MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013

Transcription

1 MICROSOFT OFFICE EXCEL 03 Excellent Excel Skill

2 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท อะไรใหม ใน Excel 03 เม อเป ด Excel ข นมา จะได ส มผ สก บภาพล กษณ ใหม เป นส งแรก ภาพล กษณ น ด สะอาดตาข น แต ก ถ ก ออกแบบมาเพ อช วยให ได ร บผลล พธ ท ด เป นม ออาช พได อย างรวดเร วด วย จะพบฟ เจอร ใหม ๆ มากมาย พร อมท ง ให ภาพของข อม ลท ด น าสนใจข น ซ งช วยนาไปส การต ดส นใจท ด และม ข อม ลมากข น ฟ เจอร เด นๆ ด งน ม เทมเพลทให เล อกใช เม อเร มใช งาน เทมเพลตจะทางานด านการต งค าและการออกแบบส วนใหญ ให แล ว ด งน นจ งสามารถม งความสนใจไปท ข อม ลได เลย เม อเป ด Excel 03 จะพบเทมเพลตสาหร บงบประมาณ ปฏ ท น ฟอร ม รายงาน และอ นๆ

3 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท ม เคร องม อ Quick Analysis ให ใช เม อเล อกข อม ลอย างน อย เซลล ข นไป จะช วยให สามารถแปลง ข อม ลไปเป นแผนภ ม หร อตารางได ภายในสองข นตอนหร อน อยกว า แสดงต วอย างข อม ลด วยการ จ ดร ปแบบตามเง อนไข Spark lines หร อแผนภ ม และทาให ต วเล อกของค ณโดดเด นข นได ในคล กเด ยว

4 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 3 ม ร ปแบบแผนภ ม ท เหมาะสมก บข อม ลให เล อกใช ด วยเคร องม อ Recommended Charts พร อม เคร องม อด วน สาหร บการตกแต งแผนภ ม (Fine tune charts quickly)

5 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 4 เป ดใช งาน เว ร กบ กต อ หน าต าง (One workbook, one window) เพ มความสะดวกในการใช งานใน Excel 03 แต ละเว ร กบ กจะม หน าต างของต วเอง จ งทาให สามารถทางานบนสองเว ร กบ กได พร อมก นได ง ายข น และย งท าให ง ายข นเม อทางานบนจอภาพสองจอภาพ

6 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 5. การจ ดร ปแบบเซลล และข อม ล ในห วข อน จะได ศ กษาถ งการจ ดร ปแบบของเอกสาร ได แก การจ ดตาแหน งข อม ลในเซลล (Alignment) การจ ดร ปแบบข อม ลต วเลข (Number) และการจ ดร ปแบบอย างม เง อนไข (Conditional Formatting) เป นต น. การจ ดข อม ลตาแหน งในเซลล (Alignment) ข อม ลในเซลล หากไม ม การจ ดร ปแบบ ข อม ลชน ด Character จะช ดซ ายของเซลล และข อม ลท คานวณได จะช ดขวา ซ งบางคร งอาจด ไม เป นระเบ ยบสวยงาม ว ธ การจ ดตาแหน งข อม ลซ งม ข นตอนด งน. คล กเล อกเซลล หร อตาแหน งเซลล ท ต องการจ ดตาแหน ง. คล กเล อกคาส งจากจากกล มค าส ง Alignment บนแท บ Home จ ดข อม ลอย ตรงกลางแนวต ง จ ดข อม ลช ดด านล าง จ ดแนวการจ ดวางข อม ล จ ดข อม ลช ดด านบน จ ดข อม ลช ดด านซ าย จ ดข อม ลก งกลาง เพ มระยะเย อง ลดระยะเย อง การต ดคา การรวมเซลล เร ยกหน าต าง Alignment จ ดข อม ลช ดขวา ในการจ ดร ปแบบอ นๆ หากต องการจ ดตาแหน งข อม ลท มากข นกว าท เคร องม อการจ ดต าแหน ง ข อม ลม ให น นจะต องคล กคาส งย อยเพ อเข าส หน าต างการจ ดตาแหน งข อม ล

7 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 6 การกาหนดแนวการวางข อม ล การจ ดวางตาแหน ง ข อม ล การจ ดการข อม ล รายละเอ ยดร ปแบบการวางข อม ล Text Alignment การจ ดตาแหน งข อความ Horizontal การจ ดวางในแนวนอน General ตามค าเร มต นของโปรแกรม Left (Indent) ช ดซ ายและกาหนดย อหน าได Center กลางเซลล Right ช ดขวา Fill ใส จนเต มเซลล Justify ต ดคาข นบรรท ดใหม Center Across Selection จ ดก งกลางระหว างเซลล Distributed ขยายระยะห างให พอด ก บความกว างของเซลล

8 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 7 Vertical การจ ดวางในแนวต ง Top จ ดช ดขอบบนของเซลล Center กลางเซลล Bottom จ ดช ดขอบล างของเซลล Justify ต ดคาข นบรรท ดใหม Distributed ขยายระยะห างให พอด ก บเซลล ในแนวต ง Orientation กาหนดแนวการแสดงข อความ Text Control การทางานก บข อความ Wrap Text ต ดข อความข นบรรท ดใหม Shrink to fit บ บข อความให อย ในเซลล Merges Cell รวมเซลล / ยกเล กการรวมเซลล

9 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 8 การต ดคาให ข อความอย ในเซลล (Wrap Text) Excel ม ล กษณะเป นตารางท ม เซลล ให กรอกข อม ล ในบางคร งอาจม ข อม ลท เป นข อความยาวๆ หากจะ พ มพ ลงในเซลล ท ม พ นท เล กๆ อาจจะแสดงผลไม หมด ท าการขยายข อม ลให กว างก ด ไม เร ยบร อย เราสามารถใช การต ดคา ป ดบรรท ดลงมา (wrap text) ซ งทาได โดย. คล กเล อกเซลล. คล กป ม wrap text ต ด ข อความ ผลล พธ ท ได

10 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 9 การย อข อความให พอด เซลล (Shrink to fit) การย อข อความให พอด ก บเซลล ค อการปร บขนาดข อความให เล กพอด ก บเซลล โดยไม ต องต ดคาเป น หลายบรรท ด ม ข นตอนด งน ผลล พธ ท ได. คล กขวาเซลล ท ต องการ. เล อกคาส ง Format Cell 3. เล อก Alignment 4. คล ก ท Shrink to fit 5. คล กป ม OK

11 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 0 การวางแนวข อม ลในเซลล (Orientation) ข อม ลท พ มพ ลงไปในเซลล น นโดยปกต จะถ กวางในแนวนอน ในกรณ ท ต องการวางในแนวอ นๆ สามารถ ทาได โดยม ข นตอนด งน. คล กเล อกเซล 3. คล กท ป ม (Orientation) 3. เล อกร ปแนวข อความ ผลล พธ ท ได คาส ง ความหมาย Angle Counterclockwise หม นทวนเข มนาฬ กา 45 องศา Angle Clockwise หม นตามเข มนาฬ กา 45 องศา Vertical Text หม นข อม ลให เร ยงอย ในแนวต ง Rotate Text Up หม นข อความทวนเข มนาฬ กา 90 องศา Rotate Text Down หม นข อความตามเข มนาฬ กา 90 องศา Format Cell Alignment เล อกการจ ดร ปแบบเพ มเต ม

12 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การผสานและแยกเซลล (Merges Cell) การผสานเซลล ถ อเป นเร องสาค ญอ กเร องหน งในส วนของการจ ดร ปแบบ ซ งทาหน าท ในการจ ดการรวม เซลล ย อยต างๆท Excel แบ งไว ให รวมเป นเซลล เด ยวก น โดยม ข นตอนด งน. คล กเล อกกล มเซลล ท ต องการรวมก น. คล กป ม จาก แท บ Home 3. เล อกล กษณะการรวมท ต องการ 3 การรวมเซลล แบบ Merge & Center การรวมเซลล แบบ Merge Across

13 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท คาส งการรวมเซลล คาส ง ความหมาย Merge & Center รวมเซลล และจ ดข อม ลให อย ก งกลาง Merge Across รวมเซลล ในแนวนอน (แนวบรรท ด) Merge Cells รวมเซลล แต ไม จ ดตาแหน งข อม ล Unmerge Cells ยกเล กการรวมเซลล ในกรณ ท ต องการแยกเซลล ท ทาการรวมไว แล วสามารถคล กท เซลล ท ทาการรวมไว และคล กป มคาส ง Unmerge Cells Unmerge Cells

14 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 3. การจ ดร ปแบบข อม ลต วเลข (Number) ต วเลขภายในเซลล ท ป อนข อม ลน น เพ อความสวยงามจะต องทาการจ ดร ปแบบต วเลขด วย เพราะ จะง ายต อการอ านค า ซ งข นตอนการจ ดร ปแบบต วเลข ม ด งน. คล กเล อกเซลล หร อกล มเซลล ต วเลขท ต องการจ ดร ปแบบ. คล กเล อกคาส งจากกล มคาส ง Number บนแท บ Home ชน ดต วเลข ใส เคร องหมายจ ลภาค ร ปแบบต วเลขบ ญช ลดจ ดทศน ยม เพ มจ ดทศน ยม ร ปแบบต วเลขเปอร เซนต เร ยกหน าต าง Number สาหร บการจ ดร ปแบบต วเลขน น สามารถจ ดร ปแบบเพ มเต มได อ ก โดยการคล กคาส งย อยเพ อเร ยก หน าต าง Number สาหร บใช ในการจ ดร ปแบบ ชน ดต วเลข กาหนดรายละเอ ยด

15 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 4 ชน ดต วเลข ความหมาย General ข อม ลปกต Number กาหนดร ปแบบข อม ลต วเลข Currency กาหนดร ปแบบข อม ลต วเลขแบบการเง น Accounting กาหนดร ปแบบข อม ลต วเลขแบบการบ ญช Date กาหนดร ปแบบว นท Time กาหนดร ปแบบเวลา Percentage กาหนดร ปแบบต วเลขเปอร เซ นต Fraction กาหนดร ปแบบเศษส วน Scientific กาหนดร ปแบบต วเลขทางว ทยาศาสตร Text กาหนดให ข อม ลในเซลล น นเป นแบบข อความ Special ร ปแบบข อม ลประเภทอ นๆ เช น โทรศ พท, รห สไปรษณ ย Custom ร ปแบบข อม ลท ก าหนดข นเอง

16 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 5.3 การจ ดร ปแบบอย างม เง อนไข (Conditional Formatting) การจ ดร ปแบบเอกสารน น บ อยคร งท จะต องจ ดร ปแบบโดยม การกาหนดเง อนไข เช น ต องการ จ ดร ปแบบต วเลขในกล มเซลล มากกว า 0,000 บาท ให ต วเลขเป นส แดง Excel ม เคร องม อการจ ดร ปแบบ อย างม เง อนไขข นมาซ งม ข นตอน ด งน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกเคร องม อ Condition Formatting ท แท บ Home บน Ribbon ท กล มคาส ง Styles 3. เล อกร ปแบบเง อนไขท ต องการ 3 สาหร บการจ ดร ปแบบอย างม เง อนไข ได ม การพ ฒนาให ม ร ปแบบการใช งานท ง ายและสะดวกข น รวมถ งสามารถว เคราะห ข อม ลและจ ดร ปแบบการแสดงผลได อย างม ประส ทธ ภาพ ด งรายละเอ ยดด งน

17 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 6 การเปร ยบเท ยบค า (Compare) การเปร ยบเท ยบค าจะม รายละเอ ยดค อ เปร ยบเท ยบว ามากกว า น อยกว า เท าก บหร อไม ซ ง สามารถเปร ยบเท ยบค าได ท งต วเลข และข อความ ซ งม ล กษณะการใช งานด งน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกเคร องม อ Condition Formatting ท แท บ Home บน Ribbon ท กล มคาส ง Styles 3. เล อก Highlight Cells Rules 4. เล อกเง อนไขในการเปร ยบเท ยบท ต องการ 5. กาหนดค าท ต องการเปร ยบเท ยบ 6. เล อกล กษณะการจ ดร ปแบบ 7. คล กป ม OK ชน ดต วเลข ความหมาย Greater Than เปร ยบเท ยบค ามากกว า Less Than เปร ยบเท ยบค าน อยกว า Between เปร ยบเท ยบค าท อย ระหว าง Equal To เปร ยบเท ยบค าเท าก บ Text that Contains เปร ยบเท ยบค าท ประกอบด วยต วอ กษรหร อข อความ A Date Occurring เปร ยบเท ยบค าท เก ยวข องก บต วเลขว นท Duplicate Values เปร ยบเท ยบหาค าซ า More Rules ต งเง อนไขเอง

18 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท ผลล พธ ท ได จากการกาหนดค า

19 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 8 การหาค าส งส ด/ต าส ด (Top/Bottom) เป นการหาค าโดยสร ป ค อ การสร ปข อม ลจากตาราง เพ อหาค าส งส ด ต าส ด หร อการหา ค าส งส ด 0 อ นด บแรก หร อการหาค าเฉล ย เป นต น สามารถทาได ด งข นตอนต อไปน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกเคร องม อ Condition Formatting ท แท บ Home 3. เล อก Top/Bottom Rules 4. เล อกเง อนไขท ต องการ 5. กาหนดค าท ต องการสร ป 6. เล อกล กษณะการจ ดร ปแบบ 7. คล กป ม OK ชน ดต วเลข ความหมาย Top 0 Items สร ปข อม ลส งส ด 0 อ นด บแรก (0 รายการ) Top 0 % สร ปข อม ลส งส ด 0 % ของรายการท งหมด Bottom 0 Items สร ปข อม ลต าส ด 0 อ นด บแรก (0 รายการ) Bottom 0 % สร ปข อม ลต าส ด 0 % ของรายการท งหมด Above Average สร ปข อม ลท ม ค ามากกว าค าเฉล ยของข อม ลท งหมด Below Average สร ปข อม ลท ม ค าน อยกว าค าเฉล ยของข อม ลท งหมด More Rules ต งเง อนไขเอง

20 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท ผลล พธ ท ได จากการกาหนดค า

21 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 0 การสร ปผลข อม ลโดยใช เฉดส (Data Bar) ว ธ น เป นการเปร ยบเท ยบข อม ลท งหมดแล วม การ Highlight เป นเฉดส ลงบร เวณข อม ล ซ งทา ให สามารถเห นผลล พธ และเปร ยบเท ยบข อม ลได จากการส งเกตเฉดส เหมาะสาหร บแสดงค าข อม ลท เปร ยบเท ยบเป นปร มาณ มาก น อย ได อย างช ดเจน ม ว ธ การด งน ค อ. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกป มเคร องม อ Conditional Formatting ท แท บ Home 3. เล อก Data Bar 4. เล อกเฉดส ท ต องการ 3 4

22 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การสร ปผลข อม ลโดยใช ส (Color Scale) ว ธ น เป นการเปร ยบเท ยบข อม ลท งหมดแล วม การใช ส ท แตกต างก นลงบร เวณข อม ล ซ งทาให สามารถเห นผลล พธ และเปร ยบเท ยบข อม ลได จากการส งเกตส ท ใส ลงในเซลล โดยจะแสดงแบบ ระด บส (ค าน อยท ส ดก บค ามากท ส ด) หร อ 3 ระด บส (ค ามาก, ค ากลาง และค าน อย) ม ว ธ การด งน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกป มเคร องม อ Conditional Formatting ท แท บ Home 3. เล อก Color Scals 4. เล อกเฉดส ท ต องการ 3 4

23 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การสร ปข อม ลโดยใช ร ปภาพ (Icon Sets) ว ธ น เป นการเปร ยบเท ยบข อม ลท งหมดแล วม การใช ร ปภาพท แตกต างก นลงบร เวณข อม ล ซ งทา ให สามารถเห นผลล พธ และเปร ยบเท ยบข อม ลได จากการส งเกตท ร ปภาพ ม ว ธ การด งน ค อ. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกป มเคร องม อ Conditional Formatting ท แท บ Home 3. เล อก Icon Sets 4. เล อกร ป Icon ท ต องการ 3 4

24 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 3. การใช ส ตรและฟ งก ช นเพ อการคานวณ การใช งานในด านการคานวณ ซ งน บว าเป นอ กความสามารถหน งท เด นช ดของ Microsoft Excel รวมไป ท งฟ งก ช น ซ งก ค อส ตรการคานวณท ถ กสร างไว ม ล กษณะเหม อนคาส งสาเร จร ป การทางานเพ ยงแค ระบ ช อ ฟ งก ช นลงไปภายในเซลล ท ต องการ ฟ งก ช นภายใน Excel ม ให เล อกใช มากมาย ท งฟ งก ช นทางคณ ตศาสตร ฟ งก ช นทางการเง น ฟ งก ช นทางสถ ต ฟ งก ช นทางข อความ เป นต น. ร ปแบบของส ตรคานวณ การป อนข อม ลประเภทส ตรค านวณ (Formula) น นจะต องนาหน าด วยเคร องหมาย เท าก บ = และต องประกอบด วยต วถ กด าเน นการ (Operand) และต วดาเน นการ (Operator) Operator เคร องหมาย เท าก บ =B3* Operand ต วถ กดาเน นการ (Operand) ต วถ กดาเน นการหร อ Operand สามารถก าหนดในส ตรคานวณ แบ งออกเป น ประเภทค อ. ค าคงท (Constant) ค อต วเลข ต วอ กษร หร อข อความเฉพาะต างๆ. ช อเซลล (Cell Name) ค อช อเซลล ท บรรจ ข อม ลอย =B3* ช อเซลล ค าคงท

25 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 4 ต วดาเน นการ (Operator) ต วดาเน นการ หร อ Operator แยกตามประเภทด งน ต วดาเน นการทางคณ ตศาสตร (Mathematics Operator) Operator ความหมาย ต วอย าง + บวก = A+A3 _ ลบ = B3-B5 * ค ณ = C3*5 / หาร = A/00 ^ ยกกาล ง = ^A % เปอร เซนต = A*0% () วงเล บ = ((A3+)*0)/00 ต วดาเน นการทางการเปร ยบเท ยบ (Comparison Operator) Operator ทางการเปร ยบเท ยบน นจะได ค าจากการคานวณ เป น TRUE (จร ง) หร อ FALSE (เท จ) เท าน น โดยท วไปจะใช เพ อนาไปต ดส นใจหาทางเล อกในฟ งก ช น Operator ความหมาย ต วอย าง = เท าก บ =5=6 ค าท จะได เป น FALSE เพราะ 5 ไม เท าก บ 6 > มากกว า =5>6 ค าท จะได เป น FALSE เพราะ 5 น อยกว า 6 < น อยกว า =5<6 ค าท จะได เป น TRUE เพราะ 5 น อยกว า 6 จร ง >= มากกว าหร อเท าก บ =5>=6 ค าท จะได เป น FALSE เพราะ 5 น อยกว า 6 Operator ความหมาย ต วอย าง <= น อยกว าหร อเท าก บ =5<=6 ค าท จะได เป น TRUE เพราะ 5 น อยกว า 6 จร ง <> ไม เท าก บ =5<>6 ค าท จะได เป น TRUE เพราะ 5 ไม เท าก บ 6

26 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 5 ต วดาเน นการทางข อความ (Text Operator) เคร องหมายดาเน นการทางข อความค อเคร องหมาย & ซ งทาหน าท เช อมข อความหร อส ตร คานวณ ทาให แสดงผลล พธ ต อเน องก นได ต วดาเน นการอ างอ ง (Reference Operator) ใช ในการอ างอ งตาแหน งบนเว ร คช ท โดยใช เคร องหมาย, (Comma) : (Colon) หร อเว น วรรค (Space) ในการอ างอ งกล มเซลล เว ร คช ท Operator ความหมาย ต วอย าง, (Comma) ใช อ างอ งช วงเซลล ท งหมดท อ างถ ง =sum(b:b5,d:d5) : (Colon) ใช อ างอ งช วงเซลล จากตาแหน งแรก ไปจนถ งตาแหน งเซลล ส ดท าย ต อเน องก น เว นวรรค (Space) ใช อ างอ งเฉพาะเซลล ท ซ าก นในช วง เซลล ท ระบ =sum(b:b5) =sum(b:d4 C3:E5) นาข อม ลท ซ าก นในช วง B ถ ง D4 และ C3 ถ ง E5 มาบวกก นในท น ค อเซลล C3 C4 D3 D4

27 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 6 ระด บความสาค ญของต วดาเน นการ ต วดาเน นการต างๆน นม ลาด บความสาค ญต างก น ซ งโปรแกรมจะประมวลผลจากต วดาเน นการ ระด บส งไปย งระด บรองลงมา หากภายในส ตรคานวณเด ยวก นน นม ต วดาเน นการท ม ระด บความสาค ญ เท าๆ ก นจะคานวณจากซ ายไปขวาจนครบ ลาด บท ต วดาเน นการ ความหมาย () วงเล บ % เปอร เซ นต เช น 50% โปรแกรมจะแปล งค าเป น 0.5 ก อนแล วจ ง คานวณค าอ นๆ 3 ^ ยกกาล ง เช น ^5 4 * และ / ค ณ และหาร 5 + และ - บวก และลบ 6 & นาข อความต งแต สองข อความมาเช อมก น 7 =, <>, <=, >=, <> ต วดาเน นการเปร ยบเท ยบ ยกเล กส ตร การสร างส ตรคานวณ หากต องการใช งานส ตรคานวณใน Excel น น ส งหน งท ต องทาก อนเสมอค อ คล กเล อกเซลล ท ต องการให ผลล พธ แล วจ งป อนส ตรคานวณ การใส ส ตรลงในเซลล ทาได โดยคล กเซลล ท ต องการ แล วพ มพ ส ตรลงไปในเซลล โดยตรง หร อ พ มพ บนแถบส ตร (Formula Bar) ซ งม การใช งานด วน แทรกฟ งก ช น แถบสาหร บพ มพ ส ตร ใช ส ตรท พ มพ

28 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 7. การอ างอ งเซลล (Reference) หากกล าวถ งเร องการคานวณแล ว การอ างอ งเซลล จ ดเป นเร องท ควบค ก น กล าวค อหากม การใช ส ตรคานวณจะต องม การอ างอ งข อม ลท บรรจ อย ในเซลล ต างๆ ก น เพ อให ส ตรการคานวณท สร างข นน นม ความย ดหย นต อการใช งาน มากกว าการระบ ต วเลขค าคงท ลงไปท งหมดเอง เพราะเม อม การเปล ยนแปลง ข อม ลหร อต วเลขใดๆ ในเซลล ข อม ล ผลล พธ ต างๆ ก จะถ กเปล ยนแปลงไปด วย ทาให ผ ใช ไม ต องเส ยเวลสใน การป อนส ตรค านวณอ กรอบ การอ างอ งเซลล น นสามารถก าหนดได หลายร ปแบบด งน การอ างอ งเซลล ภายในเว ร คช ทเด ยวก น การอ างอ งเซลล ท อย ในเว ร คซ ทเด ยวก นจะต องม ช อคอล มน และช อแถวในการอ างอ งด งร ป ร ปแบบ = ช อเซลล เช น = A การอ างอ ง = A อ างอ งข อม ลท อย ในเซลล A ความหมาย = A:A อ างอ งข อม ลต งแต เซลล A ถ ง A = A,A,A4 อ างอ งข อม ลในเซลล A, A และ A4 = A:A,C:C อ างอ งข อม ลต งแต เซลล A ถ ง A และต งแต C ถ ง C = A:A A:F5 อ างอ งข อม ลเซลล ข อม ลต งแต A ถ ง A และ A ถ ง F5 ซ ง ก ค อ A:A5 น นเองเป นการอ างอ งเซลล ร วมก น

29 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 8 การอ างอ งเซลล ท อย ในเว ร คช ทอ น การอ างอ งเซลล ท อย ในเว ร คช ทอ นน น จะต องม ช อเว ร คช ทต นทางแล วตามด วยเคร องหมาย อ ศเจร ย (!) แล วจ งพ มพ ช อเซลล ด งร ป ร ปแบบ = ช อเว ร คช ท! ช อเซลล เช น = Sheet! A การอ างอ งเซลล ภายในเว ร คบ คอ น การอ างอ งเซลล ท อย ในเว ร คบ คอ นน น จะต องม การอ างอ งถ งช อไฟล เว ร คบ คแล วตามด วยช อ เว ร คช ท และช อเซลล ตามลาด บ ร ปแบบ = [ช อเว ร คบ ค.XLS] ช อเว ร คช ท! ช อเซลล เช น = [งานคานวณ.XLS] Sheet! A การอ างอ งเซลล แบบเจาะจง เม อผ ใช ทาการค ดลอกส ตรภายในเซลล ต างๆ ท ถ กกาหนดไว ในส ตรจะเปล ยนแปลงเองอ ตโนม ต แต ในบางกรณ เราไม ต องการให เซลล เปล ยน ต องการระบ เจาะจงแค เซลล เด ยว หร อกล มเซลล เพ ยงกล ม เด ยว สามารถระบ ได โดยการใช ส ญล กษณ $ (Dollar Sign) ใส ไว หน าเซลล เช น $A ค อเจาะจงคอล มภ แถวเปล ยนแปลงได หร อ A$ ค อเจาะจงแถว คอล มภ เปล ยนแปลงได หร อ $A$ ค อเจาะจงแถว และ คอล มน ร ปแบบ = ช อเซลล เช น = $A การอ างอ งเซลล แบบเฉพาะเจาะจง สามารถกดป มฟ งก ช น F4 ท ค ย บอร ด เพ อทาการใส เคร องหมาย $ โดยการกด F4 กดคร งท จะเป นการใส $ ท งหน าคอล มภ และแถว ($A$) กดคร งท จะเป นการใส $ หน าแถว (A$) กดคร งท 3 จะเป นการใส $ หน าคอล มภ ($A)

30 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 9.3 การต งช อเซลล และกล มเซลล การคานวณข อม ลภายในเซลล น นเป นการอ างอ งต าแหน งเซลล หร อการระบ ช อเซลล เช น A4+A3 เป นต น ท งน เราสามารถอ างอ งตาแหน งเซลล ได อ กล กษณะหน งค อ การต งช อให ก บเซลล ซ งอาจจะเป น เซลล เด ยวก นหร อหลายเซลล ก ได เพ ออานวยความสะดวกในการอ างอ งถ งตาแหน งเซลล จานวนมาก ใน การเข าถ งข อม ลหร อการนาไปคานวณ การต งช อเซลล หร อกล มเซลล ด วย Name Box Name Box ใช ในการแสดงช อตาแหน งเซลล ท เล อกอย และสามารถต งช อเซลล หร อกล มเซลล ได โดยสามารถทาตามข นตอนด งน. คล กเล อกเซลล หร อกล มเซลล ท ต องการต งช อ. พ มพ ช อลงไปใน Name Box และกดป ม Enter ท ค ย บอร ด

31 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 30 การต งช อเซลล หร อกล มเซลล ด วย Define Name Define Name ใช ในการต งช อกล มเซลล โดยการกาหนดขอบเขตการใช งานและใส ข อค ดเห น เพ มเต มซ งสามารถทาได ด งน. คล กเล อกเซลล หร อกล มเซลล ท ต องการต งช อ. เล อกแท บ Formulas 3. คล กป ม Define Name 4. ท ช อง Name ต งช อเซลล 5. ท ช อง Scope เล อกขอบเขตการเร ยกใช งานช อเซลล หร อคล กท Refers to เพ ออ างอ ง กล มเซลล ใหม 6. ท ช อง C0mment ระบ ข อค ดเห นเพ มเต ม 7. คล กป ม OK 3

32 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การต งช อเซลล หร อกล มเซลล ตามห วคอล มภ หร อแถว การต งช อเซลล โดยการนาเอาช อห วรายการในกล มข อม ลมาต งช อเซลล โดยใช ว ธ เล อกช อห ว คอล มภ หร อห วแถวมาต งช อให เซลล โดยม ข นตอนด งน. คล กกล มเซลล ท งหมดพร อมห วรายการ. เล อกแท บ Formulas 3. คล กป ม Create from Selection 4. คล กเล อกค าจากเซลล ด านท จะนามาทาช อเซลล 5. คล กป ม OK คาส ง ความหมาย Top row ใช ค าในแถบบนส ดมาเป นช อเซลล Left column ใช ค าของเซลล ในคอล มน ซ ายส ดเป นช อเซลล Bottom row ใช ค าในแถวล างส ดเป นช อเซลล Right column ใช ค าของเซลล ในคอล มน ขวาส ดเป นช อเซลล

33 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท

34 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 33.4 การใช งานฟ งก ช น ฟ งก ช นซ งค อส ตรการคานวณท ถ กสร างไว ม ล กษณะเหม อนคาส งสาเร จร ป การทางานเพ ยงแค ระบ ช อฟ งก ช นลงไปภายในเซลล ท ต องการ หล งจากน นฟ งก ช นจะค นค าผลล พธ กล บมาให ฟ งก ช นภายใน Excel ม ให เล อกใช มากมาย ท งฟ งก ช นทางคณ ตศาสตร ฟ งก ช นทางการเง น ฟ งก ช นทางสถ ต ฟ งก ช นทางข อความ เป นต น.4. ส วนประกอบของฟ งก ช น ร ปแบบการใช งานฟ งก ช นน นจะคล ายก บการป อนส ตรคานวณค อ จะต องน าหน าด วย เคร องหมายเท าก บ (=) จากน นตามด วยช อฟ งก ช นและค าข อม ล ช อฟ งก ช น ค อ ช อฟ งก ช นตามท Excel ได กาหนดไว เช นฟ งก ช น SUM, COUNT เป นต น ค าข อม ล (Argument) ค อ ค าท ต องส งให ฟ งก ช น ซ งจะอย ภาในวงเล บ และการอ าง Argument น น อาจจะใช การอ างอ งช อเซลล แทนก ได.4. การใส ฟ งก ช น การสร างส ตรคานวณด วยฟ งก ช น สามารถเล อกใช ฟ งก ช นโดยพ มพ ช อฟ งก ช นลงไปเอง หร อ เล อกฟ งก ช นจากกล มค าส ง Function Library ซ งใน Excel 03 ได รวบรวมรายช อฟ งก ช นไว ให เร ยกใช งานได อย างสะดวกใน Ribbon ช อ Formulas โดยอย ในกล มช อ Function Library และแยกฟ งก ช นออกเป นประเภทการใช งาน ต างๆ

35 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 34 คาส ง ความหมาย Insert Function เป ดไดอะล อกบ อกซ แทรกฟ งก ช น AutoSum เล อกฟ งก ช นอ ตโนม ต Recently Used เล อกฟ งก ช นท ใช ล าส ด Financial เล อกฟ งก ช นทางการเง น Logical เล อกฟ งก ช นทางตรรกะ Text เล อกฟ งก ช นทางข อความ Date & Time เล อกฟ งก ช นว นท และเวลา Lookup & Reference เล อกฟ งก ช นการค นหาและอ างอ ง Math & Trig เล อกฟ งก ช นคณ ตศาสตร และตร โกณม ต More & Function เล อกฟ งก ช นอ นๆเพ มเต ม.4.3 ประเภทของฟ งก ช น ฟ งก ช นภายใน Excel ม หลากหลายชน ด เราสามารถแบ งออกตามกล มการทางานด งน ฟ งก ช นทางคณ ตศาสตร (Math & Trig) ใช คานวณหาค าทางคณ ตศาตร หร อตร โกณม ต เช นค าผลรวม ค าจานวนต ม เป นต น ฟ งก ช น หน าท =INT (ต วเลข) ค นค าจานวนเต มป ดทศน ยมท ง =TRUNC (ต วเลข, จานวนทศน ยม) ค นค าต วเลขและทศน ยมตามจานวนท ต องการ โดยป ด เศษท ง =ABS (ต วเลข) ค นค าสมบ รณ ของต วเลข =SQRT (ต วเลข) ค นค ารากท สองของต วเลข

36 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 35 ฟ งก ช น หน าท =ROUND (ต วเลข, จานวนทศน ยม) ค นค าต วเลขและทศน ยมตามจานวนท ต องการ =MOD (ต วต ง, ต วหาร) ค นค าเศษท เหล อจากการหาร =SUM (ช วงเซลล ) =SumIF (กล มเซลล ท ตรวจสอบ, เง อนไข, กล มเซลล ท ต องการหาผลรวม) หาผลรวม หาผลรวมตามเง อนไข ฟ งก ช นทางสถ ต (Statistical) เป นฟ งก ช นการว เคราะห ข อม ลทางสถ ต ใช คานวณหาค า ทางสถ ต ต างๆ เช นค าเฉล ย ค าส งส ด ค าต าส ด การน บต วเลข เป นต น ฟ งก ช น หน าท =MAX (กล มเซลล ) ค าส งส ดในกล มเซลล =MIN (กล มเซลล ) ค าต าส ดในกล มเซลล =AVERAGE (กล มเซลล ) ค าเฉล ยในกล มเซลล =AVERAGEIF (กล มเซลล, เง อนไข) ค าเฉล ยในกล มเซลล ตามเง อนไข =AVERAGEIFS (กล มเซลล, เง อนไข, กล มเซลล, เง อนไข,...) =MIDIAN (กล มเซลล ) ค าก งกลางในกล มเซลล ค าเฉล ยในกล มเซลล ตามเง อนไขโดยสามารถหาได หลายเง อนไข หลายช วงข อม ล =MODE (กล มเซลล ) ค าท เก ดซ าหร อเก ดบ อยท ส ดในกล มเซลล =COUNT (กล มเซลล ) น บจานวนข อม ลเฉพาะต วเลข =COUNTA (กล มเซลล ) น บจานวนข อม ลท งต วเลขและข อความ =COUNTBLANK (กล มเซลล ) น บจานวนเซลล ว าง =COUNTIF (กล มเซลล, เง อนไข) น บจานวนข อม ลตามเง อนไข =COUNTIFS (กล มเซลล, เง อนไขกล มเซลล, เง อนไข,...) น บจานวนข อม ลตามเง อนไขโดยสามารถหาได หลาย เง อนไข หลายช วงข อม ล

37 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 36 ฟ งก ช นทางว นท และเวลา (Date & Time) ใช คานวณหาว นเวลา แสดงว นท ป จจ บ น เป นต น ฟ งก ช น หน าท =TODAY() ค นค าว นท ป จจ บ น =NOW() ค นค าว นท และเวลาป จจ บ น =YEAR(ว น/เด อน/ป ) =MONTH(ว น/เด อน/ป ) ค นค าป ค นค าเด อน =DAY(ว น/เด อน/ป ) ค นค าว นท =NETWORKDAYS(ว นท เร มต น, ว นท ส นส ด) ค นค าจานวนว นจากช วงเวลา เฉพาะว นทาการ =YEARFRAC(ว นท เร มต น, ว นท ส นส ด) ค นค าป เป นทศน ยม (หาอาย เป นป ) =HOUR(เวลา) ค นค าเวลาเป นช วโมง =MINUTE(เวลา) ค นค าเวลาเป นนาท ฟ งก ช นทางการเง น (Financial) ใช คานวณหาค าทางการเง นต างๆ เช น ม ลค าเง นใน อนาคต อ ตราดอกเบ ย เป นต น ฟ งก ช นทางการเง นม หลากหลายฟ งก ช น ในส วนน จะ ยกต วอย าง ฟ งก ช น PMT ซ งเป นฟ งก ช นท ทาหน าท คานวณหาค าอ ตราการผ อนชาระเป น งวดๆ ซ งม ว ธ การใช งานด งน ร ปแบบ =PMT (rate,nper,pv) =PMT(อ ตราดอกเบ ยต องวด, จานวนงวดท งหมด, เง นต น)

38 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 37 ฟ งก ช นทางข อความ (Text) ใช สาหร บจ ดการข อม ลท งต วเลขและต วอ กษรในล กษณะ ต างๆ เช น แปลงต วเลขให เป นข อความ, ค นหาและแทนท ข อความ เป นต น ฟ งก ช น หน าท =CHAR(ต วเลข) แปลงต วเลขเป นต วอ กขระ =REPT(ข อความ, จานวนคร ง) พ มพ ข อความซ าตามจานวนคร งท ระบ =BAHTTEXT(ต วเลข) แปลงต วเลขเป นข อความทางการเง น =CONCATENATE(ข อความ, ข อความ, ) รวมข อความหร อต วเลขให เป นข อม ลเด ยวก น =UPPER เปล ยนข อความเป นต วพ มพ ใหญ =LOWER เปล ยนข อความเป นต วพ มพ เล ก =LEN( น บจานวนอ กขระในเซลล ฟ งก ช นทางตรรกศาตร ใช คานวณแบบกาหนดเง อนไข เช น การเปร ยบเท ยบค าท ให ผลล พธ เป นจร งหร อเท จ ได แก o ฟ งก ช น IF ตรวจสอบเง อนไขการทางาน ฟ งก ช น IF ใช สาหร บทดสอบเง อนไขและการต ดส นใจการท างาน ตามเง อนไขท กาหนด ซ งจะใช ก บข อม ลท ม ทางเล อกในการต ดส นใจหลายๆ ทางโดยโปรแรกมจะนาเง อนไขไปทดสอบ และส งค าก บเป นตรรกศาสตร ว าจร งหร อเท จ ถ าจร งให ทาอะไร ถ าเท จให ทาอะไร IF แบบเง อนไขเด ยว ม ร ปแบบด งน ร ปแบบ = IF (เง อนไข, ค าท ได เม อเง อนไขเป นจร ง, ค าท ได เม อเง อนไขเป นเท จ) ให ค าตามผลของเง อนไขว า เป นจร ง (True) หร อเป นเท จ (False) สาหร บการใช งานฟ งก ช น IF น นส งท สาค ญท ส ดค อการกาหนดเง อนไข ผ ใช จะต อง ทราบว าอะไรค อเง อนไข และจะต งเง อนไขอย างไร

39 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 38 IF แบบหลายเง อนไข สาหร บ IF แบบหลายเง อนไข เหมาะก บงานท ม ล กษณะการตรวจสอบ การต ดส นใจแบบหลายๆ เง อนไข โดยม ล กษณะการเร ยกใช ฟ งก ช น IF แบบซ อนก นไปเร อยๆ ในส วน ของการพ ส จน เง อนไขท เป นเท จ ตามร ปแบบด งน ร ปแบบ = IF (เง อนไขท, ค าท ได เม อเง อนไขท เป นจร ง, IF (เง อนไขท, ค าท ได เม อเง อนไขท เป นจร ง,, IF (เง อนไขท N, ค าท ได เม อเง อนไขท N เป นจร ง, ค าส ดท ายของท กเง อนไข))) *** วงเล บป ดเท าก บจานวน IF *** ฟ งก ช นค นหาและอ างอ ง o ฟ งก ช น VLOOKUP ค นหาข อม ลตามแนวคอล มน ฟ งก ช นน จะใช สาหร บการค นหาข อม ลคอล มน (Vertical) โดยเร มจากคอล มน ซ ายส ด ของตารางหร อฐานข อม ลหากพบข อม ลตามค าท ส งไป ก จะส งกล บค าในแถวเด ยวจาก คอล มน ท ระบ ไว ในตาราง ฟ งก ช น Vlookup เป นฟ งก ช นท ม ประโยชน มากในการท จะ อ างอ งข อม ลของตารางอ นมาไว ย งตาแหน งท ต องการ โดยจะม KEY ท ใช ในการ เปร ยบเท ยบค นหา สาหร บการใช Vlookup น นจะต องม ส วนประกอบท สาค ญ ส วนด วยก น ค อ. ตารางข อม ลหล ก. ข อม ลท ต องการนาไปค นหาจากตารางหล ก

40 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 39 ร ปแบบ โดยท =VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) lookup_value ค อ ค าท จะนาไปค นหาในตารางข อม ล (เซลล ท เป นค ย ) table_array ค อ ตาแหน งของตารางหล ก col_index_num ค อ ลาด บคอล มน ท ต องการน าข อม ลมาแสดง โดยการน บล าด บ คอล มน น นจะเร มน บจากซ ายส ดเป น และไล เร ยงไปตามลาด บ range_lookup ค อ ค าตรรกะท ระบ ลงไปให Vlookup เล อกว าจะส งค าใดกล บจาก ผลการค นหา เช น TRUE, FALSE หร อไม ใส ค าอะไร

41 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 40 ต วอย าง จากตารางข อม ลในร ป เม อผ ใช ป อนรห สส นค าในเซลล C ต องการให ปรากฎช อส นค าและ ราคาข นมา โดยช อส นค าและราคาส นค าน นจะอ างอ งจากกล มเซลล ตารางหล ก(F:H0) ด งน นจ งต องใช ว ธ การ อ างอ งข อม ลจากตารางหล กมาใช งาน โดยนาข อม ลรห สส นค าเป นค ย ในการค นหาข อม ล โดยกาหนดส ตร Vlookup ด งน ผลล พธ ท ได จากร ปเข ยนส ตรได ด งน =VLOOKUP(C,F:H0,) C ค อ เซลล ท เป นค ย ต องการนาไปค นหาหร อนาไปเปร ยบเท ยบก บตารางหล ก F:H0 ค อ ตาแหน งของตารางหล ก ค อ ลาด บคอล มน ท ต องการน าข อม ลมาแสดง จากต อย างต องการช อส นค า ซ งเป น คอล มน ลาด บท ของตารางหล กมาแสดง สาหร บราคาส นค าน น ก ท าเช นเด ยวก นก บช อส นค า แต เปล ยน Columnindex number เป น 3 เพราะ ราคาส นค าเป นข อม ลท อย คอล มน ลาด บท 3 ของตารางหล ก Note: ฟ งก ช น Vlookup น นม ข อจาก ดค อ คอล มน ซ ายส ดจะต องเร ยงลาด บจะต องเร ยงลาด บข อม ลจากน อย ไปหามากเสมอ และข อม ลท เป นค ย ในการค นหาน น จะต องพ มพ ให ถ กต องตามรห ส เพราะหากพ มพ ผ ดโปรแกรม จะไม สามารถหาค าได

42 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 4 o ฟ งก ช น HLOOKUP ค นหาข อม ลตามแนวแถว การทางานจะคล าย VLOOKUP แต จะค นหาข อม ลในล กษณะเป นแถวแนวนอน (Horizontal) โดยจะค นหาจากแถวท ค อแถวบนส ด หากพบข อม ลท ตรงก บค าท ค นหา ก จะนาค าท อย ในแถวถ ดไปมาแสดง โดยท ร ปแบบ =HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) lookup_value ค อ ค าท จะนาไปค นหาในตารางข อม ล (เซลล ท เป นค ย ) table_array ค อ ตาแหน งของตารางหล ก row_index_num ค อ ลาด บแถวท ต องการนาข อม ลมาแสดง โดยการน บลาด บแถว น นจะเร มน บจากแถวบนส ดเป น และไล เร ยงไปตามลาด บ range_lookup ค อ ค าตรรกะท ระบ ลงไปให Hlookup เล อกว าจะส งค าใดกล บจากผล การค นหา เช น TRUE, FALSE หร อไม ใส ค าอะไร

43 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 4 ผลล พธ ท ได จากร ปเข ยนส ตรได ด งน = HLOOKUP(C,B6:J8,) C ค อ เซลล ท เป นค ย ต องการนาไปค นหาหร อนาไปเปร ยบเท ยบก บตารางหล ก B6:J8 ค อ ตาแหน งของตารางหล ก ค อ ลาด บแถวท ต องการนาข อม ลมาแสดง จากต อย างต องการช อส นค า ซ งเป นแถวลาด บท ของตารางหล กมาแสดง สาหร บราคาส นค าน น ก ท าเช นเด ยวก นก บช อส นค า แต เปล ยน Columnindex number เป น 3 เพราะ ราคาส นค าเป นข อม ลท อย แถวลาด บท 3 ของตารางหล ก

44 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การสร างแผนภ ม แผนภ ม ค อ การสร ปผลข อม ล การว เคราะห ข อม ลให แสดงผลออกมาในร ปแบบของกราฟ ก หร อแผนภ ม ในล กษณะต างๆ เช นแผนภ ม แท ง แผนภ ม วงกลม เป นต น ทาให เราสามารถเข าใจถ งข อม ลต างๆ ได ง ายข น การสร างแผนภ ม น นม ข นตอนโดยสร ปด งน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกแท บ Insert 3. เล อกชน ดของแผนภ ม 4. เล อกร ปแบบของแผนภ ม 3 4

45 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท Recommended Charts บ อยคร งท ผ ใช ไม ร ว าข อม ลท ม อย ควรนา ไปสร างกราฟประเภทใด จ งจะเหมาะสม ในเวอร ช นน ม การเพ ม feature ช วยสร างกราฟประเภทต าง ๆ ท เหมาะสมก บข อม ลของ ผ ใช ให อย างอ ตโนม ต โดยผ ใช เพ ยงคล กในบร เวณข อม ลท ต องการสร างกราฟ คล กเมน Insert เล อกคาส ง Recommended Charts Excel จะแสดงประเภทกราฟต าง ๆ ท เหมาะสมให ผ ใช เล อก 3 ม ข นตอนด งน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกแท บ Insert 3. เล อก Recommended Charts 4. เล อกร ปแบบของแผนภ ม 4

46 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การปร บแต งแผนภ ม ด วยเคร องม อด วน (Fine tune charts quickly) เป นการปร บแต งร ปแบบของแผนภ มด วยเคร องม อด วนท ม อย ใน Excel ม ข นตอน ด งน. คล กเล อกแผนภ ม ท ต องการจ ดร ปแบบ. เล อกเคร องม อท จะใช ในการปร บแต งแผนภ ม

47 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การปร บแต งแผนภ ม แบบ Sparkline Sparkline ค อการสร าง Mimi Chart หร อแผนภ ม ขนาดเล กๆ บนเซลล ท ต องการ ในล กษณะของ แนวโน มท คาดว าจะเก ดข น ก บข อม ลบางช ด สามารถทาได โดยข นตอนด งน ม ข นตอนด งน. คล กเล อกแท บ Insert. ท กล มคาส ง Sparkline เล อกร ปแบบ แผนภ ม ท ต องการ 3. ท ช อง Data Range เล อกกล มข อม ล ท จะสร างแผนภ ม 4. ท ช อง Location Range เล อกตา แหน งเซลล ท ต องการวางแผนภ ม 5. คล กป ม OK 5 Mini Chart จาก Sparkline 3 4

48 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 47 หากต องการปร บแต งร ปแบบกราฟแบบ Sparkline สามารถทาได โดย. คล กท แผนภ ม ท ต องการปร บแต ง. ปร บแต งร ปแบบกราฟโดยใช เคร องม อแท บ Design

49 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การจ ดการฐานข อม ล Microsoft Excel จ ดเป นโปรแกรมหน งท ม ความสามารถในด านของการจ ดการเก บข อม ลโดยเฉพาะใน เวอร ช นน ได เพ มเน อท ในการจ ดเก บข อม ลมากย งข น ด วยการเพ มจานวนแถว จานวนคอล มน ท มากข นกว าเด ม ทาให ความสามารถในด านน ของ Excel ม จ ดเด นข นมาอย างช ดเจน 4. การเร ยงลาด บข อม ล (Sort) การเร ยงลาด บข อม ลจ ดว าเป นอ กความสามารถหน งท มาพร อมก บการจ ดร ปแบบตารางอ ตโนม ต ซ ง การเร ยงลาด บจะม ล กษณะการเร ยง ด งน เร ยงจากน อยไปหามาก โดยสามารถเร ยงได ท งต วอ กษร ต วเลข และว นท การเร ยงล าด บเบ องต นสามารถทาได ด งน. คล กเล อกเซลล ในคอล มน ท ต องการเร ยงลาด บ. คล กเคร องม อ Sort & Filter ท แท บ Home เล อกประเภทการเร ยงลาด บ

50 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 49 เร ยงจากมากไปหาน อย โดยสามารถเร ยงได ท งต วอ กษร ต วเลข และว นท การเร ยงล าด บเบ องต นสามารถทาได ด งน. คล กเล อกเซลล ในคอล มน ท ต องการเร ยงลาด บ. คล กเคร องม อ Sort & Filter ท แท บ Home เล อกประเภทการเร ยงลาด บ

51 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 50 เร ยงลาด บแบบกาหนดเอง การเร ยงลาด บแบบกาหนดเองสามารถทาได ด งน. คล กเมาส ภายในกล มเซลล. คล กแท บ Home 3. คล กเคร องม อ Sort & Filter 4. เล อกคาส ง Custom Sort. 5. กาหนดรายละเอ ยด - เล อกฟ ลล ท ต องการเร ยง - เล อกประเภทการเร ยง (น อยไปมาก หร อ มากไปน อย) 6. คล กป ม OK

52 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 5 เร ยงลาด บช ดข อม ล (Series) สาหร บข อม ลแบบช ด (Series) เช น จ นทร, อ งคาร, พ ธ,... อาท ตย หร อ มกราคม, ก มภาพ นธ, ม นาคม,..., ธ นวาคม น นไม สามารถใช การเร ยงแบบปกต ได เน องจากการเร ยงข อม ลแบบปกต น นจะเป น การเร ยงตามต วอ กษร ก ถ ง ฮ หร อ A ถ ง Z และเร ยงตามค าของต วเลข ด งน นหากเป นการเร ยงลาด บ แบบธรรมดาจะไม สามารถเร ยงได ถ กต อง เพราะฉะน นหากต องการเร ยงลาด บข อม ลชน ดน จะต องอาศ ยต วเล อกเสร มอ นๆ ซ งม อย ใน หน าต าง Sort อย แล วด งน. เล อกฟ ลล ท ต องการเร ยง. คล กเล อก Custom List ในส วนของประเภทการเร ยง 3. เล อกข อม ลตามร ปแบบท ต องการเร ยง 4. คล กป ม OK 3 4

53 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 5 4. การกรองข อม ล (Filter) เม อจ ดร ปแบบตารางแล วจะส งเกต ได ว าท ห วตารางจะปรากฎต วกรองข อม ล เพ อใช ในการ เร ยกด ข อม ลบางประเภทตามต องการ เช น ต องการด ข อม ลเฉพาะคนท ข นต นด วย นาย เป นต น ความสามารถในการกรองข อม ลของตารางท ได ผ านการจ ดร ปแบบแล ว ม ว ธ การใช งานเคร องม อใน การกรองข อม ลด งน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กแท บ Home 3. คล กเคร องม อ Sort & Filter 4. เล อกคาส ง Filter 5. คล กป มล กศร ท ห วคอล มน 6. เล อกข อม ลท ต องการกรอง 7. คล กป ม OK ร ปแบบในการกรองข อม ลน นสามารถเปล ยนแปลงไปได อ สระตามข อม ล เช น ข อม ลท เป นต วเลข ข อม ลต วอ กษร หร อข อม ลท เป นว นท ต วเล อกต างๆ ของแต ละฟ ลล จะเปล ยนแปลงไปเร อยๆ ตามข อม ลท บรรจ อย ในคอล มน น นๆ

54 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 53 การกาหนดเง อนไขเอง(Custom Filter) การกรองข อม ลน นนอกจากจะใช ว ธ การเล อกจากต วเล อกท โปรแกรมม ให แล ว ย งสามารถ กาหนดได เองจากการเล อก ต วเล อก Filters เช น ต องการกรองข อม ลพน กงานท ม ค าเป นช วง หร อ ต องการหาค าเฉล ยของเง อนเด อนพน กงาน เป นต น ในการกรองข อม ลเองน สมม ต ว าต องการกรองข อม ล ต วเลขท เป นเง นเด อน สามารถทาได ด งน. คล กป มล กศร. เล อกคาส ง Number Filters 3. เล อกเง อนไขท ต องการ 4. กาหนดต วเลขตามเง อนไขท ต องการ 5. คล กป ม OK 4 3 5

55 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 54 ใช เง อนไขข นส ง (Advance Filter) นอกจากการกรองข อม ลโดยท วไปแล ว เราย งสามารถสสร างเง อนไขในการกรองข อม ลข นส ง ได ด วยการเล อกพ นท วางเง อนไขและพ นท วางผลล พธ แยกออกมาต างหากได โดยใช คาส ง Advanced ใน การกาหนดพ นท ค านหาและการกรองข อม ลได ด งน. สร างพ นท เง อนไข. พ มพ เง อนไข 3. คล กกล มข อม ลพ นท ในการค นหา 4. ท แท บ Data คล กป ม Advanced 5. กาหนดพ นท การค นหา - List range : คล กเล อกพ นท การค นหา - Criteria range : คล กเล อกพ นท เง อนไข - Copy to : คล กเล อกเซลล ท จะแสดงผล 6. คล กป ม OK

56 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท

57 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 56 ผลล พธ ท ได จากการกาหนดเง อนไขในการกรองข อม ล

58 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การจ ดกล มข อม ล (Group) เม อข อม ลม จ านวนมาก บางคร งทาให การค นหาข อม ลหร อการเร ยกใช ข อม ลท าได ล าช า ซ งเรา สามารถแบ งข อม ลออกเป นกล มๆ ได เพ อความสะดวกในการเร ยกใช งาน การจ ดกล มข อม ลจะแบ งโดยใช คอล มน และแถวในการแบ งเป นหล ก โดยว ธ การด งน. ลากคล มช วงข อม ลท ต องการจ ดกล ม. เล อกแท บ Data 3. ท กล มคาส ง Outline คล กป ม Group 4. เล อกการจ ด Group ตาม Row หร อ Columns จากน นกดป ม OK เพ อย นย น 3 4 ผลล พธ ท ได

59 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 58 การยกเล กจ ดกล มข อม ล (Ungroup) สามารถทาได โดยว ธ การด งน. ลากคล มช วงข อม ลท ต องการยกเล กการจ ดกล ม. เล อกแท บ Data 3. ท กล มคาส ง Outline คล กป ม Ungroup 4. เล อกการยกเล ก Group ตาม Row หร อ Columns จากน นกดป ม OK เพ อย นย น 3 4

60 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การแบ งแยกข อม ลจากคอล มน เด ยวออกเป นหลายคอล มน (Text To Column) ในกรณ ท ข อม ลถ กสร างภายในคอล มน เด ยวก น เช น ช อ-นามสก ล เราสามรถแยกข อม ลท อย ในคอล มน เด ยวก นน นแป งออกเป นหลายคอล มน ได เพ อความสะดวกในการเร ยกใช ข อม ล โดยว ธ การ ด งน. เล อกคอล มน ท ต องการแยกข อม ลออก. ท แท บ Data กล มคาส ง Data Tolls คล กป ม Text to Column 3. จะปรากฎไดอะล อกบ อกซ Convert Text to Columns Wizard ให กาหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 4. Step : เล อกชน ดของข อม ลต นฉบ บว าต องการแบ งแบบไหน Delimited : แบ งตามต วค น เช น แท บ คอมม า หร อช องว าง Fixed width : กาหนดความกว างแต ละคอล มน เท าก น เช น แบ งช องละ 0 ต วอ กษร 5. คล กป ม Next

61 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท Step : เล อกต วค นระหว างคอล มน ว า แต ละส วนถ กแบ งด วยเคร องหมายใด 7. คล กป ม Next

62 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท Step 3: เล อกร ปแบบและตาแหน งเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ ในช อง Destination 9. คล กป ม Finish

63 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท ผลล พธ ท ได 5. การตรวจสอบและการจ ดพ มพ เม อสร างงานเป นท เร ยบร อยหากต องการส งพ มพ ข อม ลต างๆ ท สร างข นออกทางเคร องพ มพ สามารถทา ได ปกต โปรแรกมจะกาหนดค าเร มต นสาหร บใช ในการพ มพ ให โดยอ ตโนม ต เช นการต งค าขนาดกระดาษ หร อ

64 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 63 ระยะห างจากขอบกระดาษ ซ งค าต างๆ เหล าน สามารถเปล ยนแปลงแก ไขให เป นค าท ต องการได เพ อให งาน ออกมาสวยงามมากข น 5. การกาหนดรายละเอ ยดการพ มพ (Page Setup) การกาหนดรายละเอ ยดการพ มพ เช น กาหนดขนาดกระดาษ, เล อกท ศทางการพ มพ, กาหนดพ นท พ มพ งาน, การกาหนดห วกระดาษ ท ายกระดาษ เป นต น แท บคาส งสาหร บกาหนดรายละเอ ยดของกระดาษงาน ค อแท บ Page Layout กาหนดส วนห วตาราง กาหนดขนาดกระดาษ กาหนดการแบ งหน า จ ดร ปแบบสาเร จร ป กาหนดระยะขอบ กาหนดแนวกระดาษ กาหนดพ นท ในการพ มพ กาหนดพ นหล ง ซ อน/แสดง ห วคอล มน และห วแถว กาหนดอ ตราส วนการพ มพ ซ อน/แสดงเส นแบ งเซลล กาหนดขอบกระดาษ (Margins)

65 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 64 ขอบกระดาษหร อ Margin ค อการเว นขอบกระดาษแต ละด านไว การกาหนดขอบกระดาษน น จะม ต วเล อกให ผ ใช เล อกสาเร จร ปอย แล ว แต หากเป นการก าหนดขอบกระดาษท ผ ใช ต องการกาหนด เอง สามารถทาได โดย 3. คล กเล อกแท บ Page Layout. คล กป ม Margin 3. เล อก Custom Margins 4. กาหนดรายละเอ ยด Left: ขอบซ าย Right: ขอบขวา Top: ขอบบน Bottom: ขอบล าง 5. คล กป ม OK 4 5 กาหนดท ศทางการพ มพ (Orientation)

66 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 65 ท ศทางในการพ มพ งานปกต จะเป นแนวต งของกระดาษ ในกรณ ท เราต องการเปล ยนท ศการพ มพ ให เป นแนวนอนสามารถทาได ด งน. คล กเล อกแท บ Page Layout. คล กป ม Orientation 3. เล อแนวกระดาษท ต องการ 3 การกาหนดขนาดกระดาษ (Size)

67 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 66 ขนาดสาหร บพ มพ งานปกต ค อ A4 ซ งเป นมาตรฐาน แต เราสามารถเล อกขนาดอ นๆ ได เช นขนาด สาหร บซองจดหมาย หร อกระดาษขนาดใหญ เช น A3 เป นต น การเปล ยนขนาดกระดาษสามารถทาได ด งน 3. คล กเล อกแท บ Page Layout. คล กป ม Size 3. เล อกกระดาษท ต องการ การกาหนดพ นท ในการพ มพ (Print Area)

68 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 67 สาหร บการพ มพ เอกสารแต ละหน าน น บางคร งผ ใช ไม ต องการพ มพ หน าท งหมด แต ต องการพ มพ เฉพาะบางส วนของหน าเท าน น การพ มพ ล กษณะน ผ ใช จะต องทาการก าหนดพ นท ในการพ มพ ก อน จ งจะ สามารถพ มพ ได ซ งข นตอนในการกาหนดพ นท ในการพ มพ ด งน. เล อกกล มเซลล ท ต องการ. คล กเล อกเคร องม อ Page Layout 3. คล กกล มคาส ง เล อกคาส ง Set Print Area 3 การกาหนดการแบ งหน า (Page Break)

69 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 68 Page Break ค อการก าหนดการแบ งหน าเอกสารตามท ผ ใช กาหนด โดยย ดตาแหน งม มบน ด านซ ายของ ต วช เซลล (Cell Pointer) เป นหล กว าจะแบ งได ก หน าด งน ม ข นตอนด งน. คล กเล อกต าแหน งเซลล ท ต องการเร มการแบ งหน า. คล กแท บ Page Layout 3. เล อกคาส ง Break 4. เล อก Insert Page Break 3 4 การกาหนดให พ มพ ส วนห วตารางซ า (Print Title)

70 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 69 สาหร บตารางข อม ลใน Microsoft Excel น น ข อม ลท เก บในปร มาณมากๆ ม กจะม ห วตารางหร อ ห วคอล มน เด ยวก น และจะประสบป ญหาเม อม การส งพ มพ เอกสารแล วห วตารางจะไม ปรากฎในท กๆ หน า เอกสาร ด งน นหากต องการให ส วนห วตารางปรากฎในหน าเอกสารท กๆ หน า โดยไม ต องค ดลอกไปวางเอง ใหม สามารถกาหนดได จากเคร องม อ Print Title ด งน. คล กแท บ Page Layout, คล กเล อกเคร องม อ Print Title. เล อกแถวท ต องการให พ มพ ซ าในช อง Row to repeat top 3. คล กป ม OK 3

71 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การจ ดการก บ Page Break Preview Page Break Preview เป นม มมองการแบ งหน าเว ร คช ท ช วยในการจ ดหน าสม ดงานก อนการพ มพ สะดวกในการกาหนดขอบเขตการพ มพ สามารถเร ยกใช ค าส งได โดย. คล กแท บ View. คล กป ม Page Break Preview

72 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท 7 ในกรณ ท ต องการย ายเส นแบ งหน า สามารถทาได โดย นาต วช ของเมาส ไปวางท เส น Page Break เป นร ป แล วลากเมาส เพ อย ายเส นน นไปวางระหว างคอล มน ท ต องการ

73 Microsoft Office Excel 03 : Excellent Excel Skill หน าท การส งพ มพ เอกสาร (Print) หล งจากทาการต งค าเอกสารและด ต วอย างก อนพ มพ แล ว ถ าต องการส งพ มพ เอกสาร สามารถส ง พ มพ ได ท งในส วนของข อม ลท วไป ร ปภาพ ในล กษณะต างๆ เป นต น การส งพ มพ ข อม ล การพ มพ ข อม ลค อเน อหาท ปรากฎภายในตาราง สามารถทาได ด งข นตอนต อไปน. คล กเล อกแท บ File. เล อกคาส ง Print 3. กาหนดรายละเอ ยด เล อกช อเคร องพ มพ ท Printer, กาหนดค าในการส งพ มพ ท Setting 4. คล กป ม Print 4 3