สาน กควบค มการบร โภคยาส บ กรมควบค มโรค. การจ ดการความร (Knowledge Management) [กระบวนการบร หารงานสารบรรณ]

Transcription

1 2557 สาน กควบค มการบร โภคยาส บ กรมควบค มโรค การจ ดการความร (Knowledge Management) [กระบวนการบร หารงานสารบรรณ]

2 กระบวนการบร หารงานสารบรรณ ผ ร ช อ- สก ล : นางสมพร จามรมาน ตาแหน ง : น กว ชาการเง นและบ ญช ชานาญการ tare_1971@hotmail.com Tel : ช อ สก ล : น.ส.วรภ ญญ อ นบ ตร ตาแหน ง : น กจ ดการงานท วไปและพ สด vaytan@yahoo.com Tel : ผ ถอดบทเร ยนและผ ร วมเร ยนร น.ส.ภ ทร นทร ศ ร ทราก ล น กว ชาการสาธารณส ข น.ส.เกศร นทร ไชยจ นดา น กว ชาการสาธารณส ข นายส ร ว ช ส รน วงศ น ต กร นายศร ณร ชต ชาญประโคน น กว ชาการสาธารณส ข น.ส.เมธ ยา กอสนาน น กว ชาการสาธารณส ข น.ส.พรพ มล เหล องส นทรช ย เจ าพน กงานพ สด

3 ห วข อความร กระบวนการบร หารงานสารบรรณ ท มาและความสาค ญของงานสารบรรณ งานสารบรรณ ค อ งานท เก ยวก บการบร หารงานเอกสาร เร มต งแต การจ ดทา การร บ การส ง การเก บ ร กษา การย ม และการทาลายเอกสาร ขอบข ายของงานสารบรรณ งานสารบรรณ ทาให สามารถเห นถ งข นตอนและขอบข ายของงานสารบรรณว า เก ยวข องก บเร องใดบ าง เร มต งแต 1. การผล ตหร อจ ดทาเอกสาร (พ จารณา-ค ด-ร าง เข ยน ตรวจร าง-พ มพ ทาน สาเนา-เสนอ-ลงนาม) 2. การส ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบ ยน-ลงว นเด อนป -บรรจ ซอง-นาส ง) 3. การร บ (ตรวจ-ลงทะเบ ยน-แจกจ าย) 4. การเก บ ร กษา และการย ม 5. การทาลาย จากป ญหาการทางานท ผ านมาของสาน กควบค มการบร โภคยาส บ ค อ การทาหน งส อราชการย งไม ถ กต อง หร อไม เหมาะสม และย งม การทางานสารบรรณผ ดก นอย บ อยๆ ส งผลให เส ยเวลาในการปฏ บ ต งานอ นๆ ตามมา รวมไปถ งม อ ตราการโยกย าย ลาออกค อนข างส งมาก ทาให ม บ คลากรใหม ๆ เข ามาทางานอย เสมอ ซ งม ความจาเป นต องสอนระเบ ยบงานสารบรรณให ก บบ คลากรใหม อย เสมอ ด งน น เพ อลดความผ ดพลาด และ ลดการเส ยเวลาก บกระบวนการทางานด านงานสารบรรณ และไม ม ผลกระทบต องานด านอ นๆ บ คลากรใน หน วยงานจ งม ความเห นร วมก นว า ควรม การจ ดทาค ม อ/แนวทางในการบร หารจ ดการงานสารบบรรณข น แต ท งน ได ค ดเล อกห วข อเร องท สาค ญๆและจาเป นท บ คลากรใหม ต องร บร และสามารถดาเน นการได ด วย ตนเอง โดยม บ คลากรเก าคอยเป นท ปร กษา และพ เล ยงให ในกรณ ท ย งไม เข าใจหร อ ม ป ญหาใดๆ ท นอกเหน อจากประเด นด งกล าว โดยม ขอบเขตการถอดบทเร ยนเร องกระบวนการบร หารจ ดการงานสารบรรณ คร งน ด งน

4 ประโยชน ของความร ฯ เพ อลดข อผ ดพลาด ลดการเส ยเวลาของการทางานสารบรรณรวมถ งผลกระทบต องาน ด านอ นๆ ผลล พธ ท คาดหว ง 1. บ คลากรท เข ามาทางานใหม สามารถปฏ บ ต งานได ด วยตนเอง โดยม บ คลากรเก าคอย เป นเพ ยงท ปร กษา และพ เล ยงให 2. การจ ดการงานสารบรรณ รวมถ งระบบงานอ นๆม ประส ทธ ภาพมากย งข น

5

6 ระบบงานสารบรรณ แบ งออกเป น 3 ห วข อใหญ ด งน 1. หน งส อร บ - หน งส อร บในกล มงาน - หน งส อร บนอกกล มงาน (สคส.) 2. หน งส อร บ - หน งส อส งในหน วยงาน - หน งส งภายนอกกรมควบค มโรค - หน งส อส งภายนอกกระทรวง/นอกส งก ด /มหาว ทยาล ย 3. ร ปแบบ/ชน ดของหน งส อ ม 6 ประเภท แต ยกต วอย างมา 2 ประเภท ค อ - หน งส อภายใน - หน งส อภายนอก ข อพ งระว ง 1. การลงร บซ าในเร องเด ยวก น 2. นาเร องไปปฏ บ ต โดยไม ลงร บ 3. ห วหน ากล มงานมอบหมายงานช าทาให การปฏ บ ต งานช าไปด วย 4. ล มส งเร องต อ (หล งจากค นให กล มงานเพ อตรวจทานความเร ยบร อย) ข นตอนการลงร บหน งส อ หน งส อร บจากหน วยงานอ น กล มบร หารท วไป ลงร บหน งส อ พ จารณาค ดแยก/กล นกรอง เสนอห วหน ากล มบร หารท วไป ตรวจทาน เสนอผ อานวยการฯ เสนอห วหน ากล มงานฯ

7 หน งส อร บจากกล มงานในหน วยงาน กล มบร หารท วไปลงร บ พ จารณากล นกรอง - ร ปแบบ - ความถ กต อง เสนอห วหน ากล มบร หารท วไป พ จารณากล นกรอง/ตรวจทาน เสนอผ อานวยการ ผ อานวยการลงนาม ผ อานวยการไม ลงนาม กล มบร หารท วไปดาเน นการต อ ส งหน งส อค นกล มงานเพ อ ดาเน นการต อ (น.อน ม ต, น.เว ยน ฯ) ข อพ งระว ง 1. การลงร บซ าเร องเด ยวก น 2. นาเร องไปปฏ บ ต โดยไม ลงร บ 3. ห วหน ากล มงานฯ มอบงานช า ทาให การปฏ บ ต งานช าตาม ส งหน งส อค นกล มงานฯ เพ อแก ไข

8 ข นตอนการส งหน งส อ กล มงานฯ ถ ง ผ อานวยการ ร างหน งส อเสนอห วหน ากล ม ห วหน ากล มตรวจทาน ไม เห นชอบ แก ไข ห วหน ากล มฯ เห นชอบ ลงนาม ผ ปฏ บ ต ออกเลขหน งส อส ง จากกล มงาน ส งงานสารบรรณหน วยงาน

9 ผ อานวยการ ถ ง หน วยงานอ น ผ อานวยการลงนาม กล มบร หารท วไปออกเลข หน งส อ ค นหน งส อกล บไปย งกล มงาน เพ อแนบเอกสาร นาหน งส อส งไปย งหน วยงาน ต างๆ ข อพ งระว ง พบว า เม อกล มบร หารท วไปค นเร องให กล มงานเพ อไปจ ดช ดเอกสาร แต เจ าของเร องไม จ ดเอกสาร และเก บเร องไว ท กล มงานฯ ทาให เร องค างส ง และเก ดความส ญหาย ร ปแบบ/ชน ดของหน งส อราชการ หน งส อราชการม 6 ชน ด ค อ 1) หน งส อภายนอก 2) หน งส อภายใน 3) หน งส อประท บตรา 4) หน งส อส งการ 5) หน งส อประชาส มพ นธ และ 6) หน งส อท เจ าหน าท ทาข นหร อร บไว เป นหล กฐานในราชการ หน งส อภายใน ค อ หน งส อต ดต อราชการท เป นแบบพ ธ น อยกว าหน งส อภายนอก เน องจากเป นการ ต ดต อระหว างหน วยงานในกระทรวง ทบวง กรมหร อจ งหว ดเด ยวก น ซ งเป นท ร จ กก นด อย แล ว หร อเป น หน วยงานในส งก ดเด ยวก น ใช กระดาษบ นท กข อความ ล กษณะของหน งส อภายใน ม รายละเอ ยดด งน 1. ม คาว า บ นท กข อความ อย ก งกลางกระดาษด านบน ต วอ กษร TH saraban ขนาด 29 พอยต 2. คร ฑเล ก ขนาด 1.2 เซนต เมตร 3. ต งค าหน ากระดาษ ด านบน 1.5 ซม. ด านซ าย 3 ซม. ด านขวา 2 ซม. ด านล าง 1 ซม. 4. ส วนราชการ ให ลงช อส วนราชการเจ าของเร อง 5. ท ให ลงพย ญชนะและเลขประจาของเจ าของเร อง

10 6. ว นท ให ลงต วเลขของว นท ช อเต มของเด อน และต วเลขของป พ ทธศ กราชท ออกหน งส อ 7. เร อง ให ลงเร องย อท เป นใจความส นท ของหน งส อฉบ บน น 8. คาข นต น ให ใช คาข นตามฐานะของผ ร บหน งส อ 9. ข อความ ให ลงสาระสาค ญของเร องให ช ดเจน 10. ลงช อและตาแหน ง ข อควรร 1. ส วนราชการ ห วหน ากล มลงนาม = กล ม... สาน ก...โทร... ผ อานวยการลงนามถ งอธ บด กรมควบค มโรค = สาน ก... กรมควบค มโรค...โทร... ผ อานวยการลงนามถ งกอง/สาน ก ในส งก ดกรมควบค มโรค = สาน ก... กล ม...โทร... อธ บด กรมฯ ลงนาม = กรม... สาน ก...โทร... ร ฐมนตร กระทรวง/ปล ดกระทรวง ลงนาม = กระทรวง... กรม...โทร ข อความย อหน าแยกข นต นด วย ตาม ให ลงท ายด วย ความแจ งแล ว น น 3. ข อความม 3 ย อหน า แต ละย อหน าให ม ระยะห าง 6 พอยด ข อพ งระว ง 1. ไม แนบส งท ส งมาด วย 2. พบว าม การใช คาลงท าย ขอแสดงความน บถ อ 3. ว นท ต องให ตรงก บคาว าข อความ (บ นท กข อความ) ต วอ กษร ว น ตรงก บคาว า ข อ 4. เว นช องว างระหว าง ว นท ก บ เด อน น อย ทาให เข ยนต วเลขไม ได 5. อ างหน งส อผ ดเร องและไม แนบหน งส อท อ างถ ง 6. แบบเส นใต (...) ท อย 3 บรรท ดแรกไม เท าก น และบางคร งพบว าไม ใส

11 ต วอย าง สาเนาค ฉบ บ บ นท กข อความ ส วนราชการ กล มบร หารท วไป สาน กควบค มการบร โภคยาส บ โทร. ๐ ๒๕๘๐ ๙๒๓๗ ท สธ ๐๔๔๒.๑/ ว นท เร อง เร ยน ภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสร ป (พ มพ ช อเต ม) ตาแหน ง...ร าง...พ มพ... ตรวจ

12 หน งส อภายนอก ค อ หน งส อต ดต อราชการท เป นแบบพ ธ โดยใช กระดาษตราคร ฑ เป นหน งส อต ดต อ ระหว างส วนราชการ หร อส วนราชการม ถ งหน วยงานอ นใดซ งม ใช ส วนราชการ หร อท ม ถ งบ คคลภายนอก ม รายละเอ ยดด งน 1. คร ฑ ม ขนาด 3 ซม. อย ก งกลางหน ากระดาษด านบน 2. ท ให ลงรห สต วพย ญชนะและเลขประจาของเจ าของเร อง 3. ส วนราชการเจ าของหน งส อ ให ลงช อส วนราชการ สถานท ราชการ 4. ว น เด อน ป ให ลงต วเลขของว นท ช อเต มของเด อน และต วเลขของป พ ทธศ กราชท ออกหน งส อ 5. เร อง ให ลงเร องย อท เป นใจความส นท ส ดของหน งส อฉบ บน น 6. คาข นต น ให ใช คาข นต นตามฐานะของผ ร บหน งส อ 7. อ างถ ง (ถ าม ) ให อ างถ งหน งส อท เคยม ต ดต อก นเฉพาะหน งส อท ส วนราชการผ ร บหน งส อได ร บมาก อน แล วจะจากส วนราชการใดก ตาม โดยให ลงช อส วนราชการเจ าของหน งส อและเลขท หน งส อ ว นท เด อน ป พ ทธศ กราช 8. ส งท ส งมาด วย (ถ าม ) ให ลงช อส งของ เอกสาร หร อบรรณสารท ส งไปพร อมก บหน งส อน น ใน กรณ ท ไม สามารถส งไปในซองเด ยวก นได ให แจ งด วยว าส งไปโดยทางใด 9. ข อความ ให ลงสาระสาค ญของเร องให ช ดเจน และเข าใจง าย หากม ความประสงค หลายประการ ให แยกเป นข อ ๆ 10. คาลงท าย ให ใช คาลงท ายตามฐานะของผ ร บหน งส อ 11. ลงช อ ให ลงลายม อช อเจ าของหน งส อ และให พ มพ ช อเต มของเจ าของลายม อช อไว ใต ลายม อช อ 12. ตาแหน ง ให ลงตาแหน งของเจ าของหน งส อ 13. ส วนราชการเจ าของเร อง ให ลงช อส วนราชการเจ าของเร อง หร อหน วยงานท ออกหน งส อ ถ าส วน ราชการท ออกหน งส ออย ในระด บกระทรวงหร อทบวง ให ลงช อส วนราชการเจ าของเร องท งระด บกรมและกอง ถ าส วนราชการท ออกหน งส ออย ในระด บกรมลงมาให ลงช อส วนราชการเจ าของเร องเพ ยงระด บกองหร อ หน วยงานท ร บผ ดชอบ ** การทาหน งส อราชการท งหน งส อภายใน และหน งส อภายนอก ต องจ ดทาจานวน 3 ฉบ บ ค อ ฉบ บจร ง ฉบ บ สาเนาค ฉบ บ ฉบ บสาเนา** ข อพ งระว ง 1. ส วนราชการ พ จารณาตามผ ลงนาม 2. คาลงท าย พ จารณาตามผ ร บหน งส อ 3. คาข นต น พ จารณาตามผ ร บหน งส อ 4. ม กใช คาผ ดจาก ส งท ส งมาด วย เป น เอกสารแนบ 5. ถ าม หน งส อท อ างถ ง เราจะไม อ างเลขท หน งส ออ กคร งในข อความแต จะใช คาว า ตามหน งส อหน วยงาน ท อ างถ ง 6. ส วนใหญ ขนาดคร ฑไม ได มาตรฐานตามท กาหนดในระเบ ยบสารบรรณฯ

13 ต วอย าง สาเนาค ฉบ บ ท สธ ๐๔๔๒.๑ / กรมควบค มโรค (ว น เด อน ป ) ถนนต วานนท จ งหว ดนนทบ ร ๑๑๐๐๐ ภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสร ป ขอแสดงความน บถ อ ( ช อเต ม ) อธ บด กรมควบค มโรค สาน กควบค มการบร โภคยาส บ โทร. ๐ ๒๕๘๐ ๙๒๓๗ โทรสาร...ร าง...พ มพ... ตรวจ