Enterprise Content Management v souvislostech. Michael Souček

Transcription

1 Enterprise Content v souvislostech Michael Souček

2 Potřebuje firma zlepšit svůj znalostní management? Zkouška lakmusovým papírkem Stojíme a padáme se schopností pracovat s klíčovými informacemi Naše znalosti a zkušenosti odcházejí s lidmi Nemáme žádný koncept jak znalosti strukturovat, sdílet a rozvíjet Musíme lépe sdílet informace levá ruka neví, co dělá pravá Proč nepoužíváme stejné formáty a vzory ve všech firmách? Jak se co nejrychleji dostanu k informacím, které potřebuji pro rozhodování? Proč neustále vynalézáme kolo? stojí nás to hodně úsilí a peněz

3 Co třeba Document System? 10 základních pilířů DMS. Ověření současného stavu 1. Máte Centrální archivaci dokumentů? 2. Správa a kontrola verzí - Jaké dokumenty máte centrálně archivované? Vstupní, výstupní, interní? - Sledujete historii revizí k daným dokumentům? - Jak vyhledáte všechny dokumenty ke zvolenému obchodnímu případu? - Jak spravujete a kontrolujete verze dokumentů? - Distribuujete automaticky dokument v rámci schvalovacího procesu podle předem definovaného scénáře? 3. Správa a kontrola přístupových práv uživatelů - Spravujete přístupová práva k dokumentům podle role/ popřípadě organizačního zařazení uživatele? - Chráníte dokument proti nežádoucímu tisku/ modifikaci dokumentu? 4. Práce s kombinovanými /složenými dokumenty - Pracujete s dokumenty skládající se z komponent vytvořených z různých aplikaci? - Jaká je provázanost mezi zdrojovými aplikacemi a kombinovaným dokumentem při aktualizaci zdrojových aplikací? 5. Poskytování dokumentu v různých formátech a jazycích - Poskytujete dokumenty ve formátu odlišném od původní verze? (pdf, doc, odt )

4 10 základních pilířů DMS. Ověření současného stavu 6. METADAT - Která METADATA popisují Vaše dokumenty? 7. Vyhledávání dokumentů - Pomocí kterých parametrů můžete vyhledávat dokumenty? 8. Avizování změny dokumentu - Rozesíláte při změně dokumentu avízo všem dotčeným uživatelům automaticky? 9. OFFLINE Podpora 10. Poskytuje rozhraní k vytvoření nástrojů/desktopu pro různé aplikace - Je možné pracovat na dokumentu OFFLINE, s tím, že po napojení do systému je dokument automaticky aktualizován/synchronizován? - Poskytuje Váš systém možnost jednoduchého propojení dat z vytvořených MS Office aplikací, do Webových stránek (xml formát) bez nutnosti přepisování a další autorizace a kontroly převedených zveřejněných dat? Zdroj: Gartner Group

5 Znalostní management má ale další vývojové stupně cílem přece není pouze bezpapírová kancelář Firmy si od projektů zaměřených na znalostní management slibují více než jen nahrazení papíru elektronickým dokumentem. Investice do znalostního managementu má obvykle dobrou návratnost, která je postavena na úspoře pracovních míst resp. na uvolnění kapacit zaměstnanců na práci s vyšší přidanou hodnotou. Toho se dosahuje především díky výraznému zefektivnění procesů a zvýšení produktivity práce Vize přechodu od oběhu dokumentů (tedy DMS) k systematickému řízení podnikových informací a znalostí - Enterprise Content (ECM). Explicitní Skryté Finance Zákazníci Produkty Řízení dokumentů Řízení obsahu Znalostní infrastruktura Znalostní management Data Obsah Znalosti

6 Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Lifecycle Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction Make s Waste t Maintenance Compliance ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Lifecycle Launch/Sunset Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Make s Waste t Maintenance Compliance partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction ning Inventory Warehouse Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Corporate ning Risk Indirect Facility Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility DMS/ECM je skupinová aktivita a vyžaduje standardizaci procesů Alternativa je drahá a neefektivní - individuální řešení pro každou firmu Tvorba a návrh dokumentů Document Creation and Imaging Knihovny, verzování Library & Version Services Document ECM Archiving Archivace Security Bezpečnost Publishing Tisk, kopie, přenos Strategie implementace

7 Jaký proces je efektivnější při příjmu dodavatelské faktury? Faktura na místo dodání nebo na SSC? Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Lifecycle Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction Make s Waste t Maintenance Compliance ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Lifecycle Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance partner strategy Satisfaction ning Inventory Warehouse Make s Waste t Maintenance Compliance ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility DODAVATEL

8 Použití DMS nástroje jde ruku v ruce s procesní optimalizací

9 Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Lifecycle Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction Make s Waste t Maintenance Compliance ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset partner strategy Satisfaction Lifecycle Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Lifecycle Launch/Sunset Portfolio P&L Pipeline Validation Development Concept/ Testing Launch/Sunset Make s Waste t Maintenance Compliance partner strategy Satisfaction partner strategy Satisfaction ning Inventory Warehouse Make s Waste t Maintenance Compliance Make s Waste t Maintenance Compliance Corporate ning Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility ning Inventory Warehouse ning Inventory Warehouse Corporate ning Sector Strategy Sector ning Corporate ning Risk Indirect Facility Sector Strategy Sector ning Risk Indirect Facility Další typy úloh, které s použitím DMS/ECM nástroje jsou výrazně efektivnější. Kvalifikace nového dodavatele / zákazníka (splnění požadavků kvality,rizika, smluvní podmínky, garance, dodací lhůty...) Podpora projektové dokumentace a sdílení klíčových výstupů Schvalování služebních cest a cestovních nákladů, kvalifikačních kurzů Rozvoj a sdílení best practice, směrnic, procesních map Proces schvalování marketingových prezentací a akcí, public relations Firemní controlling (budgeting, planning, forecasting, reporting) Proces schvalování / zamítnutí reklamace atp.

10 Od tradičního přístupu ke znalostnímu managementu Document Enetrprise Content Knowledge Document Creation and Imaging Library & Version Services Dokumenty Dokumenty Informace Informace Data Data Archiving ECM Document Security Znalosti Znalosti Know-how Know-how Best Best Practices Practices Atp. Atp. Publishing

11 V poslední dekádě se u projektů zaměřených na znalostní management uvádějí 3 vývojové kroky: Document Content Knowledge Pozornost zaměřena na: Data, tiskové nebo elektronické verze, úložiště dat. Meta-data, důvod, vazby, organizační přiřazení. Stručnost a výstižnost vyjádření. Systematická aktualizace best practice intelektuální kapitál. Firmy se tím odlišují od konkurence. Akce Uložit data na nejlevnější a časově nejméně náročná media. Uspořádat dat pro co nejjednodušší přístup a jednoznačnost. Priorita aktuálnost, komunikace Dostat znalost a informace v pravý čas na pravé místo, i když jsou jen v hlavách lidí. Problémy Poskytnout rychle dokumenty Velikost úložného prostoru Aktualizace/ Vyhledat Integrated search Kontrola verzí Workflow, Šablony Integrovat best practices do workflow (vytvořit, zpracovat, uspořádat, sdílet, použít, řídit) Nástroje (příklady) Hierarchicky organizovaná úložiště Indexace obsahu Best-practice replikace Znalostní komunity Preferovaný Governance Model Centralizovaný Mix lokální exekuce, centrální pravidla. Lokální tvorba znalostí, globální principy, distribuce do znalostních komunit.