Microsoft Outlook 2010 Outlook Web Access (OWA)

Transcription

1 Microsoft Outlook 2010 Outlook Web Access (OWA) A quick reference guide to b becoming familiar with the Microsoft Outlook Web Access interface including logging in, understanding tools for composing or working with calendars, and the out of office assistant j

2 Table of Contents Objectives... Page 4 Getting Started with the OWA What is the OWA?... Page 5 How do I Log In?... Page 5 Looking at the Work Area... Page 6 Using the OWA Using Mail... Page 7-9 Setting Up a Signature... Page 9 The Out of Office Assistant... Page 10 Calendar Activity Working with Calendars... Page 11 Creating Appointments... Page 12 Meeting Requests... Page Resources... Page 13 Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 2

3 Last Modified: March 2013 Objectives Introduce the Microsoft Office Outlook Web Access (OWA) Log in Preparing and Receiving Messages Apply Signatures Work with Calendars Set up an Out of Office Assistant Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 3

4 Getting Started with the OWA What is the Outlook Web Access? Outlook Web Access (OWA) เป นว ธ ท ใช เว บเพ อใช งาน Outlook จากคอมพ วเตอร เคร องใด ๆ ก ได ก บเว บเบราว เซอร เช น Internet Explorer เพ อเข าบ ญช อ เมล ของค ณ ค ณจะต องใช URL ด งต อไปน... หร อ โดยการเป ด IE ข นมาก อนจากน นพ มพ Link ให ถ กต องแล วกด Enter The Logon Screen Click เพ อเข าหน าแรกของ Outlook Web Access (OWA) จากน นจะเข าส หน าจอการ Login ภายใต ข อกาหนดทางด านความปลอดภ ยให เล อกต อไปน เล อก This is public or Share computer ถ าเคร องน นไม ใช ของค ณ เล อก This is a private computer ถ าเคร องน นเป นเคร องท เราใช ส วนต ว Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 4

5 1. ภายใต ขอกาหนดทางด านความปลอดภ ยอธ บายได ด งน : a. This is a public or shared computer: ถ าค ณใช เคร องท ต องใช งานร วมก บคนอ น หร อเคร องสาธารณะ แล ว ระบบจะทาการ Log out ค ณกรณ ท ค ณไม ได ทาการ Log out จร ง หร อล มทาการ log out เม อเวลาผ าน ไป 15 นาท b. This is a private computer: สาหร บกรณ ท เป นเคร องส วนต วระบบจะย งคง อน ญาตให ค ณท งหน าจอ 2. เม อเล อก Option น เสร จแล วให ใส User Name: italthaigroup\user name ของค ณเอง Password: รห สผ านของค ณเอง 3. จากน นให คล กป ม OK คล กป ม OK เพ อเร มต นใช งาน OWA ได แล ว 4. จากน นค ณก สามารถเร มต นใช งาน Outlook Web Access ได แล ว ซ งหน าตาจะเหม อนก บ Microsoft Outlook 2010 Client เก อบ 100% แต เป นแบบ Web Interface เท าน นเอง Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 5

6 Getting Started with the OWA The OWA User Interface หน าตาของ Outlook Web Access (OWA) จะคล ายก บ Microsoft Outlook Client มาก เพ ยงแต Feature อาจจะน อยกว าเท าน นเอง แต โดยรวมของการใช งานอ เมล ถ อได ว าเพ ยงพอ และด มากๆ สาหร บ หน าจอของ OWA ประกอบไปด วย 4 ส วนหล กๆ ด งต อไปน Folder Viewing Pane: เป นพ นท Windows สาหร บแสดง อ เมล ท อย ใน Inbox ของเรา ส วนต วอ กษรต วหนาแสดงถ ง เมล ท เราย งไม ได อ าน 2. Reading Pane: เป นส วนท แสดงเน อหาเมล เม อเราคล กเล อกท เมล ในแต ละฉบ บ เน อหาแต ละเมล จะถ กแสดงในหน าจอน ทาให ง ายต อการเข าถ งเน อหาเมล แต ละฉบ บ 3. Folder List Pane: เป นส วนท แสดงรายการใน personal folders คล กเล อกในแต ละรายการของ Folder List จะแสดง รายละเอ ยดใน Folder Viewing Pane. 4. Navigation Pane: หน าต างน อน ญาตให เราทาการเปล ยนจากการทางานก บอ เมล ไปทางานก บส วนอ นๆ หร อเข าไปส วน อ นๆ เช นการสล บจาก Inbox, Calendar, Address Book (Contacts), และ To-Do list (Tasks) ไปมาระหว างก น Using the Mailbox Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 6

7 Using Mail การอ านข อความในอ เมล จาก Inbox ทาได ง ายๆ แค คล กท อ เมล ท ต องการอ านจากน นเน อหาในอ เมล จะปรากฏใน folder view pane. ข อความอ เมล จะปรากฏ และพร อมให ท านอ านเน อหาได เลยท นท อย างไรก ตามเราสามารถทาการ Double Click ท อ เมล เพ อให เป ดอ านอ เมล อ กหน าต างหน งได Access (OWA). To check for new messages: คล กท ป ม the Check for new messages ตามร ปท แสดง To open a message: To delete a message: 1. คล กเล อกอ เมล ท ต องการลบ Double-click ท อ เมล เพ อเป ดอ เมล ใหม อ กหน าต าง ซ งแยกจากหน าต างหล กของ Outlook Web 2. คล กท ป ม Delete toolbar button, หร อกดป ม Delete key ท keyboard ได เลยท นท To open message attachments: 1. คล กเล อกอ เมล ท ม การแนบไฟล มาก บอ เมล 2. ท ห วของอ เมล คล กเล อกช อไฟล ท แนบมา 3. คล ก Open เพ อเป ดไฟล แนบ Windows จะทาการเล อกโปรแกรมท เหมาะสมท สามารถเป ดไฟล น นได ข นมางานท นท To reply to a message: 1. คล กเล อกอ เมล ท ต องการตอบกล บ หร อส งต อ following options คล กป มน เพ อตอบกล บอ เมล ไปย งผ ส งเมล มาหาเรา คล กป มน เพ อตอบกล บไปย งท กคนท อย ในการสนทนาในเมล ฉบ บน คล กป มน ส งต ออ เมล ไปย งผ ร บอ นๆ ท ไม ได อย ในการสนทนาทางในอ เมล น 2. จากน นใส ช อผ ร บปลายทางท To field 3. ใส ข อความท ต องการส อสารใน message body 4. คล กป ม send Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 7

8 Using the Mailbox To create a new message: 1. เร มต นจาก Inbox > คล ก New Message 2. ใส ช อ หร อ address ของผ ร บปลายทางใน To field, เพ มคนอ นๆ โดยการค นด วย semi-colon (;) 3. ถ าต องการท จะสาเนาถ งคนอ นๆ ให ใส ช อในช อง Cc field และสามารถเพ มคนได ตามท ต องการได เหม อนก บการส งไปถ งผ ร บ โดยตรง 4. ถ าต องการส งสาเนาล บให คนท เราต องการให เขาทราบ แต ไม อยากให คนท อย ในเมล ทราบว าเราส งถ งคนน ด วยสามารถเพ มใน Bcc field โดยเร มต นจากการคล กท To. หร อ Cc. ก ได จะปรากกฎช อง Bcc ให เราใส อ เมล ได 5. ใส ช อของอ เมล ได ในช อง Subject 6. เพ มเอกสารแนบได โดยการคล กท ป มแนบเอกสารจากน นทาการ Brow หาเอกสารท ต องการส งได เลย 7. เพ มความสาค ญของเอกสารได โดย Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 8

9 - Red explanation button เพ อบอกว าเอกสารน นสาค ญมากๆ - Blue down arrow เพ อบอกว าจดหมายน นม ความสาค ญน อยมาก - Selecting neither will send the as normal importance 8. ใส เง อนไขลงในอ เมล เพ อตรวจสอบว าระบบได ทาการส งอ เมล ถ งผ ร บหร อย ง และผ ร บได ทาการอ านอ เมล เราไปหร อย ง - คล กท Options button from the toolbar - คล กเล อก options ท เราต องการตรวจสอบสถานะอ เมล ภายใต Tracking Options - Click OK 9. จากน นคล ก Send Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 9

10 The Address Book (Recipients) Recipients Signatures ค ณสามารถตรวจสอบบ ญช รายช อผ ร บได จาก global address book เม อเราเข ยนอ เมล ฉบ บใหม หร อเพ มผ ส งในการตอบ กล บ หร อส งอ เมล ต อ To check recipient names: คล กท ป ม Check Names ถ าเราใส ช อผ ด หร ออ เมล ผ ด Outlook Exchange จะไม สามารถหาช อได (or address) ด งน นช อจะ ปรากฏเส นใต ส แดง เป นส ญล กษณ บอกว าช อน นผ ดเราต องทาการใส ให ถ กต อง คล กช อท ผ ด และกดเล อก Delete เพ อเอาช อท ผ ดออก จากน น OK To find recipients in the Address Book: เม อเราเล อกท จะเข ยนอ เมล ใหม ท ก คร งต องม การใส อ เมล กดท ท To หร อ Cc อย างได อย างหน ง เพ อความแน ใจตรวจสอบก อนว า Default Global Address List ถ กเล อกแล ว ใส ช อ หร อคาอธ บายเก ยวก บผ ร บ (description) ในท ท เราต องการใส ไม วาจะเป น To. หร อ Cc. คล ก Find เล อกช อผ ร บท เราต องการ เล อกช อในให อย ในช อง To หร อ Cc จากน นคล กท ป ม OK ลายม อช อ หร อข อม ลท เก ยวก บเรา ค อส งท เราต องการใส ท กคร งเราส งอ เมล ไปถ งผ ร บ ปกต แล ว Signatures จะอย และข อม ลท เก ยวก บบร ษ ทของเราเข าไป เช น ช อนามสก ลเต ม ตาแหน ง ท อย เบอร โทร เบอร แฟกซ หร ออ นๆ ส วนท ายของอ เมล To set up a signature: 1. คล กท ป ม Options 2. เล อกท Settings จากน นด ท ส วน แสดงทางด านซ าย หร อ navigation เพ อให แน ใจว า Mail tab อย บนส ด Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 10

11 Using Calendars 3. ในหน าต าง Signature window ใส ข อม ลท เก ยวก บต วเรา และข อม ลท ต องการใส 4. คล กเล อกท Automatically include my signature on outgoing messages. 5. คล กเล อกป ม Save ท อย ทางด านขวาม อ The Out of Office Assistant Out of Office Assistant บางคร งเราต องออกเด นทาง หร อไปทางานในท ท ไม สามารถ เข าถ งอ เมล เราได หร อลาพ กร อน ซ งเราอยากให ผ ส งร บทราบว าต อนเรา ไม สามารถท จะร บอ เมล ท เขาส งมาได แต เราได ร บอ เมล น นแล ว เราเร ยกว า Out of Office Assistant เราอาจจะใส ข อความ ด งต วอย างต อไปน Thank you for your . I am out of the office till Monday, 27th of April 2009 and your will not be forwarded. Should the matter be important, please contact XXXX XXX ( address) in my absence. Best regards Your Name To set up an Out of Office Assistant: 1. คล กท ป ม Options 2. เล อก Account จากเมน ด านซ ายม อ 3. ด ทางด านขวา และทาการคล กท ป มท บอกว า, Tell people you re on vacation 4. เล อก, Send automatic replies จากน นใส ข อความ Out of Office ได เลย Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 11

12 5. ใน Text box, พ มพ ข อความตามต วอย าง ด านบน 6. จากน นคล ก Save Calendars ใน Outlook Web Access ข ดความสามารถของ calendar จะคล ายๆ ก บท ม Microsoft Outlook2010. เรา สามารถใช calendar tools ได ตามท เราต องการ โดยค าเร มต นของ calendar จะเป นแบบ day view เราสามารถเปล ยน ให เป นแบบ daily, weekly และ monthly view ได จากน เราสามารถท จะเป ดด ตารางน ดหมาย หร อสร างตารางการน ด หมายใหม ๆ ได แล ว Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 12

13 Using Calendars To open and view your calendar: 1. คล กท ป ม Calendar ทางต านเมน ทางด านซ ายม อ 2. ต องการด ตารางน ดหมายโดยด เป นว นสามารถคล กท ป ม Today ท เมน ด านบน 3. ต องการด ตารางน ดหมายโดยด เป นอาท ตย สามารถคล กท ป ม Work Week หร อ Week ท เมน ด านบน 4. ต องการด ตารางน ดหมายโดยด เป นเด อนสามารถคล กท Month ท เมน ด านบน Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 13

14 Using Calendars Creating Appointments: (Meeting Requests) 1. คล กท ป ม New เพ อเร มต นการน ดหมาย 2. คล ก Appointment 3. ใส ช อของการน ดหมาย เพ อให ส อก บการน ด หมาย เช นน ดประช มเพ อรวบรวมความ ค ดเห นต าง ๆ 4. ใส สถานท ท ต องการน ดหมาย เช นห อง ประช ม หร อสถานท ท ต องการน ดหมาย 5. เล อกว นท ต องการน ดหมาย โดยระบ ว น เร มต น และว นท ส นส ดการน ดหมาย โดย เล อกจาก drop-down list ได เลย 6. จากน นใส เน อหาของการน ดหมาย เช น รายละเอ ยด หร อห วข อท เราต องการประช ม รวมท งแนบ File ท ต องการใช ได ด วย 7. จากน นก เช ญคนท เราต องการน ดหมาย โดย การคล กท ป ม ร ปจดหมายด านบน และใส ช อคนท เราต องการน ดหมาย จากคล ก Send Responding to Meeting Requests: ถ าม คนส งตารางน ดหมายมาให เราสามารถท จะตอบร บ หร อไม ตอบร บได ท งน เราต องตอบร บไม ว าจะทางได ทางหน ง ด งต อไปน 1. Double-click ท meeting ท ม คนส งมาใน inbox 2. จากน นเล อกท ตอบได 3 แบบต อไปน : ตอบร บการน ดหมายคร งน ถ าไม แน ใจก ตอบร บแบบอาจจะเข าร วมการน ดหมาย ตอบปฎ เสธกรณ ท เราไม สามารถตอบร บการน ดหมายได จร งๆ Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 14

15 Using Calendars 3. จากน นตารางน ดหมายท อย ใน Inbox ก จะหายไป ส วนตารางท เราตอบร บ หร ออาจจะเข าร วมกาน ดหมายจะไปอย ท Calendar ของเรา 4. เข าไปใน Calendar เพ อด ว าตารางการน ดหมายได เข าไปอย ใน Calendar ของเราแล ว To report any issues, contact the IT Technical Support Center at x6281 Microsoft Outlook Web Access (OWA) Page 15