าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต

Transcription

1 P a g e 1 ระบบ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 ได พ ฒนาระบบงานสารบรรณ การร บ ส งเอกสาร ภายใต เคร อข ายเทคโนโลย สารสนเทศการส อสารและการเร ยนร เพ อให การต ดต อด าน การส อสาร การประสานงาน ระหว างส าน กงานก บสถานศ กษา ม ประส ทธ ภาพย งข น ส งผลต อ การบร หารจ ดการศ กษา ค ณล กษณะของโปรแกรม 1. ร บ-ส งเอกสาร เช น หน งส อราชการ เอกสารอ นๆ และร ปภาพ ซ งอย ในร ปแบบของ ไฟล ข อม ล (File) 2. แนบไฟล ข อม ล (File) ได คร งละไม เก น 1.4 MB 3. ร บ-ส งเอกสาร ระหว างส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 ก บ สถานศ กษา และหน วยงานอ นๆ ท เก ยวข อง โดยม การก าหนดส ทธ ในการเข าใช งานระบบ โดยผ ด แลระบบ 4. ร บ-ส งเอกสาร ระหว างสถานศ กษาก บสถานศ กษา และระหว างหน วยงานภายในส าน กงาน เขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 5. ผ ส งสามารถตรวจสอบการตอบร บได ท นท 6. สามารถโอนหน งส อ หร อไฟล ข อม ล (File) ได ท นท 7. โปรแกรมจะก าหนด แสดงว น เวลา การส งหน งส อให อ ตโนม ต 1 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

2 P a g e 2 ว ธ การเข าส ระบบ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 (ระด บผ ใช ท วไป) 1. ผ ใช เป ดโปรแกรมInternet Explorer 2. พ มพ ท อย เว บไซต 3. แสดงหน าจอการเข าส ระบบ e-office ของส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 2 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

3 P a g e 3 4. ก อนท จะเข าใช ระบบ e-office ผ ใช ต องท าการป อนข อม ล2 ส วน ค อ ช อผ ใช ระบบ และ รห สผ าน ข อก าหนด และว ธ การป อนข อม ล 4.1 ช อผ ใช ระบบ: ซ งต องเป นต วอ กษรภาษาอ งกฤษหร อต วเลขเท าน น ในส วนของ โรงเร ยน ก าหนดเป นเลขท ศธ. ของโรงเร ยน เช น 04041XXX 4.2 รห สผ าน : 4.3 คล กป ม เข าส ระบบ หร อ กดป มEnter ท แป นพ มพ ด งแสดงในภาพด านล าง 5. ปรากฏหน าต าง ย นด ต อนร บ... ตามด วยช อโรงเร ยนของผ ใช ระบบ 3 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

4 P a g e 4 หน าต างของผ ใช แบ งเป นหมวดต างๆ ด งน - การร บหน งส อ - การส งหน งส อ - การตรวจสอบหน งส อร บประจ าว น - ออกจากระบบ ซ งโปรแกรมได แบ งหมวดต างๆ ออกเป นเมน ย อยจ านวน 6 เมน ด วยก น เพ อความสะดวกในการใช งาน ค อ 1. แสดงหน งส อร บใหม 2. แสดงหน งส อร บท งหมด 3. แสดงหน งส อส ง 4. จ ดส งหน งส อราชการ 5. ทะเบ ยนหน งส อร บประจ าว น 6. ออกจากระบบ 6. ว ธ การใช เมน ต างๆ ม ด งน 6.1 เมน แสดงหน งส อร บใหม เม อม ผ ส งส งหน งส อมาให หร อผ ใช ต องการตรวจสอบว าม หน งส อใหม มาหร อไม ผ ใช สามารถ คล กท เมน แสดงหน งส อร บใหม เพ อเข าไปด หน งส อฉบ บน นจะปรากฏหน าต างประกอบด วย ล าด บ, เร อง, ลงว นท และผ ส ง ถ าผ ใช ไม ต องการอ านหน งส อฉบ บน ก คล กป ม ลบ แต ถ าต องการอ านหน งส อก ให คล กท ป ม แสดง ด งแสดงในภาพด านล าง 4 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

5 P a g e 5 คล กเพ อ ต องการลบ คล กเพ อต องการเป ดอ านหน งส อ 1. ต องการเป ดไฟล ข อม ลให คล กเมาส ท ไฟล ท แนบมา (ด งแสดงในภาพด านล าง) จะ ปรากฏหน าต าง File download ถ าต องการเป ดไฟล ก คล กป ม Open หร อ ต องการบ นท กไฟล ก คล ก ป ม Save หร อต องการยกเล กก คล กป ม Cancle ด งแสดงในภาพด านล าง 1 หน าต าง File download 5 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

6 P a g e 6 2. ถ าผ ใช อ านแล วม ข อค ดเห นอะไรหร อว าต องการตอบหน งส อฉบ บน กล บไปย งผ ส ง สามารถกรอกรายละเอ ยดในช องแสดงความค ดเห น (comment) ได (ด งแสดงในภาพด านล าง) ผ ใช ท าการลงเลขทะเบ ยนร บ 4. คล กป ม ร บทราบหน งส อฉบ บน 4 ภาพแสดง การร บหน งส อใหม เร ยบร อยแล ว 6 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

7 P a g e 7 เมน แสดงหน งส อร บใหม ถ าผ ใช คล กป ม ร บทราบหน งส อฉบ บน แล ว ผ ใช ไม สามารถลบ หน งส อฉบ บน ได จะลบได ก ต อเม อผ ใช คล กเล อกเมน แสดงหน งส อร บท งหมดแต ถ าผ ใช ย งไม คล กป ม ร บทราบหน งส อฉบ บน จะม ป มให ผ ใช คล กเพ อท าการลบหน งส อฉบ บน การค นหาข อม ล ผ ใช สามารถค นหาข อม ลตามช อเร อง หร อเลขท หน งส อ หร อว นท ส ง โดยการคล กท ห วข อท ต องการค นหา แล วป อนค าท ต องการค นหา เช น ต องการค นหาตามว นท ส ง ก คล กท ว นท ส ง แล วป อน ว นท ท ต องการค นหาเช น 25 ม นาคม 2554 จากน นคล กป ม ค นหา จะปรากฏหน าต างแสดงผลของ การค นหาด งภาพด านล าง ผลการค นหา จากว นท ส ง 7 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

8 P a g e เมน แสดงหน งส อร บท งหมด ในส วนของเมน แสดงหน งส อร บท งหมดจะแสดงหน งส อท ผ ใช ได ร บหน งส อไว ท งหมด 6.3 เมน จ ดส งหน งส อราชการ เม อผ ใช ต องการส งหน งส อราชการ สามารถคล กท เมน จ ดส งหน งส อราชการ จะปรากฏ หน าต างจ ดส งหน งส อราชการ ด งแสดงในภาพด านล าง 8 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

9 P a g e 9 ในส วนน จะปรากฏหน าต างร ปแบบของการส งหน งส อ ผ ใช ก าหนด ระด บความเร งด วน ระด บช นความล บ กรอกรายละเอ ยด เลขหน งส อส ง เร อง และ เร องโดยย อ แล วคล กเมาส เพ อ เล อกกล ม/โรงเร ยน ท ต องการส งหน งส อ (กรณ ส งหน งส อราชการจากโรงเร ยนถ งเขตพ นท การศ กษา ให ส งถ ง <เล อก> สารบรรณกลาง ) จากน นคล กป ม ส งข อม ล แต ถ าผ ใช ต องการแก ไขข อม ลก คล กป ม ล างค าข อม ล แล วกล บไปป อนข อม ลใหม อ กคร ง กรอก รายละเอ ยด ข อม ล กรณ ส งเขตพ นท การศ กษาเล อก สารบรรณกลาง คล กเพ อต องการส ง ข อม ล คล กเพ อต องการ ล างค าข อม ลการส ง 9 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

10 P a g e 10 เม อผ ใช ป อนข อม ลเสร จแล ว ก คล กป ม ส งข อม ล จะปรากฏหน าต าง เพ มไฟล ข อม ล และ รายงานและออกจากระบบ คล กท ป ม เพ มไฟล ข อม ล จะปรากฏหน าต างให ผ ใช ป อนรายละเอ ยดในการเพ มไฟล ข อม ล ด งแสดงในภาพด านล าง หมายเหต ไฟล ท ผ ใช ต องการส งต องม ขนาดความจ ไม เก น1.4 MB เม อป อนข อม ลเสร จแล วก คล กป ม ส งข อม ล จะปรากฏหน าต างรายงานการส งไฟล ข อม ล ถ าต องการเพ มไฟล ข อม ลก คล กป ม เพ มไฟล ข อม ล ถ าไม ต องการเพ มไฟล ข อม ลก คล กป ม รายงาน และออกจากระบบ ด งแสดงในภาพด านล าง 10 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

11 P a g e 11 คล กเม อต องการเพ ม ไฟล ข อม ล คล กเพ อต องการรายงาน และออกจากระบบ กรณ ท ผ ใช คล กป ม รายงานและออกจากระบบ จะแสดงหน าต างรายละเอ ยดการส งหน งส อ ช อไฟล ข อม ลท แนบก บหน งส อ ถ าผ ใช ไม ต องการส งก คล กท ป ม ลบหน งส อฉบ บน ด งแสดงในภาพ ด านล าง 11 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

12 P a g e เมน แสดงหน งส อส ง ส วนเมน แสดงหน งส อส ง ใช เม อผ ใช ต องการตรวจสอบว าได ส งหน งส อ เร องใดบ าง และ ได ส งถ งใครบ าง คล กเพ อเป ดอ าน รายละเอ ยดในการส ง เม อผ ใช ต องการทราบรายละเอ ยด ก สามารถคล กท ป ม แสดง ท อย ท ายหน งส อน นๆ จะปรากฏหน าต างรายละเอ ยดหน งส อท ได ส งแล ว ถ าผ ใช ต องการลบก คล กป ม ลบหน งส อฉบ บน ด งแสดงในภาพด านล าง คล กเพ อต องการลบ 12 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

13 P a g e 13 โปรแกรมจะแสดงหน าต างย นย นการลบหน งส อ ถ าต องการลบก คล กป ม คล กเพ อย นย นการลบ หน งส อ 6.5 เมน ทะเบ ยนหน งส อร บประจ าว น แสดงหน าจอของการค นหาหน งส อร บท งหมดแบ งเป น การค นหาตามเร อง, เลขท หน งส อ, ว นท ร บหน งส อ และแสดงท งหมด โดยผ ใช คล กท เมน ทะเบ ยนหน งส อร บประจ าว น ในส วนของ หน าต างหล ก ด งแสดงในภาพด านล าง คล กเพ อเข าส หน าจอ ทะเบ ยนหน งส อร บประจ าว น ผ ใช ต องท าการกรอกข อม ลในส วนของการค นหาจากน นก คล กป ม ค นหา จะปรากฏผลล พธ ของการ ค นหาตามห วข อท ผ ใช ระบ ผ ใช สามารถส งพ มพ หน งส อได ด งแสดงภาพด านล าง 13 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

14 P a g e เมน ออกจากระบบ เม อผ ใช ไม ต องการใช งานระบบe-office ก ให ผ ใช คล กป มเมน ออกจากระบบ คล กเพ อออก จากระบบ 14 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

15 P a g e 15 ว ธ การเข าส ระบบ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 (ระด บสารบรรณกลาง) ส วนของผ ใช ระด บสารบรรณกลาง ม ความสามารถในการด าเน นการเพ มจากผ ใช ระด บผ ใช ท วไป ค อ ผ ใช ระด บสารบรรณกลาง สามารถท าการโอนหน งส อไปย งผ ร บอ นได โดยจะอย ในเมน แสดงหน งส อร บท งหมด ส วนเมน อ นๆ ม ว ธ การใช เหม อนก บระด บผ ใช ท วไป ท าการ login เข าส ระบบ โดยป อน ช อผ ใช ระบบ รห สผ าน แล วคล กป ม เข าส ระบบ จะปรากฏหน าต างย นด ต อนร บ ด งแสดงในภาพด านล าง 15 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

16 การด าเน นการ กรณ ร บจากกล ม/ หน วย ภายในส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 (เก บส าเนาเร อง) 1. คล ก แสดงหน งส อ ร บใหม P a g e คล ก แสดง เพ อเป ด เอกสาร 3. กรอกรายละเอ ยด comment 4. ลง เลขทะเบ ยนร บ 5. คล ก ร บทราบหน งส อฉบ บน 6. คล ก กล บท เมน หล ก 16 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

17 P a g e 17 การด าเน นการ กรณ ร บจากโรงเร ยน เพ อส งต อ กล ม/ หน วย ภายในส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 1. คล ก แสดงหน งส อร บ ใหม 2. คล ก แสดง เพ อเป ด เอกสาร 3. กรอกรายละเอ ยด comment 4. ลง เลขทะเบ ยนร บ 5. คล ก ร บทราบหน งส อฉบ บน 6. คล ก กล บท เมน หล ก 17 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

18 P a g e คล ก แสดงหน งส อ ร บท งหมด 8. คล ก โอน 9. คล กเล อก กล มท ต องการ โอนไฟล 10. คล ก โอน ข อม ลหน งส อ 18 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

19 P a g e 19 ว ธ การเข าส ระบบ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 (ระด บกล ม/ หน วย) ท าการ login เข าส ระบบ โดยป อน ช อผ ใช ระบบ รห สผ าน แล วคล กป ม เข าส ระบบ จะปรากฏหน าต างย นด ต อนร บ ด งแสดงในภาพด านล าง 19 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

20 P a g e 20 การจ ดส งหน งส อราชการ 1. คล ก จ ดส งหน งส อ ราชการ 2. กรอกรายละเอ ยด หน งส อท จ ดส ง 3. คล กเล อก โรงเร ยนท จะด าเน นการจ ดส ง 4. คล กเล อก สารบรรณ กลาง เพ อส งส าเนาเร อง 5. คล ก ส งข อม ล 5. คล ก เพ มไฟล ข อม ล 6. เม อเพ มไฟล ข อม ลแล ว คล ก รายงานและออก จากระบบ 20 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

21 P a g e 21 การร บหน งส อราชการ (โดยผ านสารบรรณกลาง) 1. คล ก แสดงหน งส อ ร บใหม 2. คล ก แสดง 3. คล ก ไฟล ข อม ล เพ อเล อก จ ดเก บ (Save) หร อเป ด (Open) 21 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

22 P a g e พ มพ รายละเอ ยด (comment) 5. ลง เลขทะเบ ยนร บ 6. คล ก ร บทราบหน งส อฉบ บน 22 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

23 P a g e 23 ผ งการร บ ส งเอกสาร ส าน กงานเขตพ นท การศ กษา โรงเร ยน โรงเร ยน ส าน กงานเขตพ นท การศ กษา 23 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

24 P a g e 24 ท ปร กษา ผ อ านวยการส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 รองผ อ านวยการส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 ผ อ านวยการกล ม/ หน วย คณะท างาน นายบ ญเสร ม อบอ น รองผ อ านวยการส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษา ช มพร เขต 1 นางพรพรรณ จ นทรอาภา ผ อ านวยการกล มอ านวยการ นายประส ทธ คงบ ญแก ว คร โรงเร ยนบ านดอนทราย นางมาล น ข นทะกะพ นธ น กจ ดการงานท วไปช านาญการ นางน นท นภ ส เก ยรต มาพรศ กด น กว เคราะห นโยบายและแผนช านาญการ พ ฒนาระบบโดย ศ นย พ ฒนาเทคโนโลย สารสนเทศ ว ทยาล ยตาป นายเทพศ กด สมหว ง นางสาวน าท พย ตระก ลเมฆ 24 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

25 P a g e 25 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

26 P a g e 26 สารบ ญ หน า ค าน า สารบ ญ ระบบ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 ค ณล กษณะของโปรแกรม 1 ว ธ การเข าส ระบบ E-Office (ระด บผ ใช ท วไป) 2 เมน แสดงหน งส อร บใหม 4 เมน แสดงหน งส อร บท งหมด 8 เมน จ ดส งหน งส อราชการ 8 เมน แสดงหน งส อส ง 12 เมน แสดงทะเบ ยนหน งส อร บประจ าว น 13 เมน ออกจากระบบ 14 ว ธ การเข าส ระบบ E-Office (ระด บสารบรรณกลาง) 15 การด าเน นการกรณ ร บจากกล ม/หน วย 16 การด าเน นการกรณ ร บจากโรงเร ยน เพ อส งต อกล ม/หน วย 17 ว ธ การเข าส ระบบ E-Office (ระด บกล ม/หน วย) 19 การจ ดส งหน งส อราชการ 20 การร บหน งส อราชการ 21 ผ งการร บ-ส งเอกสาร ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1

27 P a g e 27 ค าน า ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 เป นหน วยงานทางการศ กษาภายใต ส าน กงานคณะกรรมการการศ กษาข นพ นฐาน ร บผ ดชอบการจ ดการศ กษาโรงเร ยนประถมศ กษาและ ขยายโอกาสในเขตพ นท การศ กษาอ าเภอเม องช มพร อ าเภอท าแซะ และอ าเภอปะท ว จ งหว ดช มพร จ านวน 128 โรงเร ยน การต ดต อส อสารท งภายในส าน กงานเขตพ นท การศ กษา โรงเร ยนในส งก ด โรงเร ยนนอกส งก ด และหน วยงานอ นๆ ท เก ยวข อง ม ความส าค ญและจ าเป นอย างย งท ต องม การ ประย กต ใช เทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร (ICT) มาใช ในการบร หารงานตามนโยบายของร ฐบาล เพ อเพ มประส ทธ ภาพการบร หารงานส าน กงานให ม ความสะดวกรวดเร ว และประหย ดค าใช จ าย จ งได พ ฒนาระบบงานสารบรรณ ระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1 27 ค ม อระบบปฏ บ ต การ E-Office ส าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต 1