Copco way http://www.atlascopco.com/02.02.2009 http://esales.atlascopco.com/rdev12/default.asp?mainpage=login%2easp; 18.02.2009 http://acits001:8013/scripts/wgate/webgui/; 18.02.2009 http://www.tnt.com/webtracker/tracking.do, 02.02.2009 http://www.ups.com/tracking/tracking.html; 18.02.2009 http://intereuropa.hal.si/slo/storitve_2_2.asp, 02.02.2009 Marko Fujan: Logistika Atlas Copca stran 30 od 30