บทท 4 การจ ดการทร พยากร (Resource)

Transcription

1 55 บทท 4 การจ ดการทร พยากร (Resource) ในการดาเน นโครงการให บรรล เป าหมายน น ส วนสาค ญอ กก ค อ ทร พยากร ซ งเป นป จจ ย ท ผล กด นให เก ดความสาเร จ ในการจ ดการทร พยากรในโครงการน นอาจความย งยากในการจ ดการ ทร พยากรโดยป ญหาท พบส วนใหญ ค อ จานวนทร พยากรท ม อย อย างจาก ด ในความเป นจร งน นเราไม สามารถให คนท หน วยงานช วยงานในโครงการท งหมดได ต องอาศ ยทร พยากรท ม อย อย างจาก ดให เก ดประส ทธ ภาพ ส งส ด เวลาในการด แลร บผ ดชอบโครงการ เพราะบ คคลบางคนอาจม โครงการให ต อง ร บผ ดชอบมากกว า 1 โครงการ ด งน นจ งต องม การจ ดการเวลาของทร พยากรให ด ทร พยากรท ต องการนามาใช งานอาจอย ไกลจากท ทาโครงการ อาจเก ดป ญหาในการ จ ดส ง จ งทาให เก ดป ญหาก บโครงการได ในการจ ดการโครงการย งม ป ญหาท เก ดข นก บโครงการ อ กหลายป ญหาด งน นจ งควรม การ จ ดการทร พยากรอย างถ กต องตามความเป นจร งเพ อไม ให เก ดป ญหาในการทาโครงการ การกาหนดทร พยากรของโครงการ 1. คล กเล อกเมน ไอคอน Resources ด งร ปท 4.1 คล กท Resources ร ปท 4.1

2 56 2. จะปรากฏด งร ปท 3.2 เพ อให ทาการกาหนดทร พยากรของโครงการ ร ปท 4.2 ส วนประกอบด วย Name = ช อของทร พยากร Type = ประเภทของงาน Work Address = อ เมลของทร พยากรท สามารถต ดต อได 3. ทาการกาหนดข อม ลทร พยากรของโครงการด งร ปท 4.3 การกาหนดค าทร พยากรของโครงการ ร ปท 4.3

3 57 การแทรกทร พยากรเข าในโครงการ คล กท รายการทร พยากรท ต องการแทรก จากน นไปท เมน บาร Insert-> New Task/ Resources ด งร ปท 3.4 ทาการแทรกทร พยากรลงไป คล กท New Task/Resources ร ปท 4.4 การลบทร พยากรในโครงการ 3.4 คล กท ตรงหน ารายการทร พยากรท ต องการลบจากน นไปท เมน บาร Edit-> Delete ด งร ปท ทาแถบส ดาท งแถวของทร พยากรท ต องการลบ ร ปท 4.4

4 58 การกาหนดกล มของทร พยากร ในการแบ งกล มของทร พยากรน นก เพ อให ม การจ ดการก บรายจ ายของทร พยากรท ท ม ความเก ยวข องก นง ายและสะดวกมากข นโดยม ว ธ ด งร ปท 3.5 ร ปท 4.5 การกาหนดกล มให ก บทร พยากร การกาหนดทร พยากรให ก บงาน(Task) โครงการ การกาหนดทร พยากรต าง ๆ ให ก บงาน (Task) โครงการน น ม ข นตอนด งต อไปน 1. เล อกไปท เมน ไอคอน Gantt Chart View ด งร ปท 3.6 Gantt Chart View ร ปท 4.6

5 59 2. เล อกงาน (Task) ท ต องการกาหนดทร พยากร จากเมน บาร เล อก Project->Task /Resources Information ด งร ปท 3.7 ร ปท จะปรากฏหน าต าง ด งร ปท 3.8 เล อกแท บ Resources ร ปท 4.8 เล อกแท บ Resources

6 60 4. จากน นคล กท ป ม จะปรากฏหน าต างด งร ปท 4.9 ร ปท เล อกทร พยากรท ต องการกาหนดให ก บงานในโครงการโดยทาแถบดาหน าทร พยากร ท ต องการ โดยสามารถเล อกได รายการ กดป ม <Ctrl> บนค ย บอร ด จากน นก คล กท ป ม Assignด งร ป ท 3.10 ร ปท 4.10

7 เม อทาการกาหนดทร พยากรให ก บโครงการแล วคล กท ป ม Close จะปรากฏด งร ปท ร ปท 4.11 ทร พยากรท กาหนดให งานในโครงการ 7. จากน นก ทาการกาหนดทร พยากรต างๆ ให ก บงานในโครงการท งหมดโดยทาตาม ข นตอนข างบน จะปรากฏด งร ปท 4.12 ร ปท 4.12 การกาหนดทร พยากรให ก บ Task

8 62 การยกเล กการกาหนดทร พยากรให ก บงาน(Task) โครงการ 1. เล อกงาน (Task) ท ต องการยกเล กการกาหนดทร พยากร จากเมน บาร เล อก Project-> Task/Resources Information ด งร ปท 3.13 ร ปท จะปรากฏหน าต าง ด งร ปท 3.14 เล อกแท บ Resources ร ปท 4.14

9 63 3. จากน นคล กท ป ม จะปรากฏหน าต างด งร ปท 4.15 ร ปท ทร พยากรท เป นแถบส ค อ ทร พยากรท ได กาหนดให ก นงาน (Task) ในโครงการ เล อก รายการท เป นแถบส จากคล กท ป ม Remove ด งร ปท 4.16 เล อกทร พยากรท ต องการยกเล ก ร ปท 4.16 คล กท ป ม Remove

10 64 การกาหนดว นเร มต นให ก บทร พยากร หล งจากม การกาหนดทร พยากรแล ว ต อไปเราจะมากาหนดว นท เร มต นของทร พยากรซ ง ไม จาเป นต องเร มต นว นเด ยวก บว นเร มต นงาน (Task) เสมอไป การกาหนดว นท เร มต นทร พยากร สามารถทาได ด งน 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการกาหนดว นเร มต นของ ทร พยากร ด งร ปท 3.17 ไอคอน Recourse ทร พยากรท ต องการกาหนดว นท ร ปท ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกแท บ General ด งร ปท ร ปท 4.18 ร ปท 4.18 ส วนของ Base Calendar

11 65 3. กาหนดว นเร มต นการทางาน ด งท 4.19 ร ปท 4.19 การกาหนดเวลาในทางานของทร พยากรตามร ปแบบ OpenProj 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการกาหนดว นเร มต นของ ทร พยากร ด งร ปท 4.20 ไอคอน Resources ร ปท 4.20 ทร พยากรท ต องการกาหนดว นท

12 ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกแท บ General ด งร ปท ร ปท 4.21 กาหนดร ปแบเวลาในการทางาน การกาหนดเวลาในทางานของทร พยากรตามร ปแบบกาหนดเอง 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการกาหนดว นเร มต นของ ทร พยากร ด งร ปท 4.22 ร ปท 4.22 ไอคอน Resources ทร พยากรท ต องการกาหนดว นท ร ปท 4.22

13 ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกแท บ General ด งร ปท ร ปท จะปรากฏหน าต างปฏ ท นด งร ปท 4.33 เล อก Chang working time ประเภทของการกาหนดการทางาน ร ปท 4.33 User default เป นประเภทการทางานท โปรแกรม OpenProj กาหนดมาให แล ว ด งร ปท 4.34

14 68 เล อกประเภท Use Default Non-Working time ร ปท 4.34 เป นการกาหนดให เป นว นหย ดการทางานของทร พยากร ด งร ปท 4.35 ร ปท 4.35 เล อกประเภท Non-Working time กาหนดระยะเวลาการทางานของแต ละว นของทร พยากร

15 69 Non-default working time เป นการกาหนดเวลาในการทาในแต ละว นของ ทร พยากรด งร ปท 4.36 เล อกประเภท Non-default working time ร ปท 4.36 กาหนดระยะเวลาการทางานของ แต ละว นของทร พยากร เช น การกาหนดระยะเวลาการเร มทางานให ช าหร อเร วกว าปกต การกาหนดระยะเวลา ทางานในการเล กงานเร วหร อช ากว าปกต ท ทางานประจาว นท เราทาการกาหนด การระบ ค าใช จ าย ๆ ของโครงการ ในการระบ ค าใช จ ายของทร พยากรน นม ความสาค ญมากอย างหน ง เพราะเป นส วนหน งใน การทาให โครงการน นประสบความสาเร จและม ผลกาไร ซ งการกาหนดค าใช จ ายต างๆ ทร พยากร ในโครงการน น ม ด งน Standard Rate (sta. Rate) ใช สาหร บกาหนดค าใช จ ายประจาท เก ดข นจร งในเวลา ทางาน เช น เง นเด อน Overtime Rate (Ovt. Rate) ค าใช จ ายพ เศษ เน องจากการทางานล วงเวลา เช นค า OT Cost Per Usr (Cost Use) สาหร บค าใช จ ายต อหน งคร งท ใช ทร พยากรน เช น ค าซ อ ว ตถ ด บ

16 70 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการกาหนดว นเร มต นของ ทร พยากร ด งร ปท 4.37 ไอคอน Resources ร ปท 4.37 เล อกทร พยากรท ต องการกาหนด ค าใช จ าย 2. ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกท แท บ Cast ด งร ปท 4.38 เล อกแท บ Cast ร ปท 4.38 ประเภทกาหนดค าใช จ ายของโครงการ

17 71 ว ธ การช าระเง น ในห วข อน จะกล าวถ งว ธ การชาระเง น เป นการชาระเง นถ กกาหนดในคอล มน Accrue At ซ งม อย 3 แบบ Start การชาระเง นเม อเร มงาน (Task) ของโครงการ หร อจ ายเง นล วงหน าไปก อน เช น การส งซ อว ตถ ด บ End จ ายเง นเม องานเสร จตามท ตกลงก นไว Prorated จ ายตามงาน ( Task) ท เก ดข นจร ง เช น การจ ายเง นเด อนพน กงาน 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการกาหนดว นเร มต นของ ทร พยากร ด งร ปท 4.39 ไอคอน Resources ร ปท 4.39 เล อกทร พยากรท ต องการกาหนดค าใช จ าย

18 72 2. ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกท แท บ Cast ด งร ปท 4.50 การกาหนดว ธ การชาระเง น ร ปท 4.50 ตารางการกาหนดค าใช จ ายของทร พยากรในการ (Cost rate tables) ในการใช งานจร งน นค าใช จ ายบางอย างอาจม การเปล ยนแปลงได จ งต องม การกาหนด ตารางค าใช จ าย จะช วยในกรณ ต างๆ ด งน 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการกาหนดว นเร มต นของ ทร พยากร ด งร ปท 3.41 ไอคอน Resources ร ปท 4.51 เล อกทร พยากรท ต องการกาหนดค าใช จ าย

19 73 2. ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกแท บ Cost ด งร ปท 4.52 กาหนดว นท เร มม การเปล ยนแปลง ค าใช จ ายต าง เช น เง นเด อน ค าล วงเวลา ร ปท 4.52 การใส ค าใช จ ายต าง ๆ ของทร พยากร ในทร พยากรต าง ๆ ต องม การกาหนดค าใช จ ายต าง ๆ ของทร พยากร เช น เง นเด อนของ ทร พยากร ค าล วงเวลาการทางานของทร พยากร 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการกาหนดว นเร มต นของ ทร พยากร ด งร ปท 4.53 ไอคอน Resources ร ปท 4.53 เล อกทร พยากรท ต องการกาหนดค าใช จ าย

20 74 2. ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกแท บ Cost ด งร ปท 4.54 กาหนดว นท เร มต นการทางานของ ทร พยากร การกาหนดทร พยากรประเภทว ตถ ด บ ร ปท 4.54 ค าใช จ ายต าง ๆ ของทร พยากร 1. คล กเล อกเมน ไอคอน Resources ด งร ปท 4.55 คล กท Resources ร ปท 4.55

21 75 2. ทาการกาหนดข อม ลทร พยากรของโครงการด งร ปท 3.45 ทร พยากรท เป นประเภทว ตถ ด บ ประเภทของทร พยากร เล อกเป นประภท Material ร ปท 4.55 การใส ค าใช จ ายต าง ๆ ของทร พยากรประเภทว ตถ ด บ 1. เล อกทร พยากรท ต องการกาหนดค าใช จ าย จากน นท ท ลบาร Project->Task/Resource Information ด งร ปท 4.56 ร ปท 4.56

22 76 2. เล อกแท บ Cost กาหนดว นท เร มและค าใช จ ายของทร พยากรด งร ปท 4.57 กาหนดว นท เร มต นของทร พยากร ร ปท 4.57 ค าใช จ ายต าง ๆ ของทร พยากร การกาหนดทร พยากรประเภทว ตถ ด บให ก บงาน(Task) โครงการ การกาหนดทร พยากรต างๆ ให ก บงาน (Task) โครงการน น ม ข นตอนด งต อไปน 1. เล อกไปท เมน ไอคอน Gantt Chart View ด งร ปท 4.58 Gantt Chart View

23 77 ร ปท เล อกงาน (Task) ท ต องการกาหนดทร พยากร จากเมน บาร เล อก Project-> Task/Resources Information ด งร ปท 4.59 ร ปท จะปรากฏหน าต าง ด งร ปท 4.60 เล อกแท บ Resoures ร ปท จากน นคล กท ป ม จะปรากฏหน าต างด งร ปท 4.61 ด บเบ ลคล กท ทร พยากรท ต องการเพ ม

24 78 ด ลเบ ลคล กท ทร พยากรท ต องการเพ มก บงาน ร ปท 4.61 การเปล ยนแปลงทร พยากรของงาน เราสามารถทาการเปล ยนแปลงทร พยากรของงานเพ อเก ดความเหมาะสมก บงานโครงการ สามารถทาได ด งน 1. เล อกไปท เมน ไอคอน Gantt Chart View ด งร ปท 4.62 Gantt Chart View ร ปท 4.62

25 2. เล อกงาน (Task) ท ต องการกาหนดทร พยากร จากเมน บาร เล อก Project-> Task/Resources Information ด งร ปท ร ปท จะปรากฏหน าต าง ด งร ปท 4.64 เล อกแท บ Resources ร ปท จากน นคล กท ป ม เล อกทร พยากรท ต องการเปล ยน จากน นคล กท ป ม Replace... จะปรากฏหน าต างด งร ปท 3.55 จากน นเล อกทร พยากรท ต องการนามาเปล ยน แล วคล กท ป ม OK

26 80 การลดเวลาการทางานของทร พยากร ร ปท 4.65 เล อกทร พยากรท ต องการนามาเปล ยน ทร พยากรเด ม การลดเวลาการทางานเป นการลดเวลาท ทร พยากรต องร บผ ดชอบงาน สามารถทาได ด งน 1. เล อกไปท เมน ไอคอน Gantt Chart View ด งร ปท 4.66 Gantt Chart View ร ปท 4.66

27 2. เล อกงาน (Task) ท ต องการกาหนดทร พยากร จากเมน บาร เล อก Tool-> Assign Resource... ด งร ปท ร ปท เล อกทร พยากรท ต องการลดเวลาการทางาน จากน นก เล อกจานวนเวลาท ต องการลด เป นเปอร เซนต แล วคล กท ป ม ด งร ปท 4.68 ร ปท 4.68

28 82 การใส โน ตให ก บทร พยากร (Resource) บางคร งต องการเข ยนรายละเอ ยดให ก บทร พยากร เราสามารถใส รายละเอ ยดของ ทร พยากรได ด งน 1. เล อกไปท ไอคอน Resources เล อกทร พยากรท ต องการทาการใส รายละเอ ยดของ ทร พยากร ด งร ปท 4.69 ร ปท ไปท ท ลบาร เล อก Project->Task/Resource Information เล อกแท บ Note ด งร ปท ร ปท 4.70 ใส ข อความท ต องการใส รายละเอ ยดให ทร พยากร