ระบบเอกสารราชการ. พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

Transcription

1 20 ระบบเอกสารราชการ พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

2 2 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) สารบ ญ ระบบเอกสารราชการ บทน ำ 3 การเข าใช งานระบบเอกสารราชการ 4 หน าแรก (รายการเอกสาร) 5 ประเภทกล องเอกสารและการใช งาน 6 กล องร บเอกสาร / เอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน 8 การตอบกล บเอกสาร 13 การส งต อเอกสาร 14 การเพ มกล องเอกสารเพ มเต ม 16 การย ายเอกสารไปย งกล องเอกสารเพ มเต มอ น ๆ 17 การกาหนดส ทธ การเข าถ งกล องเอกสาร 19 การสร างช ดเลขร บส งเอกสาร 23 การลงทะเบ ยนร บเอกสาร 25 การส งเอกสาร 27 การตรวจสอบการส งเอกสาร 33 การเพ มกล มผ ร บเอกสาร 34 การแก ไขเน อหาของเอกสาร 39 การแก ไขเอกสารแนบ 41 การยกเล กการส งเอกสาร 43 การยกเล กเอกสารออกจากระบบ 45 การค นหาเอกสาร 47 ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

3 ระบบเอกสารราชการ 3 บทนา มหาว ทยาล ยแม โจ โดยศ นย เทคโนโลย สารสนเทศได พ ฒนาระบบสารสนเทศเพ อการบร หาร ซ งรวบรวมข อม ลในการ บร หารจ ดการมหาว ทยาล ยท กด าน รวมไว เป นระบบฐานข อม ล กลาง ค อ ระบบ E-MANAGE (ระบบสำรสนเทศเพ อกำร บร หำร) ระบบเอกสารราชการ เป นส วนหน งของระบบสารสนเทศ เพ อการบร หาร ใช ในการบร หารจ ดการงานเอกสาร การ ลงทะเบ ยน การอน ม ต และการควบค มต ดตามเอกสารเข าและออก ภายในองค กร เพ อลดป ญหาความล าช าในการร บ-ส งเอกสาร การ ส าเนาหน งส อเป นจ านวนมากเพ อแจ งเว ยน และการต ดตาม สถานะของเอกสาร พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

4 4 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) การเข าใช งานระบบเอกสารราชการ กำรเข ำใช งำนระบบเอกสำรรำชกำร ผ ใช งานจะต องท าการลงช อเข าใช ระบบสารสนเทศเพ อการบร หาร (E-Manage) ก อน ซ งระบบเอกสารราชการน บเป นระบบพ นฐานท ผ ใช งาน (บ คลากรภายใน) สามารถเข าใช ได ท นท โดยไม ต องกาหนดส ทธ เพ มเต ม เม อลงช อเข าส ระบบแล วในหน าแรกของผ ใช จะพบเมน เอกสารราชการ ซ งจานวนต ว เลขท แสดงอย ท ายเมน เอกสารราชการ หมายถ งจานวนรายการเอกสารใหม ท ผ ใช ย งไม ได เป ดอ าน เป ดเว บไซต E-Manage Login เข ำส ระบบ แจ งเต อนท วไป ระบบเอกสำรรำชกำร 1 คล กเล อกเมน เอกสำรรำชกำร แสดงจานวนเอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

5 ระบบเอกสารราชการ 5 หน าแรก (รายการเอกสาร) ส วน ค อ หล งจากผ ใช คล กเล อกเมน เอกสารราชการ เข าส หน าแรกของระบบ ซ งจะแบ งส วนการใช งานออกเป น 2 1. ส วนแสดงกล องเอกสำร ซ งจะแสดงรายช อกล องเอกสารท ผ ใช สามารถเข าใช งานหร อได ร บส ทธ ในการ ดาเน นงานในกล องน น ๆ ได 2. ส วนแสดงรำยกำรเอกสำร ซ งจะแสดงรายการเอกสารตามกล องเอกสารท ผ ใช เล อก ในหน าแรกเม อเข า ส ระบบจะแสดงรายช อเอกสารท งหมดท ผ ใช ย งไม ได เป ดอ านจากท กกล องเอกสาร ซ งผ ใช สามารถคล กเล อกรายการ เอกสารท ต องการเป ดอ านจากสวนน ได ในท นท ด งต วอย าง 1 2 คล กเล อกรายการเอกสารท ต องการเป ดอ านได ท นท พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

6 6 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) ประเภทกล องเอกสารและการใช งาน กล องเอกสำรมำตรฐำน กล องเอกสารมาตรฐาน ค อ กล องเอกสารท ถ กสร างข นอ ตโนม ต โดยระบบ หร อสร างโดยผ ด แลระบบ ซ งเม อ ผ ใช เข าส ระบบในคร งแรกระบบจะสร างกล องเอกสารท เป นช อของผ ใช ให โดยอ ตโนม ต กล องเอกสำรเพ มเต ม กล องเอกสารเพ มเต ม ค อ กล องเอกสารท ผ ใช สามารถเพ มเต มเองได โดยเร มต นในช องรายการกล องเอกสารระบบจะแสดงช อกล องเอกสารของผ ใช ซ งหากต องการเปล ยนการ ท างานไปย งกล องเอกสารอ นท ผ ใช ได สร างข น หร อได ร บส ทธ ให ผ ใช คล กเล อกท รายการกล องเอกสารเพ อแสดง รายการกล องเอกสารเพ มเต ม 1 คล กเล อกรายการกล องเอกสาร 2 คล กเล อกกล องเอกสารท ต องการ ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

7 ระบบเอกสารราชการ 7 ภายในกล องเอกสารแต ละกล องจะประกอบไปด วยส วนต างๆ ด งน รายการเอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน รายการเอกสารท งหมดท ส งเข ามาย งผ ใช หร อหน วยงาน รายการเอกสารท ผ ใช หร อหน วยงานส งออก รายการเอกสารท สร างข นหร อจ ดเก บก อนการส งเอกสารออก รายการเอกสารท ยกเล ก สร ปรายการสถ ต การร บส งเอกสารในแต ละกล องเอกสาร พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

8 8 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) กล องร บเอกสาร / เอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน กล องร บเอกสาร เป นส วนจ ดเก บรายการเอกสารท งหมดท ถ กส งเข ามาย งกล องเอกสารท ผ ใช ก าล ง ทางานอย เม อผ ใช คล กเล อกเมน เอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน หร อกล องร บเอกสาร ในส วนรายการเอกสารทางด านขวา ของหน าจอ จะแสดงรายการเอกสารท ส งเข ามาย งกล องเอกสารท ผ ใช ท างานอย หากผ ใช ต องการด รายละเอ ยด เน อหาของเอกสารอย างครบถ วน ให คล กเล อกรายการเอกสารท ต องการ ซ งส ญล กษณ ท แสดงท ายรายการเอกสาร หมายถ ง ส ญล กษณ แสดงสถำนะของเอกสำร เอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน เอกสารท เป ดอ านแล ว 1 คล กเล อกเมน กล องร บเอกสาร 2 คล กเล อกรายการเอกสาร สถานะของเอกสาร ย งไม ได เป ดอ าน / เป ดอ านแล ว ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

9 ระบบเอกสารราชการ 9 ส วนท 1 : ข อม ลท วไป 1 ข อม ลท วไป แสดงข อม ลท วไปของเอกสาร ประกอบด วย พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

10 10 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) ข อม ลผ ส ง แสดงช อผ ส ง ว นท ส ง ความสาค ญการส ง ลงนาม/ส งการ ข อม ลเอกสำร แสดงเลขท เอกสาร ระด บช นความล บ ประเภทเอกสาร ว นท เอกสาร เร ยน จาก เร อง เจ าของเอกสาร ว นท สร าง ว นท หมดอาย สถำนะกำรดำเน นกำรแล วเสร จ แสดงว นท เร มดาเน นการ ว นท ส นส ด อ ำงถ ง และสถานะดาเน นการ แสดงรายการเอกสารท อ างถ ง หมำยเหต แสดงรายการหมายเหต ข อควำมแนบท ำย / ส งกำร แสดงข อความแนบท าย / ส งการ ท ส งถ งผ ใช ตามลาด บ ส วนท 2 : เอกสำรแนบ แสดงรายการเอกสารแนบจากต นเร อง ซ งผ ใช สามารถคล กเล อกรายการเอกสาร เพ อแสดงข อม ลท ต นเร องแนบมาก บเอกสารฉบ บน 1 คล กเล อกเมน เอกสารแนบ 2 คล กเล อกรายการเอกสารแนบเพ อเป ดอ าน ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

11 ระบบเอกสารราชการ 11 ส วนท 3 : ข อม ลกำรร บ/ส งเอกสำร แสดงรายการผ อ านเอกสารและส งเอกสารท งหมด 1 คล กเล อกเมน ข อม ลการร บ/ส งเอกสาร ส วนท 4 : ทำงเด นเอกสำร แสดงรายการผ ร บเอกสารท งหมด และสถานะของเอกสาร 1 คล กเล อกเมน ทางเด นเอกสาร พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

12 12 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) ผ ใช สามารถก าหนดให ระบบแสดงข อความแนบท าย/ส งการ เป นลาด บช นได โดย 2 คล กเล อกแสดงข อความแนบท าย / ส งการ ส วนท 5 : เลขท ร บเอกสำร ระบบจะแสดงว นท ร บ เลขร บ และช อผ ร บเอกสาร 1 คล กเล อกเมน เลขท ร บเอกสาร ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

13 ระบบเอกสารราชการ 13 การตอบกล บเอกสาร เม อผ ใช คล กเล อกรายการเอกสาร จากเมน เอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน หร อกล องร บเอกสาร ในหน า รายละเอ ยดเอกสาร หากผ ใช ต องการตอบกล บข อความไปย งผ ส งเอกสารคนล าส ด ให ผ ใช คล กเล อกป ม ตอบกล บ 1 คล กป ม ตอบกล บ 2 พ มพ ข อความแนบท าย / ส งการ 3 คล กป ม บ นท กแล วส ง ข อความแนบท าย / ส งการ จะแสดงตามลาด บ พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

14 14 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) การส งต อเอกสาร เม อผ ใช คล กเล อกรายการเอกสาร จากเมน เอกสารท ย งไม ได เป ดอ าน หร อกล องร บเอกสาร ในหน า รายละเอ ยดเอกสาร หากผ ใช ต องการส งเอกสารฉบ บเด ยวก นน ไปย งบ คคล กล มบ คคล หร อหน วยงาน ท ม รายช ออย ในระบบ ให ผ ใช คล กเล อกป ม ส งต อ 1 คล กป ม ส งต อ 2 คล กป ม เพ มผ ร บเอกสำร ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

15 ระบบเอกสารราชการ 15 3 ระบ คาค นหาและกดแป น Enter บนค ย บอร ด ผ ใช สามารถเล อกส ง เอกสารให ก บกล มบ คคลท อย ใน ระบบได ซ งจะอธ บายในส วน ถ ดไป 4 คล กเล อกรายช อท ตรงก บความต องการ 5 คล กป ม ย นย นกำรเล อก 7 คล กป ม บ นท กและส งเอกสำร สามารถเพ มผ ร บเอกสารได มากกว า 1 รายการ ในกรณ ท ต องการออกเลขท ส งเอกสาร ผ ใช จะต องทาการ สร างช ดเลขส งเอกสารก อน ซ งจะกล าวถ งในบทถ ดไป 6 พ มพ ข อความแนบท ายท ต องการส งถ งผ ร บ (ถ าม ) พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

16 16 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) การเพ มกล องเอกสารเพ มเต ม โดย ผ ใช สามารถเพ มเต มกล องเอกสาร เพ อสะดวกต อการจ ดหมวดหม และบร หารจ ดการเอกสารได ด วยตนเอง 1 คล กป ม สร ำง 2 ระบ ช อกล องเอกสาร 3 คล กป ม บ นท กข อม ล กล องเอกสารท ผ ใช สร างข น จะปรากฏอย ในส วนของกล องเอกสารเพ มเต ม คล กส ญล กษณ เม อต องการยกเล ก กล องเอกสารเพ มเต ม ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

17 การย ายเอกสารไปย งกล องเอกสารเพ มเต มอ น ๆ ระบบเอกสารราชการ 17 ในหน าจอรายละเอ ยดเอกสาร ผ ใช สามารถย ายเอกสารท ได ร บในกล องเอกสารหล กไปย งกล องเอกสาร เพ มเต มอ น ๆ ได โดย 1 คล กเล อก กล องเอกสำรต นทำง 2 คล กเมน กล องร บเอกสำร 3 คล กเล อก รำยกำรเอกสำร 4 คล กเล อกกล องเอกสารปลายทาง คล กป ม Move 5 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

18 18 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) เอกสารจะถ กย ายไปย งกล องเอกสารเพ มเต มท ต องการ หากผ ใช ต องการย ายตาแหน งของเอกสารอ กคร ง ให คล ก เล อกรายการเอกสาร และทาตามข นตอนเด ม คล กเล อกรายการเอกสาร หากต องการย ายตาแหน งอ กคร ง ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

19 ระบบเอกสารราชการ 19 การกาหนดส ทธ การเข าถ งกล องเอกสาร ผ ใช สามารถกาหนดให บ คคลอ นท อย ในระบบ สามารถเข าถ งกล องเอกสารหล ก หร อกล องเอกสารเพ มเต มท ผ ใช สร างข นได โดย คล กป ม ระบบจ ดกำรกล องเอกสำร 1 คล กส ญล กษณ 2 ในส วนรายช อผ ม ส ทธ เข าใช งานกล องเอกสาร คล กป ม เพ มข อม ล 3 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

20 20 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) 4 คล กเล อก รายช อบ คลากรท ต องการกาหนดส ทธ 5 คล กป ม ค นหำบ คลำกร 6 คล กป ม คล กป ม ปร บสถำนะ 7 ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

21 ระบบเอกสารราชการ 21 จะปรากฏส ญล กษณ หน ากล องเอกสารท ถ กเล อก หากต องการยกเล กการมอบส ทธ ให คล กป ม ปร บสถำนะ อ กคร ง คล กป ม เพ อกล บเข าส หน าจอรายละเอ ยดกล องเอกสาร 8 เม อเสร จส นข นตอนน ผ ท ม รายช อในส วนเข าใช งานกล องเอกสาร จะสามารถเข าถ งกล องเอกสารได โดยม ส ทธ เพ ยง อ านเอกสารท อย ภายในกล องเอกสารท ตนเองม ส ทธ เข าถ งเท าน น หากผ ใช ต องการกาหนดส ทธ อ น ๆ เพ มเต ม ให คล กส ญล กษณ คล กส ญล กษณ 9 10 คล กเล อกประเภทส ทธ คล กส ญล กษณ 11 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

22 22 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) คล กส ญล กษณ เม อต องการยกเล กส ทธ การเข าถ งกล องเอกสาร ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

23 การสร างช ดเลขร บส งเอกสาร ระบบเอกสารราชการ 23 ผ ใช สามารถสร างช ดเลขร บส งเอกสารตามหมวดหม เพ อสะดวกในการลงทะเบ ยนร บส งเอกสาร โดย คล กป ม ระบบจ ดกำรกล องเอกสำร 1 คล กส ญล กษณ 2 ในส วนข อม ลเลขร บเข า / ส งออก คล กป ม เพ มข อม ล 3 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

24 24 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) ระบ คาน าหน าเลขท ร บเข า / ส งออก 4 5 คล กป ม บ นท กข อม ล แก ไข / ลบเลขท ร บเอกสาร แก ไข / ลบเลขท ส งเอกสาร ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

25 ระบบเอกสารราชการ 25 การลงทะเบ ยนร บเอกสาร ผ ใช สามารถลงทะเบ ยนร บเอกสารแยกตามหมวดหม ได โดยจะต องทาการสร างช ดเลขร บเอกสารข นมาก อน ด งได กล าวไว แล วก อนหน าน โดยข นตอนในการลงทะเบ ยนร บเอกสาร ม ด งน 1 คล กเล อก กล องเอกสำรหล ก 2 คล กเมน กล องร บเอกสำร 3 คล กเล อก รำยกำรเอกสำร 4 คล กเมน เลขท ร บเอกสำร คล กป ม ร บเอกสำร 5 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

26 26 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) 6 คล กเล อกช ดเลขร บเอกสาร หากต องการระบ เลขท ร บเอง ให คล กป ม ปร บเลข 7 คล กป ม บ นท ก รายการร บเอกสาร จะปรากฏอย ในส วนเลขท ร บเอกสาร ซ งจะแสดงเลขท ร บเอกสาร ว นท และเวลาท ร บเอกสาร ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

27 ระบบเอกสารราชการ 27 การส งเอกสาร ผ ใช สามารถส งเอกสาร ไปย งบ คคล กล มบ คคล หร อหน วยงานท ม รายช อในระบบได โดย 1 เล อกกล องเอกสารหล กท ต องการ จะปรากฏแบบฟอร มสาหร บส งเอกสาร เม อผ ใช ระบ ข อม ลครบถ วนแล ว จ งคล กป ม เพ อ ส งเอกสาร 2 คล กป ม ส ง 3 ระบ ช อเอกสาร (ต องระบ ) 4 ระบ ข อม ลพ นฐานของเอกสาร (ถ าม ) พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

28 28 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) คล กป ม กำหนดช อผ ร บ 5 6 คล กป ม เพ มผ ร บเอกสำร กรณ ต องกำรส งถ งบ คคล หร อหน วยงำน โดยระบ ช อ 7 ระบ คาค นหาและกดแป น Enter บนค ย บอร ด คล กเล อกรายช อท ต องการ 8 9 คล กป ม ย นย นกำรเล อก กรณ ต องกำรส งถ งกล มบ คคล ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

29 ระบบเอกสารราชการ 29 7 คล กเล อกประเภทกล มท ต องการ 8 คล กเล อกกล มบ คคลในรายช อท เก ยวข อง 9 คล กป ม ย นย นกำรเล อก 10 พ มพ ข อความแนบท ายท ต องการส งถ งผ ร บ/กล มผ ร บ (ถ าม ) 11 คล กป ม ย นย นกำรเล อก พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

30 30 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) จะปรากฏรายช อบ คคล/กล มผ ร บ ในส วนของรายช อผ ร บ หากผ ใช ต องการแก ไขหร อเพ มเต มรายช อผ ร บ ให คล กป ม เพ อเข าส แบบฟอร มก าหนดรายช อหน วยงาน/ผ ร บเอกสารอ กคร งหน ง คล กป ม กำหนดช อผ ร บ หากต องการ เพ มเต ม หร อแก ไขรายช อผ ร บ หากม เอกสารแนบไปก บต นเร อง ให ผ ใช ระบ ข อม ลในส วนของเอกสารแนบ ซ งสามารถแนบเอกสารจากเคร อง คอมพ วเตอร ของผ ใช หร ออ างอ งผ านเว บไซต โดย กรณ ต องกำรอ ำงอ งผ ำนเว บไซต 1 ระบ URL ของเว บไซต ท ต องการอ างอ ง คล กป ม ย นย นกำรเล อก 2 หากต องการยกเล กการอ างอ งผ านเว บไซต คล ก [ยกเล ก] ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

31 ระบบเอกสารราชการ 31 กรณ ต องกำรแนบเอกสำรจำกเคร องคอมพ วเตอร 1 คล กป ม Select File และเล อกไฟล จากเคร องคอมพ วเตอร 2 คล กป ม Upload คล กป ม Refresh 3 ผ ใช สามารถแนบไฟล เอกสารหลายรายการ ได ในคราวเด ยวก น หากต องการยกเล กเอกสารแนบ คล ก [ยกเล ก] พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

32 32 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) เม อผ ใช ระบ ข อม ลในแบบฟอร มส งเอกสารราชการครบถ วนแล ว จ งคล กป ม เพ อส ง เอกสาร คล กป ม บ นท กและส งเอกสำร 4 ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

33 ระบบเอกสารราชการ 33 การตรวจสอบการส งเอกสาร ผ ใช สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารท ได ทาการส งไปย งบ คคล หร อหน วยงานได โดย 1 เล อกกล องเอกสารหล กท ต องการตรวจสอบ 2 คล กเล อก กล องส งออกเอกสำร 3 คล กเล อกรายการเอกสารท ต องการตรวจสอบ แสดงจานวนผ ร บท เป ดอ านเอกสาร / จานวนผ ร บเอกสารท งหมด 4 เล อกเมน ทำงเด นเอกสำร แสดงสถานะของเอกสารด งส ญล กษณ ผ ร บย งไม ได เป ดอ าน ผ ร บเป ดอ านแล ว พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

34 34 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) การเพ มกล มผ ร บเอกสาร ผ ใช สามารถสร างกล มของผ ร บเอกสารได ด วยตนเอง และสามารถก าหนดส ทธ ให ผ อ นสามารถใช งานกล มผ ร บเอกสารร วมก นได โดย 1 คล กป ม เพ อเข าส หน าจอการกาหนดรายช อกล ม 2 ระบ รายช อกล ม 3 เล อกกล องเอกสารท ต องการ คล กป ม บ นท กข อม ล 4 ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

35 ระบบเอกสารราชการ 35 คล กส ญล กษณ เพ อกาหนดรายช อผ ร บ และผ ม ส ทธ จ ดการกล มผ ร บ 5 6 คล กป ม เพ ม ในส วนรายช อ/หน วยงานผ ร บ 7 ระบ คาค นหาบ คคล / หน วยงาน 8 คล กป ม ค นหำ 9 คล กเล อก รายช อท ตรงก บความต องการ เม อเพ มรายช อผ ร บครบถ วนท กรายการแล ว คล กป ม 10 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

36 36 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) จะปรากฏรายช อของบ คคล/หน วยงาน ท อย ภายใต กล มท ผ ใช สร างข น หากผ ใช ต องการก าหนดส ทธ ให ผ อ นสามารถ ใช งานกล มผ ร บเอกสารร วมก นได สามารถทาได โดย คล กป ม เพ ม ในส วนรายช อผ ท สามารถใช งานและจ ดการข อม ลกล มได 11 ยกเล กรายช อผ ร บ จากกล มท สร างข น 12 คล กป ม ค นหำบ คลำกร 13 ระบ คาค นหาบ คลากร 14 คล กป ม ค นหำบ คลำกร 15 คล กเล อกรายช อบ คลากรท ตรงก บความต องการ ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

37 ระบบเอกสารราชการ 37 คล กป ม บ นท กข อม ล ระบ ส ทธ ในการเข าถ งกล มท สร าง เม อเพ มรายช อผ จ ดการกล มครบถ วนแล ว คล กป ม 18 ยกเล กรายช อผ จ ดการข อม ลกล มผ ร บ คล กป ม เพ อกล บเข าส หน าจอกาหนดรายช อกล ม 19 ยกเล กกล มผ ร บท สร างข น คล กป ม เพ อส นส ดข นตอนการเพ มกล มผ ร บเอกสาร 20 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

38 38 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) กล มผ ร บเอกสารท ผ ใช สร างข น จะปรากฏในหน าจอสม ดรายช อของผ ใช ในส วน กล มท ท ำนสร ำงข น ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

39 ระบบเอกสารราชการ 39 การแก ไขเน อหาของเอกสาร ผ ใช สามารถแก ไขเน อหาของเอกสารท สร างข น โดย 1 เล อกกล องเอกสารหล ก 2 คล กเล อก กล องเอกสำรท ท ำนสร ำง 3 คล กเล อกรายการเอกสารท ต องการแก ไข 4 คล กป ม แก ไขข อม ล พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

40 40 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) จะปรากฏแบบฟอร มแก ไขข อม ล เม อแก ไขเน อหาของเอกสารครบถ วนแล วให ผ ใช คล กป ม 5 แก ไขเน อหาของเอกสาร 6 คล กป ม บ นท กข อม ล ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

41 ระบบเอกสารราชการ 41 การแก ไขเอกสารแนบ ผ ใช สามารถแก ไข หร อเพ มเต มเอกสารแนบต นเร องได โดย 1 เล อกกล องเอกสารหล ก 2 คล กเล อก กล องเอกสำรท ท ำนสร ำง 3 คล กเล อกรายการเอกสารท ต องการแก ไข 4 เล อก เอกสำรแนบ คล กป ม ระบบจ ดกำรเอกสำรแนบ 5 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

42 42 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) กรณ ต องกำรแก ไขไฟล เอกสำรแนบ 6 คล กเล อกเมน แก ไขเอกสำรแนบ 7 เล อกเอกสารท ต องการแก ไข คล กป ม Browse เพ อเล อกไฟล จากคอมพ วเตอร 8 9 เม อแก ไขรายละเอ ยดของเอกสารครบถ วนแล ว คล กป ม บ นท กข อม ล กรณ ต องกำรเพ มเอกสำรแนบ 6 คล กเล อกเมน เพ มเอกสำรแนบ 7 เล อกร ปแบบการแนบ คล กป ม Browse เพ อเล อกไฟล จากคอมพ วเตอร 8 9 เม อระบ รายละเอ ยดของเอกสารครบถ วนแล ว คล กป ม บ นท กข อม ล ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

43 ระบบเอกสารราชการ 43 การยกเล กการส งเอกสาร ผ ใช สามารถยกเล กการส งเอกสารท ส งถ งผ ร บได โดย 1 เล อกกล องเอกสารหล ก 2 คล กเล อก กล องส งออกเอกสำร 3 คล กเล อกรายการเอกสารท ต องการยกเล กการส ง 4 คล กเล อก ทำงเด นเอกสำร 5 คล กเล อกรายการผ ร บท ต องการยกเล กการส ง พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

44 44 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) จะปรากฏหน าจอรายละเอ ยดเส นทางเด นเอกสาร ให ผ ใช คล กป ม เพ อยกเล กการส งเอกสาร 4 คล กป ม Locked จะปรากฏส ญล กษณ เอกสาร หน ารายการผ ร บท ถ กยกเล กการส ง ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

45 ระบบเอกสารราชการ 45 การยกเล กเอกสารออกจากระบบ ผ ใช สามารถยกเล กเอกสารออกจากระบบได โดยม เง อนไขค อ ผ ร บเอกสารย งไม ได เป ดอ านเอกสาร ฉบ บน น ๆ โดยม ข นตอนการยกเล กเอกสาร ด งน 1 เล อกกล องเอกสารหล ก 2 คล กเล อก กล องส งออกเอกสำร 3 คล กเล อกรายการเอกสารท ต องการยกเล ก เอกสารท จะยกเล กได ต องม ต วเลขจานวนผ เป ดเท าก บศ นย (ย งไม ม ผ เป ด) ในหน าจอรายละเอ ยดเอกสาร ให ผ ใช คล กป ม คล กป ม ยกเล กเอกสำร 4 พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

46 46 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) รายการเอกสารท ยกเล ก จะปรากฏในส วน กล องเอกสำรท ท ำนยกเล ก ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

47 การค นหาเอกสาร ระบบเอกสารราชการ 47 ผ ใช สามารถค นหาเอกสารท อย ภายในกล องเอกสารท ผ ร บม ส ทธ เข าถ งได ตามเง อนไขท กาหนด โดย คล กป ม ค นหำเอกสำร 1 2 ระบ เง อนไขในการค นหาเอกสาร แสดงผลล พธ เอกสารท ตรงก บเง อนไขท ทาการค นหา 3 คล กป ม ค นหำ พ ฒนาโดย ท มงานพ ฒนาระบบสารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ

48 48 ระบบสารสนเทศเพ อการบร การ (E-MANAGE) NOTE ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยแม โจ