by Mr. Supot Singhasaneh

Transcription

1 by Mr. Supot Singhasaneh

2 สาน กงานต องวางนโยบายและข นตอนการปฏ บ ต งานโดย กาหนดให ม การจ ดทาเอกสารหล กฐานท เหมาะสมเพ อประกอบการดาเน นการท ก ข นตอนในระบบการควบค มค ณภาพ การเก บร กษาเอกสารหล กฐานข างต นในช วงเวลาหน งซ งเพ ยงพอท จะ ให ผ ท ดาเน นการตามข นตอนการต ดตามสามารถประเม นผลการปฏ บ ต ตามระบบการควบค มค ณภาพของสาน กงาน หร อในช วงเวลาท นานกว า น หากม กฎหมายกาหนด การจ ดทาเอกสารหล กฐานเก ยวก บข อร องเร ยนและข อกล าวหา และ การแก ป ญหาด งกล าว

3 กาหนดนโยบายและข นตอนในการเก บเอกสารหล กฐานท จาเป น ด งน เอกสารหล กฐานท ต องม ในแต ละงานสอบบ ญช เอกสารหล กฐานท วไปท ใช ท งสาน กงาน เอกสารหล กฐานเก ยวก บการดาเน นการตามข นตอนการควบค มค ณภาพ เอกสารหล กฐานต องเพ ยงพอท จะ ประกอบท กข นตอนในระบบการควบค มค ณภาพ สร ปว ารายงานการสอบบ ญช ท ออกเป นไปตามท มาตรฐานและกฎหมาย กาหนด ม การตรวจทานค ณภาพของแต ละงานสอบบ ญช ก อนท จะออกรายงานสอบ บ ญช นโยบายอาจจะบ นท กอย ในร ปแบบ templates, questionnaires, checklists, memoranda

4 การกาหนดร ปแบบและเน อหาของเอกสารหล กฐานท เก ยวข องก บแต ละองค ประกอบของระบบการควบค ม ค ณภาพ อาจต องใช ว จารณญาณ ซ งข นอย ก บหลาย ป จจ ย เช น ขนาดของสาน กงานและจานวนของสาขาสาน กงาน ล กษณะและความซ บซ อนและว ธ ปฏ บ ต ของสาน กงาน สาน กงานขนาดใหญ อาจนาระบบอ เล กทรอน กส มาใช ในการจ ดเก บ เอกสาร เช น คาย นย นความเป นอ สระ การประเม นผลการ ปฏ บ ต งาน และผลของการต ดตามและการตรวจทานงาน

5 เอกสารหล กฐานท เก ยวข องก บการต ดตามการควบค มค ณภาพ เช น ข นตอนการต ดตาม ซ งรวมถ ง ว ธ การในการเล อกงานท ทาเสร จแล ว มาตรวจ การบ นท กเก ยวก บการประเม นผลของเร องต อไปน การปฏ บ ต ตามมาตรฐานว ชาช พ ข อบ งค บและข อกาหนดทางกฎหมาย การประเม นระบบการควบค มค ณภาพว าม การออกแบบ และนามา ปฏ บ ต อย างเหมาะสมหร อไม นโยบายและว ธ การควบค มค ณภาพของสาน กงานม การนามาใช อย าง เหมาะสม และทาให รายงานท ออกม ความเหมาะสมตามสถานการณ ข อบกพร องท พบ และการประเม นผลกระทบด งกล าว และหล กเกณฑ ท ใช ในการพ จารณาว าต องม การดาเน นการต อไปหร อไม

6 ข อพ จารณาเฉพาะกรณ สาน กงานขนาดเล ก สาน กงานขนาดเล กอาจใช ว ธ การท ไม เป นทางการในการ รวบรวมเอกสารหล กฐานของระบบการควบค มค ณภาพ เช น การบ นท กด วยม อ การใช เช คล สต และแบบฟอร ม ต าง ๆ

7 สาน กงานควรกาหนดเอกสารหล กฐานสาหร บแต ละงาน ท จาเป นต องม ตามมาตรฐานว ชาช พ กฎเกณฑ และกฎหมาย กาหนด เช น เอกสารหล กฐานท เก ยวข องก บการวางแผนการตรวจสอบ ซ งอาจเป นในร ปแบบ checklist หร อ การจดบ นท ก เอกสารหล กฐานท แสดงว าม การปฏ บ ต ตามจรรยาบรรณว ชาช พ และบ นท ก ประเด นท พบเก ยวก บการปฏ บ ต ตามข อกาหนดด านจรรยาบรรณ เอกสารหล กฐานท แสดงว าม การปฏ บ ต ตามข อกาหนดในเร องความเป นอ สระ และบ นท กการหาร อท เก ยวข องก บเร องด งกล าว

8 สาน กงานควรกาหนดเอกสารหล กฐานสาหร บแต ละงาน ท จาเป นต องม ตามมาตรฐานว ชาช พ กฎเกณฑ และกฎหมาย กาหนด เช น (ต อ) เอกสารหล กฐานท สน บสน นข อสร ปในการร บงานและการคงไว ซ งล กค า ข นตอนในการประเม นความเส ยงท อาจจะเก ดข อผ ดพลาดท เป นสาระสาค ญ และระด บความเช อม นท ผ บร หารได ให การร บรองไว ล กษณะของความเส ยงท พบ การขยายข นตอนการตรวจสอบในเร องด งกล าว ผลท ได จากการตรวจสอบและข อสร ปท ได การขอคาปร กษา ล กษณะ ขอบเขต และข อสร ปท ได จากท ปร กษา

9 สาน กงานควรกาหนดเอกสารหล กฐานสาหร บแต ละงาน ท จาเป นต องม ตามมาตรฐานว ชาช พ กฎเกณฑ และกฎหมาย กาหนด เช น (ต อ) การส อสารและปร กษาประเด นท พบภายในท ม ผลจากการตรวจทานการควบค มค ณภาพงาน (ทาเสร จก อนออกรายงาน) คาย นย นว าไม ม ประเด นท ย งไม ได ข อสร ปซ งอาจก อให เก ดการใช ว จารณญาณท ทาให ได ข อสร ปท ไม เหมาะสม คาย นย นว าหล กฐานการสอบบ ญช ท ได ม ความเพ ยงพอและเหมาะสม ม การป ดแฟ มงานตรวจสอบรวมถ งม การ sign-off อย างเหมาะสม

10 การทา EQCR checklist ว าได ม การสอบทานเอกสาร หล กฐานท กาหนดครบถ วนแล ว อาจรวมถ ง คาร บรองว าผ สอบบ ญช และท มได ปฏ บ ต ตามข นตอนการควบค ม ค ณภาพครบถ วนแล ว และม การสอบทานค ณภาพเสร จส นก อน ว นท ออกรายงาน ได ข อสร ปจากข นตอนการตรวจทานค ณภาพงาน ผ สอบทานค ณภาพงานไม พบประเด นท ย งไม ได ข อสร ป

11 การรวบรวมแฟ มงานข นส ดท ายให เสร จสมบ รณ กาหนดกรอบเวลาในการรวบรวมแฟ มงานให เสร จสมบ รณ อย าง ท นเวลา เช น การรวบรวมแฟ มงานข นส ดท ายสาหร บการ ตรวจสอบ ไม ควรมากกว า 60 ว นน บจากว นท ในรายงานการสอบ บ ญช หร อ ตามท กฎหมายกาหนด ในกรณ ท ม การออกรายงานสองฉบ บหร อมากกว าท ต างก น ใน เร องเด ยวก น ควรม การระบ กรอบเวลาของแต ละรายงานสาหร บ แต ละงานแยกจากก น

12 การร กษาความล บ ความปลอดภ ย ความซ อส ตย ส จร ต การ เข าถ งเอกสารหล กฐานของงาน ม การกาหนดให พน กงานระม ดระว งในการร กษาความล บ ของข อม ลล กค าในเอกสารหล กฐานของงาน เว นแต จะ ได ร บการอน ญาตจากล กค าเป นกรณ พ เศษท ยอมให ม การ เป ดเผยข อม ล หร อทาตามกฎหมายหร อหน าท ทางว ชาช พ ท อน ญาตให ทาได

13 การร กษาความล บ ความปลอดภ ย ความซ อส ตย ส จร ต การเข าถ ง เอกสารหล กฐานของงาน (ต อ) สาน กงานควรออกแบบระบบการควบค มท ป องก นการด ดแปลงแก ไขข อม ลและ เอกสารของล กค าโดยไม ได ร บอน ญาต เช น สามารถต ดตามได ว าการเปล ยนแปลงหร อการสอบทานเอกสารหล กฐานทาเม อใด หร อทาโดยใคร ม ระบบการป องก นในท กข นตอนของงาน โดยเฉพาะข อม ลท ม การส งต อไปย ง หน วยงานอ นผ านทางอ นเตอร เน ต ไม ให ม การแก ไขข อม ลเอกสารหล กฐานของงานโดยไม ได ร บอน ญาต การอน ญาตให ม การเข าถ งข อม ลเอกสารหล กฐานของงานโดยท มงานหร อ หน วยงานอ นท ได ร บอน ญาตเท าท จาเป น

14 การร กษาความล บ ความปลอดภ ย ความซ อส ตย ส จร ต การ เข าถ งเอกสารหล กฐานของงาน (ต อ) ระบบการควบค มท ม การออกแบบและนาไปใช อาจรวมถ งเร องด งต อไปน การใช รห สผ านเพ อเข าถ งเอกสารหล กฐานท อย ในร ปแบบอ เล กทรอน กส ให แก ผ ท ได ร บอน ญาตเท าน น ต องม การเก บส ารองข อม ลอย างสม าเสมอสาหร บเอกสารหล กฐานท อย ในร ปของ อ เล กทรอน กส ม ว ธ การท เหมาะสมในการจ ดทา ส งมอบ และการรวบรวมเอกสารหล กฐาน ม ว ธ การในการจาก ดการเข าถ ง และการส งมอบ รวมถ งการเก บร กษาความล บของ เอกสารหล กฐานท เป นกระดาษ

15 การร กษาความล บ ความปลอดภ ย ความซ อส ตย ส จร ต การ เข าถ งเอกสารหล กฐานของงาน (ต อ) สาน กงานควรออกแบบว ธ การในการดารงไว ซ งความซ อส ตย ส จร ต การเข าถ ง และการเร ยกใช ของเอกสารหล กฐานท เป นกระดาษซ งในทางปฏ บ ต อาจสแกน ให อย ในร ปของอ เล กทรอน กส เพ อให รวมอย ในแฟ มงาน ด งน สาเนาสแกนเอกสารท ม ความครบถ วนเหม อนเอกสารหล กฐานต วจร ง ม การ อ างอ งระหว างก น และหมายเหต ประกอบ ม การรวบรวมส าเนาสแกนไว ในแฟ มงาน รวมถ งการทาด ชน และการเซ นช อลงบน สาเนาสแกน สาเนาสแกนต องสามารถนากล บมาใช และส งพ มพ ได ตามความจาเป น

16 การเก บร กษาเอกสารหล กฐานของงาน การเก บร กษาและระยะเวลาในการเก บร กษาอาจแตกต างไป ตามล กษณะของงานข นอย ก บสถานการณ และเป นไป ตามท กฎหมายและระบบการควบค มค ณภาพกาหนด ระยะเวลาการเก บร กษาไม ควรต ากว า 5 ป น บจากว นท ใน รายงานของผ สอบบ ญช

17 การเก บร กษาเอกสารหล กฐานของงาน (ต อ) นโยบายในการเก บร กษาเอกสารหล กฐาน เช น การเร ยกใช และการเข าถ งเอกสารหล กฐานท เก บร กษาไว โดยเฉพาะเอกสารท อย ในร ปแบบอ เล กทรอน กส การจ ดทาบ นท กการเปล ยนแปลงเอกสารหล กฐาน (หากม ) ภายหล งจากท แฟ มงานเสร จสมบ รณ การอน ญาตให บ คคลท ได ร บอน ญาตสามารถเข าถ งและสอบทาน เอกสารหล กฐานเฉพาะงานบางงาน

18 การเก บร กษาเอกสารหล กฐานของงาน (ต อ) นโยบายในการเก บร กษาเอกสารหล กฐาน เช น การขอสอบทานกระดาษทาการโดยบ คคลอ น จะต องได ร บการอน ม ต จากผ สอบ บ ญช ท ร บผ ดชอบงานด งกล าวก อน ไม ควรเป ดเผยกระดาษทาการให บ คคลอ น ยกเว น ล กค าอน ม ต ให เป ดเผยเป นลาย ล กษณ อ กษร ม หน าท ทางว ชาช พท จะต องเป ดเผยข อม ล ต องเป ดเผยตาม กระบวนการศาล หร อ ต องเป ดเผยตามตามกฎหมาย หากม ข อโต แย ง หร อคด ฟ องร อง ควรต องได ร บความเห นชอบจากฝ ายกฎหมายของ สาน กงานก อนท จะเป ดเผยข อม ลได

19 กรรมส ทธ ในเอกสารหล กฐานของงาน เอกสารหล กฐานของงานเป นกรรมส ทธ ของสาน กงาน ยกเว นกรณ ท กฎหมาย กาหนด สาน กงานควรม ความระม ดระว งในการใช การเป ดเผยข อม ลด งกล าว ต องไม ทาให เก ดความเส ยหายต องานหร อการร กษาความเป นอ สระ

20