ส ภ สสา วรรธนาคม กล มบร หารท วไป สาน กบร หารกลาง สาน กงานปล ดกระทรวงสาธารณส ข

Transcription

1 ส ภ สสา วรรธนาคม กล มบร หารท วไป สาน กบร หารกลาง สาน กงานปล ดกระทรวงสาธารณส ข

2 สาระสาค ญ ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๔๙๗ ตอนแรก ตอนท สอง ตอนท สาม ว าด วยการร บเสนอส ง และระบบการเก บค น ว าด วยแบบหน งส อในราชการและมาตรฐานกระดาษแบบพ มพ ว าด วยหล กงานสารบรรณท วไป ระบบการเก บค นแบบด ชน การออกแบบ บ ตรให เหมาะสมก บงานเพ อหาต วเลขสถ ต และการเข ยนกราฟ

3 สาระสาค ญ ระเบ ยบว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ พ.ศ. ๒๕๒๖ พ.ศ. ๒๕๔๘ สาน กนายกร ฐมนตร ปร บปร งระเบ ยบว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และม ผล บ งค บใช ต งแต ว นท ๑ ม ถ นายน ๒๕๒๖ หล งจากน นได กาหนดให ม ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ (ฉบ บท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ เพ อรองร บการปฏ บ ต งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

4

5 ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยการใช ตาแหน งทางว ชาการ เป นคาน าหน านาม พ.ศ. ๒๕๓๖ ระเบ ยบว าด วยการร กษาความล บของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔

6 ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ภาคผนวก พ.ศ. ๒๕๓๙ และฉบ บปร บปร งแก ไข หน งส อสาน กนายกร ฐมนตร ท นร ๑๐๐๒/ว๓ ลงว นท ๑๙ มกราคม ๒๕๓๓ เร อง คาอธ บายประกอบระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วย งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

7 ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๔๘ หน งส อสาน กเลขาธ การคณะร ฐมนตร ด วนท ส ด ท นร ๐๕๐๖/ว๑๖๔ ลงว นท ๑๓ ก นยายน ๒๕๕๓ เร อง โครงการฟอนต มาตรฐานราชการไทย

8 หน งส อสาน กนายกร ฐมนตร ท นร ๐๑๐๖/ว๒๐๑๙ ลงว นท ๓๐ พฤศจ กายน ๒๕๕๓ เร อง คาอธ บายการพ มพ หน งส อราชการภาษาไทยด วย โปรแกรมการพ มพ ในเคร องคอมพ วเตอร และต วอย างการพ มพ

9 หน งส อสาน กนายกร ฐมนตร ท นร ๐๑๐๖/ว๖๔๘ ลงว นท ๒๙ ม นาคม ๒๕๕๕ เร อง ภาคผนวก ๖ ท ายระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และท แก ไขเพ มเต ม

10 ประกาศคณะกรรมการธ รกรรมทางอ เล กทรอน กส เร อง แนวนโยบายและแนวปฏ บ ต ในการร กษาความม นคง ปลอดภ ยด านสารสนเทศของหน วยงานของร ฐ พ.ศ. ๒๕๕๓

11 สาน กงานปล ดกระทรวงเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ท ทก ๐๒๐๙.๕/ว ๒๙๑ ลงว นท ๒๘ มกราคม ๒๕๕๔ เร อง หล กเกณฑ และว ธ การในการจ ดทาหร อแปลงเอกสารและ ข อความให อย ในร ปของข อม ลอ เล กทรอน กส พ.ศ. ๒๕๕๓

12 กระทรวงเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ท ทก ๐๒๐๙.๕/ว ๗๓๗ ลงว นท ๑๓ ก มภาพ นธ ๒๕๕๕ เร อง ประกาศคณะกรรมการธ รกรรมทางอ เล กทรอน กส เร อง ส งพ มพ ออก

13 หน งส อสาน กนายกร ฐมนตร ท นร ๐๑๐๖/ว๙๑๓ ลงว นท ๘ พฤษภาคม ๒๕๕๕ เร อง การแก ไขเพ มเต มภาคผนวก ๒ ท ายระเบ ยบ สาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

14

15 1 หมวด ๑ ชน ดของหน งส อ 2 หมวด ๒ การร บและส งหน งส อ ส วนท ๑ หน งส อภายนอก ส วนท ๒ หน งส อภายใน ส วนท ๓ หน งส อประท บตรา ส วนท ๔ หน งส อส งการ ส วนท ๕ หน งส อประชาส มพ นธ ส วนท ๖ หน งส อท เจ าหน าท ทาข น หร อร บไว เป นหล กฐานในราชการ ส วนท ๗ บทเบ ดเตล ด 3 4 บทเฉพาะกาล ภาคผนวก ส วนท ๑ การร บหน งส อ ส วนท ๒ การส งหน งส อ ส วนท ๓ บทเบ ดเตล ด หมวด ๓ การเก บร กษา ย ม และทาลายหน งส อ ส วนท ๑ การเก บร กษา ส วนท ๒ การย ม ส วนท ๓ การทาลาย หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพ มพ และซอง

16 ๑. บ งค บใช ต งแต ๑ ม ถ นายน ๒๕๒๖ ๒. ใช บ งค บแก ส วนราชการ ส วนราชการใดม ความจาเป นท จะต องปฏ บ ต งาน สารบรรณนอกเหน อไปจากท ได กาหนดไว ในระเบ ยบน ทาความตกลงก บ ผ ร กษาการณ ตามระเบ ยบน ๓. กรณ ท กฎหมาย หร อระเบ ยบว าด วยการร กษาความปลอดภ ยแห งชาต กาหนดว ธ ปฏ บ ต ก บงานสารบรรณไว เป นอย างอ น ให ถ อปฏ บ ต ตามกฎหมาย หร อระเบ ยบว าด วยการน น

17 ๑. งานสารบรรณ หมายความว า งานท เก ยวก บการบร หารงานเอกสาร เร มต งแต การจ ดทา การร บส ง การเก บร กษา การย ม จนถ งการทาลาย ๒. หน งส อ หมายความว า หน งส อราชการ ๓. ส วนราชการ หมายความว า กระทรวง ทบวง กรม สาน กงาน หร อหน วยงาน อ นใดของร ฐ ท งในราชการบร หารส วนกลาง ราชการบร หารส วนภ ม ภาค ราชการบร หารส วนท องถ น หร อในต างประเทศ และให หมายความรวมถ ง คณะกรรมการด วย

18 ๔. อ เล กทรอน กส หมายความว า การประย กต ใช ว ธ การทางอ เล กทรอน กส ไฟฟ า คล นแม เหล กไฟฟ า หร อว ธ อ นใดในล กษณะคล ายก น และให หมายความรวมถ งการประย กต ใช ว ธ การทางแสง ว ธ การทางแม เหล ก หร อ อ ปกรณ ท เก ยวข องก บการประย กต ใช ว ธ ต าง ๆ เช นว าน น ๕. ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส หมายความว า การร บส งข อม ลข าวสาร หร อ หน งส อผ านระบบส อสารด วยว ธ การทางอ เล กทรอน กส ๖. ส อกลางบ นท กข อม ล หมายความถ ง ส อใด ๆ ท อาจใช บ นท กข อม ลไว ด วย อ ปกรณ ทางอ เล กทรอน กส เช น แผ นบ นท กข อม ล เทปแม เหล ก จานแม เหล ก แผ นซ ด -อ านอย างเด ยว หร อแผ นด จ ท ลเอนกประสงค

19 ๗. ข อ ๒๙ การต ดต อราชการนอกจากการจะดาเน นการโดยหน งส อท เป น เอกสารสามารถดาเน นการด วยระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ได ในกรณ ท ต ดต อราชการด วยระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ให ผ ส ง ตรวจสอบผลการส งท กคร ง และให ผ ร บแจ งตอบร บ เพ อย นย นว า หน งส อได จ ดส งไปย งผ ร บเร ยบร อยแล ว และ ส วนราชการผ ส งไม ต อง จ ดส งหน งส อเป นเอกสาร เว นแต กรณ เป นเร องสาค ญจาเป นต องย นย น เป นเอกสารให ทาเอกสารย นย นตามไปท นท

20 ๙. คณะกรรมการ หมายความว า คณะบ คคลท ได ร บมอบหมายจากทาง ราชการให ปฏ บ ต งานในเร องใด ๆ และให หมายความรวมถ ง คณะอน กรรมการ คณะทางาน หร อคณะบ คคลอ นท ปฏ บ ต งานในล กษณะ เด ยวก น ๑๐. คาอธ บายซ งกาหนดไว ท ายระเบ ยบ ให ถ อว าเป นส วนประกอบท ใช ใน งานสารบรรณ และให ใช เป นแนวทางในการปฏ บ ต

21 ๑๑. ให ปล ดสาน กนายกร ฐมนตร ร กษาการตามระเบ ยบน และให ม อานาจต ความและ ว น จฉ ยป ญหาเก ยวก บการปฏ บ ต ตามระเบ ยบน รวมท งการแก ไขเพ มเต มภาคผนวก และจ ดทาคาอธ บาย ก บให ม หน าท ดาเน นการฝ กอบรมเก ยวก บงานสารบรรณ ๑๒. การต ความ การว น จฉ ยป ญหา และการแก ไขเพ มเต มภาคผนวก และคาอธ บาย ตามวรรคหน ง ปล ดสาน กนายกร ฐมนตร จะขอความเห นจากคณะกรรมการพ จารณา ปร บปร งและพ ฒนาระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร เพ อประกอบการพ จารณาก ได

22 หน งส อราชการ ค อ เอกสารท เป นหล กฐานในราชการ ได แก ๑. หน งส อท ม ไปมาระหว างส วนราชการ ๒. หน งส อท ส วนราชการม ไปถ งหน วยงานอ นใดซ งม ใช ส วนราชการ หร อม ไปถ ง บ คคลภายนอก ๓. หน งส อท หน วยงานอ นใดซ งม ใช ส วนราชการหร อท บ คคลภายนอกม มาถ ง ส วนราชการ ๔. เอกสารท ทางราชการจ ดทาข นเพ อเป นหล กฐานในราชการ ๕. เอกสารท ทางราชการจ ดทาข นตามกฎหมาย ระเบ ยบ หร อข อบ งค บ ๖. ข อม ลข าวสารหร อหน งส อท ได ร บจากระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

23 ๑ หมวด ๑ ชน ดของหน งส อ ส วนท ๑ หน งส อภายนอก ส วนท ๒ หน งส อภายใน ส วนท ๓ หน งส อประท บตรา ส วนท ๔ หน งส อส งการ ส วนท ๕ หน งส อประชาส มพ นธ ส วนท ๖ หน งส อท เจ าหน าท ทาข นหร อร บไว เป นหล กฐานในราชการ ส วนท ๗ บทเบ ดเตล ด

24

25 หน งส อภายนอก พ.ศ. ๒๕๒๖ พ.ศ. ๒๕๔๘ พ.ศ. ๒๕๕๓

26 คร ฑตามระเบ ยบงานสารบรรณฯ ๑. ขนาดคร ฑส ง ๓ ซ.ม. ๒. ขนาดคร ฑส ง ๑.๕ ซ.ม. ๓ ซ.ม.

27 ๑.๑ ท ให ลงรห สต วพย ญชนะและเลข ประจาของเจ าของเร อง ตามท กาหนดไว ใน ภาคผนวก ๑ ท บเลขทะเบ ยนหน งส อส ง สาหร บหน งส อของคณะกรรมการให กาหนด รห สต วพย ญชนะเพ มข นได ตามความจาเป น ท นร(อกม)๐๕๐๖/๑ สาน กนายกร ฐมนตร ทาเน ยบร ฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐ ๒ มกราคม ๒๕๕๑ ขอแสดงความน บถ อ

28 หน งส อภายนอก หน งส อของคณะกรรมการ ให กาหนดรห สต วพย ญชนะ เพ มข นได ตามความจาเป นแต ไม เก น ๔ ต วอ กษร เช น ท สธ (อกม) ๐๒๐๑/ว... ท สธ (อกม) ๐๒๐๑.๐๑/... รห สกรรมการจะม หร อไม ก ได กรณ ผ อานวยการกล มบร หารท วไปเป นเลขาน การ ท สธ ๐๒๐๑.๐๑๑/เลขทะเบ ยนของกล มบร หารท วไป

29 หน งส อภายนอก ข อ ๓๒ หน งส อเว ยน ค อ หน งส อท ม ถ งผ ร บเป นจานวนมาก ม ใจความอย างเด ยวก น ให เพ มรห สต วพย ญชนะ ว หน าเลขทะเบ ยนหน งส อส ง ซ งกำหนด เป นเลขท หน งส อเว ยนโดยเฉพำะ เร มต งแต เลข ๑ เร ยงเป นลาด บ ไปจนถ งส นป ปฏ ท น หร อใช เลขท ของหน งส อท วไปตามแบบหน งส อ ภายนอกอย างหน งอย างใด เม อผ ร บได ร บหน งส อเว ยนแล วเห นว าเร องน นจะต องให หน วยงาน หร อ บ คคลในบ งค บบ ญชาในระด บต าง ๆ ได ร บทราบด วย ก ให ม หน าท จ ดทา สาเนา หร อจ ดส งให หน วยงาน หร อบ คคลเหล าน นโดยเร ว

30 หน งส อภายนอก

31 หน งส อภายนอก ๑๑.๒ ส วนราชการเจ าของหน งส อให ลงช อส วนราชการ สถานท ราชการ หร อ คณะกรรมการซ งเป นเจ าของหน งส อ น น และโดยปกต ให ลงท ต งไว ด วย

32 หน งส อภายนอก

33 ๑๑.๔ เร อง ให ลงเร องย อท เป นใจความส นท ส ดของ หน งส อฉบ บน น ในกรณ ท เป น หน งส อต อเน อง โดยปกต ให ลง เร องของหน งส อฉบ บเด ม ท ต ง ๕ มกราคม ๒๕๕๓

34 หน งส อภายนอก ๑๑.๕ คาข นต น ให ใช คา ข นต นตามฐานะของผ ร บ หน งส อตามตารางการใช คาข นต น สรรพนาม และคาลงท าย ท กาหนด ไว ในภาคผนวก ๒ แล ว ลงตาแหน งของผ ท หน งส อน นม ถ ง หร อช อ บ คคลในกรณ ท ม ต ว บ คคลไม เก ยวก บ ตาแหน งหน าท

35 หน งส อภายนอก คาข นต น สมเด จพระส งฆราชเจ า สมเด จพระส งฆราช สมเด จพระราชาคณะ / พระภ กษ สงฆ ประธานองคมนตร นายกร ฐมนตร ประธานว ฒ สภา ประธานสภาผ แทนราษฎร ประธานศาลฎ กา ร ฐบ ร ษ อ ยการส งส ด ขอประทานกราบท ล กราบท ล นม สการ กราบเร ยน

36 หน งส อภายนอก คาข นต น กราบเร ยน ๑. ประธานองคมนตร ๘. ประธานศาลร ฐธรรมน ญ ๒. นายกร ฐมนตร ๙. ประธานศาลปกครองส งส ด ๓. ประธานร ฐสภา ๑๐. ประธานกรรมการการเล อกต ง ๔. ประธานว ฒ สภา ๑๑. ประธานกรรมการส ทธ มน ษยชนแห งชาต ๕. ประธานสภาผ แทนราษฎร แห งชาต ๑๒. ประธานกรรมการป องก นและปราบปรามการท จร ต ๖. ประธานศาลฎ กา ๑๓. ประธานกรรมการตรวจเง นแผ นด น ๗. ร ฐบ ร ษ ๑๔. ผ ตรวจการแผ นด นของร ฐสภา ๑๕. อ ยการส งส ด

37 หน งส อภายนอก ฯพณฯ

38 ท น.ว. ๑๐๘/๒๔๘๘ เร อง เล กใช คาน าหน านาม ฯพณฯ จาก เลขาธ การคณะร ฐมนตร ถ ง นายกร ฐมนตร เน องจากหน งส อท น.ว. ๑๘๒/๒๔๘๗ ลงว นท กรมเลขาธ การคณะร ฐมนตร ๑๕ ก นยายน ๒๔๘๘ ๑ ก นยายน ๒๔๘๗ แจ งมต คณะร ฐมนตร ให เล กใช ระเบ ยบการเข ยนจดหมาย หร อหน งส อราชการตามหน งส อท น.ว. ๙๑๒/๒๔๘๖ ลงว นท ๒๐ พฤศจ กายน ๒๔๘๖ และให คงใช ตามระเบ ยบท ปฏ บ ต ก นมาแต เด มแล ว น น บ ดน ย งปรากฏว าได ม การใช คาน าคาหน านามของร ฐมนตร หร อท านผ ม เก ยรต ว า ฯพณฯ อย ผ ส งราชการ แทนนายกร ฐมนตร ได พ จารณาเห นว า สมควรจะเล กใช คาน าหน านามด งกล าวแล วเส ย เว นไว แต ในกรณ พ เศษ ท จาเป นจร ง ๆ อ นเก ยวก บต างประเทศ หร อใช เฉพาะท เป นคาแปลมาจากภาษาต างประเทศเท าน น จ งเร ยนมาเพ อได ส งให ถ อเป นทางปฏ บ ต โดยท วก น และได แจ งให คณะกรรมการจ งหว ดทราบด วยแล ว ขอแสดงความน บถ ออย างย ง (ลงช อ) หลวงช านาญอ กษร (หลวงช านาญอ กษร) ผ ช วยเลขาธ การคณะร ฐมนตร ลงนามแทน

39 ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยการใช ตาแหน งทางว ชาการเป นคาน าหน านาม พ.ศ. ๒๕๓๖ ข อ ๖ ในกรณ ท ผ ดารงตาแหน งทางว ชาการม ส ทธ ใช คาน าหน านามอย างอ นด วย ให เร ยงตามลาด บก อนหล ง ด งน ๖.๑ ตาแหน งทางว ชาการ ๖.๒ ยศ ๖.๓ บรรดาศ กด ฐาน นดรศ กด หร อคาน าหน านามสตร ท ได ร บพระราชทานเคร องราชอ สร ยาภรณ ม ส ทธ ใช คาน าหน านามน นตามกฎหมาย ระเบ ยบหร อประกาศของทางราชการ ข อ ๗ ผ ดารงตาแหน งทางว ชาการจะใช ตาแหน งทางว ชาการใต ช อหร อต อท ายช อก ได ในกรณ ดารงตาแหน งทางบร หารหร อตาแหน งอ นใต ช อหร อต อท ายช อพร อมก นก ได ข อ ๘ ในกรณ ท ผ ใดใช ตาแหน งทางว ชาการเป นคาน าหน านาม ผ น นไม สมควรใช คาว า นาย นาง หร อ นางสาว เป นคาน าหน านามพร อมก บตาแหน งทางว ชาการ ข อ ๙ ภายในบ งค บแห งกฎหมายหร อระเบ ยบว าด วยสถาบ นอ ดมศ กษาแต ละแห ง การใช ตาแหน งทางว ชาการเป นคา น าหน านามอาจใช อ กษรย อ ด งน ๙.๑ ศาสตราจารย ศาสตราจารย พ เศษ ศาสตราจารย เก ยรต ค ณ หร อท เร ยกช ออย างอ นในล กษณะ เด ยวก น ใช อ กษรย อ ศ. ๙.๒ รองศาสตราจารย รองศาสตราจารย พ เศษ ใช อ กษรย อ รศ. ๙.๓ ผ ช วยศาสตราจารย ผ ช วยศาสตราจารย พ เศษ ใช อ กษรย อ ผศ.

40 หน งส อภายนอก พ.ร.บ.คาน าหน านามหญ ง พ.ศ. ๒๕๕๑ ประกาศใช แล วเม อว นท ๕ ก มภาพ นธ ๒๕๕๑ ซ งจะทาให หญ งซ ง แต งงานหร อจดทะเบ ยนสมรสแล ว สามารถท จะเล อกใช 'นาง' หร อ 'นางสาว' ได ตามความสม ครใจ และหญ งซ งจดทะเบ ยนสมรสแล ว หาก ต อมาการสมรสได ส นส ดลงจะใช คาน าหน านามว า 'นาง' หร อ 'นางสาว' ได ตามความสม ครใจ

41 หน งส อภายนอก ๑๑.๖ อ างถ ง (ถ าม ) ให อ างถ งหน งส อท เคยม ต ดต อก นเฉพาะหน งส อท ส วน ราชการผ ร บหน งส อได ร บมาก อนแล ว จะจากส วนราชการใดก ตาม โดยให ลงช อส วนราชการเจ าของหน งส อและเลขท หน งส อ ว นท เด อน ป พ ทธศ กราช ของหน งส อน น การอ างถ ง ให อ างถ งหน งส อฉบ บส ดท ายท ต ดต อก นเพ ยงฉบ บเด ยว เว นแต ม เร องอ นท เป นสาระสาค ญต องน ามาพ จารณา จ งอ างถ งหน งส อฉบ บอ น ๆ ท เก ยวก บเร องน นโดยเฉพาะให ทราบด วย

42 หน งส อภายนอก ๑๑.๗ ส งท ส งมาด วย (ถ าม ) ให ลงช อส งของ เอกสาร หร อบรรณ สารท ส งไปพร อมก บหน งส อน น ในกรณ ท ไม สามารถส งไปใน ซองเด ยวก นได ให แจ งด วยว าส งไปทางใด หากไม สามารถใส ไปในซองเด ยวก นได ให แจ งด วยว าส งไปทางใด ส งท ส งมาด วย ช างจานวน ๑ เช อก ส งโดยทางรถไฟ

43 ช นความเร ว ท เร อง เร ยน อ างถ ง ส งท ส งมาด วย ช นความล บ ส วนราชการเจ าของหน งส อ ท ต ง ว น เด อน ป ข อความ... ด งม รายละเอ ยดปรากฏตามส งท ส งมาด วย รายละเอ ยดปรากฏตามส งท ส งมาด วย ๑. รายละเอ ยดปรากฏตามส งท ส งมาด วย ๒. ข อความ...(รายละเอ ยดปรากฏตามส งท ส งมาด วย ๑.)...ข อความ... (รายละเอ ยดปรากฏตามส งท ส งมาด วย ๒.)

44 หน งส อภายนอก ๑๑.๘ ข อความ ให ลงสาระสาค ญของเร องให ช ดเจนและเข าใจง าย หากม ความประสงค หลายประการให แยกเป นข อ ๆ

45 หน งส อภายนอก คาลงท าย ๑๑.๙ คาลงท าย ให ใช คาลงท ายตามฐานะของผ ร บหน งส อตามตารางการใช คาข นต น สรรพนาม และคาลงท าย ท กาหนดไว ในภาคผนวก ๒ สมเด จพระส งฆราชเจ า ควรม ควรแล วแต จะโปรดเกล าโปรดกระหม อม สมเด จพระส งฆราช ควรม ควรแล วแต จะโปรด สมเด จพระราชาคณะ พระสงฆ ท วไป ขอนม สการด วยความเคารพอย างส ง ขอนม สการมาด วยความเคารพ ผ ดารงตาแหน งส งเป นพ เศษ ขอแสดงความน บถ ออย างย ง บ คคลท วไป ขอแสดงความน บถ อ

46 หน งส อภายนอก ลงลายม อช อเจ าของหน งส อ ๑๑.๑๐ ลงช อ ให ลงลายม อช อเจ าของ หน งส อ และให พ มพ ช อเต มของ เจ าของลายม อช อไว ใต ลายม อช อ ตามรายละเอ ยดท กาหนดไว ใน ภาคผนวก ๑ ๑๑.๑๑ ตาแหน ง ให ลงตาแหน งของ เจ าของหน งส อ ขอแสดงความน บถ อ (นาย...) รองปล ดกระทรวงสาธารณส ข ปฏ บ ต ราชการแทน ปล ดกระทรวงสาธารณส ข ขอแสดงความน บถ อ (นาย...) รองปล ดกระทรวงสาธารณส ข ปฏ บ ต ราชการแทน ปล ดกระทรวงสาธารณส ข ขอแสดงความน บถ อ (นาย...) รองปล ดกระทรวงสาธารณส ข ปฏ บ ต ราชการแทน ปล ดกระทรวงสาธารณส ข

47 ภาคผนวก ๓ การลงช อและตาแหน ง ๑. ห วหน าส วนราชการระด บกรมข นไป หร อ ผ ว าราชการจ งหว ด เป นผ ลงช อในหน งส อท กกรณ นอกจากท กาหนดใน ๒ การลงช อ ผ ลงช อแทนจะต องเป นผ ท ได ร บมอบหมาย หร อมอบอานาจให ปฏ บ ต หน าท แทน ร กษาราชการแทน ร กษาการแทน ปฏ บ ต ราชการแทน ร กษาการในตาแหน ง หร อ ทาการแทน ตามท กฎหมายกาหนด เป นเร องท ไม ก อให เก ดน ต ส มพ นธ ก บส วนราชการระด บกรม หร อจ งหว ด ๒. การพ มพ ช อเต มของเจ าของลายม อช อ ให ใช คาน านามว า นาย นาง นางสาว หน าช อเต มใต ลายม อช อ ๓. กรณ ท ได ร บพระราชทานเคร องราชอ สร ยาภรณ ให คาน าหน าตามกฎหมาย สตร ท ม สาม ให ใช ค ณหญ ง หร อ ท าน ผ หญ ง หน าช อเต มใต ลายม อช อ ๔. ม บรรดาศ กด หร อ ฐาน นดรศ กด ตาแหน งทางว ชาการ ให พ มพ คาเต มไว ใต ลายม อช อ

48 หน งส อภายนอก ร อยตารวจเอก ป ระช ย เป ยมสมบ รณ (ศาสตราจารย ป ระช ย เป ยมสมบ รณ ) รองนายกร ฐมนตร (ลายม อช อ) พลตารวจตร เจตจ นทร ประว ตร (ลายม อช อ) (หม อมราชวงศ เจตจ นทร ประว ตร) จ นตนา ยศส นทร (ศาสตราจารย ค ณหญ งจ นตนา ยศส นทร) (ลายม อช อ) พ นตารวจเอก ก อง สก ลวงศ (ลายม อช อ) (ศาสตราจารย หม อมราชวงศ ก อง สก ลวงศ ) ดร. นายแพทย แพทย หญ ง เภส ชกร

49 หน งส อภายนอก ๑๑.๑๒ ส วนราชการเจ าของเร อง ให ลงช อส วนราชการเจ าของเร อง หร อหน วยงานท ออกหน งส อ ถ าส วน ราชการท ออกหน งส ออย ในระด บกระทรวง หร อทบวง ให ลงช อส วนราชการเจ าของเร องท งระด บกรมและ กอง ถ าส วนราชการท ออกหน งส ออย ในระด บกรมลงมา ให ลงช อส วนราชการเจ าของเร องเพ ยงระด บกอง หร อหน วยงานท ร บผ ดชอบ ๑๑.๑๓ โทร. ให ลงหมายเลขโทรศ พท ของส วนราชการเจ าของเร อง หร อหน วยงานท ออกหน งส อและ หมายเลขภายในต สาขา(ถ าม ) ไว ด วย ๑๑.๑๔ สาเนาส ง(ถ าม ) ในกรณ ท ผ ส งจ ดทาสาเนาส งไปให ส วนราชการ หร อบ คคลอ นทราบ และประสงค จะ ให ผ ร บทราบว าได ม สาเนาส งไปให ผ ใดแล ว ให พ มพ ช อเต ม หร อช อย อของส วนราชการหร อช อบ คคลท ส ง สาเนาไปให เพ อให เป นท เข าใจระหว างผ ส งและผ ร บ ถ าหากม รายช อท ส งมากให พ มพ ว าส งไปตามรายช อท แนบ และแนบรายช อไปด วย

50 การระบ เลขหมายโทรศ พท โทรสาร และ ไปรษณ ย อ เล กทรอน กส ในหน งส อราชการ ตามหน งส อท นร ๑๓๐๕/ว ๖๐๖๙ ลงว นท ๑๘ กรกฎาคม ๒๕๔๔ สาน กนายกร ฐมนตร กาหนดไว ด งน ส วนราชการเจ าของเร อง ให ระบ ใต ส วนราชการเจ าของเร อง โทร X XXXX XXXX ต อ XXX เช น ๐ ๒๕๙๐ ๑๑๗๒ ต อ ๒๒๒ โทรสาร X XXXX XXXX เช น ๐ ๒๕๙๐ ๑๑๗๔ ไปรษณ ย อ เล กทรอน กส (ถ าม ) general@health2.moph.go.th หร อ general@health2.moph.go.th สาเนาส ง (ถ าม ) สาหร บหน งส อต ดต อหน วยงานในต างประเทศให ระบ โทรศ พท โทรสาร เช น Tel ext. Fax

51 หน งส อภายนอก เลขหมายโทรศ พท ในประเทศ โทรศ พท บ าน ๐ ๒๑๒๓ ๔๕๖๗ โทรศ พท ม อถ อ ๐๘ ๑๑๒๓ ๔๕๖๗ โทรศ พท ภ ม ภาค ๐ ๕๓๑๒ ๓๔๕๖

52 หน งส อภายนอก การแสดงช นความล บท ข อม ลข าวสาร กรณ สภาพของข อม ลข าวสารเป นเอกสาร (เป นแผ น) ได แก เอกสาร ภาพเข ยน ภาพถ าย แผ นท แผนภ ม แผนผ ง และสาเนาของข อม ล ด งกล าว ให แสดงช นความล บไว ท ก งกลางหน ากระดาษท งด านบนและ ด านล างท กแผ น ถ าม การเข าปก ให แสดงไว ท ด านนอกของปกหน าและปกหล งด วย

53 ช นความเร ว ท เร อง เร ยน อ างถ ง ส งท ส งมาด วย ช นความล บ ว น เด อน ป ส วนราชการเจ าของหน งส อ ท ต ง ส วนราชการเจ าของเร อง โทร. โทรสาร คาลงท าย (ลงช อ) (พ มพ ช อเต ม) ตาแหน ง ช นความล บ

54

55 หน งส อภายใน ๑๒. หน งส อภายใน ค อ หน งส อท ต ดต อราชการท เป นแบบพ ธ น อยกว าหน งส อภายนอก เป น หน งส อต ดต อภายในกระทรวง ทบวง กรม หร อจ งหว ดเด ยวก นใช กระดาษบ นท กข อความ

56 ข อควรระว ง ช นความล บ ช นความเร ว บ นท กข อความ ส วนราชการ... ท...ว นท... เร อง... คาข นต น อ างถ ง (ไม ม ) ส งท ส งมาด วย (ไม ม ) ข อความ... ข อควรระว ง (ลงช อ) ขอแสดงความน บถ อ (ไม ม ) (พ มพ ช อเต ม) ตาแหน ง ช นความล บ ข อควรระว ง

57 ๑๒.๑ ส วนราชการ ให ลงช อส วนราชการเจ าของเร อง หร อหน วยงานท ออกหน งส อ โดยม รายละเอ ยดพอสมควร โดยปกต ถ าส วนราชการท ออกหน งส ออย ในระด บกรมข นไป ให ลงช อ ส วนราชการเจ าของเร องท งระด บกรมและกอง ถ าส วนราชการท ออกหน งส ออย ในระด บต ากว ากรมลงมา ให ลงช อส วน ราชการเจ าของเร (ถ าม ) องเพ ยงระด บกอง หร อส วนราชการเจ าของเร องพร อมท งหมายเลขโทรศ พท

58 ๑๒.๒ ท ให ลงรห สต วพย ญชนะและเลขประจาของเจ าของเร อง ตามท กาหนดไว ใน ภาคผนวก ๑ ท บเลขทะเบ ยนหน งส อส ง สาหร บหน งส อของคณะกรรมการให กาหนดรห สต วพย ญชนะเพ มข นได ตามความจาเป น ๑๒.๓ ว นท ให ลงต วเลขของว นท ช อเต มของเด อน และต วเลขของป พ ทธศ กราชท ออกหน งส อ ๑๒.๔ เร องให ลงเร องย อท เป นใจความส นท ส ดของหน งส อฉบ บน น ในกรณ ท เป น หน งส อต อเน อง โดยปกต ให ลงเร องของหน งส อฉบ บเด ม ๑๒.๕ คาข นต น ให ใช คาข นต นตามฐานะของผ ร บหน งส อตามตารางการใช คาข นต น สรรพนาม และคาลงท าย ท กาหนดไว ในภาคผนวก ๒ แล วลงตาแหน งของผ ท น นม ถ ง หร อช อบ คคลในกรณ ท ม ถ งต วบ คคลไม เก ยวก บตาแหน งหน าท หน งส อ

59 ๑๒.๖ ข อความ ให ลงสาระสาค ญของเร องให ช ดเจนและเข าใจง าย หากม ความ ประสงค หลายประการให แยกเป นข อ ๆ ในกรณ ท ม การอ างถ งหน งส อท เคยม ต ดต อก นหร อม ส งท ส งมาด วย ให ระบ ไว ในข อน ๑๒.๗ ลงช อและตาแหน ง ให ปฏ บ ต ตามข อ ๑๑.๑๐ และข อ ๑๑.๑๑ โดยอน โลม ในกรณ ท กระทรวง ทบวง กรม หร อจ งหว ดใดประสงค จะกาหนดแบบการ เข ยนโดยเฉพาะ เพ อใช ตามความเหมาะสมก ให กระทาได

60

61 ช นความล บ ช นความเร ว บ นท กข อความ ส วนราชการ... กระทรวง... กรม... โทร ท.. สธ...ว นท... ๐๒๐๑.๐๑/๔๗ ๕ มกราคม ๒๕๕๓ เร อง... ขออน ม ต เด นทางไปราชการ คาข นต น ข อความ (ลงช อ) ปล ดกระทรวง... ช นความล บ (พ มพ ช อเต ม)

62 ช นความล บ ช นความเร ว บ นท กข อความ ส วนราชการ... กรม... ส าน ก/กอง... โทร ท...ว นท... สธ ๐๒๐๑.๐๑/๔๗ ๕ มกราคม ๒๕๕๓ เร อง... ขออน ม ต เด นทางไปราชการ คาข นต น ข อความ... (ลงช อ) (พ มพ ช อเต ม) อธ บด กรม... ช นความล บ

63 ช นความล บ ช นความเร ว บ นท กข อความ ส วนราชการ... จ งหว ด... ส าน กงาน... โทร ท...ว นท... อย ๐๑๒๗/๔๗ ๕ มกราคม ๒๕๕๓ เร อง... ขออน ม ต เด นทางไปราชการ คาข นต น ข อความ... (ลงช อ) (พ มพ ช อเต ม) ผ ว าราชการจ งหว ด... ช นความล บ

64 ใช ต ดต อภายในกรมเด ยวก น ช นความล บ ช นความเร ว บ นท กข อความ ส วนราชการ... ส าน ก/กอง... ส วน/ฝ าย...โทร ๐ ๒๕๙๐ ๑๑๗๒ ท...ว นท... สธ ๐๒๐๑.๐๑/๔๗ ๕ มกราคม ๒๕๕๓ เร อง... ขออน ม ต เด นทางไปราชการ คาข นต น ข อความ... (ลงช อ) (พ มพ ช อเต ม) ผ อานวยการส าน ก/กอง... ช นความล บ

65 ช นความล บ ต ดต อต างกรมในกระทรวงเด ยวก น ช นความเร ว บ นท กข อความ ส วนราชการ... ส าน ก/กอง... กรม...โทร ๐ ๒๕๙๐ ๑๑๗๒ ท...ว นท... สธ ๐๒๐๑.๐๑/๔๗ ๕ มกราคม ๒๕๕๓ เร อง... ขออน ม ต เด นทางไปราชการ คาข นต น ข อความ... (ลงช อ) (พ มพ ช อเต ม) ผ อานวยการส าน ก/กอง... ช นความล บ

66

67

68 หน งส อประท บตรา ส วนราชการ ส วนราชการ ส วนราชการ บ คคลภายนอก ๑๓. หน งส อประท บตรา ค อ หน งส อท ใช ตราประท บแทนการลงช อของ ห วหน าส วนราชการระด บกรมข นไป โดยให ห วหน าส วนราชการระด บกอง หร อผ ท ได ร บมอบหมายจากห วหน า ส วนราชการระด บกรมข นไปเป น ผ ร บผ ดชอบลงช อย อกาก บตรา

69 หน งส อประท บตรา ๑. การขอรายละเอ ยดเพ มเต ม ๒. การส งสาเนาหน งส อ ส งของ เอกสาร บรรณสาร ๓. การตอบร บทราบท ไม เก ยวก บราชการสาค ญหร อการเง น ๔. การแจ งผลงานท ได ดาเน นการไปแล วให ส วนราชการท เก ยวข องทราบ ๕. การเต อนเร องค าง ๖. เร องซ งห วหน าส วนราชการระด บกรมข นไปกาหนดโดยทาเป นคาส งให ใช หน งส อประท บตรา ใช กระดาษตราคร ฑ เป นหน งส อต ดต อระหว างส วนราชการด วยก น หร อส วนราชการก บบ คคลภายนอก ให ใช เฉพาะกรณ ท ไม ใช เร องสาค ญ

70 หน งส อประท บตรา องค ประกอบ

71 ช นความล บ ช นความเร ว ท นร ๐๒๐๑/ ถ ง ช อส วนราชการ หน วยงาน หร อช อบ คคล ถ ง กระทรวงมหาดไทย นายไทย ใจด ข อความ ส วนราชการเจ าของเร อง โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖ ช นความล บ ภาคภ ม ภาคภ ม ส วนราชการเจ าของหน งส อ ภาคภ ม มกราคม ๒๕๔๗ ภาคภ ม ภาคภ ม 71

72

73 หน งส อส งการ หน งส อส งการ ม ๓ ชน ด คาส ง ระเบ ยบ ข อบ งค บ

74 หน งส อส งการ คาส ง ค อ บรรดาข อความท ผ บ งค บบ ญชา ส งการให ปฏ บ ต โดยชอบด วยกฎหมาย ใช กระดาษตราคร ฑ คาส งให ลงช อส วนราชการ ท ลงเลขท โดยเร มต นฉบ บแรกจากเลข ๑ เร ยงลาด บตามป ปฏ ท นราชการ หร อ ผ ม อานาจออกคาส ง

75 หน งส อส งการ ระเบ ยบ ค อ บรรดาข อความท ผ ม อานาจหน าท ได วางไว โดยจะอาศ ยอานาจของกฎหมายหร อไม ก ได เพ อถ อเป นหล กปฏ บ ต งานเป นการประจา ใช กระดาษตราคร ฑ ถ าเป นระเบ ยบเร องเด ยวก นท ม การแก ไข เพ มเต มให ลงเป น ฉบ บท ๒ ข อส ดท ายเป นข อผ ร กษาการ ข อผ ร กษาการอย ก อนข นหมวดหม

76 หน งส อส งการ ข อบ งค บ ค อบรรดาข อความท ผ ม อานาจหน าท กาหนดให ใช โดยอาศ ยอานาจ ของกฎหมายท บ ญญ ต ให กระทาได ใช กระดาษตราคร ฑ ข อบ งค บเร องเด ยวก นท ม การแก ไข เพ มเต ม ให ลงเป นฉบ บท ๒ ผ ร กษาการอย ข อส ดท ายก อนข น หมวด๑

77

78 หน งส อประชาส มพ นธ หน งส อประชาส มพ นธ ม ๓ ชน ด ประกาศ แถลงการณ ข าว

79 หน งส อประชาส มพ นธ ประกาศ ค อ บรรดาข อความท ทางราชการ ประกาศหร อช แจงให ทราบ หร อ แนะ แนวปฏ บ ต ใช กระดาษตราคร ฑ ปกต จะไม ม เลขท ประกาศ ลงว นท ท ออกประกาศ

80 หน งส อประชาส มพ นธ แถลงการณ ค อ บรรดาข อความท ทางราชการ แถลงเพ อทาความเข าใจในก จการ ของทางราชการ หร อเหต การณ หร อกรณ ใด ๆ ให ทราบช ดเจนท ว ก น

81 หน งส อประชาส มพ นธ ข าว ค อ บรรดาข อความท ทางราชการ เห นสมควรเผยแพร ให ทราบ ไม ต องม คร ฑ ช อหน วยงานท ออกข าว ช อเร องหร อห วข อข าว ว นท ออกข าว

82

83 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ หน งส อท ทางราชการทาข น หร อ หน งส อท หน วยงานอ นใดซ งม ใช ส วน ราชการ หร อ บ คคลภายนอกม มาถ ง ส วนราชการ และส วนราชการร บไว เป นหล กฐานของทางราชการ ม ๔ ชน ด ได แก หน งส อร บรอง รายงานการประช ม บ นท ก หน งส ออ น

84 หน งส อร บรอง หน งส อร บรอง ค อ หน งส อท ส วนราชการ ออกให เพ อร บรองแก บ คคล น ต บ คคล หน วยงาน เพ อว ตถ ประสงค อย างหน งอย างใดให ปรากฏแก บ คคลโดยท วไปไม จาเพาะ เจาะจง ใช กระดาษตราคร ฑ จ ดทาตาม แบบท ๑๐ ท ายระเบ ยบ ลงเลขท ของ หน งส อร บรองโดยเฉพาะเร ยงตามป ปฏ ท นหร อเลขท ตามแบบหน งส อ ภายนอก ส วนราชการลงท ต งด วยก ได ข อความข นต นว า หน งส อฉบ บน ให ไว เพ อร บรองว า กรณ เป นเร องสาค ญให ต ด ร ปถ ายขนาด ๔ x ๖ ซม.

85 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม รายงานการประช ม ค อ ข อความท เจ าหน าท จดบ นท กการพ จารณาเร องต าง ๆ ของท ประช มคณะบ คคลท ได จ ดประช มข นไว เป นหล กฐาน ว าท ประช มได พ จารณาเร องอะไร ผลการพ จารณาเป นอย างไร การบ นท กความค ดเห นของผ มาประช ม ผ เข าร วมประช ม และมต ของท ประช มไว เป นหล กฐาน ให ลงช อคณะท ประช มหร อช อการประช ม คร งท... เม อว นท... ณ... ผ มาประช ม ให ลงช อและหร อตาแหน งของผ ได ร บแต งต ง ในกรณ ท มาประช มแทนให ลงช อผ มาประช มแทน และลงว ามาแทนผ ใดหร อตาแหน งใด ผ ไม มาประช ม ให ลงช อและหร อตาแหน งของผ ท ได ร บการแต งต งเป นคณะท ประช มซ งม ได มาประช มโดย ระบ ให ทราบว าเป นผ แทนจากหน วยงานใด พร อมท งเหต ผลท ไม สามารถมาประช มถ าหากทราบด วยก ได

86 รายงานการประช ม ผ เข าร วมประช ม ให ลงช อและหร อ ตาแหน งของผ ท ม ได ร บการแต งต งเป น คณะท ประช มซ งได เข าร วมประช ม และ หน วยงานท ส งก ด (ถ าม )

87 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม ผ มาประช ม ให ลงช อและหร อตาแหน งของผ ได ร บแต งต ง ในกรณ ท มาประช มแทนให ลงช อผ มาประช มแทนและลงว ามาแทนผ ใด หร อตาแหน งใด ๑. นาย... ปล ดกระทรวง... ประธานกรรมการ ๒. นาย... ผ อานวยการ/สาน กกอง... กรรมการ ๓. นาย... ห วหน า... กรรมการและเลขาน การ ๒. นำย... ผ อำนวยกำรสำน กบร หำรกลำง กรรมกำร ผ แทนสำน กงำนปล ดกระทรวงสำธำรณส ข

88 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม ผ ไม มาประช ม ให ลงช อและหร อตาแหน งของผ ท ได ร บการแต งต งเป นคณะท ประช มซ งม ได มาประช ม โดยระบ ให ทราบว าเป น ผ แทนจากหน วยงานใด พร อมท งเหต ผลท ไม สามารถมาประช มถ าหากทราบด วยก ได ผ ไม มาประช ม ๑. ปล ดกระทรวงสาธารณส ข ต ดราชการ/ลาประช ม/ลาป วย ๒. นาย... ผ แทนกระทรวง... ต ดราชการ ๓. ผ แทนกระทรวง... ต ดราชการ ผ ไม มาประช ม(กรณ แต งต งตาแหน งเฉพาะต ว) ๑. ผ อานวยการสาน กบร หารกลาง ต ดราชการ

89 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม เร มประช มเวลา ให ลงเวลาท เร มประช ม ข อความ ให บ นท กข อความท ประช ม โดยปกต ให เร มด วยประธาน กล าวเป ดประช มและเร องท ประช มก บมต หร อข อสร ปของท ประช มในแต ละเร อง ประกอบด วยห วข อ ด งน

90 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม เม อกรรมการมาครบองค ประช มแล ว ประธาน ได กล าวเป ดประช มและดาเน นการประช มตามระเบ ยบ วาระ ด งน วาระท ๑ เร องท ประธานแจ งให ท ประช มทราบ ประธาน แจ งว า ไม ม

91 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม วาระท ๒ ร บรองรายงานการประช ม คร งท ๑/๒๕๕๓ เม อว นท ๒๘ ส งหาคม ๒๕๕๓ มต ท ประช มร บรองรายงานการประช ม คร งท ๑/๒๕๕๓ เม อว นท ๒๘ ส งหาคม ๒๕๕๓ โดยไม ม การแก ไข มต ท ประช มได แก ไขรายงานการประช ม ด งน ๑. แก ไขช อผ มาประช มลาด บท ๓ จาก... เป น... ๒. หน า ๓ บรรท ดท ๒ ข อความ... แก ไขเป น...

92 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม วาระท ๓ เร องท เสนอให ท ประช มทราบ เลขาน การ แจ งว า... มต ท ประช มร บทราบ หร อท ประช มร บทราบโดยม ข อส งเกตว า

93 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม วาระท ๔ เร องท เสนอให ท ประช มพ จารณา (กรณ ม เร องเด ยว) เร อง... กรณ ม มำกกว ำเร องเด ยวให ระบ ช อเร องเร ยงลำด บ ๔.๑ เร อง... ๔.๒ เร อง...

94 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม วาระท ๕ เร องอ น ๆ ไม ม เม อไม ม กรรมกำรท ำนใดเสนอเร องอ น ๆ แล ว ประธำนได กล ำวขอบค ณและขอป ดกำรประช ม เล กประช มเวลา... น. (นาย...) ผ อานวยการ... กรรมการและเลขาน การ ผ จดรายงานการประช ม

95 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ รายงานการประช ม การจดรายงานการประช ม ดาเน นการได ๓ ว ธ ๑. จดท กคาพ ด มต เช น ประช มสภา ๒. จดย อ มต เช น ประช มคณะกรรมการ ๓. จดเหต และผล มต เช น ประช มคณะกรรมการ (กำรจดรำยงำนกำรประช มให ท ประช มเป นผ กำหนด หร อให ประธำนและเลขำน กำรกำหนด) การร บรองรายงานการประช ม ดาเน นการได ๓ ว ธ ๑. ร บรองรายงานการประช มในคร งน นใช ในกรณ เร องเร งด วน (ประช มฉ กเฉ น) ๒. ร บรองในการประช มคร งต อไป (ประช มท กส ปดาห ) ๓. ร บรองโดยการแจ งเว ยนใช ในกรณ ท ไม ม การประช มคร งต อไป หร อม ระยะเวลาว างจากการ ประช มคร งแรกมาก (ป ละคร ง) ข อส งเกต -บางคร งม ช อผ จด และช อผ ตรวจ

96 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท ก บ นท ก ค อ ข อความซ งผ ใต บ งค บบ ญชาเสนอต อผ บ งค บบ ญชา หร อ ผ บ งค บบ ญชาส งการแก ผ ใต บ งค บบ ญชา หร อ ข อความท เจ าหน าท หร อหน วยงานระด บต ากว าส วนราชการระด บกรม ต ดต อก นในการปฏ บ ต ราชการ หน งส อรำชกำรท ใช กระดำษบ นท กข อควำม เร ยกว ำ หน งส อภำยใน ไม ใช บ นท ก

97 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท ก บ นท กเสนอผ บ งค บบ ญชา ๒ ประเภท ค อ ๑. เสนอผ บ งค บบ ญชา เป น บ นท ก อย ในหน งส อราชการชน ดท ๖ ๒. เสนอท ประช ม เป น หน งส ออ น อย ในหน งส อราชการชน ดท ๖ คากล าวในพ ธ เป น หน งส ออ น อย ในหน งส อราชการชน ดท ๖

98 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท ก การจ ดทาบ นท กเสนอผ บ งค บบ ญชา ม ๕ แบบ ค อ ๑. แบบต อเน อง ๒. แบบร ายยาว ๓. แบบลาด บต วเลข ๔. แบบลาด บกระบวนการ ๕. แบบสาเร จร ป

99 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท กแบบต อเน อง บ นท กแบบต อเน อง กำรเข ยนบ นท กลงในแผ น หน งส อ หร อแผ นบ นท กเร องเด มท ม มำโดย เข ยนต อท ำย หน งส อหร อบ นท กเร องเด มท ม มำ ล กษณะ ๑. เป นบ นท กต อเน องจำกเร องเด ม ๒. ข อควำมท บ นท กไม ยำวมำก ซ งพอท จะเข ยนในหน ำ กระดำษท ว ำงอย ของเร องเด มได ๓. ผ เสนอม ควำมใกล ช ดก บผ บ งค บบ ญชำน นมำก ว ตถ ประสงค เพ อทรำบ หร อพ จำรณำ ไม ม ควำมเห น สาระสาค ญ คำข นต น ข อควำม ลงช อ ตำแหน ง ว นเด อนป

100 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท กแบบร ายยาว บ นท กแบบร ายยาว เข ยนลงในกระดำษบ นท ก ซ งอำจเป นกระดำษ บ นท กข อควำม ท ใช เข ยนหน งส อภำยใน หร อกระดำษ บ นท ก ท แต ละกรมจ ดพ มพ ข นใช เฉพำะก ได ล กษณะ เข ยนล กษณะเด ยวก นบ นท กต อเน อง ถ ำเข ยนโดยใช กระดำษบ นท กข อควำมให ใส ป ไว ข ำงบน และ สำมำรถใส ช อเร องด วยก ได ว น เด อน ๑. ไม เหมำะท จะใช แบบบ นท กต อเน อง เช น ไม ม เร องเด มท จะบ นท กต อเน องหร อข อควำมท บ นท กยำวเก นกว ำท จะ บ นท กลงในหน ำกระดำษเร องเด มได หร อ ผ เสนอไม อย ในฐำนะใกล ช ดก บผ บ งค บบ ญชำน นพอท จะใช บ นท ก แบบบ นท กต อเน อง ๒. ข อควำมในบ นท กไม ย งยำกส บสนมำกน ก เช น ไม ต องลำด บข นตอนของเหต กำรณ ให อ ำนง ำย ไม ส บสน ไม ต องว เครำะห เร องเพ อเสนอควำมเห น ว ตถ ประสงค เพ อทรำบ หร อพ จำรณำ ไม ม ควำมเห น หร อม แต เป นเร องง ำย ๆ สาระสาค ญ คำข นต น ข อควำม ลงช อ ตำแหน ง ว น เด อน ป

101 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท กแบบลาด บต วเลข บ นท กแบบลาด บต วเลข เข ยนลงในกระดำษบ นท ก ซ งอำจเป นกระดำษ บ นท กข อควำม ท ใช เข ยน หน งส อภำยใน หร อ กระดำษ บ นท ก ท แต ละกรมจ ดพ มพ ข นใช เฉพำะก ได ล กษณะ เข ยนล กษณะเด ยวก นบ นท กร ำยยำว ถ ำเข ยนโดยใช กระดำษบ นท กข อควำมให ใส ว นเด อนป ไว ข ำงบน และ สำมำรถใส ช อเร องด วยก ได สำหร บข อควำม เข ยนเป นข อ ๆ โดย ใส ต วเลขลำด บเหต กำรณ เป นตอน ๆ ไป เหมำะสำหร บใช กรณ ท ต องลำด บข นตอนของ เหต กำรณ ให อ ำนง ำยไม ส บสน โดยเฉพำะอย ำงย ง บ นท กชน ด บ นท กรำยงำน ควรใช แบบ ลำด บต วเลข เพ อจะได ลำด บเหต กำรณ ตำมข นตอนท ดำเน นกำรเพ อให อ ำนง ำยไม ส บสน ว ตถ ประสงค เพ อทรำบ หร อพ จำรณำ ไม ม ควำมเห น หร อม แต เป นเร องง ำย ๆ สาระสาค ญ คำข นต น ข อควำม ลงช อ ตำแหน ง ว นเด อนป

102 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท กแบบลาด บกระบวนการ ล กษณะ เพ อพ จำรณำ เสนอเหต ผลเพ อประกอบ กำรพ จำรณำของบ งค บบ ญชำ สาระสาค ญ คำข นต น เร อง ข อควำม ลงช อ ตำแหน ง ว นเด อนป ล กษณะ เข ยนล กษณะเด ยวก นบ นท กร ำยยำว จะม ช อเร องด วยก ได สำหร บ ข อควำมเน อเร อง จะเข ยนเป น ห วข อตำมกระบวนกำร วำงช ดร มซ ำยม อของกระดำษ ม 2 แบบ ค อ ๑. แบบคำขอ ขออน ญำต อน ม ต ๒. แบบป ญหำ ประเด นท จะต องพ จำรณำช ขำดหร อช ช ด หร อ ช แนะในเร องน น ข อน จะไม เข ยนก ได แต ถ ำเข ยนไว ด วยจะสะดวกแก กำรพ จำรณำของผ บ งค บบ ญชำย งข น เช น ความเป นมา ข อเท จจร ง ป ญหำ เร องเด ม ข อพ จารณา เป นห วข อกร ยทำงไปส กำรเสนอแนะประกอบกำรพ จำรณำ พร อมท ง ควำมเห นโดยละเอ ยดของเจ ำหน ำท ท เสนอแนวทำงพ จำรณำ อำจแยกสร ปเป นข อสร ป หร อ ข อย ต ข อเสนอ เข ยนควำมเห นโดยสร ปของเจ ำหน ำท เสนอแนะต อท ประช มว ำ ว น จฉ ย หร อม มต ไปทำงใด อย ำงไร ควร

103 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท กแบบสาเร จร ป บ นท กแบบสาเร จร ป เข ยนลงในกระดำษบ นท ก ซ งแต ละกรมออกแบบจ ดพ มพ ข นใช เฉพำะกรมน น ล กษณะ ใช ก บ บ นท กย อเร อง บ นท กรำยงำน บ นท กขออน ญำต ขออน ม ต บ นท กควำมเห น ท ม ข อควำม โดยสร ปเพ ยงส น ๆ เหมำะสำหร บใช เป นใบปะหน ำเสนอเร องให ผ บ งค บบ ญชำทรำบ หร อส งกำร หร อลงนำม ว ตถ ประสงค ช อหน วยงำน จ ดประสงค ท จะให ดำเน นกำร สาระสาค ญ คำข นต น เร อง ข อควำม ลงช อ ตำแหน ง ว นเด อนป

104 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ บ นท กแบบสาเร จร ป

105 หน งส อท เจ าหน าท ทาข นไว เป นหล กฐานในราชการ หน งส ออ น

106

107 ข อ ๒๘ หน งส อท ต องปฏ บ ต ให เร วกว ำปกต เป นหน งส อท ต องจ ดส งและดำเน นกำรทำงสำรบรรณด วยควำมรวดเร ว เป นพ เศษ แบ งเป น ๓ ประเภท ค อ ๒๘.๑ ด วนท ส ด ให เจ ำหน ำท ปฏ บ ต ในท นท ท ได ร บหน งส อน น ๒๘.๒ ด วนมำก ให เจ ำหน ำท ปฏ บ ต โดยเร ว ๒๘.๓ ด วน ให เจ ำหน ำท ปฏ บ ต เร วกว ำปกต เท ำท จะทำได ให ระบ ช นควำมเร วด วยต วอ กษรส แดง ขนำดไม เล กกว ำต วพ มพ โป ง ๓๒ พอยท ให เห นได ช ดบนหน งส อและบนซอง กรณ ท ต องกำรให หน งส อส งถ งผ ร บภำยในเวลำท กำหนด ให ระบ คำว ำ ด วนภำยใน แล วลงว นเด อน ป และกำหนดเวลำท ต องกำรให หน งส อน นไปถ งผ ร บ ก บให เจ ำหน ำท ส งถ งผ ร บซ งระบ บนหน ำซองภำยในเวลำท กำหนด หน งส อเว ยน ค อ หน งส อท ม ถ งผ ร บจำนวนมำกม ใจควำมอย ำงเด ยวก น ให เพ มรห สต วพย ญชนะ ว หน ำเลข ทะเบ ยนหน งส อส ง ซ งกำหนดเป นเลขท หน งส อเว ยน โดยเฉพำะเร มต งแต เลข ๑ เร ยงเป นลำด บไปจนถ งส นป ปฏ ท น หร อ ใช เลขท หน งส อท วไป ตำมแบบหน งส อภำยนอกอย ำงหน งอย ำงใด

108 ๒ หมวด ๒ การร บและส งหน งส อ ส วนท ๑ การร บหน งส อ ส วนท ๒ การส งหน งส อ ส วนท ๓ บทเบ ดเตล ด (บ ตรตรวจค น)

109

110 การร บหน งส อ หน งส อร บ ค อ หน งส อท ได ร บเข ำมำจำกภำยนอกให เจ ำหน ำท ของหน วยงำนสำร บรรณกลำงปฏ บ ต ตำมท กำหนดไว กำรร บหน งส อท ม ช นควำมล บ ในช นล บหร อล บมำก ด วยระบบ สำร บรรณอ เล กทรอน กส ให ผ ใช งำนหร อผ ปฏ บ ต งำนท ได ร บกำรแต งต งให เข ำถ ง เอกสำรล บแต ละระด บ เป นผ ร บผ ำนระบบกำรร กษำควำมปลอดภ ย โดยให เป นไปตำมระเบ ยบว ำด วยกำรร กษำควำมล บของทำงรำชกำร

111

112 การร บหน งส อ การดาเน นการ ๑. จ ดลำด บควำมสำค ญและควำมเร งด วนของหน งส อ ตรวจสอบควำม ครบถ วนของเอกสำร หำกไม สมบ รณ ให จ ดทำบ นท กไว เป นหล กฐำน ๒. ประท บตรำร บหน งส อ ท ม มบนด ำนขวำของหน งส อ ๓. ลงทะเบ ยนร บ ๔. จ ดแยกหน งส อท ลงทะเบ ยนร บแล วส งให ส วนกลำงท เก ยวข องดำเน นกำร

113 การร บหน งส อ

114 การร บหน งส อ

115

116 การส งหน งส อ หน งส อส ง ค อ หน งส อท ส งออกไปภายนอก ให ปฏ บ ต ด งน ๑. เจ าของเร องตรวจสอบความเร ยบร อยของหน งส อ ๒. สารบรรณกลางลงทะเบ ยนส ง ๓. ลงเลขท ว น เด อน ป ในต นฉบ บและสาเนาค ฉบ บท จะส งหน งส อน นออก ๔. สารบรรณกลางเก บต นฉบ บไว ๑ ฉบ บ และค นสาเนาค ฉบ บให เจ าของเร อง ๑ ฉบ บ ๕. ตรวจสอบความเร ยบร อย บรรจ ซอง ป ดผน ก จ าหน าซอง ๖. จ ดส งหน งส อโดยน าส งเอง ส งทางไปรษณ ย ๗. ราชการเร งด วนให ส ง ด วน ด วนมาก ด วนท ส ด

117 การส งหน งส อ

118

119

120 ๓ หมวด ๓ การเก บร กษา ย ม และทาลายหน งส อ ส วนท ๑ การเก บร กษา ส วนท ๒ การย ม ส วนท ๓ การทาลาย

121

122 การเก บร กษา หน งส อท ครบอำย กำรเก บ -ภำยใน ๖๐ ว น หล งจำกว นส นป ปฏ ท น -ให เจ ำหน ำท ผ ร บผ ดชอบในกำรเก บหน งส อ -สำรวจหน งส อท ครบอำย กำรเก บในป น น (ไม ว ำจะเป นหน งส อท หน วยงำนเก บเองหร อส งไปฝำกท สำน กหอจดหมำยเหต ฯเก บให ) -โดยจ ดทำบ ญช หน งส อขอทำลำยเสนอห วหน ำส วนรำชกำรระด บกรม-เพ อพ จำรณำแต งต ง คณะกรรมกำรทำลำยหน งส อ

123 การเก บร กษา การเก บหน งส อแบ งเป น ๓ ประเภท ๑. เก บระหว างปฏ บ ต ๒. เก บเม อปฏ บ ต เสร จแล ว ๓. เก บไว เพ อใช ในการตรวจสอบ

124 การเก บร กษา เก บระหว างปฏ บ ต ค อ การเก บหน งส อท ปฏ บ ต ย งไม เสร จให อย ในความร บผ ดชอบของเจ าของเร อง โดยให กาหนดว ธ การเก บให เหมาะสมตามข นตอนของการปฏ บ ต งาน

125 การเก บร กษา การเก บเม อปฏ บ ต เสร จแล ว ค อ การเก บหน งส อท ปฏ บ ต เสร จเร ยบร อยแล ว และไม ม อะไรท จะต องปฏ บ ต ต อไปอ ก ให เจ าหน าท ของเจ าของเร องปฏ บ ต ด งน ๑. จ ดทาบ ญช หน งส อส งเก บ (แบบท ๑๙) ๒. ส งหน งส อและเร องปฏ บ ต ท งปวงท เก ยวข องก บหน งส อพร อมบ ญช หน งส อส งเก บ ไปให หน วยเก บกลางท ส วนราชการกาหนด

126 การเก บร กษา เก บไว เพ อใช ในการตรวจสอบ ค อ การเก บหน งส อท ปฏ บ ต เสร จเร ยบร อยแล ว แต จาเป นจะต องใช ในการตรวจสอบ เป นประจา ไม สะดวกในการส งไปเก บย งหน วยเก บของส วนราชการ ตามข อ ๕๔ ให เจ าของเร องเก บเป นเอกเทศ โดยแต งต งเจ าหน าท ข นร บผ ดชอบก ได เม อหมด ความจาเป นท จะต องใช ในการตรวจสอบแล ว ให จ ดส งหน งส อน นไปย งหน วยเก บ ของส วนราชการ โดยถ อปฏ บ ต ตามข อ ๕๔ และข อ ๕๕ โดยอน โลม

127 การเก บร กษา ระบบการจ ดเก บ อาจจาแนกได ด งน ๑. เก บตามห วเร อง (Subject Files) ๒. เก บตามช อหน วยงานหร อบ คคล(Name Files) ๓. เก บตามช อภ ม ศาสตร (Geographical Files) ๔. เก บตามรห ส (Numeric Files) ๕. เก บตามลาด บว น เด อน ป (Chronologic Files)

128 การเก บร กษา ระบบการจ ดเก บ ๑. เก บตามห วเร อง (Subject Files) ค อ การจ ดเก บเอกสาร โดยจาแนก เอกสารออกเป นห วข อ ตามหน าท ความร บผ ดชอบหร อล กษณะงาน เอกสาร ท วไป สามารถจาแนกเป นห วข อใหญ ๆ ได ๑๐ หมวด ๒. เก บตามช อของหน วยงานหร อบ คคล (Name Files) ค อ การเก บเอกสาร เร ยงตามลาด บช อหน วยงาน หร อ ช อบ คคล เช น กระทรวงมหาดไทย กระทรวงย ต ธรรม ๓. เก บตามช อภ ม ศาสตร (Geographical Files) ค อ การเก บเอกสารตาม สถานท ต งของหน วยงาน ซ งอาจแยกเป นภาค เขต จ งหว ด อาเภอ ตาบล เช น สรรพากรเขต ๙

129 การเก บร กษา ๔. เก บตามรห ส(Numeric Files) ค อ การเก บเอกสารโดยให หมายเลขแก เอกสารต าง ๆ เช น เอกสารเก ยวก บการเง น ๐๑ เอกสารเก ยวก บการบร หารบ คคล ๐๒ ๕. เก บตามลาด บว น เด อน ป (Chronological Files) ค อ การเก บเอกสาร ตามลาด บ ว น เด อน ป ท ส งหน งส อออก หร อร บเข ามาในหน วยงาน

130 การเก บร กษา

131 การเก บร กษา

132