Binary Document Workgroup Edition User Guide
ข อม ลในเอกสารน อาจเปล ยนแปลงได โดยไม ต องแจ งให ทราบล วงหน า ห ามท าซ า แจกจ ายหร อเผยแพร ส วนใดๆ ในเอกสารฉบ บน ไม ว าร ปแบบใดๆ หร อด วยว ธ การใดๆ ด วยว ตถ ประสงค ใดๆ โดยม ได ร บอน ญาตเป นลายล กษณ อ กษรจากบร ษ ท ไบนาร กราฟ ก จ าก ด 2004 บร ษ ท ไบนาร กราฟ ก จ าก ด สงวนล ขส ทธ Paper Flow, P@per Flow เป นเคร องหมายการค าของบร ษ ท ไบนาร กราฟ ก จ าก ด ในประเทศไทย และ/หร อ ประเทศอ นๆ เคร องหมายการค าอ นๆ ท ปรากฏในเอกสารน เป นเคร องหมายการค าของเจ าของเคร องหมายการค าน นๆ Ver.1.1
สารบ ญ ความเข าใจเบ องต นก บโปรแกรม Binary Document 1 หน าต างหล กของโปรแกรม 1 เร มต นจ ดเก บเอกสารก บ Binary Document 3 การจ ดการ Database 4 การสร าง Database 4 การเช อมต อ Database 5 การเล อกใช งาน Database 6 การลบรายช อ Database 6 การจ ดการ Folder 6 การสร าง Folder 6 การลบ Folder 7 การจ ดการ Library 7 การสร าง Library 7 การแก ไขข อม ลของ Library 8 การลบ Library 8 การจ ดการ File 8 การสร าง File 8 การท าเคร องหมายเล อก File 9 การยกเล กเคร องหมายเล อก File 9 การค ดลอกเอกสารจาก File 9 การลบ File 10 เร มต นสแกนเอกสาร 10
การเล อกสแกนเนอร 10 การสแกนเอกสาร 11 การสแกนเอกสารเพ มเต มใน File 12 การท าด ชน เอกสาร 13 การค นหาเอกสาร 14 การแสดงผลเอกสาร 15 การท าเคร องหมายเล อกหน าเอกสาร 16 การลบหน าเอกสาร 17 การสแกนเอกสารแทนท หน าเอกสารเด ม 17 หมายเหต ประกอบเอกสาร (Annotation) 18 การพ มพ เอกสาร 19 การบ นท กเอกสารเป นแฟ มข อม ลภายนอก 21 ระบบร กษาความปลอดภ ย 22
ความเข าใจเบ องต นก บโปรแกรม Binary Document Binary Document Workgroup Binary Document ค อโปรแกรมส าหร บจ ดเก บส าเนาเอกสาร ซ งเอกสารน นอาจเป นภาพเอกสารท ได จากการสแกนภาพเอกสารผ านทางเคร องอ านเอกสารอ เล กทรอน กส หร อแฟ มข อม ลประเภทต างๆ ท ม อย บนคอมพ วเตอร โดยม ระบบการท าด ชน ในการส บค นเอกสารอย างรวดเร วและม ประส ทธ ภาพ Binary Document ได ร บการออกแบบมาเพ อให ง ายต อการใช งาน โครงสร างในการจ ดเก บเอกสารของ โปรแกรม Binary Document ม ล กษณะคล ายคล งก บระบบโฟลเดอร ในระบบปฏ บ ต การ Windows ท าให ส อ ความหมายก บผ ใช ได เป นอย างด และโครงสร างในการจ ดเก บเอกสาร ได ถ กออกแบบให คล ายก บระบบจ ดเก บ เอกสารจร งในช ว ตประจ าว น โครงสร างระบบจ ดเก บเอกสารโดยท วไปจะประกอบด วยอาคารเก บเอกสาร ห องเก บเอกสาร ต เก บ เอกสาร แฟ มเอกสาร และเอกสาร และโครงสร างระบบจ ดเก บเอกสารของโปรแกรม Paper จะประกอบด วย Database, Folder, Library, File และ Document ซ งสามารถเปร ยบเท ยบด งตาราง ระบบท วไป โปรแกรม Binary Document อาคารเก บเอกสาร Database ห องเก บเอกสาร Folder ต เก บเอกสาร Library แฟ มเก บเอกสาร File เอกสาร Document หน าต างหล กของโปรแกรม Binary Document หน าต างหล กของโปรแกรม Binary Document จะประกอบด วย 5 ส วนหล กได แก แถบเมน และแถบ เคร องม อ พ นท แสดงโครงสร าง พ นท แสดงข อม ล พ นท แสดงภาพย อของเอกสาร และแถบแสดงสถานะ แถบเมน แถบเคร องม อ พ นท แสดง โครงสร าง พ นท แสดงข อม ล พ นท แสดงภาพย อ แถบแสดงสถานะ ค ม อผ ใช - 1
แถบเคร องม อของหน าต างหล ก Delete Database - ลบฐานข อม ล Create New Folder - สร าง Folder Delete Folder - ลบ Folder Create New Library - สร าง Library Delete Library - ลบ Library Modify Library - แก ไขข อม ลหร อโครงสร างด ชน ของ Library Previous File - เล อนไปย งแฟ มเอกสารถ ดไป Next File - เล อนไปย งแฟ มเอกสารก อนหน า Scan New File - สแกนเอกสารเพ อสร างแฟ มเอกสารใหม Search - ค นหาเอกสารด วยด ชน ท ก าหนดไว Mark File - ท าเคร องหมายเล อกแฟ มเอกสารป จจ บ น Unmarked File - ยกเล กเคร องหมายเล อกแฟ มเอกสาร Delete File - ลบแฟ มเอกสารป จจ บ น Export File - บ นท กแฟ มเอกสารป จจ บ นเป นแฟ มข อม ล Exit - ออกจากโปรแกรม พ นท แสดงโครงสร าง Database Folder Library ค ม อผ ใช - 2
พ นท แสดงข อม ล FM - ส ญล กษณ แสดงการท าเคร องหมายเล อกแฟ มเอกสาร PM - ส ญล กษณ แสดงการท าเคร องหมายหน าเอกสารภายในแฟ มเอกสาร Page - จ านวนหน าของเอกสารในแฟ มเอกสาร Key1-4 - ด ชน ของเอกสารท ผ ใช ก าหนด Entry - แสดงว นท สร างแฟ มเอกสาร Revision - แสดงว นท ล าส ดม การเปล ยนแปลงของแฟ มเอกสาร พ นท แสดงภาพย อของเอกสาร พ นท น จะแสดงภาพย อของเอกสาร (Thumbnail) ซ งจะสามารถมองเห นภาพของเอกสารก อน เป ดด ภาพเอกสารจร ง ภาพย อของเอกสารน สามารถด ภาพขยายเฉพาะจ ดของเอกสารหร อจ ดขยาย (Zoom Spot) ได โดยการคล กในต าแหน งท ต องการขยายในภาพเอกสารค างไว เร มต นจ ดเก บเอกสารก บ Binary Document เอกสารซ งต องการจ ดเก บเอกสารในระบบ อาจม ได หลากหลายประเภท โดยเอกสารแต ละประเภทจะม ล กษณะในการจ ดเก บหร อด ชน ในการส บค นท แตกต างก น การออกแบบโครงสร างในการจ ดเก บเอกสารจะม ความส าค ญมากไม ว าจะด วยระบบจ ดเก บด วยม อหร อระบบคอมพ วเตอร หากออกแบบไม ครอบคล มอาจท าให ค นหาเอกสารย งยากหร ออาจใช เวลานาน การออกแบบด ชน ควรออกแบบให ครอบคล มและบ งบอกถ งแฟ ม เอกสารแต ละแฟ มได ช ดเจน แต ไม ควรม มากจนเก นความจ าเป น อาจท าให ส นเปล องเวลาในการท าด ชน เน องจากจ าเป นต องท าการป อนด ชน ท กๆ แฟ มเอกสาร ค ม อผ ใช - 3
โครงสร างพ นฐานของ Binary Document 1. Database เป นโครงสร างท ใหญ ท ส ดของระบบ จะเก บรายละเอ ยดโครงสร างท งหมดของการ จ ดเก บเอกสารภายใน Database น นๆ ซ งเปร ยบได ก บอาคารเก บเอกสารในระบบจร ง 2. Folder การจ ดเก บเอกสารใน Binary Document สามารถเก บเอกสารได หลายประเภท ภายใน 1 database Folder จะช วยในการแยกกล มของประเภทเอกสารให สามารถมองและค นหาได ง าย ซ ง อาจเปร ยบได ก บห องท ใช จ ดเก บเอกสาร 3. Library เป นส วนท ใช ก าหนดล กษณะการส บค นของเอกสารแต ละประเภท ซ งภายในจะ ประกอบด วยด ชน ในการค นหาของเอกสาร สามารถก าหนดได ส งส ดถ ง 4 ด ชน ซ งอาจเปร ยบได ก บต ส าหร บ จ ดเก บเอกสาร 4. File เป นส วนท ใช เก บเอกสาร ซ งอาจประกอบด วยเอกสารเพ ยงหน าเด ยวหร อหลายหน าก ได โดย File จะม ข อม ลด ชน ต างๆ ท ส อถ งเอกสารภายใน File เพ อใช ในการค นหา ซ ง File อาจเปร ยบได ก บ แฟ มเอกสารภายในต เอกสาร การจ ดการ Database การสร าง Database Database หร อฐานข อม ล เป นโครงสร างท ใหญ ท ส ดจะเก บข อม ลโครงสร างท งหมดของการจ ดเก บ เอกสารใน database การสร าง database ท าได โดย 1. เล อกเมน หล ก Database และเล อกเมน ย อย Select or New Database... 2. คล ก New Database 3. ป อนช อ Database ท ต องการ และเล อกโฟลเดอร ท ต องการจ ดเก บฐานข อม ล คล ก OK 4. ช อฐานข อม ลใหม จะปรากฏในรายช อฐานข อม ล ค ม อผ ใช - 4
การเช อมต อ Database ในกรณ ท าการย าย Folder ท จ ดเก บ database ในระบบปฏ บ ต การหร อค ดลอก database มาจากเคร อง อ น จ าเป นต องท าการเช อมต อ database เพ อให โปรแกรมสามารถเป ดใช งาน database น นได 1. ในกรอบโต ตอบก อนเข าโปรแกรม Paper Flow หร อ เล อกเมน หล ก Database และเล อกเมน ย อย Select or New Database... 2. คล ก Connect to... 3. เล อก Folder ท เก บฐานข อม ลท ต องการเช อมต อ คล ก OK 4. ช อฐานข อม ลท เช อมต อจะปรากฏในรายช อฐานข อม ล การเล อกใช งาน Database การเล อกใช งาน Database จะสามารถเล อกใช ได เฉพาะ Database ท ท าการเช อมต อไว แล วเท าน น (ด เพ มเต มท การเช อมต อ Database) 1. ในกรอบโต ตอบก อนเข าโปรแกรม Paper Flow หร อ เล อกเมน หล ก Database และเล อกเมน ย อย Select or New Database... 2. คล กเล อกช อ Database ท ต องการ แล วคล ก Select ค ม อผ ใช - 5
การลบรายช อ Database เม อไม ต องการเช อมต อก บ Database สามารถลบช อ Database น นออกจากรายช อ databaseได ซ ง การลบรายช อ Database เป นการลบเฉพาะข อม ลการเช อมต อเท าน น ไม ได เป นการลบข อม ลท เก บอย ใน database 1. ในกรอบโต ตอบก อนเข าโปรแกรม Paper Flow หร อ เล อกเมน หล ก Database และเล อกเมน ย อย Select or New Database... 2. คล กเล อกช อฐานข อม ลท ต องการ แล วคล ก Remove 3. คล ก Yes เพ อย นย นการลบช อ Database หร อ คล ก No เพ อยกเล กการลบช อฐานข อม ล 4. ช อ Database ท ลบจะหายไปจากรายช อ database ท ใช งานได การลบ Database การลบ Database จะท าให ข อม ลท งหมดท อย ภายใต Database น นถ กลบและส ญหายไปท งหมด ด งน น จ งควรระว งในการท าการลบ Database 1. เข าส Database ด วยผ ใช ท ม ส ทธ ในการลบ Database น น 2. คล กเล อกช อ Database ท ต องการลบ โดยส งเกตเคร องหมายถ กด านหน าช อ Database 3. คล กป ม Delete database หร อคล กเมาส ขวาท ช อ Database และเล อก Delete database 4. ตอบ Yes เพ อย นย น หร อ No เพ อยกเล กการลบ database การจ ดการ Folder การสร าง Folder การสร าง Folder สามารถสร าง Folder ได ภายใต Database หร อ Folder เท าน น 1. คล กเล อก Database หร อ Folder ท ต องการสร าง Folder ไว ภายใน โดยส งเกตเคร องหมายถ กด านหน า Database หร อ Folder 2. คล กป ม Create New Folder ในแถบเคร องม อ หร อคล กเมาส ขวาท ช อ Database หร อ Folder ท เล อกไว และเล อก Create New Folder ค ม อผ ใช - 6
3. ป อนช อ Folder ท ต องการ คล กป ม OK เพ อย นย น หร อ Cancel เพ อยกเล กการสร าง Folder การลบ Folder การลบ Folder จะสามารถลบ Folder ได ก ต อเม อไม ม ข อม ลใดๆ อย ภายใต Folder น น จ าเป นต องลบ Folder และ/หร อ Library ภายในท งหมดก อนจ งสามารถลบ Folder น นได 1. คล กเล อก Folder ท ต องการลบ โดยส งเกตเคร องหมายถ กด านหน าโฟลเดอร 2. คล กป ม Delete Folder ในแถบเคร องม อหร อคล กเมาส ขวาท ช อโฟลเดอร และเล อก Delete Folder การจ ดการ Library Library โครงสร างท ใช ก าหนดด ชน และร ปแบบของ File ซ ง Binary Document จะม Library ประเภท Image library ซ งเป น Library ท บรรจ File ท จ ดเก บภาพของเอกสาร ซ งได จากการสแกนผ านเคร องอ านเอกสาร อ เล กทรอน กส สามารถเป ดด ด วยหน าต างแสดงภาพเอกสารของ Binary Document และบ นท กเป นแฟ มข อม ล ภาพ ท ในร ปแบบ TIF, JPEG (JPG) และ Bitmap (BMP) การสร าง Library 1. คล ก Folder ท ต องการสร าง Library โดยส งเกตเคร องหมายถ กด านหน า Folder 2. เล อกเมน หล ก Library และเล อกเมน ย อย Create New Library หร อ คล กเมาส ขวาท ช อ Folder และ เล อก Create New Library 3. ระบ ช อของ Library ค ม อผ ใช - 7
4. สร างด ชน ส าหร บเอกสารของ Library ซ งสามารถสร างได ส งส ด 16 ด ชน และสร างได 3 ร ปแบบค อ - Text ข อม ลด ชน แบบข อความ สามารถเล อกความยาวได 32 และ 255 ต วอ กษร - Numeric ข อม ลด ชน แบบต วเลข สามารถเล อกความยาวได 9 และ 16 หล ก - Date ข อม ลด ชน ในร ปแบบว นท ซ งจะบ งค บความยาวไว 8 หล ก 5. คล ก Create เพ อสร าง Library การแก ไขข อม ลของ Library 1. คล กเล อก Library ท ต องการแก ไข โดยส งเกตเคร องหมายถ กด านหน า Library 2. คล กป ม Modify Library บนแถบเคร องม อหร อคล กเมาส ขวาท ช อของ Library แล วเล อก Modify Library 3. สามารถเปล ยนแปลงช อของ Library ในช อง Name 4. สามารถเปล ยนแปลงช อของด ชน โดยคล กเล อกช อของด ชน แล วคล กป ม Modify * แต จะไม สามารถลบด ชน ท ม อย แล วได 5. สามารถสร างด ชน เพ มเต มได โดยคล กป ม New และระบ ข อม ลด ชน ท ต องการเพ ม 6. คล กป ม Save เพ อบ นท ก การลบ Library การลบ Library จะลบข อม ลภายใน Library ท งหมดและไม สามารถเร ยกค นได จ งควรระว งในการ ด าเน นการลบ Library 1. คล ก Library ท ต องการลบ โดยส งเกตเคร องหมายถ กด านหน า Library 2. คล กป ม Delete Library ในแถบเคร องม อ หร อคล กเมาส ขวาท ช อ Library และเล อก Delete Library 3. คล ก Yes เพ อย นย นการลบ หร อ No เพ อยกเล กการลบ การจ ดการ File การสร าง File สามารถสร าง File โดยการสแกนเอกสารเพ อบ นท ก File ใหม (ด ข นตอนการสแกนเอกสาร) ค ม อผ ใช - 8
การท าเคร องหมายเล อก File การท าเคร องหมายเล อก File จะช วยท าให สามารถจ ดการหร อท างานก บ File มากกว า 1 File ได เช น การเล อก File เพ อน ามารวมเป น File เด ยว หร อเล อก File เพ อท าการลบ เป นต น 1. ค นหาและคล กแฟ มเอกสารท ต องการ 2. เล อกเมน หล ก File เมน ย อย Mark... เล อก Mark File เพ อท าเคร องหมายเล อก File น น 3. File ท ท าเคร องหมายไว จะปรากฏร ปสม ดส น าเง นด านหน า File น น Tip: สามารถใช ป ม Ctl+M เพ อท าเคร องหมายส าหร บ File น น การยกเล กเคร องหมายเล อก File เม อท าเคร องหมายเล อก File ไว แล วสถานะของเคร องหมายเล อกจะคงอย ตลอดไป จนกว าจะท าการ ยกเล กเคร องหมายเล อกออกไป สามารถยกเล กเคร องหมายเล อกส าหร บ File ท ได ท าเคร องหมายเล อกไว ตาม ข นตอนด งน 1. ค นหาและคล ก File ท ต องการ ส งเกตจากแถบส น าเง นและเคร องหมายสามเหล ยมด านหน า File 2. เล อกเมน หล ก File เมน ย อย Unmarked... เล อก Unmarked File เพ อยกเล กเคร องหมายเล อก File น น เล อก Unmarked All Files เพ อยกเล กเคร องหมายเล อก File ท งหมดในรายการท แสดงอย ใน ขณะน น Tip: สามารถใช ป ม Ctl+U เพ อยกเล กเคร องหมายเล อกส าหร บ File น น หร อ Ctrl+Alt+U เพ อยกเล กเคร องหมาย File ท งหมดท แสดงในรายการ File ขณะน น การค ดลอกเอกสารจาก File หากต องการค ดลอกเอกสารจาก File หลายๆ File ท าได ตามข นตอนด งน 1. ท าเคร องหมายเล อกส าหร บ File ท ต องการ 2. คล กเมาส ขวา เล อก Copy Marked File ซ งสามารถเล อกปลายทางในการจ ดเก บได 2 ว ธ To new file ค ดลอกเอกสารจาก File ท เล อกไปย ง File ใหม Into current file ค ดลอกเอกสารจาก File ท เล อกมาเพ มใน File ป จจ บ น 3. กรณ เล อก To new file โปรแกรมจะแสดงหน าต างให ป อนด ชน และเล อกประเภทของ File Single-Page ใน 1 File ให เก บเอกสารเพ ยงหน าเด ยว Multi-Page ใน 1 File สามารถเก บเอกสารได หลายหน า ด งน นเม อเล อก Single-Page หาก File ท เล อกไว ม เอกสารหลายหน า โปรแกรมจะท าการสร าง File ใหม เพ มตามจ านวนหน าของเอกสาร แต หากเล อก Multi-Page โปรแกรมจะท าการรวมเอกสารเก บไว ใน File ใหม เพ ยง File เด ยว ค ม อผ ใช - 9
4. กรณ เล อก Into current file โปรแกรมจะท าการค ดลอกเอกสารจาก File ท เล อกไว ท งหมด มาเพ มใน File ป จจ บ น การลบ File เม อลบ File แล วจะไม สามารถเร ยกค นได ด งน นควรระว งเม อท าข นตอนลบ File การลบ File ป จจ บ น 1. คล กเล อก File ท ต องการ โดยส งเกตแถบส น าเง นและเคร องหมายสามเหล ยมด านหน า File 2. เล อกเมน หล ก File และเมน ย อย Delete เล อก Delete File หร อ คล กเมาส ขวา File ท ต องการและเล อก Delete File การลบ File ท ท าเคร องหมายเล อกไว 1. ท าเคร องหมายเล อก File ท ต องการ 2. เล อกเมน หล ก File และเมน ย อย Delete เล อก Delete Marked File การลบ File ท งหมดใน Library เล อกเมน หล ก File และเมน ย อย Delete เล อก Delete All File เร มต นสแกนเอกสาร การสแกนเอกสารเป นการน าเข าภาพเอกสารเก บใน File ซ งจะใช ก บ Library ประเภท Image โปรแกรม Binary Document สามารถใช ได ก บสแกนเนอร หร อเคร องอ านเอกสารอ เล กทรอน กส ท กร นท ใช driver มาตรฐาน TWAIN การเล อกสแกนเนอร ก อนการสแกนเอกสารจ าเป นต องเล อกร นของสแกนเนอร ท เช อมต อก บคอมพ วเตอร เพ อให โปรแกรม Binary Document ต ดต อก บสแกนเนอร ได ถ กต อง ข อม ลร นของสแกนเนอร ท เล อกจะถ กจดจ าไว จนกว าจะท าการ เล อกสแกนเนอร ใหม 1. เล อกเมน หล ก System และเล อกเมน ย อย Select Scanner... 2. จากหน าต างแสดงโต ตอบ เล อกร นของ Scanner ท ต องการ คล กป ม OK ค ม อผ ใช - 10
การสแกนเอกสาร สแกนเอกสารและจ ดเก บใน File ใหม 1. เล อกเมน หล ก File และเมน ย อย Scan แล วเล อก Scan New หร อคล กป ม Scan New ในแถบ เคร องม อ 2. ป อนด ชน ส าหร บเอกสาร 3. เล อกต วเล อกส าหร บร ปแบบของ File ท ต องการจ ดเก บและต วเล อกส าหร บการสแกน (Scan option) ต วเล อกร ปแบบของ File (File Type) Single-Page ใน 1 File ให เก บเอกสารเพ ยงหน าเด ยว ด งน นหากเล อกต วเล อกน เอกสาร ท สแกนเข าไปจะจ ดเก บใน File ใหม File ละ 1 หน า เช น สแกนเอกสาร 20 หน าจะได File ใหม 20 Files Multi-Page ใน 1 File สามารถเก บเอกสารได หลายหน า ด งน นหากเล อกต วเล อกน เอกสารท สแกนเข าไปจะจ ดเก บใน File เพ ยง File เด ยว เช น สแกนเอกสาร 20 หน าจะได File ใหม เพ ยง File เด ยวบรรจ เอกสาร 20 หน า ต วเล อกในการหม นหน าเอกสาร (Orientation) No Rotation ไม หม นหน าเอกสาร 90 degrees หม นหน าเอกสารตามเข มนาฬ กา 90 องศา 180 degrees หม นหน าเอกสารตามเข มนาฬ กา 180 องศา 270 degrees หม นหน าเอกสารตามเข มนาฬ กา 270 องศา ต วเล อก Display Image During Scan (ค าโดยปร ยาย ค อ ไม เล อก) หากเล อกโปรแกรมจะแสดงผลภาพเอกสารระหว างการสแกนท กหน า ต วเล อก Show Scanner Setup (ค าโดยปร ยาย ค อ เล อก) หากเล อกโปรแกรมจะแสดงหน าต างต วเล อกของสแกนเนอร เพ อปร บแต งค ณสมบ ต ในการสแกน ของสแกนเนอร ให ตรงก บล กษณะของเอกสารท สแกน 4. คล กป ม Scan เพ อเร มต นการสแกนหร อ Cancel เพ อยกเล กการสแกน ค ม อผ ใช - 11
สแกนเอกสารเพ มเต มใน File 1. เล อก File ท ต องการสแกนเอกสารเพ มเต ม โดยส งเกตแถบส น าเง นและเคร องหมายสามเหล ยมด านหน า File 2. เล อกเมน หล ก File และเมน ย อย Scan แล วเล อก Scan into current file 3. เล อกต วเล อกส าหร บการสแกน ต วเล อกการเพ ม/แทรกหน าเอกสาร Append to file ภาพเอกสารท สแกนใหม จะต อจากหน าส ดท ายของ File Insert before page ภาพเอกสารท สแกนใหม จะแทรกไว ก อนหมายเลขหน าท ระบ ต วเล อกในการหม นหน าเอกสาร (Orientation) No Rotation ไม หม นหน าเอกสาร 90 degrees หม นหน าเอกสารตามเข มนาฬ กา 90 องศา 180 degrees หม นหน าเอกสารตามเข มนาฬ กา 180 องศา 270 degrees หม นหน าเอกสารตามเข มนาฬ กา 270 องศา ต วเล อก Display Image During Scan (ค าปกต ค อ ไม เล อก) หากเล อกโปรแกรมจะแสดงผลภาพเอกสารระหว างการสแกนท กหน า ต วเล อก Show Scanner Setup (ค าปกต ค อ เล อก) หากเล อกโปรแกรมจะแสดงหน าต างต วเล อกของสแกนเนอร เพ อปร บแต งค ณสมบ ต ในการ สแกนของสแกนเนอร ให ตรงก บล กษณะของเอกสารท สแกน 4. คล กป ม Scan เพ อเร มข นต นสแกน หร อ Cancel เพ อยกเล กการสแกน ค ม อผ ใช - 12
การท าด ชน ของเอกสาร การท าด ชน ของเอกสารสามารถท าได ในข นตอนการสแกนเอกสารหร อท าภายหล งการสแกนเอกสารแล วก ได หากต องการท าด ชน ของเอกสารสามารถท าได โดยคล กเมาส ขวาท รายการแสดงของ File และเล อก Modify Index หร อกดป ม F5 บนแป นพ มพ โปรแกรมจะแสดงหน าต างส าหร บแก ไขข อม ลด ชน เพ อแก ไขข อม ลด ชน ต อไป หน าต างแก ไขข อม ลด ชน ของเอกสารประกอบด วย 4 ส วนหล ก ได แก แถบเคร องม อ, พ นท แสดงภาพ เอกสาร, พ นท แก ไขข อม ลด ชน และแถบสถานะ แถบเคร องม อ พ นท แสดง ภาพเอกสาร พ นท แก ไข ข อม ลด ชน แถบสถานะ แถบเคร องม อ เล อนไปย ง File ถ ดไป เล อนไปย ง File ก อนหน า เล อนไปย ง Page ก อนหน า เล อนไปย ง Page ถ ดไป เล อนไปย งหมายเลข Page ท ระบ ขยายภาพเอกสาร ย อภาพเอกสาร แสดงภาพเอกสารในส ดส วนเปอร เซ นต ขยายภาพเอกสารในส วนท เล อกไว หม นเอกสารทวนเข มนาฬ กา 90 องศา หม นเอกสารตามเข มนาฬ กา 90 องศา ค ม อผ ใช - 13
พ นท แก ไขข อม ลด ชน จะแสดงรายการด ชน ท งหมดของ File ป จจ บ น และสามารถแก ไขข อม ลด ชน ได ท กต ว เพ อบ นท กข อม ลด ชน และเล อนไปย ง File ถ ดไป เพ อป ดหน าต างแก ไขข อม ลด ชน การค นหาเอกสาร สามารถค นหาเอกสารได จาก Library โดยจะค นหาตามด ชน ท ได ก าหนดไว ใน Library น นๆ 1. เล อก Library ท ต องการโดยส งเกต เคร องหมายถ กด านหน า Library 2. เล อกเมน หล ก Edit และเมน ย อย Search หร อคล กป ม Search ในแถบเคร องม อ 3. ป อนข อความท ต องการค นหาในช องด ชน ท ต องการ คล กป ม Search เพ อค นหาข อม ล คล กป ม Cancel เพ อยกเล กการค นหา คล กป ม Clear all เพ อปร บเง อนไขการค นหาให เป นช องว างท งหมด Tip: สามารถใช * แทนอ กษรอ นๆ ในการค นหาได เช น Email* จะหมายถ งค นหาข อม ลด ชน ท ม ค าว า Email อย ข างหน า *Email * จะหมายถ งค นหาข อม ลด ชน ท ม ค าว า Email อย ในประโยค *Email จะหมายถ งค นหาข อม ลด ชน ท ลงท ายด วยค าว า Email Email จะหมายถ งค นหาข อม ลด ชน ท ม ค าว า Email เท าน น ค ม อผ ใช - 14
การแสดงผลเอกสาร หน าต างแสดงภาพของเอกสาร สามารถเร ยกด เอกสาร โดยการด บเบ ลคล กท File เพ อเป ดด เอกสาร โปรแกรมจะแสดงหน าต างท ใช แสดงและจ ดการเก ยวก บร ปของเอกสาร ประกอบด วย 4 ส วนหล กค อ แถบเมน แถบเคร องม อ พ นท แสดงภาพ และ แถบสถานะ แถบเมน แถบเคร องม อ พ นท แสดง ภาพเอกสาร แถบสถานะ แถบเคร องม อ เล อนไปย ง File ก อนหน า เล อนไปย ง File ถ ดไป เล อนไปย ง Page แรก เล อนไปย ง Page ก อนหน า เล อนไปย ง Page ถ ดไป เล อนไปย ง Page ส ดท าย เล อนไปย งหมายเลข Page ท ระบ ขยายภาพเอกสาร ย อภาพเอกสาร แสดงภาพเอกสารในส ดส วนเปอร เซ นต ปร บการแสดงหน าเอกสารให ม ความส งเท าก บขนาดจอภาพ ปร บการแสดงหน าเอกสารให ม ความกว างเท าก บขนาดจอภาพ ค ม อผ ใช - 15
ปร บการแสดงหน าเอกสารให ม ความกว างและความส งเท าก บขนาดของจอภาพ ขยายภาพเอกสารในส วนท เล อกไว หม นภาพเอกสารทวนเข มนาฬ กา 90 องศา หม นภาพเอกสารตามเข มนาฬ กา 90 องศา ต วช ส าหร บเล อกแถบเคร องม อสร างหมายเหต ประกอบเอกสาร (Annotation) ต วช ส าหร บเล อนหน าเอกสาร บ นท กหน าเอกสาร เคร องม อสร างเส นตรง เคร องม อสร างเส นแบบอ สระ เคร องม อสร างกล องข อความ เคร องม อสร างแถบเน นข อความ เคร องม อสร างแถบส เคร องม อเล อกหมายเหต ประกอบเอกสาร ลบหมายเหต ประกอบเอกสาร ก าหนดส ส าหร บหมายเหต ประกอบเอกสาร การท าเคร องหมายเล อกหน าเอกสาร เม อเข าส หน าต างแสดงเอกสารสามารถท าเคร องหมายเล อกหน าเอกสาร (Page) เพ อใช ท างานอ นๆ เช น ค ดลอกหร อลบ ต อไป การท าเคร องหมายเล อกหน าเอกสาร 1. เข าส หน าต างแสดงเอกสาร เล อนไปย งหน าเอกสารท ต องการ 2. จากเมน หล ก Page และเมน ย อย Mark เล อก Mark Page เพ อท าเคร องหมายเล อกหน าเอกสารป จจ บ น Mark All Pages เพ อท าเคร องหมายหน าเอกสารท งหมดใน File ป จจ บ น ค ม อผ ใช - 16
การยกเล กเคร องหมายเล อกหน าเอกสาร โปรแกรมจะจดจ าการท าเคร องหมายเล อกหน าเอกสารตลอดไป จนกว าจะท าการยกเล กเคร องหมาย เล อกน น 1. เข าส หน าแสดงหน าเอกสาร เล อนไปส หน าเอกสารท ต องการ 2. จากเมน หล ก Page และเมน ย อย Unmarked เล อก Unmarked Page เพ อยกเล กเคร องหมายเล อกหน าเอกสารป จจ บ น Unmarked All Pages เพ อยกเล อกเคร องหมายเล อกหน าเอกสารท งหมดใน File ป จจ บ น Tip: สามารถยกเล กเคร องหมายหน าเอกสารท ง Library ได จากหน าโปรแกรมหล ก เล อกเมน หล ก File เมน ย อย Unmarked และเล อก Unmarked All Page การยกเล กเคร องหมายเล อกหน าแฟ มข อม ล 1. เข าส หน าต างแสดงรายช อแฟ มข อม ล 2. คล กเล อกแฟ มข อม ลท ต องการ โดยส งเกตแถบส น าเง นและเคร องหมายสามเหล ยมด านหน า 3. คล กเมาส ขวา เล อก Unmarked การลบหน าเอกสาร การลบหน าเอกสารภายใน File 1. เข าส หน าต างแสดงเอกสาร เล อนไปส หน าเอกสารท ต องการ 2. จากเมน หล ก File และเมน ย อย Delete เล อก Delete Page เพ อลบหน าเอกสารป จจ บ น Delete Marked Pages เพ อลบหน าเอกสารท ได ท าเคร องหมายเล อกไว การสแกนเอกสารแทนท หน าเอกสารเด ม 1. เข าส หน าต างแสดงเอกสาร เล อนไปส หน าเอกสารท ต องการ 2. จากเมน หล ก File และเมน ย อย Scan เล อก Scan Replace Page 3. เล อก Yes เพ อย นย นการสแกนเอกสารแทนท หร อ No เพ อยกเล กการสแกนเอกสาร ค ม อผ ใช - 17
หมายเหต ประกอบเอกสาร (Annotation) เอกสารประเภท Image สามารถสร างหมายเหต ประกอบเอกสารเพ มเต มลงไปในภาพเอกสาร โดยภาพ เอกสารจร งๆ จะไม เปล ยนแปลง เน องจากหมายเหต ประกอบเอกสารท สร างข นจะเป นภาพซ อนอย ด านบนเอกสาร เปร ยบเสม อนการเข ยนเพ มเต มบนแผ นใสซ งวางอย บนเอกสารอ กช นหน ง หมายเหต ประกอบเอกสาร สามารถสร างได 4 แบบได แก 1. เส นตรง (Line) 2. เส นอ สระ (Free Hand) 3. ข อความ (Text) 4. ส เน นข อความ (Highlight) 5. แถบส ท บ (Block out) การสร างหมายเหต ประกอบเอกสาร 1. เข าส หน าต างแสดงภาพเอกสาร 2. เล อกส ของหมายเหต ประกอบเอกสาร โดยคล กป ม Colors ท แถบเคร องม อ 3. เล อกเมน หล ก Annotations และเล อกร ปแบบของหมายเหต ประกอบเอกสารท ต องการ หร อคล กเล อก ร ปแบบจากป มร ปแบบต างๆ บนแถบเคร องม อ 4. คล กท ภาพเอกสารในต าแหน งท ต องการสร าง 5. เม อต องการบ นท ก คล กป ม Save บนแถบเคร องม อ ค ม อผ ใช - 18
การลบหมายเหต ประกอบเอกสาร 1. เข าส หน าต างแสดงภาพเอกสาร 2. คล กป ม Select Annotation ท แถบเคร องม อ และคล กหมายเหต ประกอบเอกสารท ต องการลบ 3. เมน หล ก Annotations เมน ย อย Delete Annotation หร อ คล กป ม Delete Annotation บน แถบเคร องม อ การพ มพ เอกสาร การพ มพ เอกสารหน าป จจ บ น 1. เข าส หน าต างแสดงภาพเอกสาร เล อนไปย งเอกสารท ต องการ 2. เมน หล ก File และเมน ย อย Print เล อก Print Current Page 3. ระบ จ านวนส าเนาท ต องการพ มพ 4. คล กป ม Print เพ อพ มพ เอกสาร หร อ Cancel เพ อยกเล กการพ มพ การพ มพ เอกสารท ท าเคร องหมายเล อกหน าเอกสารท งหมดใน File ป จจ บ น 1. เข าส หน าต างแสดงภาพเอกสาร 2. เมน หล ก File และเมน ย อย Print เล อก Print Marked Page 3. ระบ จ านวนส าเนาท ต องการพ มพ 4. คล กป ม Print เพ อพ มพ เอกสาร หร อ Cancel เพ อยกเล กการพ มพ ค ม อผ ใช - 19
การพ มพ เอกสารใน File ป จจ บ น 1. เล อก File ท ต องการพ มพ โดยส งเกตแถบส น าเง นและเคร องหมายสามเหล ยมด านหน า File 2. เมน หล ก File และเมน ย อย Print เล อก Print File 3. ระบ หน าท ต องการพ มพ หร อพ มพ ท งหมด 3. ระบ จ านวนส าเนาท ต องการพ มพ 4. คล กป ม Print เพ อพ มพ เอกสาร หร อ Cancel เพ อยกเล กการพ มพ การพ มพ เอกสารเฉพาะ File ท ท าเคร องหมายเล อกท งหมดใน Library 1. เมน หล ก File และเมน ย อย Print เล อก Print Marked File 2. ระบ จ านวนส าเนาท ต องการพ มพ 3. คล กป ม Print เพ อพ มพ เอกสาร หร อ Cancel เพ อยกเล กการพ มพ การพ มพ เอกสารท งหมดใน Library 1. เมน หล ก File และเมน ย อย Print เล อก Print All File 2. ระบ จ านวนส าเนาท ต องการพ มพ 3. คล กป ม Print เพ อพ มพ เอกสาร หร อ Cancel เพ อยกเล กการพ มพ ค ม อผ ใช - 20
การพ มพ เอกสารเฉพาะหน าท ท าเคร องหมายเล อกท งหมดใน Library 1. เมน หล ก File และเมน ย อย Print เล อก Print Marked Page 2. ระบ จ านวนส าเนาท ต องการพ มพ 3. คล กป ม Print เพ อพ มพ เอกสาร หร อ Cancel เพ อยกเล กการพ มพ การบ นท กเอกสารเป นแฟ มข อม ลภายนอก การบ นท ก File ป จจ บ นเป นแฟ มข อม ลภายนอก 1. เล อก File ท ต องการบ นท ก โดยส งเกตแถบส น าเง นและเคร องหมายสามเหล ยมด านหน า 2. เมน หล ก File และเมน ย อย Export Export File เพ อบ นท ก File ป จจ บ น Export Marked File เพ อบ นท ก File ท ได ท าเคร องหมายเล อกไว Export All File เพ อบ นท ก File ท งหมดใน Library ป จจ บ น Export Marked Pages เพ อบ นท ก Page ท ได ท าเคร องหมายเล อกไว 3. คล ก Browse เพ อเล อกท จ ดเก บแฟ มข อม ล และระบ ช อแฟ มข อม ล 4. ในกรอบ Export Type เล อกประเภทของแฟ มข อม ลท ต องการบ นท ก TIFF บ นท กเป นแฟ มข อม ลประเภท TIFF ม นามสก ลเป น.TIF * แฟ มข อม ลประเภท TIFF จะรองร บข อม ลหลายหน าในแฟ มข อม ลเด ยวได JPEG บ นท กเป นแฟ มข อม ลประเภท JPEG ม นามสก ลเป น.JPG BMP บ นท กเป นแฟ มข อม ลประเภท Bitmap ม นามสก ลเป น.BMP ค ม อผ ใช - 21
5. กรณ เล อกประเภทของแฟ มข อม ลแบบ TIFF สามารถเล อกร ปแบบของแฟ มเป นแบบหลายหน าในแฟ ม ข อม ลเด ยวได On บ นท กเป นแบบหลายหน าในแฟ มข อม ลเด ยว Off บ นท กแฟ มข อม ลละ 1 หน า 6. กรณ เล อกประเภทข อม ลแบบ Bitmap สามารถก าหนดล กษณะของส ท บ นท กได โดย Grayscale บ นท กภาพเป นแบบเฉดส เทา 256 Color บ นท กภาพเป นแบบ 256 ส 24 bit บ นท กภาพท ม ความล กส 24 bit หร อ True color 7. เล อกหน าท ต องการบ นท ก ท งหมดหร อระบ หน า 8. เล อก Ok เพ อบ นท กแฟ มข อม ล หร อ Cancel เพ อยกเล กการบ นท ก ระบบร กษาความปลอดภ ย Binary Document สามารถสร างผ ใช และก าหนดส ทธ ในการใช งานส าหร บผ ใช เพ อเป นการร กษาช น ความล บของเอกสาร โดยจะประกอบด วยผ ใช และกล มผ ใช กล มผ ใช จะประกอบด วยผ ใช ซ งต องการให ม ส ทธ การใช งานเหม อนก น ท าให ลดภาระในการก าหนดส ทธ ให ก บผ ใช แต ละราย การสร างกล มผ ใช 1. เมน หล ก System และเมน ย อย Security 2. คล ก Add, Modify 3. คล ก New และป อนช อกล มผ ใช ท ต องการ เพ อเพ มและจ ดการผ ใช หร อกล มผ ใช เพ อก าหนดส ทธ ในการใช งานให ก บผ ใช ค ม อผ ใช - 22
การสร างผ ใช 1. เมน หล ก System และเมน ย อย Security 2. คล ก Add, Modify 3. คล ก New หล งจากน นป อนช อผ ใช, รห สผ าน และเล อกกล มผ ใช คล ก OK ค ม อผ ใช - 23
การก าหนดส ทธ การใช งานให ก บผ ใช หร อกล มผ ใช 1. เมน หล ก System และเมน ย อย Security 2. คล ก Set Autherize เล อกเพ ออน ญาตให เข าใช งาน Folder หร อ Library Database Authorizes Rename สามารถเปล ยนช อ Database ได Delete Database สามารถลบ Database ได Set Security สามารถก าหนดส ทธ การใช งานให ก บผ ใช หร อกล มผ ใช ได Folder Authorizes Delete Folder สามารถลบ Folder ได Rename สามารถเปล ยนช อ Database ค ม อผ ใช - 24
Create Folder Create Library สามารถสร าง Folder ย อยได สามารถสร าง Library ได Library Authorizes Rename สามารถเปล ยนช อ Library ได Delete Library สามารถลบ Library ได Modify Library สามารถแก ไขโครงสร าง Library Search สามารถค นหาข อม ลใน Library Scan สามารถสแกนเอกสารเข าส Library Mark and Unmark สามารถท าเคร องหมายเล อก File หร อ Page Delete File สามารถลบ File ภายใน Library ได Print สามารถพ มพ เอกสารผ านเคร องพ มพ Export สามารถบ นท กเอกสารเป นแฟ มข อม ลได Copy File สามารถท าส าเนาเอกสารได Save Image สามารถบ นท กภาพเอกสาร Import Standard File สามารถน าเข าแฟ มข อม ลจากภายนอก Annotation สามารถสร างหร อจ ดการหมายเหต ประกอบเอกสารได Modify Index สามารถเพ มหร อแก ไขด ชน ได ค ม อผ ใช - 25