8. กลย ทธ การบร หารโครงการ

Transcription

1 8. กลย ทธ การบร หารโครงการ ในบทน จะกล าวถ งแผนการบร หารจ ดการเพ อให โครงการและก จกรรมต างๆ ในแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ของกรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน สามารถบรรล ว ตถ ประสงค ตาม เป าหมาย ได แก โครงสร างการบร หารจ ดการ การต ดตาม เคร องม อในการบร หารและการประเม นผล รวมถ งการก าหนดบ คลากรท ร บผ ดชอบโดยตรง และม ต วช ว ดความส าเร จในหลายม ต และหลายระด บ ท ง ม ต เช งปร มาณและเช งค ณภาพ ท งน ความส าเร จของระบบสารสนเทศจะเก ดข นได ต องประสานความร วมม อของบ คลากรจากท ก ระด บของกรมพ น จฯ ต งแต ระด บบร หารและการจ ดการของกรมพ น จฯ ระด บการปฏ บ ต งานจากหน วยงาน ท ด าเน นภารก จหล กของกรมพ น จฯ ตลอดจนถ งหน วยงานท ด แลระบบเทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสาร 8.1 การบร หารจ ดการ การบร หารจ ดการและต ดตามผลการท างานตามแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสาร ของกรมพ น จฯ ควรด าเน นการโดยม โครงสร างการบร หารจ ดการ ด งน คณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ของกรมพ น จฯ ประกอบด วย ผ บร หารระด บส งด านเทคโนโลย สารสนเทศ (CIO) ของกรมพ น จฯ เป นประธาน ห วหน าศ นย ข อม ลและ สารสนเทศเป นเลขาน การ และผ เช ยวชาญ ผ ตรวจราชการกรม และต วแทนหน วยงานในส งก ดของกรม พ น จฯ เป นกรรมการ คณะกรรมการช ดน ม หน าท ต ดตามและก าก บการพ ฒนาและการบ รณาการ เทคโนโลย สารสนเทศของกรมพ น จฯ และท าการประชาส มพ นธ ความก าวหน าของการพ ฒนาตามแผน แม บทให ก บหน วยงานในส งก ดกรมพ น จฯ ประธานคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสาร สามารถแต งต งคณะท างานย อยเพ อช วยด าเน นการให ภารก จท ก าหนดม ความคล องต วมากข น การบร หารจ ดการและต ดตามผลการท างานตามแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารส าหร บ กรมพ น จฯ สามารถแสดงได ด งร ปท 8-1 คณะท างานประจ าโครงการสารสนเทศในแต ละโครงการ คณะกรรมการประกอบด วย ต วแทน ของหน วยงานเจ าของระบบ และเจ าหน าท ของศ นย ข อม ลและสารสนเทศเป นกรรมการและเลขาน การ โดย ควรให ต วแทนจากหน วยงานเจ าของระบบเป นห วหน าคณะท างานเน องจากเป นผ ม ส วนได เส ยโดยตรงจาก โครงการระบบสารสนเทศ คณะท างานประจ าโครงการน ต องรายงานผลการท างานต อประธาน คณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร กรมพ น จฯ เป นประจ า กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-1

2 ให ม การต งคณะอน กรรมการท างานตามย ทธศาสตร ท าหน าท ในการวางแผนการท างานในแต ละย ทธศาสตร และให รายงานผลการท างานต อคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสาร ของกรมพ น จฯ เป นประจ าท ก 3 เด อน ให ม การต งคณะท างานด านการส อสาร (Communication Team) เพ อท าหน าท ประสานงาน ระหว างคณะอน กรรมการท างานตามย ทธศาสตร พร อมท งต องท าหน าท ว เคราะห ประเม นแผนการท างาน ของท กย ทธศาสตร ในภาพรวม เพ อรายงานต อคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสาร และท าการประชาส มพ นธ ความก าวหน าของการพ ฒนาตามแผนแม บทฯ ให ก บหน วยงานในส งก ด กรมพ น จฯ การบร หารจ ดการและต ดตามผลการท างานตามแผนแม บทฯ สามารถแสดงได ด งร ปท 8-2 ร ปท 8-1 ผ งโครงสร างคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร กรมพ น จฯ กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-2

3 คณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร Knowledge Database คณะอน กรรมการ ท างานตาม ย ทธศาสตร ท 1 คณะอน กรรมการ ท างานตาม ย ทธศาสตร ท 2 คณะท างานด านการส อสาร (Communication Team) คณะอน กรรมการ ท างานตาม ย ทธศาสตร ท 3 คณะอน กรรมการ ท างานตาม ย ทธศาสตร ท 4 ร ปท 8-2 แผนผ งการบร หารจ ดการและต ดตามผลการท างานตามแผนแม บทฯ นอกจากน เพ อให การพ ฒนางานตามแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารของกรม พ น จฯ ได ด าเน นการอย างม ประส ทธ ภาพและบ งเก ดผลในทางปฏ บ ต ควรม การด าเน นการด งน ก าหนดให การด าเน นการตามแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารเป นส วนหน งของ ค าร บรองการปฏ บ ต ราชการ ของกรมพ น จฯ เพ อให เก ดการสน บสน นด านงบประมาณอย างเป นร ปธรรม ให ท กหน วยงานจ ดท าแผนปฏ บ ต การท วไปและแผนปฏ บ ต การประจ าป ด านเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารของกรมพ น จฯ ท สอดคล องก บแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร เพ อให เก ดความสอดคล องและได ร บความสน บสน นอย างช ดเจนในการด าเน นงาน สร างความเข าใจแก ผ เก ยวข องท กระด บของกรมพ น จฯ เพ อให ม ความร ความเข าใจ ในแผน แม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารของกรมพ น จฯ ให เก ดความยอมร บและน าแผนไปส การปฏ บ ต กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-3

4 8.2 กลย ทธ ในการด าเน นการตามย ทธศาสตร จากแผนงาน โครงการ และระบบสารสนเทศท กรมพ น จฯ จะด าเน นการจ ดท า จ ดหา อาจจะใช ว ธ การจ ดซ อหร อการจ ดจ างท าในแต ละป งบประมาณตามท ก าหนดในแผนด าเน นการ กรมพ น จฯ ควรม การวางแผน ก าหนดกลย ทธ ในการบร หารจ ดการด าเน นการและควบค มการด าเน นการ ให โครงการ ด งกล าวเป นไปตามว ตถ ประสงค และเป าหมายของโครงการ โดยม กลย ทธ หร อแนวทางในการบร หารระบบ สารสนเทศ ในแต ละย ทธศาสตร ด งน กลย ทธ ในการด าเน นการตามย ทธศาสตร ท หน ง การบ รณาการข อม ลและการพ ฒนา ระบบความม นคงปลอดภ ยระบบเทคโนโลย สารสนเทศ 1.) ศ กษาและก าหนดมาตรฐานร ปแบบข อม ล แบบฟอร มรายงาน ท จะใช ในระบบ สารสนเทศเพ อสน บสน นการปฏ บ ต งานภายในกรมพ น จฯ ให สามารถ ต ดต อส อสารและเช อมโยงข อม ลภายในได 2.) การก าหนดมาตรฐานร ปแบบข อม ลควรพ จารณาป จจ ยท จะท าให การน าเข าข อม ล ม ความสะดวกรวดเร ว เช น การก าหนดมาตรฐานร ปแบบข อม ลให ก าหนดตาม หร อสอดคล องก บร ปแบบของหน วยงานท ม ฐานข อม ลช ดน นอย แล ว เพ อท จะ สามารถน าเข าข อม ลช ดท ต องการได อย างสะดวกจากฐานข อม ลของหน วยงานน น โดยท ไม ต องพ มพ ใหม 3.) ศ กษาและก าหนดค าอธ บายเพ มเต มของช ดข อม ลในแผนท ข อม ล 4.) รวบรวมและก าหนดค าอธ บายของค าศ พท และข อม ลทางบร หารและทาง เทคโนโลย ท ใช ในการท างานของกรมพ น จฯ เพ อความเข าใจท ตรงก น 5.) การน าเข าข อม ลเป นข นตอนท ส าค ญของการบ รณาการข อม ล เพราะถ าระบบ สารสนเทศและการจ ดเก บข อม ลถ กบ รณาการเร ยบร อยแล ว แต ข อม ลไม ม การ น าเข า หร อถ กปร บปร งให ถ กต องและเป นป จจ บ นในเวลาท เหมาะสม การใช งาน ระบบสารสนเทศและข อม ลจะไม เก ดประโยชน อย างแท จร ง ด งน นจ งควรส งเสร ม ผล กด นให กระบวนการน าเข าข อม ลม ประส ทธ ภาพ โดยส งเสร มให การน าเข า ข อม ลด าเน นการจากแหล งต นทาง ค อ ก าหนดมาตรการให เจ าของข อม ลเป นผ น าเข าหร อปร บปร งข อม ลโดยตรง เพ อให เก ดความร บผ ดชอบต อความถ กต อง และเป นป จจ บ นของข อม ลมากข น ส าหร บมาตรการท น ามาใช สามารถเป นท ง มาตรการด านการบ งค บและการส งเสร ม โดยม การกระต นในร ปแบบต างๆ แต กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-4

5 จะต องม การพ ฒนาระบบสารสนเทศและเคร องม อเพ อรองร บการท างานในการ น าเข าข อม ลด วย 6.) การด าเน นการเร องความม นคงของข อม ล ต องเป นการด าเน นการในภาพรวมหร อ การบ รณาการท งด านนโยบายและระบบ ควรต องม การค าน งถ ง การร กษา ความล บ (Secrecy) การพ ส จน ผ สร างข อม ลและก จกรรม (Authentication) การ ตรวจสอบการล กลอบเปล ยนแปลงข อม ล (Integrity) โดยค าน งถ งภ ยค กคามใน ร ปแบบต างๆ เช น การล กลอบส าเนาข อม ลอ เล กทรอน กส เป นต น กลย ทธ ในการด าเน นการตามย ทธศาสตร ท สอง การพ ฒนาเทคโนโลย สารสนเทศและ การส อสารเพ อสน บสน นกระบวนการพ น จและค มครองเด กและเยาวชนอย างม ประส ทธ ภาพและครบวงจร และย ทธศาสตร ท สาม การพ ฒนาเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารเพ อการบร หารจ ดการองค กร อย าง ม ประส ทธ ภาพ 1.) ควรม การก าหนดแนวทางการด าเน นงานเพ อสน บสน นการพ ฒนาระบบ สารสนเทศ ด งน 1.1) ให ท กหน วยงานจ ดต งคณะท างานด านพ ฒนากระบวนการท างาน เพ อ อธ บายข นตอนการท างาน ออกแบบ ปร บปร ง จ ดท าข อเสนอ และเข ยน ผ งการท างาน (Workflow Diagram) พ ฒนาเป นเอกสารค ม อปฏ บ ต งาน ประกอบการประก นค ณภาพ โดยม การปร บปร งเป นรายป หร อเม อม การ เปล ยนแปลงคร งใหญ 1.2) การออกแบบระบบซอฟต แวร ของโครงการระบบสารสนเทศของ กรมพ น จฯ ให ใช สถาป ตยกรรมระบบท ม การบ รณาการข อม ลต างๆ ของ กรมพ น จฯ ออกแบบให ใช แหล งข อม ลต นฉบ บแหล งเด ยว (Single Original Source of Information) ลดการป อนข อม ลซ าซ อน (Re-entry) ม ส วนของการแลกเปล ยนข อม ลเข าและออกจากระบบ ใช สถาป ตยกรรม ซอฟต แวร แบบ n-tier ในส วนของการเร ยกใช งานของผ ใช งานใช ระบบ สารสนเทศแบบเว บเบส (Web-based Technology) และการออกแบบ และพ ฒนาระบบจะต องค าน งถ งการร กษาความม นคงปลอดภ ยของระบบ สารสนเทศ และระบบท งหมดในภาพรวม รวมท งออกแบบให ม การใช รห สผ านของระบบสารสนเทศแบบรวมศ นย กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-5

6 2.) กรมพ น จฯ ควรม การก าหนดและปร บปร งมาตรฐานต างๆ ของระบบสารสนเทศ เพ อให ผ พ ฒนาระบบสารสนเทศปฏ บ ต ตาม เช น 2.1) การออกแบบมาตรฐานร ปแบบการต ดต อก บผ ใช งาน (Unified User Interface) ให ท กโครงการสารสนเทศออกแบบในแนวทางเด ยวก น จะท า ให ผ ใช สามารถเร ยนร ว ธ การท างานก บระบบต างๆ ได ง าย เพ อความ คล องต วและย ดหย นในการปร บเปล ยน 2.2) การออกแบบมาตรฐานหร อพจนาน กรมข อม ล ซ งจะก าหนดช อเร ยก น ยาม ต วอย าง การปร บปร ง และรายละเอ ยดทางเทคน คอ นท เพ ยงพอต อ การน าไปออกแบบฐานข อม ล เพ อให ผ พ ฒนาระบบสารสนเทศสามารถ บ รณาการข อม ลต างๆ ของกรมพ น จฯ ได อย างสะดวกและคล องต ว 2.3) มาตรฐานด านเทคโนโลย สารสนเทศในร ปของซอฟต แวร ฮาร ดแวร และ บ คลากร เพ อให การจ ดหา การใช งานร วมก นและการปฏ บ ต หน าท เป นไป ด วยประส ทธ ภาพท ด และเหมาะสม 2.4) ต องม การก าหนดว ธ และฟ งก ช นการน าเข าและการส งออกข อม ล เพ อการ น าเข าและการส งออก และใช ร ปแบบมาตรฐานกลางเช น XML ถ า ระบบงานหร อระบบสารสนเทศเด มม ข อม ลท ต องการน าเข าในระบบ สารสนเทศท พ ฒนาข น จะต องก าหนดให บร ษ ทผ พ ฒนาระบบสารสนเทศ ท าการถ ายโอนข อม ล (Data Migration) ตลอดจนท าการตรวจสอบความ ถ กต องของข อม ลท ถ กถ ายโอนด วย 2.5) ออกแบบข อก าหนดของการด าเน นการของการบ าร งร กษา ระบบ เทคโนโลย สารสนเทศท ต องม การบ าร งร กษาอย างต อเน องไม ต ากว า 3 ป ท งฮาร ดแวร และซอฟต แวร 2.6) ควรพ ฒนาระบบสารสนเทศส าหร บการต ดตาม รายงานการท างาน และ เป นเคร องม อส อสารของโครงการพ ฒนาระบบสารสนเทศของกรมพ น จฯ ซ งจะช วยท าให ท กฝ ายสามารถต ดตามความก าวหน าและการ เปล ยนแปลงโครงการเทคโนโลย สารสนเทศท กโครงการ ได ตลอด ระยะเวลา กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-6

7 3.) การจ ดจ างบร ษ ทเพ อพ ฒนาระบบสารสนเทศควรพ จารณาด าเน นการข นตอน ด งน 3.1) ในการสร างข อก าหนดการจ างจะต องม การตรวจสอบความสอดคล องของ โครงการก บแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร 3.2) การจ ดจ างบร ษ ทภายนอกพ ฒนาระบบสารสนเทศ ส าหร บระบบ สารสนเทศท สน บสน นการปฏ บ ต งานตามพ นธก จขององค กร ควรต ง คณะท างานในล กษณะผ ร วมงานก บบร ษ ทผ พ ฒนา เพ อก าก บ ด แลและ เร ยนร การท างานในท กข นตอน 3.3) เม อม การค ดเล อกบร ษ ทได แล ว จะต องม การประช มสร างความเข าใจ ร วมก นของบ คลากรท เก ยวข องท กฝ าย อ นได แก บ คลากรของหน วยงาน เจ าของระบบงานในฐานะท ม ความเข าใจในกระบวนงานทางธ รก จ บ คลากรของบร ษ ทผ พ ฒนาระบบสารสนเทศในฐานะผ ลงม อพ ฒนา และ บ คลากรของกล มงานข อม ลและสารสนเทศในฐานะท เป นผ ประสานงาน เพ อสร างความช ดเจนในกระบวนการท างานทางคอมพ วเตอร ท ต องการ และการประสานการท างานเพ อให การพ ฒนาตามโครงการฯ เป นไปอย าง ม ประส ทธ ภาพ 3.4) ม การสร างข อก าหนดความต องการระบบ (System Requirement Specification) ก าหนดข อม ลท ใช ในการทดสอบระบบ การประช มร วมก น เพ อท าความเข าใจก บเจ าของระบบงานก อนท าการตรวจร บเอกสาร รายละเอ ยดความต องการเบ องต น 3.5) ใช ว ธ ท าการพ ฒนาระบบต นแบบ (Prototype System) เพ อให ผ ใช งานได เห นข นตอนการท างานต วอย างและซ กซ อมความเข าใจก อนต ดส นใจให พ ฒนาระบบในรายละเอ ยด 3.6) ก าหนดให บร ษ ทผ ร บจ างจ ดท าเอกสารประกอบการรายงาน ความก าวหน าอย างต อเน องรวมถ งให บร ษ ทจ ดท าค ม อระบบเพ อการ บ าร งร กษาด แลระบบสารสนเทศ และค ม อผ ใช งาน ส าหร บการใช งาน กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-7

8 4.) ควรม การก าหนดแนวทางการจ ดหาและด าเน นการเก ยวก บอ ปกรณ คอมพ วเตอร และโครงสร างพ นฐานด านเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ด งน 4.1) การจ ดซ อ เช าซ อ หร อเช าอ ปกรณ คอมพ วเตอร ควรสน บสน น สถาป ตยกรรมตามมาตรฐานขององค กร โดยเน นการใช ทร พยากรร วมก น ให เก ดประโยชน ส งส ด 4.2) ม การต งงบประมาณ จ ดวางระบบการบ าร งร กษาอ ปกรณ คอมพ วเตอร ท ง ในเช งป องก นและในเช งบ าร งร กษา เม อหมดระยะเวลาประก น พร อม จ ดเก บข อม ลการบ าร งร กษาลงระบบสารสนเทศ 4.3) จ ดต งงบประมาณในการปร บปร งระบบคอมพ วเตอร ให ท นสม ย และม ความสามารถสอดคล องก บปร มาณข อม ลท ต องให บร การตามพ นธก จ โดยต องม การจ ดเก บสถ ต การใช บร การ ข อเสนอแนะจากผ ใช บร การ เพ อ เป นเหต ผลในการพ จารณาปร บปร งระบบ กลย ทธ ในการด าเน นการตามย ทธศาสตร ท ส การใช เทคโนโลย สารสนเทศเพ อพ ฒนา บ คลากรและการสร างองค กรแห งการเร ยนร กรมพ น จฯ ควรจ ดให ม การพ ฒนาบ คลากรเพ อให ม ท กษะและความสามารถในการใช งาน เทคโนโลย สารสนเทศได อย างม ประส ทธ ภาพ โดยเฉพาะอย างย งส าหร บกรมพ น จฯ ควรม การบร หาร จ ดการและด าเน นการในการใช เทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารเพ อพ ฒนาบ คลากรและสร างองค กร แห งการเร ยนร ท เหมาะสม ด งรายละเอ ยดแนวทางการจ ดการด งน 1.) แนวทางการพ ฒนาบ คลากรเพ อรองร บการใช งานระบบสารสนเทศ ในระหว าง จ ดจ างบร ษ ทภายนอกพ ฒนาระบบสารสนเทศ กรมพ น จฯ ควรก าหนดบ คลากร และก าหนดหน าท ความร บผ ดชอบท ช ดเจนในการด แลต ดตามระบบสารสนเทศท ก าล งพ ฒนา และเข าใจในกระบวนการท างานของระบบพร อมท จะท าการวางแผน ก าก บการแก ไขปร บปร งระบบและบร หารจ ดการระบบเม อม ความต องการ นอกจากน กรมพ น จฯ ต องส งบ คลากรด งกล าวไปฝ กอบรมในห วข อท เก ยวข องก บ การบร หารระบบสารสนเทศ ด งกล าว 2.) แนวทางการพ ฒนาบ คลากรให ม การเร ยนร อย างต อเน อง 3.) ก าหนดหล กส ตรในการพ ฒนาบ คลากรให ม ความเช ยวชาญในสายงานโดยใช ระบบสารสนเทศเป นเคร องม อ อาท การว เคราะห และสร ปผลข อม ลจากระบบ กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-8

9 สารสนเทศ เพ อจ ดท าข อม ลส าหร บผ บร หาร ว ธ การน าเสนอข อม ลเพ อการ ต ดส นใจแนวทางการน าเสนอข อม ล 4.) ก าหนดระเบ ยบให บ คลากรต องศ กษารายงานหร อน าเสนอองค ความร และม การ จ ดท ารายงานและเก บบ นท ก การบร หารทร พยากรเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสารให ม ความม นคงและเก ดผล ประโยชน ส งส ด 1.) การบร หารจ ดการการใช งานทร พยากรเทคโนโลย สารสนเทศ ทร พยากรเทคโนโลย สารสนเทศเป นทร พยากรท ม ม ลค าในการลงท นท ส ง ด งน น ในการใช งานจะต องม นโยบายและการบร หารจ ดการเพ อให เก ดความม นคงและประโยชน ส งส ดต อการ ท างานขององค กร ซ งม รายละเอ ยดด งน 1.1) การบร หารจ ดการช วงเวลาการใช งาน ควรม การว เคราะห ช วงเวลาการใช งาน ความส าค ญและความจ าเป นในการใช งานของระบบงานสารสนเทศ ต างๆ เพ อท าการก าหนดนโยบายและการบร หารจ ดการ จ ดสรร ตารางเวลาการอน ญาตให ใช งานระบบสารสนเทศเหล าน นในแต ละ ช วงเวลา เพ อกระจายการใช ทร พยากรเทคโนโลย ได อย างเหมาะสมตลอด ช วงเวลาท ต องการ 1.2) การใช งานเคร อข ายอ นเทอร เน ต ต องม การก าหนดนโยบายการใช อ นเทอร เน ตในเวลาท างานปกต ให เหมาะสม เพ อป องก นไม ให ระบบ เคร อข ายม ความหนาแน นของการจราจรท มากเก นไป จนกระท ง ระบบงานสารสนเทศท ต องการใช งานไม สามารถท างานได อย างม ประส ทธ ภาพ 1.3) การบร หารจ ดการการร กษาความม นคงปลอดภ ยของเทคโนโลย สารสนเทศ ซ งเป นเร องท ต องด าเน นการท งด านว ฒนธรรมการท างาน ขององค กรและเทคโนโลย ท งน องค ประกอบท ส าค ญท ต องค าน ง ค อ นโยบาย หน วยงานบร หาร กระบวนงานเคร องม อเพ อการร กษาความ ม นคงปลอดภ ย เช น ระเบ ยบการน าส าเนาข อม ลมาใช งาน การท าให เก ด นโยบายการร กษาความม นคงปลอดภ ยในภาพรวมและการปฏ บ ต ท เคร งคร ด จ าเป นต องม หน วยงานท เป นเจ าภาพประสานงานการวาง นโยบายการร กษาความม นคงปลอดภ ยของเทคโนโลย สารสนเทศของท ก กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-9

10 หน วยงานท เก ยวข อง และต องบร หารจ ดการให เก ดการตรวจสอบการ บ งค บใช นโยบายในด านของกระบวนงานต องม การก าหนดกระบวนการ ท างานและการตรวจสอบจากท งภายในและภายนอก 1.4) การบร หารจ ดการด านการใช บร การระบบสารสนเทศจากภายนอก หน วยงานควรม นโยบายในด านการใช ระบบสารสนเทศนอกองค กร ซ ง อาจท าให เก ดป ญหาด านความม นคงของระบบได เช น การใช ระบบเมลล สาธารณะซ งอาจเก ดเหต การณ ไม คาดค ดได เช น ความล บร วไหล เป น ต น 2.) การบร หารจ ดการการจ างพ ฒนาระบบเทคโนโลย สารสนเทศท เป นความล บ กรมพ น จฯ ม ภารก จและข อม ลท สามารถม ผลกระทบต อช ว ตของประชาชนและ บ คลากรของกรมพ น จฯ ได ด งน นการจ างพ ฒนาระบบสารสนเทศท ม ความล บและม ความส าค ญต อการ ท างาน ควรด าเน นการด วยความรอบคอบ เพราะอาจจะท าให ระบบสารสนเทศเหล าน อย ภายใต ภาวะ ความเส ยงต อการจ โจม จ งอาจพ จารณาใช ว ธ การว าจ างด วยว ธ พ เศษตามเง อนไขในระเบ ยบพ สด ใน ระหว างการด าเน นการไม ว าจะอย ในข นตอนของการให ข อม ลก บบร ษ ทเพ อให ท าข อเสนอโครงการ ต องให บร ษ ทท ร บผ ดชอบและบ คลากรของบร ษ ทท เก ยวข องลงนามในส ญญาไม เป ดเผยข อม ล (Non-Disclosure Agreement) ก บกรมพ น จฯ นอกจากน กรมพ น จฯ และบร ษ ทจะต องม มาตรการบร หารจ ดการ ก าก บและ ควบค มการพ ฒนาให เป นไปตามมาตรการร กษาความม นคงปลอดภ ยท ก าหนด ในส วนของการพ ฒนา ระบบควรจ ดสร างข อม ลทดสอบและให พ ฒนาและทดสอบระบบก บข อม ลช ดน เม อพ ฒนาเสร จแล วจ งส งให ทางกรมพ น จฯ เป นผ ทดสอบโดยการใช ข อม ลจร ง 3.) การบร หารจ ดการการว าจ างด าเน นการ (Outsource Management) กรมพ น จฯ อาจจ าเป นต องม การว าจ างด าเน นการหร อบางคร งเร ยกว าการจ าง เหมาบร การ (Outsource) ส าหร บการบร หารจ ดการและซ อมบ าร งร กษาระบบเทคโนโลย สารสนเทศ เพ อให ได ประโยชน ส งส ดจ งควรท างานร วมก บบร ษ ทผ ให บร การ (Outsourcer) ในการปร บแต งระบบ และ เก บรวบรวมข อม ลการท างานท จะม ประโยชน ต อการพ ฒนาระบบและจ ดหาระบบท เหมาะสมในอนาคต เพ อประโยชน ส งส ดของกรมพ น จฯ ส าหร บด านการร กษาความม นคงปลอดภ ย กรมพ น จฯ ต องบ งค บบร ษ ทผ ให บร การลงนามในส ญญาไม เป ดเผยข อม ล (Non-Disclosure Agreement) เพ อป องก นไม ให บร ษ ทเหล าน อ างความเป นเจ าของข อม ลหร อใช ข อม ลในทางท ท าให เก ดความเส ยหายต อกรมพ น จฯ และบ คคลท เก ยวข องก บข อม ลน น นอกจากน ส าน กงาน ควรก าหนดนโยบายและด าเน นการบร หารจ ดการบร ษ ทผ กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-10

11 ให บร การไม ให สามารถเข าถ งข อม ลท ม ความล บและความส าค ญ อ กท งไม ควรให บร ษ ทผ ให บร การม รห สผ านส วนต วส าหร บการท างานเป นผ ด แลระบบในฐานะผ ด แลส งส ด บ คลากรของส าน กงานต องเป น ผ บร หารจ ดการรห สผ านส าหร บผ ด แลระบบในฐานะผ ด แลส งส ด ถ าบร ษ ทผ ให บร การจ าเป นต องท างานใน ฐานะผ ด แลส งส ดต องด าเน นการภายใต การควบค มด แลของบ คลากรผ ร บผ ดชอบโดยตรงของกรมพ น จฯ โดยบ คลากรของกรมพ น จฯ ต องเป นผ ป อนรห สผ านด วยตนเอง กลย ทธ ในการบร หารรห สผ านของผ ด แลระบบและผ ใช งานระบบ การบร หารรห สผ านของผ ด แลระบบและผ ใช งานระบบม ความส าค ญอย างมากต อความ ม นคงและความน าเช อถ อของระบบและกระบวนการท างานของกรมพ น จฯ จ งควรม การก าหนดนโยบายให ถ อปฏ บ ต ด งแนวทางต วอย างต อไปน 1.) การก าหนดนโยบายการบร หารจ ดการรห สผ านของผ ด แลระบบของเคร อง คอมพ วเตอร แม ข ายและระบบสารสนเทศ ม รายละเอ ยดด งต วอย างแนวทาง ต อไปน 1.1) จ ดให ม การใช โปรแกรมสร างรห สผ านท ม ค ณสมบ ต เหมาะสม 1.2) จ ดสร างรห สผ านหล ก (Master Password) แล วเก บร กษาโดยประธาน คณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร กรมพ น จฯ หร อผ บร หารระด บส งขององค กรท ได ร บมอบหมาย ส าหร บการเก บร กษา ให เก บร กษาในซองเฉพาะ เซ นช อก าก บ และเก บไว ในท ปลอดภ ย แต ไม ควรเป นผ ปฏ บ ต หน าท ควบค มระบบ (System Programmer) เพ อการ ควบค มและตรวจสอบการเปล ยนแปลงระบบท งหมด 1.3) จ ดสร างรห สผ านส าหร บผ ปฏ บ ต หน าท ควบค มระบบ (System Administrator) จ านวน 2 ช ด ให เก บร กษาไว ท ผ ปฏ บ ต หน าท ควบค ม ระบบซ งเป นผ ใช งานหล กหน งช ด และท ห วหน ากล มงานข อม ลและ สารสนเทศเป นผ เก บร กษาอ กหน งช ดเพ อการส ารองการท างาน ซ งการ เก บร กษาให เก บร กษาในซองเฉพาะ เซ นช อก าก บ และเก บไว ในท ปลอดภ ย 1.4) ผ ปฏ บ ต หน าท ควบค มระบบท าหน าท อย างน อยด งต อไปน - เป นผ ควบค มและบร หารจ ดการในการปฏ บ ต งานก บเคร อง คอมพ วเตอร และระบบสารสนเทศท งหมด กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-11

12 - จ ดสร างรห สผ าน ส าหร บเจ าหน าท ผ ด แลโครงการระบบสารสนเทศ และส าหร บผ ใช ท วไป 1.5) การจ ดการก บรห สผ านระด บผ ปฏ บ ต หน าท ควบค มระบบและห วหน ากล ม งานข อม ลและสารสนเทศ ให ด าเน นการโดยว ธ ใดว ธ หน ง ด งน - ขออน ม ต ประธานคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและ การส อสาร ของกรมพ น จฯ ให จ ดการด วยตนเอง - ผ ปฏ บ ต หน าท ควบค มระบบหร อห วหน ากล มงานข อม ลและสารสนเทศ ขอรห สผ านหล กจากประธานคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร มาด าเน นการ โดยให ด าเน นการภายใต การ ด แลของประธานคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสาร หร อผ ท ได มอบหมาย หล งจากด าเน นการเร ยบร อยแล ว ประธานคณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ต องเปล ยนรห สผ านหล กน นท นท และท าการเปล ยนรห สผ านหล กใน ซองเฉพาะด วย - ถ าผ ปฏ บ ต หน าท ควบค มระบบไม สามารถปฏ บ ต หน าท ได และม เหต จ าเป นต องใช รห สผ าน ให ห วหน ากล มงานข อม ลและสารสนเทศปฏ บ ต หน าท แทน หร อผ ท จ าเป นต องใช รห สผ านระด บผ ปฏ บ ต หน าท ควบค ม ระบบ ต องขอรห สผ านของห วหน ากล มงานข อม ลและสารสนเทศมาใช งาน ซ งเม อใช งานเสร จส นแล วห วหน ากล มงานข อม ลและสารสนเทศ จะต องเปล ยนรห สผ านของตนเองท นท - ท าการทดสอบรห สผ านหล ก (Master Password) ตามเวลาท ก าหนด แม ว าไม ม การใช งานก ตาม 2.) การก าหนดนโยบายการบร หารจ ดการรห สผ านของผ ใช งานระบบของเคร อง คอมพ วเตอร แม ข ายและระบบสารสนเทศ ม รายละเอ ยดด งต อไปน 2.1) จ ดให ม การสร างรห สผ านคร งแรกให ก บผ ใช งานระบบโดยว ธ การปกป ด และใช รห สผ านท คาดเดาได ยาก เช น ใช การส มรห สผ านให ก บผ ใช ระบบ แต ละคน 2.2) ก าหนดระเบ ยบการเล อกรห สผ านท คาดเดาได ยากและความร บผ ดชอบ การใช งานส าหร บผ ใช งานระบบ และประกาศให ผ ใช งานทราบโดยท วก น กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-12

13 2.3) ผ ใช งานระบบต องถ กบ งค บให ท าการเปล ยนรห สผ านในการเร มใช งาน คร งแรก 2.4) ผ ด แลระบบต องตรวจสอบสถานะของการเข าใช งานคร งแรกของผ ใช งาน คร งแรกของผ ใช งานระบบ ถ าผ ใช งานระบบไม เข าท าการใช งานคร งแรก ภายในระยะเวลาท ก าหนด ผ ด แลระบบต องยกเล กส ทธ การใช งานของ ผ ใช งานระบบผ น น 2.5) ผ ด แลระบบต องท าการตรวจสอบรห สผ านของผ ใช งานระบบท งหมดด วย โปรแกรมค นหารห สผ าน ซ งม ใช งานอย โดยท วไป ถ าพบว าสามารถ ค นหารห สผ านของผ ใช งานระบบรายใดได ให ท าการเต อนผ ใช งานระบบ รายน นให ท าการเปล ยนแปลงรห สผ าน ถ ารห สผ านของผ ใช งานระบบราย ใดสามารถถ กค นหาได จ านวนคร งตามท ประกาศในระเบ ยบ หร อไม ยอม เปล ยนรห สผ านท ถ กค นหาได น น ผ ด แลระบบต องยกเล กส ทธ การใช งาน ของผ ใช งานระบบน นท นท กลย ทธ ในการจ ดหาศ นย คอมพ วเตอร ส ารองและการจ ดเตร ยมความพร อมในการท างาน เม อระบบเทคโนโลย สารสนเทศข ดข อง การท างานในแต ละภารก จของกรมพ น จฯ จ าเป นต องม ข อม ลประกอบการต ดส นใจ ด งน นความต อเน องในการท างานของระบบเทคโนโลย สารสนเทศของกรมจ งม ความส าค ญมาก เพ อให บ คลากรของส าน กงาน สามารถต ดต อส อสารและค นหาข อม ลเพ อสน บสน นการได อย างต อเน อง ส วนประกอบท ส าค ญประการหน งค อระบบคอมพ วเตอร ซ งน บว าเป นเคร องม อสน บสน นการท างานท ส าค ญย งของกรม ถ าระบบคอมพ วเตอร ไม สามารถท างานได ตามปกต จะท าให งานของกรม อาจจะต อง หย ดชะง กโดยเฉพาะงานด านการต ดต อส อสารและการค นหาข อม ลเพ อการท างานส าค ญ ด งน น การจ ดหา ศ นย คอมพ วเตอร ส ารองจ งม ความจ าเป นส าหร บกรมพ น จฯ แต ต องจ ดหาและด าเน นการควบค ก บการ ปร บปร งและพ ฒนาองค กรเพ อเตร ยมความพร อมรองร บสถานการณ ท อาจเก ดข น และเก ดประโยชน ส งส ด ต อส าน กงาน ประเด นท ควรพ จารณาด าเน นการม ด งน 1.) ประเด นสถานท ต ดต ง ตามหล กการกรมพ น จฯ ควรม การพ จารณาต งศ นย คอมพ วเตอร ส ารอง (Disaster Recovery Center: DRC) เน องจากม ข อม ลท ส าค ญและม ภารก จท จ าเป นต อเน อง ซ งปรกต แล วจะเล อก สถานท คนละอาคารก น ซ งม ความเส ยงร วมก นของระบบไฟฟ า ภ ยธรรมชาต และอ บ ต ภ ยอ นๆ น อยท ส ด กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-13

14 2.) ประเด นสถาป ตยกรรมระบบคอมพ วเตอร ส ารองท จะจ ดหา ระบบคอมพ วเตอร ส ารองท จะจ ดหาในคร งน ควรสามารถเพ ยงพอเฉพาะการ ส ารองข อม ลหร อการสน บสน นส วนงานหล กของกรมพ น จฯ ในช วงเวลาว กฤต ไม จ าเป นต องม ข ด ความสามารถท าได ได เท าเท ยมก บระบบงานป จจ บ น นอกจากน ระบบการบ นท กข อม ลระหว างระบบ คอมพ วเตอร หล กก บระบบคอมพ วเตอร ส ารองน ไม จ าเป นต องเป นแบบ Real Time อาจพ จารณาใช การ ปร บข อม ลเป นระยะก ได เน องจากข อม ลของกรมพ น จฯ ไม ได ท างานในล กษณะของการปฏ บ ต หน าท แบบ ท นท และเพ อม ให งบประมาณส งเก นไปน ก 3.) ประเด นการจ ดเตร ยมความพร อมการปฏ บ ต งาน เพ อเตร ยมความพร อมในการท างาน จ งควรด าเน นการปร บปร งและพ ฒนาองค กร เพ อเตร ยมความพร อมรองร บสถานการณ ท อาจเก ดข น และเก ดประโยชน ส งส ดต อกรมพ น จฯ จ งควร จ ดเตร ยมแผนรองร บการเก ดเหต การณ หย ดชะง กของการให บร การด วยระบบคอมพ วเตอร ในระด บความ ร นแรงต างๆ รวมท งการถ กบ กร กด วยไวร สคอมพ วเตอร ส าหร บผ บร หารจ ดการระบบและผ ใช งานระบบ โดยม การท าเป นค ม อปฏ บ ต ช ดเจน และควรพ จารณาแบ งแยกประเภทงานท ต องท าในระหว างเก ดเหต ตาม ความส าค ญของงาน ความเร งด วนของงาน และล กษณะการพ งพาระบบคอมพ วเตอร เพ อให การก าหนด ขนาดและการลงท นของระบบคอมพ วเตอร ส ารองม ความเหมาะสมและค มค าส าหร บแผนรองร บการเก ด เหต การณ หย ดชะง กของการให บร การด วยระบบคอมพ วเตอร น จะต องม การด าเน นการซ กซ อมอย าง สม าเสมอเพ อให บ คลากรท เก ยวข องเข าใจ 8.3 การต ดตามประเม นผล และต วช ว ดความส าเร จ เพ อให การต ดตามประเม นผลแผนแม บทฯ เป นไปอย างม ประส ทธ ภาพ จ งต องม การก าหนด ต วช ว ดการด าเน นงานด งต อไปน 1.) พ ฒนาระบบสารสนเทศเพ อการต ดตามประเม นผล 2.) ก าหนดต วช ว ดเพ อบ งช ถ งความส าเร จของการด าเน นตามแผนแม บทฯ 3.) ให คณะท างานด านการส อสาร (Communication Team) ท าหน าท ต ดตาม ว เคราะห และประเม นผลความก าวหน าของการด าเน นงานตามแผนแม บทฯ ใน ภาพรวมและรายงานให คณะกรรมการนโยบายเทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสารทราบ กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-14

15 ต วช ว ดเพ อบ งบอกถ งความส าเร จของการด าเน นการตามแผนแม บทฯ ของกรมพ น จฯ สามารถ ว ดได จากการกระท าและต วช ว ดความส าเร จ ซ งสามารถแบ งแยกออกได เป น 2 ประเภท ค อ เป นต วช ว ด จากผลส าเร จเช งค ณภาพและเช งปร มาณของการด าเน นการตามแผนฯ โดยม ต วอย างด งต อไปน ต วช ว ดจากผลส าเร จเช งค ณภาพของการด าเน นการตามแผนฯ 1.) ระด บความส าเร จในการพ ฒนาช องทางในการร บร ข าวสารของประชาชน 2.) ม การบ าร งร กษางานด านเทคโนโลย สารสนเทศอย างต อเน อง (ม บ คลากร บ าร งร กษาระบบ และด แลระบบอย างต อเน อง) 3.) ม การจ ดแบ งกล มบ คลากรทางด านเทคโนโลย สารสนเทศ ตามล กษณะของงาน เช น ผ ด แลระบบฐานข อม ล ผ ด แลระบบปฏ บ ต การ หร อผ บร หารระบบ เป นต น 4.) ม การปร บเปล ยนระบบสารสนเทศตามความจ าเป นอย างต อเน อง (ม บ คลากร ภายในหร อภายนอกปร บเปล ยนระบบอย างต อเน อง) 5.) บ คลากรภายในม ความพ งพอใจในสภาพแวดล อมด านเคร องม อเทคโนโลย สารสนเทศสน บสน นการปฏ บ ต งานมากข น เช น ม ความสะดวกสบาย (ว ดจาก แบบสอบถาม) 6.) ความต อเน องของการท างานของระบบเทคโนโลย สารสนเทศ (ว ดจากจ านวนคร ง และช วงเวลาการหย ดท างานของระบบเทคโนโลย สารสนเทศ) 7.) การท างานต างๆ ท ใช เทคโนโลย สารสนเทศมาช วย สามารถท าได โดยไม ต องป อน ข อม ลท ซ าซ อน ได ร บข อม ลท ม อย ในระบบเพ อประกอบการท างานอย างถ กต อง และเหมาะสม ตามส ทธ ม กระบวนการอ ตโนม ต เพ อช วยในการต ดส นใจและการ ท ารายงาน ต วช ว ดจากผลส าเร จเช งปร มาณของการด าเน นการตามแผนฯ 1.) จ านวนโครงการประชาส มพ นธ รณรงค ให ความร ปล กจ ตส าน ก และสร างว น ย ท จ ดท าข นให ก บท กหน วยงานเท ยบก บแผนท ต งไว 2.) จ านวนร อยละของความส าเร จในการจ ดโครงการประชาส มพ นธ รณรงค ให ความร ปล กจ ตส าน ก และสร างว น ยท จ ดท าข นให ก บท กหน วยงาน 3.) ข นตอนท ใช ในการท างานลดลง เช น การจ ดท าจ ดสร าง การตรวจสอบ การ ต ดตาม การส งเอกสาร การรายงาน (จ านวนผ ท เก ยวข อง หร อจ านวนข นตอนการ ท างาน) กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-15

16 4.) ระยะเวลาท ใช ในการท างานลดลง เช น การจ ดท าจ ดสร าง การตรวจสอบ การ ต ดตาม การส งเอกสาร การรายงาน (หน วยของเวลา) 5.) จ านวนเอกสาร ข อม ล แบบฟอร ม รายงาน ท เก ยวข องม จ านวนลดลง (จ านวน แผ นของเอกสารต อจ านวนของธ รกรรม) 6.) จ านวนบ คลากรภายในท ม ท กษะการใช เคร องม อเทคโนโลย สารสนเทศท จ ดหา ตามแผนแม บทฯ (จ านวนผ เข าร บการฝ กอบรม จ านวนคร งการจ ดการฝ กอบรม จ านวนงบประมาณท ใช ) 7.) ลดการเก บข อม ลท ซ าซ อน ไม เป นเอกภาพ (ส ดส วนของข อม ลท ถ กจ ดเก บซ าซ อน ต อจ านวนข อม ลท ถ กจ ดเก บท งหมด) 8.) ม การใช ข อม ลร วมก น (จ านวนคร งการเข าใช ข อม ลท จ ดเก บท ส วนกลาง) 9.) ม การใช งานระบบสารสนเทศเพ มข น (น บจากจ านวนธ รกรรม หน วยเป นจ านวน ธ รกรรม) 10.) จ านวนร อยละของเวลาท เคร อข ายใช งานได (ส ดส วนของเวลาท เคร อข ายใช งาน ได ต อเวลาท งหมด) 11.) จ านวนร อยละของเวลาท เคร องคอมพ วเตอร ใช งานได (ส ดส วนของเวลาท เคร อง คอมพ วเตอร ใช งานได ต อเวลาท งหมด) 8.4 นโยบายและท ศทางการพ ฒนาด านเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ในห วข อน จะกล าวถ งแนวค ดเช งนโยบายหร อท ศทางของการพ ฒนาด านระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ซ งคณะท ปร กษาได รวบรวมและจ ดท าเป นแนวทางเพ อให ส วนงานเทคโนโลย สารสนเทศ น าไปใช ใช ส าหร บการก าหนดเป นนโยบายในการสน บสน นการประย กต ใช เทคโนโลย สารสนเทศและการ ส อสาร ด งต อไปน การสร างป จจ ยสน บสน นและส งเสร มให ม การน าเทคโนโลย สารสนเทศเข ามาใช ก บการ ปฏ บ ต งานในท กระด บอย างเหมาะสม ในการจ ดท าโครงการน าเทคโนโลย สารสนเทศมาใช ผ ร บผ ดชอบโครงการและผ บร หาร จะต องม หน าท ร วมก นในการจ ดหาทร พยากรสน บสน นท งฮาร ดแวร และซอฟต แวร การฝ กอบรมบ คลากร การมอบหมายความร บผ ดชอบ การม ล าด บการปร บว ธ ท างานท เหมาะสม และมาตรการอ นๆ เพ อให ให เป นหน วยงานสามารถใช ระบบสารสนเทศโดยไม ม อ ปสรรค และม การส งเสร มให ม การใช เทคโนโลย กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-16

17 สารสนเทศ เช น การน บการปฏ บ ต งานก บระบบสารสนเทศเป นภาระงานเพ มเต ม การค ดเล อกการพ ฒนา ระบบสารสนเทศของหน วยงานและน ามาเป นต วอย างให หน วยงานอ นน าไปใช เป นต น การจ ดท ามาตรฐานการปฏ บ ต งานและการปร บกระบวนการให ม ประส ทธ ภาพ หน วยงานต างๆ ต องม ความเข าใจในหน าท ความร บผ ดชอบและว ธ การปฏ บ ต งาน และม ความสามารถในการถ ายทอดว ธ ท างานหร อข นตอนการท างานให อย ในร ปของเอกสาร ม การประช มตกลง เพ อการสร างมาตรฐานการท างานและเอกสารท ใช งาน ตลอดจนสามารถเสนอแนะการปร บปร ง กระบวนการให ม ประส ทธ ภาพข นโดยการใช ระบบสารสนเทศเป นเคร องม อในการปฏ บ ต งาน โดย ร บผ ดชอบร วมก บหน วยงานกลางท เก ยวข องก บการท ามาตรฐานและส วนงานเทคโนโลย สารสนเทศ ระบบสารสนเทศจะต องม การออกแบบให ท างานได อย างม ประส ทธ ภาพ ในการออกข อก าหนดของระบบสารสนเทศ นอกเหน อจากการท าให ระบบสามารถ ด าเน นการได ตามว ตถ ประสงค ของงานท เก ยวข องแล ว จะต องก าก บด แลให การออกแบบระบบค าน งถ ง การท างานก บระบบได อย างม ประส ทธ ภาพ เช น ลดการป อนข อม ลซ าซ อน การค นหาข อม ลเด มหร อ เก ยวข องโดยอ ตโนม ต หร อการออกแบบให ม การป อนข อม ลน อยท ส ด เป นต น ระบบสารสนเทศจะต องม การออกแบบให ท างานโดยสอดคล องก บสถาป ตยกรรม เทคโนโลย สารสนเทศขององค กรท ก าหนดไว ในการออกข อก าหนดของระบบสารสนเทศ นอกเหน อจากการท าให ระบบสามารถ ด าเน นการได ตามว ตถ ประสงค ของงานท เก ยวข องแล ว จะต องก าก บด แลให การออกแบบระบบสอดคล อง ก บสถาป ตยกรรมท ก าหนด เช น การบ รณาการข อม ลก บระบบสารสนเทศอ น การใช แม ข ายและซอฟต แวร ระบบบร หารฐานข อม ลร วมก บระบบอ น การพ ฒนาโดยการใช มาตรฐานเทคโนโลย ท ก าหนดไว เป นต น โครงการด านเทคโนโลย สารสนเทศ ควรก าหนดให ม ล กษณะด งน 1.) ม การศ กษาว เคราะห การท างานก บผ เก ยวข องครบท กระด บ 2.) ม การประชาส มพ นธ แผนงานล วงหน า เพ อการเตร ยมความพร อมของท กฝ าย โดยเฉพาะโครงการท ท างานร วมก บหน วยงานภายนอก 3.) ม การสร างและเก บข อม ลด ชน การว ดประส ทธ ภาพของโครงการก อนการ ด าเน นงาน กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-17

18 4.) ม การจ ดสรรงบประมาณของโครงการส าหร บการฝ กปฏ บ ต งานและช วยการ ท างานของบ คลากรในช วงแรกของการใช ระบบสารสนเทศ นอกเหน อจากการ พ ฒนาระบบงาน 5.) ม การประเม นโครงการหล งจากการใช งานระบบสารสนเทศจร งโดยผ ใช งานระบบ อย างรอบด าน และน ามาปร บปร งในขณะท ย งอย ในความร บผ ดชอบของผ พ ฒนา 6.) ม การเตร ยมการกรณ ระบบงานสารสนเทศเก ดความข ดข อง การปร บปร งขอบเขตโครงการตามกรอบงบประมาณท ได ร บ ป จจ ยความส าเร จของการประย กต ใช ระบบสารสนเทศด านหน งค อความพร อมด าน จ านวนและค ณภาพของฮาร ดแวร และซอฟต แวร ในท น จะกล าวถ งหน วยงานระด บศ นย ฝ กและสถานพ น จฯ ซ งม จ านวนมากท วประเทศ ในป จจ บ นน ใช ว ธ การเกล ยจ านวนทร พยากรสารสนเทศให ก บหน วยงานด วย การหารเฉล ยตามจ านวนหน วยงาน แต เน องจากงบประมาณท ได ร บม กจะน อยกว าท ขอไป ด งน นเม อน า งบประมาณท น อยกว าท ขอไปมาเฉล ยตามจ านวนหน วยงานแล ว ท กหน วยงานจ งขาดแคลนอ ปกรณ เหม อนก นหมด คณะท ปร กษาขอให พ จารณาการม นโยบาย การสน บสน นทร พยากรสารสนเทศให ก บกล ม หน วยงานท ม การจ ดล าด บความเหมาะให ม ความเพ ยงพอในการปฏ บ ต งาน แล วต งงบประมาณเพ มเต มใน ป ต อไปโดยการปร บแผนแม บทเพ อน ามาสน บสน นให กล มหน วยงานท ย งไม ได ร บการจ ดสรร การพ จารณาปร บปร งแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศจะต องกระท าอย างสม าเสมอ ในแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศท ผ านมา ม โครงการส าค ญหลายโครงการท ถ ก จ ดล าด บไว ในป แรก เพราะเป นรากฐานส าค ญของการออกแบบระบบ แต เน องจากไม ได ร บงบประมาณ สน บสน นจ งถ กระง บไว และโครงการเหล าน ไม ได ถ กทบทวนให น ามาบรรจ ไว แผนแม บทของในป ถ ดไป ด งน นโครงการเหล าน จ งถ กต ดออกไปเลย ซ งท าให ไม ได ร บประโยชน จากการวางแผนไว เท าท ควร โดยเฉพาะอย างย งโครงการท เป นพ นฐานของระบบสารสนเทศอ น เช น โครงการจ ดท ามาตรฐานข อม ล เป นต น ท งน การด าเน นการตามแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศของภาคร ฐเป นการจ ดท าโดย หน วยงานผ ปฏ บ ต ภารก จฝ ายเด ยวโดยงบประมาณท ก าหนดไว ในแผนเป นการประเม นตามความจ าเป น แล วหน วยงานท เป นเจ าของแผนต องของบประมาณด งกล าวจากร ฐบาลและสภาผ แทน จ งม ความเป นไป ได ส งท งบท ประมาณท ได ร บจะเพ ยงบางส วนของท ขอไป หร ออาจไม ได ร บงบประมาณเลยก ได ด งน นเม อ หน วยงานได ร บยอดงบประมาณท ผ านการอน ม ต มาจร ง จะต องม การทบทวนการใช อ กคร งหน งว าจะ ด าเน นงานต อในล กษณะใด เช น โครงการเด มไว แต ลดจ านวนลง หร อปร บโครงการใหม โดยก าหนด กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-18

19 เป าหมายต าลง เป นต น โดยคณะท ปร กษาขอเสนอให หน วยงานควรม การทบทวนแผนแม บทเทคโนโลย สารสนเทศสองคร งในรอบป ค อเม อได ร บงบประมาณท อน ม ต แล ว และเม อก อนถ งรอบการพ จารณาค าขอ งบประมาณใหม การด าเน นการด านมาตรการร กษาความม นคงปลอดภ ยระบบสารสนเทศ ตามสภาพการท างานในป จจ บ นมาตรการการร กษาความม นคงปลอดภ ยระบบ สารสนเทศของกรมพ น จย งต องปร บปร งเป นอย างเร งด วน โดยควรเน นการฝ กอบรมให บ คลากรม ความ ตระหน กถ งความเส ยง และความเส ยหายในร ปแบบต างๆ ท อาจเก ดจากการขาดความเข มงวดในการด แล ข อม ลท เป นความล บ หร อการละเม ดการร กษาความม นคงปลอดภ ยระบบเทคโนโลย สารสนเทศในร ปแบบ อ นๆ การงดเว นจากการใช ซอฟต แวร ผ ดกฏหมาย การเข าเว บไซด ท ไม เก ยวก บการท างาน เป นต น กรมพ น จและค มครองเด กและเยาวชน 8-19