ระบบการบร หารจ ดการด านการลา

Transcription

1 ระบบการบร หารจ ดการด านการลา ระบบบร หารจ ดการด านการลา เป นระบบงานย อยภายใต ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส (Electronic Document Management System : EDMS) เป นระบบท พ ฒนาสาหร บอานวยความสะดวกให บ คลากรสามารถสร างและส งใบลาผ าน Web Application และผ พ จารณาใบลาทาการพ จารณาผ าน Web Application โดยไม ต องเข ยนใบลาด วยกระดาษ บ คลากรสามารถตรวจสอบส ทธ การลาด วยตนเอง ช วยลด ภาระการปฏ บ ต งานของเจ าหน าท บ คคล โดยไม ต องทาการบ นท กการลาของบ คลากรเข าส ระบบ CU-HR ค ณสมบ ต ของระบบฯ 1. สามารถใช งานผ าน Browser Internet Explorer หร อ Firefox 2. สามารถทาการลาได เฉพาะ การลาป วย ลาก จส วนต ว และ ลาพ กผ อน 3. สามารถส ง แจ งเต อนผ บ งค บบ ญชา/ผ อน ม ต เพ อให ทราบว าม เอกสารรอดาเน นการอย 4. การส งใบลา จาแนกเป น 4.1 การลาท ม จานวนว นลาเพ ยงพอ บ คลากร ดาเน นการสร างใบลาป วย หร อ ลาก จส วนต ว หร อ ลาพ กผ อน และส งใบลาไปย ง ผ บ งค บบ ญชาตามลาด บช นพ จารณา ผลการพ จารณาการลา ท ผ านหร อไม ผ านการอน ม ต จะม การแจ งกล บบ คลากรผ ส งใบลา ผ าน จ ฬาฯ ในกรณ ท ใบลาผ านการอน ม ต ว นลาจะถ กส งเข าส ระบบบร หารงาน บ คคล เพ อต ดส ทธ ว นลาตามประเภทการลา 4.2 การลาท จานวนว นลาไม เพ ยงพอ บ คลากรดาเน นการสร างใบลาป วย หร อ ลาก จส วนต ว หร อ ลาพ กผ อน และส งใบลาไปย ง ข นตอนต อไป และดาเน นการพ มพ ใบลา จากระบบฯ ทาการลงนามในใบลา และนาไปย น ท เจ าหน าท บ คคลของหน วยงานพร อมเอกสารประกอบ(ถ าม ) เจ าหน าท บ คคลของส วน งานดาเน นการด วยว ธ ปฏ บ ต เด ม จนเสร จส นขบวนการ สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 1 / 31

2 5. การยกเล กว นลา บ คลากรดาเน นการเป ดใบลาท ได ร บการอน ม ต ให ลา (ส งเกตจากสถานะใบลาแสดงข อความ "เสร จ สมบ รณ ") เพ อทาการยกเล กว นลาท ต องการ และทาการส งใบยกเล กว นลาไปย งข นตอนต อไปและ ดาเน นการพ มพ ใบยกเล กว นลา จากระบบฯ ทาการลงนามในใบยกเล กว นลาและนาไปย นท เจ าหน าท บ คคลของหน วยงานพร อมเอกสารประกอบ(ถ าม ) เจ าหน าท บ คคลของหน วยงาน ดาเน นการด วยว ธ ปฏ บ ต เด ม จนเสร จส นขบวนการ รายละเอ ยดการใช งานระบบฯ เบ องต น 1. URL ท เข าใช งาน : 2. ผ ใช งานจะต องม และ User name ของ Mail จ ฬา เท าน น 3. ผ ใช งานจะต องม รห สผ านเข าใช งาน Lotus Notes 4. กรณ ม การเปล ยน รห สผ านของ Lotus Notes โดยผ ใช งานแล ว ให ใช รห สผ านต วล าส ด 5. ผ ใช งานต องทาการตรวจสอบส ทธ การลา ต องม เพ ยงพอ จ งสามารถสร างใบลาผ านระบบฯ ได สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 2 / 31

3 ว ธ การใช ส าหร บบ คลากร บ คลากรท ต องการส งใบลา ทาการ Log in ผ าน URL: ใส Username และ Password เพ อเข าส ระบบ ซ ง User name และ Password บ คลากรจะได ร บก ต อเม อ บ คลากรม และ User name ของระบบ Mail จ ฬาฯ เร ยบร อยแล วเท าน น Click ระบบ Employee Self Service ร ปท 1 ใส User name และ Password ร ปท 2 Employee Self Service สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 3 / 31

4 ให Click งานบร หารจ ดการด านการลา ร ปท 3 นระบบ ให ทาการ Click ท ช อของหน วยงานท ตนเองส งก ด ร ปท 4 รายช อหน วยงานท ใช งานระบบบร หา สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 4 / 31

5 ในระบบบร หารจ ดการด านการลาน ม ม มมองด เอกสารแสดงอย แถบด านซ ายม อ ร ปท 5 หล กของระบบการจ ดการด านการลา บ คลากรท วไป ม มมองของเอกสารสาหร บบ คลากรท วไป ประกอบด วย - รายงานตามเอกสารร าง - รายงานตามสภานะเอกสาร - รายงานตามประเภทการลา - รายงานตามาหน วยงาน - รายงานตามผ ร องขอ ร ปท 6 หน าจอแสดงม มมองของเอกสาร บ คลากรท วไป สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 5 / 31

6 เอกสารจะถ กจ ดเร ยงลาด บด งน - ตามประเภทเอกสาร (ยกเล ก,ป วย,ก จ,พ กผ อน,อ นๆ) - ตามว นท ลาจร ง ร ปท 7 ม มมอง เอกสารรอดาเน นการ ม มมองท 1 เอกสารรอดาเน นการ เป นม มมองท ไว สาหร บตรวจสอบงานของผ เข าใช งาน - ในกรณ ผ บ งค บบ ญชา จะทราบว าม เอกสาร เพ อรอให พ จารณา - บางคร ง ผ บ งค บบ ญชาเองสร างใบลา และใบลาน นย งไม ถ กส งไปข นตอนต อไป จะแสดงในม มมอง น เช นก น - ในกรณ ของบ คลากรท วไป จะทราบว า ใบลาท ต วเองสร างน น ย งไม ถ กส งไปข นตอนต อไป สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 6 / 31

7 ม มมองท 2 รายงานตามเอกสารร าง ร ปท 8 หน าจอม มมอง รายงานตามเอกสารร าง เป นม มมองท ไว สาหร บตรวจสอบงานของผ เข าใช เป นใบลาท ไม สมบ รณ หร อ ใบลาท ได ทาการสร าง แล วแต ย งไม ได ส งไปย งผ บ งค บบ ญชา สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 7 / 31

8 ม มมองท 3 รายงานตามสถานะเอกสาร ร ปท 9 ม มมอง รายงานตามสถานะเอกสาร ม มมองน จะแสดงสถานะเอกสาร โดยม การจ ดเร ยงตาม ป งบประมาณ ตามเด อน ตามสถานะเอกสร ตามช อบ คลากร และตามประเภทการลา สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 8 / 31

9 ม มมองท 4 ม มมอง ตามประเภทการลา ร ปท 10 ย ต ป ภท เป นม มมองแสดงถ งการลาประเภทต างๆ ของบ คลากร โดยม การจ ดเร ยงตาม ป งบประมาณ ตามด วย ประเภท การลา ตามส งก ด ตามช อบ คลากร สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 9 / 31

10 ม มมองท 5 ม มมอง รายงานตามหน วยงาน ร ปท 11 ย ต หน วยงาน ม มมองน จะแสดงข อม ลตามหน วยงานท ส งก ด โดยม การจ ดเร ยงตามป งบประมาณ ตามด วยช อหน วยงานท ส งก ด ตามด วยเด อน โดย ต วเลขแสดง ถ งต วเลขของลาด บของเด อน และตามด วยช อเด อน เช น 01 : มกราคม ลาด บถ ดไปจ ดเร ยงตามช อบ คลากร สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 10 / 31

11 ม มมองท 6 ม มมอง รายงานตามผ ร องขอ ร ปท 12 ม มมองตามผ ร องขอ ม มมองน จะแสดงรายช อบ คลากร โดยแสดงรายช อบ คลากร เป นลาด บแรก และจ ดเร ยงตามป งบประมาณ ตามด วยเด อน และ ประเภทการลา ต างๆ สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 11 / 31

12 การตรวจสอบส ทธ การลา ก อนท จะทาการสร างใบลา Click ท แถบ ส ทธ การลา ร ปท 13 ต ท ส ทธ การลา เป นข อม ลท อ านจากระบบ CU-ERP ส ทธ จะแสดงตามประเภทของบ คลากร สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 12 / 31

13 ใบลา บ คลากรต องการ สร างใบลา ให Click ใบลา จากน นระบบจะข น Dialog Box เพ อให ป ภท โดยประเภทการลาท แสดงน น ย ป ภท เพศ ตาแหน ง ด งร ป ร ปท 14 หน าจอแสดงประเภทการลา เม อทาการเล อกประเภทการลาแล ว ให บ คลากร Click OK ใบลา ต ป ภท ท ป ร ปท 15 ป ภท ระบบจะสร างเอกสารใบลาให ตามท บ คลากรได เล อก สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 13 / 31

14 ร ปท 16 การบ นท ก ย ย เน องจาก : ให ทาการระบ เหต ผลท ลา (กรณ การลาพ กผ อน ไม ม field เน องจาก สาหร บการระบ เหต ผล) เอกสารอ างอ ง : สามารถระบ เอกสารแนบเข ามาพร อมการลาได โดย Click ท ป ม ต งแต ว นท : ให Click ปฏ ท น ถ าต องการลาช วงบ ายให Click ท ถ งว นท : ให Click ปฏ ท น ถ าต องการลาช วงเช าให Click ท ม กาหนด : ให Click ท เพ อคานวณ จานวนว นท ลา ระหว างลาต ดต อได ท : ให ระบ ข อม ลท ต องการต ดต อ สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 14 / 31

15 ในกรณ ท ต องการด ส ทธ การลา จากหน าจอใบลา ให Click ท ป ม เพ อด Quota การลา ร ปท 17 ส ทธ การลา เม อระบ ข อม ลในใบลาเร ยบร อย จะต องดาเน นการ 2 ข นตอน ค อ 1. ข นตอนการ ย นย นข อม ล 2. ข นตอนการส งเอกสารไปข นต อไป ข นตอนการย นย นข อม ล เม อทากรอกข อม ลในใบลา เร ยบร อย ให ทาการ Click ป ม ร ปท 18 ย นย นข อม ล สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 15 / 31

16 ข นตอนการส งเอกสารไปข นต อไป เม อClickย นย นข อม ล ระบบจะแสดงป ม เพ อให บ คลากรทาการส งใบลา ไปย งผ บ งค บบ ญชา ให ทาการ Click ป ม เพ อส งเอกสารไปข นตอนต อไป ถ าไม ทาการ Click ป มน ใบลาจะไม ถ กส งไปย งผ บ งค บบ ญชา ใบลาจะย งคงอย ท บ คลากร โดย บ คลากร สามารถเห นใบลาท ม มมอง เอกสารรอดาเน นการ ร ปท 19 หน าจอการส งเอกสารไปข นตอนต อไป สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 16 / 31

17 เอกสาร จะถ กส งไปท ผ บ งค บบ ญชา เพ อให ผ บ งค บบ ญชาพ จารณา ต อไป ร ปท 20 หน าจอแสดงเอกสารท ถ กส งไปถ งผ บ งค บบ ญชา ส งพ มพ ใบลา ได ท ป ารของตนเอง โดยการ Double Click ท ใบลา และสามารถ ร ปท 21 หน าจอ สาหร บส งพ มพ ใบลา สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 17 / 31

18 ร ปท 22 ท ส งพ มพ จากระบบ สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 18 / 31

19 ว ธ การใช งาน ส าหร บผ พ จารณา (ผ บ งค บบ ญชา) ผ พ จารณาใบลา จะต องทาการ Log in ผ าน URL: ใส Username และ Password เพ อเข าส ระบบ ซ ง User name และ Password บ คลากรจะได ร บก ต อเม อผ พ จารณาใบลาม และ User name ของระบบ Mail จ ฬาฯ เร ยบร อยแล วเท าน น Click เข าไปในระบบ Employee Self Service ร ปท 23 ใส User name Password ร ปท 24 Employee Self Service สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 19 / 31

20 ให Click ท งานบร หารจ ดการด านการลา ร ปท 25 Click ท ช อหน วยงานท บ คลากรส งก ด ร ปท 26 ช อหน วยงานท สามารถใช งานระบบ สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 20 / 31

21 เม อผ บ งค บบ ญชาเข าส ระบบฯ สามารถมองเห นใบลาท รอร บการพ จารณา ร ปท 27 า สาหร บใบลาท รอการพ จารณาจากผ บ งค บบ ญชา สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 21 / 31

22 ร ปท 28 หน าจอแสดงม มมองของเอกสาร เอกสารจะถ กจ ดเร ยงลาด บด งน - ตามประเภทเอกสาร (ยกเล ก,ป วย,ก จ,พ กผ อน,อ นๆ) - ตามว นท ลาจร ง สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 22 / 31

23 ร ปท 29 น า จ ดเร ยงข อม ล เอกสารท รอการอน ม ต ผ อน ม ต จะเห นป มท งหมด 4 ป - ป มเล อกท งหมด ม หน าท เล อกเอกสารท งหมด สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 23 / 31

24 ร ปท 30 ท Click ท สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 24 / 31

25 - ป มไม เล อกท งหมด ม หน าท ยกเล กเอกสารท เล อกท งหมด ร ปท 31 ท Click ไม ท สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 25 / 31

26 - ป มอน ม ต ม หน าท อน ม ต เอกสารท เล อก ระบบจะทาการอน ม ต เอกสารท เล อกไว ท นท และเอกสารท อน ม ต จะหายออกจากหน าจอการทางาน เพ อ ส งไปย งข นตอนต อไป ร ปท 32 ท กด ป อน ม ต สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 26 / 31

27 - ป มไม อน ม ต ม หน าท ไม อน ม ต เอกสารท เล อก เอกสารจะถ กหย ดท นท ไม สามารถด งกล บมาใช งานได อ ก และเอกสารจะหายออกจากหน าจอการทางาน เป นเอกสารท ไม ผ านการอน ม ต ร ปท 33 แสดงการ Click ไม อน ม ต เอกสาร สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 27 / 31

28 จานวนแถวของเอกสารต อ1หน า ได กาหนดไว 200 แถว โดยสามารถเล อนลงมาเพ อด เอกสารท เหล อได ร ปท 34 แสดงการเล อนด เอกสาร ในจอภาพเอกสารท รอการอน ม ต สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 28 / 31

29 ดาเน นการด งน ในกรณ ท ผ บ งค บบ ญชา เป ดใบลา เฉพาะ บางรายเพ อพ จารณา เม อ Click ท ใบลาท ต องการแล ว ให 1. Click ท เพ อท จะเข าไปพ จารณาเอกสาร ร ปท 35 การClick สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 29 / 31

30 2. จะปรากฏช องให ผ บ งค บบ ญชาพ จารณา ด งร ป ร ปท 36 ผลการพ จารณาใบลา 3. ผลการพ จารณาประกอบไปด วย - เห นควรอน ม ต ค อ เอกสารใบลาน สามารถท จะส งไปข นตอนต อไปได - ไม เห นควรอน ม ต ค อ เอกสารใบลาน จะหย ดอย แค น ไม สามารถส งไปข นตอนต อไปได - ส งกล บเพ อแก ไข ค อ เอกสารใบลาน อาจจะต องแก ไขอะไรบางอย าง ก จะถ กส งไปให ก บ บ คลากรท ทาการขอลา เพ อท จะแก ไขแล วส งกล บมาใหม 4. ผ บ งค บบ ญชา สามารถตรวจสอบส ทธ การลาของบ คลากรได โดยการ Click ท 5. ผ บ งค บบ ญชา สามารถพ มพ ใบลาของบ คลากรได โดยการ Click ท สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 30 / 31

31 6. เม อผ บ งค บบ ญชาพ จารณาแล วน น ให Click ท ป ม เพ อส งไปให ก บข นตอน ต อไป ค อ ผ พ จารณาลาด บถ ดไป หร อ เพ อส นส ดขบวนการ (ในกรณ ท ผ านการอน ม ต ลาด บ ส ดท าย) ร ปท 37 หน าจอส งเอกสารไปย งผ พ จารณาลาด บถ ดไป 7. สารจะไปถ กส งไปท ผ พ จารณาลาด บถ ดไป ในกรณ ท เป นผ ม อานาจอน ม ต พ จารณา เม อดาเน น กาอน ม ต และส งไปลาด บถ ดไปแล ว ใบลาจะถ กส งไปท ระบบ CU-ERP เพ อบ นท กประว ต การลา ท ระบบ CU-ERP และต ดส ทธ การลาตามประเภทของใบลา สาน กงานจ ดการระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ส งหาคม 2556 หน า 31 / 31