เอกสาร ค ม อการใช งาน โปรแกรม e-office ส าหร บผ ใช งานท วไป

Transcription

1 เอกสาร ค ม อการใช งาน โปรแกรม e-office ส าหร บผ ใช งานท วไป 1

2 สารบ ญ 1.จ ดการเอกสาร ส งเอกสาร เอกสารร บเข า เอกสารส งออก บ นท กเอกสาร บ นท กเอกสารเข า บ นท กเอกสารออก รายงานบ นท กเอกสารเข า รายงานบ นท กเอกสารออก ระบบส บค นเอกสาร ส บค นเอกสารร บเข า ส บค นเอกสารส งออก ส บค นบ นท กเอกสารเข า ส บค นบ นท กเอกสารออก ระบบต ดตามเอกสาร ต ดตามเอกสาร

3 1.จ ดการเอกสาร จ ดการเอกสาร ค อ ระบบท ใช จ ดการเอกสารอ เล กทรอน กส ส ง ร บ เอกสาร อ เล กทรอน กส ระหว างบ คคล หร อ หน วยงานในส งก ด 1.1 ส งเอกสาร เม อท านต องการส งหน งส อราชการ เอกสารอ เล กทรอน กส ของท าน ไปย ง หน วยงานต างๆท ท านต องการ โปรแกรมจะลงเลขท หน งส อให อ ตโนม ต แต ท านจะต อง ปฏ บ ต ตามข นตอนในการส งเอกสารตามข นตอนด งต อไปน ท านจะต องกรอก รายละเอ ยดให สมบ รณ ท กช องก อนส งเอกสาร 3

4 คล กท ข นตอนการใช งาน 1.ลงว นท > กดป ม เพ อทาการเล อกว นท จะส งเอกสาร 2.ส งถ ง > กดป ม เพ อทาการเล อกหน วยงาน หร อ ผ ท ท านต องการส งเอกสารถ ง 2.1 เล อกกล มงาน 4

5 2.2 เล อกรายช อ > กดป ม. 2.3 เม อเล อกเสร จแล วให กดป ม 5

6 2.4 เม อทาตามข นตอนถ กต องครบถ วนแล ว หน าจอจะแสดงผล 3.อ างถ ง > หากต องการอ างถ ง หน วยงาน หร อ บ คคลให กรอกรายช อลงในช องอ างถ ง 4.ช อเร อง > กรอกช อเร องเอกสาร หร องานท จะมอบหมาย ห วข อข าว ลงในช องช อเร อง 5.ความสาค ญ > เล อกระด บความสาค ญของหน งส อ 6

7 6.ข อความ > ลงบ นท กข อความ รายละเอ ยด ท ต องการแจ งถ ง บ คคล หร อ หน วยงานท ต องการ ส งถ ง 7.แนบเอกสาร > ใช แนบเอกสารอ เล กทรอน กส หร อ ไฟล อ นๆ ท ต องการแนบไปก บหน งส อของ ท านม ข นตอนการใช งานด งน *(หากไม ต องการแนบไฟล ให ข ามข นตอนน ไปข นคอนท 8) 7.1 กดป ม select files 7.2 หล งจาก กดป ม select files จะม หน าต าง explorer ข นมา ให เล อก file ท ต องการแนบ ส ง เม อแล วให กดป ม Open 7

8 7.3 เม อเล อก file เร ยบร อยแล ว ระบบ จะแสดงหน าต างให ท านเห น file ท ท านเล อกไว เพ อให ท าน ตรวจสอบว า file ท ต องการส งน นถ กต องหร อไม ถ าถ กต องแล วต องการส งให กดป ม ระบบจะทาการ upload file ของท านเข า server ถ าหากไม ต องการ ส ง file น ให กดป ม 8. เจ าของเร อง > กรอกช อเจ าของเร อง (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องเจ าของเร อง 9. โทรศ พท > กรอกเบอร โทรศ พท (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องโทรศ พท 10. อ เมล > กรอก address (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องอ เมล 8

9 11. ช อผ แจ ง > กรอก ช อผ แจ ง ช อ นามสก ล ลงในช องช อผ แจ ง 12. ตาแหน ง > กรอก ตาแหน ง ของผ แจ ง ลงในช องตาแหน ง 13. เม อกรอกรายละเอ ยดครบท กข นตอนแล ว ควรตรวจทานความถ กต องให เร ยบร อย เพ อ ป องก นความผ ดพลาดก อนท จะส ง เม อตรวจข อม ลท กอย างเร ยบร อยสมบ รณ แล วให กดป ม เป นอ นเสร จส น ฟ งก ช นการส งเอกสาร *สามารถตรวจเช คว าเอกสารของท านถ กส งออกไปแล ว โดยเข าไปด ได ท ฟ งก ช น เอกสาร ส งออก โดยเข าไปท กล อง จ ดการเอกสาร > เอกสารส งออก กดป ม 9

10 1.2 เอกสารร บเข า ฟ งก ช นน ใช ตรวจสอบเอกสารขาเข า ว าม บ คคล หร อ หน วยงาน ใดส ง เอกสารมาถ งท าน หร อต องการตรวจสอบเอกสารขาเข าย อนหล ง ระบบก สามารถทาได สามารถเร ยกค นหาเอกสาร โดยระบ เด อนและป ได ระบบจะทาการแสดงเอกสารขาเข า ไล ต งแต ลาด บท 1 ใหม ล าส ดถ งล บด บท 20 ท หน าจอ หากท านต องการด เอกสารก อนหน าน น ก สามารถทาได โดยสะดวก สาหร บข นตอนการใช งานฟ งก ช น เอกสารร บเข า ม ข นตอนด งต อไปน 10

11 คล กท ข นตอนการใช งาน 1.ระบ ระยะเวลาของเอกสารท ต องการส บค น 1.1 เด อน > เล อกเด อนท ต องการส บค น 1.2 ป > เล อกป ท ต องการส บค น 1.3 เม อระบ เด อนและป ท ต องการส บค นได แล วให กดป ม 11

12 หน าจอจะแสดงข อม ลการส บค นตาม เด อน ป ท เล อกไว เช น ในต วอย าง เล อก เด อน ส งหาคม ป

13 2. คล กท เอกสารร บเข า ท ท านต องการใช งาน > เม อเข ามาด ในหน ารายละเอ ยด ถ าในเอกสาร ม ไฟล แนบมาด วย ท านสามารถ download file เก บไว ได > ท านสามารถตอบข อความ กล บถ ง บ คคล หร อ หน วยงาน ท ส งเอกสารมาให ท านได ข นตอนการใช งาน ม ด งน 2.1 คล กท เอกสารร บเข า ท ท านต องการใช งาน 13

14 2.2 เม อ คล กเข าไปในเอกสารท เล อก หน าจอจะแสดงผล 14

15 2.3 ท านสามารถ download file ได จากเอกสารท แนบมา 2.4 ตอบกล บ > เม อท านอ านรายละเอ ยดของเอกสารเร ยบร อยแล ว ม ความประสงค จะ ตอบข อความกล บไปย งผ ส งให กดป ม ระบบจะทาการเป ดฟ งก ช น ตอบ กล บ ให ท านทาการลงบ นท กข อความ แล วส งกล บไปย ง บ คคล หร อ หน วยงานท ส ง เอกสารมาให ท าน 15

16 3. ในฟ งก ช นเอกสารเข า หน าจอจะทาการแสดง ลาด บของเอกสารเข า ระบบจะทาการแสดง ราชช อล าส ด ต งแต อ นด บ 1 ถ ง 20 หากท านต องการด เอกสารย อนหล งก อน 20 ลาด บน ให กดป ม next จากน นหน าจอจะแสดงผลเอกสารเข าย อนหล งต งแต ล าด บท 21 ข นไป 16

17 1.3 เอกสารส งออก ฟ งก ช น น ใช ตรวจสอบและต ดตามเอกสารท ทาการส งออก ว าเอกสาร ของท านท ถ กส งออกไป ถ งผ ร บ ตามว นเวลาท ได ส งหร อไม ด เอกสารการส งออกของหน วยงาน อ นได และสามารถใช ส บค นเอกสารส งออกย อนหล งได ด วยการระบ เด อน ป ท ท านต องการ ส บค น ระบบจะทาการแสดงเอกสารขาเข า ไล ต งแต ลาด บท 1 ใหม ล าส ดถ งล บด บท 20 ท หน าจอ หากท านต องการด เอกสารก อนหน าน น ก สามารถทาได โดยสะดวก สาหร บข นตอนการ ใช งานฟ งก ช น เอกสารส งออก ม ข นตอนด งต อไปน 17

18 คล กท ข นตอนการใช งาน 1.ระบ ระยะเวลาของเอกสารท ต องการส บค น 1.1 เด อน > เล อกเด อนท ต องการส บค น 1.2 ป > เล อกป ท ต องการส บค น 1.3 เม อระบ เด อนและป ท ต องการส บค นได แล วให กดป ม 18

19 หน าจอจะแสดงข อม ลการส บค นตาม เด อน ป ท เล อกไว เช น ในต วอย าง เล อก เด อน ส งหาคม ป

20 2. คล กท เอกสารส งออก ท ท านต องการเร ยกใช งาน > ตรวจสอบเอกสารส งออกของท านว าครบ สมบ รณ และถ กต องหร อไม >ในกรณ ท ท านเล อก ด ไฟล ของ บ คคล หร อ หน วยงานอ น เม อเข า มาด ในหน ารายละเอ ยด ถ าในเอกสารม ไฟล แนบมาด วย ท านสามารถ DOWNLOAD FILES เก บไว ได 2.1 ตรวจสอบเอกสารส งออกของท านว าครบสมบ รณ และ ถ กต องหร อไม โดย คล กท เอกสารท ท านทาการส งออก ยกต วอย าง สมมต ว าเราเป น ศ นย บร การ ict 20

21 2.2 ในกรณ ท ท านเล อก ด ไฟล ของ บ คคล หร อ หน วยงานอ น เม อเข ามาด ในหน า รายละเอ ยด ถ าในเอกสารม ไฟล แนบมาด วย ท านสามารถ DOWNLOAD FILES เก บ ไว ได 3. ในฟ งก ช นเอกสารส งออก หน าจอจะทาการแสดง ลาด บของเอกสารเข า ระบบจะทาการ แสดงราชช อล าส ด ต งแต อ นด บ 1 ถ ง 20 หากท านต องการด เอกสารย อนหล งก อน 20 ลาด บน ให กดป ม next จากน นหน าจอจะแสดงผลเอกสารเข าย อนหล งต งแต ล าด บท 21 ข นไป 21

22 2. บ นท กเอกสาร บ นท กเอกสาร ค อ ระบบท ทาให ผ ใช สามารถบ นท กเอกสารร บเข า หร อ บ นท กเอกสาร ส งออกจากงานสารบ ญธรรมดาเข าส ระบบ โดยในระบบน ได ใส ค ณสมบ ต เร องการร นน งระบบ เลขเอกสารอ ตโนม ต และสามารถแนบไฟล เอกสารได และ ม ระบบรายงานบ นท กเอกสาร ร บเข า และ รายงานบ นท กเอกสารออกจากงานสารบ ญธรรมดาเข าส ระบบ โดยจะเร ยงลาด บ จากว นท ล าส ด และย งสามารถเล อกด เอกสารได ตามเด อน ป เพ อ สะดวกในการค นหา 2.1 บ นท กเอกสารเข า เป นระบบรายงานบ นท กเอกสารร บเข าจากงานสารบ ญธรรมดา เข าส ระบบ โดยจะเร ยงลาด บจากว นท ล าส ด และย งสามารถเล อกด เอกสารได ตามเด อน ป เพ อ สะดวกในการค นหา 22

23 คล กท 1.ลงว นท > กดป ม เพ อทาการเล อกว นท จะบ นท กเอกสารเข า 2.ร บมาจาก > กรอกท มาของเอกสารท ท านจะทาการบ นท ก 3.อ างถ ง > หากต องการอ างถ ง หน วยงาน หร อ บ คคลให กรอกรายช อลงในช องอ างถ ง 23

24 4.ช อเร อง > กรอกช อเร องเอกสาร หร องานท จะมอบหมาย ห วข อข าว ลงในช องช อเร อง 5.ความสาค ญ > เล อกระด บความสาค ญของหน งส อ 6.ข อความ > ลงบ นท กข อความ รายละเอ ยด ท ต องการแจ งถ ง บ คคล หร อ หน วยงานท ต องการ ส งถ ง 7.แนบเอกสาร > ใช แนบเอกสารอ เล กทรอน กส หร อ ไฟล อ นๆ ท ต องการแนบไปก บหน งส อของ ท านม ข นตอนการใช งานด งน *(หากไม ต องการแนบไฟล ให ข ามข นตอนน ไปข นคอนท 8) 7.1 กดป ม select files 24

25 7.2 หล งจาก กดป ม select files จะม หน าต าง explorer ข นมา ให เล อก file ท ต องการแนบ ส ง เม อแล วให กดป ม Open 7.3 เม อเล อก file เร ยบร อยแล ว ระบบ จะแสดงหน าต างให ท านเห น file ท ท านเล อกไว เพ อให ท าน ตรวจสอบว า file ท ต องการส งน นถ กต องหร อไม ถ าถ กต องแล วต องการส งให กดป ม ระบบจะทาการ upload file ของท านเข า server ถ าหากไม ต องการ ส ง file น ให กดป ม 25

26 8. เจ าของเร อง > กรอกช อเจ าของเร อง (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องเจ าของเร อง 9. โทรศ พท > กรอกเบอร โทรศ พท (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องโทรศ พท 10. อ เมล > กรอก address (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องอ เมล 11. ช อผ แจ ง > กรอก ช อผ แจ ง ช อ นามสก ล ลงในช องช อผ แจ ง 26

27 12. ตาแหน ง > กรอก ตาแหน ง ของผ แจ ง ลงในช องตาแหน ง 13. เม อกรอกรายละเอ ยดครบท กข นตอนแล ว ควรตรวจทานความถ กต องให เร ยบร อย เพ อ ป องก นความผ ดพลาดก อนท จะส ง เม อตรวจข อม ลท กอย างเร ยบร อยสมบ รณ แล วให กดป ม เป นอ นเสร จส น ฟ งก ช นบ นท กเอกสารเข า 2.2 บ นท กเอกสารออก เป นระบบรายงานบ นท กเอกสารส งออกจากงานสารบ ญธรรมดาเข าส ระบบ โดยจะเร ยงลาด บจากว นท ล าส ด และย งสามารถเล อกด เอกสารได ตามเด อน ป เพ อ สะดวกในการ ค นหา (ข นตอนการใช งานระบบบ นท กเอกสารออกน น เหม อนก นก บระบบบ นท กเอกสารเข า) คล กท 1.ลงว นท > กดป ม เพ อทาการเล อกว นท จะบ นท กเอกสารออก 27

28 2.ร บมาจาก > กรอกท มาของเอกสารท ท านจะทาการบ นท ก 3.อ างถ ง > หากต องการอ างถ ง หน วยงาน หร อ บ คคลให กรอกรายช อลงในช องอ างถ ง 4.ช อเร อง > กรอกช อเร องเอกสาร หร องานท จะมอบหมาย ห วข อข าว ลงในช องช อเร อง 5.ความสาค ญ > เล อกระด บความสาค ญของหน งส อ 28

29 6.ข อความ > ลงบ นท กข อความ รายละเอ ยด ท ต องการแจ งถ ง บ คคล หร อ หน วยงานท ต องการ ส งถ ง 7.แนบเอกสาร > ใช แนบเอกสารอ เล กทรอน กส หร อ ไฟล อ นๆ ท ต องการแนบไปก บหน งส อของ ท านม ข นตอนการใช งานด งน *(หากไม ต องการแนบไฟล ให ข ามข นตอนน ไปข นคอนท 8) 7.1 กดป ม select files 7.2 หล งจาก กดป ม select files จะม หน าต าง explorer ข นมา ให เล อก file ท ต องการแนบ ส ง เม อแล วให กดป ม Open 29

30 ท าน ตรวจสอบว า file ท ต องการส งน นถ กต องหร อไม ถ าถ กต องแล วต องการส งให กด ป ม ระบบจะทาการ upload file ของท านเข า server ถ าหากไม ต องการส ง file น ให กดป ม 8. เจ าของเร อง > กรอกช อเจ าของเร อง (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องเจ าของเร อง 9. โทรศ พท > กรอกเบอร โทรศ พท (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องโทรศ พท 10. อ เมล > กรอก address (บ คคล หร อ หน วยงาน) ลงในช องอ เมล 30

31 11. ช อผ แจ ง > กรอก ช อผ แจ ง ช อ นามสก ล ลงในช องช อผ แจ ง 12. ตาแหน ง > กรอก ตาแหน ง ของผ แจ ง ลงในช องตาแหน ง 13. เม อกรอกรายละเอ ยดครบท กข นตอนแล ว ควรตรวจทานความถ กต องให เร ยบร อย เพ อ ป องก นความผ ดพลาดก อนท จะส ง เม อตรวจข อม ลท กอย างเร ยบร อยสมบ รณ แล วให กดป ม เป นอ นเสร จส น ฟ งก ช นบ นท กเอกสารออก 31

32 2.3 รายงานบ นท กเอกสารเข า เป นระบบรายงานบ นท กเอกสารร บเข าจากงานสารบ ญ ธรรมดาเข าส ระบบ โดยจะเร ยงลาด บจากว นท ล าส ด และย งสามารถเล อกด เอกสารได ตาม เด อน ป เพ อ สะดวกในการค นหา 2.4 รายงานบ นท กเอกสารออก เป นระบบรายงานบ นท กเอกสารส งออกจากงาน สารบ ญธรรมดาเข าส ระบบ โดยจะเร ยงลาด บจากว นท ล าส ด และย งสามารถเล อกด เอกสารได ตามเด อน ป เพ อ สะดวกในการค นหา 32

33 3. ระบบส บค นเอกสาร ระบบส บค นเอกสาร ค อ ระบบท ใช สาหร บการส บค นหาเอกสารอ เล กทรอน กส ท ทาให ท านสะดวกสบาย และย งทาการค นหาเอกสารท ท านต องการได ในระยะเวลาท รวดเร ว เพ ยงแค ระบ รายละเอ ยดของเอกสารท ต องการส บค น เช น เลขท หน งส อ ช อเร อง ว นท ระบบก จะทาการส บค นเอกสารให ท านท นท ระบบส บค นเอกสาร ประกอบด วย ฟ งก ช นการ ใช งานงาน หล กๆ อย 4 ฟ งก ช น ค อ 1. ส บค นเอกสารร บเข า 2. ส บค นเอกสารส งออก 3. ส บค นบ นท กเอกสารเข า 4. ส บค นบ นท กเอกสารออก และแต ละฟ งก ช น ม ข นตอนการใช งาน ด งต อไปน 3.1 ส บค นเอกสารร บเข า ใช สาหร บส บค นเอกสารร บเข า โดยสามารถส บค นได จาก เลขท หน งส อ > ว นท บ นท กเอกสารเข า > ช อเร อง > ข อความอธ บาย 33

34 คล กท ข นตอนการใช งาน 1. ส บค นจากเลขหน งส อ > กรอกเลขหน งส อ ต วอย าง /2553 ลงในกล อง ส บค นจากเลขหน งส อ 2. ว นท บ นท กเอกสารเข า > กดป ม เล อกว นเวลาท ต องการส บค นเอกสาร 3.ช อเร อง > กรอกช อเร อง ลงในกล อง ช อเร อง เพ อทาการส บค นเอกสาร 34

35 4.ข อความอธ บาย > กรอกข อความอธ บายลงในกล อง ข อความอธ บาย เพ อทาการส บค น 5.เม อใส รายละเอ ยดข อม ลท ต องการส บค นเร ยบร อยแล วให กดป ม 3.2 ส บค นเอกสารส งออก ใช สาหร บส บค นเอกสารส งออก โดยสามารถส บค นได จาก เลขท หน งส อ > ว นท บ นท กเอกสารเข า > ช อเร อง > ข อความอธ บาย 35

36 คล กท ข นตอนการใช งาน 1. ส บค นจากเลขหน งส อ > กรอกเลขหน งส อ ต วอย าง /2553 ลงในกล อง ส บค นจากเลขหน งส อ 2. ว นท บ นท กเอกสารเข า > กดป ม เล อกว นเวลาท ต องการส บค นเอกสาร 3.ช อเร อง > กรอกช อเร อง ลงในกล อง ช อเร อง เพ อทาการส บค นเอกสาร 36

37 4.ข อความอธ บาย > กรอกข อความอธ บายลงในกล อง ข อความอธ บาย เพ อทาการส บค น 5.เม อใส รายละเอ ยดข อม ลท ต องการส บค นเร ยบร อยแล วให กดป ม 3.3 ส บค นบ นท กเอกสารเข า ใช สาหร บส บค น บ นท กเอกสารเข า โดยสามารถส บค นได จาก เลขท หน งส อ > ว นท บ นท กเอกสารเข า > ช อเร อง > ข อความอธ บาย 37

38 คล กท ข นตอนการใช งาน 1. ส บค นจากเลขหน งส อ > กรอกเลขหน งส อ ต วอย าง /2553 ลงในกล อง ส บค นจากเลขหน งส อ 2. ว นท บ นท กเอกสารเข า > กดป ม เล อกว นเวลาท ต องการส บค นเอกสาร 3.ช อเร อง > กรอกช อเร อง ลงในกล อง ช อเร อง เพ อทาการส บค นเอกสาร 38

39 4.ข อความอธ บาย > กรอกข อความอธ บายลงในกล อง ข อความอธ บาย เพ อทาการส บค น 5.เม อใส รายละเอ ยดข อม ลท ต องการส บค นเร ยบร อยแล วให กดป ม 3.4 ส บค นบ นท กเอกสารออก ใช สาหร บส บค น บ นท กเอกสารออก โดยสามารถส บค น ได จาก เลขท หน งส อ > ว นท บ นท กเอกสารเข า > ช อเร อง > ข อความอธ บาย 39

40 คล กท ข นตอนการใช งาน 1. ส บค นจากเลขหน งส อ > กรอกเลขหน งส อ ต วอย าง /2553 ลงในกล อง ส บค นจากเลขหน งส อ 2. ว นท บ นท กเอกสารเข า > กดป ม เล อกว นเวลาท ต องการส บค นเอกสาร 3.ช อเร อง > กรอกช อเร อง ลงในกล อง ช อเร อง เพ อทาการส บค นเอกสาร 4.ข อความอธ บาย > กรอกข อความอธ บายลงในกล อง ข อความอธ บาย เพ อทาการส บค น 5.เม อใส รายละเอ ยดข อม ลท ต องการส บค นเร ยบร อยแล วให กดป ม 40

41 4. ระบบต ดตามเอกสาร ระบบต ดตามเอกสาร เป นระบบ เสร มท ใช สาหร บต ดตามเอกสาร ของท าน หร อ ของ หน วยงาน และบ คคลอ น โดยสามารถทาได ง ายข น ด วยการกรอกเลขหน งส อเท าน น ท านก สามารถต ดตามเอกสารช นน นได อย างสะดวกรวดเร ว 41

42 คล กท ว ธ การใช งาน ต ดตามเอกสาร > ทาการกรอกเลขท หน งส อท ท านต องการส บค น ต วอย าง /2553 > เม อกรอกเสร จแล วให กดป ม หล งจากท ทาตามข นตอน ระบบจะทาการแสดงผลท หน าจอ 42