E-Document for windows user manual

Transcription

1 user manual ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การเข าส ระบบ... 3 หน าแรก (HOME)... 6 เมน การใช งาน... 8 ประเภทกล องเอกสารและการใช งาน กล องสร างเอกสาร (DOCUMENT BOX) สร างเอกสาร DOCUMENT สร างเอกสารแล วส งออก ร บเอกสาร ร บเอกสารแล วส งออก กล องเอกสารออก (SEND BOX) กล องเอกสารเข า (INBOX) กล องเอกสารน าเข า (UPLOAD BOX) เพ มรายการสแกน แก ไขรายการสแกน กล องรายการเต อนเอกสาร (ALERT BOX) การแก ไขเอกสาร TEMPLATE DOCUMENT การสแกนเอกสาร เคร องม ออ านวยความสะดวก การปร บแต งการใช งานของโปรแกรม สม ดรายช อ (ADDRESS BOOK) ตราประท บ การขอ / จองเลข การมอบอ านาจ การร บเอกสารเป นช ด ส งเอกสารอ ตโนม ต Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 94

2 8. การค นหาเอกสาร ภาคผนวก ภาคผนวก ก ภาคผนวก ข ภาคผนวก ค Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 2 of 94

3 การเข าส ระบบ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 3 of 94

4 เป ดโปรแกรม Internet Explorer จากน น ระบ URL ของระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ในช อง Address (โดยท URL ท จะระบ น นจะแตกต างก นออกไปในแต ละ Site) จากน นท าตามข นตอนด งต อไปน 1. คล กท ล งค Site ในกรอก Intranet Application (ช อล งค ท ปรากฏ จะต างออกไปในแต ละแห ง) 1 2. กรอกข อม ลให ครบถ วน ในหน า Login 2.1. กรณ ท ม Password กรอก Login และ Password ให ถ กต อง แล วกด } 2.1 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 4 of 94

5 2.2. กรณ ไม ม Password กรอกเฉพาะ Login แล วกด จะปรากฎหน าจอแจ งให ทราบถ งการต ง Password เร มต นให กด 2.3. ในหน า Change Password กรอก password ท ใช ในป จจ บ น ในช อง Old password ก อน แล วจ งกรอก password ท ต องการเปล ยนใหม ในช อง New password และช อง Confirm new password โดยต องกรอกให เหม อนก น จากน นกด จะปรากฎหน าจอแจ งย นย นการเปล ยนแปลง password เม อกด ก จะเสร จส นข นตอนการ เปล ยนแปลง 2.4 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 5 of 94

6 หน าแรก (Home) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 6 of 94

7 หน าแรกเม อเข าส การใช งานระบบ แบ งส วนการใช งานออกเป น 3 ส วน ค อ 1. ส วนเมน การใช งาน ซ งประกอบไปด วยเมน File, View, Reports,Tools, Help ซ งจะอธ บายในส วนถ ดไป 2. ส วนแสดงกล องเอกสาร ซ งจะแสดงรายช อ กล องเอกสาร ท ผ ใช งานสามารถเข าใช งานได 3. ส วนแสดงผล จะเปล ยนแปลงแสดงผลไปตามการท างานในแต ละส วน ในหน าแรกน จะแสดงรายช อเอกสารท ย ง ไม ได เป ดอ านในกล อง Inbox Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 7 of 94

8 เมน การใช งาน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 8 of 94

9 เมน การใช งานแบ งออกเป น 4 หมวด หล กๆ ค อ 1. เมน File ประกอบด วย รายการด งน 1 New : ส าหร บการสร างเอกสารใหม Open : เร ยกเอกสารท ต องการใช ข นมา Save : บ นท กเอกสารท ท าการสร างหร อแก ไขเร ยบร อยแล ว Check new mail : ส าหร บให โปรแกรมตรวจสอบว า ม เอกสารใหม เข ามาหร อไม Change Password : เพ อเปล ยนรห สผ าน Log Off : ส าหร บการออกจากระบบและให บ คคลอ นเข าใช งานต อ Exit : ออกจากโปรแกรม Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 9 of 94

10 2. เมน View เมน ในกล มของ View ประกอบไปด วยฟ งก ช นการท างานต างๆ ด งต อไปน 2 Folders : ซ อนแสดงรายการ folders ในกรอบทางซ ายม อ Text Size : ปร บขนาดต วอ กษรในหน าการแสดงผลท วไป แม แบบเอกสาร : เร ยกด ต นแบบเอกสาร และเอกสารส าค ญท เก บอย ในระบบ (ถ าม ) 3. เมน Reports ส าหร บการพ มพ เอกสารให ออกมาเป นร ปแบบรายงาน เม อกดเล อกจะปรากฎห วข อ 3.1 รายงานมาตรฐานประจ าระบบ โดยม ส วนย อยเพ อส าหร บเล อกพ มพ เอกสารด งต อไปน โดยสามารถเล อกห วข อการพ มพ รายงานเอกสารได 14 แบบ ด งต อไปน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 10 of 94

11 1.1 รายงานเอกสารการส งออก กรองหน วยงาน [SYS.STD.01.1] 1.2 รายงานเอกสารการส งออก กรองหน วยงาน [SYS.STD.01.2] 1.3 รายงานเอกสารการส งออก กรองหมายเลขส ง [SYS.STD.02.1] 1.4 รายงานเอกสารการส งออก กรองหมายเลขส ง [SYS.STD.02.2] 1.5 รายงานเอกสารการส งออก กรองหน วยงาน [SYS.STD.03.1] 1.6 รายงานเอกสารการส งออก กรองหน วยงาน [SYS.STD.03.2] 1.7 รายงานเอกสารร บเข า กรองหน วยหมายเลขร บ [SYS.STD.04.1] 1.8 รายงานเอกสารร บเข า กรองหน วยหมายเลขร บ [SYS.STD.04.2] 1.9 รายงานร บเอกสารแยกสร ปตามหน วยงานต นทาง [SYS.STD.05.1] 1.10 รายงานร บเอกสารแยกสร ปตามหน วยงานต นทาง [SYS.STD.05.2] 1.11 รายงานร บเอกสารแยกสร ปตามหน วยงานต นทาง และกรองหมายเลขร บ [SYS.STD.06.1] 1.12 รายงานร บเอกสารแยกสร ปตามหน วยงานต นทาง และกรองหมายเลขร บ [SYS.STD.06.2] 1.13 รายงานเอกสารท ด าเน นการแล วเสร จ / ระหว างด าเน นการ [SYS.STD.07.1] 1.14 รายงานเอกสารท ด าเน นการแล วเสร จ / ระหว างด าเน นการ [SYS.STD.07.2] หมายเหต สามารถเล อกพ มพ รายงานแบบ ไฟล นามสก ล.PDF ในต วเอกสารข อ 1.1. และสามารถ เล อกพ มพ แบบไฟล นามสก ล.XLS ในต วเอกสารข อ 1.2. ซ งจะม เน อหารายงานเหม อนก นโดยแตกต างก น เฉพาะไฟล นามสก ลท ต องการส งพ มพ เท าน น (ด ส ญล กษณ ภาพประกอบ) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 11 of 94

12 4. เมน Tools ประกอบไปด วยฟ งก ช นการท างานต างๆ ด งต อไปน 4 ร บเป นช ด : ช วยในการออกเลขร บเอกสาร (เป นช ด) กรณ ท ม เอกสารส งเข ามาย งผ ร บเป นจ านวนมาก สามารถใช ว ธ การร บเอกสารเป นช ดได โดยหากเล อกลงร บโดยว ธ ออกเลขร บใหม จากหน วยงาน หร อต ว บ คคล ระบบจะร น ต วเลขร บให อ ตโนม ต โดยร นเลขจากหมายเลขส ดท ายท ท าการร บเอกสาร ถอนเป นช ด : ช วยในการถอนเอกสารท ได ท าการส งไปย งผ ร บเร ยบร อยแล ว (เป นช ด) ใช ในกรณ ท ผ ร บย ง ไม ได ท าการเป ดอ านเอกสารเท าน น Address book / สม ดรายช อ : ใช ในการค นหารายช อและจ ดกล มรายช อ เลขร บและส งเอกสาร : ส าหร บการสร างและแก ไข เลขร บและเลขส งเอกสาร จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขท หน งส อ ขอเลขเอกสาร : การขอเลขท หน งส อ ในกรณ ท ได ร บมอบส ทธ มอบและถอนอ านาจ : มอบอ านาจให บ คคลอ น สามารถเข ามากระท าการต างๆ แทนตนเองและ สามารถท าการถอนอ านาจท ได ท าการมอบให บ คคลอ นได เช นก น ส งเอกสารอ ตโนม ต : ควบค มการส งเอกสารอ ตโนม ต โดยสามารถก าหนดการส งไปย งบ คคลหร อ หน วยงานได Preference : การส งจดหมายการแจ งเต อนผ าน โดยระบบจะส งจดหมายแจ งเต อนไปย ง ท ก าหนดไว Options : ช วยในการปร บแต งหน าจอและการใช งานให เหมาะสมตามความต องการ ท งร ปแบบการ แสดงผลของโปรแกรม การแจ งเต อนเม อม เอกสารเข า อ ปกรณ Scanner รวมถ งการปร บค าการใช งาน โดยสามารถอน ญาตให หน วยงานอ นสามารถท าการค นหาเอกสารท กคร งท สร างหร อร บเอกสารอ ตโนม ต Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 12 of 94

13 5. เมน Help แสดงค ม อการใช งาน เพ ออ านวยความสะดวกในการใช งานแก ผ ใช ในการศ กษาข นตอนหร อว ธ การ ใช งานระบบ 5 About : จะแสดงข อม ลเก ยวก บต วโปรแกรมท ใช งาน View user manual : จะแสดงค ม อการใช งานโปรแกรม ซ งจะเป นไฟล.pdf โดยผ ใช ระบบสามารถ ส ง Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 13 of 94

14 ประเภทกล องเอกสารและการใช งาน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 14 of 94

15 ก อนท จะเร มใช งานระบบน น ค ณควรท าความร จ กก บส วนประกอบหน าจอการท างานต างๆของระบบเส ยก อน ป มค าส งในการส งงาน และช ดต วเล อกช วงเวลาการเร ยกด ประกอบไปด วยป มต างๆ จากทางซ ายไปทางขวา ตามล าด บด งต อไปน 1. ป มด ภาพก อนพ มพ โดยสามารถพ มพ หน ารายงาน, รายการข อม ลในส วนหน าแสดงรายละเอ ยด ออกส เคร องพ มพ ได 2. ป ม Refresh ส าหร บการเร ยกด รายการในกล องเอกสารจาก Server อ กคร ง โดยให Server ส ง ข อม ลล าส ดมาให 3. ป มค นหา เพ อการค นหาเอกสารหร อรายการต างๆ หร อเป นการก าหนดเง อนไขในการแสดงรายการ เอกสาร ใช งานได โดยการคล กท ร ปแว นขยาย หร อพ มพ ค าท ต องการค นหาลงในช องว างหล งร ปแว นขยาย จากน นกด Enter Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 15 of 94

16 รายการกล องเอกสารของผ ใช และของหน วยงาน Alert box : แสดงบ นท กก จกรรมของผ ร บเอกสาร Inbox : รายการเอกสารเข า เก บรายการเอกสารท ส งเข ามาย งผ ใช หร อหน วยงาน โดยใน inbox สามารถ สร าง Folder ย อย ๆ ได อ ก Sent box : รายการเอกสารออก เก บรายการเอกสารท ผ ใช หร อหน วยงานส งออก Upload box : รายการเอกสารท ได สแกนหร อได ท าการน าไปเก บย งเคร อง Server Document box : รายการเอกสารท สร างข น เพ อความสะดวกต อการใช งานของผ ใช Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 16 of 94

17 รายการเอกสารท อย ในกล องต างๆ โดยเราสามารถคล กเพ อเข าไปเล อก ด เอกสารในแต ละรายการได เม อกดเล อกท ต วเอกสารแล วท าการกดท ป ม ทางด านขวาม อจะปรากฎหน าต างของเอกสารท เล อกโดยส งเขป และหากต องการซ อนให ท าการกดท ป ม อ กคร ง หน าต างท ปรากฎข นก จะ หายไป Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 17 of 94

18 กล องสร างเอกสาร (Document box) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 18 of 94

19 1. สร างเอกสาร Document 1.1. เล อกว าต องการสร างเอกสารในนามของใคร (กรณ ท ค ณได ร บมอบส ทธ จากบ คคลหร อหน วยงานใดๆ) โดยการกดท รายช อในกรอบทางซ าย ด งต วอย างในภาพประกอบ กดท ป ม เล อกประเภทเป น พ มพ ห วเร องเอกสารในช องของ ห วเร อง 1.4. กรอกข อความรายละเอ ยดต างๆในช อง บทค ดย อ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 19 of 94

20 กดท ป ม เพ อระบ รายละเอ ยดปล กย อยเพ มเต ม โดยจะม ช องให กรอกรายละเอ ยดต างๆ ว นท สร างเอกสาร / เข า (ว นท เราสร างเอกสาร หร อว นท เอกสารเข าใน inbox ในกรณ เป นผ ร บ) แฟ มเอกสาร (โดยเม อกดท ป ม จะปรากฎหน าต างข นมาด งต วอย างต อไปน ) ให กรอกรห สแฟ มท ช อง (ร ปแว นขยาย) แล วจ งพ พม เลขรห สแฟ ม และกด (ok) จะปรากฎผลล พธ ด งภาพ พ มพ เลขรห สแฟ มท ช องน ประเภทเอกสาร (โดยสามารถกดเล อกประเภทของเอกสารท สร างได ท ป ม ) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 20 of 94

21 เลขท เอกสาร (โดยเม อกดท ป ม จะปรากฎหน าต างข นมาด งต วอย างต อไปน ) ซ งจะม ป ม Request /ขอเลข และป ม Use / ใช เลข ท งน ผ สร างเอกสารจะต องท าการขอ หร อท าการจองเลขก อน โดยเม อมาถ งข นตอนน ผ ท ท าการสร างเอกสารสามารถกดใช เลขได เลยใน กรณ ท ได ท าการขอเลขไว เร ยบร อยแล ว ระด บช นความเร ว (สามารถกด เพ อท าการเล อกระด บช นความเร วได ) ระด บช นความล บ (สามารถกด เพ อท าการเล อกระด บช นความล บได ) ว นท เอกสาร (ค อว นท ท ระบ ในต วเอกสาร) เร ยน ( ในส วนของช องน สามารถกรอกต วอ กษรหร อกดท ป ม ก ได จะปรากฎสม ดรายช อ / Address Book และเม อต องการจะลบรายช อท ได เล อกไปแล วเพ อท าการแก ไข ให กดท ป ม จะ ลบรายช อน นออก แล วจ งท าการเล อกรายช อใหม เข าไป ) อธ บาย (เร ยน) (ในส วนของช องน ผ สร างเอกสารสามารถพ มพ ต วอ กษรต างๆได โดยจะเป นการ ขยายความเข าใจ ในช อง เร ยน ) อ างถ ง (ในท น อาจกรอกรายละเอ ยดหร อไม กรอกก ได ) ส งท ส งมาด วย (ท งน จะม หร อไม ก ได ) จาก (ก ใช ว ธ การเด ยวก นก บ เร ยน ค อสามารถกรอกต วอ กษร หร อกดท ป ม ก ได จะปรากฎสม ด รายช อ / Address Book) อธ บาย (จาก) (ในส วนของช องน ผ สร างเอกสารสามารถพ มพ ต วอ กษรต างๆได โดยจะเป นการขยาย ความเข าใจ ในช อง จาก ) จ านวนหน า (สามารถกรอกจ านวนหน า ได ในกรณ ท เอกสารท แนบม จ านวนมากกว าหน ง) เวลาด าเน นการ (ผ สร างสามารถเล อกได ท ง แบบก าหนดระยะเวลา และไม ก าหนด) หมายเหต (สามารถกรอกรายละเอ ยดเพ มเต มได ตามต องการ) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 21 of 94

22 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 22 of 94

23 1.6. ค ณสามารถกรอกข อม ลด ชน และข อม ลเพ มเต มได ตามต องการตามแต ละประเภทของเอกสาร โดย สามารถก าหนดให เอกสารแต ละประเภทม ด ชน และข อม ลเพ มเต มได ซ งต องต ดต อ Admin ของระบบ 1.7. อ างถ ง / การแนบเอกสาร เป นส วนท กรอกเอกสารท อ างถ ง และการอน ญาตในการแนบเอกสาร สามารถท าได โดยกดท ป ม โดยจะม หน าต างข นมาเพ อการค นหาเอกสาร ท าการค นหาเอกสารโดยการเล อกกล องเอกสาร แล วเล อกการค นหา แบบ หร อ เพ อเข าส หน าการค นหา (ซ งจะอธ บายการใช งานในภายหล ง ) เม อเล อกเอกสารท ต องการอ างอ งได แล ว จ งกดป ม แต หากต องการ ยกเล กให กดป ม ส ทธ ในการแนบเอกสารเพ มเต ม ระบ รายช อผ ท ต องการให แนบเอกสารเพ มเต มเข าส เอกสารต นฉบ บ เพ มรายช อสมาช กได โดยกดป ม จะเข าส หน า Address book เพ อท าการเล อกรายช อ ท ต องการ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 23 of 94

24 1.8 เม อกรอกข อม ลครบถ วนแล ว จ งคล กป ม ท ม มขวาม อเพ อป ดหน าจอน ระบบจะท าการบ นท ก ข อม ลท กรอกไปแล วข างต นโดยอ ตโนม ต สามารถท าการแนบเอกสารเพ มเต มได โดยกดท ป ม แล วเล อกประเภทการแนบ เอกสารตามความต องการ เม อกรอกรายละเอ ยดต างๆในเอกสารครบถ วนแล ว ให กดท ป ม ระบบจะท าการสร าง เอกสาร แล วเก บเอกสารท ถ กสร างน นไว ในกล อง Document box เป นอ นจบข นตอนการสร างเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 24 of 94

25 2. สร างเอกสารแล วส งออก 2.1. เล อกว าต องการสร างเอกสารในนามของใคร (กรณ ท ค ณได ร บมอบส ทธ จากบ คคลหร อหน วยงานใดๆ) โดยการกดเล อกท รายช อในกรอบทางซ าย เหม อนก บการสร างเอกสารในหน า กดท ป ม เล อกประเภทการสร างเอกสารเป น พ มพ ห วเร องเอกสารท ต องการสร าง ในช องของ ห วเร อง 2.4. กรอกข อม ลลงในช อง บทค ดย อ 2.5. กรอกรายละเอ ยดลงในช องข อความแนบท าย (ถ าม ) 2.6. กดท ป ม เพ อระบ รายละเอ ยดปล กย อยเพ มเต ม (ด งม รายละเอ ยดท ได กล าวไว ใน ข นตอนการสร างเอกสาร) 2.7. กดท ป ม เพ อระบ ปลายทางผ ร บเอกสาร ระบ จ ดม งหมายในการส งเอกสาร รวมท งระบ รายละเอ ยดปล กย อยอ นๆแยกตามรายบ คคล ระบบจะท าการเป ดหน าต างหน าใหม ข นมา ซ งสามารถ ท าการเพ มเต มรายช อปลายทางผ ร บได ในหน าน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 25 of 94

26 แนบเอกสารสาธารณะ ผ ท ได ร บเอกสารฉบ บน ท กคน จะสามารถมองเห นไฟล น ไม ว าจะเก ดการส ง ต อไปอ กก คร ง ผ ร บท กคนก จะสามารถมองเห นไฟล น ได 2.9. ในหน าส งถ ง กดท ป ม จะเป ดเข าส หน า Address book เพ อเพ มรายการ ปลายทางผ ร บ ซ งว ธ ใช งานหน า Address book จะอธ บายในภายหล ง เล อกก าหนดเป าหมายในการส ง แยกตามรายบ คคล เล อกก าหนดว ธ การส ง แยกตามรายบ คคล เล อกก าหนดระด บการส ง แยกตามรายบ คคล เล อกก าหนดว นท ต องเป ดอ าน, ว นท ต องร บ, ว นท ต องส งต อ แยกตามรายบ คคล สามารถปร บแต งล าด บรายช อก อนหล ง(ล าด บน จะม ผลต อล าด บในการส งเอกสารในกรณ ท เล อก ประเภทว ธ การส งออกเป นแบบ ตามข นตอน หร อเล อกร ปแบบการส งเอกสารเป นแบบ ตามล าด บ ) กรณ ท ม การเพ มปลายทางผ ร บผ ดพลาด สามารถลบออกได โดยกดไปท ป มน ก าหนดร ปแบบการส งเอกสารออก ก าหนด การออกหมายเลขส ง Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 26 of 94

27 2.18. แนบเอกสารแนบท ายเพ มเต ม ซ งเอกสารท แนบในส วนน ไม ได ถ กแนบต ดไปก บต นฉบ บเอกสาร ผ ท ได ร บไฟล แนบน ม เพ ยงผ ท ม รายช ออย ในรายการปลายทางผ ร บ ท จะร บเอกสารเท าน น หากเก ดการส ง เอกสารฉบ บน ออกไปอ ก ผ ท ร บต อก จะไม เห นไฟล แนบน ท าได โดยการกดป ม จากน นเล อก ประเภทการแนบไฟล แล วท าตามข นตอนเล อกไฟล ท ต องการแนบ เม อระบ รายละเอ ยดครบถ วนตามต องการแล วจ ง กดป ดหน าจอน เม อตรวจสอบจนแน ใจว าได ระบ รายละเอ ยดครบถ วน พร อมส งแล ว จ งกดท ป ม Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 27 of 94

28 3. ร บเอกสาร เล อกว าต องการสร างเอกสารในนามของใคร (กรณ ท ค ณได ร บมอบส ทธ จากบ คคลหร อหน วยงานใดๆ) โดยการกดเล อกท รายช อในกรอบทางซ าย 3.2. กดท ป ม เล อกประเภทการสร างเอกสารเป น Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 28 of 94

29 เล อกระบ ประเภทการออกเลขร บ ว าจะออกหมายเลขร บหร อไม โดยถ าเล อกออกหมายเลขร บสามารถ ท าการปร บเลขได โดยท าการกดท ป ม 3.4. เล อกระบ เป าหมาย ตามจร งของเอกสาร โดยกดท ป ม เพ อเล อก 3.5. ระบ ห วเร องเอกสารท ต องการร บ 3.6. กดท ป ม เพ อระบ รายละเอ ยดปล กย อยเพ มเต ม (ด งม รายละเอ ยดท ได กล าวไว ใน ข นตอนการสร างเอกสาร) 3.7. กรอกเน อความโดยส งเขปของเอกสารท ต องการ ลงในช อง บทค ดย อ 3.8. แนบเอกสารเพ มเต ม ได โดยการกดท ป ม 3.9. เม อตรวจสอบว าได กรอกข อม ลจนครบถ วนแล ว จ งกดป ม ระบบจะท าการบ นท ก ข อม ลการร บเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 29 of 94

30 4. ร บเอกสารแล วส งออก 4.1. เล อกว าต องการสร างเอกสารในนามของใคร (กรณ ท ค ณได ร บมอบส ทธ จากบ คคลหร อหน วยงานใดๆ) โดยการกดเล อกท รายช อในกรอบทางซ าย 4.2. กดท ป ม เล อกประเภทการสร างเอกสารเป น 4.2 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 30 of 94

31 เล อกระบ ประเภทการออกเลขร บ ว าจะออกหมายเลขร บหร อไม โดยถ าเล อกออกหมายเลขร บสามารถ ท าการปร บเลขได โดยท าการกดท ป ม 4.4. เล อกระบ เป าหมาย ตามจร งของเอกสาร โดยกดท ป ม เพ อเล อก 4.5. ระบ ห วเร องเอกสารท ต องการร บ 4.6. กดท ป ม เพ อระบ รายละเอ ยดปล กย อยเพ มเต ม (ด งม รายละเอ ยดท ได กล าวไว ใน ข นตอนการสร างเอกสาร) 4.7. กรอกเน อความโดยส งเขปของเอกสารท ต องการ ลงในช อง บทค ดย อ 4.8. กดท ป ม เพ อระบ ปลายทางผ ร บเอกสาร ระบ จ ดม งหมายในการส งเอกสาร รวมท งระบ รายละเอ ยดปล กย อยอ นๆแยกตามรายบ คคล ระบบจะท าการเป ดหน าต างใหม ข นมา ซ งสามารถท า การเพ มเต มรายช อปลายทางผ ร บได ในหน าน ว ธ การใช งานด งท ได กล าวไว ในข อ สร างเอกสารแล ว ส งออก 4.9. กรอกรายละเอ ยดลงในช องข อความแนบท าย (ถ าม ) แนบเอกสารสาธารณะ ผ ท ได ร บเอกสารฉบ บน ท กคน จะสามารถมองเห นไฟล น ไม ว าจะเก ดการส ง ต อไปอ กก คร ง ผ ร บท กคนก จะสามารถมองเห นไฟล น ได โดยการกดป ม เม อตรวจสอบว ากรอกข อม ลจนครบถ วนแล ว จ งกดป ม ระบบจะท าการบ นท กการ สร างเอกสารร บแล วส งออกก จะเสร จสมบ รณ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 31 of 94

32 กล องเอกสารออก (Send box) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 32 of 94

33 1. กล องเอกสารออก 1.1. สามารถเช ครายการส งเอกสาร สถานะของเอกสาร แยกตามรายบ คคล ได จาก Sent box โดยการ กดท Sent box 1.2. ตรวจด สถานะของเอกสาร จากส ญล กษณ หน ารายการท แสดงข นมา โดยสามารถตรวจสอบได ตาม รายบ คคล 1.3. ด บเบ ลคล กท รายการเอกสารท สนใจ เพ อเข าส หน าเน อหาเอกสารท ได ส งออก Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 33 of 94

34 2. การยกเล กการส งเอกสาร สามารถท าได ท กล องเอกสารออก /Sent box ในกรณ ท ค ณเป นผ ส งเอกสารออก และ ผ ร บน นย งไม ได ท าการเป ดด เอกสารเท าน นจ งท าการยกเล กได (โดยยกเล กได แยกตามรายบ คคล) 2.1. ในหน า เน อหาเอกสารของ Sent box กดท ป ม จะปรากฎหน าจอย นย นการยกเล กเอกสาร ให กรอกเหต ผลในการยกเล กลงในช องว าง 2.3. จากน นกดป ม เป นการย นย น หากการยกเล กเอกสารเสร จสมบ รณ ระบบจะแสดงกรอบโต ตอบ ย นย นการยกเล กเอกสารเสร จส น 2.4 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 34 of 94

35 กล องเอกสารเข า (Inbox) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 35 of 94

36 1. กล องเอกสารเข า 1.1. เข าส กล องเอกสารเข าโดยการ คล กท Inbox สามารถเล อก ได ว าจะเข าไปด เน อหาเอกสารโดย กดเล อกจาก หมายเลขร บ,เร อง หร อ ส งมาจากท ใด ก สามารถท าได 1.2. สามารถกดป ม เพ อท าการซ อนแสดงหน าจอรายละเอ ยด เอกสารอย างย อ 1.3. เม อต องการเข าไปด เน อหาเอกสารอย างครบถ วน ให ด บเบ ลคล กท รายการเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 36 of 94

37 ในหน าเน อหาเอกสาร ค ณสามารถเร ยกด ไฟล ต างๆท ถ กแนบมาก บเอกสารได โดยกดท รายช อไฟล ท แนบมา กรณ ไฟล ท แนบมาเป นภาพ จะเป ดหน าต างการแสดงภาพข นมา และสามารถพ มพ ออกส เคร องพ มพ ได กรณ ไฟล ท แนบเป นไฟล ประเภทเอกสารเช น Word, PowerPoint, Excel ฯลฯ โปรแกรม จะเปล ยนจากการเป ดหน าต างแสดงภาพเอกสาร เป นการให ค ณบ นท ก (Save) เอกสารส คอมพ วเตอร ของค ณ เพ อให ค ณสามารถเป ดด ในภายหล ง Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 37 of 94

38 1.5. สามารถตรวจสอบด ทางเด นเอกสาร ได ในหน าน พร อมท งตรวจด สถานะเอกสารในแต ละเส นทางได ด วยการกดท รายการทางเด นเอกสารท ค ณสนใจ จะแสดงหน า Route Information ข นมา รายละเอ ยดท จะแสดงในหน าน จะประกอบไปด วย ข อม ลท วไป (เอกสารจากใคร ถ ง ใคร) Date/Time (ว นท เวลา ของทางเด นเอกสาร) หมายเลข (หมายเลขส ง หมายเลขร บเอกสาร) เป าหมาย ( เพ อ, ลงนามโดย ) ข อความแนบท าย Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 38 of 94

39 2. การร บเอกสาร (Receive) 2.1. ในหน าแสดงรายการเอกสารใน Inbox การร บเอกสามารถท าได โดย กดเล อกท รายการเอกสารท ต องการร บ กดท ป ม หร อ ด บเบ ลคล กท รายการเอกสารเพ อเป ดเข าส หน าเอกสาร 2.3. กดท ล งค จะเป ดหน าการร บเอกสารข นมา 2.4. เล อกประเภทในการร บเอกสาร จากน นกดท ป ม เป นอ นเสร จส นการร บเอกสาร 2.4 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 39 of 94

40 3. การตอบกล บเอกสาร (Reply) 3.1. ในหน าเน อหาเอกสารในหน า Inbox กดท ป ม จะเป ดหน าต างโต ตอบส าหร บการตอบกล บ 3.2. ในรายการช อปลายทางผ ร บจะปรากฏช อของผ ท ส งเอกสารมาหาค ณให โดยอ ตโนม ต เล อกประเภทการส งเป าหมายในการส งเอกสาร กรอกข อความแนบท าย ท ต องการส งให แก ผ ร บ (ถ าม ) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 40 of 94

41 ถ าต องการให ระบบส งตามล าด บ ให ท าเคร องหมายถ กท ช อง การส งตามล าด บค อว ธ การส งท ระบบจะส งหาบ คคลแรกในรายการผ ร บเอกสาร และจะบ งค บว า บ คคลแรกในรายการผ ร บเอกสารต องส งเอกสารต อไปย งบ คคลท สองในรายการผ ร บเอกสาร และจะ บ งค บให ส งต อไปเร อยๆจนครบท กบ คคลในรายการผ ร บเอกสารตามล าด บ บ คคลส ดท ายในรายการ ผ ร บเอกสารจ งสามารถท จะส งต อให บ คคลอ นได 3.6. ถ าค ณไม ต องการให บ คคลหร อหน วยงานท ร บเอกสารต อจากค ณ เห นข อความแนบท ายท บ คคลหร อ หน วยงานส งให ค ณ ท าได โดยการน าเคร องหมายถ กออกจากช อง Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 41 of 94

42 3.7. ถ าค ณต องการให ระบบบ นท กก จกรรมของผ ร บ ให ท าเคร องหมายถ กท ช อง โปรแกรมจะเป ดหน า ให เล อกก จกรรมท จะท าการบ นท ก ให ท าการกดเล อกว าต องการให ระบบแจ ง เต อนค ณเม อใด 3.8. เม อกรอกรายละเอ ยดครบถ วนแล ว กดป ม Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 42 of 94

43 4. การส งต อ (Forward) 4.1. ในหน าเน อหาเอกสารในหน า Inbox กดท ป ม จะเป ดหน า Address book ข นมาให เล อกรายช อท จะก าหนดเป นปลายทางผ ร บ ซ งจะอธ บายการใช งานหน า Address book ในภายหล ง เม อเล อกปลายทางผ ร บเสร จแล ว จะเป ดเข าส หน า Forward & Reply Document เพ อให ระบ รายละเอ ยดท ต องการเช นเด ยวก บการ Reply 4.2 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 43 of 94

44 5. แนบเอกสาเพ มเต ม (Insert Attachment) 5.1. ในหน าเน อหาเอกสารในหน า Inbox กดท ป ม จะเป ดหน าต างโต ตอบส าหร บการ แนบเอกสารเพ มข นมา เพ มเอกสารด วยการกดป ม เล อกไฟล ท ต องการ 5.3. จากน นกดป ม เพ อเป นการย นย นการน าเอกสารเข าส ระบบ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 44 of 94

45 6. การแทรกข อความสาธารณะ (Public Message) สามารถกระท าได ท งในส วนของ Document box, Sent box และ inbox การฝากข อความล กษณะน เปร ยบได ก บการป ดประกาศบนบอร ด ท กคนท ร บเอกสารจะสามารถ มองเห นข อความได ท กคน 6.1. ท าได โดยโดยกดป ม เพ อเข าส หน าการแทรกข อความสาธารณะ 6.2. กรอกข อความท ต องการ 6.3. จากน นกดป ม Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 45 of 94

46 กล องเอกสารน าเข า (Upload box) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 46 of 94

47 1. เพ มรายการสแกน 1.1. เข าส กล องเอกสารน าเข าได โดยการ กดท Upload box จะแสดงรายการ เอกสารน าเข าระบบข นมา กดท ป ม เล อก จะเป ดหน า New Upload Document Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 47 of 94

48 กรอกรห สท ต องการลงในช อง รห ส 1.4. กรอกห วเร องท ต องการ 1.5. กรอกค าอธ บาย 1.6. กดป ม เพ อท าการเล อกประเภทการน าเข าเอกสาร หร อกดป ม เพ อท าการลบ เอกสารน าเข าท ไม ต องการออก เม อเร ยบร อยแล วจ งกด Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 48 of 94

49 2. แก ไขรายการสแกน 2.1. สามารถแก ไขรายการสแกนได ด วยการด บเบ ลคล กท รายการสแกนท ต องการ จะเป ดหน า Edit Upload Document ค ณสามารถแก ไข รห ส, เร อง และ ค าอธ บาย และสามารถเพ มเอกสารแนบเข าไปอ กได โดยการกดท ท ป ม และท าเช นเด ยวก บการเพ มรายการสแกนท อธ บายไปข างต น เม อเร ยบร อยแล วจ งกด 2.2 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 49 of 94

50 กล องรายการเต อนเอกสาร (Alert box) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 50 of 94

51 ในส วนน จะช วยอ านวยความสะดวกก บค ณในกรณ ท ต องการต ดตามเอกสาร เช น ต องการให ม การแจ งเต อน เม อปลายทางผ ร บเป ดอ าน หร อ ส งออก เป นต น ซ งเม อปลายทางผ ร บกระท าการตามท ได ระบ การแจ งเต อน แล ว จะม เอกสารแจ งเข ามาท Alert box น ส าหร บการก าหนดการแจ งเต อนสามารถก าหนดได ในข นของการ ส งเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 51 of 94

52 การแก ไขเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 52 of 94

53 การแก ไขเอกสาร จะสามารถท าได ในกรณ ท ค ณเป นผ สร างเอกสารฉบ บน น (เอกสารท จะท าการแก ไขได จะต อง อย ใน Document box ) 1. กดเล อกท Document box 2. ด บเบ ลคล กท รายการเอกสารท ต องการแก ไข กดท เพ อเป ดหน า Edit Document ข นมา Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 53 of 94

54 4. ท าการแก ไขรายละเอ ยดต างๆ ภายในเอกสาร ให ครบถ วนเร ยบร อย จากน นจ งกดป ม 4 แนบเอกสารเพ มเต มเข าส ต นฉบ บ ด วยการ กดท ป ม จะปรากฎหน าต างเพ อใช เล อกไฟล ท จะแนบเอกสาร เพ มเอกสารด วยการกดป ม เล อกไฟล ท ต องการ จากน นกดป ม เพ อเป นการย นย นการน าเอกสารเข าส ระบบ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 54 of 94

55 ปกป องการแก ไขและส งต อเอกสาร ด วยการกดท ป ม เพ อเป ดเข าส หน าระง บการใช งานเอกสาร กรอกเหต ผลท ระง บการใช งานเอกสาร จากน นกดป ม เพ อเป นการย นย นการระง บการใช งานเอกสาร ยกเล กปกป องการแก ไขและส งต อเอกสาร ด วยการ กดท ป ม จะปรากฎหน าต างเล กๆ ข นมา เพ อถามว า กดป ม เพ อเป นการย นย นการยกเล กการระง บใช เอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 55 of 94

56 Template Document แม แบบเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 56 of 94

57 ในหน าการสร างเอกสาร ย งม ฟ งก ช นการท างานเพ ออ านวยความสะดวกอ นๆอ ก น นค อ Template Documents หร อแม แบบเอกสาร โดยน ามาใช ในกรณ ท จ าเป นต องม การส งเอกสารท ม ร ปแบบตายต ว หร อ แบบฟอร มต างๆ สามารถใช งานได โดยกดไปท หน า Menu แล ว เล อกไปท View แล วท าการเล อกไปท แม แบบเอกสาร ด งภาพ จะปรากฎหน าต างด งภาพ หากเราต องการใช แบบฟอร มใดท ม อย ในไฟล ท ปรากฎให กดเล อกท รายการ ฟอร ม เอกสาร ท ต องการ ต องการเล อกไฟล ไหนให ด บเบ ลคล กท ไฟล น นๆ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 57 of 94

58 จะปรากฎหน าต างไฟล ให กดเล อก หากต องการใช ไฟล น นกดป ม เพ อท าการบ นท กเอกสาร เอาไว หล งจากน นจ งไปเป ดเอกสาร เพ อแก ไขเน อหาภายใน แล วน าไปแนบก บเอกสารอ เล กทรอน กส ท ต องการ ต อไป Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 58 of 94

59 การสแกนเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 59 of 94

60 1. การปร บต งค าก อนการสแกน กดท ป ม เล อกท เม อกดเล อกท แล วจะปรากฎหน าต าง New upload document ข นมา ให กดท แล วเล อกท From document scanner (Scan) เม อกดเล อกก จะปรากฎหน าต าง ส าหร บการต งค าเคร องสแกนข นมา Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 60 of 94

61 เล อกไปท หน า Setting เล อกอ ปกรณ ในกรอบ Device เล อก สแกนเนอร ในช องน อาจจะม รายการ มากกว า 1 รายการ ในกรณ ท คอมพ วเตอร ของค ณม เคร อง Scanner มากกว า 1 เคร อง 1.2. เล อกความละเอ ยดในการสแกน ในกรอบ Resolution ม 3ต วเล อก เล อกจากรายการ รายการในต วเล อกน จะปรากฏให ในเคร องสแกนบางเคร อง และบางรายการจะ ไม เหมาะส าหร บการเล อก ก าหนดเอง โดยกรอกขนาดความละเอ ยดในหน วย จ ดต อน ว (Pixels per inch) 1.3. เล อกร ปแบบส ของร ปภาพท ได การการสแกน ม อย 3 ร ปแบบ Colour : สแกนภาพส Grey scale : สแกนภาพแบบขาวเทาด า Black & white : สแกนภาพขาวด า 1.4. ขนาดกระดาษส าหร บการแปลงเอกสารเป น PDF Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 61 of 94

62 2. ว ธ การสแกนเอกสาร 2.1. เล อกร ปแบบไฟล จากการสแกน ในกรอบ Output file type Image file (JPG) - ผลจากการสแกน จะได ไฟล ร ปภาพ จะได หน งไฟล ต อหน งหน ากระดาษ Adobe Acrobat Document (PDF) - ผลจากการสแกน จะได ไฟล PDF ไฟล ประเภทน สามารถ บรรจ หลายๆหน ากระดาษในหน งไฟล สามารถอ านและพ มพ เป นช ดได โดยเคร องท จะเป ดไฟล ประเภทน ได น น จะต องต ดต งโปรแกรม Acrobat reader ก อน Multi-Page Fax Document (TIFF) - ผลจากการสแกน จะได ไฟล TIFF ไฟล ประเภทน สามารถ บรรจ หลายๆหน ากระดาษในหน งไฟล สามารถอ านและพ มพ เป นช ดได ภาพท ได เป นเอกสารขาว ด า ขนาดเล ก เหมาะส าหร บเอกสารท ประกอบด วยต วหน งส อเป นส วนใหญ 2.2. กรอบ File name ระบ ช อไฟล ท เก ดจากการสแกนเอกสาร 2.3. กดป ม ภาพท ได จากการสแกนจะปรากฏในรายการในช องด านล าง 2.4. กดป ม เม อค ณสแกนเอกสารครบตามต องการ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 62 of 94

63 2.5. หากต องการ Convert File ให กดท ป ม ระบบจะปรากฎหน าต างข น ว าท านต องการ Convert fileให เป นแบบใด ให กดเล อก ไฟล นามสก ลท ต องการ และเม อ กดก จะปรากฎ หน าต างข นเพ อให กรอกช อไฟล ใหม ท ต องการสร าง กรอกช อไฟล ในช อง และกดป ม 2.7. โปรแกรมจะท าการแปลงไฟล ร ปภาพท ผ านการสแกน ให เป นไฟล PDF หร อ TIFF ตามต องการ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 63 of 94

64 เคร องม ออ านวยความสะดวก Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 64 of 94

65 1. การปร บแต งการใช งานของโปรแกรม 1.1. เร ยกโปรแกรมน โดยการไปย ง เมน หล กด านบน > Tools > Options 1.2. การต ดต อส อสาร เพ อเล อกว าจะใช Server ใดในการจ ดเก บเอกสาร โดยให เล อก server ท ต ดต งโปรแกรมท ใช งานอย หร ออย ใกล ท ส ด เพ อความรวดเร วในการใช งาน 1.3. ร ปแบบการแสดงผลของโปรแกรม เพ อปร บแต งการแสดงผลท เหมาะสมก บเคร องของค ณกล องเอกสาร ประกอบด วย จ านวนว นท ย อนหล งท ต องการให แสดงในกล องเอกสาร : เพ อก าหนดจ านวนว นส าหร บการด ง รายการเอกสารจาก Server มาแสดงผลในโปรแกรม เช นก าหนด 30 ว น เวลาด รายการเอกสารเข า โปรแกรม จะด งรายการเอกสารเข าท เข ามาต งแต 30 ว นก อนหน าจนถ งว นท ป จจ บ น การแจ งเต อนเอกสารเข า: โปรแกรมจะม ระบบการแจ งเต อนในกรณ ม เอกสารเข า โดยระยะเวลาการแจ งเต อน น นสามารถระบ ได จากต วเล อก และสามารถยกเล กการแจ งเต อนได แต ระบบการแจ งเต อนจะท างานเม อเป ด โปรแกรมน ไว เท าน นด งน นถ าค ณต องการให โปรแกรมน แจ งเต อนค ณท กคร งท ม เอกสารเข า ค ณสามารถท าได โดยเป ดโปรแกรมน เม อเร มใช งานคอมพ วเตอร ของค ณเม อโปรแกรมน ถ กย อลง โปรแกรมจะกลายเป น tray icon แต ค ณย งสามารถใช โปรแกรมได โดยการ Double click ท icon ของโปรแกรม 1.5. ร ปแบบการแจ งเต อน: จะม ให เล อก 2 แบบค อ บอลล น และ กรอบเล อน โดยท วไประบบจะก าหนดใช แบบ บอลล น ในกรณ ท การแจ งเต อนแบบ บอลล น แล วท าให โปรแกรมเก ดข อผ ดพลาดในการท างานบนเคร อง ของค ณ ให ค ณปร บร ปแบบการแจ งเต อนเป น กรอบเล อน แทน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 65 of 94

66 ร ปแบบการแสดงรายการ : ส วนก าหนดข อม ลท จะแสดงท จะเม อม การแจ งเต อน 1.7. เส ยงเต อน: เป นส วนก าหนดการส งเส ยงเต อน ค ณสามารถปร บแต งเส ยงตามต องการ โดยโปรแกรมจะม ป ม เพ อให ค ณทดสองเส ยงตามต วเล อกท ค ณเล อก 1.8. หน าน จะเป นส วนของการเล อกกรอบโต ตอบการสแกนเอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 66 of 94

67 2. สม ดรายช อ (Address book) เร ยกใช งานโดยไปท เมน ด านบน [Tools] เล อกท [Address book] หร อเร ยกใช งานผ านข นตอนใดๆตามท ระบบ ก าหนด เช น การก าหนดปลายทางผ ร บเอกสาร เป นต ว 2.1. เล อกสม ดรายช อในช อง Address book of ซ งในส วนน จะม ผลในกรณ ท ผ ใช งานได ท าการสร างกล ม ปลายทางผ ร บ เอาไว ใช งานเป นการส วนต ว หากเล อกสม ดรายช อท ไม ถ กต องก จะไม แสดงรายการกล ม ด งกล าวท ได สร างเอาไว โดยปกต จะม 1 รายการ ค อสม ดรายช อส วนต วของค ณ ค ณสามารถท จะสร าง และบ นท กปลายทางหร อกล มปลายทางท ค ณส งถ งบ อยๆ โดยรายช อท อย ในสม ดรายช อของค ณ จะไม สามารถด หร อใช งานได โดยบ คคลอ น และในกรณ ท ค ณม รายการใน Address book of มากกว า 1 รายการ รายการท เพ มข นน นค อสม ดรายช อของหน วยงานท ค ณร บผ ดชอบ ค ณสามารถจ ดการสม ดรายช อ ของหน วยงานได โดยการเล อกสม ดรายการของหน วยงานในช องเล อก สม ดรายช อของหน วยงานจะม ประโยชน อย างมากในกรณ ท หน วยงานของค ณต องการท จะจ ดท ารายช อและกล มให เป นมาตรฐาน เด ยวก นท งหน วยงาน เพราะสม ดรายช อหน วยงานสามารถอน ญาตให บ คคลในหน วยงานเข าใช งานได ท ก คนก จะม รายช อกล มเหม อนก น ถ าม การแก ไขก จะแก ไขท จ ดเด ยว ท กๆคนก เห นความเปล ยนแปลง ใน ส วนบนน ย งรวมไปถ งการก าหนดเง อนไขในการค นหารายช อท ต องการ (จะอธ บายในส วนต อไป) 2.2. เล อกกล มรายช อในกรอบ Group ทางซ ายม อ ม กล มพ นฐานท ระบบจ ดเตร ยมเอาไว ค อ All : ในกล มน จะรวบรวมรายช อท งหมดท ม จากท กๆกล มในสม ดรายช อของผ ใช ท ถ กสร างข นมาแสดง ร วมก น Directory : กล มน จะช วยในการค นหารายช อท งหมดท ม อย ในระบบ (จะกล าวถ งในส วนถ ดไป) Forward accounts : กล มน จะช วยอ านวยความสะดวกในกรณ ท จ าเป นจะต องม การส งเอกสารต อไป ย งหลายๆปลายทางผ ร บและเป นปลายทางผ ร บกล มเด ยวก น หร อช วยในการกระจายเอกสาร กล มน จะ ท าหน าท จ ดเก บรายช อบ คคลหร อหน วยงานท ม กจะใช ในการกระจายเอกสารออกไป Favorites : กล มน จะช วยอ านวยความสะดวกแก ผ ใช ในกรณ ท ม ปลายทางผ ร บใดๆ ท ม การใช งาน บ อยคร ง ผ ใช สามารถเพ มรายช อปลายทางผ ร บน นเข าในกล มน ได เพ อลดข นตอนในการค นหา ปลายทางผ ร บได Trash : ท าหน าท คล ายถ งขยะ ในกรณ ท ต องการลบรายช อบ คคลหร อกล มใดๆ สามารถท าได โดยคล ก ท รายการท ต องการลบแล วลากมาใส ไว ท Trash ผ ใช สามารถเพ มกล มได โดยการกดป ม หร อลบกล มได Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 67 of 94

68 (โดยจะไม สามารถลบกล มท ระบบจ ดเตร ยมให ได ) สามารถสร างกล มเพ มเต มได โดยการกดท ป ม 2.4. จะแสดงหน าต างเล กๆข นมาให ระบ ช อกล มท ต องการสร าง แล วกดป ม สามารถเพ มรายช อเข าส กล มท สร างข นใหม ได โดยการกดตรงค าว า Directory แล วเล อกรายช อท ต องการ เพ มเข าส กล ม คล กเม าส ค างท รายช อน นๆแล วลากมาวางท กล มท ค ณสร างข น 2.6. หร อต องการลบกล มรายช อท สร างข นก สามารถท าได โดยการคล กท กล มรายช อท ต องการ แล วลากมาวางท Trash 2.7. เม อเล อกกล มรายช อในช อง Group แล ว ช อง Name จะแสดงรายช อท อย ภายใต กล มน นๆ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 68 of 94

69 สามารถเล อกค นหารายช อได โดยระบ ค าท ต องการค นหาลงในช องว าง 2.9. สามารถระบ ขอบเขตในการค นหาได ด วยการคล กท ร ปแว นขยาย จากน นจ งเล อกก าหนดขอบเขตท ต องการ ค นหา Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 69 of 94

70 หากต องการด รายช อท ม ความเก ยวเน องส มพ นธ ก น ให คล กท รายการช อท ค ณสนใจในกรอบ Name กรอบทางขวาม อส ด จะแสดงรายการรายช อท ม ความเก ยวขอ งก บรายช อท ค ณเล อกข นมา (ถ าม ) สามารถเล อกปลายทางผ ร บได โดยการคล กท รายช อในกรอบ Name หร อเล อกท าเคร องหมายถ กในช อง หน ารายช อท แสดงข นมาในกรอบแสดงรายการทางด านขวาม อ (ในกรณ ท เร ยกใช งานหน า Address book ในข นตอนของการร บ ส ง สร างเอกสาร และส วนน จะไม สามารถใช งานได ในกรณ เร ยกใช โดยผ าน main menu) กดป ม Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 70 of 94