ใบความร หน วยการเร ยนท 3 รห สว ชา 2001-0001 ว ชาคอมพ วเตอร เพ องานอาช พ ระด บ ปวช. 2 จานวน 2 หน วยก ต ช อหน วย การใชโปรแกรม Microsoft Word สรางเอกสาร จานวน 3 ช วโมง ช อเร อง การใชโปรแกรม Microsoft Word สรางเอกสาร จานวน 1 ส ปดาห จ ดประสงค การเร ยนร 1. สามารถเป ดโปรแกรม Microsoft Word ได 2. อธ บายส วนประกอบของหนาต างโปรแกรม Microsoft Word ได 3. สามารถใชเมาส และต วช เมาส ไดอย างถ กตอง 4. สามารถปร บฟอนต เร มตนใหเหมาะก บการทางาน 5. สามารถแสดงหร อซ อนผ ช วย Office ได 6. สามารถออกจากโปรแกรม Microsoft Word ได เน อหาสาระ เป ดโปรแกรม Microsoft Word 2007 การเร ยกโปรแกรม Microsoft Word 2007 ข นมาใชงานในระบบ Windows Vista ทาได ส วนประกอบของหนาต างโปรแกรม- พ นท การทางานของ Word 2007 ม ส วนประกอบหล กๆ เชน แถบช อเร อง, เคร องม อท ใชปร บแต ง/แกไขเอกสาร, ม มมองเอกสาร, แถบสถานะ และพ นท เอกสาร รายละเอ ยดของส วนประกอบหล กของโปรแกรมม ด งน - ป ม Microsoft office Button ใชเร ยกเป ดเมน การใชงานพ นฐานของโปรแกรม - แถบ Quick Access Menu แถบป มคาส งท ใชงานบ อยๆเอาไว -แท บ Contextual tabs แท บคาส งพ เศษท จะแสดงเม อม การใชคาส งบางอย าง เช น แทรกภาพหร อแทรกตาราง เป นตน - แถบ Ribbon แสดงแท ปคาส งท แบ งเป นกล มๆ เช น Home, Insert ฯลฯ - แถบ Status bar แถบแสดงสถานะการทางานต างๆ เช น จานวนหนา, การร บคา, ภาษาของแป นพ มพ ท ใช, ป มเปล ยน ม มมองเอกสาร และเปอร เซ นต การปร บย อ-ขยายเอกสาร เป นตน ป มเมน Microsoft office ป มเมน Microsoft office หร อป ม office จะแสดงอย ท ม มบนซายส ดของหนาต างโปรแกรม ใชสาหร บเร ยกเป ด เมนการใชงานพ นฐาน เช น คาส ง New, Open, Save, Save As, Print และอ นๆ รวมคาส งท ใชปร บแต งการทางานพ นฐาน ของโปรแกรม Word Options เป นตน คาส งหล กๆในป มเมน Microsoft office ม ด งน - New (สราง) สรางเอกสารใหม - Open (เป ด) เป ดเอกสารเก า ท ม อย แลว
- Save (บ นท ก) บ นท กเอกสาร - Save As (บ นท กเป น) บ นท กเอกสารท เคยบ นท กแลว เก บไวในช อใหม หร อร ปแบบเอกสารใหม - Print (พ มพ ) ส งพ มพ เอกสาร และด เอกสารก อนพ มพ (Print Preview) - Prepare (จ ดเตร ยม) รวบรวมคาส งเก ยวก บการเตร ยมความพรอมหร อ ความปลอดภ ยใหเอกสารก อนนาไปเผยแพร - Send (ส ง) ส งเอกสารไปทางอ เมลล หร อแฟกซ - Publish (ประกาศ) การพ บล ชเอกสารข น Blog หร อข น Server - Close (ป ด) ป ดเอกสารหร อโปรแกรม - ป ม Word Options กาหนดค าพ นฐานเบ องตนสาหร บการทางานต างๆ ภายในโปรแกรม - ป ม Exit Word ป ดโปรแกรม Word คาส ง Save As (บ นท กเป น) เม อนาเมาส ไปช บนป มจะม คาส งย อยเก ยวก บการบ นท กแสดงอย ในกรอบดานขวาใหเล อกบ นท กไฟล ในร ปแบบ อ นๆไดด งน - Word Document บ นท กเป นไฟล ท เป ดใชงานก บ Word 2007 โดยเฉพาะ (.docx - เป ดใน Word ร นเก าไม ได) - Word Template บ นท กเป นไฟล ท เป นแม แบบเอกสารท จ ดเตร ยมร ปแบบไวล วงหนา เพ อนาไปใชงานซ าไดบ อยๆ - Word 97-2003 Document บ นท กเป นไฟล ท เป ดใชงานก บ Word เวอร ช น 97 ถ ง 2003 (.doc) - Find add-ins for other file formats คนหาและบ นท กไฟล ของโปรแกรมเสร มอ นๆท ม ภายในเคร อง เช น ไฟล Portable Document Format (PDF) และ XML Paper Specification (XPS) - Other Formats เล อกร ปแบบของไฟล ท จะบ นท กลงในร ปแบบต างๆ คาส ง Print (พ มพ ) เม อนาเมาส ไปช บนป ม Print จะม คาส งย อยเก ยวก บการพ มพ งานออกทางเคร องพ มพ ใหเล อกใชงานอย 3 แบบ ด งน - Print (พ มพ ) ส งพ มพ โดยกาหนดต วเล อกการพ มพ ได - Quick Print (พ มพ ด วน) ส งพ มพ แบบรวดเร วตามค าการพ มพ พ นฐานท ต งไว - Print Preview (แสดงต วอย างก อนพ มพ ) ขอด ต วอย างงานก อนพ มพ พรอมปร บแต งค าการพ มพ ได คาส ง Send (ส ง) คาส งเก ยวก บการนาเอกสารไปใชงาน โดยว ธ การส งทางอ เมล หร อแฟกซ ด งน - E-mail (อ เมล ) ส งสาเนาเอกสารทางอ เมล - Internet Fax (โทรสารอ นเทอร เน ต) ใชบร การส งโทรสารหร อแฟกซ ทางอ นเตอร เน ต คาส ง prepare (จ ดเตร ยม)
รวมคาส งเก ยวก บการเตร ยมพรอมทางดานความปลอดภ ยสาหร บงานพร เซนเทช นท จะนาไปใชงานหร อนาไป เผยแพร ด งน - Properties (ค ณสมบ ต ) กาหนดค ณสมบ ต ของไฟล เช น ช อเร อง ผ สราง และคาสาค ญ - Inspect Document (ตรวจสอบ) ตรวจสอบขอม ลท วไปของเอกสารก อนนาไปแจกจ าย - Encrypt Document (เขารห สล บเอกสาร) กาหนดรห สผ านใหก บเอกสาร - Restrict Permission (จาก ดส ทธ ) กาหนดส ทธ การเขาถ งและใชไฟล งาน - Add a digital Signature (เพ มลายเซ นด จ ต ล) ใส ลายเซ นด จ ตอล - Mark as Final (กาหนดใหเป นข นส ดทาย) กาหนดใหเป นเอกสารข นส ดทายเพ อเป ดใชงานไดอย างเด ยว แกไขไม ได - Run Compatibility Checker (เร ยกใชต วตรวจสอบความเขาก นได) ตรวจสอบการจ ดร ปแบบเน อหาท อย ในเอกสาร ว าเม อ นาไปใชก บ Word เวอร ช นเก าแลวจะเขาก นไดหร อใชงานไดหร อไม คาส ง Publish (ประกาศ) รวมคาส งการเผยแพร งานเอกสาร เช น การเข ยนลงบล อก นาไฟล ไปเก บไวท เซ ร ฟเวอร เอกสารส วนกลางเป นตน ด งน - Blog (บล อก) เผยแพร เน อหาผ านบล อกเซ ร ฟเวอร การจ ดการเอกสาร เพ อใหผ อ นเขามาเป ดด และใชงานร วมก นได - Document Management Sever (สรางพ นท ทางานเอกสาร) สรางไซต สาหร บเอกสาร บนเซ ร ฟเวอร ของ Microsoft Windows SharePoint Service และทาสาเนาขอม ลภายในเคร องใหตรงก น ซ อน/แสดงไมบรรท ด การทางานก บเอกสารของ Word น น ส งท ขาดไม ไดก ค อ ไมบรรท ด (Ruler) เพ อความสะดวกในการกาหนดระยะ ตาแหน งในเอกสาร เช น การกาหนดตาแหน งของย อหนา ก นหนา หร อก นหล ง เป นตน ทาใหเราเก บขอบเขตเอกสารได อย างช ดเจน ใน Word 2007 สามารถซ อนแสดงไมบรรท ดได เปล ยนหน วยว ดไมบรรท ด หน วยว ดบนไมบรรท ดโดยปกต จะเร มจากหน วยว ดแบบ Centimeters (เซนต เมตร) หากเราไม ถน ดก สามารถ เปล ยนเป นหน วยว ดแบบอ นได ด งน หน วยว ดท ตองการ โดยม ต วเล อกด งน - Inches หน วยว ดเป นน ว - Millimeters หน วยว ดม ลล เมตร - Centimeters หน วยว ดเป นเซนต เมตร - Point หน วยว ดเป นพอยด - Picas หน วยว ดแบบไพกา (แบบต วพ มพ 12 พอยต ) การสรางเอกสารใหม การสรางงานเอกสารภายในโปรแกรม Word 2007 สามารถทาไดหลายว ธ และหลายแบบดวยก น ซ งแต ละแบบก จะใหผลล พธ ท แตกต างก น เม อค ณเล อกคาส ง New (สราง) ก จะม ต วเล อกการสรางเอกสารออกเป น 2 กล มด งน กล ม Templates
- Blank and recent (ว างและล าส ด) สรางเอกสารแบบว างๆตามค ามาตรฐานท ไม ม การออกแบบอะไรไวเลย และแสดง รายช อเอกสารท เร ยกใชไปล าส ด - Installed Templates (แม แบบท ต ดต ง) สรางเอกสารจากเทมเพลตท ต ดต งมาพรอมก บโปรแกรม Word ซ งเทมเพลตช ด ต างๆจะม การออกแบบจ ดวางโครงร างของเอกสาร และม เน อหาต วอย างท ไดมาตรฐานและน ยมใชงานท วๆไปเอาไว เพ อ นามาเป นแนวทางในการสรางเอกสารได - My templates (แม แบบของฉ น) สรางเอกสารจากเทมเพลตท ค ณสรางไวเอง หร อดาว นโหลดมาจากอ นเตอร เน ต จากกล ม ห วขอ Microsoft office Online ก จะเขามาเก บอย ท น - New form existing (สรางจากท ม อย ) สรางเอกสารจากไฟล ขอม ลท ม อย แลว แลวนามาออกแบบหร อเปล ยนแปลงเน อหา ใหม แทนเน อหาท ม อย เด ม กล ม Microsoft Office Online การเล อกเอกสารในล กษณะของเทมเพลตออนไลน จะเช อมโยงเขาเวบไซต ของ Microsoft จากหนาเวบเพจ Microsoft Office Template Gallery ซ งค ณตองเช อมต อเขาก บอ นเทอร เน ตก อน และคล กเล อกกล มของเทมเพลตท ตองการ ใชงาน โดยแยกกล มไดด งน - Feature เอกสารเด นท แนะนา - Expanse Report เอกสารประเภทรายงาน ค าใชจ าย - Agendas เอกสารประเภทระเบ ยบหร อวาระการประช ม - Faxes ปกแฟกซ ต างๆ - Award certificates เอกสารประเภทใบประกาศหร อรางว ล - Flyers แบบฟอร มกรอกขอม ล - Brochures เอกสารประเภทแผ นพ บ - Forms แบบฟอร มกรอกขอม ล - Budgets เอกสารแบบการทางบประมาณ - Letters จดหมายประเภทต างๆ - Business cards เอกสารการทานามบ ตร - Labels ป ายช อต ดซองจดหมายหร อป ายช อ ส นคา - Calendars เอกสารประเภทปฏ ท น - Memos บ นท กช วยจา - Contract เอกสารเก ยวก บการต ดต อ - Invoices ใบกาก บส นคา - Diagrams เอกสารประเภทไดอะแกรม - More categories เล อกเอกสารประเภทอ นๆ เพ มเต ม - Envelops ซองจดหมาย สรางเอกสารใหม แบบว างๆ เป นการสรางเอกสารท ม แต หนากระดาษเปล า และไม ม การจ ดร ปแบบใดๆ ซ งจะเหม อนก บตอนท เราไดเม อเร ยก เป ดโปรแกรม Word เขามาคร งแรก ม ข นตอนการสราง สรางเอกสารใหม จากเทมเพลต เทมเพลต (Template) ค อแม แบบเอกสารท โปรแกรมไดจ ดเตร ยมร ปแบบเอาไวแลวบางส วน เพ อเป นแนวทางใน การสรางงาน จากน นค ณสามารถนามาแกไขปร บปร งเพ มเต มเพ อใชงานตามความเหมาะสม โดยเทมเพลตจะแบ งเป น 2 กล ม สรางเอกสารจาก Install Templates
Install Templates (แม แบบท ต ดต ง) ค อเทมเพลตท ไดต ดต งอย ในเคร องแลว (ต ดต งมาพรอมก บโปรแกรม) สามารถเร ยกใชงานไดเลย โดยจะม การจ ดวางเน อหาต วอย างในร ปแบบเอกสารต างๆ เช น แฟกซ (Fax) จดหมาย (Letter) และ ประว ต ย อ (Resume) เป นตน เล อกได สรางเอกสารจาก My templates My templates... (แม แบบของฉ น) เอกสารเทมเพลตท เราออกแบบหร อสรางข นมาใหม ซ งอาจจะเป นร ปแบบ เอกสารท จาเป นตองใชงานบ อยๆ เช น แบบฟอร มท ใชในองค กรหร อในหน วยงาน โดยจะเก บอย ในไฟล แม แบบท ม นามสก ล.dot และ dotx (ของ Word 2007) ท สามารถเร ยกใชงานไดเหม อนเทมเพลตท ต ดต งมาก บโปรแกรม สรางเอกสารจากออฟฟ ศออนไลน Microsoft Office Online ค อแหล งขอม ลท รวบรวมเอกสารแม แบบ (เทมเพลต) ในร ปแบบต างๆ ท สามารถ ดาว นโหลดมาใชงานได โดยจะเร ยกเขาไปท เวบไซต ของ Microsoft โดยตรง ซ งค ณตองเช อมต อเขาอ นเตอร เนตดวยจ งจะ ใชค ณสมบ ต การสรางเอกสารแบบออนไลน น ได (จะม การตรวจสอบล ขส ทธ ของซอฟต แวร Microsoft Office 2007 ท ใช ดวยว าถ กตองหร อไม หากไม ถ กตองจะไม สามารถดาวน โหลดได) ข นตอนการสรางเอกสารใหม จากเทมเพลตออนไลน ม การบ นท กเอกสาร ตามค าเร มตนเอกสาร ในช ด Office 2007 จะถ กบ นท กในร ปแบบ XML โดยม นามสก ลของช อแฟ มใหม ท เพ ม "x" หร อ "m" เขามา โดยใช "x" ตามหล งเป นค าเร มตน (เช น.docx และ.pptx) ซ งไม สามารถม แมโคร Visual Basic for Applications (VBA) หร อต วควบค ม ActiveX ได และใช "m" สาหร บเอกสารท ม แมโครทาใหการตรวจหาเอกสารท ม แมโครทาไดง ายข น เอกสารท สรางดวย Microsoft Word 2007 สามารถเล อกบ นท กไดหลายแบบ ซ งข นอย ก บความตองการใชงานของ ผ ใชดวย ถาจะใชก บเวอร ช น 2007 เพ ยงอย างเด ยวก ใหบ นท กเป นไฟล.docx แต ถาตองการใหสามารถนาไปใชงานก บเวอร ช นเก าๆก อนหนาน ได ก ตองเล อกบ นท กเป น.doc (Word 97-2003) นอกจากน ย งสามารถบ นท กไฟล ในร ปแบบอ นๆเพ อ นาไปใชงานไดหลากหลาย เช น pdf หร อ xml เป นตน ข นตอนการบ นท กเอกสารม การใส รายละเอ ยดของไฟล เพ มเต มในข นท 5 ม ด งน - ในช อง Authors ใส ช อเจาของท สรางเอกสารน - ในช อง Tags ใส ขอความพ เศษเพ อช วยในการคนหาและจ ดหมวดหม งานนาเสนอได - ต วเล อก Save Thumbnail ใชสาหร บบ นท กร ปแสดงต วอย างเอกสารบนไอคอนไฟล ดวย (ต วเล อกน สาหร บ Windows Vista เท าน น) โดยปกต โปรแกรมจะต งค าการบ นท กเอกสารใหเป นร ปแบบเอกสารของ Word 2007 เม อคล กท คาส ง Save ใน ประเภทของไฟล (Save as type) จะแสดงต วเล อกบ นท กเป น Word Document (*.docx) ซ งค อไฟล ท ใชงานบน Word 2007 น นเอง แต ค ณสามารถเล อกบ นท กเป นร ปแบบอ นๆได (ด เพ มในห วขอถ ดไป) ชน ดของแฟ มขอม ลใน Word คาส ง Save ในประเภทของไฟล (Save as type) จะแสดงต วเล อกบ นท กเป น Word Document (*.docx) ซ งค อ ไฟล ท ใชงานบน Word 2007 น นเอง แต เราสามารถเล อกบ นท กเป นร ปแบบอ นๆไดด งน
ชน ดแฟ ม XML เอกสาร (Document) เอกสารแบบม แมโคร (Macro-enabled document) แม แบบ (Template) แม แบบใชแมโคร (Macro-enabled template).docx.docm.dotx.dotm นามสก ล ขอแตกต างของไฟล.docx และ.doc การบ นท กไฟล ท ง 2 แบบน จะแตกต างก นเม อม การนาไปใชงาน ด งน -.docx ใชค ณสมบ ต ใหม ท โปรแกรมม ไดท กอย าง แต ไม สามารถนาไปเป ดก บ Word เวอร ช นก อนหนาน ได -.doc เป ดใชงานบน Word 2007 ได สามารถจ ดร ปแบบพ นฐานและใชคาส งต างๆไดตามปกต แต จะไม สามารถใชคาส ง พ เศษบางคาส งได หากจ ดร ปแบบดวยค ณสมบ ต ใหม ใน Word 2007 เม อนาไปเป ดก บเวอร ช นเก าแลวค ณสมบ ต ท งหมดจะ ถ กละท ง เหล อไวเพ ยงขอม ลท ไม ม การจ ดร ปแบบ บ นท กลงช อใหม หร อประเภทใหม เม อบ นท กเอกสารในร ปแบบของ Word Document (*.docx) ไปแลว หากค ณคล กท ป ม Save หร อใชคาส ง Save โปรแกรมจะบ นท กลงช อเด มตาแหน งเด มโดยจะไม ข นไดอะล อคบ อกช ข นมาถามอ ก หากค ณตองการบ นท กลงช อใหม ตาแหน งใหม หร อเล อกประเภทของไฟล ใหม ตองใชคาส ง Save As เพ อบ นท กและเปล ยนแปลงคาได บ นท กเอกสารใน ร ปแบบอ นก ทาไดด งภาพถ ดไป ประเภทของไฟล ท สามารถเล อกบ นท ก ในข นตอนท 2 ม ด งน - Word Document บ นท กเป นไฟล เอกสารสาหร บใชงานบนของ Word 2007 - Word Template บ นท กเป นไฟล เทมเพลตท ใชบน Word 2007 - Word 97-2003 Document บ นท กเป นไฟล.doc เพ อนาไปใชงานก บ Word 97 ถ ง 2003 - Find add-ins for other file formats คนหาและบ นท กไฟล ของโปรแกรมเสร มอ นๆ ท ม ในเคร อง เช น ไฟล Portable Document Format (PDF), XML Paper Specification (XPS) - Other Formats เล อกร ปแบบของไฟล ท จะบ นท กลงในร ปแบบต างๆ บ นท กไฟล เอกสารส าหร บ Word 97-2003 การบ นท กเอกสารแบบน ม ความจาเป นเช นเด ยวก น ในกรณ ท ค ณสรางเอกสารใน Word 2007 (.docx) ไปแลว หากตองการนาเอกสารน นไปใชงานย งเคร องคอมพ วเตอร อ นท ไม ไดต ดต ง Word 2007 ก จะไม สามารถเป ดเอกสารได เพ อ ป องก นขอผ ดพลาดในการทางาน ค ณควรบ นท กไวอ กเวอร ช นหน งเป นนามสก ล.doc เอาไวเพ อนาไปใชไดก บท กเคร องท ม โปรแกรม Word เวอร ช นอ นอย เม อค ณสรางเอกสารใน Word 2007 แลวบ นท กเป น Word 97-2003 ไปแลว ท ไตเต ลบารจะม ขอความ (Compatibility Mode) ตามหล งช อไฟล ดวย น นหมายถ ง ค ณจะไม สามมารถใชค ณสมบ ต ใหม ของโปรแกรมจ ดร ปแบบ เอกสารได เช น ร ปภาพ สไตล และจ ดร ปแบบเอกสารดวย Theme ได โดยส งเกตไดว าคาส งไม ไดจะเป นส เทา หร อหายไป จากแถบ Ribbon ไปเลย ล กษณะของไอคอนเอกสาร
ไอคอนของเอกสารท บ นท กโดย Word 2007 ม หลายล กษณะ ซ งข นอย ก บประเภทของเอกสาร ท เราเล อกบ นท ก เช น บ นท กเป นไฟล Word 2007 และ Word 97-2003 ก จะไดไอคอนต างก น ด งร ป (เม อเป ดด ดวยระบบปฏ บ ต การ Windows Vista) เป ดไฟล เอกสารข นมาใชงาน เอกสารท บ นท กเก บไวเม อตองการนามาใชในคร งต อๆไป ก ทาไดโดยการเป ด (Open) ข นมาใชงาน จากน นค ณก แกไขเน อหาหร อส งพ มพ เอกสารน นไดตามตองการด งน ว ธ ท 1 เป ดจากรายช อไฟล ท เร ยกใชบ อยๆ 1. คล กป มเมน Office 2. คล กเล อกไฟล เอกสาร จากกรอบของ Recent Documents ทางขวาม อท จะแสดงช อ เอกสารท ใชงานบ อยๆเอาไว (โดยปกต โปรแกรม จะต งค าไวท 17 ช อไฟลาส ดทายท ถ กเร ยกใชงาน) ว ธ ท 2 1. คล กป ม เมน Office และเล อก Open (เป ด) 2. ใหคล กเล อกตาแหน งของไดรว และโฟลเดอร ท เก บไฟล ไว 3. ด บเบ ลคล กท ช อไฟล ท จะเป ด - หร อคล กเล อกช อไฟล แลวคล กป ม Open ว ธ ท 3 การเป ดไฟล โดยตรงดวยว ธ ง ายๆ อ กแบบหน ง ท ทาไดโดยไม ตองเป ดโปรแกรม Microsoft Word ก อนดวยการ เล อกช อไฟล แลวคล กท ป ม Open ท เป นร ปไอคอนของ Word (ใชไดบนระบบปฏ บ ต การ Windows Vista) หร อด บเบ ลคล ก บนช อไฟล เอกสาร ก จะเร ยกเป ดโปรแกรมใหอ ตโนม ต เล อกขอความ หล งจากท กรอกขอความลงไปในเอกสารแลว หากค ณตองการแกไขหร อปร บแต งขอความ เช น ก อปป จ ดร ปแบบ ขอความ ย อหนา หร อลบท ง ก ตองเล อกขอความท ตองการทางานดวยก อน ซ งเล อกไดหลายว ธ จ ดร ปแบบย อหนา ปกต เม อสรางเอกสารข นมาใหม โปรแกรมจะต งค าเร มตนของการจ ดย อหนาท ขอบกระดาษแต ละดานให ซ ง ขอบเขตน นจะมาจากการต งค าขอบกระดาษ (Margins) ท เราไดกาหนดไปแลว ด งน นขอความท ป อนเขาไปในแต ละย อ หนาจะเร มท ตาแหน งก นหนาและจบท ก นหล งเสมอ ส งเกตจากไมบรรท ดดานบนของจอ (ถาไม แสดงใหเร ยกข นมาโดยท แท บ View (ม มมอง) แลวคล ก Ruler หร อคล กท ป มซ อน/แสดงไมบรรท ด) การเปล ยนตาแหน งก นหนา/ก นหล งดวยเมาส 1. คล กเมาส ในย อหนาท ตองการต งก นหนา หร อจะคล กเล อกหลายๆย อหนาก ได
2. คล กลาก ก จะเป นการเล อนท งย อหนาบรรท ดแรก (First Line Indent) และก นซาย (Left Indent) ไป พรอมๆก น 3. คล กลาก ของตาแหน งก นหล งไปวางในตาแหน งท ตองการ ย อหนาบรรท ดแรก หากตองการใหบรรท ดแรกม ล กษณะต างจากบรรท ดอ นๆ เช น ใหร นเขาไปหร อย นออกมา ก ใหกาหนดตาแหน ง การย อบรรท ดเขามาได โดยคล กเคล อนมาวางในตาแหน งท ตองการ ต งก นหนา/ก นหล งบนแท บ Page Layout การต งก นหนา/ก นหล งทาไดอ กว ธ หน งค อ กาหนดค าต วเลขลงไปในช อง Indent (การเย อง) บนแท บ Page Layout (เคาโครงหนากระดาษ) ในกล ม Paragraph (ย อหนา) ด งน เล อนก นหนา/ก นหล งแบบรวดเร ว การต งก นหนาแบบรวดเร วน นทาไดง ายๆดวยป มคาส งในกล ม Paragraph บนแท บ Home ด งน - Increase Indent (เพ มการเย อง) ต งก นหนาซายเขามาท ละ 0.5 น ว - Decrease Indent (ลดการเย อง) ถอยก นหนาดานซาย (ยกเล ก) ออกท ละ 0.5 น ว การต งตาแหน ง Tab แท บ (Tab) ค อตาแหน งท เคอร เซอร จะยายไปอย ท นท ท กดค ย Tab ม กใชเพ อจ ดขอความท ม หลายๆ คอลล มน ในตาแหน งท ตรงก นพอด โดยไม ตองเคาะวรรค ซ งปกต Word จะต งแท บท ท กๆคร งน ว หร อ 0.5 น วหร อ 1.27 cm (ตาม คาหน วยว ดไมบรรท ด) แต เราสามารถกาหนดตาแหน งของแท บใหม ได ขณะเด ยวก นก เล อกไดว าจะใหขอความท ตาแหน ง แท บน นอย ช ดเสมอก บดานใด (ด งร ปอย างดานล าง) ร ปแบบของแท บ Left tab (แท บซาย) แท บช ดซาย Right tab (แท บขวา) แท บช ดขวา Center tab (แท บก งกลาง) Bar tab (แท บแถบ) แท บบาร (ข ด) แสดงข ดต ง (I) ณ ตาแหน งแท บ Decimal tab (แท บทศน ยม) เม อใส จ ดต วเลขของทศน ยมจะอย ดานหล งจ ดแท บ เปล ยนตาแหน งหร อยกเล กแท บท ต งไว การยกเล กแท บจะเล อกได 3 แบบ ค อ - Clear (ลาง) ใหยกเล กตาแหน งแท บท คล กเล อกในข นท 2 ตาแหน งเด ยว - Clear All (ลางท งหมด) ใหยกเล กตาแหน งแท บท งหมด - หร อคล กลากส ญล กษณ แท บ บนไมบรรท ด ใหพนบร เวณไมบรรท ด แท บก จะถ กลบท งไป การจ ดร ปแบบขอความ ปกต โปรแกรมจะต งค าเร มตนในการจ ดร ปแบบขอความเอาไวใหแลว เช น แบบอ กษร, ส หร อขนาดอ กษร แต ค ณ สามารถจ ดขอความใหแสดงผลในล กษณะต างๆไดตามตองการ เพ อใหเป นระเบ ยบ อ านง าย และสรางความน าสนใจใหก บ
เอกสาร เช น เน อหาบางจ ดดวยต วหนา หร อข ดเสนใตขอความ เป นตน ซ งโปรแกรมไดเตร ยมเคร องม อจ ดร ปแบบขอความ ไวในแท บ Home (หนาแรก) และเคร องม อขนาดเล ก (Mini Toolbar) ใหค ณเล อกใชไดด งน เคร องม อบนแท บ Home เคร องม อท ใชสาหร บจ ดร ปแบบในแท บ Home จะแบ งออกเป นกล มๆ ด งน - กล ม Font (แบบอ กษร) คาส งท ใชจ ดร ปแบบต วอ กษรในล กษณะต างๆ - กล ม Paragraph (ย อหนา) คาส งท ใชสาหร บจ ดย อหนาเอกสาร - กล ม Styles (ล กษณะ) คาส งท ใชจ ดร ปแบบขอความ ย อหนา โดยเก บร ปเป นช ดสาเร จร ปเอาไว ซ งม ช อสไตล ต างๆให เร ยกใช หร อจะสรางร ปแบบท ใชงานบ อยๆมาเก บเพ มก ได จ ดร ปแบบดวย Mini Toolbar Mini Toolbar (เคร องม อขนาดเล ก) เป นแถบเคร องม อเล กๆท เก บคาส งการจ ดร ปแบบเบ องตนเอาไวเม อเรา คล กลากเมาส เล อกขอความ Mini Toolbar ก จะค อยๆ แสดงข นมาแบบจางๆ เม อเล อนเมาส เขาไปใกลเคร องม อก จะช ด ข น เม อใชคาส งแลวเล อนเมาส ออกไปเคร องม อก จะจางลงและหายไป จ ดร ปแบบขอความดวยไดอะล อกบ อกซ Font การจ ดร ปแบบขอความนอกจากจะใชเคร องม อต างๆท แสดงอย ในกล มคาส ง Font และ Mini Toolbar แลว สามารถใชไดอะล อกบ อกซ Font (แบบอ กษร) กาหนดต วเล อกอ นไดเหม อนเวอร ช นท ผ านๆมา โดยคล กท ป ม ใน กล มคาส ง Font เพ อเป ดไดอะล อกบ อกซ Font และใชงานได แท บ Font (แบบอ กษร) - ในช อง Latin text (ขอความลาต น) เล อกร ปแบบอ กษรท จะใชก บขอความอ งกฤษ - ในช อง Complex scripts (ภาษาท ซ บซอน) เล อกร ปแบบอ กษรท จะใชก บขอความภาษาไทย - ในกล ม All text (ขอความท งหมด) ใชเล อกส อ กษร ล กษณะและส ของเสนท ใชข ดเสนใต (ถาม ) - ป ม Default (ค าเร มตน) กาหนดใหเก บค าท เล อกท งหมด ใชเป นค าเร มตนของการจ ดร ปแบบขอความพ นฐาน - ในกล ม Effect (ล กษณะพ เศษ) เล อกเอฟเฟ คต พ เศษใหก บขอความ เช น Strikethrough (ข ดฆ าขอความ) หร อ Shadow (ต วแรเงา) เป นตน ใส เลขลาด บและบ ลเล ต ขอความท เป นล กษณะแบบรายการหร อเป นห วขอหลายๆห วขอ อาจจ ดใหน าสนใจและเนนรายการใหด แตกต าง ก นดวยต วเลขแบบลาด บ หร อใส ส ญล กษณ แบบบ ลเล ต ก จะทาใหขอความน นอ านง ายสบายตา และแยกรายการใหเด นช ด ข นได ซ งจะเล อกได 2 แบบค อ เลขลาด บ (Numbering) และส ญล กษณ แสดงห วขอ (Bullets) ไวหนาขอความ ซ ง Word ม คาส งสาหร บการใส ลาด บน ใหอ ตโนม ต ดวยกล มคาส ง Paragraph บนแท บ Home เล อกร ปแบบต วเลข ร ปแบบของเลขลาด บม ใหเล อกหลายแบบ เช น 1, 2, 3 หร อจะเป นต วอ กษร A, B, C ไปจนถ งเลขไทย ๑, ๒, ๓... ท สามารถเล อกมาใชเหมาะสมก บเน อหาได โดยเล อกได กาหนดต วเลขเร มตน เม อใส ลาด บแลว เราสามารถกาหนดค าเร มตนของลาด บได โดยคล กเล อกคาส ง Set Numbering Value... (ต งค าลาด บเลข) แลวกาหนดค าเร มตนในช อง Set value to (ต งค าของ) เช น เร มตนดวยเลข 5, 10, ๖ หร อเร มท อ กษร B, d หร อ ข. เป นตน
กาหนดร ปแบบเลขลาด บเอง นอกจาเล อกร ปแบบของเลขลาด บจากรายการท โปรแกรมม มาใหแลว เราย งกาหนดร ปแบบของเลขลาด บไดเอง อ กดวย โดยเล อกคาส ง Define New Number Format... (ต งค าลาด บต วเลขใหม ) เปล ยนส บ ลเล ต หากตองการเปล ยนส ส นใหก บส ญล กษณ ของบ ลเล ต ก เล อกคล กท ล กศรเป ดรายการบ ลเล ตและคล กเล อก Define New Bullet...(กาหนดส ญล กษณ แสดงห วขอย อยใหม ) แลวทาตามข นตอน ใส บ ลเล ตแบบร ปภาพ นอกจากบ ลเล ตท เป นภาพส ญล กษณ จากฟอนต ต างๆแลว ค ณสามารถใส บ ลเล ตภาพกราฟฟ กเล กมาตกแต ง รายการขอม ลได โดยคล กท ล กศรเป ดรายการบ ลเล ต และคล กเล อก Define New Bullet... (กาหนดส ญล กษณ แสดง ห วขอย อยใหม ) แลวทาตามข นตอน จ ดตาแหน งขอความ เป นการกาหนดขอความในย อหนาใหช ดร มดานใดดานหน งของหนากระดาษ ภายในขอบเขตของขอบเอกสาร (Margin) โดยเล อกใหช ดซาย, ขวา, เสมอก นท งสองดานเลย หร อจ ดแบบกระจาย ซ งปกต เร มแรกน นจะช ดซายเสมอ แต ค ณสามารถจ ดเป นแบบอ นได ส พ นและเสนขอบ การใส พ นและเสนขอบใหก บขอความหร อย อหนาน น จะช วยใหแบ งส วนของห วขอหร อเน อหาใหเด นช ดมากข น อ านง าย และเป นระเบ ยบ ซ งโปรแกรมไดเตร ยมเคร องม อสาหร บจ ดการใหแลวด งน ใส ส พ นขอความและย อหนา (Shading) ใส เสนขอบขอความและย อหนา (Border) - การยกเล กเสนขอบใหคล กป ม Borders และเล อก No Border (ไม ม เสนขอบ) จ ดร ปแบบขอความดวยสไตล (Styles) Style (ล กษณะ) ค อ การจ ดร ปแบบเอกสารท ตองใชงานบ อยๆเอาไว เช น ร ปแบบอ กษร, ย อหนา, แท บ, ส พ น, เลขลาด บ, บ ลเล ต และเสนขอบ ดวยการสรางร ปแบบท ตองการและเก บลงในช อสไตล หล งกจาน นก สามารถเร ยกใชงานซ า ไดตามตองการ นอกจากน สไตล ย งช วยควบค มการจ ดร ปแบบใหไดมาตรฐาน เช น ขอความห วเร องท งเอกสารควรจะใช ร ปแบบเด ยวก น และสามารถนาเอาสไตล ประเภทห วเร อง (Heading) มาใชอางอ งสาหร บสรางสารบ ญได ในโปรแกรม Word 2007 ไดจ ดเตร ยมสไตล ขอความแบบต างๆไวในกล มคาส ง Styles บนแท บ Home เอาไวใหบางส วน ซ ง เร ยกใชงานไดเลย หร อจะสรางช ดสไตล ข นมาใชงานเองก ได ด งน เร ยกใช Quick Styles (ล กษณะด วน) เม อคล กป ม Quick Styles (ล กษณะด วน) จะม รายการสไตล ท โปรแกรมเตร ยมไวให เช น การจ ดข อความ ประเภทห วเร อง (Heading) ขอความประเภทเน อหาแบบต างๆ ซ งโดยปกต เม อเราพ มพ ขอความลงไปในเอกสาร โปรแกรมจะเร ยกใชสไตล ช อ Normal (ปกต ) เป นค าเร มตน แต สามารถเร ยกใชงานสไตล แบบอ นๆได ในแกลลอร ของ Style จะม ต วเล อกย อยด งน - Save Selection as a New Quick Style... (บ นท กการเล อกเป นล กษณะด วนใหม ) เก บร ปแบบท เล อกเป นสไตล ช อใหม - Clear Formatting (ลางการจ ดร ปแบบ) ยกเล กการใชงานสไตล โดยกล บไปใชสไตล ช อ Normal
- Apply Styles... (ใชล กษณะ) นาสไตล ไปใชงาน เป ดหนาต าง Styles หากค ณใชงานสไตล บ อยๆ ก สามารถเป ดหนาต างของ Styles ข นมาแสดงไวตลอดเวลาก ได โดยใหแสดงอย ดานขวาของหนาจอโปรแกรม เพ อเร ยกใชหร อจ ดการก บสไตล ไดสะดวก แกไขร ปแบบท ใชสไตล ถาตองการปร บเปล ยนล กษณะของขอความท เร ยกใชสไตล ไปแลว เช น เปล ยนส, ต วหนา, ต วเอ ยง ฯลฯ ก สามารถทาไดโดยคล กเล อกขอความท ตองการแกไข แลวคล กเล อกคาส งจ ดร ปแบบอ กษร หร อย อหนาเหม อนท ผ านมาได ยกเล กสไตล ออกจากขอความ การยกเล กร ปแบบสไตล ท ใชก บขอความ หร อย อหนาทาไดโดยคล กท ป ม Quick Styles แลวเล อก คาส ง Clear Formatting (ลางการจ ดร ปแบบ) ร ปแบบ ท งหมดจะถ กยกเล กและกล บไปใชสไตล พ นฐานท ช อ Normal (ปกต ) เหม อนคร งแรก ปร บเปล ยนสไตล (Change Styles) ค ณสามารถปร บเปล ยนร ปแบบสไตล เพ อใหเหมาะสมก บงานท ใชได โดยการคล กป ม Change Style (เปล ยน ล กษณะ) แลวเล อกเปล ยนสไตล ตามตองการ ซ งจะทางานคลายๆก บช ดร ปแบบเอกสาร Themes ซ งจะเล อกปร บเปล ยน ได 4 แบบด งน - Style Set (ช ดล กษณะ) เล อกช ดของสไตล สาเร จร ปท โปรแกรม ไดเตร ยมมาใหเป นช ดๆแลว - Colors (ส ) เล อกช ดส ของสไตล - Fonts (แบบอ กษร) เล อกช ดแบบอ กษร - Set as Default (ต งเป นค าเร มตน) นาร ปแบบท เล อกเป นค าเร มตน เปล ยนเซ ตของสไตล (Style Set) การเล อกช ดสไตล ใหม จะม ผลก บเน อหาภายในเอกสารท งหมดท เร ยกใชการจ ดร ปแบบดวย Quick Styles เอาไว รวมท งร ปแบบสไตล พ นฐานช อ Normal ดวย เช น แบบอ กษร, การจ ดตาแหน ง, การจ ดย อหนา และเสนขอบ เป น ตน คาส งย อยในกล ม Style Set ม ด งน - Reset to Quick Style from Template (ต งค าใหม ใหเป นล กษณะด วนจากแม แบบ) ใหยกเล กร ปแบบสไตล ท ใช อย ใหเป นสไตล ท มาจากเทมเพลตเอกสาร - Reset Document Quick Styles (ต งค าล กษณะด วนเอกสารใหม ) ใหยกเล กร ปแบบสไตล ท มาจากสไตล ด วนของ เอกสาร - Save as Quick Style Set... (บ นท กเป นช ดล กษณะด วน) ใหเก บบ นท กร ปแบบท เล อกเขาไวในสไตล ด วนดวย เปล ยนช ดส ของสไตล (Colors) การเปล ยนช ดส ของสไตล จะม ผลก บส ของเน อหาภายในเอกสารท งหมด ท งขอความ, เสนขอบ, กราฟฟ ก, ตาราง สาเร จร ป, กราฟ และส ของ SmartArt ท ม อย ในเอกสารน นๆ ซ งจะเป นไปในท ศทางเด ยวก นท งหมด จะเหม อนเราเล อก ร ปแบบส จากช ด Theme Colors ท ผ านมา
เปล ยนช ดร ปแบบอ กษร (Fonts) ช ดสไตล แบบอ กษรน จะเก บรายการฟอนต ท เราใชจ ดร ปแบบเอกสารเอาไวเป นช ดๆ สาหร บใชงานแบบต างๆ ซ ง จะม ผลก บขอความภายในเอกสารท งหมดเช นเด ยวก น (สาหร บค าเร มตนส วนใหญ จะม ผลก บขอความภาษาอ งกฤษเป นหล ก แต ค ณสามารถสรางช ดแบบอ กษรภาษาไทยข นมาใหม ได) เล อกได สรางสไตล ใหม แบบรวดเร ว ค ณสามารถเก บร ปแบบการจ ดการเอกสารท ใชงานบ อยๆเอาไว เพ อนามาใชงานซ าภายหล งได โดยเก บเป น รายการสไตล ใหม เขาไปอย ในกล มของ Quick Style ไดง ายๆ ดวยการจ ดเน อหาหร อร ปแบบเอกสารในแบบท ค ณ ตองการใหครบถวน จากน นก เก บบ นท กเป นสไตล ใหม