Ghid al cerinţelor naţionale în Republica Moldova, relevante pentru implementarea proiectelor finanţate în cadrul programelor ENPI CBC

Transcription

1 Ghid al cerinţelor naţionale în Republica Moldova, relevante pentru implementarea proiectelor finanţate în cadrul programelor ENPI CBC Proiect - mai 2012

2 Page 2 Conţinut Definiţii... 4 Scop.. 6 Cum să utilizaţi acest ghid... 6 PARTEA 1 - ÎNREGISTRAREA PROIECTULUI Înregistrarea proiectului... 7 PARTEA 2 - LANSAREA SI IMPLEMENTAREA PROIECTULUI Temeiul juridic pentru proiecte Deschiderea contului bancar Primirea şi transferul de bani în şi în afara Moldova Reglementări de schimb valutar Cerinţele contabile pentru proiect Scutirea de impozit - TVA şi taxe vamale Scutirea de taxe de TVA Scutirea de la plata taxelor vamale Impozitul pe venit Resursele umane... Error! Bookmark not defined.1 Angajarea personalului proiectului 21 Subcontractarea experţilor externi (naţionali şi internaţionali)... Error! Bookmark not defined.1 Calcularea şi contabilizarea salariului pentru personalul de proiect... Error! Bookmark not defined.2 9 Costurile de călătorie şi diurna pentru experţii moldoveni şi străini Costurile administrative. Calcularea şi contabilizarea pentru închirierea spaţiului de birou Proprietatea asupra echipamentelor, investiţiilor, proprietatea intelectuală şi a rezultatelor proiectului Achizitia serviciilor, echipamentelor şi consumabilelor Lucrări (Infrastructura) Obţinerea documentelor pentru loturi de teren şi autorizaţii de construcţie Elaborarea documentaţiei de proiect pentru clădirii, expertiza de stat şi aprobarea finala Error! Bookmark n Obţinerea permisiunii pentru construcţii... Error! Bookmark not defined.3 Acceptarea lucrărilor de construcţii Error! Bookmark no PARTEA 3 - AUDITUL PROIECTULUI SI RAPORTAREA.. 37ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 14. Verificarea cheltuielilor (cum să găsiţi şi să angajaţi un auditor în Republica Moldova)... 37

3 Page Monitorizarea, evaluarea şi raportarea în conformitate cu cerinţele naţionale PARTEA 4 - ACTE LEGISLATIVE ŞI FORMULARE CERUTE ANEXE... 44

4 Page 4 Definiţii Pentru scopul acestui Ghid, noţiunile de mai jos se definesc după cum urmează: Contractor: (Implementator, Operator) înseamnă o persoană, organizaţie, un consorţiu public sau privat, un consorţiu internaţional sau local, contractat de către Donator pentru punerea în aplicare a unui proiect. În cadrul programelor ENPI CBC Contractor este de obicei denumit Beneficiarul proiectului (organizaţia care semnează contractul de finanţare). Baza de date a asistenţei externe: se înţelege ansamblul de informaţii documentate păstrate de către Cancelaria de Stat a Republicii Moldova, în copie şi într-un sistem informaţional automatizat, care ţine evidenţa cu privire la proiectele de asistenţă externă şi programele implementate în Republica Moldova. Poate fi accesată la Donator: (Partener de Dezvoltare Extern), se înţelege o ţară, un grup de ţări, o organizaţie internaţională, care finanţează implementarea proiectelor, studiilor sau alte tipuri de activităţi, care vizează predarea mijloace financiare, activelor, cunoştinţelor sau tehnologiilor către Republica Moldova. Evaluarea: înseamnă o estimare a rezultatelor unui proiect sau program şi examinarea în ce măsura rezultatele proiectului sunt integrate cu obiectivele generale de dezvoltare a sectorului şi / sau a programului de guvernare. Grant: se înţelege o relaţie contractuală prin care donatorul transferă beneficiarului anumite mijloace financiare, destinate pentru punerea în aplicare a unui proiect / program, şi care nu fac obiectul de rambursare. Monitorizarea: înseamnă un sistem de culegere metodică de informaţii pe parcursul perioadei de implementare, care este creat pentru măsurarea relevanţei proiectului / programului, eficienţei, eficacităţii, impactului şi durabilităţii pentru a oferi informaţii administrative Beneficiarului şi Autorităţii de Coordonare Naţională, permiţând astfel să reacţioneze la timp şi să ia măsuri eficiente de îmbunătăţire / recuperare. Autoritatea de Coordonare Naţională: înseamnă instituţia naţională autorizată să coordoneze la nivel naţional asistenţa externă acordată de ţările donatoare şi organizaţiile internaţionale. Acordul de Parteneriat: document legal obligatoriu semnat de către Beneficiarul Proiectului şi toşi Partenerii de Proiect pentru a asigura o înţelegere comună a proiectului în special în ceea ce priveşte rolul exact şi responsabilităţile fiecărui partener. Beneficiarul proiectului (partener principal): organizaţia care semnează contractului de Grant cu Autoritatea Comună de Management a programului ENPI CBC şi poartă responsabilitatea generală pentru implementarea proiectului. În conformitate cu legislaţia Republicii Moldova de obicei se referă la Contractor. Partenerul de Proiect: organizaţia care implementează proiectul ENPI CBC împreună cu beneficiarul proiectului (partener principal), fără semnarea contractului de grant cu Autoritatea Comună de Management, dar semnează un Acord de Parteneriat cu Beneficiarul. Sub-Contractor: organizaţie (sau persoană fizică), contractată de către Beneficiarul Proiectului ENPI CBC sau de Partenerul de Proiect pentru a presta unele servicii (de exemplu traducere, de călătorie...), echipamente şi materiale, sau lucrări (de exemplu construcţii). Asistenţă tehnică (de cooperare): înseamnă transferul de cunoştinţe, inclusiv tehnologii, metodologii şi tehnici.

5 Page 5

6 Scopul Page 6 Acest ghid oferă informaţii practice pe scurt şi cuprinzătoare cu privire la cerinţele naţionale şi procedurile care trebuie urmate în Republica Moldova, atunci când sunt implementate proiecte finanţate în cadrul Instrumentului European de Vecinătate şi Parteneriat Programele Cooperare Transfrontalieră (ENPI CBC) în Republica Moldova. Informaţia furnizată se bazează pe experienţa practică privind implementarea proiectului şi managementul financiar de către organismele guvernamentale din Republica Moldova, autorităţile regionale şi locale şi ONG-uri. Acest ghid va fi util, în special pentru beneficiarii şi partenerii de proiecte din Republica Moldova ai Programului Operaţional Comun Bazinul Mării Negre şi Programului Operaţional Comun România-Ucraina-Republica Moldova ENPI CBC. Acesta va fi, de asemenea, de ajutor pentru managerii programelor ENPI CBC, aplicanţii de proiect / parteneri şi aţii din afara Republicii Moldova care au nevoie să înţeleagă cerinţele necesare pentru implementarea proiectului în Republica Moldova. Deşi conceput pentru proiectele în cadrul programelor ENPI CBC, Ghidul poate avea informaţii relevante şi pentru alte forme de asistenţă tehnică internaţională sau programe de cooperare cu Republica Moldova, în special Programul de Cooperare Transnaţională Europa de Sud-Est pentru perioada Ghidul este conceput pentru a oferi sprijin practic utilizatorilor care citesc subiectele relevante atunci când este nevoie. Cum să utilizaţi acest Ghid Următorii paşi, cu un număr de subiecte relevante, sunt prezentate în Ghid în ceea ce priveşte reglementările naţionale şi experienţa organizaţiilor din Moldova în implementarea proiectelor internaţionale: Înregistrarea proiectului; Lansarea proiectului şi implementarea; şi Auditul proiectului şi raportarea. De-a lungul Ghidul, veţi găsi referinţe la o varietate de acte legislative şi forme iar cele mai importante sunt prevăzute în Anexele Ghidului (Partea 4). Alte documente relevante pot fi găsite pe site-urile web ale organelor oficiale ale Republicii Moldova. Link-urile site-urilor către aceste documente sunt oferite pe tot parcursul Ghidului. Informaţia din acest Ghid este axată pe cerinţele în Republica Moldova. Există, de asemenea, cerinţele şi procedurile ENPI CBC care trebuie urmate, care pot fi găsite în manualele relevante de implementare a programului.

7 Page 7 PARTEA 1- INREGISTRAEA PROIECTULUI Introducere Beneficiarii/ partenerii moldoveni care au obţinut finanţare pentru proiecte în cadrul unui program ENPI CBC trebuie să urmeze procedurile oficiale de înregistrare în conformitate cu cerinţele naţionale din Moldova. Aceste proceduri sunt obligatorii pentru toate proiectele, indiferent de numărul de activităţi şi de mărimea grantului financiar. Beneficiarii/ partenerii de proiect ar trebui să înţeleagă procedurile nu doar ca o problemă formală, dar ca baza legală pentru implementarea proiectului, obţinerea de scutiri de taxe, utilizarea subcontractorilor, şi cooperarea cu partenerii de proiect şi părţile interesate. Astfel, contractul de Grant cu Autoritatea de Management a programului respectiv, Acordul de Parteneriat şi setul de documente de înregistrare sunt minimul necesar pentru fiecare beneficiar / partener în Moldova de care va avea nevoie pentru lansarea proiectului fără probleme. Cadrul juridic 1) Hotărârea de Guvern nr.12 din 19 ianuarie 2010 "Cu privire la aprobarea Regulamentului cu privire la Cadrul instituţional şi mecanismul de coordonare a asistenţei externe acordate Republicii Moldova de către organizaţiile internaţionale şi ţările donatoare". Monitorul Oficial nr.11-12/54 din ) Hotărârea Guvernului nr. 246 din 08 aprilie 2010 " cu privire la modul de aplicare a cotei zero a TVA la livrările de mărfuri, servicii efectuate pe teritoriul ţării şi de acordare a facilităţilor fiscale şi vamale pentru proiectele de asistenţă tehnică şi investiţională în derulare, care cad sub incidenţa tratatelor internaţionale". Monitorul Oficial nr.52-53/308 din

8 1. Inregistrarea proiectului Page 8 Informaţii practice După semnarea Contractului de Grant, acesta trebuie să fie înregistrat de către Cancelaria de Stat. Cancelaria de Stat ţine evidenţa asistenţei tehnice externe acordate Republicii Moldova prin înregistrarea proiectelor / programelor în Registrul de asistenţă tehnică externă cronologic şi sistematic, pe baza informaţiilor transmise de către donator, recipient sau beneficiar. În cursul a 30 de zile de la data semnării Contractului de Grant, Beneficiarul / partenerul va facilita, cu sprijinul Punctului National de Contact / Oficiul Antenă pentru programele ENPI CBC, înregistrarea proiectelor în baza de date de asistenţă externă. Instituţia de Contact, detalii de contact: Lista documentelor care trebuie prezentate: Cancelaria de Stat, Direcţia politici, planificare strategică şi asistenţă străină. Adresa: Piaţa Marii Adunări Naţionale 1, Chişinău, of MD Tel (22) [email protected], Punctului National de Contact / Oficiul Antenă pentru programele ENPI CBC Adresa: bv. Stefan cel Mare 180, of. 510, Chişinău, MD Tel/fax (22) [email protected]; [email protected], Cerere de înregistrare a proiectului / programului şi includerea sa în lista aprobată prin anexa 1, Hotărârea Guvernului nr. 246 din cuprinde următoarele documente: 1). Formularul de înregistrare a proiectului (completat în limba engleză şi română, care este prezentat pe suport de hârtie şi electronic (Anexa 1); 2) Extras copie a contractului de Grant, care să conţină numele Autorităţii Contractante, costul Acţiunii şi perioada de punere în aplicare a contractului;. 3). Descrierea proiectului. Documente pentru a fi verificate : Proiectul este inclus în lista proiectelor de asistenţă tehnică în derulare. (Hotărârea Guvernului nr 246 din ). Sfaturi practice: În cazul unor modificări substanţiale în informaţiile prezentate mai sus, Beneficiarul / partenerul trebuie să prezinte proiectul de declaraţie la Cancelaria de Stat, cu modificările corespunzătoare, documentele care prezintă modificări şi materialele care specifică activităţile suplimentare în proiect. Toate documentele necesare pentru înregistrarea proiectului sunt prezentate în limba originală, cu traducere în limba de stat a Republicii Moldova.

9 Page 9 PARTEA 2-LANSAREA PROIECTULUI SI IMLEMENTAREA. Prezentare generală Republica Moldova este eligibilă pentru a fi recipient al asistenţei externe finanţate de către Uniunea Europeană (UE). Acordul-cadru semnat la , ratificat prin Legea nr. 426-XVI din stabileşte prevederile detaliate privind normele aplicabile la efectuarea acţiunilor finanţate integral sau parţial de către UE. Cooperarea transfrontalieră se desfăşoară în cadrul programelor multianuale care acoperă cooperarea la o frontieră sau un grup de frontiere şi care cuprinde măsuri multi-anuale care urmăresc un set coerent de priorităţi şi care sunt implementate cu sprijinul asistenţei UE (Programele Operaţionale Comune). După adoptarea Programelor Operaţionale Comune, (Programul Operaţional Comun România-Ucraina- Republica Moldova ( şi Programul Operaţional Comun de Cooperare Marea Neagră ( net), Comisia a încheiat un Acord de Finanţare cu Republica Moldova, pentru fiecare program ENPI CBC relevant pentru ţară. Acordurilor de finanţare includ dispoziţii legale necesare pentru punerea în aplicare a programelor operaţionale şi sunt, de asemenea, semnate de către Autoritatea Comună de Management (Ministerul de Dezvoltare şi Turism, România). Perioada de execuţie a Acordului de Finanţare pentru Programul Operaţional Comun de Cooperare Marea Neagră începe la 20 iunie 2009 şi se încheie la 31 decembrie Perioada de execuţie a Acordului de Finanţare pentru Programul Operaţional Comun România-Ucraina- Republica Moldova începe la 3 decembrie 2008 şi se încheie la 31 decembrie 2016.

10 2. Deschiderea unui cont bancar Page 10 Cerinţele Programului Aplicantul preselectat trebuie să ofere autorităţilor programului un Formular de Identificare Financiară (în original), anexa ataşată la Ghidul solicitantului, certificat de către banca la care plăţile vor fi efectuate. În cazul în care solicitantul nu are cont în euro, la momentul când se solicită documente justificative, contul existent în moneda naţională poate fi declarat în formularul de identificare financiară. Cu toate acestea, după ce Aplicantul primeşte scrisoarea de acordare (Award letter), înainte de semnarea contractului, acesta trebuie să ofere Autorităţii Comune de Management formularul de identificare financiară cu contul bancar în euro. Cadrul juridic 1. Regulamentul privind Deschiderea, Modificarea şi Închiderea conturilor la băncile licenţiate din Republica Moldova aprobat prin Decizia Consiliului de administraţie al Băncii Naţionale a Moldovei nr. 297 din 25 noiembrie 2004; 2. Ordonanţa Ministerului de Finanţe privind contabilitatea şi prevederile de raportare pentru unităţile de implementare a proiectelor, finanţate din surse externe şi implementate în cadrul autorităţilor publice locale şi regionale nr. 24 din 26 martie Informaţie Practică Instituţia de Contact, detalii de contact: Ministerul Finanţelor Trezoreria de Stat a Republicii Moldova 1. Organizaţiile non-statale pot deschide unul sau mai multe conturi în moneda naţională sau străină în orice bancă licenţiată din Republica Moldova. (Regulamentul nr.297 din , Art. 2, punctul 2.1.). 2. Organizaţiile şi instituţiile de stat, autorităţile regionale şi locale, pot deschide un cont în moneda naţională sau străină numai în sistemul de trezorerie şi în banca cu capital de stat "Banca de Economi". (Ordonanţa nr 24 din 26 martie 2009, punctul 3). Lista documentelor care trebuie prezentate Pentru a deschide conturi curente, persoanele juridice rezidente (atât publice, cât şi private), în mod corespunzător înregistrate la Camera Înregistrării de Stat a Ministerului Dezvoltării Informaţionale trebuie să prezinte următoarele documente: Cererea de deschidere a contului (Regulamentul nr.297 din , (Anexa nr.1); Semnătura şi ştampila de card Copia certificatului de atribuire a codului fiscal sau copia documentelor ce

11 Page 11 recunosc aceasta; copia de pe extrasul din Registrul de stat al persoanelor juridice, eliberat de Camera Înregistrării de Stat a Ministerului Dezvoltării Informaţionale (Regulamentul nr.297 din , (Anexa nr 3).; Copia actului de identitate al persoanei care prezintă documentele pentru deschiderea contului Copia documentului de confirmare a înregistrării de stat sau de copia actului normativ care aprobă Regulamentului entităţii juridice sau statutul; Copiile documentelor de constituire (regulament, statutul, etc) În cazul instituţiilor publice, autorităţilor regionale sau locale, o cerere oficială de deschidere a contului în cadrul sistemului de trezorerie va fi transmisă la Ministerul de Finanţe şi la unitatea corespunzătoare a trezoreriei teritoriale Tipul de cont 1. Cont Regulat în moneda naţională şi valută străină (pentru organizaţii non-statale); 2. Conturile de grup "granturi externe" (obligatorie pentru organizaţiile guvernamentale şi instituţii publice). Sfat practic Posibil sa doriţi sa deschideţi un cont cu un serviciu de client-bancă şi să daţi un cod de acces managerului financiar al beneficiarului de proiect (în calitate de persoană autorizată în cadrul proiectului)

12 3. Primirea şi transferul de bani în şi în afara Republicii Moldova Page 12 Cadrul juridic 1) Legea Republicii Moldova nr 62 XVI "privind reglementarea valutară" din 21 martie 2008; 2) Regulamentul privind condiţiile şi procedura de efectuare a operaţiunilor de schimb valutar ", aprobat prin Decizia Consiliului de Administraţie al Băncii Naţionale a Republicii Moldova nr.8 din 28 ianuarie 2010; Prezentare generală Transferuri către / de la partenerii de proiect din afara Republicii Moldova Legea cu privire la Reglementarea valutară (nr.62-xvi din 21 martie 2008), stipulează că nu există restricţii sau cerinţe de autorizare pentru încasări sau plăţi de valută străină sau naţională între rezidenţi şi nerezidenţi, în legătură cu proiectele de asistenţă tehnică (operaţiuni actuale de schimb valutar). Aşa cum prevede legea necesitatea autorizării de către Banca Naţională a Moldovei în ceea ce priveşte anumite operaţiuni de cont de capital, banca la care sunt deţinute conturile proiectului va solicita documente pentru a indica natura încasări / plăţile efectuate (vezi informaţii practice în tabelul de mai jos). de primire / efectuare a plăţilor de către rezidenţi şi nerezidenţi şi transferurilor în cadrul operaţiunilor de schimb valutar, inclusiv obligaţia de a înainta documentele justificative la primirea / efectuarea de astfel de plăţi şi transferuri sunt stabilite de către Banca Naţională a Moldovei.Bancă autorizată în care conturile bancare ale proiectului sunt deţinute trebuie să fie conştientă de aceste reguli Transferuri către / de la partenerii de proiect din interiorul Republicii Moldova Pe teritoriul Republicii Moldova plăţi şi transferuri între rezidenţi şi nerezidenţi se fac în moneda naţională precum şi în valută străină cu unele excepţii (vezi art.20 (2) Legea cu privire la Reglementarea valutară) Plăţi şi transferuri între rezidenţi (publici sau privaţi) pe teritoriul Republicii Moldova se fac în moneda naţională. Cazurile în care plăţi şi transferuri între rezidenţi pe teritoriul Republicii Moldova se fac în valută străină nu se referă la transferurile ce ţin de asistenţa tehnică. Informaţie Practică Instituţia de Contact, detalii de contact: Banca în care proiectul are deschis contul. Bank where the project account is opened. Unitatea Trezorerială Teritorială unde instituţiile publice şi de stat au deschise cont.

13 Page 13 Lista documentelor care pot fi cerute de către bancă: Pentru transferuri de intrare: 1) copia contractului de grant 2) copia acordului de parteneriat (după caz) Pentru transferurile efectuate de către Beneficiarul din Moldova (partener principal) pentru partenerii străini; 1) copia contractului de grant; 2) formularul de înregistrare a proiectului depus la Cancelaria de Stat a Republicii Moldova, sau codul de înregistrare a proiectuli în conformitate cu Hotărârea Guvernului 246 din 08.04; 3) copia acordului de parteneriat, semnat în mod corespunzător; 4) alte documente justificative. Pentru transferurile în afara Republicii Moldova de la beneficiar / partener la subcontractori sau furnizori străini; 1) copia contractului de servicii sau supply; 2) documentaţia de furnizare sau actul de predare a lucrărilor; 3) alte documente relevante. Sfat practic Acordul de parteneriat trebuie să conţină procedurile detaliate şi să indice documentele care vor fi utilizate pentru a transfera banii către Beneficiar în Republica Moldova sau către partenerul de proiect în afara Republicii Moldova, precum şi procedurile de returnare a fondurilor necheltuite sau neeligibile de la partenerul din Moldova către Beneficiarul din străinătate; Vă rugăm să furnizaţi toate explicaţiile relevante autorităţilor bancare sau autorităţile de la trezorerie despre faptul ca plăţile / transferurile sunt efectuate în cadrul unui program de asistenţă tehnică.

14 4. Schimb valutar Page 14 Cadrul juridic 1) Legea cu privire la Banca Naţională a Moldovei nr 548-XIII din 21 iulie ) Legea privind privind reglementarea valutară nr 62 XVI din 21 martie 2008; 3) Regulamentul privind condiţiile şi procedura pentru efectuarea operaţiunilor de schimb valutar", aprobat prin Decizia Consiliului de Administraţie al Băncii Naţionale a Moldovei nr.8 din 28 ianuarie 2010; 4) Ordonanţa Ministerului de Finanţe privind contabilitatea şi prevederile de raportare pentru unităţile de implementare a proiectelor, finanţate din surse externe şi implementate în cadrul autorităţilor publice locale şi regionale nr. 24 din 26 martie ) Instrucţiuni ale Ministerului Finanţelor nr 85 din 9 octombrie 1996 "Evidenţa contabila pentru instituţiile publice. 6) Instrucţiuni ale Ministerul de Finanţe No137 din 25 noiembrie 1998 "Cu privire la evidenţa contabilă a autorităţilor locale. Prezentare generală În general, pentru plăţile care urmează să fie efectuate în lei moldoveneşti (MDL), contabilul beneficiarului ar trebui să schimbe o anumită cantitate de euro în lei. În acest caz, două documente ar trebui să fie depuse la banca, un ordin de schimb a unei cantităţi de euro, şi un ordin de plată (ordin pentru plata a unei anumite sume în MDL catre furnizor din contul în MDL). Sistemul de schimb valutar este diferit pentru instituţiile publice şi autorităţile locale şi regionale. Sumele în contul de valută străină ar putea fi convertite în MDL, la cerere, prin prezentarea unei cereri pentru vânzarea / cumparare de valută străină la Trezoreria de Stat sau Trezoreria teritorială corespunzătoare în conformitate cu un set de modele. În baza cererii de vânzare / cumparare unitatea de trezorerie face operaţiunea de convertire de la contul de valută străină la contul proiectului în moneda naţională. Informaţie Practică În timp ce reflectăm operaţiunile trebuie să ţinem cont de faptul că nu vor fi diferite tipuri de rate de schimb valutar utilizate în contabilitatea proiectului, pentru sistemul naţional de raportare şi pentru sistemul de raportare al Comisiei Europene: Pentru organizaţiile non-statale, rata de schimb valutar a băncii în care conturile bancare ale proiectului sunt deschise. Aceasta este rata utilizată pentru schimburile din contul în euro la conturile în lei; Rata de schimb a Băncii naţionale pentru instituţiile publice şi autorităţile locale / regionale. Sistemul contabil din Moldova cere ca toate tranzacţiile şi contabilitatea trebuie să fie exprimate în lei moldoveneşti, astfel există o necesitate de a duce evidenta banilor proveniti din grant primiti şi plătiti

15 Page 15 în euro, în contabilitatea internă a Beneficiarului din Republica Moldova. În acest caz, ratele de schimb stabilite de Banca Naţională (cursul de schimb oficial al leului moldovenesc faţă de valuta străina) trebuie să fie utilize. Ratele de schimb ale Comisiei Europene care se aplică pentru toate tranzacţiile din proiect. Pierderile de schimb valutar care decurg din diferenţele dintre ratele de schimb al monedei naţionale şi ratele indicate de către Comisia Europeană nu pot fi acoperite fondurile de grant ale Programelor ENPI CBC. Diferenţele cursului de schimb care apar în contabilitatea organizaţiilor finanţate de la bugetul de stat ar trebui să fie alocate pentru majorarea sau reducerea surselor de finanţare a acestora, precum şi urmatoarele diferenţe negative, ar trebui să fie written off la creşterea cheltuielilor lor. Diferenţele cursului de schimb care apar în contabilitatea organizaţiilor finanţate din alte surse decât bugetul de stat ar trebui să fie alocate pentru majorarea sau reducerea veniturilor şi cheltuielilor lor, şi alte diferenţe negative, ar trebui să fie written off la creşterea cheltuielilor lor. Nu există reglementări legale naţionale pentru diferenţe intre ratele de schimb valutar. Astfel, în conformitate cu reglementările UE, toate diferenţele negative a ratelor de schimb valutar ar trebui să fie finanţate de către Beneficiar/partener.

16 5. Cerinţele de contabilitate a proiectului Page 16 Cadrul juridic 1) Ordonanţa Ministerului de Finanţe privind contabilitatea şi prevederile de raportare pentru unităţile de implementare a proiectelor, finanţate din surse externe şi implementate în cadrul autorităţilor publice locale şi regionale nr. 24 din 26 martie ) Instrucţiuni ale Ministerului Finanţelor nr 85 din 9 octombrie 1996 "Evidenţa contabila pentru instituţiile publice. 3) Instrucţiuni ale Ministerul de Finanţe No137 din 25 noiembrie 1998 "Cu privire la evidenţa contabilă a autorităţilor locale. Beneficiarilor / partenerilor din Moldova se recomandă să tina două tipuri de contabilitate: evidenţa regulată în sistemul lor de contabilitatea proprie în conformitate cu cerinţele naţionale; management financiar al proiectului în conformitate cu normele programului ENPI CBC, in conformitate cu contabilitatea managerial a proiectului, în conformitate cu liniile bugetare şi poziţii. Sfat practic Primul tip de contabilitate implică faptul că toate cheltuielile din cadrul proiectului trebuie să fie suportate de beneficiari şi parteneri şi reflectate în sistemul lor de contabilitate internă, aşa cum este cerut de contractul de Grant care prevede criteriile de costuri eligibile. În scopul managementului financiar al proiectului, trebuie să fie elaborat separate project managerial accounting should be elaborated separat contabilitate proiect de conducere, pe baza poziţiilor corespunzătoare din bugetul proiectului. Toate contractele relevante, facturi şi chitanţe ar trebui să conţină o referinţă clară la proiect şi remarca "În cadrul proiectului (numele proiectului), înregistrat în baza de date a programelor internaţionale de asistenţă tehnică şi proiecte ale Cancelariei de Stat a Republicii Moldova cu privire la (data de înregistrare), sub nr (număr de înregistrare) ". Facturarea corectă şi relaţia de contabilitate internă a contabilităţii manageriale a proiectului va ajuta pentru a separa documentele financiare referitoare la proiect de toate celelalte documente ale Beneficiarului/partenerului.

17 Page Scutirea de impozite- TVA şi taxe vamale. Impozitul pe venit. Cadrul juridic 1) Acordul-cadru între Republica Moldova şi Comisia Comunităţilor Europene din ) Codul fiscal, nr XIII din 24 aprilie ) Hotărârea Guvernului nr. 246 din " cu privire la modul de aplicare a cotei zero a TVA la livrările de mărfuri, servicii efectuate pe teritoriul ţării şi de acordare a facilităţilor fiscale şi vamale pentru proiectele de asistenţă tehnică şi investiţională în derulare, care cad sub incidenţa tratatelor internaţionale". Monitorul Oficial nr.52-53/308 din ) Acordurile de Finanţare semnate între UE şi Republica Moldova cu privire la programele ENPI CBC Prezentare generală TVA-ul la cota zero, se aplică pentru serviciile de import pentru implementarea proiectelor realizate de către: a) donatori, recipientii sau beneficiarii proiectului; b) contractanţii, contractaţi de subiectele menţionate la litera a) din această secţiune, furnizarea de servicii (sau de lucrări) pentru punerea în aplicare a proiectelor şi subcontractanţii lor. the provision of services (or works) for the implementation of projects and their subcontractors. Furnizorii locali din Republica Moldova - subiecţi ai impunerii de TVA în ţară, furnizează bunuri şi servicii la cota zero de TVA pentru: a) donatori, recipientii sau beneficiarii proiectului; b) contractanţii, contractaţi de subiectele menţionate la litera a) din această secţiune, furnizarea de servicii (sau de lucrări) pentru punerea în aplicare a proiectelor şi subcontractanţii lor. Pentru livrările de bunuri şi de servicii pentru proiecte, impozitate cu TVA la cota zero, furnizorii locali vor emite o factură fiscală. Informaţie Practică Scutirea de impozitul TVA Se aplică la Următoarele elemente de asistenţă tehnică internaţională nu sunt supuse TVA-ului: 1) Cifra de afaceri de la vânzarea mărfurilor (lucrări, servicii) achiziţionate (realizat, oferite), pe teritoriul Republicii Moldova; 2) Mărfurile introduse pe teritoriul vamal al Republicii Moldova Condiţiile de scutire TVA la cota zero se aplică la bunurile şi serviciile livrate în întreaga ţară, pentru implementarea proiectelor incluse în lista aprobată de către Guvern, în conformitate cu

18 Page 18 anexa nr 1 a HG nr. 246 din Instituţia de Contact, detalii de contact: Lista documentelo r care urmează a fi transmise instituţiilor de contact Ministerul Finanţelor, Inspectoratele Teritoriale Fiscal de Stat. ; Ca documente de confirmare de livrare la cota zero a TVA vor servi: 1) Lista proiectelor aprobate de Guvern (Anexa nr 1 din Hotărârea Guvernului nr 246 din ), care indică proiectul pentru care este prevăzut livrarea la cota zero a TVA; 2) Scrisoarea emisa pe antet oficial de către donator, beneficiar sau recipient, care va specifica obiectul pentru care se va face livrarea şi se referă la asistenţă tehnică sau la un proiect de investiţii Contribuabilii TVA care livrează bunuri, servicii sau lucrări pentru implementarea proiectelor, pentru care se aplică TVA la cota zero, au dreptul la rambursarea de TVA, în conformitate cu articolul 101 alineatul (5) din Codul fiscal 1163-XIII din 24 aprilie 1997, şi trebuie să prezinte, la solicitarea funcţionarilor fiscali, următoarele documente şi / sau informaţii: a) declaraţiile de TVA din care rezultă suma care trebuie rambursată; b) înregistrările de bunuri şi achiziţii, care sunt înregistrate operaţiunile de livrare şi de cumpărare; c) copie de pe contractul în baza căruia livrările au fost făcute la o cota zero a TVA-ului; d) pentru furnizarea de servicii şi de lucrări - documente care să ateste prestarea de servicii sau executarea de lucrări; e) facturi pentru livrările impozitate la cota zero a TVA f) scrisoare cu antet oficial emis de către donator, beneficiar sau recipient, indicând subiectul pentru care livrarea a fost făcută indicând proiectul de asistenţă tehnică, specificat în lista de proiecte aprobate de către Guvern. Scutirea de taxe vamale Se aplică la Următoarele elemente de asistenţă tehnică internaţională sunt, de asemenea, scutite de accize, taxe vamale: Mărfurile introduse pe teritoriul vamal al Republicii Moldova. Condiţiile de scutire 1) ) Serviciul Vamal, în conformitate cu legislaţia vamală şi fiscală vor filch bunurile importate (inclusiv prin intermediari, in baza unei oferte), pentru implementarea proiectelor, fără perceperea taxei pe valoarea adăugată, taxelor fiscale, accize, taxe vamale şi obligaţia de a efectua procedurile vamale. 2) Proiectul trebuie să fie incluse în lista aprobată de către Guvern, în conformitate cu anexa nr 1 a HG nr. 246 din ; Instituţia de Contact, Serviciul Vamal

19 Page 19 detalii de contact: Lista documentelor care urmează a fi transmise instituţiilor de contact 1) Lista proiectelor aprobate de Guvern (Anexa nr 1 din Hotărârea Guvernului nr. 246 din ), care indică proiectul pentru care este prevăzut livrarea la cota zero a TVA; 2) Scrisoarea emisa pe antet oficial de către donator, beneficiar sau recipient, care va specifica obiectul pentru care se va face livrarea şi se referă la asistenţă tehnică sau la un proiect de investiţii Impozitul pe venit În conformitate cu alin. (A) Articolul 4 din Codul Fiscal 1163-XIII din 24 aprilie 1997, în cazul în care un tratat internaţional care reglementează impozitarea şi conţine norme care reglementează impozitarea, la care Republica Moldova este parte, prevede alte reguli decât cele specificate în legislaţia fiscală, normele prevederilor tratatului internaţional se aplică. În acelaşi timp, în conformitate cu alin. (3) 54 din Codul Fiscal 1163-XIII din 24 aprilie 1997, venitul angajaţilor rezidenţi care lucrează în conformitate cu tratatele internaţionale privind asistenţa tehnică şi umanitară, la care Republica Moldova este parte, sunt impozitate conform prevederilor general stabilite, în cazul în care tratatul internaţional nu prevede altfel. În conformitate cu art 3, p.3.5 Acordul cadru intre Republica Moldova si Comisia Comunitarii Europene la în ceea ce priveşte toate contractele finanţate de UE, contractori străini şi angajaţii acestora, alţii decât cetăţeni sau rezidenţi permanenţi ai ţării beneficiare, sunt scutiţi de taxa pe valoarea adăugată, impozitul pe venit, contribuţiile de asigurări sociale obligatorii, plăţile obligatorii percepute în teritoriul ţării beneficiare.

20 Page 20

21 7. Resursele umane Page 21 Angajarea personalului pentru implementarea proiectului Atunci când sunt angajate persoane pentru implementarea proiectului, este de preferat să încheie (a) contracte de muncă pentru o perioadă determinată de timp (b) cu cetăţenii. a. Contractul de muncă poate fi pentru o perioadă nedeterminată sau limitată de timp (durata proiectului), sub rezerva circumstanţelor. Legislaţia prevede în mod expres cazurile când un contract de muncă pentru o perioadă limitată de timp, pot fi încheiat. b. Încheierea contractului individual de munca cu străini ar implica o procedură preliminară (anunţul de post vacant, perioada de aşteptare) şi acordul Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă. În conformitate cu legislaţia Republicii Moldova, un străin poate fi angajat în Republica Moldova, dacă nu există un specialist naţional, care poate îndeplini aceleaşi sarcini şi are o de educaţie adecvata şi / sau experienţă.. Legislaţia Republicii Moldova nu prevede cerinţe specifice în ceea ce priveşte selectarea angajaţilor. Cu toate acestea, există unele linii directoare pentru a face o selecţie bună a angajaţilor pentru unitatea de implementare. Acestea vor include: - Stabilirea criteriilor de angajaţi, în conformitate cu competenţele necesare şi cerinţele pentru cunoştinţe - Organizarea de interviuri cu solicitanţii - Evaluarea solicitanţilor (evaluarea se face de către o comisie de evaluare organizata preliminar) în funcţie de criteriile stabilite. Subcontractarea experţilor naţionali externi Atunci când sunt angajaţi experţi naţionali, opţiunea preferabilă este de a utiliza "Contract de servicii". Expertul (furnizorul de servicii) este angajat în calitate de contractor independent şi va furniza Beneficiarului / partenerului serviciile sale profesionale într-un anumit domeniu. Acest Contract este reglementat de art şi art din Codul civil al Republicii Moldova şi nu constituie o relaţie angajator / angajat. În comparaţie cu contract de munca, Beneficiarul / partenerul plăteşte o recompensă pentru serviciile contractantului numai după ce serviciile au fost finalizate şi raportul de îndeplinire a serviciului corespunzător (actul de acceptare de muncă) au fost furnizate. Normele sociale şi de securitate medicala sunt, de asemenea, aplicabile experţilor care lucrează în condiţiile contractului de servicii. Aceste costuri sunt incluse în mod normal în contractul de servicii şi sunt parte a ratei taxei pentru experţi. Subcontractarea experţilor internaţionali externi Atunci când sunt angajaţi experţi străini, opţiunea preferabilă este de a utiliza "Contract de servicii". Expert (furnizorul de servicii) trebuie să furnizeze beneficiarului său serviciile sale profesionale într-un anumit domeniu. Acest Contract este reglementat de art şi art din Codul civil al Republicii Moldova şi nu constituie o relaţie angajator / angajat.

22 Page 22 Acesta forma este de preferat pentru experţii străini, după cum nu există cerinţe naţionale privind securitatea socială care ar trebui să fie aplicata. Cu toate acestea plăţile de asigurare medicală se vor face şi trebuie incluse în contractul de servicii (în rata expertului). Vă rugăm să consultaţi procedurile şi recomandările privind scutirea de impozit pe venit în conformitate cu Titlul 8.

23 Calculul şi contabilizarea salariului pentru personalul de proiect Page 23 Calculul şi contabilizarea salariului pentru personalul proiectului se face în conformitate cu legislaţia naţionala a Republicii Moldova. Nu există reguli speciale pentru proiecte de asistenţă internaţională, cu excepţia obligaţiunii de a înregistra timpul lucrat în fisa de pontaj. În general, beneficiarul trebuie să prezinte următoarele documente auditorului, la cerere: Registrele salariul pentru personalul care lucrează în cadrul proiectului; Documentele de plată pentru resurse umane ale personalului care lucrează in proiect (ordine de plată către o bancă pentru plata salariului, platile sociale, fondurilor de asigurări şi taxe, asigurări, etc); Contul (conturile "Salariul" şi "fondurile de asigurare socială", etc); Analiza contului (conturile "Salariul" şi "fondurile de asigurare socială", etc); Registre (înregistrări) din registrul cu privire la plăţile salariale; Fişele de pontaj lunare specificând pentru fiecare personal al proiectului timpul alocat pentru sarcinil din proiect. Calculul salariilor ar trebui să reflecte nu numai salariul primit, dar, de asemenea, toate plăţile obligatorii efectuate de angajat sau angajator referitor la salariu, adică plăţile de asigurări sociale, asigurări medicale, impozitul pe venit, etc (pentru acea parte din timp, pentru care s-a lucrat pe proiect).

24 8. Plata cheltuielilor de deplasare şi de diurna pentru experţi din Moldova şi cei străini Page 24 Cadrul juridic 1. Hotărârea de Guvern nr 836 din pentru aprobarea Regulamentului privind detaşarea angajaţilor întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor din Republica Moldova. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.95/939 din Informaţie Practică Există două situaţii în care plata cheltuielilor de călătorie şi de diurnă vor fi făcute: Participarea experţilor proiectului şi participanţilor invitaţi la un eveniment in cadrul proiectului în Republica Moldova; Participarea experţilor moldoveni şi participanţii invitaţi la un eveniment in cadrul proiectului în afara Republicii Moldova. Diurnele pot fi plătite în lei moldoveneşti (în numerar sau alte forme), pentru călătorii în Republica Moldova sau în valută străină pentru călătorii în străinătate. Reglementările naţionale au o limita pentru diurne, în funcţie de destinaţie. Beneficiarii din Republica Moldova şi partenerii ar putea confrunta de multe ori probleme de discrepanţe între sumele maxime ale diurnelor menţionate în regulamentele din Moldova şi cele stabilite în bugetul proiectului. Următoarele metode de plată pentru diurnele şi costurile de călătorie ar putea fi utile pentru beneficiarii din Moldova şi partenerii: Participarea experţilor din Moldova şi străini în activităţile proiectului în Moldova: Contul pentru un grup de experţi - o delegaţie (costurile de camere conform facturii, până la 5 unităţi de bază pe zi pentru mese, costurile de transport conform factura). Plata se face prin intermediul unei tranzacţii non-numerar către furnizorii de servicii în lei moldoveneşti; Cheltuielile de transport sunt rambursate pe baza unui calcul şi unei facturi, completate de o foaie de parcurs, în cazul în care angajatul a fost trimis într-o călătorie de serviciu de către organizaţie. Persoanele fizice au posibilitatea de a rambursa cheltuielile lor de transport prin intermediul unui ordin de plată poştal (beneficiarii ENPI CBC vor trebui să aibă datele de paşaport şi biletele originale). Participarea experţilor moldoveni în activităţile proiectului în afara de Republica Moldova: Plata cheltuielilor de călătorie şi de diurnă, în conformitate cu standardele şi normele specificate în legislaţia Republicii Moldova (adică diurne mici); Plata cheltuielilor de călătorie şi de diurnă în conformitate cu ratele bugetului de proiect (doar în caz ul ONG-lor). Suma bugetului alocat pentru deplasări in străinătate este dat partenerului din afara Republicii Moldova, care plăteşte cheltuielile de cazare şi transport pentru partenerii din Moldova.

25 Page 25 Sfat practic Detaşarea angajaţilor pentru a călători în străinătate şi emiterea ordinului se face pe baza aprobării managerul companiei, precizând scopul, durata şi ţara gazdă Detaşarea angajaţilor pentru a călători în Republicii Moldova, se poate face cu decizia companiei, fără a emite ordine Compensarea pentru cheltuielile de deplasare se face pentru zile efective de şedere in străinătate, determinate de documentele de călătorie prezentate în termenul limita, pentru care angajatul a fost detaşat.

26 9. Costurile administrative: Calcularea şi contabilizarea spaţiului de birou pentru de proiect Informaţie Practică Page 26 Beneficiarii şi partenerii pot oferi spaţiu în biroul lor pentru activităţile echipei de proiect sau de desfăşurarea a activităţilor proiectului.următorul exemplu de calculare a costurilor de spaţiu de birouri pentru proiect poate fi utilizat atunci când nu este inchiriat un birou separat pentru proiect. Suprafata totală a clădirii (S total) este egală cu 1000m2 Zona totală utilă (zona de birouri) (S total utilă) este egală cu 700m2 Indexul utilizării clădirii (IUC) este definit ca raportul dintre suprafaţa totală a clădirii la suprafata total utilă: IUC=S total / S total utilă = 1000/700 = 1.43 Spaţiul ocupat de către biroul proiectului ( S proiect) este egal cu 40m2 (aşa cum este menţionat în baza ordinului companiei intern de atribuire a spaţiilor) Suprafaţa totală utilizată în scopul proiectului (S total al proiectului): S total al proiectului = S proiect x IUC = 40 x 1.43 = 57.2 m2 Cota proiectului în costurile pentru utilităţile clădirii este definită ca un raport din suprafaţa totală (S total al proiectului), la suprafaţa totală a clădirii (S total): Indexul Proiectului (IP) = S total al proiectului / S total = 57.2 / 1000 = Valoarea costurilor pentru utilităţi compensată de proiect este egală cu valoarea costurilor pentru utilităţi pentru perioada de calcul pentru clădire, în general, înmulţită cu Indexul Proiectului х 0,0572 =

27 Page Proprietatea echipamentelor, investiţiilor, proprietăţii intelectuale şi a rezultatelor proiectului. Prezentare generală Beneficiarul (partenerul principal) este responsabil faţă de Autoritatea de Management a Programului pentru gestiunea bugetară şi financiară a proiectului. În cadrul acordului de parteneriat, partenerii pot autoriza Beneficiarul să plătească cheltuielile direct către subcontractori, în scopul de a achiziţiona echipamente sau pentru a produce materiale sau alte rezultate. La sfârşitul proiectului, aceste echipamente şi rezultatele pot fi transferate către parteneri în conformitate cu prevederile contractului de grant "transfer de proprietate", şi în conformitate cu prevederile acordului de parteneriat al proiectului. Normele de contabilitate din Moldova vor trebui să fie luate în considerare. Aceleaşi proceduri se aplică pentru drepturile de proprietate intelectuală, precum şipentru toate produsele elaborate în cadrul proiectului. Beneficiarul va trebui, de asemenea, să ia în considerare modul de contabilizare a rezultatelor, care vor rămâne în posesia sa. Informaţie Practică Dacă este cazul, transferul drepturilor de proprietate se bazează pe un acord separat între beneficiar şi partenerul de proiect. Acest acord este numit "Contractul privind transferul de proprietate fără compensaţie", şi ar trebui să fie însoţit de certificate de livrare - acceptare semnate de ambele părţi. Pentru a se asigura că proprietatea a fost trecută în bilanţul organizaţiei partener, Beneficiarul trebuie să obţină următoarele documente de la partener: Carduri de inventar (în cazul activelor fixe), cu indicarea persoanelor responsabile pentru un element echipament; foaie (cont "active fixe" sau " bunuri non-durabile "); Analiza (cont "active fixe" sau " bunuri non-durabile "); Registre (înregistrări) din registrul cu privire la transferul şi primirea activelor fixe sau curente la balanţa. Sfat practic În cazul în care Beneficiarul este o instituţie guvernamentală (autorităţi regionale sau locale), Decizia Comitetului Executiv este necesară pentru a transfera proprietatea altor parteneri. Decizia ar trebui să aibă o referinţă clară la numele de proiect şi datele de înregistrare, precum şi o listă de destinatari, numele şi numărul de unităţi, preţul de echipamente sau dreptul de a fi transferate.

28 11. Achiziţia serviciilor, echipamentelor şi bunurilor Page 28 Cadrul juridic 1) Legea cu privire la achiziţii publice nr 96-XVI din Prezentare generală Potrivit art.4 din Legea privind achiziţiile publice cerinţele naţionale privind procedura de achiziţii publice nu se aplică în cazul contractelor reglementate de alte norme procedurale, pe baza acordurilor internaţionale semnate între Republica Moldova şi altă ţară sau mai multe ţări terţe în ceea ce priveşte achiziţia de lucrări, rechizite şi servicii necesare pentru implementarea unui proiect de către părţile implicate (ţări). Astfel, instituţiile finanţate din mijloacele bugetare şi organizaţiile non-statale ar trebui să urmeze cerinţele privind achiziţiile secundare secondary procurements stabilite de Comisia Europeană pentru acţiuni externe în anexa IV la Contractul Standard de Grant "Achiziţiile beneficiarilor de grant în contextul acţiunilor externe ale Uniunii Europene". Anexa IV conţine un set de principii de bază care urmează să fie aplicate. Unul dintre aceste principii este Regula de naţionalitate şi de origine. Această regulă nu este descrisă în detaliu şi în anexa IV făcând referire la unele documente ale UE pentru mai multe informaţii, în special la PRAG. În funcţie de tipul de achiziţii secundare, Beneficiarul se referă la Capitolul corespunzător şi Anexele din PRAG - Capitolul 3 şi Anexele Servicii pentru contractele de servicii, Capitolul 4 şi Anexele pentru contractele de furnizare de bunuri, Capitolul 5 şi Anexele Lucrări pentru contractele de lucrări. El/ ea trebuie să se refere, de asemenea, la Capitolul 2 privind dispoziţiile generale referitoare la toate contractele. Dispoziţiile Capitolelor 3, 4 şi 5 din PRAG, trebuie să fie ajustate în aplicarea lor, în cadrul contractelor de Grant la dispoziţiile specifice prevăzute în anexa IV - toate ajustările care urmează să fie efectuate sunt prezentate în secţiunea 3 din acest ghid.

29 Page 29 Informaţie Practică Tipul de procedură Supraveghere asistenţă şi verificare Suma Contractului şi definirea Este util să fioe elaborat un plan de achiziţii a proiectului, care va facilita monitorizarea achiziţiilor şi va contribui la identificarea divizarea artificială la stadiile incipiente. Divizare artificială este interzisa si va face tot volumul achiziţiilor neeligibile. Este important să se asigure două tipuri de supraveghere: supravegherea procedurilor de achiziţii şi supravegherea implementării lucrărilor şi livrările complexe. În plus faţă de supravegherea internă a Beneficiarului privind procedurile de achiziţi, cât şi lucrările reale şi livrările Beneficiarul ar putea contracta, de asemenea, un supraveghetor extern. Sarcini suplimentare de supraveghere ar putea fi, de asemenea efectuate de către Autoritatea Comună de Management / Secretariatul Tehnic Comun (eventual cu ajutorul unor experţi externi). PRAG prevede numai de verificarea ex-post de către autoritatea Contractantă de achiziţii secundare efectuate de către beneficiarii de granturi. De obicei, aceasta se efectuează după încheierea licitaţiei, dar înainte de semnarea contractului cu contractantul selectat. Regula de naţionalitate În anexa IV la Contractul de Grant se precizează că participarea la procedurile de licitaţie administrate de Beneficiar este deschisă în condiţii egale tuturor persoanelor fizice şi juridice ale Statelor Membre ale UE şi ţările prevăzute în articolul 21 din regulamentul ENPI, care include ENPI, IPA şi ţările ESE. Lista exactă a ţărilor eligibile poate fi găsită în anexa A2 din PRAG. Aceasta este, de asemenea, deschisă pentru organizaţiile internaţionale. Regula de naţionalitate se aplică contractantului. Ea nu se aplică, totuşi, faţă de experţii propuşi de furnizorii de servicii care iau parte la procedurile de licitaţie sau contractele de servicii finanţate de grant. Acest lucru înseamnă că, atunci când un expert este propus de un contractor, regula de naţionalitate nu se aplică la expert, dar la companie, dar în cazul în care expertul este contractat individual, atunci această persoană trebuie să fie dintr-un stat membru al UE sau o ţară ENPI, IPA sau ESE.

30 Page 30 Regula de origine Regula se aplică la TOATE bunurile şi materialele achiziţionate, inclusiv materialele care urmează să fie folosite pentru construcţie, dar nu se aplică pentru echipamentul de Contractant utilizat în timpul construcţiei. Mărfurile originare dintr-o ţară sunt acele mărfuri obţinute sau produse în acea ţară. Bunurile a căror producţie implică mai mult decât o ţară sunt considerate originare din ţara în care au fost supuse ultimei etape de prelucrare substanţială, justificată economic sau lucrate într-o întreprindere echipată în acest scop şi care rezultă în fabricarea unui produs nou sau care reprezintă o etapă importantă de fabricaţie. Contractantul (furnizorul) trebuie să prezinte un certificat de origine Beneficiarului pentru toate echipamentele şi vehiculele cu un cost unitar de> 5000.Certificatul trebuie să fie eliberat de către autorităţile competente din ţara de origine. Excepţii de la regula de naţionalitate şi regula de origine: pot fi acordate de către ACM / STC numai prin derogare. Ea nu poate fi justificată pentru motivul că un produs ar fi mai ieftin decât cel din Comunitate sau produsul local. Aceasta poate fi justificată doar în cazul în care produsele nu sunt disponibile în pieţele din ţările în cauză, din motive de urgenţă extremă sau în cazul în care realizarea proiect / program / acţiune ar deveni imposibilă sau extrem de dificilă, datorită regulii de eligibilitate. N.B. Toate normele secundare de achiziţii aplicabile în cadrul contractului de grant trebuie să fie respectate

31 12. Lucrări (infrastructură) Page 31 Obţinerea documentelor pentru loturi de teren şi autorizaţii de construcţie Cadrul juridic 1) Codul Funciar nr 828 din ; 2) Codul civil nr 1107 din ; 3) Legea cu privire la preţul normativ al terenurilor şi metoda de vânzare a terenului nr 1308 din ; 4) Decizia Guvernului cu privire la aprobarea Regulamentului privind vânzarea şi cumpărarea de terenuri related nr 1428 din ; 5) Decizia Guvernului cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de atribuire, modificarea destinaţiei şi schimbul de terenuri nr 1451 din , publicat în MO din Prezentare generală Plasarea şi proiectul de Construcţii şi amenajări se face numai pe baza certificatului de urbanism, în timp ce simpla executare a tuturor acestor lucrări vor fi autorizate prin autorizaţia de construcţie. În Moldova tot teritoriul este împărţit în 7 categorii de terenuri. Activităţile de constructii sunt permise numai pe unele dintre ele. Înainte de a începe toate activităţile este important pentru a afla toate informaţiile despre teren din Registrul Bunurilor Imobiliare deţinut de Oficiul Cadastral Teritorial, precum şi a verifica statutul cu planul urbanistic local. În scopul de a obţine dreptul de a face o construcţie pe un teren este necesar de a avea titlul de utilizare / proprietate asupra asupra acelui teren. Titlurile menţionate mai sus pot aparţine unei persoane private, pe baza de: - Există deja un lot de teren în proprietate; - Achiziţionarea de teren de la o altă persoană privată sau de la Administraţia Publică Locală (APL), în baza rezultatului licitaţiei; - Încheierea unui acord cu o persoană privată sau cu APL sau Guvernul să utilizeze lotul de teren pentru constructia clădirii pe el (superficie). Plasarea fiecării construcţii trebuie să fie aprobată în baza Planului de Urbanism.

32 Page 32 Informaţie Practică Instituţia de Contact, detalii contact: de Administraţia Publică Locală (APL), în baza deciziei Consiliului Local; Agenţia Proprietăţii Publice; Agenţia de Cadastru; Lista documentelor care ar putea fi solicitate de către APL / Agenţia Proprietăţii Publice pe lângă Ministerul Economiei În baza cererii, este necesar să se adauge următoarele documente: (Anexa 2) 1) Planul de cadastru a terenului în original, emis de Oficiul Cadastral teritorial, care prevede pentru suprafaţă, numărul cadastral şi adresa de teren, sau ar putea fi o copie legalizată; 2) În cazul persoanei juridice şi persoanei fizice care desfăşoară activităţi de antreprenoriat (antreprenori individuali), este necesar să se prezinte copia certificatului de înregistrare de stat, pentru persoanele fizice - este necesar să se prezinte copia actului de identitate; 3) Extras din Registrul Bunurilor Imobiliare, capitolul A şi B, în original, sau o copie legalizată, precum şi o copie a actelor în baza cărora bunurile imobiliare s-au înregistrat (contract de achizitionare a terenului, donatie, mostenire, decizia instanţei de judecată); 4) În cazul construcţiei neterminate - este necesar să se prezinte autorizaţia de construcţie şi de actul de inspecţie; 5) contractul de închiriere a terenului menţionat, ar trebui să fie cazul; 6) Certificat privind rata aplicată pentru calcularea preţului de vânzare a lotului de teren menţionat, în funcţie de plasare şi de aranjament, emis de către APL; 7) Plata de calcul; Metoda de atribuire Întreprinderile de stat, organizaţii şi instituţii care sunt interesate în utilizarea terenurilor pentru alte necesităţi decât pentru agricultură şi forestiere pot adresa o cerere Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru. Pe lângă cerere, următoarele documente se depun: 1. Nota de argumentare referindu-se la planul general de construcţie similară, modelul de proiect şi planul urban; 2. Confirmarea din partea autorităţilor publice centrale cu privire la intenţia de a utiliza lotul de teren; 3. Confirmarea deţinătorului de teren pentru daunele posibile terestre; 4. Planul cadastral cu indicarea hotarelor, precum şi alte documente aferente (în dependenţă de domeniul de utilizare a terenului). Link-uri utile:

33 Page 33 Elaborarea documentaţiei de proiect a clădirii, expertiza de stat şi de aprobarea finala Cadrul juridic 1) Legea privind autorizarea executării lucrărilor de construcţii nr 163 din , publicat în "Monitorul Oficial" nr din ; 2) Legea cu privire la calitatea de constructii nr 721 din , publicată în "Monitorul Oficial" nr. 25 din ; 3) Hotărârea Guvernului nr 623 din privind aprobarea Regulamentului privind construcţia locuinţelor private; Prezentare generală Elaborarea proiectelor se efectuează în conformitate cu documentele normative stabilite, regimul arhitectural-urban şi aranjamentele tehnice indicate în Certificatul de Urbanism emis de către administraţia locală. Informaţie Practică Instituţia de Contact, detalii contact: de APL

34 Page 34 Lista documentelor care ar putea fi solicitate de către APL Certificatul de urbanism pentru proiectare este întocmit şi eliberat pe baza de cerere, şi originalele sau copiile următoarelor documente, care sunt anexate la cerere: 1) Extras de la Cadastru Bunurilor Imobiliare, emis de Oficiul Cadastral Teritorial, împreună cu planul cadastral şi / sau planul imobiliar; 2) carte de identitate (pentru persoane fizice) sau certificatul de înregistrare (pentru persoanele juridice); 3) expertiză tehnică, în caz de reconstrucţie, restaurare, modificare sau de consolidare a clădirii existente, elaborate de către experţi tehnici atestati; 4) acordul notarizat dintre co-proprietari proprietăţii / terenuri ale căror interese pot fi afectate direct în timpul execuţiei lucrărilor de construcţie şi funcţionare a obiectului construit; 5) schiţa de proiect aprobată de arhitectul-şef, în cazul în care construcţia va fi poziţionată în zona cu regim special stabilit prin documentaţia de urbanism şi amenajare a teritoriului. Certificatul de urbanism pentru proiectare se eliberează pe baza documentaţiei de urbanism şi amenajare a teritoriului de către organele locale de arhitectură din APL. În cazul în care documentaţia de planificare urbană şi spaţială a teritoriului lipseşte certificatul de urbanism pentru proiectare va fi emis în baza următoarelor documente: schema de amplasare a construcţiilor / terenurilor şi reţelor municipale, care sunt supravegheate de catre arhitectul sef, organele de supraveghere de stat (Centrul Naţional de Sănătate Publică, Inspectoratul Ecologic de Stat, serviciile de pompieri şi de salvare), INCP "Urbanproiect" (pentru toate localităţile, cu excepţia Chişinău), IMP "Chişinău Proiect (municipiul Chişinău), va servi ca bază pentru emiterea certificatului de dezvoltarea urbană şi de proiectare. Sfat practic Perioada de valabilitate a certificatului urban de proiectare ar putea fi până la 24 de luni de la momentul emiterii certificatului. De asemenea, este posibil să se prelungească perioada de valabilitate o singură dată pentru încă 12 luni. Pentru certificatul de urbanism pentru proiectare va fi ataşat: planul de plasament a construcţiei /planul terenului cu indicarea zonei, adresa, declaraţia de la Centrul Naţional de Sănătate Publică, declaraţie de mediu, şi declaraţia de la pompieri şi salvare.

35 Page 35 Obţinerea permisiunii pentru constructii Cadrul juridic 1) Legea privind autorizarea executării lucrărilor de construcţii nr 163 din , publicată în "Monitorul Oficial" nr din ; 2) Hotărârea Guvernului nr 623 din privind aprobarea Regulamentului privind construcţia locuinţelor private; 3) Hotărârea Guvernului nr 360 din cu privire la aprobarea Regulamentului privind certificatul de urbanism şi autorizaţia de construcţie, ameliorarea sau lichidarea construcţiei; Prezentare generală Utilizarea terenurilor şi a clădirilor în comunităţile, proiectul de obiecte civile, industriale, agricole sau pentru alte scopuri, de executare de construcţie sau demolare de clădirilor şi utilităţilor, dezvoltarea altor activităţi urbane pe întreg teritoriul Republicii Moldova se efectuează în conformitate cu procedurile de aprobare a certificatului de urbanism şi a autorizaţiei de construcţie a clădirilor şi a utilităţilor (instalaţiilor) (în continuare - autorizaţia de construire / demolare). Informaţie Practică Instituţia de Contact, detalii contact: de Administraţia Publică Locală direcţia architectură Inspecţia de Stat in Construcţii; www. mdrc.gov.md/?pag=inspectia

36 Page 36 Lista documentelor care ar putea fi solicitate de către APL: Pentru autorizaţiei de construire / demolare Extras de la Cadastru Bunurilor Imobiliare, emis de Oficiul Cadastral Teritorial, studiu topografic, scara 1: 500; Certificat de Urbanism pentru proiectul de proiectare; Extras din documentaţia tehnică, care va include: memo explicaţie, planul general (plan de situaţie şi planul de trasare), faţada, solutii de culoare, proiectul privind organizarea de execuţie a lucrărilor de construcţii, confirmat de arhitectul şef; Declaraţiile bazate pe verificarea documentaţiei de proiect (secţiuni: plan general, arhitectura, rezistenţa), sau un singur raport de verificare a documentaţiei de proiect; Cartea de identitate pentru persoanele fizice sau certificatul de înregistrare pentru entităţile juridice; Certificarea autorizării responsabilităţii tehnice şi coordonarea construcţiilor; Emitentul poate stabili condiţii speciale pentru perioada de executare a lucrărilor de construcţii, cum sunt: (1) de a utiliza proprietatea publică (acces la şantierul de construcţii, închiderea drumurilor publice, ocuparea temporară a spaţiilor publice, devierea traficului auto de zi cu zi şi / sau pietonal, crearea de drumuri temporare, instalarea elementelor de publicitate), (2) pentru a proteja proprietăţile vecine; (3) protecţia mediului. Autorizata de construcţie eliberată ar trebui să fie înregistrată în timp de 3 zile lucrătoare la Inspecţia de Stat în Construcţii. Documentele care urmează să fie primite Link-uri utile: Autorizaţie de construcţie Sfat practic În cazul în care este planificat să se folosească o clădire care este declarată o clădire monument, va fi necesar să se obţină confirmarea suplimentară de la Registrul monumentelor de importanţă naţională emise de Ministerul Culturii sau de la direcţia de cultură de la APL pentru monumente din registrul local; Termenul pentru emiterea autorizaţiei este de 10 zile lucrătoare de la data înregistrării. În cazul în care emitentul nu respectă termenul limită şi nu informează în scris solicitantul (beneficiarul) privind refuzul de a lua în considerare autorizatia de construictie emisa. În acest caz, solicitantul (beneficiarul) are dreptul de a începe executarea muncii prin notificarea în scris a emitentului şi Inspecţia de Stat în Construcţii.

37 Page 37 Acceptarea lucrărilor de construcţii Cadrul juridic 1) Legea Republicii Moldova nr 721 din "Cu privire la calitatea în construcţii", publicată în "Monitorul Oficial" nr. 25 din ; 2) Hotărîrea Guvernului nr. 285, din privind aprobarea Regulamentului de recepţie a construcţiilor şi instalaţiilor, publicată în "Monitorul Oficial" nr. 042 din ; Prezentare generală Recepţia lucrărilor de construcţii şi a instalaţiilor aferente se face, în cazul construcţiilor noi, cât şi în cazul intervenţiilor în construcţiile existente (reparaţii, consolidarea, modificarea, de reconstrucţie, extinderi, etc) şi se realizează în două etape: Receptie la sfârşitul lucrărilor; Recepţia finală, la sfârşitul perioadei de garanţie. Informaţie Practică Instituţia de Contact, detalii de contact: Lista documentelor care ar putea fi solicitate de către Comisia de Recep ție: Inspectia de constructii. Comisia de recepţie a construcţiilor Documentele de executare a construcţiei; Concluziile structurilor de control;

38 Page 38 Comisia de recepţie controale: A) dispoziţiile privind autorizaţia de construcţie şi avizele şi condiţiile de execuţie impuse de autorităţile competente. Examinarea se va face prin: - Cercetarea vizuală a clădirii; - Analiza tehnică a documentelor cuprinse în cartea tehnică a construcţiei; 2) executarea lucrărilor, în conformitate cu dispoziţiile contractelor, a documentaţiei de execuţie şi a reglementărilor specifice, in baza cerinţelor esenţiale de construcţie, potrivit legii; 3) aviz, elaborat de către proiectant, cu privire la modul în care lucrarea a fost efectuată (investitorul trebuie să se asigure că această activitate este acoperită de contractul de proiectare); 4) termenele de finalizare şi de calitate a tuturor lucrărilor în conformitate cu contractul încheiat între investitor şi executant, şi acele condiţii care au fost în documentaţia anexată la contract. Recepţia finală 1) rapoartele de primire a lucrărilor realizate; (Annex3) 2) eliminarea viciilor care au fost detectate în procesul de recepţie la terminarea lucrului; 3) Concluziile investitorilor cu privire la modul cum construcţiile şi instalaţiile aferente au servit în timpul perioadei de garanţie, inclusiv viciile identificate şi remedierea acestora. Aditional ar putea fi solicitata executarea testelor şi expertizelor. Documentele care urmează să fie primite: a) raport de primire, cu sau fără concluzii şi obiecţii; b) raportul de recepţie finală. Link-uri utile:

39 Page 39 PARTEA 3- AUDITUL PROIECTULUI SI RAPORTAREA 13. Verificarea cheltuielilor (cum să găsiţi şi să numiti un auditor în Republica Moldova) Prezentare generală Subiecte a unor cerinţe specifice ale programului (cum este descris în contractul de drant), proiectele sunt rugate să anexeze un raport de verificare a cheltuielilor la rapoartele lor financiare şi / sau solicitările de plată. Raportul de verificare cheltuielile trebuie să fie produs de către un auditor, care este membru al Federaţiei Internaţionale a Contabililor (IFAC), sau se angajează să îndeplinească acest angajament în conformitate cu standardele şi etica IFAC astfel cum este prevăzut în Termenii de referinţă pentru verificarea cheltuielilor, anexate la contractul de grant (anexa VII).Auditorul examinează dacă costurile declarate de către Beneficiar sunt reale, înregistrate corect şi eligibile, în conformitate cu prevederile Contractului, precum şi veniturile pentru Acţiune şi emite un raport de verificare a cheltuielilor conform modelului prezentat de către Autoritatea de Management a Programului ENPI CBC. Asociaţia Contabililor şi Auditorilor din Moldova este membru al IFAC şi Ministerul de Finanţe prezintă o listă de companii de audit care au trecut procesul de certificare. Alegerea auditorului trebuie să fie aprobată de către Autoritatea de Management a programului. Informaţie Practică O listă completă a companiilor de audit şi auditorilor independenţi din Republica Moldova poat fi găsită la următorul link:

40 Page Monitorizarea, evaluarea şi raportarea în conformitate cu cerinţele naţionale Cadrul juridic 1) Hotărârea de Guvern nr.12 din 19 ianuarie 2010 "Cu privire la aprobarea Regulamentului cu privire la Cadrul instituţional şi mecanismul de coordonare a asistenţei externe acordate Republicii Moldova de către organizaţiile internaţionale şi ţările donatoare". Monitorul Oficial nr.11-12/54 din Prezentare generală Potrivit reglementărilor din Moldova, rapoartele de monitorizare a proiectului/ programului diferă în funcţie de fazele proiectului: a) raportul de monitorizare a fazei iniţiale a proiectului/ programului este elaborat la sfîrşitul fazei iniţiale a proiectului (pînă la aprobarea raportului iniţial). Raportul determină relevanţa proiectului, calitatea termenilor de referinţă, existenţa planului de lucru şi gradul de atingere a rezultatelor şi obiectivelor scontate etc. (anexa 4); b) raportul de monitorizare a progreselor este elaborat în perioada de pînă la 45 de zile ce urmează după semestrul de raportare. Raportul reflectă starea actuală de implementare a proiectului/ programului şi stabileşte conformitatea implementării proiectului cu planul de lucru, întîrzierile şi conformitatea rezultatelor obţinute cu cele scontate etc. (Anexa 5); c) raportul final de monitorizare este elaborat pe parcursul primelor trei luni de la finalizarea proiectului sau din momentul primirii/ finalizării elaborării raportului final al proiectului. Raportul trebuie să conţină un sumar al activităţilor efectuate, evaluarea rezultatelor şi obiectivelor atinse, stabilirea impactului şi durabilităţii care sînt esenţiale pentru asigurarea continuităţii proiectului(anexa 6). Informaţie Practică Pe parcursul perioadei de implementare a proiectului, recipientul, sub conducerea coordonatorului de sector (Ministerului de ramura responsabil), asigură: a) utilizarea eficientă şi distinctă a mijloacelor financiare raportate la rezultatele scontate; b) examinarea/ elaborarea şi aprobarea rapoartelor iniţial, de progres şi final ale proiectului/ programului; c) accesul experţilor la informaţia necesară bunei funcţionări a proiectului; d) interacţiunea armonizată intra- şi intersectorială între proiectele şi programele de asistenţă externă pentru realizarea unei coerenţe depline a acţiunilor implementate; e) eficienţa şi transparenţa procesului de achiziţii a serviciilor şi bunurilor, precum şi a managementului financiar (în cazul contractării asistenţei financiare externe); f) funcţionarea comitetului de supraveghere pentru proiect/ program; g) plasarea pe pagina web a instituţiei a informaţiilor referitoare la iniţierea şi implementarea tuturor proiectelor de asistenţă externă implementate în sector. Coordonatorul Naţional va asigura, cu sprijinul Unităţii Naţionale de Coordonare, coordonarea şi funcţionarea corespunzătoare a sistemului naţional de monitorizare a asistenţei externe. Cancelaria de Stat, Direcţia pentru politica, planificarea strategică şi de asistenţă străină. Adresa:. 456, 1 Piaţa Marii Adunări Naţionale, Chişinău, MD

41 Implementarea proiectelor şi programelor de asistenţă externă sînt monitorizate prin intermediul: Page 41 a) rapoartelor de monitorizare a proiectului/ programului în scopul evaluării relevanţei, eficienţei, eficacităţii, impactului şi durabilităţii acestora, în conformitate cu documentaţia standard prezentată în anexa 4, Anexa 5, Anexa 6; b) intervievarea beneficiarului şi contractorului (după caz). Rapoartele de monitorizare sînt elaborate de recipient, care ulterior sînt discutate şi aprobate în cadrul consiliului sectorial. Rapoartele de monitorizare sînt semnate de coordonatorul de sector şi sînt prezentate Coordonatorului naţional Coordonatorul de sector pregăteşte raportul anual privind progresele în implementarea proiectelor şi programelor de asistenţă externă în sector şi-l prezintă Coordonatorului naţional În funcţie de necesitate, rapoartele anuale de sector sînt examinate în cadrul Comitetului interministerial pentru planificare strategică. Unitatea naţională de coordonare pregăteşte raportul anual consolidat privind implementarea proiectelor şi programelor de asistenţă externă şi-l prezintă în cadrul Comitetului interministerial pentru planificare strategică.

42 Page 42

43 Page 43 PART 4- ACTE JURIDICE ŞI FORMULARE

44 Page 44 Part 2 - ANNEXES Annex No Annex No Annex No Annex No Annex No Annex No

45 Annex No. 1. Page 45 Anexa nr.5 la Hotărîrea Guvernului nr. 246 din 8 aprilie 2010 Fişa de înregistrare a proiectului / Project Registration Fiche A T T E N T I O N Vă rugăm să completăţi fişa în limbile română şi engleză / Please fill on both languages Romanian and English Fişă nr. din 200 de înregistrare a proiectului (pentru Cancelaria de Stat) 1. Denumirea proiectului / Project name 2. Amplasarea (adresa, contacte, persoana de contact, , pagina web) / Location (address, contacts, contact person, , web site, staff) 3. Codul donatorului la proiect / Donor's project code 4. Donatorul / Donor 5. Acordul în baza căruia se implementează proiectul / Agreement on which base the project is working 6.

46 Page 46 Data lansării (Ziua/Luna/Anul) / Start date (DD/MM/YYYY) 7. Durată proiectului (luni) / Duration (months) 8. Data încheierii (Ziua/Luna/Anul) / End date (DD/MM/YYYY) 9. Prelungirea proiectului (luni) / Project prolongation (months) 10. Beneficiar (denumirea, adresa juridică) / Beneficiary (name, legal address) 11. Instituţia partener (recepienţii) / Partner institution (Recipient) 12. Instituţia implementatoare (contractorii (nr. contractelor)) / Implementation institution 13. Bugetul total al proiectului (dolari SUA) / Total budget (USA dollars) 14. Suma alocată pentru anul curent (dolari SUA) / Amount from the total budget for current year (USA dollars) 15. Suma alocată pentru anul viitor (dolari SUA) / Amount from the total budget for next year (USA dollars)

47 16. Page 47 Suma alocată pentru anul precedent, dacă există (dolari SUA) / Amount from the total budget for previous year (USA dollars) (if applicable) 17. Suma cheltuită în anul precedent (dolari SUA) / Amount executed in previous year (USA dollars) (if applicable) 18. Naţional / Regional (dacă Regional în ce ţări) / National / Regional (if regional indicate all participated countries) 19. Sectorul (conform OECD) / Sector (from OECD), Policy objectives 20. Sectorul adiţional (conform OECD (dacă există)) / Sub-sector (from OECD (if applicable)) 21. Rezumatul proiectului / Summary of the project 22. Obiectivul de bază al proiectului / Wider Objective 23. Obiectivele specifice (componentele proiectului) / Specific Objectives (components of the project) 24. Activităţile proiectului / Projects activities 25.

48 Page 48 Rezultatele preconizate ale proiectului / Expected Outputs 26. Tipul de asistenţa / Type of assistance (Grant, Technical Assistance) A T T E N T I O N Attach to this Project Registration Fiche Terms of Reference of your project, Copy of extract from the contract which contain name of implementing institution/organization, signing date, donor's name and duration of the contract A T E N Ţ I E Anexaţi termenii de referinţa, copia extrasului din contractul de prestare a serviciilor şi/sau lucrărilor, care conţine denumirea instituţiei - implementatoare de proiect, data semnării, donatorul şi termenul de valabilitate al contractului

49 Annex No. 2. Page 49 Anexa nr.1 la Regulamentul cu privire la vînzarea-cumpărarea terenurilor aferente Primăriei (municipiului, oraşului, satului (comunei) CERERE de cumpărare a terenului aferent 1. Prin prezenta se solicită cumpărarea terenului aferent (denumirea obiectului privatizat sau care se privatizează) cu o suprafaţă de ( ) (cu cifre) (cu litere) ha, situat în oraşul (satul) raionul strada (adresa conferită terenului aferent,. enumerarea adiacenţilor) În vederea perfectării contractului de vînzare-cumpărare a terenului aferent obiectului privatizat (care se privatizează) comunicăm următoarele: Cumpărarea terenului se solicită de către (denumirea de firmă completă a persoanei juridice sau a întreprinderii individuale; numele şi prenumele persoanei fizice, datele din paşaport) cu sediul (domiciliul): Republica Moldova,, certificat de înregistrare nr. din " " 199, reprezentată de (funcţia, numele şi prenumele, datele din paşaport) care acţionează în baza (documentul ce confirmă împuternicirile, numărul şi data eliberării) 2.Terenul aferent se află în folosinţa (denumirea obiectului privatizat sau care se privatizează) în baza (documentul care confirmă dreptul de folosinţă asupra terenului (decizia de atribuire, titlul de autentificare, extrasul din registrul cadastral al deţinătorilor de terenuri sau alt document existent, numărul şi data)) 3. Suprafaţa totală a terenului aferent este de (cu cifre) ( ) ha. (cu litere) 4. Din suprafaţa terenului aferent a fost exclus: terenul pe care sînt amplasate (case de locuit, alte construcţii de menire social-culturală) transmise obiectului privatizat cu drept de gestiune economică, cu o suprafaţă de ( ) ha.

50 (cu cifre) (cu litere) Page Terenul indicat şi construcţiile amplasate pe el nu sînt în litigiu. [Pct.6 exclus prin Hot.Guv. nr.335 din , în vigoare ] Anexe: 1. Copia autentificată a certificatului înregistrării de stat a întreprinderii solicitante (persoanele fizice prezintă pentru notificare paşaportul sau alt document de identitate). 2. Copia autentificată a documentului ce confirmă dreptul de folosinţă (posesiune, beneficiere) al Cumpărătorului asupra terenului aferent şi suprafaţa acestuia (decizia de atribuire sau titlul de autentificare a dreptului deţinătorului de teren sau planul de atribuire, ori extrasul din registrul cadastral, planul terenului sau alt document existent - se prezintă în 5 exemplare); 3. Copia autentificată a contractului de vînzare-cumpărare sau a certificatului de privatizare, ori a altui document ce confirmă dreptul de proprietate al solicitantului asupra obiectului privatizat sau construcţiei nefinalizate, ce sînt amplasate pe terenul solicitat pentru cumpărare. " " 20 (semnătura reprezentantului) L.Ş. (pentru persoana juridică) [Anexa nr.1 la Regulament modificată prin Hot. Guv.nr.1023 din ] Anexa nr.2 la Regulamentul cu privire la vînzarea-cumpărarea terenurilor aferente BORDEROUL DE CALCUL AL PREŢULUI DE VÎNZARE-CUMPĂRARE A TERENULUI AFERENT " " 20 (localitatea) 1. (denumirea de firmă completă a întreprinderii, numărul şi data înregistrării de stat; numele şi prenumele persoanei fizice) 2. Adresa conferită Terenului aferent (municipiul, oraşul, satul; strada) (enumerarea adiacenţilor) 3. Suprafaţa terenului aferent necesară întreprinderii pentru îndeplinirea proceselor tehnologice, conform planului cadastral, ori, după cum este indicat în actul de stat de folosinţă a terenului sau alt document existent (documentul ce confirmă suprafaţa terenului) constituie ( ) ha. (cu cifre) (cu litere) 4. Bonitatea medie a solului stabilită pentru republică - pentru terenurile destinate construcţiilor, iar pentru terenurile cu destinaţie agricolă aferente construcţiilor private atribuite în calitate de cotă valorică din patrimoniul întreprinderilor agricole (staţii şi garaje de maşini şi tractoare, arii de păstrare şi prelucrare a cerealelor, încăperi frigorifice pentru păstrarea fructelor şi legumelor, puncte de altoire a viţei de vie şi pomilor fructiferi, sere, staţii de purificare a reziduurilor animaliere, depozite, ateliere de reparaţii, de prelucrare a materiei prime, ferme zootehnice etc.), folosite în scopul producţiei agricole şi agroindustriale - bonitatea medie a solului stabilită pentru oraşul, satul (comuna) respectiv(ă) sau, la cererea cumpărătorului de teren, bonitatea solului, stabilită pentru terenul respectiv, constituie (cu cifre) (cu litere) 5. Tariful stabilit pentru o unitate grad-hectar în anexa la Legea privind preţul normativ al pămîntului constituie ( ) lei/ha. (cu cifre) (cu litere) 6.Preţul normativ al terenului (p.3 x p.4 x p.5) constituie ( ) lei. (cu cifre) (cu litere) 7.Coeficientul la preţul normativ în funcţie de amplasarea şi amenajarea inginerească a terenului aferent este de ( ). (cu cifre) (cu litere) 8. Conform punctelor 3 sau 4 (dup caz) din anexa la Legea privind preţul normativ şi modul de vînzare-cumpărare a pămîntului, la preţul normativ calculat, se aplică coeficientul (cu cifre) (cu litere) 9.Preţul de vînzare al terenului (p.6 x p.7 x p.8) constituie ( ) lei.

51 Page 51 (cu cifre) (cu litere) Primarul (numele şi prenumele) (Viceprimarul) (semnătura în clar) L.Ş. Note: 1. La vînzarea-cumpărarea terenurilor destinate construcţiilor (ocupate de obiective industriale, de transport etc.) bonitatea medie a solului stabilită pentru republică, precum şi pentru terenurile cu altă destinaţie decît cea agricolă constituie 65 (şaizeci şi cinci) grade. 2. Bonitatea medie a terenurilor cu destinaţie agricolă aferente construcţiilor private atribuite în calitate de cotă valorică din patrimoniul întreprinderilor agricole (staţii şi garaje de maşini şi tractoare, arii de păstrare şi prelucrare a cerealelor, încăperi frigorifice pentru păstrarea fructelor şi legumelor, puncte de altoire a viţei de vie şi pomilor fructiferi, sere, staţii de purificare a reziduurilor animaliere, depozite, ateliere de reparaţii, de prelucrare a materiei prime, ferme zootehnice etc.), folosite în scopul producţiei agricole şi agroindustriale, este cea stabilită pentru oraşul, satul (comuna) respectiv(ă) sau, dacă la cererea cumpărătorului de teren au fost efectuate cercetări pedologice, pentru terenul respectiv. 3. Tariful pentru o unitate grad-hectar, stabilit în anexa la Legea privind preţul normativ şi modul de vînzare-cumpărare a pămîntului, constituie: pentru terenurile destinate construcţiilor (ocupate de obiective industriale, de transport etc.), precum şi pentru terenurile cu altă destinaţie decît cea agricolă lei 96 bani (nouă mii două sute şaizeci şi patru lei şi nouăzeci şi şase bani); pentru terenurile cu destinaţie agricolă aferente construcţiilor private atribuite în calitate de cotă valorică din patrimoniul întreprinderilor agricole (staţii şi garaje de maşini şi tractoare, arii de păstrare şi prelucrare a cerealelor, încăperi frigorifice pentru păstrarea fructelor şi legumelor, puncte de altoire a viţei de vie şi pomilor fructiferi, staţii de purificare a reziduurilor animaliere, depozite, ateliere de reparaţii, de prelucrare a materiei prime, fermelor zootehnice etc.), folosite în scopul producţiei agricole şi agroindustriale necesare proceselor tehnologice lei 53 bani (două sute optzeci şi nouă lei şi cincizeci şi trei bani). [Anexa nr.2 modificată prin HG1183/ , MO154/ art.1278]

52 Page 52

53 Annex No. 3. Page 53 Anexa nr.1 la Legea nr.163 din privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie Primăria municipiului, oraşului, comunei, satului CERTIFICAT DE URBANISM PENTRU PROIECTARE nr. din 201 Ca urmare a cererii depuse de, cu domiciliul/sediul telefon de contact, înregistrată cu nr. din 201 În baza prevederilor Legii privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, se C E R T I F I C Ă : Elaborarea documentaţiei de proiect pentru: situat în raionul municipiul/oraşul sectorul comuna/satul strada nr. bloc ap. 1. Regimul juridic: 2. Regimul economic: 3. Regimul tehnic: 4. Regimul arhitectural-urbanistic: Prezentul certificat nu permite executarea lucrărilor de construcţie. Documentaţia de proiect, în baza căreia se va solicita eliberarea autorizaţiei de construire, va fi însoţită de următoarele avize şi studii: PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Achitată plata de lei. Chitanţa nr. din 201. Transmis solicitantului la data de 201 direct/prin poştă. VALABILITATEA SE PRELUNGEŞTE CU LUNI PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / /

54 201 Page 54 data Notă. În conformitate cu art. 26 din Legea privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, responsabilitatea pentru emiterea certificatului de urbanism pentru proiectare revine solidar semnatarilor acestuia.

55 Page 55 Anexa nr.3 la Legea nr.163 din privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie AUTORIZAŢIE DE CONSTRUIRE nr. din 201 Primăria municipiului, oraşului, comunei, satului Ca urmare a cererii adresate de, cu domiciliul/sediul telefon de contact, înregistrată cu nr. din 201 În baza prevederilor Legii privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, se A U T O R I Z E A Z Ă: Executarea lucrărilor de în raionul municipiul/oraşul sectorul comuna/satul strada nr. bloc ap. în următoarele condiţii: Documentaţia de proiect a fost elaborată de Termenul de începere a lucrărilor de construcţie este de luni de la data eliberării prezentei autorizaţii. Durata executării lucrărilor de construcţie nu va depăşi luni din momentul începerii lucrărilor de construcţie. PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Înregistrată cu nr. din 201 Inspector de stat în construcţii / / L.Ş. Achitată plata de lei. Chitanţa nr. din 201. Transmisă solicitantului la data de 201 direct/prin postă. TERMENUL DE ÎNCEPERE A LUCRĂRILOR SE PRELUNGEŞTE CU LUNI PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Înregistrată cu nr. din 201

56 Inspector de stat în construcţii / / L.Ş. Page data DURATA EXECUTĂRII LUCRĂRILOR SE PRELUNGEŞTE CU LUNI PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Înregistrată cu nr. din 201 Inspector de stat în construcţii / / L.Ş. 201 data Note: 1. În conformitate cu art. 26 din Legea privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, responsabilitatea pentru emiterea autorizaţiei de construire revine solidar semnatarilor acesteia. 2. Titularul autorizaţiei de construire este obligat, în termen de 10 zile lucrătoare pînă la începerea lucrărilor autorizate, să informeze emitentul şi Inspecţia de Stat în Construcţii prin depunerea declaraţiei. Dacă solicitantul (beneficiarul) nu a prezentat declaraţia în modul şi în termenul stabilit şi se constată începerea lucrărilor, data începerii lucrărilor se consideră ca fiind ziua următoare datei de emitere a autorizaţiei de construire.

57 Page 57 Anexa nr. 5 la Legea nr.163 din privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie Către primarul Către Inspecţia de Stat în Construcţii D E C L A R A Ţ I E Subsemnatul, cu domiciliul/sediul în, titular al autorizaţiei de construire/desfiinţare nr. din 201, vă comunic că la data de 201 ora vor demara lucrările autorizate de construcţie/desfiinţare a obiectului situat în raionul municipiul/oraşul sectorul comuna/satul strada nr. bloc ap. Antreprenor general Diriginte de şantier Responsabil tehnic Declar pe proprie răspundere că datele menţionate în prezenta declaraţie sînt veridice. Semnătura Data

58 Page 58 Anexa nr. 2 la Regulamentul de recepţie a construcţiilor şi instalaţiilor aferente PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE FINALĂ Nr. din Obiectul este executat în cadrul contractului nr. din " " 199. Lucrările au fost executate în baza autorizaţiei nr. din valabilă pînă la, de către 1. Comisia de recepţie finală şi-a desfăşurat activitatea în intervalul, fiind formată din: (numele, prenumele) 2. Au mai participat la recepţie: (numele, prenumele) (calitatea) 3. Comisia de recepţie finală, în urma examinării şi analizei lucrărilor efectuate şi a documentelor cuprinse în Cartea tehnică a construcţiei, a constatat următoarele: 1) lucrările pe specialităţi au fost executate şi recepţionate conform listei-anexă nr. 1; 2) lucrările au fost complet terminate la data de 199_; 3) observaţiile comisiei de recepţie finală sînt prezentate în lista-anexă nr. 2; 4) Cartea tehnică a construcţiei şi fişa sintetică a obiectului au fost (nu au fost) completate; 5) instrucţiunile de exploatare şi urmărire a comportării în timp a obiectului (nu) sînt în posesia utilizatorului; 6) construcţia s-a comportat (nu s-a comportat) corespunzător în perioada de la terminarea ei la data de pînă în prezent, respectiv pe o durată de luni, constatările comisiei fiind enumerate în anexa nr. 3; 7) valoarea obiectului este de lei, conform listei-anexă nr În baza constatărilor făcute, comisia de recepţie finală propune: 5. Comisia de recepţie finală motivează propunerea făcută prin:

59 Page Comisia de recepţie finală recomandă următoarele: 7. Prezentul proces-verbal, conţinînd file şi anexe numerotate, cu un total de file, a fost încheiat astăzi la în exemplare. Comisia de recepţie finală: Preşedinte: Specialişti: Membri: (numele, prenumele, semnătura) 8. Concluzia Inspecţiei de Stat în Construcţii: Lucrarea " " 199 L.Ş. (semnătura) (funcţia, numele, prenumele) INVESTITOR

60 Page 60 Annex No. 4. Sample document for completing the foreign assistance project/programme inception monitoring report Project title Donor Recipient Beneficiary Contractor Project manager Contact person Contact person Contact person Budget Date of project commencement Date of project completion Objectives Comments on the project design and relevance The national documents on which basis the project has been developed Are clarity and relevance of the project objectives The probability of accomplishing of the project objectives in terms of the project duration and the earmarked resources (financial, human, etc.) The eventuality of overlaps/duplications of this project with other projects under implementation or planning. If so, specify the project and the donor. Given that some time has passed since the project had been worked out up to the initiation of its implementation, do

61 Page 61 you think that the project is still relevant or there have been major institutional, legal or policy changes, which would make the project implementation in its current form difficult? Outcomes Are the outcomes mentioned in the project document (terms of reference) still relevant? Should the results be achieved, will this lead to the achievement of the objectives sought? Can the results be achieved within the intended time span and the planned resources? Activities Intended date of commencement Intended date of completion Intended output Comments Are the actions clear and in line with the project objectives? Are the actions following one another in a logical manner? Does every group of actions contribute to the achievement of the intended outcomes? Are the planned actions and outputs sufficient for the achievement of the objectives? Are the resources (financial, human) sufficient for implementing the planned actions? Is the project duration relevant? Can the objectives be achieved within the allotted time limit? Has the project a logical framework?

62 Page 62 Does the logical framework include performance indicators correlated with the project objectives? Recommendations Is it necessary to take settlement/recovery actions for speeding up the project implementation? If so, formulate the issue and propose the appropriate actions, who should take them and until when?

63 Page 63 Annex No. 5. Sample document for the foreign assistance project/programme progress monitoring report Project title Donor Recipient Beneficiary Contractor Project manager Contact person Contact person Contact person Budget Project date of commencement Project date of completion Main activities Intended date of commencement De facto commenced Intended date of completion De facto completed Planned output De facto output Comments Answer the questions in the Comments column for each activity If the activity is completed with a delay, which is the reason? Were problem settlement actions taken? Did the actions achieve the expected output?

64 Page 64 Are the outputs of expected quantity/quality? Can/will they be used? Do the outputs contribute to the achievement of the expected outcomes? If not, why? Recommendations Is it necessary to take settlement/recovery actions for speeding up the project implementation? If so, formulate the issue and propose appropriate actions, who should take them and until when?

65 Page 65 Annex No. 6. Sample document for the foreign assistance project/programme final monitoring report Project title Donor Recipient Beneficiary Contractor Project manager Contact person Contact person Contact person Budget Project date of commencement Project date of completion Main activities Intended date of commencement De facto commenced Intended date of completion De facto completed Planned output De facto output Comments Comment on the quality and importance of the output and the areas where it will be used

66 Page 66 Outcomes Performance indicators Comment on the extent to which the achieved outcomes are satisfactory to the Beneficiary. Use the indicators from the logframe matrix and also make a reference to the output quality, if appropriate. Specific objectives Performance indicators Comment on the extent to which the objectives have been achieved. Use verification indicators from the project logframe matrix Impact (potential) Comment on the extent to which the project/programme contributed to the achievement of the general objective set out in the project terms of reference or in other documents and the impact it has had or will have on the sector/area, which the project intended to support Sustainability (potential) Comment to what extent the project outcomes are sustainable At the policy level: are there any changes envisaged which could have a positive impact on or undermine the obtained results? At the institutional level: is it necessary that the achieved results be accompanied by the development or strengthening of capacities of a particular institution? Is such a measure planned? Financially: in many cases the project results will require additional financing (e.g. operational costs, salaries). Are these available?

67 Page 67 Recommendations Comment on what subsequent actions are required to ensure sustainability of the achieved results, by whom and when. Comment on how the results/practices can be disseminated amongst other institutions/projects. Comment on the general evaluation of contractor s performance. Comment on anything which you find important to take into account when developing/preparing a similar project for the future. Comment if supplementary assistance is required in order to strengthen and expand the outcomes attained by the project.

68 Guide to the national requirements in Republic of Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Draft May 2012

69 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 2 Content Definitions... 5 Purpose... 6 How to use this Guide... 6 Part 1 - PROJECT REGISTRATION Project registration Legal basis for ENPI CBC projects Part 2 - PROJECT START-UP AND IMPLEMENTATION Opening a bank account Receiving and transferring money into and outside of the Republic of Moldova Foreign currency exchange Project accounting requirements Tax exemption - VAT and Customs Duties. Income Tax VAT Tax exemption Exemption from Customs duties Income Tax Human resources Recruiting staff for project implementation Subcontracting national external experts Subcontracting international external experts Calculating and accounting the salary for the project personnel Paying travel costs and perdiem to Moldovan and foreign experts Administrative costs: Calculating and accounting for project office space Ownership of equipment, investments, intellectual property and project results Procurement of services, equipment and supplies (a) General principles: (b) Common rules applicable to all tender procedures: (c) Rules or origin and nationality: (d) Applicable procurement thresholds under ENPI CBC Grant Contract (Annex IV to Grant Contract) Works (infrastructure) Obtaining land lot documents and construction permits Drafting of the building project documentation, its state expertise and final approval Acceptance of construction works... 34

70 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 3 Part 3 - PROJECT AUDIT AND REPORTING Expenditure verification (how to find and appoint an auditor in Moldova) Monitoring, Evaluation and Reporting according to national requirements Part 4 - LEGAL ACTS AND REQUIRED FORMS... 39

71 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 4

72 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 5 Definitions For the purpose of this Guide, the notions below shall be defined as follows: Contractor (Implementer, Operator) shall mean an individual, organisation, a public or a private consortium, an international or a local consortium, contracted by the Donor for the implementation of a project. Under ENPI CBC programmes, the Contractor is usually referred to as the Project Beneficiary (organisation that signs the Grant contract). The database of the foreign assistance shall mean the ensemble of documented information kept by State Chancellery of the Republic of Moldova in hard copy and in an automated informational system, which keeps records on the foreign assistance projects and programmes implemented in the Republic of Moldova. It can be accessed online on Donor (Foreign Development Partner) shall mean a country, group of countries, an international organisation, which finance the implementation of projects, surveys or other types of activities, aimed at handing over financial means, assets, knowledge or technologies to the Republic of Moldova. Evaluation shall mean an estimation of the results of a project or programme and examination of the extent, to which the project results are integrated with the general objectives of sector development and/or of the Government programme. Grant shall mean a contractual relation by which the Donor transfers to the Beneficiary certain financial means, intended for the implementation of a project/programme, not subject to reimbursement. Monitoring shall mean a system of methodical gathering of information throughout the implementation period, which is created for measuring the project/programme relevance, efficiency, effectiveness, impact and sustainability in order to provide administrative information to the Recipient and the National Coordination Authority, thus enabling them to react on time and take effective measures of improvement/recovery. National Coordination Authority shall mean the national institution authorized with the coordination at the national level of the foreign assistance provided by donor countries and international organisations. Partnership Agreement: a legally binding document signed by the Project Beneficiary and all Project Partners to ensure a shared understanding of the project especially in regard to the exact role and responsibilities of each Partner. Project Beneficiary (lead partner): organization signing the Grant contract with the ENPI CBC programme Joint Managing Authority and bearing overall responsibility for project implementation. It is usually referred to as the Contractor under Moldovan national legislation. Project Partner: organization implementing the ENPI CBC project jointly with the Project Beneficiary (lead partner), without signing the grant contract with the Joint Managing Authority but signing a Partnership Agreement with the Beneficiary. Sub-Contractor: organization (or individual) contracted by the ENPI CBC Project Beneficiary or by the Project Partner to provide some services (e.g. translation, travel ), equipment and supplies, or works (e.g. construction). Technical assistance (cooperation) shall mean the transfer of knowledge, including technologies, methodologies and techniques.

73 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 6 Purpose This Guide provides brief and comprehensive practical information on national requirements and procedures to be followed in the Republic of Moldova when implementing projects financed under the European Neighbourhood and Partnership Instrument Cross Border Cooperation (ENPI CBC) Programmes in the Republic of Moldova. The information provided is based on the practical experience of project implementation and financial management by Moldovan governmental bodies, regional and local authorities and NGOs. This Guide will be useful in particular for the Moldovan project Beneficiaries and partners of the Joint Operational Programme Black Sea Basin and Joint Operational Programme Romania- Ukraine-Republic of Moldova ENPI CBC Programmes. It will also be helpful for ENPI CBC programme managers, project applicants/partners and others from outside Moldova who need to understand what is required for project implementation in Moldova. Although designed for projects under ENPI CBC programmes, the Guide may have information relevant for other international technical assistance or cooperation programmes with Moldova, in particular the South East Europe Transnational Cooperation Programme The Guide is designed to provide practical support with users reading the relevant topics as needed. How to use this Guide The following steps, with a number of relevant topics, are presented in the Guide in regard to national regulations and the experience of Moldova organizations in implementing international projects: Project registration; Project start-up and implementation; and Project audit and reporting. Throughout the Guide, you will find references to a variety of legislative acts and forms, most important of which are provided in Annexes to the Guide (Part 4). Other relevant documents can be found on the websites of the official bodies of Moldova. Website links to these documents are provided throughout the Guide. The information in this Guide is focused on requirements in Moldova. There are also ENPI CBC requirements and procedures to be followed which can be found in the relevant programme implementation manuals.

74 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 7 Part 1 - PROJECT REGISTRATION Introduction Moldovan Beneficiaries/partners that obtain project funding in the framework of an ENPI CBC programme should go through official registration procedures according to Moldova national requirements. These procedures are obligatory for all projects regardless of the number of activities and size of the financial grant. Project Beneficiaries/partners should understand the procedures not just as a formal issue, but as the legal basis for project implementation, obtaining tax exemptions, using subcontractors, and cooperating with project partners and stakeholders. Thus, the Grant contract with the respective programme Managing Authority, the Partnership Agreement and the set of documentation on registration are the minimum each Beneficiary/partner in Moldova will need for a trouble-free start-up for their project. Legal framework 1) Governmental Decision no.12 of 19 January 2010 on the approval of the Regulation relating to the Institutional Framework and the Mechanism for Coordinating the Foreign Assistance provided to the Republic of Moldova by International Organisations and Donor Countries. Official Gazette nr.11-12/54 of ) Governmental Decision no. 246 of on how to apply the zero VAT rate on supplies of goods, services in the country and granting of customs tax incentives for ongoing technical assistance and investment projects, covered by international treaties to which Moldova is party. Official Gazette nr.52-53/308 from

75 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 8 1. Project registration Practical info After the Grant Contract has been signed, it should be registered by the State Chancellery. The State Chancellery keeps track of foreign technical assistance given to Moldova by recording projects /programmes in the Register of external technical assistance chronologically and systematically, based on information submitted by the donor, recipient or beneficiary. In the course of 30 days from the date of signing the Grant contract, the Beneficiary/partner shall facilitate, with the support of the National Info Point/Branch Office for ENPI CBC Programes, the registration of the projects in the foreign assistance database. Contact body, contact details: List of documents to be submitted: State Chancellery, Division for policy, strategic planning and foreign aid. Address: of. 456, 1 Piata Marii Adunari Nationale, Chisinau,MD Tel (22) [email protected], National Info Point/Branch Office for ENPI CBC Programes Address: of. 510, 180 Stefan cel mare str., Chisinau,MD Tel/fax (22) [email protected]; [email protected], Application for registration of project / program and its inclusion in the list approved by Annex 1, Governmental Decision nr. 246 from contains the following documents: 1). Registration statement for the project (completed in English and Romanian which is presented on paper and electronically (Annex 1); 2). Extract copy of the Grant contract that contains the name of the Contracting Authority (programme Joint Managing Authority), the cost of the Action and the period of implementation of the contract; 3). Description of the project. Documents to check : The project is included in the list of ongoing projects. (Governmental Decision nr. 246 of ). Practical tips: In case of substantial changes in the information presented above, the Beneficiary/partner shall submit the draft statement for the State Chancellery with appropriate amendments, documents showing changes and materials which specify additional project activities. All documents necessary for registration of project are presented in the original language, with translation into Moldova state language.

76 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 9 2. Legal basis for ENPI CBC projects. Overview The Republic of Moldova is eligible to be a recipient of external assistance financed by the European Union (EU). The Framework Agreement signed beeen the EU and the Republic of Moldova at , ratified by Law nr. 426-XVI of sets out the detailed provisions concerning the rules applicable to the performance of actions financed wholly or partly by the EU. Cross-border cooperation is carried out in the framework of multi-annual programmes covering cooperation for a border or a group of borders and comprising multi-annual measures which pursue a consistent set of priorities and which are implemented with the support of EU assistance (Joint Operational Programmes). Following the adoption of the Joint Operational Programmes, (Joint Operational Programe Romania-Ukraine-Republic of Moldova ( and Black Sea Joint Operational Programe ( the Commission concluded a Financing Agreement with the Republic of Moldova for each ENPI CBC Programme relevant for the country. The Financing Agreements include the legal Provision necessary for the implementation of the Operational Programmes and are also signed by the Joint Managing Authority (Ministry of Development and Tourism, Romania). The period of execution of the Financing Agreement for the Black Sea Joint Operational Programe starts from 20 June 2009 and end at 31 December The period of execution of the Financing Agreement for the Joint Operational Programe Romania- Ukraine-Republic of Moldova starts from 3 December 2008 and end at 31 December 2016.

77 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 10 Part 2 - PROJECT START-UP AND IMPLEMENTATION

78 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Opening a bank account Programme requirement The preselected applicant must provide the Programme authorities with a Financial identification form (in original), annex attached to the Guidelines for applicant, certified by the bank to which the payments will be made. In case the Applicant does not have EURO account at the moment of requesting the supporting documents, the existing account in national currency may be declared in the Financial identification form. However, after the Applicant gets the Award letter, before the Contract signature, it must provide the Joint Managing Authority with the Financial identification form with the bank account in Euro. Legal framework 1. Regulation on Opening, Modification and Closing of Accounts with Licensed Banks of the Republic of Moldova approved by the Decision of the Council of administration of the National Bank of Moldova No.297 of 25 November 2004; 2. Ordinance of the Ministry of Finance on accounting and reporting provisions for the project implementing units, financed from external sources and implemented within the regional and local public authorities No 24 of 26 March 2009 Practical Info Contact body, contact details List of documents to be submitted Account type Ministry of Finance State Treasury of the Republic of Moldova 1. Non-state organisations may open one or more accounts in national or foreign currency within any licensed bank of the Republic of Moldova. (Regulation No.297 of , Art.2, point 2.1.) 2. State organizations and institutions, regional and local authorities can open an account in national or foreign currency only in the treasury system and the state owned bank Banca de Economi. (Ordinance No 24 of 26 March 2009, point 3) To open current accounts, resident legal entities (both public and private) duly registered at the State Registration Chamber of the Information Development Ministry shall submit the following documents: Application for account opening (Regulation No.297 of Attachment no.1); Signature and stamp Card; Copy of the certificate of fiscal code assignment or copy of documents recognised as such; Copy of the excerpt from the State Register of legal entities issued by the State Registration Chamber of the Information Development Ministry (Regulation No.297 of Attachment no. 3); Copy of the identity card of the person submitting documents for account opening Copy of the document confirming state registration or copies of the normative act approving the legal entity s regulation or status; Copies of documents of establishment (regulation, charter, etc.) In case of Public institutions, regional or local authorities, an official request for opening of account within the treasury system will be submitted to the Ministry of Finance and to the corresponding territorial treasury unit. 1. Regular national and foreign currency account (for non-state organizations); 2. Accounts of Group External grants (obligatory for governmental organizations

79 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 12 and institutions). Practical tip You might want to open an account with a client-bank service and give an access code to the Project Beneficiary s financial manager (as authorised person within the project).

80 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Receiving and transferring money into and outside of the Republic of Moldova Legal framework 1) Law of the Republic of Moldova No. 62XVI On Foreign Exchange Regulation 21 March 2008; 2) Regulation on conditions and procedure for conducting foreign exchange operations approved by Decision of the Council of Administration of the National Bank of Moldova No.8 of 28 January 2010; Overview Transfers to/from project partners outside the Republic of Moldova The Law on Foreign Exchange Regulation (No.62-XVI as of March 21, 2008), stipulates that there are no restrictions or authorisation requirements on receipts or payments of foreign or national currency between residents and non residents in relation to technical assistance projects (current foreign exchange operations). As the Law does require authorization by the National Bank of Moldova in respect of some capital account transactions, the bank at which the project accounts are held will require documentation to indicate the nature of the receipts/payments being made (see practical information in the table below). The rules of receiving/making by residents and non-residents of payments and transfers within foreign exchange operations, including the requirement of submitting justifying documents on receiving /making of such payments and transfers are established by the National Bank of Moldova. The licensed bank with which the project bank accounts are held shall be aware of these rules. Transfers to/from project partners inside the Republic of Moldova On the territory of the Republic of Moldova, payments and transfers between residents and non-residents shall be made in national currency, as well as in foreign currency, with a few exceptions (see art.20 (2) of the Law on Foreign Exchange Regulation). Payments and transfers between residents (public or private) shall be made on the territory of the Republic of Moldova in national currency. The cases when payments and transfers between residents on the territory of the Republic of Moldova may be also made in foreign currency are not related to transfers related to technical assistance. Practical Info Contact body, contact details: List of documents which could be requested by the Bank where the project account is opened. Territorial treasury unit where the account for the public or state institution is opened For incoming transfers: 1) copy of the grant contract 2) copy of the partnership agreement (as applicable)

81 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 14 bank: For outgoing transfers from the Moldovan Beneficiary (Lead Partner) to foreign partners: 1) copy of the grant contract; 2) project registration form submitted to the State Chancellery of the Republic of Moldova or project registration code according to the Government Decision 246 of ; 3) copy of the partnership agreement, duly signed; 4) other justification documents. For outside transfers from the Moldovan Beneficiary/partner to foreign subcontractors or suppliers; 1) copy of supply or service agreement; 2) supply documentation or act on work completion; 3) other relevant documentation. Practical Tip The Partnership Agreement should contain the detailed procedures and indicate the documents that will be used to transfer money to the Beneficiary in Moldova or to the project partner outside of Moldova, as well as procedures for the return of unspent or ineligible funding from Moldovan partner to the Beneficiary abroad; Please provide all relevant explanations to the bank authorities or treasury authorities that the payments/transfers are done within a technical assistance programme.

82 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Foreign currency exchange Legal framework 1) Law on National Bank of Moldova No. 548-XIII of 21 July ) Law on Foreign Exchange Regulation No. 62XVI of 21 March ) Regulation on conditions and procedure for conducting foreign exchange operations approved by Decision of the Council of Administration of the National Bank of Moldova No.8 as of 28 January ) Ordinance of the Ministry of Finance on accounting and reporting provisions for project the implementing units financed from external sources implemented within the regional and local public authorities No 24 of 26 March ) Instructions of the Ministry of Finance No 85 of 9 October 1996 On accounting evidence for public institutions 6) Instructions of the Ministry of Finance No137 of 25 November 1998 On accounting evidence of the local authorities Overview Generally, for payments to be done in Moldovan lei (MDL) the Beneficiary s accountant should exchange a certain amount of Euro into MDL. In this case, two documents should be submitted to the bank, an order for the exchange of a particular amount of Euro, and a payment order (order for the payment of a certain amount in MDL to the supplier from the account in MDL). The currency exchange system is different for the public institutions and local and regional authorities. The amounts in the foreign currency account could be converted in MDL on request by presenting a request for selling/buying foreign currency at the State Treasury or corresponding territorial treasury unit according to a set model. On the basis of the selling/buying request the treasury unit is making the converting operation from the foreign currency account to the national currency accounting of the project. Practical Info While reflecting the operations we have to keep in mind that there will be different types of exchange rates used in the project bookkeeping, for the national reporting system and for the EC reporting system: For the non-state organizations, the currency exchange rate of the bank where project accounts are opened. This is the rate used for exchanges from the Euro account to MDL accounts; The National Bank currency exchange rate for the public institutions and local/regional authorities. The Moldovan bookkeeping system requires that all transactions and bookkeeping should be denominated in Moldovan lei so there is a necessity to record the grant money received and paid in Euro in the internal bookkeeping of the Moldovan Beneficiary. In this case, exchange rates established by the National Bank (official exchange rate of Moldovan Lei against foreign currencies) should be used. The European Commission exchange rates, which are applicable for all project transactions. Exchange rate losses deriving from the differences in national currency exchange rates and rates indicated by the European Commission cannot be covered by the ENPI CBC Programme grant funds. Exchange rates differences that occur in the accountancy of organisations financed from the state budget should be allocated to the increase or reduction of their sources of financing, and further negative differences should be written off to the increasing of their expenditure.

83 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 16 Exchange rates differences that occur in the accountancy of organizations financed from sources other than the state budget should be allocated to the increase or reduction of their income and expenditure, and further negative differences should be written off to the increasing of their expenditure. There are no national legal regulations for exchange rates differences. Thus, according to the EU regulations, all negative exchange rates differences should be financed by the Beneficiary/partner.

84 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Project accounting requirements Legal Framework 1) Ordinance of the Ministry of Finance on accounting and reporting provisions for the project implementing units, financed from external sources and implemented within the regional and local public authorities No 24 of 26 March ) Instructions of the Ministry of Finance No 85 of 9 October 1996 On accounting evidence for public institutions 3) Instructions of the Ministry of Finance No137 of 25 November 1998 On accounting evidence of the local authorities Practical Tips Moldovan Beneficiaries/partners are recommended to provide two types of bookkeeping: Regular bookkeeping in their own accounting system according to national requirements; Project financial management in accordance with ENPI CBC Programme rules, with project managerial accounting in accordance with project budget lines and positions. The first type of bookkeeping implies that all expenses in the framework of the project must be borne by Beneficiaries and partners and reflected in their internal bookkeeping system, as is required by the Grant contract stipulating the criteria of eligible costs. For the project financial management purposes, separate project managerial accounting should be elaborated, based on the corresponding positions of the project budget. All relevant contracts, invoices and bills should contain a clear reference to the project and remark Within the framework of the Project (project name) registered in the database of international technical assistance programmes and projects of the State Chancellery of the Republic of Moldova on (date of registration) under No. (registration number). Proper invoicing and relation of internal bookkeeping to the project managerial accounting will help to separate financial documents related to the project from all other documents of the Beneficiary/partner.

85 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Tax exemption - VAT and Customs Duties. Income Tax Legal Framework 1) Framework Agreement between the Republic of Moldova and Commission of the European Communities of ) Tax Code, no XIII as of April 24, ) Governmental Decision no. 246 of on how to apply the zero VAT rate on supplies of goods, services in the country and granting of customs tax incentives for ongoing technical assistance and investment projects, covered by international treaties to which Moldova is party. Official Gazette nr.52-53/308 of ) Financing Agreements between the EU and the Republic of Moldova for the ENPI CBC programmes Overview VAT at zero rate is applied for imported goods and services for the implementation of projects carried out by: a) donors, recipients or beneficiaries of the project; b) contractors, contracted by the subjects referred to in subparagraph a) above, the provision of services for the implementation of projects and their subcontractors. Local suppliers in Moldova - subject to the imposition of VAT in the country, supply goods and services to zero rate of VAT to: a) donors, recipients or beneficiaries of the project; b) contractors, contracted by the subjects referred to in subparagraph a) of this section, the provision of services for the implementation of projects and their subcontractors For supplies of goods and services to projects, local providers (VAT taxpayers) issue an invoice mentioning their VAT registration number (tax invoice) and indicate that VAT is charged at zero rate.

86 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 19 Practical Info VAT Tax exemption Applicable to Exemption conditions Contact body List of documents to be submitted The following elements of international technical assistance are not subject to VAT: 1) Goods delivered and services provided to the project Beneficiary/partner on the territory of the Republic of Moldova; 2) Goods brought into the customs territory of the Republic of Moldova. Zero rate of VAT applies to goods and services delivered across the country, for the implementation of projects included in the list approved by the Government, according to Annex No. 1 of Governmental Decision no. 246 of ) Ministry of Finance, Territorial State Tax Inspectorates ; 2) Customs Service (for the import of goods) As a confirmation documents of delivery to zero rate of VAT, project Beneficiary/partner need to give to the supplier/service provider copies of the following documents: 1) List of projects approved by the Government (Annex No. 1 of Governmental Decision no. 246 of ), as it indicates the project for which the zero rate of VAT applies; 2) Letter issued on official letterhead by the donor, recipient or beneficiary, which will specify the subject for which will be made the delivery and refer the technical assistance or investment project. VAT Taxpayers who deliver goods, services or works for the implementation of projects, charged with VAT at zero rate, are entitled to the refund of VAT in accordance with Article 101 (5) of the Tax Code 1163-XIII of 24 April 1997,and have to submit, at the request of tax officials, the following documents and / or information: a) VAT declarations resulting amount to be reimbursed; b) records of supplies and purchases that are recording delivery and purchasing operations; c) copy of the contract under which deliveries were made at a zero rate of VAT; d) for the provision of services and work - documents attesting the provision of services or execution of works; e) invoices for supplies (goods, services) taxed at zero rate VAT f) letter on official letterhead issued by the donor, recipient or beneficiary, indicating the subject for which delivery was made indicating the technical assistance project, specified in the list of projects approved by the Government.

87 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 20 Exemption from Customs duties Applicable to Exemption conditions The following elements of international technical assistance are also exempt from excise, and customs duties: Goods brought into the customs territory of the Republic of Moldova. 1) Customs Service, in accordance with customs and tax legislation, will clear goods imported (including through intermediaries, on the basis of a tender) for the implementation of the projects without levying value added tax, excise duties, customs duty and the duty to carry out customs procedures; 2) The project has to be included in the list approved by the Government, according to Annex No. 1 of Governmental Decision no. 246 of Contact body List of documents to be submitted to the contact body Customs Service 1) List of projects approved by the Government (Annex No. 1 of Governmental Decision no. 246 of ), as it indicates the project exempted from customs and excise duties; 2) Letter issued on official letterhead by the donor, recipient or beneficiary, which will specify the subject for which will be made the delivery and refer to the technical assistance or investment project.

88 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 21 Income Tax According to par. (A) Article 4 of the Tax Code 1163-XIII of 24 April 1997, if an international treaty governing the taxation and contains rules governing taxation, to which Moldova is party, provides other rules than those specified in the tax law, the rules and international treaty provisions applies. Simultaneously, under par. (3) 54 of the Tax Code 1163-XIII of 24 April 1997, the income of resident employees working under international treaties on technical and humanitarian assistance, to which Moldova is a party, are taxed as generally established, if the international treaty doesn't provide otherwise. According to art 3, p.3.5 of the, Framework Agreement signed between the EU and the Republic of Moldova at , ratified by Law nr. 426-XVI of in respect of all contracts financed by the EU, foreign contractors and their employees other than citizens or permanent residents of the Beneficiary Country, shall be exempt from the value added tax, business and income tax, obligatory social insurance contributions, mandatory payments levied in the territory of the Beneficiary Country. Thus, within ENPI CBC projects: - Moldovan citizen and permanent residents of Moldova are subject to income tax, obligatory social contributions etc. as generally established. - Foreign contractors and their employees (if not permanent residents in Moldova) are exempt from taxes, social contributions and other mandatory payments (as described above).

89 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Human resources Recruitingstaff for project implementation. When hiring persons for the project implementation, it may be preferable to conclude (a) labour agreements for the determined period of time (b) with nationals. a. The labour agreement can be either for undetermined or limited period of time (project s duration), subject to circumstances. Legislation expressly provides for the cases when a labour agreement for the limited period of time may be concluded. b. Concluding individual labour agreement with foreigners would involve a preliminary procedure (announcement of the vacancy, waiting period) and consent of the National Agency on Labour Force. Under Moldovan legislation, a foreigner may be employed in Moldova, unless there is a national specialist that can perform the same duties and have adequate education and/or experience. Moldovan legislation does not provide for any specific requirements in respect of employees selection. However, general guidelines for making a good selection of employees include: - Establishing criteria for employees according to necessary skills and knowledge requirements - Organizing interviews with the applicants - Evaluating the applicants (the evaluation shall be done by preliminary organized evaluation committees) according to the established criteria. Subcontracting national external experts When hiring national experts, the preferable option is to use the Service agreement. The expert (service provider) is engaged as an independent sub-contractor and shall provide to the Beneficiary/partner his or her professional services in some specific area. This agreement is regulated by Art and Art of the Civil Code of the Republic of Moldova and does not constitute an employer/employee relationship. In comparison to the labour contract, the Beneficiary/partner pays a reward for the contractor s services only after the services have been completed and the corresponding service report (deed of work acceptance) has been provided. Social and medical security norms are also applicable to the experts working under the agreement conditions. These costs are normally included in the service contract and are part of the expert fee rate. Subcontracting international external experts When hiring foreign experts, the preferable option is to use the Service agreement. The expert (service provider) shall provide to the project Beneficiary/partner his or her professional services in some specific area. This agreement is regulated by Art and Art of the Civil Code of the Republic of Moldova and does not constitute an employer/employee relationship. This form is preferable for the foreign experts as no national requirements on social security should be applied. However medical insurance payments shall be done and included in the service contract (in the expert fee rate). Please see procedures and recommendations for income tax exemption under Title 7. Calculating and accounting the salary for the project personnel Calculating and accounting the salary for the project personnel is to be made in accordance with Moldovan national legislation. There are no special rules for the international assistance projects, except

90 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 23 the obligation to register the time worked in timesheets. Generally, the Beneficiary should provide the following documents to the auditor on request: Salary payroll registers for staff working on the project; Payment documents for human resource costs of staff working on the project (payment orders to a bank for payment of salary, social, security funds, and insurance fees, etc.); Account sheet (Accounts Salary and Social security funds, etc.); Account analysis (Accounts Salary and Social security funds, etc.); Registers (records) in the Ledger concerning salary payments; Monthly timesheets specifying for each staff the allocation of working time on project tasks. The calculation of salary should reflect not only the salary received, but the actual gross salary, that is it should include also all obligatory payments by the employee or employer related to the salary, i.e. social security payments, medical insurance, income tax etc. (for that part of their time they worked on the project).

91 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Paying travel costs and perdiem to Moldovan and foreign experts Legal Framework 1. Governmental Decision no 836 of approving the Regulation on posting of employees of enterprises, institutions and organizations of the Republic of Moldova. Official Gazette of the Republic of Moldova nr.95/939 07/01 Practical Info There are two circumstances under which payment of travel and per diem expenses will be made: Participation of project experts and participants invited to a project event within Moldova; Participation of Moldovan experts and participants invited to a project event outside Moldova. The per diems can be paid in Moldovan lei (in cash or other forms) for trips in Moldova or in foreign currency for trips abroad. National regulations limit the amount of the per diem sum depending on the destination. Moldovan Beneficiaries and partners could often face a problem of discrepancy between the maximum per diems amounts allowed in Moldovan regulations and those set in the project budget. The following payment methods for per diems and travel cost might be useful for Moldovan Beneficiaries and partners: Participation of Moldovan and foreign experts in project activities within Moldova: Account for a group of experts as a delegation (hotel costs against the invoice, up to 5 base units per day for meals, transport costs against the invoice). Payment is done by means of a non-cash transaction to the service suppliers in Moldovan lei; Transport expenses are reimbursed on the basis of a calculation and an invoice, supplemented by a route sheet, in case the employee has been sent on a business trip by the organization. Physical persons have a possibility to reimburse their transport expenses by means of a postal money order (ENPI CBC recipients will need to have their passport data and original tickets). Participation of Moldovan experts in project activities outside of Moldova: Pay travel and per diem expenses in accordance with specified standards and rules in Moldovan legislation (i.e. low per diem rates); Pay travel and per diem expenses according to the project budget rates (only in case of NGO). The budget amount allocated for foreign trips is given to the partners from outside Moldova who pays accommodation and transportation expenses for the Moldovan partners. Practical tip Assigning employees to travel abroad and issuing the order is made based on the organisation s manager approval, stating the purpose and term of deployment and the host country/destination. Assigning employees inside the Republic of Moldova may be made with the decision of the organisation, without issuing the order. Compensation for travel expenses shall be made for actual days stayed away, determined as listed in the travel card and travel documents presented within the time limit, for which the employee has been seconded.

92 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Administrative costs: Calculating and accounting for project office space Practical Info Beneficiaries and partners can provide space in their office for the activities of the project team or the conduct of project activities. The following example of calculating costs for project office space can be used when no separate office for the project is rented. Total area of the building (S total) equals to 1000m 2 Total usable area (office area) (S total usable) equals to 700m 2 Building Utilization Index (BUI) is defined as the ratio of the total building area to the total usable area: BUI = S total / S total usable = 1000/700 = 1.43 Space occupied by the project office (S project) equals to 40m 2 (as defined on the basis of a company s internal order on assignment of premises) Total area used for the project purposes (S total project): S total project = S project x BUI = 40 x 1.43 = 57.2 m 2 Project share in the building utility's costs is defined as a ratio of the total area (S total project) to the total building area (S total): Project Index (PI) = S total project / S total = 57.2 / 1000 = The amount of utility's costs compensated by a project equals to the amount of utility's costs for the calculation period for the building in general, multiplied by the Project Index х 0,0572 =

93 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Ownership of equipment, investments, intellectual property and project results Overview The Beneficiary (Lead Partner) is responsible to the programme Managing Authority for the budgetary and financial management of the project. In the framework of the partnership agreement, the partners can authorize the Beneficiary to pay the expenses directly to the subcontractors in order to purchase equipment or to produce materials or other outputs. At the end of the project, these equipment and outputs can be transferred to the partners according to the grant contract rule transfer of ownership and according to the provisions of the project partnership agreement. Moldovan accountancy rules will need to be taken into consideration. The same procedures apply for intellectual property rights and all products developed within the framework of the project. The Beneficiary will also need to consider how to account for outputs that will remain in its possession. Practical Info When relevant, the transfer of the property rights is based on a separate agreement between the Beneficiary and a project partner. This agreement is called Contract on transfer of property without compensation and should be accompanied by delivery-acceptance certificates signed by both parties. To ensure that the property has been booked in the balance sheet of the partner organization, the Beneficiary can request the following documents from the partner: Inventory cards (in case of fixed assets) with indication of responsible persons for an equipment item; Account sheet (Account Fixed assets or Non-durable goods ); Account analysis (Account Fixed assets or Non-durable goods ); Registers (records) in the Ledger concerning transfer and taking fixed or current assets on the balance. Practical Tip In case the Beneficiary is a governmental body (regional or local authority), the Decision of the Executive Committee is needed to transfer the property to other partners. The Decision should have a clear reference to the project name and registration data as well as a list of recipients, name and number of units, price of the equipment or rights to be transferred.

94 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Procurement of services, equipment and supplies Legal Framework 1) Law on Public Procurements No. 96-XVI of Overview According to the art.4 of the Law on Public Procurements the national requirements for procurement procedure are not applied in case of contracts regulated by other procedural norms on the basis of the international agreements signed by the Republic of Moldova and other or more third countries. Thus, both the bodies financed from the budgetary means and the non-state organisations should follow the requirements on secondary procurements set by the European Commission for external actions in the Annex IV to the ENPI CBC Grant Contract Procurement by grant Beneficiaries in the context of European Union external actions. Your usual tendering procedures should therefore be adapted to comply with Annex IV, which contains a set of main principles and rules to be applied (see below). These are not described in details and Annex IV makes reference to some other EU documents for more information, in particular to PRAG. (a) General principles: Contracts must be awarded: To the most economically advantageous tender i.e. to the tender offering the best price-quality ratio, and in accordance with the principles of transparency and fair competition for potential contractors, taking care to avoid any conflicts of interest even below the thresholds for direct award. (b) Common rules applicable to all tender procedures: The tender documents must be drafted in accordance with best international practice. The Beneficiary and Partners may use the models relating to external actions published on the EC website, namely PraG Chapters 3 (Services), 4 (Supplies) and 5 (Works) and related annexes (note, this is not compulsory), available on implementation/practical_guide/index_en.htm. In case of doubt, you could compare your procedures to the EC best practice as described in these chapters and annexes and adapt as needed. The time-frame for receipt of tenders and requests to participate must be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders (e.g. in PraG: 60 days for Supplies and 90 days for Works for international tenders, 30 for Supplies and 60 for Works for local tenders). All requests to participate, and tenders which are declared as satisfying requirements, must be evaluated and ranked by an evaluation committee on the basis of exclusion, selection and award criteria announced in advance. This committee must have an odd number of members, of at least three members, with all the technical and administrative capacity necessary to give an informed opinion on the tenders.

95 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 28 (c) Rules or origin and nationality: Regardless of the eligible area of the programme, all supplies purchased (such as equipment, furniture and material) shall originate from the list of countries below. Originate means that the good is either wholly produced, or it underwent its last substantial transformation, in that country. Likewise, natural persons (e.g. experts) and legal persons (e.g. service, supply or work providers) from the countries listed below only can be awarded sub-contracts financed under ENPI CBC. Rule of origin and rule of nationality countries listed in the ENPI Regulation EU Member States ENPI Partner Countries IPA Countries EEA Portugal, Spain, France, Italy, Malta, Greece, Cyprus, Bulgaria, Romania, Poland, Czech Republic, Slovakia, Hungary, Slovenia, Austria, Germany, Lithuania, Latvia, Estonia, Finland, Sweden, Denmark, The Netherlands, Belgium, Luxemburg, United Kingdom and Ireland Russia, Belarus, Ukraine, Moldova, Georgia, Armenia, Azerbaijan, Algeria, Egypt, Israel, Jordan, Lebanon, Morocco, Occupied Palestinian Territories, Syria and Tunisia Croatia, Turkey, Albania, Bosnia, Montenegro, Serbia, Kosovo and FYROM Norway, Iceland and Liechtenstein Practical tips [KL1] > For equipment and vehicles with a unit cost on purchase of more than 5,000, the contractors providing the supplies must present proof of origin no later than when they present their first invoice. The certificate of origin must be made out by the competent authorities in the country of origin for the supplies (e.g. Chamber of Commerce, Government Ministry etc.). Remember to request this certificate from your supplier and clearly insert it as a requirement in the tender dossier. > For supplies with a unit cost on purchase of less than 5,000, a statement from your supplier specifying the origin of the equipment is enough. Remember that the rule of origin applies to all supplies and note, the origin is also often inscribed on the equipment itself (e.g. made in or assembled in ). > Exceptions from Nationality rule and rule of origin: can be granted by the JMA/JTS by derogation only. It can never be justified for the reason that a product would be cheaper than the EUor local product. It can be justified if the products are unavailable in the markets of the countries concerned, for reasons of extreme urgency or if the realisation of a project/programme would become impossible or exceedingly difficult due to the eligibility rule (d) Applicable procurement thresholds under ENPI CBC Grant Contract (Annex IV to Grant Contract) Services 200,000 International restricted tender procedure Supplies 150,000 International open tender procedure Works 5,000,000 International open tender procedure < 200,000 but > 10,000 Negotiated procedure without publication (at least 3 offers) < 150,000 but 60,000 Local open tender procedure < 5,000,000 but 300,000 Local open tender procedure < 60,000 but > 10,000 Negotiated procedure without publication (at least 3 offers) < 300,000 but > 10,000 Negotiated procedure without publication (at least 3 offers) 10,000 Single tender (direct award)

96 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 29 Practical Info Supervision, assistance and verification It could be useful to draw up a procurement plan of the project that will facilitate the monitoring of the procurements and help identifying artificial splitting at early stages. Artificial splitting is forbidden and will make the whole of the purchases ineligible. It is important to ensure two types of supervision: the supervision of the procurement procedures and the supervision of the actual implementation of works and complex supplies. In addition to the Beneficiary s internal supervision on both procurement procedures and actual works and supplies the Beneficiary could also contract an external supervisor.. Nationality rule Rule of Origin The nationality rule applies to the subcontractor. It does however not apply to the experts proposed by service providers taking part in tender procedures or service contracts financed by the grant. This means that when an expert is proposed by a subcontractor, the nationality rule does not apply to the expert but to the company but if the expert is contracted individually, then this person has to be from a EU Member State or an ENPI, IPA or EEA country. The rule applies to ALL supplies and materials purchased, incl. the materials to be used for the construction, but does not apply to Contractor s equipment to be used during the construction.

97 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Works (infrastructure) Obtaining land lot documents and construction permits Legal framework 1) Land Code No 828 from ; 2) Civil code No 1107 from ; 3) Law on normative price of land and method of sale the land No 1308 from ; 4) Governmental Decision on approving the Regulations on sale and purchase of land related No 1428 from ; 5) Governmental Decision on approving the Regulations on the method of award, destination modification and land exchange No 1451 from , published in MO from Overview Placement and design of constructions and arrangements shall be performed only on the basis of certificate of urbanism, while the mere execution of all these works shall be authorized by means of authorization of construction. In Moldova all territory is divided in 7 categories of land. Building activities are permitted only on some of them. Before starting all activities it is important to find out all information about the plot from the Real Estate Register held by Territorial Cadastral office, as well as to check the statute with local urban plan. In order to obtain the right to make a construction on a plot of land it is necessary to have the title of use/ownership over that plot of land. The above mentioned titles may belong to a private person on the basis of: - There is already a plot of land in the ownership; - Purchase of the plot of land from another private person or from Local Public Administration (LPA) based on auction result; - Conclusion of an agreement with private person or with LPA or Government to use the plot of land for building construction on it (superficies). The placement of each construction shall be approved based on Urban Plan. Practical Info Contact body, contact details: List of documents which could be requested by the LPA / Agency of Public Property beside the Ministry of Economy: Local Public Administration (LPA) based on decision of Local Council; Agency of Public Property; Cadastre Agency; Based on request it is necessary to add the following documents: (Annex 2) 1) The cadastre plan of the land in original (or notarized copy) issued by territorial cadastral office, that provides for the surface, cadastral number and land address; 2) For the legal entity and natural persons with business activities (individual entrepreneurs) it is necessary to present copy of State registration certificate; for the natural persons is necessary to present copy of identity card; 3) Excerpt from the Real Estate Register, chapter A and B in original, or a

98 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 31 notarized copy, as well as a copy of acts based on which the real estate property were registered (contract of land purchase, donation, legacy, court decision); 4) In case of unfinished construction it is necessary to present the construction authorization and inspection act; 5) Rent agreement of the envisaged plot of land, should it be the case; 6) Certificate on the rate applied for the calculation of the selling price of the envisaged plot of land, depending on the placement and arrangement, issued by LPA; 7) Payment calculation; Method of award State enterprises, organizations and institutions which are interested in using land for other purposes than for agriculture and forestry can address a request to Land Relations and Cadastral Agency. The request should be supported by the following documents: 1. Argumentation note referring to the general plan of the construction, model project and urban plan; 2. Confirmation from the central public authorities on the intention to use the plot of land; 3. Confirmation of land keeper for the possible land damages; 4. Cadastral plan with borders indication, as well as other related documentation (depending on the the scope of use of the plot of land). useful links: Drafting of the building project documentation, its state expertise and final approval Legal framework 1) Law on authorizing the execution of construction works No 163 from , published in the Monitorul Oficial Nr from ; 2) Law on Construction quality No. 721 from , published in the Monitorul Oficial Nr. 25 from ; 3) Governmental Decision No. 623 from on approval the Regulation on construction the private housing; Overview Projects drafting shall be carried out in compliance with the established normative documents, architectural-urban regime and technical arrangements indicated in the Certificate of Urbanism issued by the local administration.

99 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 32 Practical Info Contact body, contact details: List of documents which could be requested by the LPA: Local Public Administration (LPA) Urban Certificate for design is prepared and issued on the basis of the application, and originals or copies of the following documents which are attached to the application: 1) Extract from the Real Estate Cadastre, issued by Territorial Cadastral Office, together with the cadastral plan and / or estate plan; 2) identity card (for natural persons ) or certificate of registration (for legal persons); 3) the technical expertise, in case of reconstruction, restoration, modification or consolidation of the existing building, developed by certified technical experts; 4) notarized consent of the co-owners of property / land whose interests may be affected directly in the execution of works during construction and operation of constructed object; 5) the project outline approved by the chief architect, if the construction will be positioned in the area with special regime set up by documentation of urban and spatial planning. Urban Certificate for design is issued based on documentation of urban and spatial planning by local architectural bodies from the LPA. In case if documentation of urban and spatial planning of the territory is missing, the Urban Certificate for design will be issued based on the following documents: location scheme of the building / land and municipal networks, which are overseen by the chief architect, State supervisory bodies (the National Center of Public Health, environmental inspectorate, fire and rescue service), INCP "Urbanproiect" (for all localities, excluding Chisinau), IMP "Chişinău proiect (municipality of Chisinau), will serve as a basis for issuing the certificate of urban development and design. Practical Tip Availability period of the urban certificate for designing could be up to 24 months from the moment of issued certificate. Also it is possible to prolong the period of availability once for another 12 months. To the urban certificate for designing will be attached: the plan of placement the construction /land plot with indication of the area, address; statement from National Center of Public Health; environmental statement; and statement from the fireman and rescuers.

100 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 33 Obtaining permission for construction Legal framework 1) Law on authorizing the execution of construction works No 163 from , published in the Monitorul Oficial Nr from ; 2) Governmental Decision No. 623 from on approval of the Regulation on construction of private housing; 3) Governmental Decision No. 360 from on approval of the Regulation on urbanism certificate and authorization of the building, improvement or liquidation of the construction; Overview The use of land and buildings in communities, the design of the civilian objects, industrial, agricultural or for other purposes, execution of the construction or demolition of buildings and facilities, development of other urban activities throughout the Republic of Moldova shall be performed in accordance with the procedures for approval of certificate of urbanism and authorization for construction of buildings and facilities (hereinafter - the construction / demolition authorization). Practical Info Contact body, contact details: List of documents which could be requested by the LPA: Local Public Administration (LPA) - Architectural direction State Construction Inspection; www. mdrc.gov.md/?pag=inspectia For the construction/demolition authorization Extract from the Real Estate Cadastre, issued by Territorial Cadastral Office, Topographic survey, scale 1: 500; Certificate of Urbanism for project designing; Extract from the technical documentation which will include: explanation memo, general plan (situation plan and plotting plan), facade, color solutions, project regarding organizing the execution of construction work, confirmed by chief architecture; Statements based on verification of project documentation (sections: general plan, architecture, resistance) or one single report of verification of project documentation; ID card for the natural persons or registration certificate for the legal entities; Certification of authorization for the technical responsibility and coordination on construction site; The issuer can establish special conditions for the period of executing the construction work such as: (1) to use the public property (access to the construction yard, the closure of public roads, temporary occupation of public spaces, the deviation of daily auto traffic and / or pedestrian, creation of temporary roads, installation of advertising elements); (2) to protect the properties of neighbouring; (3) environmental protection. The issued Authorization for construction should be registered within 3 working days at State Construction Inspection.

101 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 34 Documents to be received: useful link: Construction authorization Practical Tip In case it is planned to use a building which is declared a monument building, it will be necessary to obtain additional confirmation from the Register of monuments of national importance issued by the Ministry of Culture, or from the Culture direction from the LPA for the monuments from the local Register; The term for issuing the authorization is 10 working days from the date of registration. In case the issuer does not meet the deadline and did not inform in writing the applicant (beneficiary) on refusal to consider building permit issued,, then the applicant (beneficiary) is entitled to commence execution of the work by notifying in writing the issuer and the State Construction Inspection. Acceptance of construction works Legal framework 1) Law of the Republic of Moldova No. 721 from On Construction quality published in the Monitorul Oficial Nr. 25 from ; 2) Government Decision Nr. 285, from on approval the Regulation for the reception of constructions and installations, published in the Monitorul Oficial Nr. 042 from ; Overview Reception of the construction works and related facilities is done, in case of new constructions, as well as in case of interventions in the existing constructions (repairs, strengthening, reconstruction, alteration, extensions, etc..) and is performed in two stages: Reception at the end of works; Final reception at the end of warranty period. Practical Info Contact body, contact details: List of documents which could be requested by the Reception Commission : Inspection on construction. Commission of reception of the constructions Documents of executing construction; Conclusions of control structures. Commission reception checks: A) The provisions of the building permit and building permit, and opinions and

102 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 35 Documents to be received: execution conditions imposed by competent authorities. Consideration will be made by: - visual research of the building ; - technical analysis of the documents contained in the Technical Book of the construction. 2) Execution of works in accordance with the provisions of contracts, of documentation of execution and of specific regulations, based on the essential requirements for construction, according to law. 3) The opinion, drafted by the designer, about how the work was performed (the investor should ensure that this activity is covered by the contract design). 4) Deadlines and quality completion of all work under the contract between the investor and executor, and conditions which were in the documentation attached to the contract. The final reception 1) The reports of receiving the completed works (Annex 4); 2) The removed vices which were detected in the process of reception at the end of work; 3) Investor conclusions regarding the way how the constructions and related facilities served during the warranty period, including the vices identified and their remediation. Additional execution of tests and expertise could be requested. a) The report of reception with or without conclusions and objections; b) The report of final reception. Useful links:

103 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 36 Part 3 - PROJECT AUDIT AND REPORTING. 14. Expenditure verification (how to find and appoint an auditor in Moldova) Overview Subject to specific programme requirements (as described in the grant contract), projects are requested to attach an expenditure verification report to their financial reports and/or requests for payment. The expenditure verification report must be produced by an auditor that is a member of the International Federation of Accountants (IFAC) or commits to undertake this engagement in accordance with the IFAC standards and ethics as set out in the Terms of Reference for expenditure verification, attached to the grant contract (Annex VII). The auditor examines whether the costs declared by the Beneficiary are real, accurately recorded and eligible in accordance with the Contract, as well as the revenue of the Action and issues an expenditure verification report conforming to the model provided by the ENPI CBC programme Managing Authority. The Moldovan Association of Bookkeepers and Auditors is a member of the IFAC and the Ministry of Finance has drown up a list of audit companies that have passed the certification process. Your choice of auditor has to be approved by the Joint Managing Authority of your ENPI CBC programme. Practical Info A full list of audit companies and independent auditors in the Republic of Moldova can be found under the following link:

104 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Monitoring, Evaluation and Reporting according to national requirements Legal Framework 1) Governmental Decision no.12 of 19 January 2010 on the approval of the Regulation relating to the Institutional Framework and the Mechanism for Coordinating the Foreign Assistance provided to the Republic of Moldova by International Organisations and Donor Countries. Official Gazette nr.11-12/54 of Overview On top of the reporting that is requested by the ENPI CBC programme Joint Managing Authority, projects implemented in Moldova are subject to specific national provisions. According to Moldovan regulations, the project/programme monitoring reports differ depending on the project implementation phases: a) The progress monitoring report is developed within 45 days following the reporting period (half a year). It reflects the actual status of project implementation and follows whether the project is implemented in line with the work plan, if there are delays or if the results achieved during the reporting period meet the expectations, etc. (Annex 4) b) The final monitoring report is developed within the first three months after the completion of the project or from the receipt of the project final report. It shall include a summary of conducted activities, an appraisal of the accomplished results and objectives, the evaluation of its impact and sustainability, which are essential for ensuring the continuity of the project. (Annex 5) Practical Info Throughout the project implementation, the Project beneficiary/partner, under the leadership of the Sector Coordinator (Ministry responsible for the field), shall ensure: a) efficient and distinct use of financial means reported to the expected results; b) examination/development and approval of the inceptiprogress and final project/programme reports; c) access of experts to the information required for the adequate unrolling of the project; d) harmonized intra and inter sector interaction amongst the foreign assistance projects and programmes with a view to reaching full coherence of the implemented actions; e) efficiency and transparency of the services and goods procurements, as well as of the financial management (in case of contracting foreign financial assistance); f) operation of the supervisory committee for the project/programme; g) posting on the institution s web-page the information on the initiation and implementation of all foreign assistance projects implemented in the sector The National Coordinator shall ensure, with the support of the National Coordination Unit, the coordination and the adequate operation of the national foreign assistance monitoring system. State Chancellery, Division for policy, strategic planning and foreign aid. Address: of. 456, 1 Piata Marii Adunari Nationale, Chisinau,MD The implementation of the foreign assistance projects and programmes are monitored by means of: a) project/programme monitoring reports with a view to measuring their relevance, efficiency, effectiveness, impact and sustainability, in line with the standard forms presented in Annex 4; Annex 5; Annex 6; b) interviews with the Beneficiary and the Contractor (where appropriate).

105 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 38 Monitoring reports are worked out by the Project beneficiary/partner, discussed and approved within the Sector Board. The monitoring reports are signed by the Sector Coordinator and submitted to the National Coordinator. The Sector Coordinator (Ministry responsible for the field) works out the annual progress report relating to the implementation of the sector foreign assistance projects and programmes and submits it to the National Coordinator. The annual sector reports are considered by the Inter-ministerial Committee for Strategic Planning, where appropriate. The National Coordination Unit works out a consolidated annual report on the implementation of foreign assistance projects and programmes and submits it to the Inter-ministerial Committee for Strategic Planning. With the approval of the National Coordinator, the National Coordination Unit participates, on behalf of the Government of the Republic of Moldova, at the actions intended for evaluating the foreign assistance projects and programmes implemented in Moldova.

106 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 39 Part 4 - LEGAL ACTS AND REQUIRED FORMS Annex No. 1 Project Registration Fiche Annex No. 2. Governmental Decision on approving the Regulations on sale and purchase of land related No 1428 from Annex No. 3. Law on authorizing the execution of construction works No 163 from Annex No. 4. Regulation for the reception of constructions and installations approved by Government Decision Nr. 285, from Annex No. 5 Sample document for the foreign assistance project/programme progress monitoring report..54 Annex No. 6. Sample document for the foreign assistance project/programme final monitoring report.56

107 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 40 Annex No. 1. Anexa nr.5 la Hotărîrea Guvernului nr. 246 din 8 aprilie 2010 Fişa de înregistrare a proiectului / Project Registration Fiche A T T E N T I O N Vă rugăm să completăţi fişa în limbile română şi engleză / Please fill on both languages Romanian and English Fişă nr. din 200 de înregistrare a proiectului (pentru Cancelaria de Stat) 1. Denumirea proiectului / Project name 2. Amplasarea (adresa, contacte, persoana de contact, , pagina web) / Location (address, contacts, contact person, , web site, staff) 3. Codul donatorului la proiect / Donor's project code 4. Donatorul / Donor 5. Acordul în baza căruia se implementează proiectul / Agreement on which base the project is working 6.

108 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 41 Data lansării (Ziua/Luna/Anul) / Start date (DD/MM/YYYY) 7. Durată proiectului (luni) / Duration (months) 8. Data încheierii (Ziua/Luna/Anul) / End date (DD/MM/YYYY) 9. Prelungirea proiectului (luni) / Project prolongation (months) 10. Beneficiar (denumirea, adresa juridică) / Beneficiary (name, legal address) 11. Instituţia partener (recepienţii) / Partner institution (Recipient) 12. Instituţia implementatoare (contractorii (nr. contractelor)) / Implementation institution 13. Bugetul total al proiectului (dolari SUA) / Total budget (USA dollars) 14. Suma alocată pentru anul curent (dolari SUA) / Amount from the total budget for current year (USA dollars) 15. Suma alocată pentru anul viitor (dolari SUA) / Amount from the total budget for next year (USA dollars) 16.

109 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 42 Suma alocată pentru anul precedent, dacă există (dolari SUA) / Amount from the total budget for previous year (USA dollars) (if applicable) 17. Suma cheltuită în anul precedent (dolari SUA) / Amount executed in previous year (USA dollars) (if applicable) 18. Naţional / Regional (dacă Regional în ce ţări) / National / Regional (if regional indicate all participated countries) 19. Sectorul (conform OECD) / Sector (from OECD), Policy objectives 20. Sectorul adiţional (conform OECD (dacă există)) / Sub-sector (from OECD (if applicable)) 21. Rezumatul proiectului / Summary of the project 22. Obiectivul de bază al proiectului / Wider Objective 23. Obiectivele specifice (componentele proiectului) / Specific Objectives (components of the project) 24. Activităţile proiectului / Projects activities 25. Rezultatele preconizate ale proiectului / Expected Outputs

110 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Tipul de asistenţa / Type of assistance (Grant, Technical Assistance) A T T E N T I O N Attach to this Project Registration Fiche Terms of Reference of your project, Copy of extract from the contract which contain name of implementing institution/organization, signing date, donor's name and duration of the contract A T E N Ţ I E Anexaţi termenii de referinţa, copia extrasului din contractul de prestare a serviciilor şi/sau lucrărilor, care conţine denumirea instituţiei - implementatoare de proiect, data semnării, donatorul şi termenul de valabilitate al contractului

111 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 44 Annex No. 2. Governmental Decision on approving the Regulations on sale and purchase of land related No 1428 from Anexa nr.1 la Regulamentul cu privire la vînzarea-cumpărarea terenurilor aferente Primăriei (municipiului, oraşului, satului (comunei) CERERE de cumpărare a terenului aferent 1. Prin prezenta se solicită cumpărarea terenului aferent (denumirea obiectului privatizat sau care se privatizează) cu o suprafaţă de ( ) (cu cifre) (cu litere) ha, situat în oraşul (satul) raionul strada (adresa conferită terenului aferent,. enumerarea adiacenţilor) În vederea perfectării contractului de vînzare-cumpărare a terenului aferent obiectului privatizat (care se privatizează) comunicăm următoarele: Cumpărarea terenului se solicită de către (denumirea de firmă completă a persoanei juridice sau a întreprinderii individuale; numele şi prenumele persoanei fizice, datele din paşaport) cu sediul (domiciliul): Republica Moldova,, certificat de înregistrare nr. din " " 199, reprezentată de (funcţia, numele şi prenumele, datele din paşaport) care acţionează în baza (documentul ce confirmă împuternicirile, numărul şi data eliberării) 2.Terenul aferent se află în folosinţa (denumirea obiectului privatizat sau care se privatizează) în baza (documentul care confirmă dreptul de folosinţă asupra terenului (decizia de atribuire, titlul de autentificare, extrasul din registrul cadastral al deţinătorilor de terenuri sau alt document existent, numărul şi data)) 3. Suprafaţa totală a terenului aferent este de (cu cifre) ( ) ha. (cu litere) 4. Din suprafaţa terenului aferent a fost exclus: terenul pe care sînt amplasate (case de locuit, alte construcţii de menire social-culturală) transmise obiectului privatizat cu drept de gestiune economică, cu o suprafaţă de ( ) ha.

112 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 45 (cu cifre) (cu litere) 5. Terenul indicat şi construcţiile amplasate pe el nu sînt în litigiu. [Pct.6 exclus prin Hot.Guv. nr.335 din , în vigoare ] Anexe: 1. Copia autentificată a certificatului înregistrării de stat a întreprinderii solicitante (persoanele fizice prezintă pentru notificare paşaportul sau alt document de identitate). 2. Copia autentificată a documentului ce confirmă dreptul de folosinţă (posesiune, beneficiere) al Cumpărătorului asupra terenului aferent şi suprafaţa acestuia (decizia de atribuire sau titlul de autentificare a dreptului deţinătorului de teren sau planul de atribuire, ori extrasul din registrul cadastral, planul terenului sau alt document existent - se prezintă în 5 exemplare); 3. Copia autentificată a contractului de vînzare-cumpărare sau a certificatului de privatizare, ori a altui document ce confirmă dreptul de proprietate al solicitantului asupra obiectului privatizat sau construcţiei nefinalizate, ce sînt amplasate pe terenul solicitat pentru cumpărare. " " 20 (semnătura reprezentantului) L.Ş. (pentru persoana juridică) [Anexa nr.1 la Regulament modificată prin Hot. Guv.nr.1023 din ] Anexa nr.2 la Regulamentul cu privire la vînzarea-cumpărarea terenurilor aferente BORDEROUL DE CALCUL AL PREŢULUI DE VÎNZARE-CUMPĂRARE A TERENULUI AFERENT " " 20 (localitatea) 1. (denumirea de firmă completă a întreprinderii, numărul şi data înregistrării de stat; numele şi prenumele persoanei fizice) 2. Adresa conferită Terenului aferent (municipiul, oraşul, satul; strada) (enumerarea adiacenţilor) 3. Suprafaţa terenului aferent necesară întreprinderii pentru îndeplinirea proceselor tehnologice, conform planului cadastral, ori, după cum este indicat în actul de stat de folosinţă a terenului sau alt document existent (documentul ce confirmă suprafaţa terenului) constituie ( ) ha. (cu cifre) (cu litere) 4. Bonitatea medie a solului stabilită pentru republică - pentru terenurile destinate construcţiilor, iar pentru terenurile cu destinaţie agricolă aferente construcţiilor private atribuite în calitate de cotă valorică din patrimoniul întreprinderilor agricole (staţii şi garaje de maşini şi tractoare, arii de păstrare şi prelucrare a cerealelor, încăperi frigorifice pentru păstrarea fructelor şi legumelor, puncte de altoire a viţei de vie şi pomilor fructiferi, sere, staţii de purificare a reziduurilor animaliere, depozite, ateliere de reparaţii, de prelucrare a materiei prime, ferme zootehnice etc.), folosite în scopul producţiei agricole şi agroindustriale - bonitatea medie a solului stabilită pentru oraşul, satul (comuna) respectiv(ă) sau, la cererea cumpărătorului de teren, bonitatea solului, stabilită pentru terenul respectiv, constituie (cu cifre) (cu litere) 5. Tariful stabilit pentru o unitate grad-hectar în anexa la Legea privind preţul normativ al pămîntului constituie ( ) lei/ha. (cu cifre) (cu litere) 6.Preţul normativ al terenului (p.3 x p.4 x p.5) constituie ( ) lei. (cu cifre) (cu litere) 7.Coeficientul la preţul normativ în funcţie de amplasarea şi amenajarea inginerească a terenului aferent este de ( ). (cu cifre) (cu litere) 8. Conform punctelor 3 sau 4 (dup caz) din anexa la Legea privind preţul normativ şi modul de vînzare-cumpărare a pămîntului, la preţul normativ calculat, se aplică coeficientul (cu cifre) (cu litere) 9.Preţul de vînzare al terenului (p.6 x p.7 x p.8) constituie ( ) lei. (cu cifre) (cu litere) Primarul (numele şi prenumele)

113 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 46 (Viceprimarul) (semnătura în clar) L.Ş. Note: 1. La vînzarea-cumpărarea terenurilor destinate construcţiilor (ocupate de obiective industriale, de transport etc.) bonitatea medie a solului stabilită pentru republică, precum şi pentru terenurile cu altă destinaţie decît cea agricolă constituie 65 (şaizeci şi cinci) grade. 2. Bonitatea medie a terenurilor cu destinaţie agricolă aferente construcţiilor private atribuite în calitate de cotă valorică din patrimoniul întreprinderilor agricole (staţii şi garaje de maşini şi tractoare, arii de păstrare şi prelucrare a cerealelor, încăperi frigorifice pentru păstrarea fructelor şi legumelor, puncte de altoire a viţei de vie şi pomilor fructiferi, sere, staţii de purificare a reziduurilor animaliere, depozite, ateliere de reparaţii, de prelucrare a materiei prime, ferme zootehnice etc.), folosite în scopul producţiei agricole şi agroindustriale, este cea stabilită pentru oraşul, satul (comuna) respectiv(ă) sau, dacă la cererea cumpărătorului de teren au fost efectuate cercetări pedologice, pentru terenul respectiv. 3. Tariful pentru o unitate grad-hectar, stabilit în anexa la Legea privind preţul normativ şi modul de vînzare-cumpărare a pămîntului, constituie: pentru terenurile destinate construcţiilor (ocupate de obiective industriale, de transport etc.), precum şi pentru terenurile cu altă destinaţie decît cea agricolă lei 96 bani (nouă mii două sute şaizeci şi patru lei şi nouăzeci şi şase bani); pentru terenurile cu destinaţie agricolă aferente construcţiilor private atribuite în calitate de cotă valorică din patrimoniul întreprinderilor agricole (staţii şi garaje de maşini şi tractoare, arii de păstrare şi prelucrare a cerealelor, încăperi frigorifice pentru păstrarea fructelor şi legumelor, puncte de altoire a viţei de vie şi pomilor fructiferi, staţii de purificare a reziduurilor animaliere, depozite, ateliere de reparaţii, de prelucrare a materiei prime, fermelor zootehnice etc.), folosite în scopul producţiei agricole şi agroindustriale necesare proceselor tehnologice lei 53 bani (două sute optzeci şi nouă lei şi cincizeci şi trei bani). [Anexa nr.2 modificată prin HG1183/ , MO154/ art.1278]

114 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 47 Annex No. 3. Law on authorizing the execution of construction works No 163 from la Legea nr.163 din privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie Anexa nr.1 Primăria municipiului, oraşului, comunei, satului CERTIFICAT DE URBANISM PENTRU PROIECTARE nr. din 201 Ca urmare a cererii depuse de, cu domiciliul/sediul telefon de contact, înregistrată cu nr. din 201 În baza prevederilor Legii privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, se C E R T I F I C Ă : Elaborarea documentaţiei de proiect pentru: situat în raionul municipiul/oraşul sectorul comuna/satul strada nr. bloc ap. 1. Regimul juridic: 2. Regimul economic: 3. Regimul tehnic: 4. Regimul arhitectural-urbanistic: Prezentul certificat nu permite executarea lucrărilor de construcţie. Documentaţia de proiect, în baza căreia se va solicita eliberarea autorizaţiei de construire, va fi însoţită de următoarele avize şi studii: PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Achitată plata de lei. Chitanţa nr. din 201. Transmis solicitantului la data de 201 direct/prin poştă. VALABILITATEA SE PRELUNGEŞTE CU LUNI PRIMAR / / SECRETAR / /

115 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 48 L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / 201 data Notă. În conformitate cu art. 26 din Legea privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, responsabilitatea pentru emiterea certificatului de urbanism pentru proiectare revine solidar semnatarilor acestuia.

116 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 49 Legea nr.163 din privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie Anexa nr.3 AUTORIZAŢIE DE CONSTRUIRE nr. din 201 Primăria municipiului, oraşului, comunei, satului Ca urmare a cererii adresate de, cu domiciliul/sediul telefon de contact, înregistrată cu nr. din 201 În baza prevederilor Legii privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, se A U T O R I Z E A Z Ă: Executarea lucrărilor de în raionul municipiul/oraşul sectorul comuna/satul strada nr. bloc ap. în următoarele condiţii: Documentaţia de proiect a fost elaborată de Termenul de începere a lucrărilor de construcţie este de luni de la data eliberării prezentei autorizaţii. Durata executării lucrărilor de construcţie nu va depăşi luni din momentul începerii lucrărilor de construcţie. PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Înregistrată cu nr. din 201 Inspector de stat în construcţii / / L.Ş. Achitată plata de lei. Chitanţa nr. din 201. Transmisă solicitantului la data de 201 direct/prin postă. TERMENUL DE ÎNCEPERE A LUCRĂRILOR SE PRELUNGEŞTE CU LUNI PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Înregistrată cu nr. din 201 Inspector de stat în construcţii / / L.Ş. 201 data

117 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 50 DURATA EXECUTĂRII LUCRĂRILOR SE PRELUNGEŞTE CU LUNI PRIMAR / / SECRETAR / / L.Ş. ARHITECT-ŞEF / / Înregistrată cu nr. din 201 Inspector de stat în construcţii / / L.Ş. 201 data Note: 1. În conformitate cu art. 26 din Legea privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie, responsabilitatea pentru emiterea autorizaţiei de construire revine solidar semnatarilor acesteia. 2. Titularul autorizaţiei de construire este obligat, în termen de 10 zile lucrătoare pînă la începerea lucrărilor autorizate, să informeze emitentul şi Inspecţia de Stat în Construcţii prin depunerea declaraţiei. Dacă solicitantul (beneficiarul) nu a prezentat declaraţia în modul şi în termenul stabilit şi se constată începerea lucrărilor, data începerii lucrărilor se consideră ca fiind ziua următoare datei de emitere a autorizaţiei de construire.

118 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 51 Legea nr.163 din privind autorizarea executării lucrărilor de construcţie Anexa nr. 5 Către primarul Către Inspecţia de Stat în Construcţii D E C L A R A Ţ I E Subsemnatul, cu domiciliul/sediul în, titular al autorizaţiei de construire/desfiinţare nr. din 201, vă comunic că la data de 201 ora vor demara lucrările autorizate de construcţie/desfiinţare a obiectului situat în raionul municipiul/oraşul sectorul comuna/satul strada nr. bloc ap. Antreprenor general Diriginte de şantier Responsabil tehnic Declar pe proprie răspundere că datele menţionate în prezenta declaraţie sînt veridice. Semnătura Data

119 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 52 Annex No. 4. Annex 2 of the Regulation for the reception of constructions and installations approved by Government Decision Nr. 285, from Anexa nr. 2 la Regulamentul de recepţie a construcţiilor şi instalaţiilor aferente PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE FINALĂ Nr. din Obiectul este executat în cadrul contractului nr. din " " 199. Lucrările au fost executate în baza autorizaţiei nr. din valabilă pînă la, de către 1. Comisia de recepţie finală şi-a desfăşurat activitatea în intervalul, fiind formată din: (numele, prenumele) 2. Au mai participat la recepţie: (numele, prenumele) (calitatea) 3. Comisia de recepţie finală, în urma examinării şi analizei lucrărilor efectuate şi a documentelor cuprinse în Cartea tehnică a construcţiei, a constatat următoarele: 1) lucrările pe specialităţi au fost executate şi recepţionate conform listei-anexă nr. 1; 2) lucrările au fost complet terminate la data de 199_; 3) observaţiile comisiei de recepţie finală sînt prezentate în lista-anexă nr. 2; 4) Cartea tehnică a construcţiei şi fişa sintetică a obiectului au fost (nu au fost) completate; 5) instrucţiunile de exploatare şi urmărire a comportării în timp a obiectului (nu) sînt în posesia utilizatorului; 6) construcţia s-a comportat (nu s-a comportat) corespunzător în perioada de la terminarea ei la data de pînă în prezent, respectiv pe o durată de luni, constatările comisiei fiind enumerate în anexa nr. 3; 7) valoarea obiectului este de lei, conform listei-anexă nr În baza constatărilor făcute, comisia de recepţie finală propune: 5. Comisia de recepţie finală motivează propunerea făcută prin: 6. Comisia de recepţie finală recomandă următoarele:

120 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page Prezentul proces-verbal, conţinînd file şi anexe numerotate, cu un total de file, a fost încheiat astăzi la în exemplare. Comisia de recepţie finală: Preşedinte: Specialişti: Membri: (numele, prenumele, semnătura) 8. Concluzia Inspecţiei de Stat în Construcţii: Lucrarea " " 199 L.Ş. (semnătura) (funcţia, numele, prenumele) INVESTITOR

121 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 54 Annex No. 5. Sample document for the foreign assistance project/programme progress monitoring report Project title Donor Recipient Beneficiary Contractor Project manager Contact person Contact person Contact person Budget Project date of commencement Project date of completion Main activities Intended date of commencement De facto commenced Intended date of completion De facto completed Planned output De facto output Comments Answer the questions in the Comments column for each activity If the activity is completed with a delay, which is the reason? Were problem settlement actions taken? Did the actions achieve the expected output? Are the outputs of expected

122 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 55 quantity/quality? Can/will they be used? Do the outputs contribute to the achievement of the expected outcomes? If not, why? Recommendations Is it necessary to take settlement/recovery actions for speeding up the project implementation? If so, formulate the issue and propose appropriate actions, who should take them and until when?

123 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 56 Annex No. 6. Sample document for the foreign assistance project/programme final monitoring report Project title Donor Recipient Beneficiary Contractor Project manager Contact person Contact person Contact person Budget Project date of commencement Project date of completion Main activities Intended date of commencement De facto commenced Intended date of completion De facto completed Planned output De facto output Comments Comment on the quality and importance of the output and the areas where it will be used

124 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 57 Outcomes Performance indicators Comment on the extent to which the achieved outcomes are satisfactory to the Beneficiary. Use the indicators from the logframe matrix and also make a reference to the output quality, if appropriate. Specific objectives Performance indicators Comment on the extent to which the objectives have been achieved. Use verification indicators from the project logframe matrix Impact (potential) Comment on the extent to which the project/programme contributed to the achievement of the general objective set out in the project terms of reference or in other documents and the impact it has had or will have on the sector/area, which the project intended to support Sustainability (potential) Comment to what extent the project outcomes are sustainable At the policy level: are there any changes envisaged which could have a positive impact on or undermine the obtained results? At the institutional level: is it necessary that the achieved results be accompanied by the development or strengthening of capacities of a particular institution? Is such a measure planned? Financially: in many cases the project results will require additional financing (e.g. operational costs, salaries). Are these available?

125 Guide to the national requirements in Moldova relevant for the implementation of projects financed under ENPI CBC Programmes Page 58 Recommendations Comment on what subsequent actions are required to ensure sustainability of the achieved results, by whom and when. Comment on how the results/practices can be disseminated amongst other institutions/projects. Comment on the general evaluation of contractor s performance. Comment on anything which you find important to take into account when developing/preparing a similar project for the future. Comment if supplementary assistance is required in order to strengthen and expand the outcomes attained by the project.