ระบบส ำน กงำนอ เลกทรอน กส

Transcription

1 ระบบส ำน กงำนอ เลกทรอน กส (MY OFFICE) ศ นย เทคโนโลย สำรสนเทศและกำรส อสำร ส ำน กงำนเขตพ นท กำรศ กษำม ธยมศ กษำ เขต 4

2 คำน ำ ค ม อระบบส ำน กงำนอ เลกทรอน กส (My Office) ส ำน กงำนเขตพ นท กำรศ กษำม ธยมศ กษำ เขต 4 จ ดทำข นเพ อเป นค ม อใช ในกำรปฏ บ ต งำนบ คลำกรทำงกำรศ กษำในส ำน กงำนเขตพ นท กำรศ กษำและ สถำนศ กษำในส งก ด โดยได สร ปข นตอนกำรดำเน นกำรในกำรปฏ บ ต งำนเพ ออำนวยควำมสะดวกให แก บ คลำกรและสถำนศ กษำในส งก ด ให ม ประส ทธ ภำพมำกย งข น หว งเป นอย ำงย งว ำค ม อระบบส ำน กงำนอ เลกทรอน กส (My Office) เล มน จะช วยให ผ ปฏ บ ต งำน สำมำรถใช ระบบน ได เป นอย ำงด และสำมำรถน ำไปประย กต ใช ให เก ดประโยชน แก หน วยงำนได อย ำงม ประส ทธ ภำพต อไป ศ นย เทคโนโลย สำรสนเทศและกำรส อสำร ส ำน กงำนเขตพ นท กำรศ กษำม ธยมศ กษำเขต 4

3 สารบ ญ เร อง หน า สารบ ญ... ก การใช งานระบบสาน กงานอ เลกทรอน กส (MyOffice)... 1 ระบบสารบรรณอ เลกทรอน กส... 1 การร บหน งส อ สาหร บเจ าหน าท สารบรรณกลาง สาหร บเจ าหน าท ธ รการกล ม สาหร บเจ าหน าท... 6 การใช ระบบบ นท กข อความ... 8 การเข ยนเสนอแฟ มท วไป สาหร บรอง ผ อานวยการกล ม สาหร บรอง ผอ.เขต สาหร บผ อานวยการเขตพ นท การศ กษา สาหร บเจ าของเร อง เข ยนบ นท กไปราชการ สาหร บ ผอ.กล ม สาหร บรอง ผอ.เขต สาหร บ ผอ.เขต สาหร บเจ าของเร อง ระบบหน งส อเว ยน สาหร บบ คลากรท กคน... 28

4 การใช งานระบบสาน กงานอ เลกทรอน กส (My Office) ระบบสารบรรณอ เลกทรอน กส การร บหน งส อ สาหร บ เจ าหน าท สารบรรณกลาง 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ท เมน ระบบสารบรรณอ เลกทรอน กส สามารถ ดาเน นการได 2 กรณ ด งน 1.เมน ร บหน งส อราชการ (จะปรากฏเม อม หน งส อจากโรงเร ยนเข ามาในระบบ หร อ เม อม การ ส งหน งส อค นจากกล ม ถ าไม ม หน งส อเข า เมน น จะไม ปรากฏ) 2.เมน ร บหน งส อภายนอก

5 2 1.1 การร บหน งส อจากโรงเร ยน ซ งเป นหน วยงานภายในระบบ คล กเมน ร บหน งส อราชการ - ปรากฏรายการหน งส อ ให ดาเน นการคล กท นาส งกล ม - ปรากฏหน าต างด งร ป ให คล กเล อกลงทะเบ ยนโดยเล อกตามท ต องการส ง แล วคล กบ นท กเอกสาร เร องจะไหลเว ยนไปตามรายการท เล อก 1.2 การร บหน งส อจากภายนอก คล กเมน ร บหน งส อภายนอก -ปรากฏหน าต างให กรอกรายละเอ ยด ดาเน นการกรอกรายละเอ ยด พร อมแนบไฟล แล ว บ นท ก

6 3 สาหร บเจ าหน าท ธ รการกล ม 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม หน งส อราชการเข ามาจะปรากฏเมน ร บ หน งส อราชการ คล กเมน ร บหน งส อราชการ

7 4 3.เม อเข าส ห องธ รการกล ม ถ าม หน งส อจากสารบรรณกลางเข ามาจะปรากฏด งภาพ คล กนาส งเอกสาร 4.ปรากฏหน าต างให คล กเล อกนาส งเอกสาร คล กเล อกตามท ต องการ แล วคล กบ นท ก เอกสารจะไหลเว ยนไปย ง ห องท เล อก สาหร บ ผอ.กล ม 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ

8 5 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ท เมน ระบบสารบรรณอ เลกทรอน กส คล กร บ หน งส อราชการ 3. คล กนาส งเอกสาร 4.ปรากฏหน าต างด งภาพ ให คล กเล อกกล ม จากน นเช คเล อกเจ าหน าท ท จะส งหน งส อ แล วคล กบ นท ก

9 6 สาหร บเจ าหน าท 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ท เมน ระบบสารบรรณอ เลกทรอน กส คล กร บ หน งส อราชการ

10 7 3.ม หน งส อเข ามาปรากฏรายละเอ ยดด งร ป ให บ นท กจ ดเก บ 4.ปรากฏหน าต าง ปรากฏไฟล เอกสารในหน าน ด วย ให ดาเน นการดาวน โหลดเอกสารจ ดเก บ จากน น คล ก บ นท กเอกสาร เอกสารท งหมดจะถ กจ ดเก บในทะเบ ยนร บ

11 8 การใช ระบบบ นท กข อความ การเข ยนเสนอแฟ มท วไป - ส ำหร บเจ ำของเร อง 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ในระบบบ นท กข อความ เม อต องการบ นท ก เสนอแฟ ม คล กเข ยนบ นท กข อความ

12 3. ปรากฏแบบฟอร มบ นท กข อความ ดาเน นการกรอกรายละเอ ยดต าง พร อมท งแนบไฟล เอกสารท จะ แนบ(สามารถแนบได 4 ไฟล ) แล วคล กบ นท ก เม อบ นท กเอกสารแล ว ระบบจะไหลเว ยนเอกสารกล บมาท ห องของเจ าของเร อง ถ าต องการ ตรวจสอบเอกสารให คล กท ห วข อเร องเพ อด เอกสารว าถ กต องหร อไม ถ าถ กต องให คล ก ดาเน นการต อ 9

13 10 4.ปรากฎหน าต างให เล อกเสนอแฟ มถ งผ บร หาร เล อกเสนอตามลาด บท ปฏ บ ต งาน เช น กรณ เสนอ ผองกล ม คล กเมน เสนอ ผอ.กล ม แล วเช คเล อกรายช อ ผอ.กล ม จากน นไปเช คเล อก ช อ ผอ.กล ม แล ว คล ก บ นท กเอกสาร เม อบ นท กเร ยบร อยแล ว เร องจะไหลเว ยนไปย งห องท ได เสนอไปตามลาด บ สาหร บรอง ผ อานวยการกล ม 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร

14 11 3.ปรากฏรายการเอกสาร ให คล ก ดาเน นการต อ 4.ปรากฏหน าต าง ให ดาเน นการ ถ าเร องท เสนอเข ามาถ กต อง ให เล อกเสนอผ บร หาร โดยเล อกเสนอ และเล อกช อผ บร หารให ส มพ นธ ก น พร อมเข ยนบ นท กความเห นจากน น คล กบ นท ก เอกสารจะไหลเว ยนไป ห องผ บร หารท เสนอถ ง

15 12 สาหร บรอง ผอ.เขต 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร 3.เข าส ห องระบบบ นท กข อความ ถ าม หน งส อเสนอเข ามา จะปรากฏด งภาพ ให คล ก ดาเน นการต อ 4.ปรากฏหน าต าง ให ดาเน นการ ตรวจสอบเร องท เสนอเข ามาถ าถ กต อง ให ดาเน นการ ด งน ถ าเล อกเสนอผ านงานให เล อกช อผ บร หารให ส มพ นธ ก น พร อมเข ยนบ นท กความเห นจากน น คล ก บ นท ก เอกสารจะไหลเว ยนไปห องผ บร หารท เสนอถ ง ถ าลงนาม ให คล กเล อกลงนาม และเล อกเจ าของเร อง แล วคล กบ นท ก เอกสารไหลเว ยนกล บไปท เจ าของเร อง

16 13

17 14 สาหร บผ อานวยการเขตพ นท การศ กษา 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร 3. ถ าม หน งส อเสนอเข ามา จะปรากฏด งภาพ ให คล ก ดาเน นการต อ

18 4.ปรากฏหน าต างแสดงรายละเอ ยดบ นท กข อความ พร อมเอกสารแนบ และการผ านงานตามลาด บ เล อกดาเน นการส งการ โดยเล อกเช คตามต องการ แล วคล กบ นท ก เอกสารจะไหลเว ยนกล บไปห องเจ าของ เร อง 15

19 16 สาหร บเจ าของเร อง 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร 3.เม อเอกสารผ านการดาเน นการตามระบบจนส นส ด เอกสารจะไหลเว ยนกล บไปท เจ าของเร อง ใน ระบบบ นท กข อความ ด งภาพ คล กดาเน นการต อเพ อจ ดเก บเร อง

20 17 4.ปรากฎหน าต างด งภาพ ให ดาเน นการตามความต องการ โดยสามารถคล กเล อกได มากกว าหน งข อ แล วคล กบ นท ก เอกสารไหลเว ยนไปย งห องทะเบ ยนบ นท กข อความ 5.จากน น เจ าของเร องดาเน นการออกเลขทะเบ ยนหน งส อส ง คล กท เมน งานสารบรรณ เล อกออกเลขหน งส อส ง 6.ปรากฏรายการให กรอกรายละเอ ยดตามท ต องการ แล วคล กบ นท กออกเลข

21 18 7.ปรากฎหน าต างแสดงเลขทะเบ ยนท ได ร บ ให นาเลขท ได ไปใส ในเอกสารหน งส อนา พร อมใส ว นท และลายเซ น ผ ลงนาม แล วบ นท กเป น pdf เพ อเตร ยมนาส งเข าส ระบบ 8.คล กกล บหน าหล ก ท เมน หน งส อของค ณว นน จะปรากฏว าม เอกสารท เราออกเลขแต ย งไม ได บ นท กเข าส ระบบ ให คล กแนบไฟล หน งส อส ง 9.ปรากฏรายการหน งส อ ให คล กท แนบไฟล 10.ปรากฏหน าต างรายละเอ ยดเอกสาร กรอกรายละเอ ยดเอกสารให ครบถ วนตามต องการ พร อมแนบไฟล แล ว คล กบ นท ก

22 19 หมายเหต กรณ ท เจ าของเร องส งให ธ รการกล มดาเน นการให ล กษณะการดาเน นการเหม อนก บกรณ เจ าของเร องดาเน นการ เอง เพ ยงแต ให ดาวน โหลดเอกสารประกอบการออกเลข ลงไว ในเคร องของเจ าหน าท ธ รการ เข ยนบ นท กไปราชการ ส ำหร บเจ ำของเร อง 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ในระบบบ นท กข อความ เม อต องการบ นท ก เสนอแฟ ม คล กเข ยนบ นท กไปราชการ

23 20 3.ปรากฏหน าต างฟอร มบ นท กไปราชการ กรอกรายละเอ ยดพร อมแนบไฟล เร องเด ม แล วคล ก บ นท ก 4.เอกสารจะกล บมาท ห องเจ าของเร อง คล กดาเน นการต อ

24 5.ปรากฏหน าต างด งภาพ เสนอต อผ บร หาร เช นเล อกเสนอ ผอ.กล ม แล วคล กเล อกช อ ผอ.กล ม แล วคล กบ นท ก เร องไหลเว ยนไปย งห อง ผอ.กล ม 21

25 22 สาหร บ ผอ.กล ม 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร 3.เม อเข าห องบ นท กข อความ ถ าม เอกสารท เป นบ นท กข ออน ญาตไปราชการเข ามา ปรากฏรายละเอ ยดด งภาพ ให คล กดาเน นการต อ

26 23 4.ปรากฏรายละเอ ยดบ นท กข อความและเอกสารแนบ ถ าเร องถ กต อง ให ดาเน นการ เช คเสนอ รอง ผอ.เขต แล ว เล อกช อให ส มพ นธ ก น จากน นเข ยนความเห น แล วคล กบ นท ก เอกสารไหลเว ยนไปห อง รอง ผอ.เขต สาหร บรอง ผอ.เขต 1.เข าส ระบบ Myoffice ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร

27 24 3.เม อเข าส ห องระบบบ นท กข อความ ถ าม หน งส อเสนอเข ามาจะปรากฏด งภาพ คล กดาเน นการต อ 4.ปรากฏรายละเอ ยดการบ นท ก เม อตรวจสอบแล ว สามารถดาเน นการได 2 กรณ ถ าเห นควรเสนอ ผอ.เขต อน ม ต เช ค เสนอ ผอ. และ เช คเล อกช อ ผอ.เขต แล วเข ยนบ นท กความเห น จากน น คล กบ นท ก เอกสารไหลเว ยนไปห อง ผอ.เขต ถ าดาเน นการเอง เช คเล อก แล ว เช คเล อกช อเจ าของเร อง เข ยนบ นท กความเห น จากน น คล กบ นท ก เอกสารไหลเว ยนไปห องเจ าของเร อง สาหร บ ผอ.เขต 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ

28 25 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร 3.เม อเข าส ห องระบบบ นท กข อความ ถ าม หน งส อเสนอเข ามาจะปรากฏด งภาพ คล กดาเน นการต อ 4.ปรากฏรายละเอ ยด พร อมเอกสารแนบ ผอ.เขตดาเน นการส งการ โดยเช คเล อก แล วคล ก บ นท ก เอกสาร ไหลเว ยนกล บไปเจ าของเร อง สาหร บเจ าของเร อง 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ

29 26 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บแฟ มเอกสาร 3.เม อเข าระบบบ นท กข อความ ถ าเร องท ขออน ญาตไปราชการดาเน นการเร ยบร อยแล ว เร องจะกล บมาท ห อง เจ าของเร อง เจ าของเร องคล กบ นท กจ ดเก บ 4.ปรากฏหน าต างบ นท กจ ดเก บ คล กบ นท ก เอกสารไหลเว ยนไปจ ดเก บในทะเบ ยนสม ดไปราชการ ระบบหน งส อเว ยน 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ

30 27 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ท เมน ระบบหน งส อเว ยน คล กส งหน งส อเว ยน 3.ปรากฏหน าต างให กรอกรายละเอ ยด

31 28 สาหร บบ คลากรท กคน 1.เข าส ระบบ My office ใส ช อผ ใช รห สผ าน รห สส ม แล วคล กเข าส ระบบ 2.เม อเข าส ระบบ ปรากฏเมน การใช งานของบ คลากร ถ าม เอกสารเสนอจะม เมน แสดงให ร บแฟ ม เอกสาร คล กร บหน งส อเว ยน 3.เม อเข าระบบหน งส อเว ยนถ าม หน งส อเว ยนมาถ งเจ าของห องในระบบน จะม หน งส อท ส งเว ยนเฉพาะบ คลากร คนน น ด งภาพ คล กลงทะเบ ยนร บ 4.ปรากฏหน าต างด งกล าว คล กบ นท กลงทะเบ ยนร บ

32 5.ปรากฏหน าต าง ด งภาพ สามารถคล กดาวน โหลดไฟล หร อเป ดอ านได 29