4269 ส ข มว ท บางนา พระโขนง กร งเทพฯ Tel : Fax: การใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

Transcription

1 ส าหร บ ผ บร หาร การใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส บร ษ ท เอ กซ เซล ล งค จ าก ด 4269 ส ข มว ท บางนา พระโขนง กร งเทพฯ Tel : Fax: Ex-Flow. 1

2 สารบ ญ หน า การใช งานระบบสารบรรณ 1 อธ บายหน าจอหล ก 2 การเปล ยนรห สผ านผ ใช งาน 6 การค นหาเอกสาร เพ อส งการหร อ ต ดตามงานเอกสาร 6 การต ดตามเอกสาร 9 การอ านค าส งการ 10 การอ านเอกสารแนบเร อง 11 Ex-Flow. 2

3 การใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ส าหร บ ผ บร หาร การใช งานเมน หล ก ระบบเอกสารอ เล กทรอน กส เข าระบบ Microsoft Windows ตามปกต จากน นเล อกโปรแกรม Internet Explorer ท ปรากฏเป นร ป Icon บนหน าจอเคร องคอมพ วเตอร กรณ เคร องใดไม ม Icon ด งกล าวให เล อกไปท ป ม Start เล อกไปท Programs จากน นเล อกท Internet Explorer หล งจากเข าโปรแกรม Browser แล ว ให ผ ใช งานป อนช อ HomePage เพ อเข าส เมน รวม ระบบเอกสารอ เล กทรอน กส เร ยกระบบงานต างๆ ผ านทางเมน รวมระบบงานด งน (ป อน URL Homepage) URL: [ กดป ม Enter] การใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส หล งจากเล อก ระบบเข าส ระบบสารบรรณ โดยจะต องป อน ช อและ รห สผ านเพ อเข าส ระบบท งน เพ อความปลอดภ ยของระบบบร หารงานเอกสาร จอภาพ Login เข าระบบ Ex-Flow. 3

4 จากจอภาพ Login เข าระบบงานสารบรรณ ผ ใช เล อกป ฐานข อม ล ระบบงานสารบรรณ โดยกดล กศรช ลง ซ งการป อนรห สผ านผ ใช ป อนรห สผ าน ของตนเอง ระบบจะแสดงผลบนหน าจอเป น เคร องหมาย ดอก จ นทร เพ อความปลอดภ ยในการใช งาน จากน น ตอบ ตกลง เพ อย นย นเข าระบบ กรณ ท ผ ใช ป อนช อหร อ รห สผ านไม ถ กต อง ระบบจะแจ งข อความเต อน เช น ป อนช อผ ด ระบบแจ ง ช อของท านไม สามารถเข าระบบได ป อนรห สผ ด ระบบแจ ง ท านใส รห สผ ด ไม สามารถเข าระบบได จากน นตอบ OK ระบบจะกล บมาหน าจอเด ม เพ อให ผ ใช ป อนช อและ รห สผ านอ ก ซ งผ ใช ต องป อนช อผ ใช งาน (Login name) และ รห สผ าน (Password) ให ถ กต อง ระบบจ งอน ญาตให เข าท างานในระบบ ได ส งเกตจากเมน ท ระบบสารบรรณแสดง ระบบจะท าการตรวจสอบช อของผ ใช และรห สผ าน พร อมก บหน วยงานท ส งก ด รวมท งส ทธ ในการใช งานระบบ ตลอดจนส ทธ ในการส บค นข อม ลของผ ใช เช น ด เอกสารระด บปกต,ล บ,ล บมาก, ล บท ส ด หล งจากผ านข นตอนการตรวจสอบก อนการเข าระบบแล ว โปรแกรมจะแสดงเมน หล ก ซ งถ อเป นหน า แรกของการเข าส ระบบ เมน หล ก อธ บายหน าจอหล ก เมน หน าหล ก เป นหน าจอแรก หล งจากเข าส ระบบงานสารบรรณ ซ งถ อเป นเมน หล ก ของระบบโดยม ส วนประกอบแบ งออกเป น 4 ส วน ด งน ส วนท 1. เมน หล ก ประกอบด วยเมน หล กท งหมดของระบบ ซ งจะแสดงอย ด านบน ในต าแหน งเด มของ ท กๆ หน า ประกอบด วยเมน หน าหล ก เล อกเม อต องการกล บมาหน าแรกหร อเมน หล กของระบบ ค นหา เล อกเพ อเข าส หน าจอ ค นหาเอกสารในสม ดงานของหน วยงาน และ นอกหน วยงานตามประเภทเอกสารท ม ส ทธ พ มพ รายงาน เล อกเพ อการพ มพ รายงานร ปแบบต างๆ (ประเภทรายงาน) ออกจากระบบ ต องการออกจากระบบ โดยกล บมาหน าจอป อนช อและรห สผ านใหม Ex-Flow. 4

5 ส วนท 2. แสดงรายละเอ ยดของผ ใช เช น แสดงช อผ ใช, หน วยงานท ส งก ด และช อองค กร หร อหน วย ธ รก จ ส วนท 3. เมน ส งการ แบ งเป น 5 หมวดค อ ทะเบ ยนงาน, ร บ/ออกเลข, ทะเบ ยนค ม, งานส งถ ง, ควบค ม ระบบ และเมน ค าส งพ เศษ ทะเบ ยนงาน งานระหว างด าเน นการ แสดงรายการ หร อ เร องท อย ระหว างด าเน นการของหน วยงานผ ใช งานรอลงทะเบ ยน/งานรอปฏ บ ต แสดงเร องซ งเป นรายการท เข ามาใหม งานต กล บ/งานด งกล บ แสดงเร องท ต องตรวจสอบก อนเน องจากม การต กล บค นมา จากผ ร บหร อด งกล บโดยผ ส ง ร บ/ออกเลข ลงร บเอกสาร ส าหร บป อนรายละเอ ยดเอกสารร บเข าจากหน วยงานภายนอกของผ ใช สร างเอกสารส งภายใน ส าหร บป อนข อม ลของเร องท ต องการออกเลขท เอกสารของหน วยงาน เพ อใช ส าหร บผ านเร องภายในองค กร สร างเอกสารส งออกนอกองค กร ส าหร บป อนข อม ลการออกเลขท เพ อส งออกภายนอกองค กร ทะเบ ยนรวม งานร บเข า ระบบจะแสดงรายการของเอกสารท เป นเร องร บเข าจากภายนอก หร อ ลงร บผ าน ระบบ (ร บเอกสารมาจากหน วยงานอ น โดยร บต นฉบ บจากเมน งานรอ ลงทะเบ ยน) งานภายในองค กร ระบบจะแสดงรายการของเร องท หน วยงานผ ใช ออกเลขท ส าหร บส งผ าน ภายใน หร อออกเอกสารในนามหน วยงาน (ลงนามโดยห วหน า หน วยงาน) งานออกนอกองค กร ระบบจะแสดงรายการของเร องท ออกเลขท ส งภายนอกองค กรท งหมด งานส งถ ง งานส งถ ง ส าหร บตรวจงานท ส งไปหน วยงานอ นๆ หร อ ใช ด งเร องท ส งไปหน วยงานอ น กล บมา ควบค มระบบ ผ ด แลระบบ เมน จ ดการเก ยวก บผ ใช, หน วยงาน หร อการต งค าระบบเบ องต น ค าส งพ เศษ ค าส งพ เศษ ส าหร บท างานพร อมก นหลาย ๆ เลขทะเบ ยน รายการ ส วนท 4. ต งค าการใช งาน ปร บแต งการใช งาน การปร บแต งจ านวนเร องท ต องการให แสดงภายใน 1 หน า โดยผ ใช เล อก จ านวนเร องท ต องการ จากน นเล อกหน าจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจ านวน ตามจ านวนท เล อกเก บไว เปล ยนรห สผ าน ส าหร บใช เปล ยนรห สผ านของผ ใช ช วยเหล อ ส าหร บอ าน ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส Ex-Flow. 5

6 รายละเอ ยดผ ใช งาน ส าหร บตรวจสอบส ทธ ของผ ใช ในการใช งานระบบ ต ดต งโปรแกรม ส าหร บโหลดโปรแกรมเพ อต ดต งท Client อธ บายเมน ในหน าหล ก เมน ทะเบ ยนงาน เอกสารใหม รอลงทะเบ ยน จะแสดงรายการท หน วยอ นๆ ส งเอกสารผ านทางระบบให (IN BOX) โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม ท ผ ใช ย งไม ได ให เลขทะเบ ยนเอกสาร ส งเกตจากช อง ทะเบ ยน จะเป น เคร องหมายร ปกระดาษ เพ อให ผ ใช กดเข าไปด าเน นการร บเอกสารต นฉบ บ จากระบบและรายการเด มท หน วยงานอ นส งกล บค นมา ซ งเป นรายการท ม เลขทะเบ ยนและ สถานะเป นแฟ มป ด งานรอลงทะเบ ยน เอกสารระหว างด าเน นการ จะแสดงรายการ ท ลงร บ หร อ ร บเข ามาในหน วยงานพร อมท งให เลข ทะเบ ยนของเอกสารแล ว หร อ เอกสารออกเลขท ภายในองค กร และอย ระหว างด าเน นการ และเม อผ ใช กดเล อกท เมน งานระหว างด าเน นการ ระบบจะแสดงข อม ล งานระหว างด าเน นการ Ex-Flow. 6

7 เอกสารต กล บ/ด งกล บ ระบบจะแสดงรายการท ผ ดปกต รอให ผ ใช เข าไปตรวจสอบ โดยส งเกตจ านวน เร องท ระบบแจ งด านใต เมน ส วนเร องท ต องเข าไปตรวจสอบจะมาจาก ผ ใช ส งเร องให หน วยงานอ น หน วยงาน ท ส งไปต กล บเอกสารค นมา หร อ ผ ใช ด งเร องค นกล บมา โดยส งเกต สถานะของเร อง จะเป น ร ปดาวส แดง ซ งเร องท แสดง จะเป นเร องท งสร างเอง, ร บมาจากหน วยงานอ น และได ท าการส งต อผ านระบบไปย ง หน วยงานอ น งานต กล บ/งานด งกล บ ทะเบ ยนค ม ประกอบด วย 3 เมน ซ งแต ละเมน จะแสดงเอกสารตามประเภทเมน ท เล อก เช น ร บเข า, ส งภายใน, หร อ ส งภายนอก ระบบจะแสดงท กสถานะ ท กเร องของแต ละประเภท หน าจอทะเบ ยนค ม หมายเหต เมน ท เล อกเข าท างาน ระบบจะแสดงรายการเอกสาร ตามข อก าหนดแล วผ ใช ย งสามารถ ส งเร ยงข อม ลตามคอล มภ ท ต องการโดยกดท ห วคอล มภ ระบบจะเร ยงจากน อยไปมาก และมากไปน อย ตาม การกดแต ละคร งท สล บก น ส งเกตจากเคร องหมายร ป สามเหล ยม Ex-Flow. 7

8 การเปล ยนรห สผ านของผ ใช ผ ใช สามารถส งเปล ยนรห สผ านใหม ได ด วยตนเอง โดยผ ใช ป อนรห สผ านเก าก อน 1 คร ง และป อน รห สผ านใหม ท ต องการ 2 คร งให ตรงก นเพ อย นย น จากน นกดป ม ตกลง เปล ยนรห สผ าน ระบบจะเก บข อม ลรห สผ านใหม ไว ให ท นท เม อออกจากระบบ และเข ามาใหม ผ ใช จะต องป อน รห สผ านใหม ท เปล ยน ข อส งเกตเวลาป อนรห ส ระบบจะแสดงเป นเคร องหมายดอกจ นทร การค นหาเอกสาร เพ อส งการ หร อ ต ดตามงานเอกสาร จากรายการในหน าจอเมน หล ก ผ ใช เล อกเมน ค นหา ในหน าหล ก ค นหาเอกสาร หน าหล ก เล อกท เมน ค นหา กรณ ท ทราบข อม ลเบ องต น เก ยวก บเอกสาร โดยท ผ ใช จะต องป อน รายละเอ ยดบางส วนเพ อเป นข อม ล ในหน าจอค นหาเอกสาร เพ อให ระบบค นหาข อม ลตามข อก าหนด Ex-Flow. 8

9 ป อนข อม ลท ต องการค นหา หล งจากป อนข อม ลเบ องต น ตอบ ตกลง เพ อให ระบบเร มค นหา ข อม ลตามข อก าหนด และเม อ ระบบพบข อม ลตามต องการ จะแสดงรายการบนจอภาพ ในการค นหาผ ใช สามารถเล อกเง อนไขแบบ และ หร อ หร อ ต วอย างการค นหา 1. ค นเลขท เอกสาร ผ ใช สามารถป อนเลขท ข นต น หร อส วนใดส วนหน ง เช น ป อน คค125 ระบบจะท าการค นหา เร องท ม เลขท ข นต น หร อ ส วนใดส วนหน งม คค ค นเร อง/ รายละเอ ยด ผ ใช สามารถป อนค าใดค าหน งได เช น อบรม ระบบจะท าการค นหาเร อง ท ม ค าว าอบรม อย ในช อเร องหร อรายละเอ ยด, ผ ใช สามารถป อนได มากกว า 1 ค าเช น อบรม สารบรรณ ( พ มพ อบรม เว นวรรค และ พ มพ สารบรรณ) ระบบจะค นหาเร องท ม ค าว า อบรม และ ม ค าว าสารบรรณ ( เร องเด ยวก นจะม ท ง 2 ค า) 3. จากต วอย างข อ 2 ผ ใช สามารถเล อกเง อนไขการค นหา เป น หร อ ระบบจะค นหารายการท ม ท ง ค าว า อบรม หร อ ม ค าว าสารบรรณ อย างได อย างหน งก ได Ex-Flow. 9

10 การป อนค าส งการ การป อนค าส งการถ อเป น ข นตอนบ นท กการท างานหร อ การด าเน นงานของหน วยงานท เก ยวข อง ก บเอกสาร ส าหร บเป นประโยชน ในการประสาน และการให ข อม ลในการด าเน นงาน โดย ผ ใช กดท เลข ทะเบ ยน ของรายการท ต องการเข าไปส งการ กดเพ อส ง โดยระบบจะแสดงหน ารายละเอ ยดเอกสาร พร อมเมน ส าหร บส งการ และ เมน รายการอ นๆ รายการเอกสาร รายละเอ ยดเอกสาร กรณ ท ผ ใช ต องการเข าไปส งการ หร อบ นท กการท างาน กดท ป ม บ นท กงาน ระบบจะแสดงหน าจอ ส าหร บป อนส งการ หร อบ นท กการท างาน โดยระบบจะแสดงบ นท กงานเด มให ทราบด านล าง และผ ใช ป อน ค าส งการ หร อบ นท กการ จากน นตอบ ตกลง เป นการย นย นการท างาน Ex-Flow. 10

11 นท กการท างาน การต ดตามเอกสาร หน วยงานแต ละหน วยงาน ท เก ยวข องก บเอกสาร สามารถต ดตามการด าเน นงานตามหน าท ของตน ก บเอกสาร ซ งระบบจะเป นผ รวบรวม ล าด บข นตอนการท างาน ให ผ ใช ได ทราบ ถ งข นตอนต งแต ต น จนถ ง ป จจ บ นให ทราบ โดยผ ใช กดท เลขท เอกสารของแต ละรายการในหน าจอ รายการเอกสาร หร อ หน าจอ รายละเอ ยดเอกสาร กดเพ อต ดตามงานเอกสาร กดเพ อต ดตามเอกสาร หล งจากกดเลขทะเบ ยนรายการท ต องการต ดตาม ระบบจะแสดงหน าจอข นตอนการไหลเว ยนของเอกสาร ตามหน วยงานต างๆ ต งแต เร มต นจนถ งป จจ บ น Ex-Flow. 11

12 อธ บายหน าจอการต ดตามเอกสาร 1. ส ญล กษณ เป นส ญล กษณ สถานะงานของหน วยงานท เก ยวข องก บเอกสาร 2. ทะเบ ยน เป น ทะเบ ยน ล าด บของหน วยงานน นๆ 3. ว นท เวลา เป นว นท เวลาในการสร าง/ ส ง ของหน วยงาน ผ ส ง 4. ผ ส ง แสดงช อหน วยงานผ สร างเอกสาร และ หน วยงานท ส งเอกสารไปให ผ ร บ 5. ผ ร บ แสดงหน วยงาน ผ ร บ ซ งเป นเจ าของ ส ญล กษณ (1) และ ทะเบ ยน (2) ท ปรากฏใน รายการ 6. การปฏ บ ต งาน แสดง การด าเน นงาน หร อ การส งเอกสาร ข นตอนการเด นเอกสาร การอ านค าส งการ รายละเอ ยดต างๆ ท หน วยงานบ นท กการท างาน, หร อบ นท กค าส งการ มาแล วน น ผ ใช สามารถอ านค าส งการ ท งหมด ได โดยกดท เลขท เอกสาร หร อ ป มด บ นท กการปฏ บ ตงาน ในหน าจอ ข นตอนการเด นเอกสาร ระบบจะแสดงรายการของค าส งการให ทราบ รวมท งประว ต การแก ไขข อม ล การบ นท กการท างานท งหมด Ex-Flow. 12

13 อ านค าส งการ การอ านเอกสารแนบเร อง และ อ านเอกสาเพ มเต ม ในระบบสามารถผ ส ง หร อ ผ ร บสามารถแนบข อม ลไปฟร อมก บเร องได ซ งหล งจากแนบเร องแล ว สามารถอ านเอกสารแนบได โดยกดท ส ญล กษณ ด านหน ารายการเอกสาร หร อ ในหน ารายละเอ ยดเอกสารซ ง หล ง จากท ผ กดส ญล กษณ ระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหน าจอ ส งพ มพ ส าเนา เอกสารออก ทางเคร องพ มพ ขยาย/ย อย ภาพเอกสาร ทางหน าจอ ด เอกสารท งภาพ ด ภาพตาม แนวด านกว าง ย อนกล บไป จอภาพท ผ าน หม นภาพไป ด านซ ายหร อขวา เคร องม อส าหร บ ส งเคล อนภาพ Copyright ไปย งต าแหน งท ต องการ Excel Link Co., Ltd. All พล กหน าเอกสาร หน าต อไปและหน า Ex-Flow. 13 การอ านเอกสารแนบเร อง