VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

Transcription

1 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR DIPLOMSKA NALOGA ROK TOMŠIČ Maribor 2007 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

2 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR UVEDBA MICROSOFT OUTLOOK-A KOT ORODJA ELEKTRONSKEGA PISARNIŠKEGA POSLOVANJA V 1. BRIGADI SLOVENSKE VOJSKE ROK TOMŠIČ Predavatelj-ica / mentor-ica: Mentor-ica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Organizacija: Lektorica: Prevod v tuji jezik: mag. Vesna Lešnik Štefotič Aleš Lesjak MORS, 1. brigada SV Joža Ocepek Marko Djukić Maribor, 2007 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

3 ZAHVALA Zahvaljujem se zaposlenim v glavnih pisarnah 1. brigade SV za njihov prispevek pri nastajanju diplomske naloge. Posebno se zahvaljujem predvsem mentorjema, ga. mag. Vesni Lešnik Štefotič in Alešu Lesjaku, za pomoč in usmerjanje med nastajanjem diplomske naloge.

4 POVZETEK Za temo diplomske naloge Uvedba Microsoft Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja sem se odločil zaradi dejstva, da se v 1. brigadi slovenske vojske srečujemo z veliko potrošnjo papirja in zasičenostjo z delom v glavnih pisarnah. Pred časom smo se odločili za uvedbo elektronskega pisarniškega poslovanja, z namenom zmanjšanja stroškov poslovanja in racionalizacijo dela v glavnih pisarnah. Problem, ki se je pojavil ob uvajanju, je bil slabo poznavanje osnovnih načel elektronskega pisarniškega poslovanja ter računalniškega programa Microsoft Outlook kot orodja za elektronsko pisarniško poslovanje. Glavne pisarne v 1. brigadi se srečuje z veliko dokumenti, katerih hitro reševanje lahko pomeni velik prihranek časa in nenazadnje tudi reševanje življenjskih problemov (Vojska je organizacija, kjer se lahko zaradi pravočasnega reagiranja na problem reši ali izgubi veliko človeških življenj). Za uspešno poslovanje vsake enote v 1. brigadi je potrebno tudi kvalitetno pisarniško poslovanje, ki je predpisano z Uredbo o pisarniškem poslovanju in dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva. Le-ta določa pravila o načinu evidentiranja, klasificiranja, spremljanja rokov, reševanja nalog in hranjenja dokumentarnega gradiva, ki ga prejema enota ali pa nastanejo pri delu le-te. V nadaljevanju diplomskega dela sem na podlagi izdelanega anketnega vprašalnika anketiral devet zaposlenih v glavnih pisarnah 1. brigade. Namen ankete je bil ugotoviti predznanje uporabnikov elektronskega pisarniškega poslovanja ter pridobiti oceno ustreznosti navodila za pomoč pri uvajanju Microsoft orodja Outlook, kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja. Na podlagi analize odgovorov, pridobljenih z anketo, sem navodilo za uporabo Microsoft Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja ustrezno spremenil in dopolnil. Končna ugotovitev je, da je za uspešno pisarniško poslovanje vsake enote oziroma glavne pisarne v 1. brigadi potreben ustrezno usposobljen kader, ki sledi novostim na področju pisarniškega poslovanja.

5 ABSTRACT The title of this paper,»implementation of Microsoft Outlook as a tool for electronic office management«was chosen because of the fact that the 1 st Brigade of Slovenian Armed Forces faced great material (mostly paper) consumption and work overload the in main offices. A while ago, we decided for the implementation of electronic office management with the goal of reducing operational costs and rationalizing of work in the main offices. The problems that surfaced during implementation were the lack of basic rules of electronic office management and the lack of knowledge regarding the use of the Microsoft Outlook application as the tool for electronic office management. The 1 st Brigade s main offices are faced with great amounts of documents, which demand swift management. The objective is to save time and also, in our case, this can mean saving lives. (The Army is an organization, where swift reaction can save or loose a great number of human lives.) For successful management of every unit of the 1 st Brigade successful office management is necessary. Office management is laid own in the Regulation on Office Management and the Duties of Administrative Bodies Regarding Documentation. This paper sets rules in proper way of listing, classifying, setting deadlines, processing and storing of all documents received or issued by the unit. In the second part of this paper, there is a questionnaire answered by nine employees in the 1 st Brigade s main offices. The goal was to establish the knowledge of electronic office management and the value of the Microsoft Outlook Manual (the tool for electronic office management). Based on the results of the questionnaire (analysis of the answers), I performed an upgrade to the existing Manual, taking all suggestions into consideration. The conclusion is that successful office management in each unit or the main office of the 1 st Brigade requires well-trained personnel, capable of quick adaptation to all new implementations in office management.

6 KLJUČNE BESEDE: - Pisarniško poslovanje - Microsoft Outlook - Microsoft Word - Navodilo - Elektronsko poslovanje KEY WORDS: - Office management - Microsoft Outlook - Microsoft Word - Manual - Electronic management

7 KAZALO VSEBINE Povzetek 1 Uvod Opis osnovnih dejavnosti pisarniškega poslovanja Sprejem dopisov Razvrščanje dopisov Opremljanje, signiranje, knjiženje ter posredovanje dopisov Elektronsko pisarniško poslovanje Predstavitev 1. brigade Slovenske vojske (1. BRSV) Dejavnost, organizacijska struktura Predstavitev pisarniškega poslovanja v 1. BRSV Postopek pred uvedbo elektronskega pisarniškega poslovanja Razlogi in odločitev za prehod na elektronsko pisarniško poslovanje Postopek med postopnim uvajanjem elektronskega pisarniškega poslovanja Trenutni postopek elektronskega pisarniškega poslovanja v 1. BRSV Predstavitev navodila za uporabo orodja MS Outlook pri elektronskem pisarniškem poslovanju Uvod v navodilo za uporabo orodja MS Outlook pri elektronskem pisarniškem poslovanju v 1. BRSV Načini sprejema in oddaje dopisov v 1. BRSV Opremljanje dopisov z e-štampiljko, signiranje, uporaba e-podpisa Elektronsko knjiženje Arhiviranje Hranjenje na papirju Shranjevanje na prenosljive nosilce podatkov Anketa zaposlenih v glavnih pisarnah Analiza pridobljenih ugotovitev ter izdelava popravljenega navodila Anketiranje zaposlenih v glavnih pisarnah 1. BRSV Analiza anket... 27

8 9 Vnos popravkov v navodilo oz. izdelava prenovljenega navodila Povzetek novega navodila o uvajanju MS Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja Zaključek Literatura in viri Priloge PRILOGA A: Spremni dopis k anketnemu vprašalniku PRILOGA B: anketni vprašalnik PRILOGA C: Novo navodilo za uvajanje MS Outlook-a kot orodja za elektronsko pisarniško poslovanje Osnovne značilnosti orodja MS Word Funkcije Kako izdelati dokument? Kako odpreti obstoječo datoteko (dokument)? Shranjevanje dela Predhodni ogled in tiskanje: Kratka predstavitev orodja Outlook Načini sprejema in oddaje dopisov Prikaz določenih načinov kombiniranja obeh orodij Opremljanje dopisov z e-štampiljko, signiranje, uporaba e-podpisa Shranjevanje in arhiviranje dokumentov... 41

9 KAZALO SLIK Slika 1: Grb Republike Slovenije in znak 1. BRSV Slika 2: Organigram enot 1. BRSV Slika 3: Šifra dokumenta Slika 4: Zadnji štirje odprti dokumenti Slika 5: Izbira mesta shranjevanja in poimenovanje dokumenta Slika 6: Pošiljanje novega sporočila naslovniku Slika 7: Ustvarjanje e-arhiva_ Slika 8: Ustvarjanje e-arhiva_ Slika 9: Pogled arhivske mape Slika 10: Ustvarjanje nove mape Slika 11: Pogled ustvarjenih map KAZALO PRILOG Preglednica 1: Preglednica odgovorov anketirancev Preglednica 2: Preglednica odgovorov anketirancev Preglednica 3: Preglednica odgovorov anketirancev Preglednica 4: Preglednica odgovorov anketirancev Preglednica 5: Preglednica odgovorov anketirancev Preglednica 6: Preglednica odgovorov anketirancev

10 1 UVOD Danes se ne sprašujemo več zakaj, temveč kako elektronsko poslovati, da bodo doseženi rezultati čim boljši. Gospodarske družbe in javne ustanove želijo vedeti, kako naj organizirajo elektronsko poslovanje v svojih poslovnih procesih, da bodo čim bolj učinkovite in nenazadnje tudi uspešne. Pojav elektronskega posredovanja in shranjevanja dokumentov in s tem bistvenega zmanjšanja stroškov, je povzročil spremembo mišljenja in postopen pristop k modernemu načinu izdelave, obdelave in posredovanja dokumentov. Z razvojem zmogljivejših računalnikov in omrežij se je ta potreba namreč stopnjevala in prerasla v nujnost. Sodobno pisarniško poslovanje zahteva sodobno računalniško strojno opremo, ustrezno programsko opremo, ki je lahko prilagojena posamezni gospodarski zvrsti, ter ustrezno strokovno usposobljen kader za delo v pisarnah. Tak kader je zaposlen tudi v vseh glavnih pisarnah 1. brigade SV (v nadaljevanju 1. BRSV). Zaposlen sem v sektorju 6 (zveze in informatika) poveljstva 1. BRSV, kjer je v opredelitvi del in nalog za moje delovno mesto tudi priprava dokumentov - dopisov, predaja in sprejem pošte. Nemalokrat sem se v preteklosti srečal s potrato časa in denarja, ki je bila posledica uporabe načina posredovanja in shrambe dokumentov v papirni obliki. V 1. BRSV se je zaradi potrebe po racionalizaciji in zmanjšanju stroškov preučila možnost uporabe računalniških orodij iz paketa MS Office. Ta licenčna orodja so bila kupljena za druge namene, vendar so se pokazala kot ustrezna tudi za uporabo pri elektronskem pisarniškem poslovanju. Sama programska oprema, ki jo ponuja Microsoft-ov paket Office (osnovni paket: Word, Excel, Power point, Outlook), zadostuje za izvajanje osnovnega elektronskega pisarniškega poslovanja. S samo temi štirimi orodji (minimalen strošek nabave) je mogoče izdelati, preoblikovati, posredovati in shraniti kakršenkoli dokument. Za elektronsko knjiženje prejete in oddane pošte pa se je pričel uporabljati program Delovodnik. 1. BRSV je do nedavno uporabljala oziroma izvajala star način pisarniškega poslovanja, ki je zahteval veliko časa in denarja (papir, kopiranje, distribucija s kurirjem...). Z uvajanjem sodobnejšega načina pisarniškega poslovanja se je ob minimalnih stroških bistveno zmanjšal denarni vložek (brez papirja, kurirja...) in hkrati povečal prihranek časa. Informacija je, ne glede na razdaljo, prispela od pošiljatelja do prejemnika, v roku nekaj minut. 10

11 Namen diplomske naloge je predstaviti uvedbo elektronskega poslovanja v 1. BRSV in navodilo za uporabo elektronskega pisarniškega poslovanja. Le-to je bilo izdelano s strani sektorja S-6. Na podlagi ankete moram ugotoviti pomanjkljivosti navodila in kot bistveni cilj naloge izdelati novo, čim bolj enostavno in praktično uporabno navodilo za uporabo orodja MS Outlook kot orodja za elektronsko pisarniško poslovanje. Navodilo bo namenjeno vsem uporabnikom, ki se srečujejo z elektronskim pisarniškim poslovanjem v 1. BRSV. To navodilo bo omogočilo kar najenostavnejši in najhitrejši preskok iz starega načina pisarniškega poslovanja na sodoben način elektronskega pisarniškega poslovanja. Diplomsko delo je razdeljeno v tri sklope. V prvem sklopu bom opredelil in razložil osnovne pojme pisarniškega poslovanja, predstavil 1. BRSV ter opisal postopek klasičnega (starega) načina pisarniškega poslovanja v 1. BRSV. V drugem sklopu bom predstavil navodilo za uporabo Microsoft Outlook kot orodja sodobnega pisarniškega poslovanja v vseh glavnih pisarnah 1. BRSV (v nadaljevanju GP). V tretjem sklopu pa bom predstavil anketo ter prikazal rezultate uporabe sodobnega pisarniškega poslovanja v 1. BRSV. Predloge, ugotovljene na podlagi anketiranja, bom upošteval pri popravku in izdelavi poenostavljenega navodila za uporabo Microsoft Outlook-a kot orodja za elektronsko pisarniško poslovanje. 11

12 2 OPIS OSNOVNIH DEJAVNOSTI PISARNIŠKEGA POSLOVANJA Jereb in Jereb (2000, str. 11) pravita, da lahko v vsaki organizaciji opredelimo temeljno dejavnost ali storitev in spremljevalne dejavnosti, ki zagotavljajo nemoteno izvajanje temeljnih nalog. Izvajanje temeljnih nalog omogoča tudi pisarniško poslovanje, tako v organizacijah zasebnega kot v organizacijah javnega interesa. Izraz "pisarniško poslovanje" pomeni obravnavo dokumentov in zadev v okviru poslovanja upravnih organov. Nosilec informacij je bil do nedavnega praviloma papir (ibidem, str. 12). Nove tehnologije so na področju ravnanja z dokumenti omogočile uvajanje novih medijev izmenjave podatkov, kot so prenosljivi nosilci podatkov (diskete, CD, DVD plošče, spominski ključi) in elektronska pošta. Pri obravnavi dokumentov predvidevamo uporabo snemanja (skeniranja) dokumentov in arhiviranja na zmogljive optične medije. Jereb in Jereb (2000, str. 12) tudi pravita, da lahko pojem pisarniško poslovanje opredelimo kot središče obravnavanja informacij. Obravnavanje informacij v pisarniškem poslovanju lahko razdelimo v naslednje faze: - izdelava informacij; - obdelava informacij; - shranjevanje informacij; - prenos informacij. Definicijo pisarniškega poslovanja lahko z upoštevanjem naštetih faz tudi nadgradimo. Pisarniško poslovanje je lahko središče obravnavanja informacij, kjer prihaja do interakcije med štirimi dejavniki pisarniškega poslovanja: - človekom; - tehnologijo in opremo; - postopki; - zapisi. Jereb in Jereb (2000, str. 12) pravita, da je rešitev za izboljšave mikro procesa organizacije, načrtovanje štirih dejavnikov pisarniškega poslovanja na takšen način, da bodo aktivnosti med njimi definirane in optimirane. Vendar našteti dejavniki pisarniškega poslovanja in njihove 12

13 interakcije niso ves čas konstantne; med njimi so nastajale nove povezave in odvisnosti in pomen posameznega dejavnika se je v času spreminjal. Dokumenti od svojega nastanka do arhiva oz. uničenja prehajajo skozi več različnih faz. Pot prehajanja med temi fazami imenujemo življenjski cikel dokumenta. Vsak dokument zaznamuje življenjski cikel. Z življenjskimi cikli je definirana pot dokumentov od priprave do končne uporabe oziroma do samega arhiviranja/uničenja, kjer se življenjski cikel dokumenta zaključi. Vedno sta v proces vključena avtor oziroma tvorec dokumenta in naslovnik oziroma prejemnik dokumenta. V zahtevnejših okoljih je med nastankom in arhiviranjem oz. uničenjem dokumenta še mnogo drugih faz in več oseb, ki sodelujejo pri delovnem toku znotraj vsake faze življenjskega cikla. Zaradi narave poslovanja se zahteve za določen dokument povečujejo, razširjajo in dopolnjujejo ter s tem postajajo vse bolj kompleksne. Z njimi postajajo vse bolj kompleksni tudi življenjski cikli dokumenta. V 1. BRSV (kakor tudi v Slovenski vojski) se definicije v pisarniškem poslovanju malce razlikujejo od splošnih definicij. Predvsem so dodani elementi, ki najpogosteje izhajajo iz Zakona o varovanju tajnih podatkov (ZTP). Dokument je vsak pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače pripravljen zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje. Po nastanku jih delimo v tri večje skupine: prejeti (P), izhodni (I) in lastni (L). Lahko so brez stopnje tajnosti oziroma s stopnjo tajnosti: INTERNO, ZAUPNO, TAJNO ali STROGO TAJNO (ZTP zakon o varovanju tajnih podatkov). Pošta je vsak dokument, ki ga na kakršenkoli način prejmejo pripadniki 1. BRSV in izpolnjujejo naslednje pogoje; da ga je možno prebrati, razmnoževati v skladu s tehnološkimi zahtevami in da je tako pomemben, da ga je potrebno evidentirati. 13

14 2.1 Sprejem dopisov Žumer (2001, str. 46) govori, da je glavna pisarna notranja organizacijska enota ustanove, ki je zadolžena za centralno sprejemanje, odpiranje in pregledovanje raznovrstne pošte, za signiranje in klasificiranje zadev ter dokumentov, za vodenje evidenc o zadevah in dokumentih, za dodeljevanje zadev v reševanje, za vodenje rokovnika, odpravo pošte, vodenje tekoče zbirke dokumentarnega gradiva in vodenje arhiva. V 1. BRSV je tvorec oz. originator dokumenta (dopisa) do nedavno dokument natisnil na papir, ki ga je fizično odnesel v GP svoje enote. GP je tak dokument sprejela ter ga posredovala v pisarniško obdelavo. 2.2 Razvrščanje dopisov Žumer (2001, str. 46) pravi, da se sistem za razvrščanje dokumentov imenuje klasifikacijski načrt. Ta je običajno sestavljen na podlagi tri do pet mestne decimalne klasifikacije in opisa vsebine posameznih klasifikacijskih znakov. GP 1. BRSV na podlagi spodaj obrazloženega klasifikacijskega načrta (poglavje 6) razvrščajo dokumente ter jih posredujejo končnemu uporabniku. 2.3 Opremljanje, signiranje, knjiženje ter posredovanje dopisov (Ibidem, str.47) govori:»signirni načrt vsebuje številčne ali črkovne oznake organizacijskih enot in delovnih mest oziroma imen in priimkov delavcev, ki rešujejo in ustvarjajo dokumente in zadeve. Praviloma se sestavi na podlagi akta o organizaciji in sistematizaciji delovnih mest posamezne ustanove. Signirni načrt se uporablja za signiranje dokumentov in zadev v prejemni štampiljki in v pisarniških evidencah oziroma je osnova za dodeljevanje zadev v reševanje. Signirni znak je številčna ali črkovna oznaka določene organizacijske enote ustanove in delovnega mesta v signirnem načrtu. Izjemoma lahko signirni znak predstavlja tudi samo okrajšavo imena in priimka delavca, ki zadevo rešuje. 14

15 Šifra zadeve je številčna oznaka zadeve iz pisarniške evidence, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, ki označuje določeno vsebino, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in okrajšane letnice leta, v katerem je zadeva nastala. V zadnjem času se letnice ne krajša, ampak se izpisuje cela. Prejemna štampiljka je obrazec, praviloma predpisane oblike in vsebine, ki se odtisne v desni zgornji del vsakega prejetega dokumenta. Prejemna štampiljka vsebuje datum prejema dokumenta, šifro dokumenta ali zadeve, signirni znak ter podatke o prilogah in vrednotnicah, priloženih dokumentu. Distribucija dokumentov in zadev se izvaja na več načinov. Do nedavnega je bila najpogostejša pot dokumenta preko kurirja in poštne ustanove. Določeni dokumenti in zadeve so bili lahko posredovani tudi preko telefaksov. V sodobnem času se vse več distribucije izvaja preko elektronskih poti s pomočjo elektronskih medijev in orodij.«košmrlj in Popovič (2003, str. 87) pravita, da je danes poleg klasičnega načina odpošiljanja sporočil, zelo razširjeno sprejemanje in odpošiljanje elektronske pošte. Sporočila lahko na dolge razdalje pošiljamo hitro, ekonomično (eno sporočilo lahko pošljemo na več naslovov) in zanesljivo (dokumenti pri prenašanju ne izgubijo na kakovosti pa tudi varnost prenesenih podatkov je zagotovljena). 15

16 3 ELEKTRONSKO PISARNIŠKO POSLOVANJE Še do nedavnega so se pošta in drugi dokumenti evidentirali ročno, delovne mize uslužbencev so bile zasute s papirjem, arhiv dokumentov pa smo poznali le v fizični obliki. Danes si pisarniškega poslovanja brez takšnih in drugačnih informacijskih rešitev skorajda ne moremo več predstavljati. Vsakodnevnemu elektronskemu zajemu in evidentiranju pošte, delu z elektronskimi dokumenti, elektronskemu podpisovanju ter elektronski hrambi dokumentov ni mogoče več ubežati. Elektronsko poslovanje je potreba, ki je organizacije, ki želijo biti pri svojem delu uspešne in učinkovite, ne morejo več zanikati. Jerman Blažič (2001, str. 13) pravi, da se je razvoj elektronskega poslovanja začel z razvojem računalniških omrežij in interneta, združevanjem informacijske in telekomunikacijske tehnologije ter standardom za računalniško izmenjavo podatkov, katerega začetki segajo v leto Računalniška tehnologija, ki je bila v začetku namenjena le računalniškim strokovnjakom in znanstvenikom, je z leti postala veliko bolj uporabna in prijazna. Sčasoma je postala nepogrešljiva tudi za računalniške laike. Ob uvajanju elektronskega poslovanja se organizacije ne morejo izogniti vprašanjem kot so: kako organizirati elektronsko poslovanje, da bo to dejansko podprlo postopke, ki jih vodimo, katere informacijske rešitve izbrati, da bo dosežena čim večja učinkovitost in uspešnost uslužbencev in podobno. Pomembno je, da izberemo takšno rešitev, ki jo bo mogoče povezati z obstoječimi informacijskimi rešitvami in načini dela. To bo skrajšalo čas uvajanja in zmanjšalo potrebo po dodatni tehnični podpori. Pomembno je tudi, da je izbrana rešitev za pisarniško poslovanje celovita in podpira postopke od zajema, preko obdelave dokumentov, skupne rabe in elektronskega podpisovanja do elektronske hrambe dokumentov. Na tržišču se je pojavilo kar nekaj aplikacij za elektronsko pisarniško poslovanje z namenom, da prihranijo čas in olajšajo delo. Izbira ponudnika ni enostavna in zahteva tehten in racionalen premislek. 16

17 4 PREDSTAVITEV 1. BRIGADE SLOVENSKE VOJSKE (1. BRSV) Slika 1: Grb Republike Slovenije in znak 1. BRSV 1. BRSV je enota z več kot 1500 pripadniki. Ima štiri podenote 1 (10. motorizirani bataljon, 20. motorizirani bataljon, 17. bataljon vojaške policije in 670. poveljniško logistični bataljon) in skupno poveljstvo 1. BRSV. Vsi bataljoni in poveljstvo 1. BRSV imajo glavne pisarne. Naloga poveljstva 1. BRSV je vodenje in poveljevanje svojih podenot ter koordinacija z nadrejenim poveljstvom (Poveljstvo sil). Poveljstvo 1. BRSV se deli na sektorje in sicer: Sektor 1 (S-1) je zadolžen za kadre, S-2 se ukvarja z obveščevalno-varnostnimi zadevami (pridobivanje podatkov o nasprotniku), S-3 se ukvarja z operativno-učnimi zadevami (planiranje, načrtovanje), S-4 je logistični sektor (prehrana, prevoz, nastanitev ), S-5 civilno-vojaške zadeve (sodelovanje s civilnimi strukturami), S-6 se ukvarja z zvezami in informatiko. 4.1 Dejavnost, organizacijska struktura 1. BRSV je ena najpomembnejših enot Slovenske vojske. Enota je popolnjena 2 s kadrom in materialno-tehničnimi sredstvi in tako polno sposobna izvrševati osnovno nalogo, to je obramba ozemeljske celovitosti in suverenosti Republike Slovenije. Poleg standardnih nalog 1 Enota, ki je neposredno podrejena poveljstvu 1. BRSV 2 Vojaški strokovni izraz za zaposlovanje novega kadra 17

18 (sodelovanje na različnih usposabljanjih doma in v tujini), zagotavlja največ pripadnikov SV v misijah po celem svetu (Bosna in Hercegovina, Kosovo, Libanon, Afganistan, Irak) 3. Organizacijsko je 1. BRSV podrejena Generalštabu SV in Poveljstvu sil. V svoji sestavi ima 1. BRSV štiri bataljone. Dva motorizirana bataljona zagotavljata udarno moč, bataljon vojaške policije zagotavlja spremljanje kolon, ravnanje z ujetniki, urejanje prometa... in logistični bataljon, ki zagotavlja logistično podporo vsem trem bataljonom ter samemu poveljstvu 1. BRSV (nastanitev, prehrana, prevozi...). 1 PSSV VP VP 17 PLC VP VP MMC 10 MMC 20 PLV PLC 10 PLC 20 TRAC 670 IZVC 670 CZV 670 Slika 2: Organigram 4 enot 1. BRSV 3 Mirovne misije Združenih narodov, Evropske unije, Partnerstva za mir oz. NATO 4 Organizacijski prikaz enot 1. BRSV s simboli 18

19 5 PREDSTAVITEV PISARNIŠKEGA POSLOVANJA V 1. BRSV 5.1 Postopek pred uvedbo elektronskega pisarniškega poslovanja Do nedavnega je pisarniško poslovanje v 1. BRSV potekalo na star način. Tvorec dokumenta je dokument pripravil, ga pregledal, natisnil ter dal v podpis nadrejeni osebi. Ko je bil dokument opremljen s podpisom, je romal v GP. Tam se je dokument evidentiral na klasifikacijske kartice, v skladu s klasifikacijskim načrtom opremil s šifro in datumom, ter vložil v predal naslovnika. Najpogostejša nadaljnja pot dokumenta je bila preko kurirja, ki je dokumente fizično odpeljal na poštno ustanovo oziroma direktno naslovniku (vložišče, GP). Redkeje se je uporabljalo komunikacijska sredstva (največkrat telefaks). 5.2 Razlogi in odločitev za prehod na elektronsko pisarniško poslovanje Ko je pričela 1. BRSV pridobivati bataljone in se kadrovsko popolnjevati (leta 2000 je bil v 1. BRSV en bataljon, kadrovsko pa je brigada štela nekaj čez 200 pripadnikov, leta 2002 so bili v brigadi štirje bataljoni, kadrovsko je imela brigada 1000 pripadnikov, leta 2005 so bili v 1. BRSV prav tako štirje bataljoni s skupno skoraj 1800 pripadniki), se je stalno povečeval obseg dela v GP. Star način pisarniškega poslovanja ni bil učinkovit, še več, bil je časovno in denarno potraten. V sredini leta 2006 se je na podlagi ukaza poveljnika 1. BRSV pričelo s postopnim uvajanjem elektronskega pisarniškega poslovanja za celotno 1. BRSV. Priprave so potekale v dveh delih. Prvi del je bila strokovna izobrazba uporabe MS orodij Word in Outlook zaposlenih v glavnih pisarnah 1. BRSV in tudi ostalih zaposlenih pripadnikov poveljstev in enot 1. BRSV. Na nivoju 1. BRSV so bila organizirana predavanja, usposabljanja ter različni računalniški tečaji. Uporabniki so na teh usposabljanjih pridobili osnovno znanje za uporabo elektronskega pisarniškega poslovanja. Istočasno s prvim delom je potekal drugi del, katerega naloga je bila tehnično opremiti (računalniška infrastruktura z ustrezno programsko opremo) poveljstva enot v 1. BRSV. Oba dela priprav sta potekala pravočasno in brez težav. 19

20 Prve težave so se pričele pojavljati na začetku izvajanja elektronskega pisarniškega poslovanja, saj je večina zaposlenih pozabila znanje osvojeno na tečajih. Pojavila se je potreba po kratkem navodilu za uporabo orodij MS Word in MS Outlook kot osnovnima komponentama elektronskega pisarniškega poslovanja. Sektor 6 (v kombinaciji z glavnimi pisarnami) je imel nalogo izdelati navodilo za uporabo orodij MS Word in MS Outlook oziroma izdelati preprost priročnik za čimprejšnjo osvojitev osnovnih računalniških znanj za uporabo elektronskega pisarniškega poslovanja. Samo navodilo je predstavljeno v 6. poglavju. 5.3 Postopek med postopnim uvajanjem elektronskega pisarniškega poslovanja Originatorji 5 dokumentov oz. dopisov so v prvih tednih še vedno izdelovali dokumente na star način. Še vedno so jih odnašali - po pregledu nadrejenega - v GP, kjer jih je GP opremila z vsemi pritiklinami. Še vedno se je dokument tiskalo, saj se za potrebe arhiva ni zagotovila zadostna količina tehnične opreme, ki bi služila izključno arhivu. Postopoma se je veliko starih postopkov ukinilo. Najprej se je ukinila fizična pot med proizvajalcem dokumenta in GP (nadomestila jo je elektronska pot preko orodja Outlook). Glavna pisarna je še vedno opremljala dokumente (potem, ko jih je natisnila) s sprejemno štampiljko in različnimi žigi. Originator dokumenta je dobil kopijo dokumenta, original pa je seveda potoval naslovniku. Ko je originator oz. oseba, zadolžena za reševanje dokumenta, le-tega rešila, ga je vložila v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva (hranjenje v pristojnosti GP). Ko so bili rešeni vsi dokumenti določene zadeve, se je celotna zadeva predala v arhiv, ki je bil seveda začasni. Posledico le-tega gre pripisati stalnemu preverjanju predhodnih zadev. Dejansko se namreč dokumentacija iz začasnega arhiva preda pristojnemu arhivu po preteku petih let od zaključitve zadeve. 5.4 Trenutni postopek elektronskega pisarniškega poslovanja v 1. BRSV Preskok v načinu pisarniškega poslovanja, ki se je zgodil v zadnjih mesecih, je zelo velik. Originator dokumenta dokument pripravi v elektronski obliki, najpogosteje je to orodje MS Word. Ko je dokument fizično pregledan ter opremljen z elektronskim podpisom 5 Tvorec; oseba, ki je dokument izdelala 20

21 odgovornega, ga originator pošlje v GP. Delavec v GP ga sprejme in shrani na trdem disku računalnika v GP, nato ga opremi s klasifikacijsko številko, ki jo pridobi na podlagi vnosa vpisa dokumenta v klasifikacijski program Delovodnik. Dopis se nato opremi z elektronsko štampiljko (predhodno jo lahko izdelamo tudi z makro opcijo v MS Wordu). Ko je zaključen celoten postopek, delavec v GP odpre orodje Outlook, kjer ima v imeniku prednastavljene sezname vseh GP v Slovenski vojski. Ko v ustrezno polje vnese vse podatke, pripne datoteko, ki vsebuje naš dopis. Zaradi vodenja evidenc se vsak dopis v vednost pošlje tudi originatorju. Največje težave so se pojavljale z izvajanjem izdelovanja varnostnih kopij arhiva. Rešitev se je našla s strani sektorja S-6, ki sedaj enkrat tedensko, preko za to namenjenega računalnika, naredi varnostno kopijo v vseh GP v 1. BRSV. 21

22 6 PREDSTAVITEV NAVODILA ZA UPORABO ORODJA MS OUTLOOK PRI ELEKTRONSKEM PISARNIŠKEM POSLOVANJU V nadaljevanju je predstavljeno navodilo za uporabo elektronskega poslovanja v 1. BRSV, ki ga je v mesecu oktobru 2006 izdelal sektor S-6. Navodilo je bila začasna rešitev za uporabnike, ki so bili zaposleni v 1. BRSV, med samim prehodom iz starega v sodoben način pisarniškega poslovanja. Zaradi predvidenega dobrega predznanja uporabnikov je bilo navodilo zelo suhoparno, z osnovnimi karakteristikami in je služilo kot opomnik. Navodilo je bilo izdelano z namenom pomoči uporabnikom pri upoštevanju pravil pisarniškega poslovanja. Navodilo je bilo skopo glede navodil za izdelavo in distribucijo dokumentov. Celotno navodilo je prilagojeno tako, da so podpoglavja označena oz. oštevilčena enako kot to diplomsko delo. Prav tako sem zaradi pravilnosti v navodilo vpisal tudi avtorje določenih delov navodila. 6.1 Uvod v navodilo za uporabo orodja MS Outlook pri elektronskem pisarniškem poslovanju v 1. BRSV IT oprema, s katero razpolaga GP, je s strani sektorja za informatiko prednastavljena. Zaposleni aktivira programsko orodje MS Outlook, ki ima prednastavljene vse funkcije za nemoteno delo ter programski paket Delovodnik. S programskim paketom Delovodnik delavec v glavni pisarni ažurno vodi evidenco prejetih in poslanih dokumentov (opremljenih s klasifikacijsko številko). Orodje MS Outlook služi sprejemanju in posredovanju dokumentov. 6.2 Načini sprejema in oddaje dopisov v 1. BRSV Pošto sprejme pripadnik GP, ki je pooblaščen za sprejem pošte ter z ustreznim dovoljenjem za dostop do tajnih podatkov (zaupno). V GP ne odpirajo pošte: - ki vsebuje oznako stopnje tajnosti TAJNO in STROGO TAJNO (odpiranje in evidentiranje izvaja v varnostnem območju I. stopnje, za to pooblaščena oseba); - ki je osebno naslovljena (v primeru, da vsebuje podatke, ki so pomembni za delo poveljstva, jo mora naslovnik nemudoma posredovati v GP na evidentiranje) 22

23 Vsak strokovni delavec, ki je pripravil dokument za odpravo, je ne glede na to, kdo je podpisnik, dolžan GP posredovati: - številko zadeve (če je potrebno odpreti novo zadevo, se o tem posvetujejo z GP); - natančen naslov (če bo dokument odpravljen po Pošti Slovenije obvezno navesti ulico, hišno številko, poštno številko in kraj); - katere priloge je potrebno priložiti oziroma če originalu ni potrebno priložiti prilog; - način odprave (priporočeno, s povratnico, z vročilnico, po Outlook-u, s kurirjem, po telefaksu obvezno navesti številko telefaksa). Dokumenti, ki se dostavljajo v GP v podpis in odpremo, so speti le s sponkami za papir. 6.3 Opremljanje dopisov z e-štampiljko, signiranje, uporaba e-podpisa GP je odgovorna za vodenje evidence in naročanje novih žigov in štampiljk. Žige in štampiljke lahko uporabljajo pripadniki le na podlagi pisnega pooblastila poveljnika. Vsi, ki so pooblaščeni za uporabo žigov, so dolžni med delovnim časom uporabljati in hraniti žige tako, da neupravičenim osebam preprečijo dostop do le-teh. GP razpolaga z e-štampiljko, ta se odtisne na dokument, ki potuje izključno po elektronski poti. Na prejete dokumente se odtisne prejemna in arhivska štampiljka. Po Lorbarju in Staretu (1998, str. 43) velja v državni upravi predpisana vsebina le za določene štampiljke. Prejeto pošto pregleda načelnik štaba (lahko tudi namestnik bataljona) in jo signira 6 v skladu s signirnim načrtom. Glavna pisarna signirano pošto evidentira in jo razdeli po oddelkih. Dokumenti, ki se bodo pošiljali po elektronski poti, se opremijo z e-podpisom podpisnika (navadno poveljnika). Ko je dokument»podpisan«, se ga opremi z e-štampiljko, signira in po e-pošti odpravi naslovniku. 6 Označiti 23

24 6.4 Elektronsko knjiženje Evidenca zadev in dokumentov je temeljna evidenca, ki se vodi o vseh zadevah in dokumentih, ki jih organizacijska enota prejme oziroma nastane pri njenem delu. Vodi se računalniško, podprto preko programa»delovodnik«, skladno z veljavnim klasifikacijskim načrtom. Vsak dokument je opremljen z večmestno številko, pri kateri posamezni deli pomenijo: / šifra zadeve vzeta letnica nastanka (popolna) zaporedna številka iz klas. načrta dokumenta v zadevi zaporedna številka zadeve Slika 3: Šifra dokumenta Za vsako stopnjo tajnosti mora biti vzpostavljen poseben delovodnik, v katerega se vpisujejo dokumenti posameznih stopenj. Dokumenti so lahko tudi stopnjevani. To pomeni, da se na podlagi vsebine dokumenta opredeli njegova pomembnost oz. stopnja škode, ki je povzročena (največkrat organizaciji) v primeru razkritja vsebine dokumenta nepoklicani osebi. Originator se glede na pomembnost odloči med štirimi stopnjami zaupnosti. Ko je dokument opremljen s stopnjo tajnosti, se šteje kot stopnjevan dokument. Na stopnjevanem dokumentu se pred številko označi stopnja tajnosti in sicer z veliko tiskano črko I za INTERNO, Z za ZAUPNO, T za TAJNO in ST za STROGO TAJNO, na koncu številke se vpiše zaporedna številka vpisa iz Delovodnika. Delovodniki morajo biti overjeni (ustrezno označeni in podpisani s strani pooblaščene osebe v našem primeru je to poveljnik 1. BRSV). Zgled: I / Arhiviranje Arhiviranje je postopek prevzemanja, hranjenja, vzdrževanja, strokovne obdelave in uporabe dokumentarnega in arhivskega gradiva v zbirki dokumentarnega gradiva oziroma v arhivu 24

25 ustanove ali posameznika. Arhivira se dokumentarno gradivo, ki je rešeno oziroma zaključeno in ni več neposredno (stalno) potrebno za tekoče poslovanje. Dokumentarno gradivo arhiviramo zaradi različnih potreb in hranimo v arhivu ustanove, dokler ne potečejo roki hranjenja, ki jih narekujejo predpisi in potrebe poslovanja ali dokler del dokumentarnega gradiva, ki ima značaj arhivskega gradiva (trajni pomen za zgodovino, znanost ali kulturo), ne odberemo in izročimo pristojnemu javnemu ali zasebnemu arhivu. (Žumer V., str. 48) Hranjenje na papirju Arhiviranje lahko opravimo tudi na star način. Dokument natisnemo, ga opremimo s štampiljko, datumom rešitve ter ga skupaj z zadevo vložimo v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva in kasneje predamo v arhiv Shranjevanje na prenosljive nosilce podatkov Shranjevanje oz. arhiviranje na prenosljivih nosilcih podatkov se v praksi ne uporablja masovno, saj se tendenca spreminjanja izmenljivih nosilcev podatkov ter njihova primerljivost prehitro odvija. Primer: minilo je le 20 let od uporabe»starejših floppy«disket, ki jih danes nihče ne uporablja. Bistveno je, da ne obstaja medij, ki je sposoben branja podatkov iz takšnih nosilcev. Arhiviranje je smotrno na izmenljivih»trdih diskih«, katerih rok uporabe je bistveno daljši. 25

26 7 ANKETA ZAPOSLENIH V GLAVNIH PISARNAH Zaradi že prej omenjenih težav z obstoječim navodilom, sem se odločil, da preverim primernost navodil z izvedbo ankete med zaposlenimi v GP 1. BRSV. Vprašanja v anketi so bila pripravljena tako, da bi pokazala pomanjkljivosti navodila in stopnjo računalniškega znanja zaposlenih v GP 1. BRSV. Za anketo sem se odločil zaradi prostorske razseljenosti GP 1. BRSV: tri GP so v Ljubljani, ena v Celju in ena v Slovenski Bistrici. Anketo sem izvedel med zaposlenimi v vseh GP v 1. BRSV. Število udeležencev je majhno, saj je število zaposlenih po GP v celotni 1. BRSV majhno. Anketiral sem le delavce GP-jev, saj se le-ti vsakodnevno srečujejo z elektronskim pisarniškim poslovanjem. V 1. BRSV je samo v poveljstvih zaposlenih preko 200 pripadnikov. Noben pripadnik poveljstev v 1. BRSV se z elektronskim pisarniškim poslovanjem ne srečuje tako pogosto kot pripadniki GP. Glavni razlog pa je bila že prej omenjena prostorska razseljenost GP 1. BRSV. Anketo je izpolnilo devet od desetih zaposlenih v GP 1. BRSV. Namen anketiranja je bil ugotoviti uporabnost navodila za uvajanje Microsoft Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja, ter ugotoviti predznanje zaposlenih v GP v 1. BRSV. Z dopisom navedenim v prilogi A 7 diplomske naloge, sem v mesecu januarju 2007 poslal anketne liste 8 na naslove vseh GP v 1. BRSV. Kljub prošnji, da mi izpolnjene anketne liste vrnejo v najkrajšem možnem času, sem na anketne liste čakal skoraj cel teden. Glede na podatek, da je anketo reševalo malo število zaposlenih, mi potem sama obdelava podatkov ni vzela veliko časa. 7 Priloga A v poglavju Priloge 8 Priloga B v poglavju Priloge 26

27 8 ANALIZA PRIDOBLJENIH UGOTOVITEV TER IZDELAVA POPRAVLJENEGA NAVODILA 8.1 Anketiranje zaposlenih v glavnih pisarnah 1. BRSV Ker sem tudi sam zaposlen v 1. BRSV, je bil zame velik izziv anketirati svoje sodelavce in s tem pridobiti njihove poglede in razmišljanja o delu iz področja pisarniškega poslovanja. V GP v 1. BRSV (če štejemo še podenote je to pet GP) je zaposlenih deset delavcev in delavk, zato je število anketiranih zelo majhno. Odločil sem se za anketiranje v pisni obliki. Lahko bi jih anketiral tudi preko elektronske pošte, ki je najenostavnejša in najcenejša oblika anketiranja in ima enostavno upravljanje s podatki, vendar moje dosedanje izkušnje kažejo, da na anketo po elektronski pošti odgovori približno tretjina povabljenih oseb (izkušnje pošiljanja vabil na sestanke oz. pošiljanja strokovnih prispevkov). To bi v mojem primeru pomenilo samo tri izpolnjene ankete, kar je bistveno premalo. 8.2 Analiza anket Anketo je izpolnilo devet od desetih anketirancev (zaposlenih v GP 1. BRSV). Ankete ni izpolnil samo en delavec, ki je trenutno na mirovni misiji v tujini. Pri 1. vprašanju me je zanimalo, koliko časa dnevno so porabili zaposleni pri klasičnem opravljanju pisarniškega poslovanja. Dva anketiranca sta navedla, da je bilo potrebno 5 ali več ur. Trije anketiranci so odgovorili, da so delo opravili v 4 urah, štirje delavci pa so potrebovali le 3 ure. Eden glavnih razlogov za takšne odgovore je dejstvo, da se GP poleg pisarniškega poslovanja ukvarjajo tudi z drugim delom (sprejemanje obiskov, sodelovanje na sestankih, pisanje zapisnikov ). Razlike se pojavijo v sami hierarhiji GP (GP brigade je bistveno bolj obremenjena kot GP bataljona). Razlike se pojavljajo tudi med GP posameznih bataljonov. Večje število ur, porabljenih za pisarniško poslovanje, gre pripisati le večjemu obsegu dela. 27

28 2. vprašanje: Ali poznate MS orodje Outlook? vprašanja odgovori DA NE DELNO 2. vprašanje Preglednica 1: Preglednica odgovorov anketirancev 1 Pri 2. vprašanju me je zanimalo poznavanje MS orodja Outlook. Vseh devet anketirancev je odgovorilo, da orodje poznajo vsaj delno (trije odgovori DA, šest odgovorov DELNO). Iz odgovorov je moč soditi, da uporabniki poznajo orodja za elektronsko pisarniško poslovanje in da to znanje o orodjih tudi uspešno uporabljajo. 3. vprašanje: Ali ste se udeležili usposabljanje iz elektronskega pisarniškega poslovanja? vprašanja odgovori DA NE DELNO 3. vprašanje Preglednica 2: Preglednica odgovorov anketirancev 2 Pri 3. vprašanju udeležba na usposabljanjih iz uporabe elektronskega pisarniškega poslovanja, so bili odgovori primerljivi z odgovori na 2. vprašanje. Trije odgovori so bili pritrdilni, šest nikalnih. Na usposabljanju se podrobno spozna orodje MS Outlook, ki pa ga anketiranci že poznajo. Težave so očitno pri razumevanju osnovnih pojmov pisarniškega poslovanja, kakor tudi različne dinamike in načina dela v različnih GP. Dejstvo je tudi, da so nekateri delavci v GP šele kratek čas in še niso osvojili vseh veščin elektronskega pisarniškega poslovanja. 4. vprašanje: Ali je navodilo za izvajanje elektronskega pisarniškega poslovanja»ljudem prijazno«? vprašanja odgovori DA NE DELNO 4. vprašanje Preglednica 3: Preglednica odgovorov anketirancev 3 28

29 Pri 4. vprašanju me je zanimala uporabnost navodila. Odgovori so bili različni. Dva anketiranca sta odgovorila NE, trije DA in štirje DELNO. Pojasnilo je opredeljeno v odgovorih v vprašanjih številka 5 in vprašanje: Kje ste naleteli na nerazumevanje navodila? vprašanja odgovori BREZ PRIPOMB 1-3 PRIPOMBE NAD 3 PRIPOMBE 5. vprašanje Preglednica 4: Preglednica odgovorov anketirancev 4 Pri 5. vprašanju sem anketirance spraševal po točnih delih navodila, ki so nerazumljivi. Iz odgovorov je mogoče razbrati, da je navodilo dobro, vendar vsebuje preveč podrobnosti in definicij (šest odgovorov). Potrebna je sprememba v obliki poenostavitve navodila. 6. vprašanje: Kaj je potrebno v navodilu spremeniti? vprašanja odgovori BREZ PRIPOMB 1-3 PRIPOMBE NAD 3 PRIPOMBE 6. vprašanje Preglednica 5: Preglednica odgovorov anketirancev 5 Pri 6. vprašanju spremembe v navodilu, je bilo največ predlogov v smislu slikovne ponazoritve korakov pri sprejemu, shranjevanju, pošiljanju in arhiviranju. Vsi anketiranci so odgovorili, da navodila za uporabo programskega paketa Delovodnik ne potrebujejo, ker ga že imajo. Težnja po poenostavljenem navodilu za uporabo MS orodij pri elektronskem pisarniškem poslovanju je bila obrazložena zaradi uvajanja novih zaposlenih v GP. Hiter in enostaven vpogled v slikovno navodilo služi velikemu prihranku časa, kakor tudi večje zbranosti na delovnem mestu. 7. vprašanje: Kako ste zadovoljni z uvajanjem elektronskega pisarniškega poslovanja? vprašanja odgovori BREZ PRIPOMB 1-3 PRIPOMBE NAD 3 PRIPOMBE 7. vprašanje Preglednica 6: Preglednica odgovorov anketirancev 6 29

30 Pri 7. vprašanju so anketiranci podali več ali manj enake odgovore. Šest anketirancev je odgovorilo, da je poslovanje bistveno hitrejše in enostavnejše, vendar to zahteva stalno dosegljivost oziroma prisotnost v glavni pisarni. V preteklosti so se delavci v GP»orientirali«po urniku kurirja, sedaj pa opravljajo to nalogo delavci v GP s pomočjo računalnika in telekomunikacijskih poti. Trije anketiranci so ugotovili bistveno zmanjšanje porabe papirja za potrebe tiskanja in razmnoževanja. Kljub temu, da je potrebna stalna prisotnost vsaj enega zaposlenega, so vsi anketiranci navedli večjo količino prostega časa in boljšo koordiniranje dela v glavni pisarni. Kot slabosti/pomanjkljivosti, so anketiranci navajali delo s slabimi zasloni, odvisnost od električne energije, zanesljivost komunikacijskih poti in nenazadnje stalno potrebo po arhiviranju oziroma izdelavo varnostnih kopij. 30

31 9 VNOS POPRAVKOV V NAVODILO OZ. IZDELAVA PRENOVLJENEGA NAVODILA Navodilo za uporabo orodja MS Outlook kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja je»živ«dokument, ki se mora stalno spreminjati in dopolnjevati. Na podlagi rezultatov ankete, uporabljene pri izdelavi diplomske naloge, sem moderniziral oz. na novo izdelal navodilo 9 za elektronsko poslovanje s poudarkom na računalniških orodjih (MS Word in Outlook). Obstoječe navodilo je obravnavalo predvsem osnove pisarniškega poslovanja in programski paket Delovodnik. Zaradi rezultatov ankete sem se odločil izdelati nov del navodila za uporabo pri elektronskem pisarniškem poslovanju. Največja pomanjkljivost prejšnjega navodila je bila suhoparnost besedila ter pomanjkanje grafičnega prikaza posameznih postopkov pri uporabi MS orodij Word in Outlook kot glavnih orodij elektronskega pisarniškega poslovanja. V anketi se je pokazalo, da imajo delavci v GP zadostno računalniško predznanje. Težave se pojavijo, ko delavec pozabi posamezne funkcije, ki jih orodje omogoča. Razlog za to je zasičenost uporabnikov z veliko količino informacij ter daljše ne-uporabljanje določenih funkcij, ki jih orodje omogoča. Navodilo mora biti jasno vsakomur, hkrati pa mora ponujati možnost spreminjanja. Novo navodilo na začetku opisuje orodje Word, s pomočjo katerega izdelamo dokument. V nadaljevanju navodilo opisuje shranjevanje dokumenta. Nato sledi kratka predstavitev orodja Outlook, posamezne funkcije ter kombiniranje obeh orodij. Na koncu navodila je omenjeno pošiljanje, shranjevanje ter arhiviranje pošte. To je minimalno znanje, ki ga mora uporabnik osvojiti, preden lahko suvereno uporablja vsa orodja uporabljena pri elektronskem pisarniškem poslovanju v 1. BRSV. Navodilo ne bo namenjeno samo delavcem GP v 1. BRSV, temveč vsem, ki se bodo pri svojem delu srečali z elektronskim pisarniškim poslovanjem. Celotno navodilo se nahaja v prilogi te diplomske naloge (priloga C). 9.1 Povzetek novega navodila o uvajanju MS Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja Novo navodilo vsebuje najosnovnejše funkcije, ki jih mora uporabnik poznati za izdelavo in distribucijo dokumenta. Podatki, pridobljeni iz ankete in iz lastnega opažanja, so pripomogli h končni podobi novega navodila. Vključujejo podroben opis določenih funkcij in slikovni 9 Priloga C v poglavju Priloge 31

32 prikaz. S tem navodilom odpravljamo težave uporabnikov, ki so se pojavljale pri prehodu na sodoben način pisarniškega poslovanja. Uporabnik mora za izvajanje pisarniškega poslovanja poznati osnovne funkcije obeh orodij. Poleg rednega usposabljanja mu je sedaj na voljo tudi novo, enostavnejše in nazornejše navodilo. Temeljni cilj novega navodila je podrobno, vendar ne zapleteno, predstaviti dve najbolj osnovni orodji za opravljanje elektronskega pisarniškega poslovanja. Orodje MS Word se uporablja za kreiranje osnovnega dokumenta in ima mnogo možnosti. Med svojimi lastnostmi ima tudi možnost shranjevanja, ki nam služi za arhiviranje naših izdelkov. Najbolj pomembno je navodilo, ko govori o orodju MS Outlook, saj uporabniku ponuja osnovne, vendar bistvene možnosti, ki jih to orodje ponuja. Na podlagi tega navodila je uporabnik sposoben izdelati dokument, ga shraniti, ga ustrezno opremiti z vsemi potrebnimi pritiklinami ter poslati naslovniku. Ob pomoči prejšnjega navodila pa je uporabnik sposoben tak dokument tudi spraviti skozi proces elektronskega pisarniškega poslovanja. 32

33 10 ZAKLJUČEK Prehod iz starega načina pisarniškega poslovanja na novega, se ne zgodi čez noč. Potrebno je izvesti obširne priprave ter upoštevati neko prehodno obdobje, v katerem se prepletata klasični in elektronski način pisarniškega poslovanja. V 1. BRSV smo se zaradi prevelike potrošnje in povečanega obsega dela odločili za prehod na elektronski način pisarniškega poslovanja. V prehodnem obdobju so se pojavljali različni problemi, ki so s časoma izginili. Potreba po navodilu za hitro osvajanje Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja, se je pojavila že zelo zgodaj. Navodilo, ki sem ga pripravil v tej diplomski nalogi, je odpravilo marsikatero nevšečnost uporabnika in pripomoglo k hitrejši adaptaciji novih uporabnikov oziroma zaposlenih v glavnih pisarnah. Na podlagi rezultatov, pridobljenih z anketo, sta se končni izgled in uporabnost navodila samo še izboljšala. Uporabniki so na podlagi lastnih izkušenj in usposabljanj prispevali svoja mnenja. Uvajanje elektronskega pisarniškega poslovanja pomeni racionalizacijo časa, denarni prihranek in pridobitev na hitrosti. V prehodnem obdobju se srečujemo s težavo, da uporabniki še vedno pred pošiljanjem dokumenta le-tega natisnejo. S to potrošnjo se je potrebno čimprej spopasti in v določenem časovnem obdobju poskrbeti za večjo osveščenost (predvsem glede potrošnje različnih materialov) vseh udeležencev pri ustvarjanju in distribuciji dokumenta. Elektronsko pisarniško poslovanje v 1. BRSV še ni na točki, ko bi lahko rekli:»mi ne uporabljamo več papirja.«vendar pa je bil prvi korak že storjen. Drugi korak je to navodilo, ki bo verjetno v prihodnje deležno še kakšnega popravka. 33

34 11 LITERATURA IN VIRI Literatura: - Gookin, D. (2000) Word za telebane, Ljubljana, Založba Pasadena. - Dr. Jereb, E. in Jereb, J. (2000) Organizacija pisarniškega poslovanja, Kranj, Založba Moderna organizacija. - Jerman Blažič, B. (2001) Elektronsko poslovanje na internetu, Ljubljana, GV založba. - Košmrlj, T. in Popovič, M. (2003) Oblikovanje dokumentov, Ljubljana, Tehniška založba Slovenije. - Lorbar, M. in Stare, J. (1998) Upravno poslovanje 2, Ljubljana, Gospodarski vestnik. - Mazzini, M. (2005) 100 računalniških zvijač, Ljubljana, Založba Pasadena. - Wang, W. in Parker, R. C. (2000) MS Office 2000 za telebane, Ljubljana, Založba Pasadena. - Mag. Žumer, V. (2001) Arhiviranje zapisov, Ljubljana, GV Založba d. o. o. Viri: - MS Outlook, MS Word, navodilo za uporabo. - Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur.l. št. 77/2000). - Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, 57/2000). - Sodobno pisarniško poslovanje, skripta. - Zaslon telecom (2007) Elektronski vir, (dostop 14. januar 2007) - Independent (2006) Elektronski vir (dostop 22. januar 2007) - E-tajnica (forum) (2007) Elektronski vir (dostop 1. februar 2007) - Občina Puconci (2005) Elektronski vir (dostop 30. januar 2007) - Podjetje RIS (2006) Elektronski vir (dostop 5. februar 2007) - Perenčič svetovanje (2007) Elektronski vir (dostop 5. februar

35 12 PRILOGE 12.1 PRILOGA A: Spremni dopis k anketnemu vprašalniku UPORABNOST NAVODILA ZA UPORABO MS OUTLOOK KOT ORODJA ELEKTRONSKEGA PISARNIŠKEGA POSLOVANJA Spoštovani! Sem Rok Tomšič, absolvent DOBE, višje strokovne šole iz Maribora, program poslovni sekretar. Za diplomsko nalogo sem si izbral naslov "Uvedba Microsoft Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja v 1. brigadi slovenske vojske". Svoje diplomsko delo bom namenil raziskavi elektronskega pisarniškega poslovanja v naši organizaciji. Z vašo pomočjo bom skušal ugotoviti prednosti in pomanjkljivosti ter predlagati izboljšave, ki nam bodo v prihodnosti morda pripomogle k boljšemu in kvalitetnejšemu delu na tem področju. Za uspešno izvedbo naloge potrebujem odgovore na spodaj zastavljena vprašanja, zato vas vljudno prosim, da izpolnite predloženi anketni list in mi ga vrnete v najkrajšem možnem času. Anketa je anonimna in jo bom uporabil izključno za izvedbo omenjene naloge. Zahvaljujem se vam za pomoč in Vas lepo pozdravljam. Rok Tomšič 35

36 12.2 PRILOGA B: anketni vprašalnik 4. Koliko časa na dan ste porabili pri klasičnem (starem načinu, brez pomoči računalnika) opravljanju pisarniškega poslovanja? 3 ure 4 ure 5 ur več kot 5 ur 5. Ali poznate MS orodje Outlook? DA NE DELNO 6. Ali ste se udeležili usposabljanje iz elektronskega pisarniškega poslovanja? DA NE 7. Ali je navodilo za izvajanje elektronskega pisarniškega poslovanja»ljudem prijazno«? DA NE DELNO 8. Kje ste naleteli na nerazumevanje navodila? Naštejte dele oziroma sklope, kjer je navodilo nerazumljivo. 9. Kaj je potrebno v navodilu spremeniti? Napišite predloge za spremembo navodilo. 10. Kako ste zadovoljni z uvajanjem elektronskega pisarniškega poslovanja? Pisno odgovorite ali je elektronsko poslovanje boljše ali slabše od klasičnega. 36

37 12.3 PRILOGA C: Novo navodilo za uvajanje MS Outlook-a kot orodja za elektronsko pisarniško poslovanje Osnovne značilnosti orodja MS Word MS Word je najpogostejše uporabljeno orodje za izdelavo dokumentov. Njegova enostavna uporaba omogoča uporabniku hitro osvajanje značilnosti samega orodja, saj se osnovno znanje za uporabo pridobi že na dve do tri dnevnih tečajih. Funkcije Po Wangu in Parkerju (2000, str. 51) obstajajo štiri osnovne funkcije, s katerimi se uporabnik največkrat ukvarja v MS Wordu: - kako izdelati dokument; - kako odpreti obstoječo datoteko; - shranjevanje dela; - predhodni ogled in tiskanje. Kako izdelati dokument? Wang in Parker (2000, str. 51) pravita, da z MS Wordom lahko izdelate dokument na štiri načine: - ko prvič zaženete Word, se samodejno prikaže prazen dokument, pripravljen za pisanje; - v standardni vrstici z orodji kliknete gumb za nov dokument (prazen list); - izberite ukaz Datoteka Nova; - na tipkovnici pritisnete tipki Ctrl + N. Kako odpreti obstoječo datoteko (dokument)? Shranjeno datoteko lahko v Wordu odprete na štiri načine: - na tipkovnici pritisnete tipki Ctrl + O; - v standardni vrstici z orodji kliknete gumb za odpiranje (odprta mapa); - izberite ukaz Datoteka Odpri; - izberete eno od nedavno uporabljenih (štirih) datotek na dnu menija Datoteka (glej sliko). 37

38 Slika 4: Zadnji štirje odprti dokumenti Shranjevanje dela Gookin (2000, str. 36) govori, da lahko v MS Wordu datoteko (dokument) shranite na tri načine: - pritisnite Ctrl + S; - kliknite gumb za shranjevanje v standardni orodni vrstici (sličica diskete); - izberete Datoteka - Shrani. Če datoteko shranjujete prvič, Word zanjo zahteva ime. Ime je lahko dolgo 255 znakov. Določeni znaki niso dovoljeni (obe poševnici, zvezdica, pika...) Slika 5: Izbira mesta shranjevanja in poimenovanje dokumenta 38

39 Predhodni ogled in tiskanje: Wang in Parker (2000, str ) pravita, da se zaradi nekontrolirane potrošnje papirja pred tiskanjem prepričajte, ali je z vašim izdelkom vse v redu. To storite na dva načina: - kliknete na gumb za predogled tiskanja v standardni orodni vrstici (list z lupo); - izberete Datoteka - Predogled tiskanja. V obeh primerih se vam odpre novo okno v katerem je viden cel dokument. Obstaja tudi možnost povečave predogleda tiskanja. Če ste s dokumentom zadovoljni, ga natisnete na tri načine: - kliknete na gumb za tiskanje v standardni orodni vrstici (tiskalnik); - izberete Datoteka - Natisni; - pritisnite Ctrl + P. Pri izbiri vseh treh načinov se vam pojavi pogovorno okno Natisni. V njem izberete tiskalnik (če jih je več), kaj želite natisniti (samo dokument ali tudi opombe), število strani oz. število kopij. Ko ste izbrali, kliknete na gumb V redu in dokument se natisne. Kratka predstavitev orodja Outlook MS Outlook je orodje, ki poleg sprejemanja in pošiljanja e-pošte omogoča še veliko drugih stvari. Najbolj pogosta je uporaba funkcije Koledar, s katero si organiziramo delo za več dni, tednov vnaprej. Naslednja funkcija je Opravila, s katero vas program po vnaprej nastavljenih parametrih opozori na dejanje, ki se bo zgodilo. Načini sprejema in oddaje dopisov Pošto sprejme pripadnik glavne pisarne, ki je pooblaščen za sprejem pošte ter z ustreznim dovoljenjem za dostop do tajnih podatkov (zaupno). 39

40 Slika 6: Pošiljanje novega sporočila naslovniku V meniju NEW izberemo novo sporočilo, ki ga opremimo z naslovnikom, zadevo in sporočilom. Dodamo lahko tudi priponko. Funkcija Cc (Carbon Copy) pomeni uporabo naslovnika, ki mu to sporočilo ni neposredno namenjeno, vendar pa je potrebna njegova seznanitev. Obstaja tudi funkcija Bcc (Black Carbon Copy), ki je namenjena»skrivanju«vseh prejemnikov sporočila. Osebe, navedene v poljih To in Cc, ne bodo vedele, da so sporočilo prejele tudi osebe navedene v polju Bcc. Med osnovne funkcije MS orodja Outlook spada tudi gumb Options, v katerem lahko izbiramo med več funkcijami. Najpogosteje je uporabljena funkcija Potrditev branja. V trenutku, ko naslovnik odpre pošto MS Outlook, avtomatsko pošlje originatorju sporočila»potrdilo o prebranosti«sporočila. Tako enostavno dobimo potrdilo, da je bilo vaše sporočilo dostavljeno in odprto. Zelo pogosta je tudi uporaba funkcije»ne dostavi pred«, ki omogoča časovno nastavitev pošiljanje sporočila. Prikaz določenih načinov kombiniranja obeh orodij Jereb in Jereb (2000, str. 245) pravita, da so pomembna lastnost Microsoft Offica načini in metode, s pomočjo katerih lahko med aplikacijami (orodji) izmenjujemo in prenašamo podatke oziroma informacije. Te metode so: - kopiranje (copying); - povezovanje (linking); 40

41 - vstavljanje (embedding). Načinov kombiniranja obeh orodij (MS Word in Outlook) je veliko. Za pisarniško poslovanje sta predvsem zanimiva odpiranje in pripenjanje datotek v MS Outlook. Datoteko odpremo kot priponko z enostavnim dvoklikom na ikono dokumenta ali pa se z miško premaknemo na ikono, pritisnemo desni klik, ter izberemo ukaz Odpri. Vstavljanje datoteke v MS Outlook omogoča gumb za priponko v standardni orodni vrstici (priponka), kjer vam nato ponudi novo okno s seznamom dokumentov. Obstaja tudi drugačen način, ki ne zahteva neposredno delo v orodju MS Outlook. V Raziskovalcu z desnim klikom na miški (na izbrani datoteki) izberemo ukaz Pošlji Prejemnik pošte. Avtomatsko se odpre MS Outlook, v katerem že imate priponko. Vpišete samo ime naslovnika in ime zadeve in stvar pošljete. Če želite dodati še spremni dopis, ga enostavno napišete v Outlook-ovo pogovorno okno. Če pa spremnega dopisa ne pišete, lahko nastane težava, saj naslovnik ne ve na kaj se nanaša vaše e-sporočilo. Opremljanje dopisov z e-štampiljko, signiranje, uporaba e-podpisa V MS Wordu je izdelan makro e-štampiljke, ki ga uporabnik prekopira na dokument. E- štampiljko je potrebno opremiti s klasifikacijskim znakom in šifro. Datum se vpiše avtomatsko (datum je nastavljen na računalniku). Shranjevanje in arhiviranje dokumentov Shranjevanje se izvede po naslednjih korakih. Za arhiviranje enkrat tedensko poskrbi sektor za informatiko, ki je tudi skrbnik e-arhiva. Zaradi potrebe po praktičnem prikazu kreiranja elektronskega arhiva, ki ga je uporabnik dolžan kreirati sam, sem v navodilo vključil tudi ta segment. Elektronsko arhiviranje pričnemo s kreiranjem je potrebno datoteko.pst. Klik na File New Personal Folder File in dobimo naslednje okno. 41

42 Slika 7: Ustvarjanje e-arhiva_1 Vpišemo ime datoteke. Paziti moramo, da ne naredimo arhiva pod lokalnim profilom, zato v padajočem oknu Save in izberemo poljubno mesto na disku D. Potrdimo s tipko Create. Slika 8: Ustvarjanje e-arhiva_2 V naslednjem oknu opravimo naslednje operacije ponovno vpišemo ime datoteke. Določimo še opcijo No encryption in potrdimo. V našem uporabniškem računu se prikaže ustvarjena nova mapa. 42

43 Slika 9: Pogled arhivske mape V novi mapi je potrebno kreirati še dve mapi in sicer Prejeto in Poslano. Najprej se postavimo na novo kreirano mapo Posta_arhiv06. Ti dve mapi kreiramo s klikom na Klik na File New Folder, prikaže se nam naslednje okno. Ponovno označimo novo kreirano mapo in v polje Name vpišemo najprej v Prejeto, potrdimo in ponovimo postopek in za mapo Poslano. Slika 10: Ustvarjanje nove mape 43

44 Na koncu mora naš predal izgledati tako, da imamo kreirani obe mapi in še mapo Deleted items, ki se kreira sama. Slika 11: Pogled ustvarjenih map Arhiviranje izvajamo tako, da prejeto pošto označimo v nabiralniku in jo prenesemo v novo mapo Poslano oziroma Prejeto. 44

45 IZJAVA Študent Rok Tomšič izjavljam, da sem diplomsko nalogo z naslovom Uvedba Microsoft Outlook-a kot orodja elektronskega pisarniškega poslovanja v 1. brigadi Slovenske vojske napisal samostojno pod mentorstvom mag. Vesne Lešnik Štefotič in Aleša Lesjaka. Litija, 2007 Podpis: 45