VPLIV POSAMEZNIKOVE OSEBNOSTI NA TIMSKO SODELOVANJE V PODJETJU AVON, D. O. O.

Transcription

1 FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer študija: organizacija in management kadrovskih in izobraževalnih sistemov Specialistična naloga VPLIV POSAMEZNIKOVE OSEBNOSTI NA TIMSKO SODELOVANJE V PODJETJU AVON, D. O. O. Mentor: dr. Goran Vukovič, doc. Kandidatka: Mateja Žebovec, dipl. org. - menedžerka Vodice, oktober, 2005

2 Zahvaljujem se mentorju dr. Goranu Vukoviču za napotke pri nastajanju in pisanju specialistične naloge. Ravno tako iskrena hvala vsem članom podjetja Avon, d. o. o., ki ste izpolnili vprašalnik in mi tako pomembno pomagali pri raziskovalnem delu naloge. Posebno hvaležna pa sem staršem, Janji in Štefanu, ter fantu Jaku, ki so me skozi študij spremljali in podpirali. 1

3 KAZALO VSEBIN 1 UVOD NAMEN IN CILJI NALOGE SUMMARY OPREDELITEV PROBLEMA PREDHODNE RAZISKAVE KAJ JE TIM IN KAJ TIMSKO DELO? ZAČETKI TIMSKEGA DELA SKUPINA TIM KDAJ SE ODLOČIMO ZA TIMSKO DELO? ZAKAJ TIMSKO DELO? PREDNOSTI TIMSKEGA DELA KOLEKTIVNO DELO SINERGIJA USPEŠNOST TIMSKEGA DELA RAZVOJNE ZNAČILNOSTI TIMA PREDNOSTI IN POMANJKLJIVOSTI PROCESA ODLOČANJA V TIMU VELIKOST TIMA VLOGA VODJE VODENJE TIMA DELEGIRANJE IN NAGRAJEVANJE ODGOVORNOSTI UČINKOVIT OBLIKOVALEC TIMA IN IZBOR ČLANOV TIMA VODENJE SESTANKOV TIMA SKUPINSKA KULTURA MOTIVACIJA VLOGE V TIMU INTERPLACE ČLANI TIMA VRSTE TIMOV RAZLIKA MED UČINKOVITIMI IN NEUČINKOVITIMI TIMI CILJI SPREMLJANJE NAPREDKA V TIMU SKUPINSKO UČENJE IN IZOBRAŽEVANJE TIMA USPEŠNO KOMUNICIRANJE POVEZOVANJE TIMA OBRAVNAVANJE PROBLEMOV IN NEVARNOSTI DELA V TIMU USTVARJALNOST IN USTVARJALNO RAZMIŠLJANJE V TIMU TEHNIKE USTVARJANJA V SKUPINI METODOLOGIJA DELA RAZISKAVA HIPOTEZA O PODJETJU AVON, D. O. O ANALIZA IN REZULTATI TEST HIPOTEZE ANALIZA IN REZULTATI RAZISKAVE SWOT ANALIZA (podjetje Avon, d.o.o.)

4 5.2.2 ANALIZA RAZISKAVE MODELNA REŠITEV SKLEPI UGOTOVITVE KRITIČNA ANALIZA ZAKLJUČEK PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVO PRILOGI...79 PRILOGA 1: BELBINOV TEST...79 PRILOGA 2: TEST, OCENITEV VODENJA LJUDI KAZALO SLIK KAZALO GRAFOV KAZALO SHEM LITERATURA IN VIRI

5 OPOMBA: V vsakodnevnem pogovoru in tudi pisanju se za označevanje timskega pa tudi skupinskega dela uporablja izraz»skupinsko delo«. Raba teh izrazov ni dosledna, vendar je iz vsebine in pričakovanja mogoče ugotoviti, ali se misli na timsko ali skupinsko delo. Vsak tim je skupina, vsaka skupina pa še ni tim. 1 UVOD 1.1 NAMEN IN CILJI NALOGE Med študijem organizacije in menedžmenta kadrovskih in izobraževalnih sistemov sem se dodobra seznanila tudi s področjem kadrovanja in izobraževanja, nad katerim sem se navdušila. V specialistični nalogi sem želela raziskati nekaj aktualnega, zanimivega. In našla sem pravo temo. Raziskovala sem vpliv posameznikove osebnosti na timsko delo oziroma ujemanje posameznikov v timu. V teoretičnem delu so obravnavani timi, v raziskovalnem delu pa sem ugotavljala, kako posamezniki vidijo sebe in svoj prispevek k timu, kako jih vidijo sodelavci ter kakšni sodelavci v timu so za neko delo potrebni, da bi se tim čim bolj približal popolnemu timu. Ljudje se že od nekdaj povezujejo v skupine, saj so le-te temelj človekovega družinskega življenja, zaščite, bojevanja, vladanja, odzivanja in dela. Obnašanje skupin je lahko kaotično, z organiziranjem pa je skupino mogoče povzdigniti do urejenosti, ki zagotavlja uspeh. Potreba po timskem delu pa ni zgolj praktična. Človek je po svoji naravi in pridobljeni naravnanosti najprej skupinsko bitje oziroma bitje, ki pri učenju, igri in delu sodeluje z drugimi ljudmi, in šele nato posamezno bitje. Človek je, kot rečeno, družbeno in družabno bitje, kar pomeni, da sta zanj značilni tudi potreba po komunikaciji, medsebojnem občevanju in končno potreba po identifikaciji z družbo. Sožitje z drugimi je prvotnejše kot samostojnost. V preteklosti so bili uspešni timi v glavnem nepotrebni, saj je vse potekalo večinoma individualno. Danes pa si je individualni prodor na trg skoraj nemogoče predstavljati. Vsakdanje življenje kaže, da smo vseskozi del (člani) kakega tima (delovni, športni, socialni, prijateljski, politični...). Primeri dokazujejo zahtevo po dobro organiziranih in načrtovanih timih v podjetjih, s čimer sem se ukvarjala v pričujoči specialistični nalogi. Današnji čas zahteva vse bolj prilagodljive delavce, sposobne prilagajanja in osvobajanja novih znaj in sposobnosti. Le usposobljeni zaposleni namreč lahko rešujejo aktualno problematiko organizacije. To pa zahteva timsko delo. Ključne besede: tim, timsko delo, skupina, skupinsko delo, člani tima 4

6 1.2 SUMMARY Throughout the years of studying the organization and management of cadre and education system, I have slowly and surely, learned and understand the true meaning of programs mentioned above. It is the area I have grown fond of. With specific assignment I wanted to pursue and explore all available options, especially the most common and interesting problems of our time. I have decided to study how individual personality affects the team work, and the vice versa Theoretical part of the assignment is about team work, practical part is more leaned towards individuals, their contributions to the team, relationships with co-workers, and their capability of finding and establishing the perfect team. The foundations of human life were in groups, joined protection, ruling, social gathering and work. The organization in those groups varied from the chaotic, to perfectly tuned perfection which was achieved with maximum effort. Today, I can tell You that peoples determination remains every bit as strong as it was hundreds of years ago, and that it is to secure a partnership, which will bring and secure the future of our economic system. The need of team work is not only practical, it is essential in learning, playing and succeeding. The human necessity of communication, mutual understanding, compassion and social gathering is important, and stands above individuality. If individuals ruled the past, the teams will lead the future. Today it is hard to imagine a successful individual breakthrough on the market. Our everyday life shows and proves that we are all part of some team, organization, whether in sports, politics, business or family Practical experience shows the need of well organized and planned teams inside the companies, which will persevere through all adversities and tasks, as well-to emerge with a framework for the future. That is the topic in the practical assignment. Key words: team, team work, group, group work, team members 1.3 OPREDELITEV PROBLEMA Vsa znanja in tehnologija tega sveta podjetjem (ustanovam) ne morejo pomagati, če jih ne morejo realizirati. Učinkovita realizacija znanja je možna samo s pomočjo ljudi. Ljudje so tisti vir vsakega podjetja, ki predstavljajo njeno konkurenčno prednost. Zato je prva dolžnost vsakega podjetja, ki želi uspešno poslovati, doseči da bodo ljudje pripravljeni s svojim znanjem in sposobnostmi v čim večji meri, prispevati k uspešnosti poslovanja. Primeri dokazujejo zahtevo po dobro organiziranih in načrtovanih timih. Timska organiziranost dela ima svoje specifičnosti, ki se kažejo predvsem v večji vključenosti zaposlenih v odločanje in njihovim prevzemom odgovornosti za svoje delo. V današnjem vse bolj konkurenčnem poslovnem svetu so timi pomembni za vsako organizacijo, ki si prizadeva doseči dobre rezultate. Visoko usposobljeni timi v organizacijah so neogibno potrebni za ustvarjanje novih pobud. Čim bolj ambiciozen in zadovoljen je tim, večji je njegov prispevek organizaciji. 5

7 Sedem pasti pri formiranju tima: - Šefovanje; timsko delo običajno poteka v zaprtih, hierarhično urejenih skupinah. - Iskanje najšibkejšega člena; Prepletanje sposobnosti vseh članov. - Šibka socialna inteligenca voditelja; Vsak vodja tima nima ustreznih komunikacijskih ali človeških lastnosti za motiviranje in uspešno koordiniranje aktivnosti članov tima. - Šibka socialna inteligenca voditelja; Poverjanje nalog na visoki stopnji zavesti članov tima (samokontroli). - Preskakovanje stopnic; Vodje timov se morajo zavedati procesa homogenizacije in poti proti sinergiji. Za vse to pa je potreben čas. - Pomanjkanje vizije; Vodja mora v sodelovanju s člani tima kreirati jasen pogled naprej (vizijo razvoja in delovanje tima). - Odpor do učenja; Vsa potrebna znanja za pot do sinergije največkrat niso prisotna pri članih tima, pogosto pa tudi ne pri vodji. Zato pameten vodja izobražuje sebe in svoje ljudi. Za timsko delo je potrebno določeno znanje in razumevanje tako pri vodjih kot pri članih, ki morajo zavestno sprejeti nove vzorce odnosov pri medsebojnem delu. Podjetja se morajo resnično zavedati, da so danes potrebna znanja tako kompleksna in spremembe tako hitre, da managerji sami tem procesom niso kos in da je nujen prispevek vseh zaposlenih. Opazovala sem sestavo timov v podjetju Avon, d. o. o., in sicer z naslednjih vidikov: primerjava z idelanim timom, vpliv vodij, medsebojno ujemanje tima in zahteve delovnih mest. 2 PREDHODNE RAZISKAVE 2.1 KAJ JE TIM IN KAJ TIMSKO DELO? Tim je skupina ljudi, ki uspešno deluje, ki skupaj rešuje naloge. Uspešno pomeni kvalitetno opravljeno delo v predvidenem času in s smotrno rabo razpoložljivih virov. Je grupa ljudi, ki izvaja določena dela, ki so medsebojno povezana ali soodvisna; ki ima skupen cilj in je kolektivno odgovoren za svoj output. Ljudje v timih so pooblaščeni, da odločajo o določenih stvareh, o katerih v klasični organizaciji odločajo izključno managerji. Pri timskem delu ima srednji management novo delo, namesto hierarhičnega nadzora nudi strokovno pomoč timom. Po eni strani gre za večjo humanizacijo dela, po drugi strani pa za racionalizacijo delovnih nalog. Timsko delo je skupinsko delo samostojnih članov. Vsakdo ima specifično znanje in odgovarja za svoje odločitve, ki pa so podrejene skupnemu cilju v okviru določene delovne naloge. Nihče ni nikomur podrejen ali nadrejen, vsakogar in vse skupaj pa obvezuje delovna naloga. Za pravi tim je značilno vzpostavljanje horizontalnih odnosov, ki temeljijo na jasni osebni in strokovni identiteti vsakega člana, a hkrati tudi na zmožnosti razumevanja drugačnosti vseh ostalih. Timsko delo je temelj vsakega uspešnega vodenja. Pravi tim je živa, nenehno spreminjajoča se dinamična sila, ki v skupinskem delu združuje več ljudi. Člani tima razpravljajo o svojih ciljih, ocenjujejo zamisli, se odločajo in skupno delujejo v smeri zastavljenih ciljev. Predvsem pa je pomembno najti pravilno ravnotežje med zaposlenimi, ki so pripravljeni delati za skupno dobro tima. Pomembno je, da člani tima drug drugega podpirajo. 6

8 2.1.1 ZAČETKI TIMSKEGA DELA Timsko zasnovano organizacijsko strukturo podjetja lahko gledamo kot tretji produkcijski model. Prvi je obrtniška in družinsko-kmetijska proizvodnja, drugi pa masovna proizvodnja. Eden od začetkov timsko zasnovanega modela sega že v leto Tedaj se je japonska avtomobilska tovarna Toyota znašla v težavah zaradi štrajka. Tovarna si ni mogla privoščiti velikih investicij v opremo za masovno proizvodnjo. Iskali so rešitve za povečanje produktivnosti, izboljšanje kvalitete in znižanje stroškov. Poskušali so z več pristopi in odkrili, da so timsko organizirani delavci daleč najboljša rešitev za predhodne zahteve. Danes je produkcijski sistem v Toyoti, zasnovan na načelu timov, postal svetovni simbol za kvaliteto in učinkovitost. 1 V zapadni Evropi so načela timskega dela dobila pravi pomen šele konec 80-ih let. V 90-ih pa so države Evropske skupnosti posvetile veliko pozornost managementu celovite kakovosti (TQM), ki je prepoznaven predvsem s svojo timsko organizacijo dela in zahteve za stalnim izboljševanjem delovnih procesov in kakovosti. 2.2 SKUPINA TIM Glede na to, kakšne odnose ima delavec pri opravljanju svojega dela z drugimi ljudmi, lahko ločimo: individualno, skupinsko in timsko delo. Pri individualnem delu bo delavec moral delo opraviti povsem sam, brez pomoči drugih delavcev. Ko bo delo opravljeno, bo lahko začel znova ali pa bo delovno mesto zapustil, če se bo delovni čas že iztekel. Pri skupinskem delu pa delo opravlja več ljudi, kjer pa ni nujno, da člani skupine komunicirajo. Vsak član, ki je svoje delo končal, lahko skupino zapusti. To je individualno delo, ki pa ga ljudje opravljajo v istem prostoru, vendar zaradi dela samega nimajo nobenih stikov. Vsakdo izmed nas pripada kaki skupini (delovni, športni, socialni, prijateljski, politični ipd.). Skupino bi označili kot dva ali več posameznikov, ki se srečujejo zaradi pomembnih zadev. Človek se vključuje v skupine zato, da bi zadovoljil potrebe, ki jih kot posameznik ne bi mogel. Vsaka skupina nastane zato, da opravlja neko nalogo. Človek pa združuje v sebi več interesov, zato lahko pripada več skupinam hkrati. Dinamika v skupini je odvisna predvsem od tipa osebnosti posameznikov, ki so vključeni v skupino. Skupina se od posameznika razlikuje po svojem odnosu do socialnega okolja. Skupina nudi varnost in pomoč svojim članom. Upira se spremembam, ki bi porušile ravnotežje medsebojnih odnosov. Tudi pri timskem delu sodeluje večje število ljudi, katerih glavno orodje pri delu je komunikacija. Poleg tega pa nihče od članov tima ne more zapustiti, dokler delo ni popolnoma končano. Za timsko delo je značilno tudi posebno razpoloženje, v katerem so ljudje pripravljeni dajati več kot sicer. Tako je mogoče z enakim številom ljudi pri opravljanju podobnih nalog doseči več in boljše rezultate. Skupine se razvijejo v time, kadar postane njihov splošni namen razumljiv vsem njihovim članom. V uspešnem timu igra vsak predpisano vlogo, tako da v največji možni meri uveljavi svoj talent in znanje. Če posamezniki v skupinah poskušajo izstopati, te ponavadi niso uspešne. Vsak tim je skupina, vsaka skupina pa ni tim. 1 J. Marolt: Timsko zasnovana organizacija, zbornik 17. posvetovanja organizatorjev dela, Moderna organizacija, Kranj, 1998, 365 7

9 Če pet ljudi čaka na vstop na igrišče, še ne moremo reči, da gre za skupino, četudi morda spregovorijo nekaj besed. Če teh pet začne pripravljati teren za igranje in si pri tem razdelijo delo, pa že lahko rečemo, da so skupina. Če pa bi sestavili moštvo, npr. za košarkaško tekmo nasproti drugemu moštvu in bi začeli igrati, pa bi lahko dejali, da je to morda že tim. 8

10 SKUPINE Člani menijo, da so organizirani v skupine iz administrativnih razlogov. Posamezniki delajo neodvisno; le včasih, če so cilji skupni, v povezavi z drugimi. Ker člani niso dovolj vključeni v načrtovanje ciljev skupine, skušajo vso pozornost usmeriti sami nase. Delo jemljejo preprosto kot najemni delavci. Članom najprej naložijo, kaj morajo delati, namesto da bi jih spraševali, kakšen bi bil najboljši način. Predlogov ne spodbujajo. Člani ne zaupajo ciljem svojih sodelavcev, ker ne razumejo njihove vloge v skupini. Izražanje lastnega mnenja ali nasprotovanja se obravnava kot nezaželeno, ker ne podpira, temveč deli enotnost skupine. Člani so zelo previdni pri tem, kaj povedo, tako da je resnično razumevanje v skupini nemogoče. Lahko se pojavi namišljeno igranje vlog, postavljajo si pasti v komuniciranju, v katere se lahko ujamejo vsi, ki niso dovolj previdni. Člani so za delo lahko dobro usposobljeni, vendar jih šef ali drugi sodelavci ovirajo, da bi znanje lahko uporabili. Člani se znajdejo v konfliktnih situacijah, za katere ne vedo, kako bi jih rešili. Njihov šef lahko odlaga posredovanje, dokler ni povzročena že resna škoda. Člani lahko sodelujejo pri odločitvah, pomembnih za skupino ali pa tudi ne. Skladnost z mnenjem šefa je pogosto pomembnejša kot uspešni delovni dosežki skupine. TIMI Člani spoznavajo svojo medsebojno odvisnost in vedo, da je osebne in timske cilje najlaže doseči z vzajemno pomočjo. Ne izgubljajo časa s prepiri o tem, kam spada določeno»specializirano«delo, in se ne poskušajo osebno okoristiti na račun drugih. Člani sprejmejo delo za svojo»last«in združijo svoje moči, ker so zavezani istemu cilju, ki so ga sami pomagali postaviti. Člani prispevajo k uspešnosti podjetja z izvirnostjo, talentom in znanjem, to pa omogoči boljše doseganje ciljev tima. Člani delajo v ozračju zaupanja, drug drugega spodbujajo, da prosto izrazijo svoje mnenje, predloge, občutke ali nesoglasja. Vprašanja so dobrodošla. Člani si prizadevajo za odprto in pošteno komunikacijo. Trudijo se, da bi razumeli stališče vsakega izmed njih. Člane spodbujajo, da bi razvijali svojo usposobljenost in da bi uporabljali pri delu tudi to, kar so se naučili. Tim jih pri tem povsem podpira. Člani priznajo konflikt za normalen pojav v medčloveških odnosih. V takšnih primerih vidijo priložnost za nove rešitve in kreativnost. Trudijo se, da bi konflikt rešili hitro in konstruktivno. Člani sodelujejo pri odločitvah, pomembnih za tim. Razumejo, da mora vodja sam sprejeti končno odločitev, ko se tim ne more odločiti ali ko je treba hitro ukrepati. Cilj je vedno le uspešnost tima in nikoli skladnost z mnenjem šefa. Slika 1: Razlike med timskim in skupinskim delom (Robert B. Maddux) (vir: B. Lipičnik, S. Možina: Psihologija v podjetjih, DZS, Ljubljana, 1993, 75) 9

11 2.2.1 KDAJ SE ODLOČIMO ZA TIMSKO DELO? Odločitev za timsko delo oz. za način dela sploh je odvisna predvsem od narave naloge, stopnje njene težavnosti, časa reševanja itd. Kako ti dejavniki vplivajo na odločitev o načinu dela, lahko ugotovimo iz naslednjega primera. Predpostavimo, da je treba prestaviti določeno število vreč s točno določenega kupa po vnaprej določeni poti na drugo, točno določeno mesto. Naloga je relativno enostavna, saj je znano oz. dogovorjeno od kod, kaj, kako in kam. Zato je tudi reševanje enostavno, seveda če vreče niso pretežke. Ker je dogovorjeno mesto, od kod prestaviti vreče, kam in po kateri poti, lahko trdimo, da sta tudi način in pot reševanja znani. Ker vemo, kam moramo prestaviti vreče in kako jih zložiti, poznamo tudi rešitev naloge. Kakšno znanje mora delavec uporabiti pri prenašanju vreč? Vedeti mora le, da je treba vrečo dvigniti, jo nositi, če je tako dogovorjeno in odložiti na določenem mestu. Posebej razmišljati mu torej ni treba, dovolj je, da uporabi znanje, ki si ga je pridobil z izkušnjo. Iz primera je razvidno, da je pot za reševanje naloge znana, ker je dogovorjena. Znana oz. dogovorjena je tudi rešitev naloge, ena sama je in odvisna je od konkretnega znanja, kako prestaviti vreče. Ali naj v takšnem primeru uporabimo timsko delo? Vsakršno nabiranje idej, usklajevanje mnenj, razpravljanje in druga dogajanja, ki so značilna za timsko delo, so v tem primeru popolnoma odveč. Nalogo je treba enostavno opraviti. To lahko opravi posameznik (individualno delo) ali pa, ko primanjkuje časa, več delavcev, kjer bi vsak lahko z delom končal, ko bo opravil svoj del. Rezultat takšnega dela je seštevek rezultatov dela posameznikov (skupinsko delo). Pravimo, da bomo vreče prestavljali individualno ali pa skupinsko, ne moremo pa si privoščiti timskega dela, ker bi to podaljševalo čas za reševanje naloge in bistveno zmanjševalo uspešnost. Pri enostavnih nalogah, kjer je vse znano ali dogovorjeno (problem je videti že rešen), je individualno delo ne samo najprimernejše, temveč tudi edino možno, pa naj ga opravlja en delavec ali več. Skupni rezultat je v tem primeru seštevek individualnih rezultatov. Predpostavimo, da je v naših vrečah cement, ki ga ne smemo zmočiti, drugi podatki pa niso znani. Ni znano, kje so vreče s cementom, ali v bližino vreč lahko pride vlaga ali jih je treba prestaviti, kam bi jih lahko prestavili, koliko časa imamo za to na voljo itd. Na ta vprašanja je potrebno odgovoriti hitro in učinkovito. Za tako zapleten problem, ko ni znana niti rešitev, niti pot reševanja, ko dvomimo, ali bo naše znanje za reševanje tega problema zadoščalo, ali je zaščita vreč sploh potrebna itd., pa že potrebujemo večje število idej, ki jih lahko dobimo s timskim delom. Timski način dela je torej nepogrešljiv takrat, ko pot reševanja, rešitev, število rešitev in način reševanja problema niso znani. Tedaj je zelo dobrodošlo večje število mnenj, ki po usklajevanju lahko dajo najboljšo rešitev. 2.3 ZAKAJ TIMSKO DELO? Vprašanje je, zakaj v sedanjem poslovnem svetu dajejo toliko poudarka timskemu delu; Organizacijski razvojni trendi so usmerjeni v decentralizacijo in hkrati v večje povezovanje; to pa lahko opravimo s timskim delom. Timsko delo je oblika participacije, pri kateri se združujejo, psihološki, socialni in delovni vidiki. Rezultati tega so sodelovanje, večje zadovoljstvo in uspešnost. 10

12 Timsko delo omogoča boljšo medsebojno komuniciranje, kajti samozaupanje in odgovornost zaposlenih za sprejete naloge ter povečanje identifikacije posameznih članov zmanjšujejo število konfliktov in vplivajo na razvoj skupnih vrednot, kulture v organizaciji. Podjetja in ustanove uporabljajo time kot odgovor na povečan pritisk za dvig delovne storilnosti, izboljšanje kakovosti in znižanja stroškov zaradi visoke konkurenčnosti svetovnega gospodarstva. S pomočjo timov naj bi: - ustvarila kolektivno osredotočenost na programe, na grupe kupcev, na izvajanje procesov, na probleme in možnosti izboljševanja, - integrirale delo ljudi z različnimi pogledi in pristojnostmi, - ustvarile inovativne rešitve na osnovi različnih mnenj, znanj in idej, - dosegle visoko stopnjo vključitve ljudi v upravljanje in izboljševanje dela tima v katerem delajo ter - prihranile čas in stroške pri različnih odločitvah in odobritvah. Visoko učinkovit tim ne izvaja le standardno delo, ki mu je določeno, temveč skuša: - opraviti svoje delo bolj učinkovito in uspešnejše (nižji stroški, krajši čas, visoko zadovoljstvo kupcev ipd.), - prispevati k učinkovitosti večje poslovne enote, katere sestavni del je, - skrbeti za stalno učenje in usposabljanje svojih članov, - spodbujati pripadnost timu in preverjati izvajanje odgovornosti članov tima, - določiti kazalce učinkovitosti in uspešnosti dela tima in jih tudi uporabljati ter - skrbeti za stalno izboljševanje procesa, ki ga upravlja. 2 Pomembnost skupinskega, timskega dela v organizaciji je očitna, saj večino časa preživimo v medsebojni interakciji v formalnih ali neformalnih pogovorih, sestankih, krožkih, posvetih, projektnih in delovnih timih in podobno. Posebno to velja za managerje vseh vrst, ki morajo redno komunicirati s sodelavci, reševati probleme, ki se nanašajo na medosebne, delovne in poslovne zadeve.»vedno več organizacij temelji na informacijah, zato se spreminjajo v moštva torej v organizacije, ki temeljijo na odgovornosti, v kateri mora vsak član odgovorno odločati. Vsi člani morajo videti sebe kot direktorje,«piše Drucker.»Sodobnega podjetja ne morejo sestavljati podrejeni in šef,«trdi Peter Drucker.»Organizirano mora biti kot skupina.«predsednik čilskega podjetja Sonda Andres Navarro se strinja s tem.»ni več mogoče biti samotni lovec. Nekdo, ki sam nekaj izumlja življenje je za kaj takšnega preveč zapleteno. Potrebuješ več ljudi z različnih področij, ki sodelujejo med seboj.« PREDNOSTI TIMSKEGA DELA Za izkoristek in izrabo vseh močnih prednosti, ki jih ima tim, je treba sodelujoče posameznike opogumljati za skupinsko delo. Za ustvarjanje rezultatov je to bistvenega pomena. Ljudje, ki delajo skupaj, lahko dosežejo neverjetne reči. Zamisli, ustvarjalnost in bistre iskrice začno izvirati iz skupine same. Sodelovanje med člani v timu omogoča pridobivanje izkušenj in s tem možnost, da se bo s časom delo nenehno izboljševalo. 2 J. Marolt: Timska organiziranost in kakovost, zbornik 21. znanstvene konference o razvoju organizacijskih ved, Moderna organizacija, Kranj, 2002, S. R. Levine, M. A. Crom: Kako uspešno vodimo ljudi, Založba MK, Ljubljana, 1995, 78 11

13 Prednosti timskega načina dela: - Motivacija. Z delovanjem v timu člani uspešno zadovoljujejo svoje potrebe in skupne potrebe. Zato so zadovoljni kot člani tima in hkrati motivirani za nove naloge. - Skupna kohezija. Posamezniki, ki sestavljajo tim, se med seboj tesno povežejo. Zato je trdna formacija, ki jo člani redko zapustijo. - Sinergija. Enako število ljudi je v timu učinkovitejše, kot če delujejo kot posamezniki. - Boljša organizacija. Organizacija delovnega procesa se razvije do precej višje ravni kot pri klasičnem konceptu poslovnega organiziranja. - Skupna kreativnost. Z delovanjem v timu se strokovnjaki, ki imajo različno znanje, med seboj dopolnjujejo in ustvarjajo novo skupno znanje. To posamezniku ni dosegljivo. Neposredna komunikacija vpliva na večjo uspešnost članov tima, zato govorimo o posebni, ustvarjalni komunikaciji. - Zadovoljstvo. Z rezultati timskega dela so zadovoljni vsi udeleženci, kupci in tudi zaposleni delavci ter lastniki podjetja. Koristi timskega dela: - motivacija in občutek pripadnosti (v timu se ustvarijo prijateljske vezi, nudijo občutek pripadnosti), - boljše komuniciranje (vse informacije so dostopne vsakemu članu, kumuniciranje poteka skupaj), - spremembe v obnašanju (posameznik je popolnoma vključen v tim), - učenje posameznikov (tim ustvari pogoje, da se ljudje učijo, so bolj motivirani, skrbijo za svoj delovni proces in se trudijo za stalno izboljševanje svojega dela) KOLEKTIVNO DELO SINERGIJA Eden od najpomembnejših razlogov za oblikovanje tima je sinergija med njegovimi člani. Timsko delo je mnogo več od tehničnega sodelovanja, skozi sinergijske učinke pa prinese veliko boljše rezultate, v krajšem času, z manj stresnimi situacijami. Vse to se odraža tako v dobičku, kot tudi v motivaciji zaposlenih. Uspešen tim lahko vzpostavi sinergijo na podlagi več različnih elementov. Glede na to razlikujemo: 5 - Tehnološka sinergija se doseže s prenosom znanj iz ene vrste dejavnosti v drugo. Ista tehnološka znanja, spretnosti dela in postopki so lahko večkratno izkoriščeni, če isti tim opravlja zaporedoma podobne ali celo različne posle. - Stroškovna sinergija ravno tako izhaja, da se ista infrastruktura ljudi uporabi za izdelavo, distribucijo, prodajo ali za marketing nekega proizvoda ali storitve. - Managerska sinergija je zasnovana na prenosu znanja. Managerske spretnosti tima z enega področja dejavnosti se lahko učinkovito uporabijo na drugih področjih. Ta vrsta sinergije v posameznih primerih temelji na znanju svetovalcev. Ti lahko svojo managersko ekspertizo prenašajo iz enega podjetja v drugega, ki deluje v podobnih okoliščinah. 4 J. Marolt: Timsko zasnovana organizacija, zbornik 17. posvetovanja organizatorjev dela, Moderna organizacija, Kranj, 1998, S. Treven: Mednarodno organizacijsko vedenje, GV, Ljubljana, 2001,

14 - Psihološka sinergija izhaja iz občutka skupnosti ljudi, ki pripadajo timu. Vzajemna usklajenost dela, navad, poznavanje in uporabljanje istih standardov ter tehnologije dela so močna motivacijska podlaga za boljše delo v skupini. Sinergijo je mogoče ustvariti tudi na podlagi nekaterih drugih elementov. Ti so: - Organizacijska struktura, ki je kompatibilna s cilji, načinom dela in pristopi k opravljanju timskega dela. - Ljudje, ki imajo potrebna znanja, spretnosti in sposobnosti za uresničitev ciljev tima ter so podvrženi skupnemu procesu usposabljanja. - Organizacijska kultura oz. način, kako se dela in misli v podjetju, ki je skladen s potrebami in zahtevami timskega dela. - Kontrolni sistem, ki vodstvu omogoča, da spremlja in usmerja izvedbo timskega dela. Kolektivna sposobnost inovacij je močnejša od vsakega posameznika, ker združeni možganski potencial še tako majhnega tima presega potencial katerega koli posameznika,»učinek 1+1=3«. Pri skupinskem delu ne gre za seštevek individualnih načinov reševanja problemov, temveč za bistveno drugačno kakovost dela. Skupina je prodornejša in močnejša, kot bi sicer pričakovali od preprostega seštevka lastnosti posameznikov. 2.4 USPEŠNOST TIMSKEGA DELA Uspešnega skupinskega dela ne moremo pričarati. Potrebna je skupina igralcev, ki sodelujejo med seboj, in sposoben voditelj. Ne moremo na vrat na nos združiti nekaj posameznikov čeprav so izjemno nadarjeni in pričakovati, da bodo sijajno sodelovali med seboj. Uspešnost vsakega tima je odvisna od kakovosti kolektivnega mišljenja. Temeljne lastnosti uspešnih timov: - močno in učinkovito vodstvo, - natančno zastavljeni cilji, - sprejemanje odločitev na podlagi podatkov, - sposobnost hitrega odzivanja na takšne sprejete odločitve, - svobodno komuniciranje, - obvladovanje priročnih znanj in tehnik za izdelavo konkretnega projekta in - zagotavljanje jasnih ciljev. Zaželene delovne razmere, da bi bilo delo v timu uspešno: - Podatki in informacije zbrani na enem mestu. - Od članov je treba pridobiti kar največ spretnosti in specifičnih znanj, ki jih potrebujemo v timu, da bodo zavzeto reševali zapletene probleme. - Od članov je potrebno izvabiti zamisli za morebitno preoblikovanje delovne situacije. - Ob uvajanju kakršne koli večje spremembe v skupini ali organizaciji je pomembno, da si zagotovimo privoljenje članov, saj bo tako veliko manj težav, stroškov in porabe časa. - Pomembna je delitev nalog in sredstev za delo, tako da vsakdo pozna svoje in skupne naloge. Pogoji uspešnega timskega dela so: - pripravljenost članov tima, da se odpovedo sanjarjenju o lastni vsemogočnosti, - sprejemanje drugačnih stališč ter 13

15 - medsebojno pojasnjevanje vseh vidikov problema. Vidiki delovanja tima: 6 - uvedba timskega dela (Management mora izdelati jasno strategijo glede odnosov z zaposlenimi.) - timi in njihovi cilji (Če so cilji timov v soglasju s cilji managementa potem govorimo o istovetnosti ciljev in realizacija ciljev timov prispeva k realizaciji ciljev podjetja.) - razvoj tima (Managerji so odgovorni, da zagotovijo potrebno usposabljanje zaposlenih, da so zmožni prevzeti določene odgovornosti; da načrtujejo in vpeljejo sisteme podpore predvsem informacijske; da uvedejo strukturne spremembe v organizaciji ter priskrbijo orodja in okolje, da bodo timi lahko uspešno opravljali svoje delo. Seveda pa morajo biti na drugi strani tudi zaposleni pripravljeni sprejeti odgovornosti za prehod na timsko organiziranost (da se izobražujejo, sprejmejo odgovornost, postanejo neke vrste managerji, ki so odgovorni za kakovost, produktivnost in stroške poslovanja svojega tima). Management podjetja mora poskrbeti za razvoj zrelosti timov in postopno spreminjati svoj odnos do timov, od ukazovalno kontrolnega pristopa, preiti na bolj svetovalno delegatski pristop. Razvoj tima je zelo podoben razvoju zrelosti pri otroku in se kaže v spreminjajočih se odločitvah staršev. Cilj razvoja tima je narediti gladek prehod od zgodnjega učečega tima k zrelemu timu, ki bo sposoben opravljati svoje odgovornosti samostojno. - organizacijske spremembe povezane s timskim delom (Zadnje raziskave so pokazale, da je lažje postaviti timsko organiziranost v podjetjih, kjer ima velik delež zaposlenih strokovno izobrazbo. Pri timski organiziranosti je opazna spremenjena vloga srednjega managementa. Vpeljava timskega dela povečuje pritiske na zaposlene. Timsko delo pripomore k razvitju boljših odnosov med managerji in zaposlenimi, ker managerji niso več samo nadzorniki ampak predvsem svetovalci zaposlenim. - podpora managementa timskemu delu (Za uspeh timskega dela je potrebna podpora in angažiranje managementa. S strani srednjega managementa se lahko pojavi neopredeljenost in odpor. Srednji management se počuti ogroženega, ker timski pristop daje večje pristojnosti tudi njihovim podrejenim.) 2.5 RAZVOJNE ZNAČILNOSTI TIMA Timski cilj predstavlja izhodiščni pogoj za gradnjo tima. Druge razvojne značilnosti, ki jih v timu ni dopustno zanemariti, so: 7 - Visoka stopnja interakcije pri delu. Člani tima opravljajo svoje delo v pogojih zelo intenzivne interakcije. Njihova opravila so medsebojno odvisna. Iz takšnega načina dela izhaja predvsem sinergijski učinek in skupna kreativnost. - Sodelovanje pri delu. Če obstaja timski cilj, se ljudje opredeljujejo za kolegialni način dela. V timu prevladujejo prostovoljno sodelovanje, obveščanje med člani, solidarnost pri delu in interes enih za druge. - Temeljna usklajenost medosebnih odnosov. Med člani tima je prisotno zaupanje, spoštovanje, priznanje, iskrenost in poštenost. 6 J. Marolt: Timska organiziranost dela v evropski skupnosti, zbornik 18. posvetovanja organizatorjev dela, Moderna organizacija, Kranj, 1999, S. Treven: Mednarodno organizacijsko vedenje, GV, Ljubljana, 2001,

16 - Posebno spoštovanje človeka. Človek je temelj timskega dela, je na prvem mestu. Človek namreč ni pripravljen vložiti v svoje delo vseh svojih sposobnosti, če ne prejme spoštovanja, posebne pozornosti in naklonjenosti skupine, ki ji pripada. - Enakopravnost ljudi v timu. Vsi imajo pravico, da predlagajo svoje zamisli in spoštujejo svojo osebnost. - Izraba najboljših sposobnosti ljudi. Če člani tima resnično želijo doseči cilj in če menijo, da se jih ceni in spoštuje, bodo v dosego cilja vložili vse svoje pozitivne moči (znanje, izkušnje, osebnostne lastnosti in prepričanja). - Osebna motiviranost članov. Ljudje imajo v timu možnost, da v njem zadovoljijo veliko svojih osebnih potreb, tako bioloških kot tudi socialnih in seveda svoje potrebe v zvezi z delom. - Velika skupna motiviranost. Ljudje postanejo dodatno motivirani, če so predani timskemu cilju, uspešnemu delu v skupini in svojemu timu nasploh. - Močna kohezija. Člani tima imajo občutek osebne povezanosti, predanosti timu in medsebojne privlačnosti. Kohezija se razvija s časoma in se jo spodbuja na različne načine. - Proces stalnega izpopolnjevanja ljudi. Člani tima so z vsakim dnem več vredni. - Svobodna individualna kreativnost in iniciativnost. Ljudje lahko v timu brez kakršnih koli omejitev izrazijo sami sebe, razvijajo svojo ustvarjalnost in ustvarjajo v skladu s svojimi željami ter potrebami tima. - Prost pretok in pristop do informacij. Informacije so dostopne vsem. - Decentralizirano odločanje. V timu ni mogoče, da bi odločal en človek, drugi pa bi delali timsko. Zato je pristojnost za odločanje prenesena na mnoge člane. Vsak član ima določen delokrog pristojnosti in del skupne odgovornosti. - Demokratično odločanje. Člani tima sprejemajo, razen individualnih, tudi veliko skupnih odločitev. - Prilagojenost in zmanjšana intenzivnost družbenih norm. Brez norm ne more delovati nobena skupina. Število norm pa je mogoče zmanjšati. - Sodelovanje vseh članov v timski komunikaciji. Takšno sodelovanje izhaja iz enakopravnosti in angažiranja vseh članov, prispeva pa h kreativnosti, kakovostnemu odločanju in učinkoviti interakciji. - Stalno konstruktivno soočanje mišljenj. Skupno, odprto in iskreno komuniciranje je prvi pogoj za gradnjo mnogih timskih značilnosti s tega seznama. - Upoštevanje možnosti konfliktov. Konflikti med ljudmi so naraven pojav, zato se jih v timu ne prikriva in prepoveduje. Če se pojavi konflikt, poskušajmo izkoristiti njegove pozitivne strani. Konstruktivna kritika, nadziran prepir in soočanje različnih stališč so v timu še posebej koristni. - Učinkovito reševanje nefunkcionalnih konfliktov. Konflikti imajo lahko tudi škodljive posledice. Takšni so npr. konflikti osebne narave, čustveno močno obarvani konflikti in taki, ki trajajo daljši čas. Te je treba rešiti čimprej in to pravično in pošteno. V reševanje morajo biti vključeni predvsem neposredni udeleženci konflikta in čim manj ostalih članov tima. - Vključenost članov v najpomembnejše vodstvene procese. Ljudje sodelujejo pri dejavnostih vodje, predvsem pri načrtovanju, organiziranju dela, kontroli kakovosti, nadzoru nad napredovanjem posla, reševanju problemov, napredovanju dela in oblikovanju sistema motivacije. - Inovativnost v opravilih tima. Stalno se iščejo načini, da se delo in učinek izboljšata ter olajšata delo ljudi. 15

17 Tudi zmagovalni timi se srečujejo z izzivi, če se hočejo razvijati. Za razvoj je značilno pet stopenj: - lahko dajete pobude, - lahko inovirate, - lahko posnemate (daleč največji tok novosti izvira iz posnemanja in ne iz inovacij), - lahko izvajate (bistven je čas preobrata), - lahko izboljšate (izboljševanje je potrebno sprejeti kot edini način življenja za razvoj, uspešno delo in za povečanje dobička). Skupina mora najprej nastati, za kar potrebuje čas. V tem času si člani neformalno razdelijo vloge, postavijo cilje, izberejo način vodenja, vzpostavijo medsebojne komunikacije, itd. Navadno ni posebej predvidenega časa za nastajanje skupine, ampak gre to na račun časa, predvidenega za reševanje naloge. Zato je pogosto negodovanje članov skupin o pomanjkanju časa za rešitev naloge, popolnoma razumljivo. Procesa nastajanja skupine se člani niti ne zavedajo, saj mnogi na vprašanje, kako se je organizirala skupina, odgovarjajo: spontano, razdelitve vlog ni bilo, v začetku so bile vloge nejasne. Delo v timu je smiselno, kadar delovna naloga presega meje ene same stroke. A odločitev za delo v timu ni dovolj. Tim je potrebno iz delovne skupine šele razviti. Rast skupine v delovni tim je možna, če teče hkrati v skupini in v posameznikih. Management je odgovoren, da preveri zrelost tima in ustvari pogoje, da lahko tim učinkovito izvaja svoje delo. Poznavanje procesov in vedenjskih vzorcev, ki so značilni za skupine, je nujno, če hočemo prispevati k njenemu razvoju in uspešnosti. Najprej se pojavi raven odvisnosti. Spremljajo jo čustva tesnobe, ker nihče ne ve, kaj drugi od njega pričakujejo. Ga bodo sprejeli? Se bo lahko uveljavil s svojo stroko ali ne? Ta negotovost sproži potrebo po avtoritativnem vodji. Običajno se za to vlogo ponujajo člani skupine, ki zbujajo občutke odločnosti, vsemogočnosti in vsevednosti. Ko je dana priložnost, da se tudi drugi lahko potegujejo za kak položaj v skupini, se razvoj tima nadaljuje na naslednji ravni. Osnovna značilnost druge razvojne stopnje se kaže kot merjenje moči med člani skupine. Ta boj poteka hkrati po vertikali in po horizontali. Člani se povezujejo najprej v težnji po varnosti, postopoma pa tudi iz želje po sodelovanju. Tako nastane struktura skupine. V tej fazi se bojazni in negotovosti lahko pridružita še nestrpnost in rivalstvo. Kadar ni dovolj skupnih interesov, je skupina ranljiva in lahko hitro razpade, zato je treba določiti osnovna pravila. Tretja raven utrjevanje notranje strukture meje med člani izginjajo, vsi se doživljajo enake, s tem pa se tudi oži prostor za različnost (Če nisi z nami, si proti nam!). V četrti fazi, fazi vzajemnosti, skupine ne vodijo več čustva, individualni interesi in enoumje. Moč ji daje skupna usmeritev na osnovne delovne naloge in premišljeno izrabljanje različnosti članov za doseganje rezultatov. Skupina preneha biti čustvena in postane razumska. Ciljna razvojna faza tima je sinergično delujoč tim. Za doseganje sinergičnosti pa lahko porabimo leta, desetletja ali pa je ne dosežemo nikoli. Za sestavo in razvoj uspešnega tima sta pomembni dve komponenti: - izbira članov in - usposabljanje tima (instrukcije in navodila, kako naj člani sodelujejo in učinkovito delajo v okviru vlog, ki so jim dodeljene). 16

18 Razvoj tima se začne tedaj, ko se ljudje (člani) odločajo, da bodo sodelovali pri neki nalogi. Oblikovanje tima pa lahko teče po različnih poteh: 1. Cilji. Kaj so cilji? Kaj so cilji tima, skupine? Kaj so (naj bi bili) cilji posameznega člana? 2. Strateško načrtovanje. Kaj bi radi dosegli v posameznih obdobjih? Na kakšen način? 3. Pričakovanja. Kaj pričakujemo od posameznih članov? Kaj pričakuje vodstvo od tima? 4. Odločanje. Kdo odloča? Kako naj bodo odločitve opredeljene? 5. Organizacija dela. Ali je delo ustrezno organizirano? 6. Morala. Kakšna je morala, kultura dela v timu, oddelku? Ali ju je mogoče izboljšati? 7. Povezanost z drugimi oddelki. Kako uspešno timi sodelujejo? Kako sodelujejo navzgor in kako navzdol? 8. Prednosti in slabosti. Kaj in v čem je naša prednost, kaj slabost? Ali lahko popravimo slabosti? 9. Obstoječi problemi. Ali imamo probleme, težave, ki bi jih morali upoštevati? PREDNOSTI IN POMANJKLJIVOSTI PROCESA ODLOČANJA V TIMU Prednosti: - Znanje in informacije, ki jih tim ima, so praviloma večje, kakor je znanje katerega koli člana. - Posamezniki običajno rešujejo probleme po ustaljeni poti, če pa pridejo v tim, lahko diskusije in izmenjave mnenj med člani pokažejo nove, raznovrstne rešitve. Izmenjava mnenj omogoča sprejemanje odločitev sprejemljivih za vse. - Član, ki je imel možnost vplivati na odločitev, je ponavadi bolj dovzeten za skupne rešitve. Verjetno pa je pripravljen sprejeti tudi več odgovornosti. - Če člani sodelujejo pri reševanju problema, s tem dobijo dodaten vpogled v problematiko in bolje razumejo končne odločitve. Pomanjkljivosti: - Socialni pritisk v timu zaradi vzdrževanja prijateljskih odnosov vodi k poenotenju mišljenja v konformnosti misli, na podlagi katerih člani sprejemajo odločitve (prevladuje mišljenje enega ali zamisli prvega). Velikokrat rešitev problema temelji bolj na osebnih občutkih kakor na dejstvih. Vprašljiva je tudi kakovost take odločitve. Če je tim zelo povezan, pride pogosto do t.i. skupinskega mišljenja. - Uspešnost tima se lahko zmanjša, če kdo, na primer vodja, prevlada v diskusiji, govori preveč ali pa izrazito podpira mnenje enega člana. - Včasih se zgodi, da so nekateri člani tako vneti za dajanje takojšnje podpore, da spregledajo cilj, ki je najti najboljšo rešitev s kar najmanj nevšečnimi posledicami. To spregledovanje gre na račun kvalitete odločanja. - Prevelika poraba časa. Posebno če je individualna odločitev prav tako dobra ali celo boljša kakor timska. 8 S. Možina, R. Rozman in sod.: Management nova znanja za uspeh, Didakta, Radovljica, 2002, 16. poglavje 17

19 2.7 VELIKOST TIMA Od 5 do 10 članov. Če jih je več, nastanejo težave v komuniciranju med njimi, pojavijo pa se še druge spremembe in problemi: - Vodja mora posvečati več časa različnim dejavnostim in usklajevanju dela. To zahteva od njega večji psihični napor, sam pa se od članov nekoliko oddalji. - Timsko odločanje postane bolj centralizirano, s čimer je poudarjena vloga vodje. - Ozračje v timu slabi, ukrepi so čedalje manj osebni, nastajajo podtimi, ki se lahko sprevržejo v klike. - Norme in postopki postajajo vse bolj formalizirani, s tem pa člani niso zadovoljni. Potem je bolje oblikovati podtime z vodji, ki se od časa do časa sestajajo in poročajo o svojem delu, predvsem o predlogih in sklepih. Veliki timi: Manjši timi: - centralizacija - sproščenost - formaliziranost - izmenjave mnenj - podtimi - inovativnost Z velikostjo tima se spreminja njegova moč, vendar učinkovitost ne raste sorazmerno s številom dodanih članov. Nekaj pomembnih ugotovitev o številu članov v timu: - občutek pripadnosti timu upada z naraščanjem števila članov, - timi, sestavljeni iz petih članov, so dosegli znatno višjo stopnjo soglasnosti pri izboru rešitev kot pa timi, sestavljeni iz dvajsetih članov, - ljudje menijo, da so srečnejši v manjših timih, - komunikacija v večjih timih se usmeri na enega človeka (neformalnega vodjo), - skupno število idej z velikostjo tima narašča, vendar ne sorazmerno s številom članov, - v večjih timih lahko izražajo svoje mnenje samo energični posamezniki, v manjših pa ima vsak posameznik dovolj prostora in širine za izražanje svojih mnenj, - stopnja avtokratskega vodenja narašča z večanjem tima, - ustvarjalni timi, sestavljeni iz treh članov, so hitrejši in enako učinkoviti pri reševanju konkretnih problemov kot timi, sestavljeni iz šestih članov; slednji so hitrejši pri reševanju abstraktnih problemov. Za vsako nalogo obstaja optimalna velikost tima. Ta je odvisna od sestavljenosti naloge. Bolj ko je naloga sestavljena, bolj različne sposobnosti zahteva od članov tima. Optimalna velikost tima ne presega števila treh do šestih, največ sedmih članov. Preveliki timi se težko organizirajo za učinkovito delo in zato pri reševanju naloge posredujejo manj idej. Na splošno bi lahko rekli, naj bo tim čim manjši, vendar ne premajhen, njegovi člani pa naj bodo strokovnjaki za reševanje problemov oz. nalog. Dobro razvite skupinske značilnosti opažamo večinoma v vseh manjših skupinah. Ko pa število v skupini preseže 10 do 15 članov, medsebojni odnosi in skupinski procesi vse bolj bledijo. Pri zelo povečanem številu, skupina postopno preide v kategorijo ljudi, ki jih združuje le po ena ali nekaj skupnih značilnosti. Skupinski procesi pojemajo pri večjih skupinah predvsem zato, ker se ljudje med seboj ne poznajo in ni realne možnosti, da bi imel vsak v skupini stike z vsemi. 18

20 2.8 VLOGA VODJE Vsaka skupina ima vodjo. Brez vodje skupine praviloma ni. Kako kdo postane vodja skupine, je zelo različno, vedno pa se skupina oblikuje ob»kaki osrednji osebi«, ki je imenovana uradno ali pa tudi ne. Najpogosteje ga izbere snovalec tima, včasih pa tudi člani tima. Izbran je glede na svoje zasluge. Med člani tima mora biti sprejet brez zadržkov.»klasičen«vodja - igra neomejeno vlogo (se vmešava), - hoče, da se mu vsi podrejajo, - izbira pomočnike, - usmerja podrejene, - določa cilje. VODJA TIMA - omeji svojo vlogo (delegira), - gradi na različnosti, - išče talente, - razvija kolegijalnost, - oblikuje poslanstvo. Slika 2: Razlika, kako vodi»klasičen«vodja in kako vodi vodja tima (vir: Interplace) Vodja mora imeti močne osebnostne poteze, da bo sposoben zagotavljati dobro delo in vplivati naj. Tim je odvisen od vodje, ki mora imeti sposobnost odločanja in dajanja podpore za rast. Vodja mora strmeti k doseganju pozitivnega ozračja, v katerem ne sme biti mesta za nelagodje in zavist in v katerem člani tekmujejo z idejami in ne z lastnim potrjevanjem. Vodja poišče nove člane tima in razvija duh skupinskega dela. Dober vodja tima je vedno dober koordinator človeških virov. Odlično presoja talente in osebnosti posameznikov znotraj tima. Vešč je iskanja načinov za odpravljanje slabosti. Vodja tima mora zbirati informacije, spodbujati izmenjavo mnenj, odkrivati probleme in ugotavljati, kdaj bo najbolj primeren trenutek, da bi jih rešili, da bi prišli do skupne odločitve. Prvovrstno obvlada obojestransko komunikacijo. Dober je pri spodbujanju in ohranjanju navdušenja. Vodja tima: - moderira, - usklajuje in organizira, - usmerja in - povezuje. 9 Vodja tim usmerja k cilju. Vodja naj izkazuje močno pripadnost timu. Je osrednji povezovalni dejavnik tima pri sodelovanju, komunikaciji in motivaciji za delo ter pri ustvarjanju timske skupnosti. Aktivirati mora člane tima, skrbeti za nadaljnji razvoj idej, vizualizirati dane predloge in se, če je potrebno, odpovedati lastnemu predlogu rešitve. Vodja tima mora zbirati informacije, spodbujati izmenjavo mnenj, odkrivati probleme in ugotavljati, kdaj bo najbolj primeren trenutek, da bi jih rešili, da bi prišli do skupne odločitve. Trije pomembnejši vidiki dela vodje v timu: Ravnanje ob nesoglasjih. Izkušen vodja ustvarja različne situacije, v katerih se kažejo različna, tudi nasprotna mnenja članov. Tako nastajajo nesoglasja, ki so lahko tudi ustvarjalna, če zna vodja vzdrževati ustrezno ozračje. Ravnanje ob nesoglasjih je uspešno, če vodja dopušča različna mnenja, ne hiti z zaključki in loči med izrekanjem in ocenjevanjem idej. Pomembnejša lastnost timskega 9 P. Brajša: Sedem skrivnosti uspešnega managementa, GV, Ljubljana, 1996,

21 vodje je občutljivost in dovzetnost za razlike v timu, zaradi katerih izbira ustrezen način vodenja. Ravnanje s časom. Vodja mora vzdrževati primerno ravnovesje med dopuščanjem svobodnega izražanja in omejevanjem časa. Hiteti na sestanku samo zaradi tega, da bi čim prej prišli do sklepa, ne koristi dosti. Če člani menijo, da niso imeli priložnosti izraziti svojih stališč, so nezadovoljni in se neradi odločajo. Če pa vodja razpravo zavlačuje v nedogled, pri članih uplahne zanimanje in se začnejo dolgočasiti. Ravnanje ob spremembah. V različnih situacijah timskega dela so predlogi članov različni po strokovni tehtnosti in po učinkovitosti. Vloga vodje pri uglaševanju sprememb je zelo pomembna, saj mora tudi sam nenehno spreminjati svoje vloge (enkrat je v informacijski vlogi, drugič v pregledovalni, tretjič v pogajalski itd). Od vodje do uspešnega vodje nas pripelje človečnost. Za samo vodjo zadostuje že strokovnost. Za uspešnega vodjo je potrebna humanost. Postanimo mentor! Naloga voditelja je, da razvija sposobnosti in spodbuja ljudi v skupini. Novi člani niso nikoli prepuščeni samim sebi. Voditelj je zato da bi pomagal, ne da bi sodil. Walter Lippmanh je po smrti ameriškega predsednika Franklina Delana Roosevelta zapisal:»končni preizkus voditelja je, da zapusti za seboj v drugih ljudeh prepričanje in voljo, da bodo nadaljevali njegovo delo.«največja nagrada, ki jo lahko doseže voditelj in največja zapuščina, ki jo lahko voditelj zapusti je skupina nadarjenih, samozavestnih ljudi, ki znajo sodelovati in so tudi sami pripravljeni voditi. 10 Člani tima morajo vedeti, čemu je tim potreben, kakšno nalogo morajo skupaj opraviti in kdo vse mora biti vključen za dobro delo tima. Če ta vprašanja niso razčiščena, pride med člani do prizadetosti. Sami pričakujejo, da vodje timov poznajo pravilno usmeritev, ki jo je treba ubraniti in da vejo, kako dobo koordinirati delo z drugimi skupinami, da bi dosegli svoje cilje. Da bi vodje to nalogo lahko dobro opravili, je potrebno načrtovati. Načrtovanje je razmišljanje, ki mora biti opravljeno pred začetkom dela. Ko je načrtovanje steklo, postane pomembno organiziranje. Sredstva (ljudje, kapital, surovine in tehnologija) je potrebno učinkovito koordinirati, da bi dosegli timske cilje. Vodje morajo znati sami dobro organizirati delo in pomagati članom tima, da se tudi oni dobro organizirajo za doseganje postavljenih ciljev. Člani tima pričakujejo od vodje, da jih bo pravilno usmeril in da bo znal pravilno razporediti tudi sredstva. Če je organiziranje slabo, postane skupina zmedena, malodušna, nagnjena k nepotrebnemu pogovarjanju, nekooperativna in brez volje. Timsko delo bo postalo nemogoče. Vodja tima mora pospeševati učinkovitost lastnega tima (zagotavljati mora visoko storilnost). To pa doseže s prevzemom odgovornosti za različne funkcije, ki so: - zagotavljanje, da se vsi člani tima zavedajo svojih dolžnosti in najdejo v delu izziv, - spodbujanje članov tima, da po svojih najboljših močeh prispevajo k timu in konkretni nalogi, - nadziranje načina dela tima, da bi zagotovili delovanje posameznikov v smeri skupnega končnega cilja, 10 S. R. Levine, M. A. Crom: Kako uspešno vodimo ljudi, Založba MK, Ljubljana, 1995, 87 20