ต วอย างแผ นงาน Excel 2010

Transcription

1 5 ต วอย างแผ นงาน Excel 2010 ในบทน จะเป นการน าต วอย างส น ๆ ของการใช โปรแกรม Excel ในงานต าง ๆ ซ งจะ เป นแนวทางในการน าไปประย กต ใช ก บงานของท าน การว เคราะห แบบสอบถาม การว เคราะห ข อม ลผ ตอบแบบสอบถาม ในการเก บข อม ลต าง ๆ ม กจะม การถามค าถามเก ยวก บข อม ลส วนต วของผ ตอบ เช น เพศ อาย รายได เป นต น การว เคราะห หาจ านวนผ ตอบท เป นเพศชาย หร อเพศหญ ง สามารถท าได ง ายโดยใช ฟ งก ช น Count และว ธ การจากบทท แล ว แต ถ าให ผ ตอบ เต มต วเลข ในการว เคราะห จะม ความซ บซ อนข นบ าง ด งน สมมต ว า ข อม ลการตอบแบบสอบถาม ม ด งน บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

2 จากข อม ลข างต น เราต องการหาค าตอบ ด งต อไปน 1. แสดงจ านวนผ ตอบ จ าแนกตามช วงอาย 2. จ านวน ผ ท อาย ต งแต 25 ป ข นไป และ ม เง นเด อน 20,000 บาทข นไป จากข อม ลข างต น เราจะหาจ านวนของผ ท ม อาย ต งแต 25 ป และม เง นเด อนต งแต 20,000 บาท ข นไป จะเห นว า ม เง อนไข 2 เง อนไขค อ อาย ต งแต 25 ป ข นไป และ อ กเง อนไขค อ รายได ต งแต 20,000 บาทข นไป เราจะใช ฟ งก ช น DCOUNT เพ อน บ จ านวนท ม หลายเง อนไข ร ปแบบของ DCOUNT ม ด งน DCOUNT(database,field,criteria) database ค อตารางข อม ลท จะใช ในฟ งก ช นน จะระบ เป นช วง เช น A1:D11 (รวมห วตารางด วย) field คอล มน ข อม ลท จะน ามาใช ในส ตรการค านวณ เร มจาก คอล มน ซ ายส ด เป น คอล มน ท 1 ต องการให น บคอล มน ใด ก ระบ เลขท ของคอล มน น น criteria เง อนไขในการน บ ว ธ การใช ส ตรน บจ านวน DCOUNT ม ด งน 1. เน องจากเง อนไขของเราม สองเง อนไข ค อ อาย และเง นเด อน จ งต อง ก าหนดเง อนไขไว ใน เซลล เส ยก อน เพ อจะได เร ยกใช ได ภายหล ง ในช อง B1:C2 ให พ มพ เง อนไข ด งน 2. พ มพ ข อม ลด งภาพข างล างน เพ อน าผลท ได มาแสดง ในเซลล D15 บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

3 3. ข อม ล A1:D11 เป นตารางข อม ล ซ งจะต องม ช อคอล มน หร อห วตาราง ปรากฏอย ในต วอย างน ค อ A1 ถ ง D1 4. ในช อง F1:G2 เป นเง อนไขในการน บจ านวน จะเห นว า ม ช อคอล มน และ เง อนไขในคอล มน จากต วอย างน ค อ ต องการให น บเฉพาะ ในช องอาย ให ม อาย เท าก บ 25 หร อ มากกว า 25 หร อ พ ดอ กอย างหน งก ค อ ต งแต 25 ป ข น ไป ส วนเง อนไขท 2 เป นเง อนไขเก ยวก บเง นเด อน ว า ต องการเฉพาะ เง นเด อนต งแต 20,000 บาทข นไปเช นเด ยวก น จะต องม ช อคอล มน และ เง อนไขท ต องการ (ในท น ช อคอล มน ค อ เง นเด อน และเง อนไข ค อ >=20000) 5. เราจะใส ผลท ได จากการน บ ตามเง อนไขท ก าหนด ใส ลงในช อง D15 6. คล ก D15 เพ อบอก Excel ว า ต องการน าผลท ได มาใส ไว ท น 7. ท แถบส ตร คล กท ร ป เพ อแทรกฟ งก ช น 8. เล อก ฟ งก ช น DCOUNT ด งภาพ 9. คล ก ตกลง 10. จะเป ดหน าต าง ให เต มค าต วเล อกต าง ๆ ค าท เต มลงในช องต าง ๆ เหล าน เราเร ยกว า parameters ให เต มค าต าง ๆ ด งภาพ Database ค อตารางข อม ลท จะน ามาว เคราะห จะบอกเป นช วง ใน ต วอย างน ตารางข อม ลอย ท A1:D11 การเล อกต องให ครอบคล มห ว ตาราง ซ งอย ท A1:D1 ด วย Field ค อคอล มน ท จะน ามาให ใช เมาส คล กเล อกคอล มน อาย หร อ ระบ หมายเลขของคอล มน คอล มน เร มจาก 1 ด งน น คอล มน อาย ค อ หมายเลข 3 บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

4 Criteria ค อเกณฑ ในการน บ ในต วอย างน เราได บอกไว แล วท F1:G2 11. เม อกดป ม ตกลง จะได เท าก บ 4 น นแสดงว า ม คน จ านวน 4 คน ท ม อาย ต งแต 25 ป ข นไป และม เง นเด อนต งแต 20,000 บาทข นไป จ านวน 4 คน แบบฝ กห ดท 25 การน บจ านวนตามเง อนไข (ฟ งก ช น dcount) จากข อม ลผลการสอบข างล างน ให ท านหาข อม ล 1. จ านวนน กเร ยนท ได คะแนนว ชาภาษาไทย ต งแต 25 ข นไป 2. จ านวนน กเร ยนท ได คะแนนว ชาว ทยาศาสตร ต งแต 30 ข นไป 3 จ านวนน กเร ยนท ได คะแนนว ชาคณ ตศาสตร น อยกว า 30 คะแนน 4. จ านวนน กเร ยนท ได คะแนนว ชาภาษาอ งกฤษ ต งแต 30 คะแนน ข นไป ท ช อ-สก ล ไทย ว ทย คณ ต อ งกฤษ รวม 1 นายประสงค นายประสาน นายประยงค นางประมาณ นางสาวพ ไลวรรณ นายสมประสงค นางสาวว จ ตรา การหาช วงอาย ในกรณ ท ให ผ ตอบแบบสอบถามกรอกอาย จร งในแบบสอบถาม การน าผลไป ว เคราะห ม กจะว เคราะห เป นช วงอาย เช น อาย ต ากว า 25 ป ก คน อาย ระหว าง ป ก คน เป นต น ข อม ลจากแบบสอบถาม บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

5 การว เคราะห อาย อาจแบ งออกเป นช วง ๆ ด งน อาย น อยกว า 25 ป อาย ป อาย ป อาย 40 ป ข นไป การหาช วงอาย ใช ฟ งก ช น Dcount เหม อนข างต น แต ก าหนดเง อนไขเส ยใหม โดย ก าหนดเง อนไขเป นช วง ๆ ตามต องการ ว ธ การ 1. เป ด Sheet ใหม 2. พ มพ ข อม ล A1:D11 หร อจะ Copy มาก ได 3. ในช วง A13:C17 ให พ มพ เกณฑ 4. ช วง A19:A22 พ มพ ข อความรายงานผลการค นหา 5. ช วง C19:C22 เว นไว ส าหร บค าท ได จากการใช ส ตร Dcount 6. ช วง D19:D22 พ มพ หน วยน บ ด งภาพ บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

6 7. การหาจ านวนผ ท ม อาย ต ากว า 25 ป ให คล กท C19 เล อกใช ฟ งก ช น Dcount และใชเมาส คล กข อม ล ด งน Database ระบ ช วง A1:D11 Field ระบ คอล มน ท จะให ค านวณค า ค อ 3 ซ งเป น คอล มน อาย Criteria ระบ A13:A14 ซ งเป นช วงเกณฑ อาย น อยกว า 25 ป หร อพ มพ ท แถบส ตร ด งน =DCOUNT(A1:D11,3,A13:A14) 8. สาหร บช วงอาย อ น ๆ ก ท าท านองเด ยวก น ผ ดก นท ตาแหน งเง อนไข 9. ช วงอาย ป ใช ส ตรด งน =DCOUNT(A1:D11,3,B13:C14) 10. ช วงอาย ป ใช ส ตรด งน =DCOUNT(A1:D11,3,A16:B17) 11. ช วงอาย มากกว า 40 ป ใช ส ตรด งน =DCOUNT(A1:D11,3,C16:C17) จะเห นว า เราใช ส ตรเด ยวก น ต างก นท เง อนไขเท าน น ผลล พธ ท ได ค อ บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

7 การว เคราะห ข อคาถาม ในกรณ ท ให ผ ตอบแบบสอบถามแสดงความค ดเห น โดยใช Rating scale เม อ ได แบบสอบถามมาแล ว สามารถใช Excel ในการหาค าร อยละ และค าอ น ๆ ได โดย น าข อม ลมาลงในแผ นงาน และค านวณหาค าต าง ๆ ได ด งน สมม ต ว า ม ผ ตอบแบบสอบถามจ านวน 15 คน ในแบบสอบถามม ข อค าถาม จ านวน 10 ข อ และได น าข อม ลมาลงในแผ นงาน ด งน การว เคราะห หาค าเฉล ย (Mean) และส วนเบ ยงเบนมาตรฐาน (S.D.) การหาค าเฉล ย (Mean) ค าเฉล ย ใช ส ตร average() ใน Excel ต องหาเป นรายข อ ด งน นค าเฉล ย ของ ข อ 1 จ งควรอย ท เซลล D18 ท งน เพ อความสะดวกในการใช Fill handle เพ อ ลากเต มข อม ล สาหร บข อม ลให หาค าเฉล ยค อค าตอบของท กคน ด งน นจ งต องเล อก ช วงข อม ลต งแต D2:D16 ด งภาพ บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

8 เสร จแล วจ งลาก Fill handle จะได ค าเฉล ยของท กข อค าถาม การแปรผล ใช เกณฑ ของ Best 1 ในการแปรผล ด งน ค าเฉล ย หมายถ ง ม ความค ดเห นในระด บ มากท ส ด ค าเฉล ย หมายถ ง ม ความค ดเห นในระด บ มาก ค าเฉล ย หมายถ ง ม ความค ดเห นในระด บ ปานกลาง ค าเฉล ย หมายถ ง ม ความค ดเห นในระด บ น อย ค าเฉล ย หมายถ ง ม ความค ดเห นในระด บ น อยท ส ด การหาค าเบ ยงเบนมาตรฐาน (S.D.) ค าเบ ยงเบนมาตรฐาน ใช ส ตร stdve.s() ใน Excel ใช สาหร บการหาส วน เบ ยงเบนมาตรฐานของกล มต วอย าง และต องหาเป นรายข อ เช นเด ยวก บการหา ค าเฉล ย (Mean) ด งภาพ จากน นจ งลาก Fill handle เพ อค ดลอกจนได S.D. ครบท กข อ ด งภาพ 1 กาญจนา ว ฒาย, ดร., การว จ ยเพ อพ ฒนาค ณภาพการศ กษา (กร งเทพมหานคร: โรงพ มพ ค ร สภาลาดพร าว, 2548) บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

9 การแปรผลค าเบ ยงเบนมาตรฐาน 2 ค า S.D. มากกว า 1.00 เท าก บ 0 น อยกว า 1.00 ความหมาย รายการสอบถามน น ผ ตอบม ความค ดเห นแตกต างก น รายการสอบถามน น ผ ตอบม ความค ดเห นเหม อนก นท กคน รายการสอบถามน น ผ ตอบม ความค ดเห นคล อยตามก น การหาค าร อยละ ในกรณ ท ต องการหาค าร อยละ เช น อยากทราบว า ผ ตอบร อยละเท าไร ม ความค ดเห นต อข อค าถามใดค าถามหน งในระด บมาก ซ งว ธ ค ดค อน บจ านวนผ ท แสดงความค ดเห นในระด บมากของข อค าถามน น แล วน ามาค ดค าร อยละ จากต วอย างข อม ลข างต น สามารถน ามาออกแบบในการค ดหาจ านวน และ ค านวณค าร อยละ ด งน 2 กาญจนา ว ฒาย (2548). บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

10 การหาจ านวนน บ ท เซลล C5 เป นจ านวนของผ ตอบท ให ค าระด บ 5 ของข อ 1 ซ งม ข อม ลอย ท D2:D16 ส ตรท จะใช ค อ COUNTIF() ซ งเป นการน บอย างม เง อนไข โดยระบ ช วง ข อม ล (D2:D16) และเง อนไข (5) ด งน ขอให ส งเกตว า D2:D16 เป นการอ างอ งแบบ Absolute Referencing และเง อนไข แทนท จะใส เลข 5 ซ งเป นค าท ผ ตอบให คะแนน แต ใช การอ างอ งเซลล R4 ซ งม ค า 5 ท งน เพ อความสะดวกในการใช Fill handle ลากส ตร น นค อเม อลากส ตรไปทาง ซ ายม อ ช วงข อม ล D2:D16 จะไม เปล ยนแปลง แต เง อนไขจะเปล ยนไป เป น R4, R3,R2 และ R1 ตามล าด บ ซ งสอดคล องก บค าท ต องการ เร ยบร อยแล วให กด Ctrl+Enter เพ อตกลง จากน นจ งลาก Fill handle เพ อหาจ านวนผ ท ตอบ 4,3,2 และ 1 ของข อ 1ด งภาพ บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

11 สาหร บข อค าถามท 2-10 ให ด าเน นการเช นเด ยวก น เสร จแล วจะได ข อม ลด งข างล าง น การหาจ านวนร อยละ ต าแหน งค าร อยละของผ ท ให ค าตอบเท าก บ 5 ของค าถามข อ 1 ค อ W5 เน องจากม ผ ตอบเล อก 5 ของข อ 1 จ านวน 2 คน และม ผ ตอบแบบสอบถามท งหมด จ านวน 15 คน ด งน น ส ตรการหาค าร อยละจ งม ด งน ใน Excel เราใช การอ างอ งต าแหน งจ านวนผ ตอบ เป น R5 ด งน น ในเซลล W5 จ ง เข ยนส ตรได ด งภาพ บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

12 ลาก Fill handle ให ครอบคล มท กข อ ด งน และลาก Fill handle ให ครอบคล มท กค าตอบ พร อมท งจ ดต าแหน งทศน ยม 2 ต าแหน ง สาหร บช องรวม เป นการรวมร อยละของท กค าตอบ เม อเสร จแล วจะได ผลล พธ ด งน บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

13 แบบฝ กห ดท 26 ให ว เคราะห แบบสอบถาม ตามข อม ลและประเด นข างล างน 1. จ านวนผ ตอบ จ าแนกตามเพศ 2. ช วงอาย ของผ ตอบแบบสอบถาม ต ากว า 25 ป จ านวน... คน ป จ านวน... คน ป จ านวน... คน บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

14 45 ป ข นไป จ านวน... คน 3. หาค าเฉล ย และ S.D. การต ดเกรดน กเร ยน ค ณคร สามารถใช โปรแกรม Excel ในการกรอกคะแนน และรวมคะแนน โดย ไม ต องใช เคร องค ดเลข นอกจากน ย งสามารถใช Excel ท าอะไรได อ กหลายอย าง ต วอย างต อไปน จะเป นการใช Excel สาหร บต ดเกรดน กเร ยน แบบอ งเกณฑ โดยการ น าคะแนนไปเปร ยบเท ยบก บเกณฑ ว า คะแนนตกอย ในเกณฑ ใด ควรจะได เกรด อะไร การต ดเกรดน กเร ยนนอกจากจะใช ฟ งก ช น IF เพ อตรวจเง อนไขตามท ได เร ยนมาแล ว ย งสามารถใช ฟ งก ช น Vlookup เปร ยบเท ยบข อม ลได อ กด วย ฟ งก ช น Vlookup จะน าข อม ลจาก เซลล ใด เซลล หน ง ไปเปร ยบเท ยบก บข อม ลในตาราง และถ าพบ ก จะค นค าในคอล มน ทางด านขวาม อ ของค าท ถ กเปร ยบเท ยบในตาราง และสามารถระบ ว า จะให ค นค าจากคอล มน ใด การเปร ยบเท ยบท าได สองอย างค อ เปร ยบเท ยบแบบเหม อนก นท กประการ และเปร ยบเท ยบแบบใกล เค ยง ฟ งก ช น Vlookup ม ร ปแบบการใช ด งน Vlookup (lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value ค อค าท จะน าไปเปร ยบเท ยบ ในท น ค อคะแนนของน กเร ยนแต ละคน การอ างถ งใช ต าแหน งของ เซลล เช น A3 table_array ค อตารางข อม ลท จะใช เป นเกณฑ ในการเปร ยบเท ยบ ในท น ค อเกณฑ ในการต ดเกรด ต องเข ยนอย ในร ปตาราง คอล มน แรก ค อเกณฑ ท จะใช เปร ยบเท ยบ หร อคะแนน คอล มน ท สอง ค อ ค าท จะน าไปแสดง หร อ เกรด ในกรณ การต ดเกรด จะเป นการเปร ยบเท ยบคะแนนแบบ ใกล เค ยง จะต องม การเร ยงข อม ลคะแนนท จะใชเป นเกณฑ จากน อยไปหามาก เช น บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

15 col_index_num เป นต วเลขต าแหน งแถวในตารางเกณฑ หร อ table_array ท จะค นค า ในท น ค อเกรด หมายเลขคอล มน ซ ายส ดค อ 1 จาก ต วอย างข างบน score ค อคอล มน ท 1 และ grade ค อคอล มน ท 2 range_lookup ม 2 ค า ค อจร ง หร อ TRUE และ เท จ หร อ FALSE ถ าเป นจร ง หร อ TRUE ค อต องการให เปร ยบเท ยบ แบบใกล เค ยง น นค อ Excel จะน าค ามาเปร ยบเท ยบ ก บค าในตารางท ใชเป นเกณฑ ถ าไม พบค าท เท าก น ก จะถ อเอาต วท ม ค าน อยกว าค าท น ามาเปร ยบเท ยบ ต วอย าง เด กชาย ก. ได คะแนน 65 น าค า 65 ไปเปร ยบเท ยบ ในตารางไม พบว าม 65 จ งต องใช ค าใกล เค ยงท น อย กว า น นค อ 60 เกรดจ งไดเท าก บ 2 ถ าเป นเท จ หร อ FALSE ค อต องเป นการเปร ยบเท ยบท เหม อนก น หร อ เท าก นเท าน น เช น ใช ในกรณ การ พ มพ รห ส และบอกช อรายการส นค า ซ งต องป อนค าท ถ กต องและม ในตารางเกณฑ ถ าไม เต ม จะถ อว าม ค าเป นจร ง ว ธ การ 1. เป ดโปรแกรม Excel ใหม และพ มพ ข อม ลคะแนนน กเร ยน ด งต อไปน 2. ท E1:F6 ให พ มพ เกณฑ ในการเปร ยบเท ยบ ด งน บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

16 เน องจากเป นการเปร ยบเท ยบแบบใกล เค ยง การเปร ยบเท ยบจะใช ค าท ใกล เค ยงท ส ด ซ งน อยกว าค าท นาไปเปร ยบเท ยบ สมมต ว า ส ดา ได คะแนน 58 เม อน าคะแนน 58 ไปเปร ยบเท ยบก บ เกณฑ จะเห นได ว า ค าท ใกล เค ยงก บ 58 ซ งจะต องเป นค าท น อย กว า 58 ก ค อ 50 เพราะถ งแม ว าจะใกล ก บ 60 ก ตาม แต 60 ม ค า มากกว า 58 ด งน น ในการเปร ยบเท ยบจ งใช ค า 50 เพราะเป นค าท ใกล เค ยงก บ 58 มากท ส ดและม ค าน อยกว า 58 ด วย เม อด เกรด ก จะพบว า ได เกรดเป น 1 เพราะในการส ง VLOOKUP เราใช ค า ทางด านขวาม อ ของค าท ได จากการเปร ยบเท ยบ ด งน น จากเกณฑ ในตาราง แสดงว า ม การต ดเกรด ด งน o คะแนนต ากว า 50 ได เกรด 0 o ได เกรด 1 o ได เกรด 2 o ได เกรด 3 o ได เกรด 4 3. การค ดเกรดของ สมถว ล ให คล กท C2 ซ งเป นต าแหน งท จะน าเกรดมาแสดง 4. เพ อความสะดวกในการอ างอ งต าแหน ง เราจะต งช อต าแหน งของเกณฑ E1:F6 โดยใช ช อว า criteria ด งน 1. ลากด า E1:F6 2. ไปท แท บส ตร กล มช อท ก าหนด คล กก าหนดช อ... บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

17 3. พ มพ ช อ Criteria 4. คล ก ตกลง 5. ต อจากน ไป เราจะอ างถ งต าแหน งท เป นตารางเกณฑ การค ดเกรดว า เป น criteria 5. ท แถบส ตรให เล อกใช ส ตร VLOOKUP และเล อกข อม ล ด งน B2 เป นการอ างถ งต าแหน งข อม ล ท เป นคะแนนของสมถว ล criteria ค อข วงตารางเกณฑ ท จะน าไปเปร ยบเท ยบ เราต งช อช วงน ว าเป น Criteria ในตารางม 2 คอล มน คอล มน ท 1 เป น ค าท จะน าคะแนนมาเปร ยบเท ยบ ส วนคอล มน ท 2 เป น ค าท จะส งค นว าได เกรดอะไร 2 เป นต วเลขต าแหน งแถวในตาราง Criteria ท จะค นค า ค อ เกรด น นเอง TRUE ต องการให เปร ยบเท ยบแบบใกล เค ยง เพราะคะแนนของ น กเร ยนส วนใหญ จะไม เท าก บเกณฑ หร อ จ ดต ดคะแนนท บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

18 ก าหนด ด งน นจ งต องให เป นการเปร ยบเท ยบแบบ ใกล เค ยง ค อ จะน าคะแนนมาเปร ยบเท ยบก บข อม ลใน ตารางคอล มน แรก ถ าไม พบ ก จะเอาค าท ใกล เค ยงท ส ด ท ม ค าน อยกว าคะแนนท น ามาเปร ยบเท ยบ ด งน น สมม ต ว า น าคะแนน 75 มาหาเกรด จะพบว า คะแนน 75 ใกล เค ยง ก บ 60 มากท ส ด เพราะ 80 เป นคะแนนท มากกว า 75 ด งน น เกรดท ได หร อค าท ส งค นไป จ งเท าก บ 2 6. กดเคร องหมายถ ก ส เข ยว จะเห นเกรด 1 ปรากฏท C2 ซ งเป นต าแหน งท ระบ ไว ต งแต แรก 7. ท าการค ดลอกส ตร มาไว จาก C3 จนถ ง C6 8. เม อปล อยเมาส เกรดของน กเร ยนท กคนตามเกณฑ ท ก าหนด จะปรากฎให เห นท นตา น ค อการท างานท รวดเร ว และท นแรง ของ Excel บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

19 แบบฝ กห ดท 27 ให ท านต ดเกรดคะแนนของน กเร ยน ตามเกณฑ และข อม ล ต อไปน ให ท านต ดเกรดจากข อม ลด านล าง ตามเกณฑ ท ก าหนด พร อมท งสร ปจ านวน ผ ได เกรดแต ละเกรด เกณฑ ข อม ล คะแนน เกรด การรายงานผลการเร ยน รายบ คคล แผ นงานต อไปน เป นการรายงานผลการเร ยน พร อมกราฟแสดงคะแนน เปร ยบเท ยบก บกล ม โดยสามารถเล อกรายช อของน กเร ยนเป นรายบ คคล พร อม ข อม ลและกราฟ (ไฟล studentscore.xlsx) บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

20 การสร างรายงานผลการเร ยนรายบ คคล ต องใช แผ นงาน 2 แผ นงาน แผ น งานแรก สาหร บแสดงผล และแผ นงานท 2 เป นข อม ลคะแนนของน กเร ยนท กคน (ไฟล studentscore.xlsx) ว ธ การ 1. เป ดแผ นงานใหม ท Sheet2 พ มพ ข อม ลต อไปน 2. หาคะแนนส งส ด ต าส ด และค าเฉล ย โดยวางแนวตามต วอย าง เพ อจะน าไป แสดงเป นกราฟ 3. ไปท Sheet1 และสร างต วเล อกให เล อกจากรายการ (Dropdown list) โดย ให เล อกช อน กเร ยนมาแสดงท ละคน 4. คล กท เซลล B3 เพ อเล อกรายการจากท น 5. ไปท แท บข อม ล กล ม เคร องม อข อม ล คล กเล อก การตรวจสอบความถ กต อง ของข อม ล บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

21 6. จะเป ดหน าต าง การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล ในช องอน ญาตให ให เล อก รายการ 7. คล กเล อกแหล งข อม ล 8. แหล งข อม ลให คล กไปท Sheet2 และเล อกบร เวณท เป นรายช อน กเร ยน จาก ต วอย างท พ มพ ในข อ 1 ได แก A2:A5 เสร จแล วจะได ด งน 9. คล กตกลงจะเห นม รายการให เล อกเก ดข น ให เล อกรายช อ บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

22 เคล ดล บ ถ าต องการเอารายการออ ให คล กท การตรวจสอบความถ กต อง ของข อม ล และเล อก ล างท งหมด > ตกลง 10. ให พ มพ ช อว ชาท จะน าคะแนนของน กเร ยนท ถ กเล อกมาแสดง พร อมท ง ข อม ลเก ยวก บ คะแนนเฉล ย คะแนนส งส ด และคะแนนต าส ดของว ชาน น 11. ข อม ลในต าแหน ง C3 D3 และ E3 น ามาแสดงโดยใช ฟ งก ช น VLOOKUP โดยใช ช อ เป นเกณฑ ในการหาคะแนนว ชาท ก าหนดมาแสดง 12. หาคะแนนว ทย คล กท เซลล C3 และเร ยกใช ฟ งก ช น VLOOKUP 13. กรอกรายละเอ ยด ด งน 14. ผลท ได สาหร บ คะแนนว ชาว ทย ของ สมหมาย หาด ม ด งภาพ บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

23 จะส งเกตเห นได ว า การอ างอ งเซลล B3 และตารางข อม ลใน Sheet2 เป น การอ างอ งแบบ Absolute Referencing เพ อสะดวกในการลากเต มด วย Fill handle 15. คะแนน คณ ต และอ งกฤษ ก ท าเช นเด ยวก น ต างก นท Col-index_num โดย คณ ต ใช คอล มน ท 3 และ อ งกฤษใช คอล มน ท 4 จากข อม ลใน Sheet2 ด งน นจ งสามารถใช การลากเต ม ด วย Fill handle และมาเปล ยนหมายเลข คอล มน จะท างานได รวดเร วข น 16. ต อไปให น าข อม ล คะแนนเฉล ย คะแนนส งส ด และคะแนนต าส ด จาก Sheet2 มาแสดงในต าแหน งใน Sheet1 โดยการอ างอ งข ามแผ นงาน ด ง ภาพ 17. สร างแผนภ ม โดยเล อกข อม ลช วง B2:E6 และสร างแผนภ ม ชน ดคอล มน สอง ม ต บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

24 18. เพ อให ข อม ลด ง ายข น ควรสล บแถวก บคอล มน เพ อให ด การเปร ยบเท ยบ รายว ชา ซ งแต ละรายว ชาจะม คะแนนของน กเร ยน คะแนนเฉล ย คะแนน ส งส ด และคะแนนต าส ดของว ชาน น ๆ 19. ในขณะท แผนภ ม เล อกอย บนเคร องม อแผนภ ม ให เล อกแท บออกแบบ และ เล อกกล มข อม ล และคล ก สล บแถว/คอล มน จะได ด งภาพ 20. ลองคล กเปล ยนช อน กเร ยน ในรายการ Dropdown list จะเห นว า ข อม ลม การเปล ยนแปลง และแผนภ ม จะเปล ยนไปตามข อม ลของน กเร ยนแต ละคน บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

25 แบบฝ กห ด 28 ให น าเสนอผลงานการขายของพน กงานขายของเป นรายบ คคล โดยให แสดงแผนภ ม เปร ยบเท ยบข อม ลเฉล ยการขายของพน กงานท กคนด วย ตามข อม ลต อไปน การพ มพ ใบเสร จแบบเต มข อม ลโดยอ ตโนม ต การออกใบเสร จ ม กจะเป นการพ มพ ช อส นค าและรายละเอ ยดของส นค าซ าแล วซ า อ ก ว ธ ท จะให คอมพ วเตอร ช วยพ มพ ในส วนช อและรายละเอ ยด เช น ราคาขายต อ หน วย ก สามารถท าได โดยเพ ยงแต พ มพ รห สส นค าเข าไปเท าน น โปรแกรม Excel สามารถไปค นหารายการต าง ๆ ท เก ยวข อง น ามาแสดงได ในใบเสร จท นท ท นแรง ไปมาก ไม ต องพ มพ ให เส ยเวลา บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

26 หล กการ ใช ฟ งก ช น Vlookup เพ อหาข อม ลจากในตาราง แล วน ามาแสดงในแบบฟอร ม ใบเสร จ ในการกรอกข อม ลในใบเสร จ จะพ มพ เฉพาะ รห สส นค า แล วเข ยนส ตรให Excel น าเลขรห สน ไปค นหาในตาราง ซ งม รายละเอ ยด ของส นค า แต ละชน ด เช น ช อ และราคาต อหน วย การไปค นหา จะค นหาแบบ เหม อนก นท กประการ เพราะต อง เป นรห ส ท เหม อนก บรห ส ของส นค า ชน ดน น ๆ เท าน น เม อพบแล ว ก จะน าข อม ล มาใส ในใบเสร จให โดยอ ตโนม ต ว ธ การ 1. เป ด Excel และท A1:C1 พ มพ รห ส รายการ และ ราคา/หน วย ตามล าด บ 2. ท F1:H5 พ มพ รายการส นค า ในต วอย างน สมมต ว าม ส นค าจ านวน 4 รายการ ด งน 3. เราจะต งช อตารางรายการส นค าว า Products 1. ลากด า F2:H5 (ไม รวม ช อคอล มน ) 2. ไปท แท บส ตร กล มช อท ก าหนด คล กก าหนดช อ 3. พ มพ ช อ products และก าหนดขอบเขตเป นช อแผ นงานป จจ บ น 4. คล ก ตกลง บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

27 4. ช อง A2 จะเป นท สาหร บเข ยนรห สส นค า ช อง B2 เราจะเข ยนส ตรให เอา รห สส นค า ไปเปร ยบเท ยบในตาราง และน าช อของส นค าท ตรงก บรห สน มาไว ท น ส วนช อง C2 ก จะเข ยนส ตรให เอารห สส นค า ไปเปร ยบเท ยบก บ ตาราง และน าเอาราคา ของส นค าน มาไว ท น 5. ส ตร สาหร บช อง B2 ค อ =VLOOKUP($A2,products,2,TRUE) 6. ป ญหาเก ดตรงท ว า ถ าในคอล มน A ไม ม ข อม ล ผลท ได ในช องรายการของ แถวน น ๆ จะม ค า เป น #N/A เพราะโปรแกรมไม ร จะเอาอะไรไป เปร ยบเท ยบก บข อม ล ด งภาพ 7. เราสามารถขจ ด #N/A ออกไปได โดยการตรวจสอบก อนว า ท ช อง A2 ม อะไรอย หร อไม ถ าไม ม ก ให พ มพ ช องว าง ในช องน (ช อง B2) แต ถ าม ก ให น าส งท อย ในช อง A2 ไปเปร ยบเท ยบก บรห สส นค า และน าช อส นค า มา ไว ท น (ช อง B2) 8. การตรวจสอบ เราใช ฟ งก ช น IF ตรวจสอบ IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) logical_test ค อเง อนไขสาหร บการตรวจสอบ ในท น เราจะ ตรวจสอบว า ช อง A1 ไม ม อะไร หร อเข ยนได ว า A1="" value_if_true ส วนน จะท างาน ถ าเง อนไขเป นจร ง น นค อถ าช อง A1ไม ม อะไร ก ให พ มพ ช องว างเฉย ๆ ซ งท าได โดย ให พ มพ เคร องหมายค าพ ด 2 อ น ค อ "" value_if_false ส วนน จะท างาน ถ าเง อนไขเป นเท จ หร อในกรณ น ค อ ช อง A1 ม ข อความอะไรอย หร อม การพ มพ รห สส นค าในช อง A1 แล ว ด งน น ส วนน จ งให ไปใช ส ตร Vlookup ข างต น โดยเข ยนอย างเต ม ๆ ว า VLOOKUP($A2,products,2,TRUE) บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

28 9. ขอให ส งเกตว า ในแต ละส วน จะต องค นด วยเคร องหมายคอมม า ด วย ส ตร ของช อง B2 จ งม ด งน =IF($A2="","",VLOOKUP($A2,products,2,TRUE)) 10. โดยสร ป เม อคล กช อง B2 แล ว ให เข ยนในช อง Formula bar ด งน 11. คล กเคร องหมายถ ก หน าแถบส ตร 12. ค ดลอกส ตรในช อง B2 ไปถ งช อง B5 13. ทดสอบพ มพ รห สส นค า A002 ในช อง A1 แล วกดป ม Enter จะได ผลด งน 14. ส ตรสาหร บช อง C2 ซ งเป นราคาต อหน วยของส นค าน น ๆ ก ท าในท านอง เด ยวก น 15. ส ตรของช อง C2 ค อ =IF($A2="","",VLOOKUP($A2,products,3,TRUE)) บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

29 จะส งเกตเห นได ว า คล ายก บส ตรในช อง B2 ต างก นตรงท ข อม ลท จะส งค นมา เท าน น ในขณะท B2 ต องการช อส นค า แต ช อง C2 ต องการราคาส นค า 16. ค ดลอกส ตรในช อง C2 ไปจนถ งช อง C5 17. เป นอ นเสร จการสร างใบเสร จท พ มพ เฉพาะรห สส นค า แล ว Excel ไปค นหา ข อม ลมาใส ให 18. ทดสอบโดยการพ มพ รห ส ลงในช องรห ส แล วกด ENTER จะม ช อส นค า และ ราคา เก ดข นท นท การพ มพ ต วเลขเป นต วหน งส อ ในใบเสร จร บเง น หร อข อความท เก ยวก บการเง น ม กจะม การวงเล บจ านวนเง นเป น ภาษาไทย ต วอย างต อไปน จะใช ต วอย างใบเสร จมาเพ มเต ม ให สมบ รณ ย งข น พร อมท งม การพ มพ ต วอ กษรจ านวนเง น ถ าม การเปล ยนแปลงยอดเง น ก ให ต วเลข เปล ยนแปลงตามไปด วย หล กการ เราใช ฟ งก ช น BAHTTEXT() เพ อเปล ยนต วเลขเป นต วอ กษร BAHTTEXT(number) number เป นต วเลขจ านวนเง น ซ งสามารถม จ ดทศน ยมได ใน ต วอย างน เราจะอ างอ งโดยการใส ต าแหน งของ ต วเลข บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

30 จ านวนเง น ท ค านวณได ซ งจะท าให ต วหน งส อ เปล ยนแปลงได ถ าม การเปล ยนต วเลขจ านวนเง น ว ธ การ 1. เป ดไฟล Excel ใหม 2. สร างรายการข อม ลส นค า ในช วง H1:J5 พร อมท งกรอกข อม ล ด งน 3. ต งช อตารางข อม ลในช วง H1:J5 ว า products (ด ว ธ การต งช อจากต วอย าง ก อนหน าน ) 4. ท A1:E1 ให พ มพ ห วของใบเสร จ ด งภาพ 5. ท ช อง B2 ให พ มพ ส ตรเพ อหา ช อส นค า จากตาราง ด งน =IF($A2="","",VLOOKUP($A2,products,2,TRUE)) 6. ท ช อง C2 ให พ มพ ส ตรเพ อหา ราคาของส นค า จากตาราง ด งน =IF($A2="","",VLOOKUP($A2,products,3,TRUE)) 7. ให ค ดลอกส ตรในช อง B2 ไปจนถ งช อง B5 8. ให ค ดลอกส ตรในช อง C2 ไปจนถ งช อง C5 9. เข ยนส ตรให รวมเง น ในช อง E2 ด งน =IF($C2="","",C2*D2) 10. ให ค ดลอกส ตรในช อง E2 ไปจนถ ง E5 11. ช อง E6 เป นการรวมเง นท งหมด ให เข ยนส ตรรวม ค อ =SUM(E2:E5) บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว

31 12. ช อง B6 พ มพ ค าว า รวมท งส น 13. ช อง B7 จะเป นการแปลงต วเลขท รวมได ในช อง E6 เป นเง นบาท โดยเข ยน ส ตรท ช อง B7 ด งน =BAHTTEXT(E6) 14. ถ าต องการเคร องหมายวงเล บคร อม ให เข ยนส ตรในช อง B7 ด งน ="(" & BAHTTEXT(E6) & ")" 15. เม อเสร จแล ว ลองเต มรห สส นค า และเต มจ านวน จะได ผลล พธ ด งน แบบฝ กห ดท 29 ให ท านเปล ยนต วเลขต อไปน เป น ต วหน งส อ บาท 200 บาท 1,000 บาท 9,003 บาท 723,519 บาท 5,863,200 บาท บทท 5 ต วอย างแผ นงาน ทองจ ล ข นขาว