ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUS

Transcription

1 TARTU ÜLIKOOL MATEMAATIKA-INFORMAATIKATEADUSKOND Arvutiteaduse Instituut Tarkvarasüsteemide õppetool Informaatika eriala Merle Sibola ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUS Magistritöö Juhendaja: Anne Villems Autor: "..." 2002 Juhendaja: "..." 2002 Õppetooli juhataja: "..." 2002 Tartu 2002

2 Sisukord SISSEJUHATUS INFORMATSIOON, DOKUMENT JA MEEDIUM MÕISTED DOKUMENTIDE LIIGITAMINE ERINEVAD DOKUMENDI MEEDIUMID Paber Mikrograafika Elektroonilised formaadid DOKUMENDI ELUTSÜKKEL MILLAL MILLINE MEEDIUM? DOKUMENDIHALDUS JA -SÜSTEEMID SISSEJUHATUS DOKUMENDIHALDUSSE Dokumendihalduse areng Dokumendihalduse vajadus Dokumendihalduse põhimõtted DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMIDE TEGEVUSED Dokumendi loomine Dokumentide otsing Dokumendi versiooni haldus Dokumentide säilitamine Väljundi haldus Kasutajad Lisavõimalused DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI RAKENDAMINE DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD STANDARDID JA TEHNOLOOGIAD ODMA JA DMA ODMA DMA XML DIGITAALALLKIRI OCR, ICR JA OMR OCR ja ICR OMR ANDMEBAASID DOKUMENDI GRAAFILINE KUJUTAMINE

3 3.7 VÄLJUNDI HALDUS VEEBI SISU HALDUS...58 KOKKUVÕTE...62 ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT...63 KASUTATUD KIRJANDUS...64 LISA 1. PABERIL PÕHINEV JA ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUS LISA 2. ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM: MIS SEE ON JA KAS MA PEAN SELLE OSTMA?...69 LISA 3. UUE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI NÕUDEID KOGUDA AITAV KÜSIMUSTIK

4 Sissejuhatus Inimesed ja organisatsioonid vajavad oma igapäevaseks toimimiseks infot. Info võib esineda mitmel viisil (nt paberil pastakaga kirjutatud, failis pildina, andmebaasis tabelitena jm) ning erinevate nimetuste all (nt kirje ehk rida andmebaasis, faks, protokoll). Käesolevas töös vaadeldakse infohulki, mida nimetatakse dokumentideks. Nendeks võivad olla paberitel või failides sisalduvad tekstid, pildid, joonised, aga ka audio- ja videoklipid lintidel või digitaliseerituna arvutis. Dokumendid on seotud mingi kindla omanikuga (inimese või asutusega), kes neid loob ja kasutab. Käesolevas töös käsitletakse omanikuna organisatsiooni, seda piiritlemata mingisse liiki, see võib olla nii haridus-, kaubandus- või ehitusettevõte vms. Töös viidatakse dokumentide omanikule erinevate sõnadega (asutus, ettevõte, firma, organisatsioon). Käesoleva töö eesmärgiks on anda eestikeelne ülevaade elektroonilisest dokumendihaldusest: süsteemidest, mille peamiseks ülesandeks on hallata dokumente ning analüüsida, kuidas on elektrooniline dokumendihaldus seotud teiste infotehnoloogia (IT) distsipliinidega. Elektroonilise dokumendihalduse materjalidega tutvudes leidis autor mitu ingliskeelset mõistet, mis on kuidagi seotud dokumendihaldusega: Document Management, Record Management, Content Management, Knowledge Management, Output Management jt. Käesoleva tööga püüabki autor lahti seletada nende tähenduse ja seose üksteisega. Töös on esitatud näiteid Tartu Ülikooli dokumendihalduse praktikast, kus võeti elektrooniline dokumendihaldussüsteem kasutusel 2000 aastal. Esimeses peatükis tutvustatakse dokumendihaldusega seotud mõisteid. Leitakse vastused küsimustele: mis on dokument, missugused tegevused on seotud dokumendiga vastavalt tema elutsüklile, kuidas neid liigitatakse ning millisel andmekandjail dokumendid asuvad. Andmekandjana vaadeldakse paberit, mikrograafikat ja elektroonilisi formaate. 4

5 Teine peatükk on pühendatud dokumendihaldusele ja -haldussüsteemidele. Esitatud põhimõtted kehtivad suvalisel andmekandjal asuvate dokumentide haldamise kohta, lähemalt tutvustakse ainult elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme: missugused tegevused on neisse kaasatud ning kuidas uut süsteemi rakendada ja kasutada nii, et see oleks ettevõttele kasulik. Kolmandas peatükis püütakse esitada dokumendihalduse kohta infotehnoloogias. Kuna infotehnoloogia maailm muutub kiiresti, siis on IT vahendeil rahvusvahelised standardid, mis aitaksid ühtlustada antud meetodi (tehnoloogia) kasutamist. Ka dokumendihalduse jaoks on loodud standardeid, neist mõned on tutvustatud käesolevas töös. Lisaks on kolmandas peatükis käsitletud tehnoloogiaid, mis on seotud dokumendihaldusega: mida kasutab dokumendihaldussüsteem või mis kasutab dokumendihaldust. Tööl on kolm lisa. Esimeses võrreldakse paberkandjal põhinevat ja elektroonilist dokumendihaldust ning esitatakse mõningad faktid paberdokumentide kasutamise kohta. Teises lisas on toodud küsimustik, mille abil saab ettevõte kindlaks teha, kas ta vajab elektroonilist dokumendihaldust ning kui vajab, siis kuidas edasi tegutseda. Kolmandas lisas toodud küsimustik aitab paika panna uue dokumendihaldussüsteemi nõuded. Ingliskeelsete terminite tõlkimisel kasutas autor Arvutikasutaja Sõnastikku ( [1]). Kõik töös viidatud nimed ja nimetused, mille kohta on teada, et nad on kas registreeritud või registreerimata kaubamärgid, kuuluvad nende omanikele. 5

6 1. Informatsioon, dokument ja meedium Iga organisatsioon kasutab oma töös infot. Kvaliteetsete otsuste tegemisel on vajalik aktuaalse info kiire kättesaamine. Aastatega on arenenud uued tehnoloogiad info töötlemiseks. Spetsialiseerudes mingile alale, nimetatakse info ümber, sellest saab kas dokument, teadmus (ik knowledge) või lihtsalt andmed. Käesolevas peatükis tutvustatakse, mis on dokument ning vaadatakse selle erinevaid andmekandjaid ehk meediume. 1.1 Mõisted Kui Euroopa kultuuritaustaga inimesele öelda sõna dokument, siis seostuvad sellega tüüpiliselt lepingud, ärikirjad ja aktid. See tähendab, et Euroopas mõeldakse dokumendi all pigem juriidilist teksti, mis asub allkirjastatuna paberil. Seevastu näiteks USAs on dokumendiks suvaline tekstitöötlusprogrammiga kirjutatud tekst, mida näitab ka.doc laiend tekstifailide juures ([2]). Nii nagu sõnast dokument saadakse erinevates maades erinevalt aru, on ka dokumendiga seotud mõisteid ja definitsioone erinevaid. Inglise keeles on (vähemalt) kaks sõna, mida saab eesti keelde tuua dokumendina : document ja record. On allikaid, mis peavad neid sõnu sünonüümideks ja on allikaid, mis eristavad neid. Käesolevas töös käsitletakse edaspidi mõlemat tüüpi dokumente ( record ja document ) üheskoos nimetuse dokument all. Kui on erinevusi nende käsitluses, siis tuuakse see eraldi välja. Järgnevalt on esitatud mõned dokumendi definitsioonidest. Document : 1. Austraalia valitsus: dokument on salvestatud informatsioon, millel on äratuntav struktuur; mis asub suvalisel meediumil ning on arusaadav ilma edasise töötluseta väljaarvatud ekraanil esitamiseks või paberile trükkimiseks ([3]). 6

7 2. Levien, 1989: dokument on salvestatud informatsiooni ühik, mis on struktureeritud inimlikuks tarbimiseks ([4]). 3. Michalski, 1991: dokument on väljavõte mingist informatsiooni-hulgast, mis ([4]): ühendab mitu kompleksinfo tüüpi; eksisteerib mitmes kohas üle arvutivõrgu; sõltub teiste dokumentide infost; muutub automaatselt (kui alamdokumendid muutuvad); omab keerukat struktuuri või kompleksandmetüüpe nagu heli ja video; on ligipääsetav ja muudetav mitme inimese poolt üheaegselt (kui neil on selleks õigused). 4. Eesti arhiiviseadus: dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks ([5]). Record : 1. Austraalia valitsus: dokument on ettevõtte või individuaalsete funktsioonide, tegevuste ja transaktsioonide salvestatud tõendus. Tõendiks oleval dokumendil peab olema sisu, kontekst ja struktuur ning peab olema seda haldava (säilitava) süsteemi osa ([3]). 2. Minnesota Riigiarhiiv: dokumendid on kaardid, kirjavahetus, plaadid, kaustad, memod, mikrofilmid, paberid, fotod, salvestised, raportid, lindid, kirjutised, optilised kettad, teised andmed, informatsioon või dokumentaalmaterjal; sõltumata füüsilisest vormist või iseloomust, säilitusmeediumist või kasutustingimustest, tehtud või saadud riigiametniku või -agentuuri või maa-, linna-, koolipiirkonna, munitsipaalasutuse või teise agentuuri poolt ([6]). Document võib olla record ja record võib olla document, aga üks-ühest vastavust nende vahel ei ole. Mõlema mõiste esimesest definitsioonist on näha, et record, millega tegelemiseks on vaja arvutitöötlust (va ekraanil näitamiseks ja trükkimiseks), ei ole document. Näiteks informatsioon, mis on relatsioonilises andmebaasis äritransaktsiooni tõenduseks, on record, aga mitte document. 7

8 Analoogiliselt leidub dokumente, mis ei ole record. Sõltuvalt organisatsiooni olemusest võib nendeks liigitada umbes 90% või rohkem dokumente. Näiteks puhtalt refereerivad dokumendid ei ole record, kui nad just pole viimatinimetatu osa. Informatsioon muutub dokumendiks record -mõttes siis, kui selle loonud äriprotsess (alamprotsess) on tähtis organisatsiooni eesmärkide suhtes. Toodud dokumendi definitsioonidest saab välja lugeda, et neis peab olema selgelt arusaadavad järgmised kolm komponenti: 1. sisu faktiline informatsioon; 2. kontekst info, mis näitab, kuidas dokument on seotud organisatsiooni äritegevusega; 3. struktuur dokumendi tehniline info (formaat, andmete paigutus lehel, päis, jalus jt). Dokumendiks olemine ei sõltu sellest, millisel andmekandjal see loodi või säilitati. Dokumendiks võib olla nii E-kiri, töötaja avaldus paberil, veebi lehekülg kui ka fotol asuv kujutis. Käesoleva peatüki alajaotuses 1.3 tutvustatakse lähemalt dokumendi andmekandjaid ehk meediumeid. Iga dokumendiga käivad kaasas metaandmed (ik metadata) ehk teisisõnu dokumendi atribuudid. Metaandmed kirjeldavad andmeid endid ([7]), nendeks on näiteks dokumendi identifikaator; loomise aeg; muutmise aeg; autor; pealkiri; võtmesõnad; adressaadid; jõustumise kuupäev; liik. Metaandmete hulk ja liigitus on sõltuvuses organisatsioonist, kes ise määrab, millised metaandmed on vajalikud. Metaandmed on pidevas muutuses, täna kehtivatele 8

9 andmetele võib homme lisanduda uued (samuti olemasolevad kaduda). Näiteks soovib firma, et alates järgmisest aastast lisatakse info selle kohta, kuidas dokument firmasse saabus (faksina, E-kirjana või paberil). Atribuutide hulka piirab/laiendab ka dokumentidega tegelemiseks kasutatav tarkvara. Sellest lähemalt järgmises peatükis. Elektrooniline dokument. Minnesota riigiarhiiv ütleb, et elektrooniline dokument (mõiste record ) on dokument, mis on loodud, genereeritud, saadetud, saadud või säilitatud elektrooniliselt ([6]). See tähendab, et kui näiteks töötaja vormistab avalduse arvutis tekstitöötlusprogrammi kasutades ja esitab selle siis paberkujul, siis võib tekstitöötlusprogrammis asuvat teksti nimetada elektrooniliseks dokumendiks record mõttes. Kui aga asutus töötleb saadud paberkujul avaldust edasi paberkujul, siis seda ei saa nimetada elektrooniliseks dokumendiks document mõttes. Jüri Vain ja Juhan-Peep Ernits kirjeldavad elektroonilist dokumenti tema sisu ja formaadi kaudu ([8]). Sisu on kriitiline informatsioon, mis pakub soovitud teadmist (suund teadmuse haldus, inglise keeles Knowledge Management). Formaat on meetod, mille kaudu informatsioon on säilitatud ja esitatud. Elektroonilised dokumendid võivad sisaldada nii tekstifaile, tabeltöötluse faile, esitlusi, skaneeritud kujutisi, fakse, video ja audio infot. Igas ettevõttes on erinev hulk dokumente. Näiteks Tartu Ülikoolis luuakse iga päev umbes 140 ametlikku dokumenti (lisanduvad veel dokumendid record mõttes jm), millega kaasneb vajadus nende haldamiseks. Dokumentide haldamiseks nimetatakse administratiivset tegevust, mille läbi organisatsioon süstemaatiliselt loob, organiseerib, säilitab, taastab, kasutab, kaitseb ja hävitab temale kuuluvaid dokumente ([9]). Dokumentide haldamise läbi saab organisatsioon kontrollida tema poolt loodud informatsiooni kvaliteeti ja kvantiteeti ning säilitada informatsiooni kõige ratsionaalsemal kujul. Samuti saab organisatsioon hävitada vananenud või enam mitte tarvitatavat informatsiooni ja seeläbi arendada majanduslikku efektiivsust ja tulemuslikkust. Kõige selle tarvis peab organisatsioon olema võimeline kindlustama dokumentide säilitamise, garanteerima nende kättesaadavuse ja hävitama mittevajalikud dokumendid nõuetekohaselt. Dokumendid on tihedalt seotud organisatsiooni töövooga (ik workflow). Töövoog on äriprotsesside osaline või täielik automatiseerimine, mille käigus dokumente, 9

10 informatsiooni või ülesandeid edastatakse ühelt osaliselt (inimene, masin, protsess) teisele, kusjuures kogu tegevus on kindlalt seotud protseduuriliste reeglitega ([10]). Lühidalt öeldes töövoo haldussüsteemid täidavad äriprotsesse. Tavalised töövoo spetsifikatsioonid sisaldavad teostatavaid tegevusi, kontrolle ja andmete liikumist nende tegevuste vahel; agente, millel on lubatud teostada tegevusi ning organisatsiooni keskkonda kirjeldavaid poliitikaid. Näiteks Tartu Ülikoolis peab töötaja puhkuseavaldus liikuma esmalt tema vahetule töökorraldajale, kes annab oma nõusoleku; seejärel teaduskonna dekaani (kui tegu on teaduskonna töötajaga) juurde, kes omakorda kinnitab avalduse. Alles pärast kõikide osapoolte nõusolekut liigub avaldus personaliosakonda, kus seda edasi töödeldakse. Töövoo haldussüsteemi ülesandeks oleks avalduse saatmine vajalikele osapooltele õiges järjekorras ning osapoolte tegevuse kontroll (nt teatud aja jooksul nõusoleku andmine). 1.2 Dokumentide liigitamine Ühes organisatsioonis on enamasti palju dokumente. Need jagunevad ([3]): korporatiivsed dokumendid: organisatsiooni dokumendid, mis on organisatsiooni poolt kasutatavad ja millel on ajaliselt jätkuv väärtus. Siia kuuluvad nii õigusaktid kui ka revisjonidokumendid; samuti dokumendid väljastpoolt organisatsiooni, kui need on firma dokumendi osaks. Need dokumendid peavad olema ligipääsetavad (sõltuvalt juurdepääsuõigustele) neile, kes neid vajavad. töös olevad dokumendid: kas korporatiivsete dokumentide koopiad, mida arendatakse või dokumendid, mis sobiva kvaliteeditaseme saavutades registreeritakse korporatiivseteks dokumentideks. isiklikud dokumendid: individuaalseks kasutamiseks, näiteks märkmed. Neid võib kasutada töös olevate dokumentide arendamisel, aga pole ettenähtud ise saamaks korporatiivseks dokumendiks. Kuna korporatiivsed dokumendid peavad olema kättesaadavad, siis peavad need ühtlasi olema kergesti leitavad kasutajatele. Otsimise lihtsustamiseks kasutatakse dokumentide liigitamist gruppidesse mingi omaduse järgi. 10

11 Dokumentide liigitus peaks olema ([9]): loogiline: üles ehitatud lihtsal ja kergesti mõistetaval kujul. praktiline: abistama ametkonna personali dokumentide registreerimise ja otsimise tegevuses ning olema üles ehitatud igapäevasel terminoloogial ja väljenditel. lihtne: lihtsalt kasutatav ja jätma vähe ruumi interpretatsioonile. funktsionaalne: lähtuv ametkonna tööülesannetest, sõltumata ametkonna füüsilisest asukohast. mobiilne: lähtuv säilituskavast ja võimaldama mitteaktiivsete ning lõppenud säilitusperioodiga dokumentide teisaldamist. paindlik: võimaldama struktuurimuutusi ja andmete mahu kasvu. standardiseeritud: vastavuses kirjutatud korrale, kus kasutatakse standardset terminoloogiat. Liigitamine mitte ainult ei lihtsusta otsingut, vaid aitab omakorda asutusel käsitleda dokumendigruppe tervikutena, lähtudes samadest säilitus-, teisaldus- ja hävituseeskirjadest. Igale dokumendiliigile saab eraldi määratleda, kes selle õigsuse eest vastutab, kellele on lubatud juurdepääs, kus ja kui kaua säilitatakse jm. Näiteks töötajate isikutoimikuid tuleb säilitada 50 aastat, aga personalialast aruandlust vaid 5 aastat. Ootuspäraselt kuuluvad need eraldi kategooriatesse. Veel ühe näitena on tabelis 1.1 toodud Tartu Ülikooli dokumentide jaotus funktsioonipõhiselt ([11]). Toodud loetelu on aluseks dokumentide täpsemaks liigituseks, mille näiteid on toodud tabelis 1.2 ([11]). Funktsioon Juhtimine Õppetöö Teadus- ja arendustöö Personalitöö Allfunktsioon Õppetöö kolledžites ja teaduskondades Töötervishoid- ja tööohutus 11

12 Finantsarvestus Finantsplaneerimine Raamatupidamine Haldus- ja majandustegevus Varade haldamine Hangete korraldamine Info haldamine Asjaajamine ja arhiividus Avalikkussuhted Infohaldus Raamatukogu- ja muuseumitöö Täienduskoolitus Välissuhted Tabel 1.1: Tartu Ülikooli dokumentide jaotus funktsioonipõhiselt. Dokumendi liik Funktsioon Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Ülikooli nõukogu otsused Juhtimine Alatine Rektori käskkirjad Juhtimine Alatine Üliõpilaste, internide, residentide, magistrantide ja doktorantide isikutoimikud Õppetöö 50 a. Asutusesisene, sisaldab konfidentsiaalset infot Kirjavahetus ja dokumendid õppetöö küsimustes Õppetöö 5 a Personalikorraldused Personalitöö 7 a Tabel 1.2: Tartu Ülikooli dokumentide liigituse näited. Tabelis 1.2 on esitatud vaid üksikud näited dokumentide liigitusest Tartu Ülikoolis, kuna seal on erinevaid dokumendi liike kokku umbes 170. Esitatud liigitus kehtib 12

13 Tartu Ülikooli aastast ja see annab ühtse aluse dokumentide identifitseerimiseks (liik + number) üle ülikooli. Enne seda oli dokumentide identifitseerimine rohkem struktuuripõhine, iga allüksus koostas ise oma dokumentide liigituse alused. Näiteks nii Matemaatika-informaatikateaduskonna dekaani korralduste kui ka Administratsioonidirektori korralduste alla kuuluvad personalikorraldused on nüüd sama liigi alla kuuluvad (varem erinevad). 1.3 Erinevad dokumendi meediumid Dokumendi definitsioonidest on näha, et dokumendi olemus ei sõltu kasutatavast andmekandjast. Dokument saab olla paberil, elektrooniliselt nii failides kui ka andmebaasides. Millal millist meediumit on otstarbekas kasutada? Selleks, et sellele küsimusele vastata, tutvustatakse käesolevas alajaotuses meediumeid ning järgmises dokumendi elutsüklit. Aluseks on võetud materjalid allikast [12] Paber Paber on siiani kõige tähtsam meedium dokumendi ajaloos. Kuigi igapäevaselt elektroonilise meediumi kasutamine suureneb, on suurem osa dokumentidest siiski ainult paberil ning kui dokument luuakse elektroonselt, siis edasiseks jagamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti siiski paberile. Paberil on teiste meediumite ees rida eeliseid. Kuna paberil olev info on inimesele kergesti loetav (nii inim-keelne kui ka silmale arusaadav), siis ei ole vaja dokumendi kasutamiseks (viitamiseks) spetsiaalset arvuti tarkvara. Peale selle on paber tuntud ja mugav kasutada; saadaval eri värvides, materjalides ja suurustes. Paberdokumentidele saab paigutada nii tekstilist kui graafilist sisu, sellele saab lisada nii annotatsioone kui allkirju ilma suurema vaevata (tehniliste vahendite sekkumiseta). Vaatamata kõigile eelpool toodud eelistele on paberil ka omad piirangud: paberdokumendid on kergesti kuluvad ja purunevad nende pideval kasutusel; suurtes kogustes paberi kasutamine vajab suuri ruume (sobiva temperatuuri, valguse ja niiskusega); 13

14 paberdokumentide indekseerimine, paigutamine ja otsimine on aeganõudev ja töömahukas; kui üks dokument on mitme teise dokumendi osa, siis viitamise asemel kasutatakse koopiaid, mis suurendab paberite hulka; dokumenti saab kasutada üldjuhul ainult üks inimene korraga, kui just ei kasutata koopiaid. Paberi kasutamine dokumendi andmekandjana jääb püsima veel pikaks ajaks. Selle väljatõrjumiseks tuleb lahendada mitu inimlikku (nt inimesed on paberiga harjunud) ja tehnoloogilist faktorit (nt kinno on vaja vahendeid mitte paberil oleva pileti müümiseks ja kontrollimiseks) Mikrograafika Mikrograafika hõlmab endas mikrofilme, mikrofišše (ik mikrofiche), apertuurkaarte (ik aperture cards) või teisi mikrovorme, mis on saadud lähtedokumentkaamerate (ik source document cameras) või COM (ik computer-output microfilm) salvestajate abil. Mikrofilm on dokumendi vähendatud kujutis filmil. Kui see on filmirull, siis on tegemist mikrofilmiga; kui mitu pilti asub indekskaardi suurusel lehel, siis on tegemist mikrofiššiga. Apertuurkaardid on segu vanadest perfokaartidest ja mikrofilmist. Väljalõigatud apertuurala kaardil sisaldab dokumendi 35mm mikrofilmi pilti, tüüpiliselt mingi objekti plaani või teisi tehnilisi jooniseid. Info joonise kohta (pealkiri, versioon, lehekülg jne) on augustatud kaarti (nn Hollerithi koodis) ja on trükitud piki ülaserva. Apertuurkaardi skänner loeb augustatud infot ja skaneerib mikrofilmi ekraanile. Tulemuseks on digitaalne pilt, mis on sarnane paberskänneri tulemusele. Augustatud tekstilist infot kasutatakse skaneeritud kujutise automaatseks indekseerimiseks, lubades tuhandete seosetute kaartide sisestust korraga. Mikrograafika on dokumendihalduses laialt tunnustatud. Spetsiaalsed mikrograafika tooted on loodud rakendustele, milles asuvaid dokumente on tihti vaja kätte saada (otsimine). Näiteks ise-keerlevad kassetid (ik self-threading cartridges) lihtsustavad 16mm mikrofilmi laadimist ja vaatamist; apertuurkaardid hõlbustavad insenerjooniste, kaartide ja teiste suurte dokumentidega tegelemist, reprodutseerimist ja jagamist. 14

15 Võrreldes paberil olevate dokumentide väljatrükiga, COM tehnoloogia kiirendab ja lihtsustab nt arvete jt arvuti poolt loodud dokumentide tootmist ja jagamist. Definitsiooni kohaselt mikrograafika muudab info "miniatuurseks". See pakub dokumentidele kompaktset, ökonoomilist ja usaldatavat ladustamise võimalust. Võrreldes paberiga, võib mikrograafika vähendada laopinda 95% või rohkemgi. Mikrograafika kujutised on nagu paberdokumendidki inimesele arusaadavad, need vajavad vaatamiseks või trükkimiseks ainult kujutise suurendamist. Võrreldes elektroonilises formaadis olevate dokumentidega on mikrograafika vähem sõltuv riistja tarkvarast Elektroonilised formaadid Elektrooniline formaat hõlmab endas nii digitaliseeritud kujutisi (loodud skännerite abil), tekstipõhiseid (ik character-coded) andmeid (loodud tekstitöötlusprogrammide, E-kirja süsteemide kui ka teiste arvutisüsteemide poolt) kui ka tabeltöötluse andmeid jm. Elektroonilised formaadid on parimad rakendustele, mis vajavad dokumentide kiiret kättesaamist (nii kohalikku kui läbi võrgu) või dokumentide kontrollitud teekonda läbi organisatsiooni töövoo. Elektroonilisi dokumente on lihtne kuvada, printida ning saata edasi teistele kasutajatele. Kuna kasutajad ei saa endale dokumendi ainuversiooni, siis on võimalik dokumenti samaaegselt kasutada mitmel erineval kasutajal, nii et kasutajad ei pea dokumendi pärast võistlema. Võrreldes paberdokumentide süsteemiga on faili ülalpidamise ja integreerimise probleemid minimaalsed. Kuna elektroonilisi dokumente kasutamisel ei eemaldata hoiukohast, siis elektroonilises süsteemis puuduvad sorteerimise ja tagasipaigutuse ülesanded (nagu paberil). Peale eelneva on elektroonilisi dokumente raskem (peaaegu võimatu) kahjustada kasutamisel või paigutada valesse kohta. Kui individuaalne säilitusmeedium kahjustub või varastatakse, siis on olemas tagavarakoopiad dokumendi jätkuvaks kasutamiseks. Miinuseks võrreldes pabersüsteemiga kaasneb elektroonilise meediumiga suurem oht andmete vargusele: lisaks ukse 15

16 mahamurdmisele on võimalik arvutivõrgus olevatele andmetele ligi pääseda ka arvutivõrku kasutades. Kui paberi ja mikrofilmi jaoks on defineeritud stabiilsust iseloomustav tunnus, eluiga ja optimaalsed säilitustingimused, siis arvutimeediumil sellised rahvusvahelised standardid puuduvad. National Archives and Records Administration on välja pakkunud oma regulatsioonis 36 CFR osa 1234 magnetketaste hoidmise temperatuuriks F ja niiskuseks 35-45% ([13]). Püüdes leida elektrooniliste meediumite vastavaid iseloomustusi, kasutatakse kiirendatud eluea teste. Kiirendatud eluea testid on loodud reaalsete töötingimuste reprodutseerimiseks seadmetele, need testid lubavad analüüsida seadmete halvenemist pika perioodi vältel ilma, et peaks tulemusi ootama mitu aastat ([14]). See saavutatakse eseme kontrollitud kokkupuutumisega kahju tekitavate faktoritega: kõrgendatud temperatuur, muutuv niiskus jms. Baseerudes kiirendatud eluea testidele, pakuvad paljud tootjad oma optilisele kettale stabiilset teoreetilist eluiga kuni 100 aastat. Siiski on paljude optiliste ja magnetketaste praktiline eluiga 30 aastat või veelgi vähem. Probleemiks ei ole niivõrd tehniline vananemine kui moraalne (seadmed meediumi kasutamiseks puuduvad, ilmuvad uued seadmed uute meediumite jaoks). See määrab piirangud dokumentide säilitamisele elektroonilisel meediumil. Kauaaegset säilitamist takistab ka olukord, et elektroonilisi dokumente ja nendega seotud indeksandmeid saab kasutada ainult spetsiaalse rakendusprogrammi abil. Tarkvara uueneb ja muutub veelgi kiiremini kui riistvara. Tarkvara võib muutuda isegi nii palju, et eelnevalt salvestatud materjal pole enam kättesaadav. Seda eriti juhul, kui rakenduse tootjat enam pole (ei tegele tootega, pankrotis vms). Elektroonilise dokumendi kättesaadavust saab pikendada, kui aeg-ajalt salvestada info uuemale meediumile või formaati. Selleks on loodud spetsiaalsed konverteerimissüsteemid. Võib öelda, et täna installeeritud süsteem kas asendatakse või on uuendatud versioonis juba 5-6 aasta pärast. Tuleb aga arvestada, et mida aeg edasi, seda rohkem on infot ja seda rohkem on tõenäoliselt erinevaid formaate, mida konverteerida. Elektroonilistel formaatidel on ka järgmised puudused ([15]): vastuolud erinevate operatsioonisüsteemide vahel; 16

17 erinevate tarkvarafirmade poolt loodud failiformaatide mitteühildumine; faili konverteerimisel ühest formaadist teise kannatab dokumendi kujundus; erinevad fondid: nende puudumisel dokumendist arusaamine muutub võimatuks; eelneva punktiga sarnane probleem: rahvuslike sümbolite puudumine (näiteks õ, ž ). Elektroonilised dokumendid ei oma sellist füüsilist vormi, mis on paberil. Kui uuenevad riistvara ja tarkvara, siis dokumentide rännakul ühelt platvormilt teise toimub nendes muutus. Samuti tagavarakoopia tegemine ja sellelt taastamine tekitab koopia dokumendist, mis võib erineda esialgsest. Seega kerkib esile küsimus dokumendi autentsusest. Kuidas olla kindel, et saadud dokument on originaaldokumendi õige (täpne) esitus? Lahenduseks oleks versioonikontroll ja logifaili pidamine, milles on kirjas kõik toimunud muutused. 1.4 Dokumendi elutsükkel Igal dokumendil on oma elutsükkel (ik life-cycle), mis väljendub dokumendi loomises, kasutamises, säilitamises ja hävitamises. Üldiselt jaguneb tsükkel järgmiselt: initsialiseerimine - dokument luuakse esimest korda kas paberil või elektrooniliselt. Nimetatud tegevus toimub ka siis, kui dokument saabub organisatsiooni väljastpoolt. töötlemine - dokumenti liigub organisatsiooni töövoos, kus seda vajadusel täiendatakse-parandatakse. kasutamine - dokumenti kasutatakse organisatsiooni töös, sellele viidatakse vajadusel, aga enam ei muudeta. säilitamine - dokument paigutatakse arhiivi. hävitamine - dokument hävitatakse jäädavalt. Joonisel 1.1 on toodud tegevused, millega on seotud dokumendi elutsükli osad ([7]). Initsialiseerimisel saab dokument identiteedi ja ta klassifitseeritakse (liigitatakse). 17

18 Ettevalmistamise (nn töötlemise) osas dokumenti arendatakse kuni valmimiseni. Tuvastamise (ik establishment) osas dokument vaadatakse üle ning kas antakse nõusolek valmisoleku (sobivuse) kohta või lükatakse tagasi ettevalmistuse etappi. Kasutamise osas dokumenti jagatakse, kopeeritakse, analüüsitakse jne. Ülevaatamise osas dokument nii-öelda avastatakse uuesti ja seda kasutatakse uue dokumendi põhjana. Pärast teatud aja möödudes dokumenti enam ei kasutata ja see eemaldatakse (arhiveeritakse). Viimaseks etapiks on dokumendi kustutamine. -otsimine -võtmine -vaatamine -kustutamine Ladu -otsimine -vaatamine -kustutamine -formaatide uuendamine -alternatiivmeediumite pakkumine Arhiiv Initsialiseerimine Ettevalmistus Tuvastamine Kasutamine Ülevaatamine Eemaldamine Kustutamine -muutmine -otsimine -uuesti kasutamine -ringleb -viitamine -koos töötamine -ringleb -uurimine -kontrollimine -heakskiit -otsimine -uuesti kasutamine -identifitseerimine -liigitamine -sisu struktureerimine -informeerimine -registreerimine -kopeerimine -teiste meediumite pakkumine -analüüsimine -vaatamine -initsialiseeriminmine -initsialiseeri- -otsimine -otsimine -uuesti -eemaldamine loomine -kirjelda- -heakskiit mine -koordineeri- -koordineerimine mine -initsialiseerimine -otsimine -kirjeldamine -koordineerimine Joonis 1.1. Dokumendi elutsükkel. Dokumendi elutsükkel on jagatud dokumendi kasutamise aktiivsuse järgi kahte suurde faasi: aktiivne ja mitteaktiivne faas ([12]). Aktiivne faas on seotud info õigeaegse kättesaamisega, et toetada organisatsiooni äriprotsesse. Selles faasis peab säilitusmeedium lubama sobivat (mugavat) dokumendi 18

19 kättesaamist selle muutmiseks või jagamiseks. Aktiivse faasi pikkuseks saab lugeda tavaliselt päevi, kõige rohkem nädalaid või kuid. Mitteaktiivne faas on seotud dokumendi säilitamisega. Sel ajal peab säilitusmeedium pakkuma dokumendi odavat ja turvalist hoidmist, tihti pikemaks ajaperioodiks. Mitteaktiivne faas kestab tavaliselt aastaid. Eelpool toodud kahe faasi vahele saab paigutada semi-aktiivse faasi: dokumentidele viidatakse sagedasti, aga mitte iga päev. Sellised dokumendid võidakse paigutada mõnesse odavamasse meediumisse seni, kuni neid enam ei vajata. Erinevad allikad pakuvad erinevaid definitsioone ka mitteaktiivse faasi jaoks, näiteks ([9]): mitteaktiivne faas: dokumentide aktiivne ja semi-aktiivne faas on möödas ja nad ei täida enam seda funktsiooni, milleks nad olid loodud; teisaldamise faas: dokumendid kas säilitatakse igapäevaseks kasutamiseks, arhiveeritakse või siis hävitatakse. Dokumendi liikumine tema elutsükli faaside vahel on tihedalt seotud tema liigiga (alajaotus 1.2), millega sisuliselt ettevõte määrab, millal saab dokumenti lugeda lõplikuks st ei saa enam muuta (va uueks dokumendiks) või millal kuulub dokument hävitamisele. Teiselt poolt on väga raske tõmmata joont aktiivse ja semi-aktiivse faasi vahele. Probleem tekib küsimuses, missuguseid dokumente kasutatakse rohkem, missuguseid vähem ning kui kaua neid vaja hoida nn semi-aktiivse faasi hoidlas? Autori arvates selline faas tavaliselt puudub ning piirdutakse ainult aktiivse baasiga ja arhiiviga. Näiteks Tartu Ülikoolis on paberdokumendid toimikutes aktiivses faasis kuni aasta st kalendriaasta lõppedes viiakse need arhiivi (eraldi ruumi). Elektroonilised dokumendid on kõik ühes süsteemis, ainult vanemad dokumendid on paigutatud erinevasse kausta (nimetus arhiiv ). 19

20 1.5 Millal milline meedium? Uued tehnoloogiad (mikrograafika, elektroonilised formaadid) pole siiani suutnud täielikult asendada vanemaid dokumendihalduse metodoloogiaid (pabersüsteem). Erinevad meediumid täiendavad teineteist, aga ükski neist ei suuda veel pakkuda täielikku parimat lahendust kõikidele dokumendi elutsükli faasidele. Paber on tuttav, sobiv vahend viitamiseks, samas vajab suurt pinda säilitamiseks ning nende süsteeme on raske organiseerida ja ülal pidada. Elektroonilised formaadid on parimad dokumendi elutsükli aktiivses faasis, kuna arvutil baseeruv indekseerimine lubab teha kiirelt keerulisi päringuid ning on võimalus dokumente integreerida teiste rakendustega; samas on elektroonilised formaadid vähesobivad info säilitamiseks läbi mitmete aastate (dokumendi mitteaktiivne faas). Mikrograafika tehnoloogia pakub oma stabiilsuse ja kompaktsusega head säilitusvahendit ja on sobiv ka aktiivses faasis, aga kasutajad eelistavad siiski täielikult arvutiseeritud süsteemi. Põhjuseks on ligipääsu kiirus ning elektrooniliste rakenduse võimalus pakkuda dokumendi kontrollitud liikumist organisatsiooni töövoos. Ameerika organisatsioonid Uniform Photographic Copies of Business ja Public Records as Evidence Act jt on väljendanud seisukohta, et mikrofilm on dokumendi reprodutseerimiseks sobiv meedium ([12]). Mikrofilm on eelistatuim meedium dokumentide kaitsmisel (tagavarakoopia loomiseks), kuna on kergelt ja ökonoomselt dubleeritav. Suhteliselt levinud on dokumendihaldussüsteemid, kus on kombineeritud nii paberi kui ka mikrograafika kasutamine. Dokumendid on aktiivses faasis paberil ja hiljem säilitamiseks paigutatud mikrofilmile. Analoogselt võib kokku panna elektroonilise meediumi ja mikrograafika. Sellisel juhul tuleb paberdokumentidest vabanemiseks (suure tõenäosusega igas firmas) kasutada skännereid, mikrofilmimist või teisi tehnoloogiaid. Kindlasti on sobiva meediumi valimisel tähtis ka selle hind. Just mitteaktiivses faasis, kus dokumente tuleb säilitada läbi mitmete aastate, on vaja leida odav, aga siiski 20

21 kvaliteetne säilitusmeedium. Dokumendi aktiivses faasis on tähtsaim omadus meediumile juurdepääsu kiirus. Järgnevalt on toodud tabel 1.3, kus on näidatud erinevate meediumite hierarhia, järjestatuna meediumile ligipääsu kiiruse ja hinna võrdluse järgi (aluseks võetud [16]). Meedium Ligipääsu kiirus Hind Arvuti põhimälu Väga kiire Väga kallis Vahemälu (ik cache) Väga kiire Kallis DASD Kiire Keskpärane/mõõdukas DVD Mitte aeglane Kallis Optiline ketas Mitte aeglane Mitte kallis CD-ROM Mitte aeglane Odav Mikrofišš Aeglane Odav Paber Väga aeglane Odav / Mitte kallis Tabel 1.3 Meediumite võrdlus. Tabelist 1.3 on näha, et aktiivses faasis on parimad mälud ja DASD, mitteaktiivse faasi jaoks optiline ketas, CD-ROM või mikrofišš. DASD (ik Direct Access Storage Device) on meedium, mis võimaldab mäluaadressi (kus info sellel asub) ette antuna kiiresti leida soovitud andmed kõiki teisi samal meediumil asuvaid andmeid üle vaatamata. See oli suur edasiminek võrreldes magnetketaste kasutamisega, kuna magnetkettal tuli soovitud andmeteni jõudes kõik eelnevad andmed üle vaadata. Tabelis toodud kriteeriumite järgi on ka paber üks potentsiaalne säilitusmeedium, aga siis lisandub laopind ja muud tingimused, mis on toodud alajaotuses 1.3.1, mille järgi paber ei mahu parimate säilitusmeediumite hulka. Lisas 1 on toodud paberil põhineva ja elektroonilise dokumendihalduse kasutamise võrdlus. 21

22 2. Dokumendihaldus ja -süsteemid Dokumendihaldust kasutatakse igal pool, kus dokumente luuakse, töödeldakse, jagatakse, hoitakse. Käesolevas peatükis on toodud dokumendihalduse eesmärgid ja tegevused, millega üks dokumendihaldusprogramm peaks kindlasti tegelema. Dokumendihaldusega seotud standardeid ja uuemaid tehnoloogiaid tutvustatakse järgmises peatükis. 2.1 Sissejuhatus dokumendihaldusse Järgnevalt tutvustatakse dokumendihalduse arengut, eesmärke ja põhimõtteid Dokumendihalduse areng Elektrooniline dokumendihaldus sai alguse 1980ndatel aastatel, mil tollal tavalised infotehnoloogilised süsteemid ei toetanud dokumentide graafilist kujutamist, töövoogu ja digitaalset optilist säilitamist ([2]). Esialgu moodustas dokumendihaldus omaette nurgakesse infotehnoloogias, nüüdseks on dokumendihaldus kaasatud mitmesse IT lahendusse (näiteks veebihaldus, projektitöö jt). Algselt tähendas elektrooniline dokumendihaldus rakendust, mis asendas hierarhilist failide/kataloogide süsteemi ning pakkus lihtsat dokumentide lukustamist, versioonining dokumendi atribuutide haldust. Neid programme nimetatakse nüüd traditsiooniliseks dokumendihaldussüsteemideks. Mida aeg edasi, seda rohkem võimalusi lisati süsteemi, näiteks grupitöö ja töövoogude toetamine ning väljundi haldamine. Nii muutus traditsiooniline dokumendihaldus praeguses mõistes dokumendihalduseks kitsamas tähenduses, mis sisaldab: traditsioonilist dokumendihaldust; dokumentide graafilist kujutamist (ik imaging); elektroonilist arhiivindust ja record -dokumentide haldust; E-vorme; väljundi haldust; skaneerimist; grupitöö ja töövoogude toetamist; 22

23 Interneti ja Intraneti võimaluste kasutamist; jm. Areng pole loomulikult peatunud, praegu saab dokumendihaldusesse lisada järgmised teemad: multimeedia andmebaasid; dokumentide andmelaod; teadmuse haldus (ik Knowledge Management); jpm. Tänapäeval pole enam puhast dokumendihaldust, see tehnoloogia seguneb järjest enam teiste IT tehnoloogiatega. Dokumendihalduse funktsionaalsus integreeritakse operatsioonisüsteemidesse või nende lisateenustesse; andmebaaside juhtimissüsteemid pakuvad järjest enam vahendeid dokumentide haldamiseks ja nende otsimiseks. E- kaubandus toob kaasa kommertstarkvara, milles sisalduvad nii kontori- kui ka grupitöö vahendid Dokumendihalduse vajadus Dokumente leidub igas ettevõttes ja seda mitte ainult paberkujul kuskil kapis tolmu kogumas: avaldused, protokollid, aruanded, videod firma omaniku kõnedest, isegi fotod sünnipäevadest. Mida vanem organisatsioon, seda rohkem dokumente ning vajadus nende haldamiseks kasvab. Kui iga töötaja vastutab ise oma dokumentide ja elektronposti eest, võib juhtuda, et koos inimeste töölt lahkumisega lahkub ka firma mälu - kogemused, sidemed, väljakujunenud struktuur, stiil jms ([17]). Selle vältimiseks tuleb firmas rakendada dokumendihalduse süsteem ning jälgida, et selle reeglitest ka kinni peetaks. Dokumendihaldus võimaldab organisatsioonil ([9]): toetada ja põhjendada programmide vastuvõtmist ja otsuste formeerimist; olla vastavuses seaduste ja teiste õigusaktidega kehtestatud nõuetele; kaitsta enda ja samuti oma töötajate ning klientide huvisid; toetada ja arendada organisatsiooni töö tulemuslikkust; 23

24 kaitsta ennast kohtuvaidluste ja uurimiste korral ning teistel sarnastel juhtudel tänu võimalusele pakkuda täpseid andmeid organisatoorsete toimetuste kohta; toetada ja pakkuda tõendusmaterjali organisatoorsetes küsimustes ja otsustamisprotsessis vastu võetud otsuste tulenemise kohta; dokumenteerida oma toimetusi, otsuseid ja saavutusi; juurdepääsu täpsele ja terviklikule informatsioonile ning seeläbi parandada oma majandusliku tegevuse ratsionaalsust ja tulemuslikkust; vältida ebaotstarbekaid kulusid dokumentide säilitamisele; kindlustada protsesside jätkuvus; toetada uurimisprogramme. Elektroonilise dokumendihalduse suurim väärtus on tema võime laiendada infohalduse tegevusala faktidest, mis on andmebaasides andmete kujul, põhimõtetele ja ideedele, mida üldiselt hoitakse ja säilitatakse dokumentide kujul ([4]). Dokumendihaldus aitab parandada dokumentide efektiivsust ja tõhusust nende rollis kui peamine vahend põhimõtete ja ideede salvestamiseks ning suhtlemiseks organisatsiooni (ja nende gruppide ja indiviidide) siseselt ja vaheliselt ([4]). See on tähtis firmadele, kus töö käib gruppides või mis on geograafiliselt hajutatud ning kes on rohkem sõltuvad oma oskustest hallata mitmesugust infot. Dokumendihaldusel on ka teisi rolle ja eesmärke ettevõtte elus, need on esitatud tabelis 2.1 ([4]). Roll Salvestada või dokumenteerida lepingud ja kokkulepped Salvestada poliisid, standardid ja protseduurid Esitada reaalsuse vaade teataval ajahetkel Luua pilt või kujutis Luua tuluartikkel kui toode Näited Töölepingud, hoolduslepingud, laenud, liisingud, ostulepingud jne. Protseduuri käsiraamatud, standardi spetsifikatsioonid, juhendid, täidesaadetavad memod jne. Staatuse aruanded, probleemi analüüsid, strateegilised plaanid, eelarved jne. Igaaastased aruanded, turu-uuringud, TV ja raadio reklaamid jne. Konsultatsioonifirma aruanne, mis müüakse tema kliendile jne. 24

25 Käituda kui infovahetuse mehhanism Memod, kirjad, esitlused, E-kirjad, teated inimeste ja gruppide vahel jne. Käituda kui vahend organisatsiooni Tellimused, saatelehed, nõusoleku kirjad, protsesside jaoks enamus ärivorme, jne. Pakkuda korda põhimõtete ja ideede Peaaegu kõik dokumendid, mis kannavad kinnitamiseks ja liigendamiseks põhimõtteid ja ideid Tabel 2.1 Dokumendihalduse rollid ettevõttes. Küsimusele, kas konkreetne firma vajab dokumendihaldust, aitab vastuse leida küsimustik lisas Dokumendihalduse põhimõtted Järgnevad põhimõtted kehtivad dokumentidele suvalisel meediumil ning need baseeruvad informatsiooni haldamise põhimõtetel (arendatud Parer i ja Parrott i poolt a.; [3]): 1. hallatud peab olema kogu dokumendi elutsükkel; 2. dokumendid peavad olema identifitseeritud; 3. dokumentides asuv info kvaliteet peab olema tagatud; 4. dokumendid peavad olema kaitstud; 5. dokumentidele peab olema pakutud sobiv juurdepääs; 6. dokumente peab olema võimalik säilitada. Esimese ja viimase punkti osas eristatakse dokumendi- ja record -dokumendi haldust. Nimelt traditsiooniline dokumendihaldus tegeleb ainult valmisdokumentidega st ei hallata kogu dokumendi elutsüklit (loomine ja säilitamine puudub). Niipea kui süsteem tegeleb ka dokumendi loomisega (säilitamisega), on süsteem record -dokumendi haldus (arhiivindus). Aga nagu eespool on öeldud, püüab tänapäeval dokumendihaldus tegeleda kõigega, mis on seotud dokumentidega. 25

26 Elektrooniline dokumendihaldus peab täitma kõiki tingimusi, mida oodatakse suvalisel meediumil oleval dokumendihalduselt, nendeks tingimusteks on ([6], [8]) usaldatavus. Dokumentides asuv info peab olema usaldusväärne ja autentne. Võtmesõnaks on seaduslik vastuvõtlikkus, st kas elektroonilisi andmeid aktsepteeritakse kohtus kui tõendeid. Täielikkus. Dokumentides peab asuma kogu info, mis kindlustaks nende kaua-aegse kasulikkuse. Ärikeskkonnas on dokumendid seotud näiteks transaktsioonidega, koosoleku protokolli osa vms, mis tähendab, et dokumendiga kaasneb kontekst. Ka selle konteksti säilitamine on vajalik, võimaluse selleks annab metaandmete kasutamine. Ligipääsetavus. Kõikidele, kellele see on tarvilik ja vajalik, peab olema tagatud sobiv juurdepääs andmetele. Arvestama peab ka erineva asjaoluga, et kasutajatel on erinevad tarkvara ja riistvara võimalused. Turvalisus. Ainult autoriseeritud isikutel on juurdepääs dokumentidele. Võimaliku andmekao eest kaitsmiseks peab olema tagavarakoopia tegemise ja sellelt taastamise vahendid. Vastupidavus. Dokumendid peavad saama hoitud (säilitatud) nendele ettenähtud aja vältel. Kasutatav meedium ja formaat peab olema ajakohane ja parima kvaliteedi-hinna suhtega. Integreeritus. Toetama ettevõtte teisi IT lahendusi. Elektrooniline dokumendihaldus peab olema ettevõtte töötajatele võimalikult sarnane eelnevalt kasutusel olnud nt paberil põhineva dokumendihaldusega. Kasutades samu põhimõtteid ja töökorraldust (niivõrd kui see on võimalik ja kasulik) on garanteeritud uue süsteemi töötajatepoolne vastuvõtt. 2.2 Dokumendihaldussüsteemide tegevused Dokumendihaldussüsteemid peavad täitma mitmeid ülesandeid, mille eesmärgiks on dokumendihalduse põhimõtete (alajaotus 2.1.3) tagamine. Järgnevalt on esitatud dokumendihaldussüsteemi põhiülesannete kirjeldus. Lisaks toodud ülesannetele on vajalik garanteerida süsteemi turvalisus ja töökindlus. 26

27 2.2.1 Dokumendi loomine Dokumendi elutsükkel saab alguse dokumendi loomisega, milleks pakuvad dokumendihaldussüsteemid erinevaid võimalusi: dokument luuakse kas süsteemi enda või mõne muu rakenduse vahendeid kasutades. Kui dokument luuakse väljaspool süsteemi, siis tavaliselt lisatakse see süsteemi valmiskujul. See tähendab näiteks, et selline dokument tekib väljaspool süsteemi poolt toetavat töövoogu või see dokument on formaadis, mille loomist süsteem ei toeta (näiteks audio- ja videofailid). Kui süsteem on integreeritud organisatsiooni teiste IT lahendustega, näiteks finantssüsteemiga või elektronkirjade süsteemiga, siis on need programmid ka potentsiaalsed dokumendiloojad (finantsaruanded, eelarve lisad, E-kirjad vms). Kaasaegsed dokumendihaldussüsteemid toetavad elektroonilisi dokumendi loomise vorme ehk E-vorme. E-vormid pakuvad kasutajale sõbralikku, mugavat ja kiiret vahendit info sisestamiseks dokumendiks. E-vormid on dokumendi põhjad, milles on augud, mida kasutaja täidab kas vabatekstiga (näiteks kirjutab inimese nime) või on antud kasutajale valik, mille hulgast ta saab võtta sobiva väärtuse (näiteks kuu on number 1st 12ni). Seejuures süsteem kontrollib, et sisestatud info oleks täielik ja kehtiv. E-vormide koostamiseks kasutatakse näiteks veebi ja XMLi (vt 3.2) vahendeid. Veel üheks võimaluseks dokumentide loomisel on dokumentide graafiline kujutamine (ik Document Imaging), mis on paberdokumentide konverteerimine elektroonilisteks kujutisteks. Dokumendi sissetoomisel dokumentide graafilise kujutamise süsteemi kasutatakse kolme peamist meetodit ([18]): skaneerimine paberkujul dokumentide jaoks - luuakse rasterkujutis, mida saab säilitada arvutis. Kasutades vastavaid meetodeid saab neid kujutisi ka elektrooniliselt töödelda. konversioon selleks, et luua muutumatuid pilte elektroonilisest dokumendist. Näiteks Windowsi keskkonnas saab MS Wordi faile trükkida pildiks, mille formaat on tavaliselt PDF (ik Portable Document Format). Tulemuseks ei ole tekstifail, vaid pildifail. importimine selleks, et luua elektroonilisest dokumendist selliseid versioone, mida hiljem saab soovi korral muuta. Importimise korral jäetakse dokumendi 27

28 formaat muutmata ja kui soovitakse selle sisu vaadata, siis käivitatakse dokumendi loonud rakendus (või kasutatakse süsteemi lisatud faili vaatajat). Näiteks lisatakse süsteemi MS Exceli fail (sisaldab tabeleid) valmiskujul ja kui hiljem on vaja selles sisalduvat tabelit muuta, siis käivitatakse MS Exceli rakendus. Dokumenti saab süsteemi lisada kahel viisil: kas valmisproduktina või luua süsteemi vahendeid kasutades. Igal juhul täidetakse (kas süsteemi või kasutaja poolt) dokumendi metaandmed so andmed, mis identifitseerivad ja/või kirjeldavad dokumenti. Kindlasti on vaja teada identifikaatorit (so nagu dokumendi nimi), autorit, lisamise kuupäeva jms, mis on tavaliselt dokumendihaldussüsteemis juba kirjeldatud. Identifikaatoriks on kas lisaja poolt pandud pealkiri või süsteemi poolt pakutav kombinatsioon tähtedest/numbritest. Viimane variant on eelistatuim, kuna dokumentide rohkuse korral võib kasutajal nimede väljamõtlemisel raskusi olla. Tihti kasutatakse identifikaatorit ka andmete indekseerimisel, mis lihtsustab dokumentide otsimist. Autoriks või omanikuks on tavaliselt dokumendi lisaja (süsteemi kasutaja). Dokumentide atribuudid annavad võimaluse luua dokumentide registrit: selline olukord tekib siis, kui dokumendihaldussüsteem ei säilita dokumendi sisu, vaid ainult dokumentide atribuute. Vajalikke metaandmeid võib lasta dokumendihaldussüsteem organisatsioonil endal süsteemi juurde lisada: millal dokument jõustub, kui kaua kehtib, kellele on lubatud juurdepääs jms. Igale uuele atribuudile saab lisada ka tingimusi, näiteks kas need andmed on kohustuslikud kasutajal täita või mitte jms. Dokumendi lisamisel süsteemi määrab kasutaja ka selle liigi (vt alajaotus 1.2). Kui süsteemis on erinevate liikidega käitumise toetus, siis on kasutajal sellevõrra lihtsam dokumenti käsitleda. Näiteks kui kasutaja otsib koostöölepingut, siis saab ta seda kergesti leida liigi lepingud alt. Erinevad liigid annavad ka süsteemile võimaluse automaatselt dokumenti vastaval ajal arhiveerida (igale liigile saab määrata sobiva aktiivse faasi pikkuse) või kustutada (dokumendi eluea täitumisel). 28

29 2.2.2 Dokumentide otsing Dokumentide leidmine on üks tähtsamaid tegevusi dokumentidega tegelemisel. Öeldakse, et professionaalid kulutavad 5-15% oma ajast info lugemisele, aga kuni 50% ajast selle otsimisele ([19]). Dokumentide kiireks leidmiseks panevad aluse nende lihtne ja loogiline liigitus ning sobivate metaandmete kasutamine. Samuti peab otsing (kriteeriumite määramine ja tulemuse esitamine) tehniliselt olema kasutajale selge ja arusaadav. Dokumendihaldussüsteemi kasutajatel on tavaliselt erinevad tingimused, millele vastavaid dokumente on vaja leida. Näiteks soovib sekretär teada saada, millistele kirjadele on vastamistähtaeg järgmisel nädalal või soovib peaspetsialist teada, millised ülesanded täpsemalt on temale antud mingi probleemi lahendamiseks. Sekretäri soovi saab lahendada, kui otsida metaandmete hulgast vastamise tähtaegu, peaspetsialist aga peab vaatama koosolekute protokollide sisu. Seega peab kasutajale olema antud võimalus otsida dokumente nii atribuutide järgi, sisu järgi (vabateksti otsing) või kõikide nende võimaluste järgi koos. Olenevalt süsteemist võib tihedamini kasutatavaid otsinguid ka eelnevalt defineerida ning kasutaja saab neid siis temale sobival momendil lihtsalt käivitada. Otsingul kasutatakse tavaliselt mingit keelt, mis lihtsustab otsingu eesmärgi kirjeldamise. Keeles on tavaliselt vahendid, mis vabateksti otsingul lubavad määrata näiteks, mis sõna peab dokumendis leiduma ja mis ei tohi; või missugused sõnad kindlasti peavad koos leiduma. Veel on üpriski tavaline kasutada spetsiaalsümboleid otsingukriteeriumis. Kui näiteks on soov leida dokumente, milles sisaldub sõna ülikool mingiski vormis, siis saab otsingutingimusse kirjutada ülikool*. "*"-i asemele paigutab otsimissüsteem 0 kuni mitu suvalist sümbolit ning tulemuseks sobivad dokumendid, mis sisaldavad sõnu ülikool, ülikoolist, ülikoolid, ülikoolidest jms. Dokumentide leidmine on kasutajatele kõige vajalikum. Dokumendihaldussüsteemi ülesandeks on anda lihtsad võimalused kiireks ja täpseks otsinguks Dokumendi versiooni haldus Dokumente luuakse iteratiivselt, see tähendab, et enne kui dokument on valmis, läbib see mitu muudatuse ringi. Muudatusteks on näiteks sõnastuse ümbertegemine, lõikude 29

30 kaotamine või juurdelisamine, kujunduse parandamine vms. Dokumendihaldussüsteemid võivad pakkuda võimalust, mille korral kõik dokumentide muudatused (selle sisu või metaandmete muutumine) säilitatakse mingil kujul. Sellist võimalust nimetatakse versioonihalduseks. Versioonihaldus sisaldab ([3]): kontrolli, mis keelab kasutajatel süsteemis olemasoleva dokumendi muutmise. Selleks et muuta, tuleb lisada uus dokument (versioon). Lihtsustatud viisi dokumendi uue versiooni sisestamiseks, st uus versioon saab endale automaatselt eelmise versiooni metaandmed. Lihtsat viisi, millega kasutaja teeb vahet, milline on dokumendi uusim versioon. Andmeid dokumendi muutuste kohta. See on näiteks info selle kohta, kes ja millal lisas uue versiooni. Sellised andmed peaksid olema nähtavad kasutajale, kellel on õigus vaadata dokumendi versioone. Versioonikontroll on vajalik mitte ainult valmisdokumentide korral, vaid ka siis, kui süsteem lubab luua uusi dokumente, mille loomisest võtavad osa mitu inimest. Sellist olukorda nimetatakse grupitööks. Grupitöö tarkvara koosneb lisaks versioonikontrollist ka aja- ja ressursiplaneerimise ning diskussioonivahenditest jms Dokumentide säilitamine Traditsiooniline dokumendihaldus ise ei tegele dokumentide arhiveerimisega, aga kaasaegsetesse süsteemidesse on kaasatud arhiivihaldus (ik Archival Management), mille põhiülesandeks on dokumentide säilitamine teatud aja jooksul, nende leidmise vahendite pakkumine ning dokumentide hävitamine. Dokumentide säilitamiseks on vaja leida sobiv meedium, mille valimiseks võib tuua järgnevad tingimused ([13], [6]): dokumentide eluiga; dokumentide säilitamise ja kättesaamise hind; dokumentide hulk; säilitatud dokumentidele ligipääsuks kuluv aeg; 30