Pivot Table. Excel Ptm0412. Biên soạn:

Transcription

1 Pivot Table Excel 2003 Biên soạn: Ptm0412

2

3 LỜI NÓI ĐẦU PivotTable là một công cụ rất mạnh của Excel, từ Office 97 đã có hiện diện của PivotTable rồi. Trải qua các phiên bản khác nhau của MSOffice, công cụ này ngày một cải tiến và trở thành công cụ phân tích hàng đầu trong Excel. Không biết PivotTable, người dùng có khi phải sử dụng những công thức tính tổng, đếm, trung bình, có điều kiện, nếu 2 điều kiện trở lên, sẽ phải dùng công thức mảng hoặc hàm SUMPRODUCT. Khi dữ liệu lên đến chục ngàn dòng, thì các công thức này khiến cho bảng tính chạy một cách ì ạch, khó chịu. Hơn nữa, có những dạng bảng phân tích dữ liệu hai chiều, việc tách một phần dữ liệu ra thành tiêu đề hai chiều dọc và ngang, có khi phải dùng VBA để giải quyết. Trong khi đó, nếu sử dụng PivotTable, bạn chỉ việc làm theo wizard, và dùng chuột kéo thả. Mỗi lần kéo thả bạn sẽ có một dạng phân tích khác, tuỳ nhu cầu. Một ưu điểm mạnh của Pivottable là có thể phân tích với nhiều cấp, tương tự tính tổng nhiểu điều kiện. Với PivotTable 2003, bạn có thể phân tích theo %, có thể tạo field tính toán và phân tích field mới này, và nhiều tính năng khác. PivotTable làm việc hiệu quả và nhanh chóng cho dù bạn có dữ liệu rất nhiều dòng. Pivotable có nhược điểm là không dùng nó để trình bày như một báo cáo chính thức. Kể cả với Office 2007 hay 2010, các dạng trình bày định dạng có sẵn rất đa dạng và phong phú, không ai muốn in nó ra như một báo cáo, vì không đúng mẫu (form of report) chính thống. Dù vậy, sức mạnh của PivotTable là chưa thể thay thế trong rất nhiều trường hợp. Trong tập sách nhỏ này, tôi xin giới thiệu các bạn PivotTable từ căn bản đến nâng cao, và một số ứng dụng của nó trong công tác kế toán. Giới thiệu là việc của tôi, còn ứng dụng, là việc của các bạn, chúc thành công. Kỷ niệm 4 năm thành lập Diễn đàn Giải pháp Excel Ptm0412

4 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 1 1 PivotTable cơ bản I. KHÁI NIỆM Pivot Table là 1 công cụ cu a Excel dùng tô ng hơ p và phân tích dữ liệu với nhiều góc độ và nhiều cấp khác nhau. Thí dụ bạn có dữ liệu về doanh thu cu a nhiều cửa hàng, nhiều nhóm mặt hàng, ở nhiều tỉnh khác nhau, trong những khoảng thời gian khác nhau (thí dụ năm) như sau: Đại lý Tỉnh Mặt hàng Năm Doanh thu B HCM Điện tử B HCM Điện gia dụng A HCM Điện cơ A HCM Điện tử C An Giang Điện gia dụng C An Giang Điện cơ D An Giang Điện gia dụng D An Giang Điện cơ D An Giang Điện gia dụng D An Giang Điện cơ E Hà nội Điện tử E Hà nội Điện tử E Hà nội Điện cơ F Hà nội Điện cơ F Hà nội Điện gia dụng F Hà nội Điện gia dụng G Huế Điện gia dụng G Huế Điện tử G Huế Điện tử

5 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 2 Bây giờ bạn muốn tô ng hơ p: Doanh thu từng tỉnh Doanh thu từng nhóm hàng Doanh thu từng đại ly Doanh thu từng năm Và bạn muốn phân tích: Doanh thu từng tỉnh theo từng mặt hàng Doanh thu từng đại ly theo từng mặt hàng Doanh thu từng năm cu a từng tỉnh Doanh thu từng đại ly theo năm Doanh thu từng năm theo nhóm hàng Chi tiê t Doanh thu từng nhóm hàng cho từng đại ly, nhóm theo tỉnh. Phân tích theo bất cư kiê u nào bạn có thê nghi ra. Những dạng báo cáo tô ng hơ p phân tích này không phải phâ n mềm kê toán nào cu ng đáp ư ng đươ c, trong khi nhu câ u quản ly rất đa dạng. Bạn có thê làm tất cả những bảng này chỉ bă ng dùng chuột ke o thả với công cụ Pivot Table. II. THỰC HIỆN 1. Tô cho n vùng dữ liệu, vào menu Data Pivot Table and Pivot Chart Report:

6 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 3 2. Xuất hiện hộp thoại Pivot Table 3 step. Nhấn Next: - Nhấn Next: - Cho n Existing worksheet hoặc New worksheet, nhấn Finish:

7 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 4 3. Ke o và thả: Bạn nhấn Layout đê thư c hiện tiê p: Ke o thả các trường dữ liệu câ n thiê t vào Pivot Table: - Trường tô ng hơ p cấp cao nhất vào Page (thí dụ Năm) - 1 hoặc 2 Trường tô ng hơ p cấp thấp hơn vào Row (thí dụ Tỉnh, sau đó là Đại ly ) - 1 hoặc 2 Trường phân tích vào Column (thí dụ Mặt hàng) - Trường dữ liệu phân tích vào Data (thí dụ Doanh thu)

8 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 5 Bạn cu ng có thê nhấn vào nu t Option đê cho n một số mục câ n thiê t: - Cho n Merge cell cho các field cấp cao - Cho n có hay không có do ng cột Sub Total Nhấn Finish đê ra kê t quả. Đi nh dạng lại bảng Pivot Table nê u muốn. Phâ n Layout và Option có thê làm lại bất cư lu c nào kê cả sau khi đa ra kê t quả.

9 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 6 III. CÁC THU THUÂ T TRONG PIVOT TABLE 1. Xem tư ng phâ n ba o ca o: Kê bên mô i tên trường cu a Pivot table, bạn se thấy có một nu t có hi nh tam giác, nhấn vào se xô xuống cho bạn cho n xem một, hoặc vài nhóm dữ liệu. 2. Thay đô i câ u tru c ba ng phân ti ch: Bạn có thê dùng chuột ke o thả: thêm, bớt, hoán vi, các trường trong Pivot table đê cho ra một mâ u phân tích mới: - Ke o trường năm từ Page xuống Row:

10 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 7 - Ke o thả trường Năm từ trước ra sau trường Tỉnh: - Ke o bo trường Năm ra ngoài, và ke o trường Mặt hàng từ vùng Column xuống vùng Row: - Hoán vi hai trường Tỉnh và Mặt hàng:

11 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 8 - Ke o trường Tỉnh bo lên Column: - Và lập bất cư mâ u phân tích nào bạn muốn, hoặc bạn nghi ra, chỉ bă ng cách ke o thả: thêm, bớt, đô i chô, hoán vi. Tuy nhiên, đừng làm chuyện vô nghi a như cho Đại ly nă m ở cấp cao hơn Tỉnh. Vi một tỉnh có thê có nhiều Đại ly, nhưng mô i Đại ly chỉ nă m trong một tỉnh, rốt cuộc là liệt kê tất cả ra mà chă ng tô ng hơ p hơn đươ c gi so với chỉ một trường Đại ly. 3. Sư a chư a, đi nh da ng như ng Sub Total: Bạn rà chuột vào bên trái các Row Subtotal, hoặc bên trên những Column SubTotal, khi nào hiện lên mu i tên nho xíu màu đen, thi click, ta se cho n đươ c toàn bộ các Sub Total (xem hi nh bên) Bây giờ bạn có thê : - Tô màu do ng Sub Total - Sửa Điện cơ Total thành Cộng Điện cơ (chỉ sửa cho một ô, các ô co n lại tư động đô i theo). 4. Â n ca c do ng SubTotal va Total: Click cho n những mục câ n â n, nhấn chuột phải, cho n Hide. 5. Thay đô i vu ng dư liê u nguô n: Nê u bạn rành về Excel, tôi khuyên bạn nên dùng một Name động đê đặt cho vùng dữ liệu nguô n cho Pivot Table. Khi bạn cập nhật dữ liệu nguô n theo thời gian, Name động se tư tính lại kích thước vùng dữ liệu, và Pivot table se cập nhật theo.

12 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 9 Nê u bạn không biê t tí gi về Name, ha y làm theo cách sau: - Nhấn chuột phải vào Pivot table, cho n Pivot Table wizard - Nhấn Back đê trở về step 2 cu a phâ n 1. - Cho n lại vùng dữ liệu mơi. 6. Điê u chi nh vi tri hai trươ ng dư liê u do ng tha nh cô t: Giả sử bạn muốn phân tích cả Doanh thu và Lơ i nhuận, và khi bạn ke o thả Trường Lơ i nhuận vào vùng Data bạn có đươ c: Muốn chuyê n về theo dạng cột thay vi do ng giống như thê này: Tỉnh Doanh thu Lợi nhuận An Giang Hà Nội

13 Phần 1 - Pivot Table cơ bản 10 Nhấn chuột phải vào ô Data, cho n Order Move to Column. Kê t quả:

14 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 11 2 PivotTable nâng cao I. YÊU CẦU CƠ BA N KHI THỰC HIỆN PIVOT TABLE Đa nói về Pivot Table là nói về tô ng hơ p và phân tích. Đa nói về phân tích là phải có tiêu chi phân ti ch: - Tiêu chí phân tích là bất kỳ tiêu chí nào có thê dùng đê phân loại dữ liệu. Thí dụ tiêu chí loại chi phí, tiêu chí kỳ báo cáo, tiêu chí nhóm sản phâ m, tiêu chí vùng thi trường, tiêu chí loại khách hàng, thậm chí phân loại khách hàng cu ng có nhiều cách phân loại: phân loại theo khách mua sỉ, lẻ; phân loại theo doanh số lớn nho - Phân loại dữ liệu câ n chính xác, không trùng lắp, không mơ hô. Mô t do ng dư liê u chi có thể nằm trong 1 loa i, không đươ c hơn. Thí dụ nê u đa có loại chi phí Văn Pho ng thi không đươ c có chi phí Điện thoại. Muốn có chi phí Điện thoại thi phải tách chi phí Văn Pho ng ra: chi phí Điện thoại, mư c in, văn pho ng phâ m, lương nhân viên Văn Pho ng, cái gi không câ n quá chi tiê t thi gộp vào chi phí linh tinh. Đó là nói về phân tích, co n nói về Pivot Table: Pivot Table cu ng yêu câ u chính xác y như vậy thậm chí nê u bạn gõ sai chính tả, dư dấu space, thiê u dấu sắc, dấu huyền; Pivot cu ng coi như 1 loại mới và tách riêng ra. Thí dụ trong bảng Pivot Table trên nê u tất cả dữ liệu cột Thành phố Hô Chí Minh trong cột tỉnh là HCM, lo t vào 1 ô HCM (dư 1 khoảng trắng) thi se bi tách riêng ra 1 do ng như sau: ô tô màu cam là ô gõ dư khoảng trắng, thê hiện do ng HCM thư 2 trên Pivot Table. Tỉnh Đại lý Total An Giang C D Hà Nội E F HCM A B H I HCM A Huế G J Grand Total

15 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 12 Như vậy đê cho Pivot Table làm tốt bạn phải làm theo đu ng cách. Tôi gơ i y một quy tri nh như sau: Lấy dữ liệu thô Cho n tiêu chí phân tích 3. Lập 1 danh sách các loại dữ liệu theo tiêu chí trên, phân bao nhiêu loại tùy bạn, nhưng tên từng loại phải chính xác và ngắn go n. Nê u tiêu chí này có sẵn trong dữ liệu thô: kiê m tra tính chính xác cu a các loại dữ liệu trong tiêu chí đó. Nê u việc kiê m tra khó khăn do dữ liệu nhiều, tốt nhất là làm 1 Danh sách mới. 4. Thêm 1 cột vào dữ liệu thô. Trong cột này mô i do ng dữ liệu phải cho n 1 loại trong Danh sách đa làm ở bước 3, chính xác từng ky tư. Tốt nhất là dùng validation đê cho n Nê u bạn câ n phân tích nhiều tiêu chí, làm lại bước 3 và 4 cho mô i tiêu chí. Tiê n hành tạo Pivot Table. II. CÁC PHƯƠNG PHÁP THÔ NG KÊ ĐÔ I VƠ I TRƯỜNG DƯ LIỆU A. Các phép thống kê thông dụng Pivot table không chỉ có thống kê tô ng, nó có thê thống kê số lươ ng, số lớn nhất, nho nhất, số trung bi nh,... Thí dụ ta có bảng điê m thi 5 môn cu a ho c sinh 3 lớp như sau: STT Tên HS Lơ p Môn Điê m 01 Nguyê n văn 01 6A1 Toa n 8,3 02 Nguyê n văn 02 6A1 Văn 6,9 03 Nguyê n văn 03 6A1 Ly 9,7 04 Nguyê n văn 04 6A1 Ho a 6,9 05 Nguyê n văn 05 6A1 Sinh 6,5 06 Nguyê n văn 06 6A1 Toa n 9,2 07 Nguyê n văn 07 6A2 Văn 8,1 08 Nguyê n văn 08 6A2 Ly 10,0 09 Nguyê n văn 09 6A2 Ho a 8,9 10 Nguyê n văn 10 6A2 Sinh 7,4 11 Nguyê n văn 11 6A2 Toa n 8,0 12 Nguyê n văn 12 6A2 Văn 7,8 13 Nguyê n văn 13 6A3 Ly 8,7 14 Nguyê n văn 14 6A3 Ho a 7,2 15 Nguyê n văn 15 6A3 Sinh 8,1 16 Nguyê n văn 16 6A3 Toa n 7,7 17 Nguyê n văn 17 6A3 Văn 6,9

16 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 13 Bây giờ ta muốn thống kê: - Số ho c sinh mô i lớp dư thi - Điê m cao nhất cu a mô i lớp - Điê m thấp nhất cu a mô i lớp - Điê m trung bi nh mô i lớp Ha y tạo 1 Pivot table với cấu tru c như sau: Ke o thả Lớp vào Rows, Tên HS và điê m vào Data. Data Lơ p Count of Tên HS Sum of Điê m 6A1 6 47,5 6A2 6 50,2 6A3 5 38,6 Grand Total ,3 Vi trường tên HS là text, nên Excel tư gán công thư c là count: 2 lớp có 6 HS và 1 lớp có 5 HS. Trường Điê m là số (number) nên Excel tư gán công thư c Sum. Sửa trường Tên HS thành Số HS cho oai. Nhấn chuột phải vào trường Sum of Điê m, cho n field setting. Cho n lại là Max thay vi Sum, sửa tên field thành Điê m lớn nhất Kê t quả: Lớp Số HS Điê m lớn nhất 6A1 6 9,7 6A2 6 10,0 6A3 5 8,7 Grand Total 17 10,0

17 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 14 Ke o thả Trường điê m vào 2 lâ n nữa, một lâ n là Min và 1 lâ n là Average ta se có; Lớp Số HS Điê m lớn nhất Điê m nho nhất Điê m trung bi nh 6A1 6 9,7 6,5 7,92 6A2 6 10,0 7,4 8,37 6A3 5 8,7 6,9 7,72 Grand Total 17 10,0 6,5 8,02 Nê u thay vi trường Lớp, ta ke o trường Môn vào Row, ta se có: Môn Số HS Điê m lớn nhất Điê m nho nhất Điê m trung bi nh Hóa 3 8,9 6,9 7,67 Ly 3 10,0 8,7 9,47 Sinh 3 8,1 6,5 7,33 Toán 4 9,2 7,7 8,30 Văn 4 8,1 6,9 7,43 Grand Total 17 10,0 6,5 8,02 B. Các phép thống kê đă c biê t Quay trở lại phâ n Doanh thu và Lơ i nhuận cu a dữ liệu mâ u phâ n Phân ti ch % Doanh thu trên ca nươ c: Ke o tỉnh và đại ly vào Row, Doanh thu ke o 2 lâ n vào Values: 1 lâ n là Sum, 1 lâ n là % of Total trong hộp thoại Field setting.

18 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 15 Ti nh Đa i lý Doanh thu % Doanh thu ca nươ c An Giang C ,23% D ,66% An Giang Total ,89% Hà nội E ,59% F ,12% Hà nội Total ,71% HCM A ,17% B ,55% H ,80% I ,74% HCM Total ,27% Huê G ,18% J ,96% Huê Total ,14% Grand Total ,00% Ta thấy doanh thu tỉnh An Giang chiê m 32,89% Doanh thu cả nước, trong đó đại ly C chiê m 8,23% và đại ly D, 24,66%. (cộng 32,89%) 2. Phân ti ch % tăng gia m Doanh thu tư ng ti nh so vơ i năm trươ c: Ke o trường tỉnh và trường năm vào Rows, Doanh thu ke o 2 lâ n vào Data, 1 lâ n tính Sum và 1 lâ n % Difference from năm, Previous

19 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 16 Kê t quả: Ti nh Năm Doanh thu An Giang % Tăng gia m Doanh thu so vơ i năm trươ c ,44% ,20% ,97% ,32% ,67% An Giang Total Hà nội ,67% ,59% ,30% ,49% ,67% Hà nội Total HCM ,52% ,61% ,10% ,39% ,06% HCM Total Huê ,47% ,57% ,04% ,30% ,14% Huê Total Grand Total

20 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 17 Có thê kê t hơ p mư c tăng giảm và tỷ lệ tăng giảm so với năm trước: Ti nh Năm Doanh thu An Giang Mức Tăng gia m Doanh thu so vơ i năm trươ c % Tăng gia m Doanh thu so vơ i năm trươ c ,44% ,20% ,97% ,32% ,67% An Giang Total Hà nội ,67% ,59% ,30% ,49% ,67% Hà nội Total HCM ,52% ,61% ,10% ,39% ,06% HCM Total Huê ,47% ,57% ,04% ,30% ,14% Huê Total Grand Total

21 Phần 2 - Pivot Table nâng cao Phân ti ch % tăng gia m Doanh thu tư ng ti nh so vơ i năm chọn la m năm gốc: Tính mư c tăng giảm doanh thu và tỷ lệ tăng giảm doanh thu so với năm gốc là năm Ti nh Năm Doanh thu An Giang Mức Tăng gia m Doanh thu so vơ i năm 2001 % Tăng gia m Doanh thu so vơ i năm ,44% ,94% ,19% ,17% ,54% An Giang Total Hà nội ,67% ,63% ,23% ,05% ,64% Hà nội Total

22 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 19 HCM ,52% ,48% ,69% ,89% ,16% HCM Total Huê ,47% ,97% ,71% ,49% ,60% Huê Total Grand Total Tỷ lê so vơ i 1 dư liê u cu ng câ p du ng la m mốc so sa nh: So sánh từng mặt hàng cu a mô i tỉnh với cùng mặt hàng cu a TP HCM.

23 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 20 Ti nh Mặt ha ng Doanh thu So sa nh Doanh thu vơ i TP HCM An Giang Điện cơ ,07% Điện gia dụng ,52% An Giang Total ,54% Hà nội Điện cơ ,73% Điện gia dụng ,03% Điện tử ,62% Hà nội Total ,33% HCM Điện cơ ,00% Điện gia dụng ,00% Điện tử ,00% HCM Total ,00% Huê Điện cơ ,20% Điện gia dụng ,86% Điện tử ,63% Huê Total ,24% Grand Total Điện cơ An Giang so với Điện cơ TP HCM là 178,07%, mặt hàng Điện gia dụng An Giang so với Điện gia dụng TP HCM là 283,52%. Nhưng tô ng số cu a An Giang chỉ bă ng 135,54% cu a TP HCM vi không bán đươ c mặt hàng Điện tử. TP HCM so với chính nó nên tất cả đều 100%. C. Công cụ Group Đối với một số trường cu a Pivot Table loại trường số và trường ngày tháng, ta có thê Group chu ng lại. 1. Group trươ ng loa i số: Giả sử với dữ liệu Doanh thu như trên ta có thê Group trường Năm thành nhóm 2 năm, hoặc 3 năm như sau: Bấm chuột phải vào trường Năm trên Pivot Table, cho n Group:

24 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 21 Kê t quả: - Group 2 năm: - Group 3 năm: Ti nh Năm Total An Giang An Giang Total Hà nội Hà nội Total HCM HCM Total Huê Huê Total Grand Total Ti nh Năm Total An Giang An Giang Total Hà nội Hà nội Total HCM HCM Total Huê Huê Total Grand Total

25 Phần 2 - Pivot Table nâng cao Group trươ ng loa i nga y tha ng: Giả sử với dữ liệu doanh thu hàng ngày cả 1 năm như sau: Ngày Mặt hàng Số lươ ng Đơn giá Thành tiền 02/01/09 A /01/09 C /01/09 B /01/09 D /01/09 D /01/09 B /02/09 A /02/09 B /02/09 C /02/09 A /02/09 A /12/09 A /12/09 C /12/09 B /12/09 C /12/09 A Sau khi tạo 1 Pivot table theo ngày như sau: Row Labels A B C D Grand Total 02/01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/

26 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 23 Ta có thê group theo tháng, theo quy : Hoặc nhiều cấp: Kê t quả lâ n lươ t như sau:

27 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 24 - Group theo tháng: Sum of Thành tiền Column Labels Row Labels A B C D Grand Total th th th th Grand Total Group theo quy : Sum of Thành tiền Column Labels Row Labels A B C D Grand Total Qtr Qtr Qtr Qtr Grand Total Group theo quy và tháng: Sum of Thành tiền Column Labels Row Labels A B C D Grand Total Qtr th th th Qtr th th th Grand Total

28 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 25 Nê u muốn Group theo tuâ n thi Group theo ngày và cho n 7 ngày: Kê t quả: Sum of Thành tiền Column Labels Row Labels A B C D Grand Total 01/01/09-07/01/ /01/09-14/01/ /01/09-21/01/ /01/09-28/01/ /01/09-04/02/ /02/09-11/02/ /12/09-09/12/ /12/09-16/12/ /12/09-23/12/ /12/09-30/12/ Grand Total

29 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 26 D. Tạo trường tính toán dựa vào trường có sẵn 1. Ta o trươ ng ti nh toa n: Giả sử ta muốn tính % Lơ i nhuận trên doanh thu dư a vào 2 trường này, ta phải Insert 1 trường tính toán (Calculation field). Click cho n vào vùng data cu a Pivot, nhấn menu Insert, cho n Insert Calculated fields Trong hộp thoại hiện ra, đặt tên trường, lập công thư c tính: = Lơ i nhuận/ Doanh thu bă ng cách double click vào tên trường, thêm toán tử chia và thêm trường khác:

30 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 27 Sau đó nhấn Add và nhấn OK, đi nh dạng % cho trường mới: Tỉnh Năm Doanh thu Lơi nhuận % Lơ i nhuận trên Doanh thu An Giang ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% An Giang Total ,73% Hà nội ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% Hà nội Total ,69% HCM ,00% ,00% ,00% ,93% ,00% ,00% HCM Total ,81% Huê ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% Huê Total ,58% Grand Total ,97% Ta có thê tính tỷ lệ hoàn thành kê hoạch, nê u ta tạo 1 trường tính lơ i nhuận kê hoạch bă ng 10% doanh thu, và so sánh tỷ lệ giữa lơ i nhuận thư c với lơ i nhuận kê hoạch:

31 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 28 Tạo 2 trường tính toán: - Lơ i nhuận KH = Doanh thu * 10% - Tỷ lệ hoàn thành KH = Lơ i nhuận/ Lơ i nhuận KH, đi nh dạng % Tỷ lệ hoàn Lơ i nhuận Năm Doanh thu Lơi nhuận thành KH KH lơ i nhuận ,32% ,28% ,55% ,74% ,12% ,41% Grand Total ,65% Hoặc dùng công thư c phư c tạp hơn đê tính thưởng chă ng hạn: Thưởng = Doanh thu * IF(Doanh thu > , 5%, 3%) Nhóm theo tỉnh đê theo dõi: Tỉnh Đại ly Doanh thu Thưởng An Giang C D An Giang Total Hà nội E F Hà nội Total HCM A B H I HCM Total Huê G J Huê Total Grand Total

32 Phần 2 - Pivot Table nâng cao Ta o mục ti nh toa n riêng cho ca c phâ n tư của 1 hoặc nhiê u field: Ta có thê tính toán từng phâ n cu a 1 field, thí dụ cộng 2 mặt hàng Điện tử và Điện gia dụng thành nhóm gia dụng bă ng cách Insert 1 Calculated Item: Click cho n 1 tên field trong Rows hoặc Columns, ở đây là tên field Mặt hàng mà bạn muốn tính gộp, nhấn menu Insert, cho n Insert Calculated Items. Trong hộp tho ai hiện ra, gõ công thư c tính: Kê t quả: Tỉnh Điện cơ Điện gia dụng Điện tử Nhóm gia dụng Grand Total An Giang Hà nội HCM Huế Grand Total Có thê dấu những trường chi tiê t đi: Tỉnh Điện cơ Nhóm gia dụng Grand Total An Giang Hà nội HCM Huế Grand Total

33 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 30 E. Dữ liê u từ nhiều nguồn (Multi Consolidation Range) Trong Excel 2003, số do ng tối đa là 2 16 = do ng. Đối với dữ liệu phát sinh trong năm cu a 1 doanh nghiệp lớn nhiều khi vươ t quá số do ng trên. Người ta phải nhập liệu chia ra từng tháng, mô i tháng 1 sheet hoặc mô i tháng 1 file riêng lẻ. Hoặc đối với 1 doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, mô i chi nhánh se có 1 file riêng và chu ng ta phải tô ng hơ p lại đê phân tích. Các trường hơ p trên Excel se có công cụ đê phân tích từ nhiều nguô n. Excel 2010 đa tăng số do ng lên đê n 2 20 = do ng. Tuy vậy ta cu ng cư ti m hiê u phương pháp tô ng hơ p phân tích bă ng Pivot Table từ nhiều nguô n. Giả sử ta có 2 vùng dữ liệu nă m ở 2 sheet khác nhau, 1 sheet dữ liệu quy 1 và 1 sheet dữ liệu quy 2. Hai vùng dữ liệu này cùng cấu tru c: Ngày Chư ng từ Loại chi phí TK chi phí TK đối ư ng Số tiền 04/01/05 1A/PC Chi tiê p khách /01/05 8/PC Chi VPP /01/05 6/PC Chi VPP /01/05 7/PC Chi VPP /01/05 16/PC Chi mua thiê t bi Ngày Chư ng từ Loại chi phí TK chi phí TK đối ư ng Số tiền 02/04/05 5/PC Phí Bưu điện /04/05 6/PC Chi tiê p khách /04/05 8/PC Chi tiê p khách /04/05 7/PC Tiền xăng công tác /04/05 9/PC Phí BVMT /04/05 9/PC Tiền nước /04/05 12/PC Bao bi

34 Phần 2 - Pivot Table nâng cao Phương pha p: Vào Data PivotTable and Pivot chart wizard, cho n Multiple consolidation ranges: Cho n create a single page field for me: Cho n từng vùng dữ liệu và nhấn Add:

35 Phần 2 - Pivot Table nâng cao 32 Cho n nơi đặt Pivot table và Finish: Kê t quả: Row Số tiền TK chi phí TK đối ư ng Grand Total Chi tiê p khách Chi VPP Chi mua thiê t bi Lệ phí hải quan Gửi xe Phí Bưu điện Phí vận chuyê n Tiền điện thoại Lệ phí chuyê n tiền Tiền điện Tiền rác Tiền xăng công tác Trường nào không câ n thiê t thi dấu đi bă ng filter: 2 trường TK đang có giá tri zero và chă ng có y nghi a gi : Row Số tiền Chi tiê p khách Chi VPP Chi mua thiê t bi Lệ phí hải quan Gửi xe Phí Bưu điện Phí vận chuyê n Tiền điện thoại Lệ phí chuyê n tiền Tiền điện Tiền rác Tiền xăng công tác

36 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 33 3 Ứng dụng PivotTable trong kế toán I. BA NG TỔNG HỢP PHÁT SINH 1. Kiểu Ba n cơ : Kiê u bàn cờ là 1 dạng báo cáo cu bây giờ không co n dùng, tuy nhiên dùng nó đê xem xe t phân tích cu ng vâ n co n chô khả dụng. Ta câ n 1 bảng dữ liệu cơ bản gô m 3 hoặc 4 trường như sau: Date TkNo TKCo Stien 04/01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/

37 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 34 Ta câ n 1 bảng dữ liệu cơ bản gô m 3 hoặc 4 trường như sau: Kê t quả: Sum of Stien TKCo TkNo Grand Total Grand Total

38 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán Phân ti ch nợ/có ha ng ngang theo tha ng: Kê t quả: Sum of Stien TkNo TKCo Date th th th th th th th th th th th th Grand Total

39 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 36 II. PHÂN TÍCH CHI PHÍ HÀNG THÁNG THEO YẾU TÔ 1. Phân ti ch chi phi ha ng tha ng: Với bảng dữ liệu sau: Ngày Loại chi phí TK chi phí Số tiền 04/01/05 Chi tiếp khách /01/05 Chi VPP /01/05 Chi VPP /01/05 Chi VPP /01/05 Chi mua thiết bị /01/05 Lệ phí hải quan /01/05 Gửi xe /01/05 Phí Bưu điện /01/05 Phí vận chuyển /01/05 Chi tiếp khách /01/05 Chi tiếp khách /01/05 Tiền điện thoại Tạo Pivot table như sau:

40 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 37 Group trường Date theo tháng. Kê t quả (Filter chỉ xem tháng 1): Tháng Loại chi phí Grand Total th1 BHXH BHYT Chi mua thiết bị Tiền lương Bao bì Chi mua quà Chi tiếp khách Chi VPP Điều chỉnh Gửi xe Khấu hao TSCĐ Lệ phí chuyển tiền lệ phí hải quan Phí Bưu điện Phí vận chuyển tiền điện tiền điện thoại tiền rác tiền xăng công tác th1 Total Phân ti ch theo chi phi, so sa nh nhiê u tha ng: Cu ng với dữ liệu trên, tạo pivot table như sau, cu ng group trường Date theo tháng, nhưng hoán vi 2 trường date và loại chi phí: Sum of số tiền TK chi phí Loại chi phí Tháng Grand Total BHXH th th th th th th BHYT th th th th th th Tiền lương th th th

41 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 38 th th th tiền điện th th th th th tiền điện thoại th th th th th th III. ỨNG DỤNG TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH A. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Đê lập báo cáo kê t quả hoạt động KD, các phâ n mềm đều đa thư c hiện tốt. Co n các bạn sử dụng Excel thi làm thê nào? Tôi thi tôi làm bă ng Pivot Table. Nê u các bạn nhớ nguyên ly cơ bản cu a kê toán, nhớ tên go i và y nghi a phát sinh nơ, phát sinh có cu a các tài khoản, thi các bạn thấy ngay báo cáo KQ HĐKD lấy dữ liệu chu yê u từ phát sinh nơ và có cu a tài khoản 911. Tên Tài khoản là Xác đi nh kê t quả kinh doanh! Vậy bạn câ n sô cái TK 911 hoặc lấy ngay nhật ky chung cu a kê toán: Bảng nhật ky chung chi tiê t, lo c riêng tài khoản 911 (cho ngắn bớt). Bạn có thê lo c bă ng filter cu a Excel 2 lâ n, 1 lâ n lấy tknơ =911, 1 lâ n lấy tkcó=911; copy sang file mới. Nê u lấy dữ liệu từ phâ n mềm thi dùng ma lệnh cu a phâ n mềm đó đê lo c. - Thí dụ dữ liệu Foxpro: Use D:\ketoan\nhatky.dbf Copy to D:\Baocao\Tk911.xls Type XL5 For Tkno= 911 Or Tkco= 911 Use - Thí dụ lấy từ Access bă ng ma SQL: SELECT ktsc.tkno, ktsc.tkco, ktsc.ttvnd FROM ktsc WHERE (((ktsc.tkno)= 911 )) OR (((ktsc.tkco)= 911 ));

42 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 39 Nội dung cu a bảng chỉ câ n lấy: Số hiệu TK ghi nơ, Số hiệu TK ghi có, số tiền, hê t! Trừ khi bạn có chi phí la i vay thi phải có thêm 1 cột ma chi phí. Thí dụ: tkno tkco MaCP ttvnd LV LV CLTG Các bước thực hiện: 1. Tạo 1 Pivot Table thông thường kê bên Báo cáo KQHĐKD trống: - Tkco và Tkno ke o thả lâ n lươ t vào Column, Ttvnd ke o thả vào Data. - bấm chuột phải vào 1 subtotal bất kỳ, cho n hide - Bấm vào mu i tên kê bên Tkco: bo cho n tất cả các tài khoản chỉ đê Ta se có tô ng phát sinh có TK 911 đối ư ng nơ các tài khoản khác: 421, 511, 515, Tạo 1 Pivot thư hai, hoặc đơn giản là copy Pivot thư nhất và Paste - Hoán vi Tkco và Tkno bă ng cách ke o thả. - bấm chuột phải vào 1 subtotal bất kỳ,nê u có, cho n hide - Bấm vào mu i tên kê bên Tkno: bo cho n tất cả các tài khoản chỉ đê Bấm vào mu i tên kê bên Tkco: cho n tất cả tài khoản. - Ta se có tô ng phát sinh nơ 911 đối ư ng có các tài khoản khác: 421, 632, 635, 641, 642, 811, Nê u TK 635 có la i vay NH và bạn đa chuâ n bi cột MaCP: bấm chuột phải vào ô 635, cho n Group and show Detail - Show DeTail. Ở hộp thoại hiện ra, cho n trường MaCP - OK. Tk 635 se tách ra làm 2: La i vay và chênh lệch tỷ giá.

43 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán Đưa số liệu vào báo cáo: - Ha y nhớ tên các tài khoản và đưa vào các mục tương ư ng: Doanh thu, giá vốn hàng bán, doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính, chi phí la i vay... - Đánh dấu = trong báo cáo rô i dùng chuột cho n ô số tiền tương ư ng trong 2 Pivot. Công thư c trên Formula Bar se khá lạ lâ m: =GETPIVOTDATA( ttvnd ;$H$16 ; tkno ; 5111 ; tkco ; 9111 ) nhưng đừng quan tâm. Khi bạn sort lại Pivot, nó giu p số tiền không đô i dù đi a chỉ ô có số tiền ư ng với 511 thay đô i. Bạn có thê gõ = J19 không sao, nê u đừng đụng gi đê n 2 Pivot. 4. Nê u bạn muốn làm từng tháng: Vùng dữ liệu bạn cho n rộng hơn, bao trùm cột Thang. Khi tạo Pivot, ke o thả trường Thang vào Page. Sau đó tuỳ y cho n từng tháng trong danh sách xô xuống từ nu t mu i tên Page. 5. Kiê m tra kê t quả báo cáo: - Tô ng (GrandTotal) cu a 2 Pivot phải bă ng nhau (đương nhiên). Nê u sai là dữ liệu ban đâ u sai do: hạch toán sai, đi nh khoản sai, số TK không đô ng nhất về đi nh dạng text hoặc number. - Kê t quả la i lô trước thuê cu a BC phải bă ng hiệu số phát sinh nơ và có cu a TK 421 tính theo số giá tri tuyệt đối. tkco tkno Total Total Grand Total tkno tkco MaCP Total CLTG LV Total Grand Total

44 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 41 CHỈ TIÊU MÃ SỐ THUYẾT MINH NĂM NAY NĂM TRƯỚC , Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01-02) 4. Giá vốn hàng bán 11 VI Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10-11) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI Chi phí tài chính 22 VI Trong đó : Lãi vay phải trả Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh:= (21-22)-(24+25) Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác : ( 40 = ) Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế : ( 50 = ) Chi phí Thuế TNDN hiện hành 51 VI Chi phí Thuế TNDN hoãn lại 52 VI Lợi nhuận sau thuế Thu nhập doanh nghiệp : = ) Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 70 B. Báo cáo lưu chuyển tiền tê Các bước thư c hiện: Bạn câ n 1 bảng dữ liệu cu a cả năm. Ha y lo c sô nhật ky chung lấy nơ 111, 112 và cả có 111, 112. Nội dung cu a bảng chỉ câ n lấy: Số hiệu TK ghi nơ, Số hiệu TK ghi có, số tiền. Trừ khi bạn có chi phí la i vay thi phải có thêm 1 cột ma chi phí. 1. Tạo 1 Pivot Table thông thường kê bên Báo cáo LCTT trống, mâ u trong file là mâ u mới nhất: - Tkco và Tkno ke o thả lâ n lươ t vào Column, Psdvn ke o thả vào Data. - Bấm vào mu i tên kê bên Tkco: bo cho n tất cả các tài khoản chỉ đê 111 và Bấm vào mu i tên kê bên Tkno: bo cho n Tài khoản 111 và 112 đê loại các phát sinh qua lại giữa 111 và 112: ru t tiền nhập quỹ và nộp tiền mặt vào TK ngân hàng - Nê u TK 635 có la i vay NH và bạn đa chuâ n bi cột MaCP: bấm chuột phải vào ô 635, cho n Group and show Detail - Show DeTail. Ở hộp thoại hiện ra, cho n trường MaCP - OK. Tk 635 se tách ra làm 2: La i vay và chênh lệch tỷ giá. - ta se có tô ng phát sinh có Tiền đối ư ng nơ các tài khoản khác (Chi)

45 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán Tạo 1 Pivot thư hai, hoặc đơn giản là copy Pivot thư nhất và Paste - Hoán vi Tkco và Tkno bă ng cách ke o thả. - Bấm vào mu i tên kê bên Tkno: bo cho n tất cả các tài khoản chỉ đê 111 và Bấm vào mu i tên kê bên Tkco: bo cho n Tài khoản 111 và 112 đê loại các phát sinh qua lại giữa 111 và Ta se có tô ng phát sinh nơ Tiền đối ư ng có các tài khoản khác (Thu) 3. Đưa số liệu vào báo cáo: - Ha y nhớ tên các tài khoản và đưa vào các mục tương ư ng: Chi và thu các khoản - Đánh dấu = trong báo cáo rô i dùng chuột cho n ô số tiền tương ư ng trong 2 Pivot. Ghi nhớ thu là cộng và chi là trừ. Thí dụ chi lương là trừ nơ 334, có Mục chi trả cho người bán hàng và CC di ch vụ gô m TK 331, 627, 642, 152, 153,... - nê u mua sắm TSCĐ trư c tiê p bă ng tiền thi thôi, nê u mua qua trung gian TK 331 thi phải có chi tiê t cu a 331 cùng trong cột ma chi phí cu a TK 635. (chỉ câ n tách phâ n mua TSCĐ) - Mục tiền tô n đâ u kỳ lấy từ bảng cân đối phát sinh, cột đâ u kỳ, giá tri là tô ng 111 và Nê u bạn muốn làm từng tháng: Dữ liệu lấy thêm cột ngày chư ng từ, từ đó tạo ra cột tháng. Vùng dữ liệu bạn cho n rộng hơn, bao trùm cột Thang. Khi tạo Pivot, ke o thả trường Thang vào Page. Sau đó tuỳ y cho n từng tháng trong danh sách xô xuống từ nu t mu i tên Page. 5. Kiê m tra kê t quả báo cáo: Mục tiền tô n cuối kỳ phải bă ng tô ng cu a TK 111 và 112, cột cuối kỳ cu a bảng cân đối phát sinh. Sum of psdvn CHI Sum of psdvn THU tkno tkco Total tkco tkno Total Total Total Total Total Total Total Total Total Total Total

46 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán Total Total Total Total Total Total Total Total Total Total Total Total Total Grand Total STT CHỈ TIÊU Mã Thuyết minh Số năm nay (1) (2) (3) (4) (5) I I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh 1 1. Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ Tiền chi trả cho người lao động Tiền chi trả lãi vay Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh II II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư 1 1.Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác 2 2.Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài 22 0 hạn khác 3 3.Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của đơn vị khác Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị 24 0 khác 5 5.Tiền chi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia 27 0 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư III III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính 1 1.Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở 31 0 hữu 2 2.Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu 32 0 của doanh nghiệp đã phát hành 3 3.Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được

47 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán Tiền chi trả nợ gốc vay Tiền chi trả nợ thuê tài chính Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36 0 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (50 = ) Tiền và tương đương tiền đầu kỳ Ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (70 = ) 70 VII Tuy nhiên muốn lập đươ c báo cáo tài chính bă ng Pivot table, điều quan tro ng là phải tô chư c tốt hệ thống CSDL là 1, quá tri nh nhập liệu từ đâ u là 2. Nê u cơ sở dữ liệu tô chư c tốt nhưng quá tri nh nhập liệu không tuân thu quy đi nh thi rất khó đê làm bất cư điều gi, không phải chỉ mi nh cái báo cáo LCTT này. Ngươ c lại cu ng thê. Thí dụ: a. Về vấn đề chi phí tài chính (TK 635): Tốt nhất là nên tô chư c dữ liệu có 1 trường ma chi phí (cho tất cả các loại chi phí nói chung), và tuân thu việc nhập liệu đu ng ma, thi ta se dễ dàng tách chi phí la i vay ra. b. Về vấn đề mua sắm TSCĐ: - Nê u tuân thu ră ng mo i việc mua sắm phải thông qua tài khoản 331, dù trả tiền ngay, thi cu ng phải dùng trường ma chi phí đê phân biệt chi phí mua sắm TSCĐ riêng. - Ngươ c lại nê u không quy đi nh phải qua trung gian TK 331 thi phải nhất quán, mo i chi phí mua sắm TSCĐ phải ghi vào Tương tư cho các khoản thu hoạt động tài chính (TK 511) Co n nê u như CSDL không tô chư c tốt, mà cả quá tri nh nhập liệu từ đâ u cu ng chả theo nguyên tắc nào nhất quán, thi khi dùng Pivot Table hay bất cư phương pháp nào, cu ng phải xử ly dữ liệu trước khi lập báo cáo. Đó là chuyện muôn thuở cu a chi Bê p nhà ta. Tô ng kết: Phương pháp dùng Pivot table đê tạo báo cáo kê t quả HĐKD và báo cáo lưu chuyê n tiền tệ là phương pháp nhanh nhất, đơn giản nhất. Bạn không phải vắt óc và căng mắt ra gõ những công thư c với Sumproduct hoặc SumIf rất dễ bi sai. Mô i lâ n sai phải ti m xem sai phâ n nào cu a công thư c rất tốn công. Co n nê u bo sót tài khoản đối ư ng thu chi nào, cu ng khó ti m ra. Trong khi đó dùng Pivot Table, nê u có sai, se chỉcó thê là bo sót 1 tài khoản đối ư ng thu chi nào đó, không hề có chuyện sai công thư c. Đô ng thời ti m con số chênh lệch này bên bảng Pivot rất nhanh.

48 Phần 3 - Ứng dụng Pivot Table trong kế toán 45 MỤC LỤC Phâ n 1 - PIVOT TABLE CƠ BẢN I. Khái niệm... 1 II. Thư c hiện... 2 III. Các thu thuật trong Pivot Table... 6 Phâ n 2 - PIVOT TABLE NÂNG CAO I. Yêu câ u cơ bản khi thư c hiện Pivot Table II. Các phương pháp thống kê đối với trường dữ liệu A. Các phe p thống kê thông dụng B. Các phe p thống kê đặc biệt C. Công cụ Group III. Tạo trường tính toán dư a vào trường có sẵn IV. Dữ liệu từ nhiều nguô n (Multi Consolidation Range) Phâ n 3 - ỨNG DỤNG PIVOT TABLE TRONG KẾ TOÁN I. Bảng tô ng hơ p phát sinh II. Phân tích chi phí hă ng tháng theo yê u tố III. Ứng dụng trong báo cáo tài chính A. Báo cáo kê t quả hoạt động kinh doanh B. Báo cáo lưu chuyê n tiền tệ... 41