การว เคราะห และการวางแผนโครงการ 1 โดย รศ. ดร. พส เดชะร นทร ประเด นการบรรยาย การบร หารโครงการ การบร หารโครงการค ออะไร ป ญหาท ม กพบเก ยวก บการบร หารโครงการ การค ดโครงการ การว เคราะห โครงการ เคร องม อในการว เคราะห โครงการ การจ ดท าข อเสนอโครงการเบ องต น การค ดเล อกโครงการ การท าตารางเพ อตรวจสอบโครงการ การประเม นผลโครงการ และการต ดตามความค บหน าของโครงการ 1 ถ ายทอดผ านระบบ VDO Conference 3 ก นยายน 2552 1 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
การบร หารย ทธศาสตร เร มต นจากการการว เคราะห ย ทธศาสตร ก าหนดว ส ยท ศน พ นธก จ การก าหนด ประเด นย ทธศาสตร เป าประสงค ต วช ว ด และก าหนดค าเป าหมาย เพ อให ค าเป าหมายบรรล จ าเป นต องม โครงการรองร บ โดยเฉพาะอย างย งโครงการตามย ทธศาสตร เพ อตอบสนองต อค าเป าหมายท ก าหนดไว การบร หารโครงการ การบร หารโครงการเป นป จจ ยท ส าค ญท ส ดในการแปลงย ทธศาสตร ไปส การปฏ บ ต ให ประสบ ความส าเร จ โดยการบร หารโครงการแตกต างจากการถ ายทอดต วช ว ดจากระด บองค กร ส ระด บหน วยงาน และ ระด บบ คคล ซ งการถ ายทอดต วช ว ดม ว ตถ ประสงค เพ อให การด าเน นงานขององค กรเก ดความสอดคล องเป นไป ในท ศทางเด ยวก น (Alignment) แต การบร หารโครงการเป นส งท ช วยให ย ทธศาสตร บรรล ผลส าเร จได ด งน นถ าม การบร หารโครงการท ด การว เคราะห โครงการท ด และการวางแผนโครงการท ด ย อมเป นป จจ ยส าค ญท สามารถ แปลงย ทธศาสตร ไปส การปฏ บ ต ได เป าประสงค ต วช ว ด ค าเป าหมาย กลย ทธ การค ด โครงการ การว เคราะห โครงการ การจ ดท าข อเสนอโครงการ เบ องต น (Brief) การค ดเล อก โครงการ การจ ดท ารายละเอ ยด โครงการ การบร หาร / ด าเน นงาน ตามโครงการ การต ดตามและประเม นผลความ ค บหน าโครงการ จากร ปข างต น เม อม การก าหนดเป าประสงค ต วช ว ด ค าเป าหมาย และกลย ทธ แล ว เพ อให เป าหมาย บรรล ต องม กระบวนการในการค ดให ม โครงการเก ดข น เพ อให ม นใจว าการค ดโครงการม ความรอบคอบและ ถ กต อง จากน นต องม การว เคราะห โครงการโดยอาศ ยเคร องม อต างๆ ในการว เคราะห โครงการ และจ ดท าเป น 2 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
ข อเสนอโครงการเบ องต น (Project Brief) เพ อใช ในการค ดเล อกโครงการ เม อโครงการผ านการค ดเล อกจ ง จ ดท ารายละเอ ยดโครงการ ถ าโครงการได ร บการอน ม ต ด าเน นงานตามโครงการ และม การต ดตามและ ประเม นผลความค บหน าโครงการ การบร หารโครงการค ออะไร? โครงการ ค อ การด าเน นงานท ม จ ดเร มต นและจ ดส นส ดอย างช ดเจน โดยโครงการม ล กษณะท แตกต างจากงานประจ า ค อ โครงการเป นงานท ม ระยะเวลา แต งานประจ าเป นส งท ท าไปเร อยๆ เช น งานสอนหน งส อเป นงานประจ า หากงานสอนหน งส อเป นโครงการต องม จ ดจบ, โครงการ จ ดท าหล กส ตร E-Learning น บเป นโครงการเน องจากม จ ดเร มต นและจ ดส นส ดท ช ดเจน การบร หารโครงการ (Project management) ค อการใช เคร องม อ ความร ท กษะ เทคน ค งานต างๆ เพ อให สามารถด าเน นก จกรรมต างๆ ได ตามเป าหมายท ต องการ กระบวนการในการบร หารโครงการ ม ล กษณะเหม อนก บกระบวนการบร หารงานท วๆไป ประกอบด วย Plan Do Check Act ท เร มต นจากการวางแผนโครงการ, การน าโครงการไปฏ บ ต, การตรวจสอบ และการปร บปร งโครงการ ป ญหาท ม กพบเก ยวก บการบร หารโครงการ โครงการไม เช อมโยงก บย ทธศาสตร o โครงการและย ทธศาสตร ย งเป นช นเป นส วน (ขนมช น) ค อ ขาดความเช อมโยงต อเน อง ขาดการบ รณาการซ งก นและก น และระหว างโครงการด วยก น : บางจ งหว ดอาจพบว า บางโครงการม ล กษณะท บซ อนก น ม ความใกล เค ยงก น ไม ได ค ดโครงการอย างรอบคอบ ถ ถ วน ในท กม มมอง (ค ดให ทะล ) เน องจากม ระยะเวลาในการค ด โครงการน อย ด งน นการว เคราะห โครงการจ งเป นไปอย างไม ถ ถ วน ไม รอบคอบ ขาดระบบในการต ดตามการด าเน นโครงการท ด ขาดความเอาใจใส จากผ บร หารระด บส งอย างต อเน อง การด าเน นโครงการไม ได เป นไปอย างม ประส ทธ ภาพและประส ทธ ผล 3 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
การค ดโครงการ โครงการค อส งท ท าเพ อน าไปส การบรรล ค าเป าหมาย แต ม ป ญหา ค อ ค ดไม ออก ไม ร จะท า โครงการอะไรด? แนวทางในการค ดโครงการ o น าแนวทางของ SWOT มาใช โดยเป นการว เคราะห SWOT ของเป าประสงค แต ละข อ และน า SWOT ของเป าประสงค มาใส ในตาราง TOWS Matrix โดยน าจ ดแข งมาจ บค ก บ โอกาส (SO), จ ดแข งมาจ บค ก บข อจ าก ด (ST), จ ดอ อนมาจ บค ก บโอกาส (WO) และ จ ดอ อนมาจ บค ก บข อจ าก ด (WT) จากน นค ดส งท จะท าในตารางแต ละช อง ซ งค อโครงการ ต วอย าง : การค ดโครงการโดยใช SWOT Matrix Obj: การสร างความพอใจ ของผ ป วยส าหร บรพ. Strengths ผ ป วย OPD ม ความพอใจส ง สถานท ด Weaknesses ราคาส ง Opportunities ล กค าต างชาต มาใช บร การมากข น ว ว ฒนาการของระบบ IT/IS ม Internet Café ม บร การล าม เน นการตลาดไปท ล กค า ต างชาต ท ม ฐานะมากข น เป ดการให บร การค าปร กษา ผ านทางอ นเตอร เน ต Threats ค แข งมากข นและแข งก นสร างความ พอใจมากข น สร างศ นย การค าขนาด ย อมไว ในรพ. เน นการสร างความภ กด โดยอาศ ยบ ตรสมาช ก ม การปร บราคาให ใกล เค ยงก บค แข งข น o ให บ คลากรได ม ส วนร วมในการน าเสนอโครงการท จะช วยท าให บรรล เป า โดยการค ด โครงการเป นการค ดจากล างข นบน (Bottom Up) เน องจากผ ปฏ บ ต งานเป นผ ท ร เร อง ในทางปฏ บ ต ได ด ขณะท ผ บร หารระด บส งเป นผ ท เห นภาพรวม โดยม ข อควรระว ง ค อ จะต องม กลไกในการค ดเล อกและแยกแยะ ส งท เป น Strategic Projects ออกจาก Routine Activities และจ ดล าด บความส าค ญของแต ละโครงการ 4 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
Strategic โครงการแต ละประการจะต องม การน าเสนอกลไก ก จกรรม งบประมาณ ผ ท ร บผ ดชอบ มาสน บสน น o จะต องม ระบบในการตรวจสอบว า เป าประสงค ทางกลย ทธ ท กข อ ม Strategic Projects มารองร บ o การค ดโครงการจากเป าประสงค ในแผนท ย ทธศาสตร ควรค ดโครงการเร มต นจาก เป าประสงค ในม ต ข างล างข นข างบน ค อเร มต นค ดโครงการจากม ต ด านการพ ฒนาองค กร ม ต ด านประส ทธ ภาพ ม ต ด านค ณภาพการให บร การ ม ต ด านประส ทธ ผลตามย ทธศาสตร เน องจากม ต แต ละม ต ในแผนท ย ทธศาสตร ม ความเช อมโยงซ งก นและก น โดยม ต ด านล าง เช อมโยงไปส ม ต ด านบน ด งน นบางคร งไม จ าเป นต องค ดโครงการของเป าประสงค ในม ต ด านบนส ด เน องจากโครงการในม ต ด านล างได ตอบสนองต อเป าประสงค ในม ต ด านบน แล ว การว เคราะห โครงการ การว เคราะห โครงการเพ อให สามารถค ดโครงการได อย างละเอ ยดรอบคอบมากย งข น เน องจากการค ด โครงการส วนใหญ ม กค ดเป นห วข อ (Bullet Point) ซ งข อด ค อ สามารถจ บประเด นส าค ญได แต ม ข อเส ยค อ ย ง ไม ม ค ดถ งการเช อมโยงโครงการ กระบวนการ และป จจ ยต างๆ ด งน นต องม การว เคราะห โครงการ เพ อน าไป เข ยนข อเสนอโครงการ และน าข อเสนอโครงการไปค ดเล อกอ กคร ง ผ ม ส วนเก ยวข องท ส าค ญ ความเส ยงท ส าค ญ งบประมาณ บ คลากร ว สด / อ ปกรณ โครงการ... ผลผล ต / ผลล พธ ย ทธศาสตร ใน ระด บต างๆ ประเทศ กระทรวง กรม กล มจ งหว ด จ งหว ด โครงการท เช อมโยง โครงการท เช อมโยง โครงการท เช อมโยง 5 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
จากร ปข างบน โครงการต องม การระบ ผลส าเร จค อผลผล ตผลล พธ และโครงการน นต องม ความ เช อมโยงก บย ทธศาสตร ในระด บต างๆ ได แก ระด บประเทศ กระทรวง กรม กล มจ งหว ด และจ งหว ด และ โครงการท ค ดต องม การว เคราะห ว าเช อมโยงก บโครงการอ นๆ ในล กษณะใด เช น เป นโครงการต นน า โครงการ ท ต องท าร วมก น หร อโครงการปลายน า นอกจากน ม การว เคราะห ผ ม ส วนเก ยวข องท ส าค ญของโครงการ รวมถ ง การว เคราะห ความเส ยงท ส าค ญของโครงการ และทร พยากรต างๆ เช น งบประมาณ บ คลากร และว สด /อ ปกรณ เคร องม อในการว เคราะห โครงการ โดยน าข อม ลท ได จากการว เคราะห ไปเข ยนข อเสนอโครงการ เพ อให โครงการม ความน าเช อถ อ โดยม เคร องม อในการว เคราะห โครงการ ด งน 1. การว เคราะห ขอบเขต กระบวนการในการด าเน นโครงการ (Project Flow) 2. การว เคราะห ผลผล ต ผลล พธ และต วช ว ดของโครงการ 3. การว เคราะห ความส มพ นธ และเช อมโยงระหว างโครงการก บย ทธศาสตร ในระด บต างๆ 4. การว เคราะห ผ ท เก ยวข องก บโครงการ (Stakeholder Analysis) 5. การว เคราะห ประโยชน ท จะได ร บ (Cost / Benefit Analysis) 6. การว เคราะห ความส มพ นธ ก บโครงการอ น 7. การว เคราะห ความเส ยงท ส าค ญ (Risk Analysis) 1. การว เคราะห ขอบเขต กระบวนการในการด าเน นโครงการ (Project Flow) ระบ ถ ง o ขอบเขตโครงการเพ อให เก ดความช ดเจนในส งท จะท า โดยระบ ขอบเขตโครงการในด าน ผ ร บบร การ ภ ม ศาสตร o ข นตอนและกระบวนการในการด าเน นโครงการ ค อ ก จกรรมท ต องท า อาจน าเสนอใน ร ปแบบ Flow Chart หร อ Gantt Chart ท าให ทราบ 6 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
o ส งท จะท าอย างครบถ วนเพ อให โครงการส าเร จ o ส งท จะไม ท า o กระบวนการในการด าเน นโครงการ ต วอย าง : โครงการผล ตอาหารหยาบส าหร บส ตว กระเพาะรวม o แนวค ดเบ องต น น าเศษว สด เหล อใช ทางการเกษตรมาผล ตเป นอาหารส าหร บส ตว กระเพาะรวม o ขอบเขตและกระบวนการท ส าค ญ ขอบเขตโครงการ กล มผ ร บบร การเป าหมาย เกษตรกรท เป นกล มเล ยงส ตว ประจ าต าบล ต องเป นกล มเกษตรกรท เป นน ต บ คคล พ นท ทางภ ม ศาสตร เป าหมาย ท กอ าเภอในจ งหว ด... o ข นตอนและกระบวนการในการด าเน นโครงการ การพ ฒนา โครงการ การขออน ม ต โครงการต อ คณะกรรมการจ งหว ด การประชาส มพ นธ และร บสม คร กล มเกษตรกรเป าหมาย การประสานก บ หน วยงานท เก ยวข อง การถ ายทอดความร ให ก บกล ม เกษตรกรท เข าร วมโครงการ การต ดต อและจ ดหาแหล ง ว ตถ ด บและอ ปกรณ การช วยเหล อกล ม เกษตรกรในการหาตลาด การให การสน บสน นกล ม เกษตรกรในการผล ต การประเม นผล โครงการ 2. การว เคราะห ผลผล ต ผลล พธ และต วช ว ดของโครงการ ระบ ถ ง : ควรหาผลผล ต ผลล พธ และผลส มฤทธ ของโครงการก อน (What to measure?) จากน นจ งหาต วช ว ดความส าเร จของโครงการ (How to measure?) o ผลผล ต อะไรค อ ส งท จะได ร บเม อเสร จส นโครงการ? 7 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
อะไรค อ ผลงานท เก ดจากการด าเน นก จกรรมของโครงการโดยตรง? o ผลล พธ ประโยชน ท จะเก ดข นจากการน าผลผล ตจากโครงการไปใช ให เก ดประโยชน? o ต วช ว ดความส าเร จของโครงการ ท าให ทราบ o ความส าเร จท จะได ร บ o เคร องม อในการระบ ว าได ร บความส าเร จน นหร อย ง ต วอย าง : ผลผล ต ผลล พธ และต วช ว ดของโครงการ ผลผล ต และผลล พธ ของโครงการ ผลผล ต อาหารหยาบส าหร บส ตว กระเพาะ รวม ผลล พธ -กล มเกษตรกรม รายได เพ มข น -ส งแวดล อมของจ งหว ดด ข น ต วช ว ดความส าเร จของโครงการ ผลผล ต / ผลล พธ ต วช ว ด ค าเป าหมาย ระยะเวลา อาหารหยาบ ปร มาณอาหารหยาบท ผล ตได... ต น ม.ย. 2552 เกษตรกรม รายได เพ ม รายได ของกล มเกษตรกรท เข าร วม โครงการท เพ มข น ส งแวดล อมของจ งหว ด ด ข น ว สด เหล อใช ทางการเกษตรท น ามา แปรร ป... บาท ก.ย. 2552...ต น ม.ย. 2552 3. การว เคราะห ความส มพ นธ และเช อมโยงระหว างโครงการก บย ทธศาสตร ในระด บต างๆ ระบ ถ ง : ควรพ จารณาว าโครงการท ท าม ความเช อมโยง หร อต อยอดก บโครงการของ ส าน กงานอ นๆ ได อย างไร o ความเช อมโยงระหว างโครงการก บย ทธศาสตร ต างๆ o ให ความส าค ญก บระด บความเช อมโยง และระบ ความเช อมโยงท ช ดเจนว าเช อมโยง ก บต วช ว ด เป าประสงค และประเด นย ทธศาสตร ใดบ าง 8 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
ท าให ทราบ o โครงการท ค ดข นมาม ความเช อมโยงก บย ทธศาสตร ในระด บต างๆ หร อไม และอย างไร? ต วอย าง : การว เคราะห ความเช อมโยงก บย ทธศาสตร ส มพ นธ หร อเช อมโยงต อ X เหต ผลและรายละเอ ยด โครงการหละก ท ส งผลต อการ บรรล ค าเป าหมาย ภายใต ต วช ว ด โครงการสนะบสน น ท ส งผลต อการ บรรล ค าเป าหมาย ภายใต ต วช ว ด ต วช ว ด... ค าเป าหมาย... เป าประสงค... ประเด นย ทธศาสตร... ต วช ว ด... ค าเป าหมาย... เป าประสงค... ประเด นย ทธศาสตร... โครงการท สะมพะนธ ก บย ทธศาสตร เป าประสงค... ประเด นย ทธศาสตร... โครงการท ไม ม ความสะมพะนธ ก บ เหต ผลและความจ าเป น... ย ทธศาสตร ส มพ นธ หร อเช อมโยงต อ X เหต ผลและรายละเอ ยด โครงการสนะบสน น ท ส งผลต อการบรรล ค า เป าหมาย ภายใต ต วช ว ด ของกรม... โครงการสนะบสน น ท ส งผลต อการบรรล ค า เป าหมาย ภายใต ต วช ว ด ของย ทธศาสตร ร ดะบ จะงหวะด X X ต วช ว ด... จ านวนพ ชอาหารส ตว พ นธ ด... ค าเป าหมาย...xxxx... เป าประสงค.. พ ฒนาเทคโนโลย ท เหมาะสมในการเล ยงปศ ส ตว... ประเด นย ทธศาสตร.. เพ มผล ตภาพการผล ตโดยการว จ ยพ ฒนาและ ถ ายทอดเทคโนโลย ด านปศ ส ตว... ต วช ว ด...ร อยละของผ ผล ตช มชนท สามารถน าความร ท ได ร บการ ถ ายทอดไปปฏ บ ต... ค าเป าหมาย...xxxxx... เป าประสงค...เพ มศ กยภาพผ ประกอบการและผ ผล ตช มชน... ประเด นย ทธศาสตร... ม ว สาหก จขนาดกลางและขนาดย อม (SMEs) และผ ผล ตช มชนท เข มแข และม ความสามารถในการแข งข น 9 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
4. การว เคราะห ผ ท เก ยวข องก บโครงการ (Stakeholder Analysis) ระบ ถ ง o ผ ท ม ส วนเก ยวข องก บโครงการ : ผ ร บบร การ ส วนราชการอ น และผ ท ได ร บผลกระทบ ท งทางบวกหร อทางลบ o บทบาท ความส าค ญของกล มบ คคล/บ คคลด งกล าว : ผ ประเม น ผ อน ม ต โครงการ : เพ อให ทราบว า ข อเสนอโครงการท น าเสนอ ตอบสนองต อบ คคลกล มใดซ งเป นผ ต ดส นใจค ดเล อกโครงการ และท าให สามารถเข ยนข อเสนอโครงการท ตอบโจทย ของผ ประเม นได ผ ให ผ ม ส วนร วม (Contributor) : โครงการบางโครงการ ส าน กงานไม สามารถ ท าได ด วยตนเองเพ ยงหน วยงานเด ยว เน องจากต องอาศ ยความร วมม อของ ส าน กงานอ น ด งน นต องว เคราะห ผ ม ส วนร วมว าเป นบ คคลกล มใดบ าง และ เป นผ ม ส วนร วมของโครงการในด านใด ผ ท ได ร บ : ผ ท ได ร บผลกระทบจากโครงการ หร อ ผ ร บบร การ o ประเด นป ญหาท อาจจะเก ดข นจากผ ม ส วนเก ยวข อง เพ อใช หาแนวทางในการแก ไขป ญหา ท าให ทราบ o หน วยงาน กล มบ คคล บ คคลท เก ยวข องก บโครงการ และผลกระทบของบ คคล เหล าน นต อความส าเร จของโครงการ โดยผลกระทบอาจเป นเช งบวกหร อเช งลบ ต วอย าง : การว เคราะห ผ ท เก ยวข องก บโครงการ 10 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
ผ ท เก ยวข องก บโครงการ บทบาท รายละเอ ยด หน วยงาน กล มบ คคล บ คคล -ประเม น อน ม ต ประเม น และอน ม ต โครงการ ท งใน ระยะต น และเม อโครงการส นส ด - คณะกรรมการจ งหว ด - ผ ตรวจประเม นจากส วนกลาง -ผ ให (ผ ม ส วนร วม) พ เล ยงท ให ค าแนะน าต อกล ม - ส าน กงานปศ ส ตว อ าเภอ - ส าน กงานเกษตรจ งหว ด สอนการจ ดท าบ ญช - สนง.ตรวจบ ญช สหกรณ จ งหว ด จดทะเบ ยนกล ม - สนง.สหกรณ จ งหว ด แหล งว ตถ ด บ - เกษตรกรผ ปล กข าวโพด - ตลาดส นค าเกษตร ผ ให ความร และท าการว จ ย - สถาบ นการศ กษา -ผ ท ได ร บผล ผ เข าร วมโครงการ - กล มเกษตรกร แหล งจ าหน ายผล ตผลจากโครงการ - ตลาด ประเด นป ญหาจาก Stakeholders ผ ท เก ยวข อง ส งผลกระทบต อ ความส าเร จของ โครงการ ได ร บผลกระทบ จากโครงการ ประเด นป ญหาท อาจจะม แนวทางในการแก ไข ส าน กงานตรวจบ ญช สหกรณ จ งหว ด ให ความร แก กล ม เกษตรกรในการ จ ดท าบ ญช เจ าหน าท จาก ส าน กงานไม ม เวลา น ดหมายก บส าน กงาน ตรวจบ ญช สหกรณ ล วงหน า 5. การว เคราะห ประโยชน ท จะได ร บ (Cost / Benefit Analysis) ระบ ถ ง o ผลประโยชน ทางการเง นจากโครงการ (Net Present Value, NPV) : เพ อให ทราบว า โครงการม ความค มค าก บการลงท นหร อไม การว เคราะห ผลประโยชน ทางการเง น เหมาะก บโครงการท ม เม ดเง นอย างช ดเจน o ผลประโยชน ทางส งคม : บางโครงการอาจไม ม เร องเง นเข ามาเก ยวข อง ด งน นจ งต อง พ จารณาผลประโยชน ทางส งคมจากโครงการว าก อให เก ดประโยชน ก บบ คคลกล ม ใดบ าง อย างไร และมากน อยเพ ยงใด (ส ง กลาง ต า) โดยให ค าคะแนนของประโยชน ก บบ คคลท เก ยวข อง แล วน าค าคะแนนท ได มารวมก น เพ อน ามาใช ในการเปร ยบเท ยบ ระหว างโครงการ ท าให ทราบ 11 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
o โครงการน ม ความค มค าในการลงท นหร อไม? o ใช ในการเปร ยบเท ยบระหว างโครงการหลายโครงการ ต วอย าง : ประโยชน ทางการเง น ส งท ควรจะทราบเก ยวก บ NPV o ในทางปฏ บ ต ม แนวทางค ดท ย งยากและหลากหลาย o ถ าม ค าเป นบวก แสดงว าด และย งมากย งด o เหมาะจะใช ถ าน ามาใช ในการเปร ยบเท ยบระหว างหลายๆ โครงการ ต วอย าง : ประโยชน ท จะได ร บ (ทางส งคม) ประโยชน ท จะได ร บ (ทางส งคม) ผ ท เก ยวข อง บวกส ง (+3) บวกกลาง (+2) บวกต า (+1) ไม ม (0) ลบส ง (-3) ลบกลาง (-2) ลบต า (-1) กล มเกษตรกร ม รายได เพ ม +3 ผ เล ยงส ตว กระเพาะ หยาบ ม ว ตถ ด บราคาไม แพง ช มชน ส งแวดล อมด ข น +2 รวม +7 รวม +2 12 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
6. การว เคราะห ความส มพ นธ ก บโครงการอ น ระบ ถ ง o ความส มพ นธ ก บโครงการอ น ท งในล กษณะโครงการต นน า โครงการร วม และ โครงการปลายน า ท าให ทราบ o ความส มพ นธ และเช อมโยงระหว างโครงการ o ต วอย าง : ประโยชน ท จะได ร บ (ทางส งคม) ต วอย าง : การว เคราะห ความส มพ นธ ก บโครงการอ น โครงการอ นท เก ยวข อง ช อโครงการอ นท ส มพ นธ โครงการอ น เป นโครงการ ต นน า โครงการอ น เป นโครงการท ต องท าร วมก น โครงการอ นเป น โครงการปลาย น า รายละเอ ยด ล กษณะ ความส มพ นธ โครงการพ ฒนา อาช พการเล ยง แพะ โครงการพ ฒนา บรรจ ภ ณฑ ส นค า ปศ ส ตว แปรร ป โครงการปล ก ข าวโพดฝ กอ อน (สนง.เกษตรจว.) X X น าผลผล ตท ได จากโครงการ เพ อเป นว ตถ ด บส าหร บการ เล ยงแกะ X น าผลผล ตท ได จากโครงการ เพ อแปรร ปเป นส นค าปศ ส ตว น าซ งข าวโพดฝ กอ อนมาเป น ว ตถ ด บส าหร บโครงการผล ต อาหารหยาบ 7. การว เคราะห ความเส ยงท ส าค ญ (Risk Analysis) ท าไมต องม การบร หารความเส ยงในโครงการ o ม ความไม แน นอนในท กๆ โครงการ o ความไม แน นอนด งกล าว น าไปส ท งโอกาสและข อจ าก ดในการด าเน นโครงการ o การบร หารความเส ยงจะช วยเพ มประส ทธ ผลและประส ทธ ภาพของโครงการโดย ใช ประโยชน จากโอกาส หาแนวทางในการจ ดการก บข อจ าก ด o ควรจะเป นกระบวนการหน งท ส าค ญของการบร หารโครงการท กโครงการ 13 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
ระบ ถ ง o แนวทางในการระบ ความเส ยงท ส าค ญของโครงการ : ต องต งค าถามว า อะไรค อป จจ ย เส ยงท ท าให ไม สามารถบรรล ผลผล ต ผลล พธ ผลส มฤทธ ของโครงการ เม อได ความ เส ยงแล ว ต องม การว เคราะห ความเส ยง โดยว เคราะห ผลกระทบท เก ดข นจากความ เส ยง และความน าจะเป นของการเก ดความเส ยง o แนวทางในการบร หารความเส ยง ท าให ทราบ o ส งท จะต องระว ง เตร ยมพร อม ต อป ญหาหร ออ ปสรรคท จะเก ดข น อ นจะส งผลต อ ความส าเร จของโครงการ ต วอย าง : การว เคราะห ความเส ยงโครงการ Grade: Combined effect of Likelihood/Seriousness Seriousness low medium high EXTREME Likelihood low E D C A medium D C B A high C B A A ความเส ยง เกรดท ได ร บ หน วยงานอ นๆ ไม ให ความร วมม ออย างเต มท A แนวทางในการบร หารความ เส ยง วางแผนและขอความร วมม อ ล วงหน า พร อมท งม การแลกเปล ยน ภ ยธรรมชาต C ก าหนดเวลาปล กไม ให ตรงก บช วง ภ ยพ บ ต เกษตรกรไม เข าร วม โครงการ B ผ ท ร บผ ดชอบ ต อการน า แนวทางไปใช ห วหน าสนง. น กว ชาการ... ต นท นท จะ เก ดข นจากการ น าแนวทางมาใช ไม ม ไม ม ช กจ งด วยความช วยเหล อเบ องต น น กว ชาการ... 50,000 บาท การจ ดท าข อเสนอโครงการเบ องต น น าผลการว เคราะห โครงการมาจ ดท าเป นข อเสนอโครงการเบ องต น ประกอบด วย 14 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
หล กการและเหต ผล o ท มา o สภาพป ญหา / ความต องการ o ความเร งด วน ว ตถ ประสงค ความสอดคล องก บแผนพ ฒนาจ งหว ด : ควรสอดคล องก บประเด นย ทธศาสตร และ เป าประสงค ในด านใดบ าง แต ควรสอดคล องก บเป าประสงค มากกว า ล กษณะโครงการ : ควรเป นโครงการตามย ทธศาสตร สถานภาพของโครงการ (เด ม / ใหม ) ประเภทของโครงการ (พ ฒนา / ปกต ) ระยะเวลา กล มเป าหมาย / ผ ม ส วนได ส วนเส ย : ว เคราะห ผ ม ส วนเก ยวข อง (Stakeholder) ต วช ว ด เป าหมาย ผลล พธ ผลกระทบ (บวก / ลบ) ว ธ ด าเน นโครงการ วงเง น ความพร อมด านต างๆ (ทร พยากร) การบร หารจ ดการเม อแล วเสร จ ป ญหา อ ปสรรค : มาจากการว เคราะห ความเส ยง แนวทางการแก ไข : มาจากการว เคราะห ความเส ยง การค ดเล อกโครงการ การค ดเล อกโครงการเป นความท าทายของส วนกลาง (คณะกรรมการบร หารจ งหว ด) เน องจากท กส วน ราชการน าเสนอโครงการเป นจ านวนมาก และงบประมาณของโครงการส ง แต จ งหว ดไม สามารถจ ดท าท ก 15 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
โครงการได จ งต องม การค ดเล อกว าจะท าโครงการใดบ างและม การจ ดล าด บความส าค ญของโครงการ ด งน น จ งหว ดต องม เกณฑ หร อกระบวนการในการค ดเล อกโครงการ ต วอย างแนวทางในการค ดเล อกโครงการ : ม ข นตอนด งน 1. การค ดเล อกโครงการ ข นท 1 o ต องแยกให ช ดเจนว า โครงการท น าเสนอ - เป นโครงการตามย ทธศาสตร - งานปกต o โครงการตามย ทธศาสตร ท น าเสนอม 3 ล กษณะ ค อ - ม ความสอดคล องหร อช วยให บรรล เป าประสงค เช งย ทธศาสตร - ท าให เก ดความย งย นของจ งหว ด - น าไปส ความแตกต างหร อก อให เก ดค ณค า o จ ดอ นด บของโครงการตามย ทธศาสตร (หย บเฉพาะโครงการใหญ หร อโครงการหล กท สน บสน นต อย ทธศาสตร ) โดยให การจ ดอ นด บเป นส ง กลาง ต า - โครงการท ได อ นด บ medium-to-high เป นโครงการหล ก (major projects) - โครงการท ได อ นด บ medium-to-low เป นโครงการเล ก (minor projects) - โครงการท ได อ นด บ low เป นก จกรรม (activities) o เล อกเฉพาะโครงการตามย ทธศาสตร ท เป นโครงการหล ก 2. การค ดเล อกโครงการ ข นท 2 o เกณฑ ค าถามในการพ จารณาโครงการหล กของข นตอนท 2 ม ด งน - โครงการด งกล าวต องใช ทร พยากรจากหน วยงานมากกว า 1 หน วยงาน หร อไม? - โครงการด งกล าวม ม ลค าส งเก น... บาทหร อไม? - โครงการด งกล าวใช เวลามากกว า... เด อน / ป ในการด าเน นการ หร อไม? 16 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
o หากโครงการตอบค าถามว า ใช มากกว า 1 ค าถาม ให น าโครงการน นไปพ จารณา ในข นตอนถ ดไป ค อ การจ ดอ นด บโครงการ (initiative ranking model) 3. การจ ดล าด บความส าค ญของโครงการ การจ ดล าด บความส าค ญโครงการต องก าหนดเกณฑ (Criteria) เพ อเก ดให เก ดความ ช ดเจนในการค ดเล อกโครงการ เช น ความส าค ญทางย ทธศาสตร, ต นท นหร องบประมาณ, ประโยชน ท ได ร บ, ระยะเวลา, การเก ยวข องก บผ ท ม ส วนเก ยวข อง, ความเส ยง โดยผ พ จารณา ค ดเล อกโครงการสามารถต งเกณฑ ท แตกต างจากต วอย างได จากน นให น าหน กความส าค ญ ของแต ละเกณฑ และให ค าอธ บายของแต ละเกณฑ โดยให ค าคะแนน (scale) เป น 1 2 3 รวมถ งต องการให ค าอธ บายของแต ละระด บคะแนนด วย เม อได ค าคะแนนของแต ละเกณฑ แล ว น าคะแนนมาค ณ (x) ก บน าหน กของเกณฑ น น และน าผลรวมของท กเกณฑ ของโครงการน นมารวมก น โดยต องหาค าคะแนนของท ก โครงการท ผ านการค ดเล อกจากการค ดเล อกโครงการในข นท 1 และ 2 โครงการท ได คะแนน มากค อ โครงการท จ งหว ดต องเร งจ ดท าเป นล าด บต นๆ ต วอย าง : การจ ดล าด บความส าค ญของโครงการ The Project Ranking Model Criteria Definition Weighting Strategic importance Fit with strategic platforms outlined in BSC 40% Cost NPV Elapsed Time Interdependencies Risk/Complexity to Implement Cost of implementing the initiative (from conception to deployment) Present value of net benefits (three year time horizon) Implementation time period (from conception to deployment) Degree to which the initiative is dependent upon other initiatives or other parties - operational risk - technology risk 15% 15% 10% 10% 10% Each project was given a score, between 20 and 100, on each of the six criteria 17 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
ความเช อมโยงก บ ย ทธศาสตร แนวทางหร อเกณฑ เบ องต น เกณฑ ค าอธ บาย น าหน ก ความพร อมของจ งหว ด ผลผล ตและผลล พธ ของโครงการม ความเช อมโยงก บ ประเด นย ทธศาสตร และเป าประสงค เพ ยงใด? จ งหว ดม ความพร อมในด านต างๆ การด าเน นโครงการน น เพ ยงใด? ประโยชน ท จะได ร บ ประโยชน ท จะได ร บจากโครงการท งในเช งการเง นและ ไม ใช การเง น งบประมาณและ ทร พยากรท ต องใช ความเช อมโยงก บ โครงการอ น 40% 15% 15% ปร มาณและม ลค าของทร พยากรท ต องใช 10% ม ความซ าซ อนและเช อมโยงก บโครงการอ นในล กษณะใด? 10% ความเส ยง โครงการม ความเส ยง และโอกาสในการเก ดความเส ยงเป น อย างไร 10% แนวทางหร อเกณฑ เบ องต น เกณฑ น าหน ก 1 2 3 ความเช อมโยงก บย ทธศาสตร 40% ผลผล ตและ ผลล พธ ของ โครงการม ความ เช อมโยงทางอ อม ก บเป าประสงค ตามย ทธศาสตร ท งในระด บ จ งหว ด ผลผล ตและ ผลล พธ ของ โครงการม ความ เช อมโยงทางตรง (ส งผลให ค า เป าหมายบรรล ) ก บเป าประสงค ตามย ทธศาสตร ท งในระด บ จ งหว ด ผลผล ตและ ผลล พธ ของ โครงการม ความ เช อมโยงโดยตรง (ส งผลให ค า เป าหมายบรรล ) ก บเป าประสงค ตามย ทธศาสตร ท งในระด บ จ งหว ด และ กล ม จ งหว ด 18 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
การท าตารางเพ อตรวจสอบโครงการ Project Mapping to Perspectives/Objectives Tool Perspective Financial Customer Internal Learning and Innovation Objectives Projects Economic Value Added Asset Productivity Be the Lowest Cost Producer Pick the Winners Globally Create New market Demand Price Performance Partnering Integrate and Align Resources Sales and Customer Dvpmt Focused Technology Dvpmt Perfect Manufacturing People and Change Mgt Strategic Comp. and Skills Individual and Team Perf Customer Sensitive Culture 19 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ Pie Chart Activities Competitive Benchmarking WWOF Procurement Redesign Emerging Markets Strategy Partner with the Winners Res Sec and W&L and Hurricane Side Lam Awareness Growth Initiative Quality Needs Identification Quality Proc for Root Cause Elim Reformulation SV Commercialization/Facilities SBE LAMP Implementation Cust Complaint Tracking WWOF Customer Integration Side Lam VP/Partnerships IT Enhancement in Value Chain SCOP Implementation ABM Develop/Cascade BSC Communicate Vision Dev and Implement Eco Model Asia Reformation Facilities IT Strategy Alignment Flxble GradntTech for Sheet Dies Scrap Rework Proc Improvement Yield Improvement Side Lam Problem Elimination Facilities Upgrade Big Bang ISO 9002 NA Resin Mfg Cert Expert Systems Rewards Dev/Implementation Global Communications IT Tools and Training Asia Reformation Skills Skills Acquisition/Enhancement Team Skills Enhancement SBE Resource Alignment เป าประสงค หลายข อ บางคร งไม ม โครงการรองร บ ส งท ควรท าค อ การท าตารางเพ อตรวจสอบว า โครงการท ค ดข นสามารถตอบสนองเป าประสงค ทางย ทธศาสตร ได ท กข อหร อไม ตารางด านบนเป นช อโครงการ ต างๆ ด านซ ายเป นช อเป าประสงค จากร ปข างต นแสดงให เห นว า 1 โครงการสามารถตอบสนองได มากกว า 1 เป าประสงค หร อ 1 เป าประสงค สามารถม โครงการรองร บมากกว า 1 โครงการได การประเม นผลโครงการ และการต ดตามความค บหน าของโครงการ เร มด าเน นการตามโครงการ การประเม นผลโครงการ และการต ดตามความค บหน าของโครงการ o เป นระยะ : ท ก 3 เด อน, 6 เด อน o ใช กลไกของไฟส ญญาณจราจร หร อ Management Cockpit : อาจน าผน งด านหน ง น าเสนอความค บหน าของโครงการ
o การต ดตามโดยอาศ ย Gantt Chart o Project Status Report (รายงานความค บหน าโครงการ) โดยเท ยบก บต วช ว ดท ต งไว ใช งบประมาณไปเท าไรความพร อมด านต างๆ (ทร พยากร) 20 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ
ค าถามทบทวน 1. จงอธ บายความหมายของ การบร หารโครงการ 2. ป ญหาของการบร หารโครงการค ออะไร จงอธ บาย 3. จงอธ บายแนวทางในการค ดโครงการ 4. จงอธ บายว ต ประสงค ในการว เคราะห โครงการ และเคร องม อในการว เคราะห โครงการโดย ละเอ ยด 5. จงอธ บายแนวทางและข นตอนในการค ดเล อกโครงการ 6. จงอธ บายร ปแบบในการประเม นผลโครงการ และการต ดตามความค บหน าของโครงการ 21 การว เคราะห และการวางแผนโครงการ