ช ดท 8 การใช เทคน ค PRINCE ในการต ดตามแผนงานโครงการ อ จฉราพรรณ จร สว ฒน ภาคว ชาส งคมศาสตร คณะส งคมศาสตร และมน ษยศาสตร มหาว ทยาล ยมห ดล (สงวนล ขส ทธ เพ อใช ประกอบคาบรรยายเท าน น)
การใช เทคน ค PRINCE ในการต ดตามแผนงานโครงการ PRINCE Projects In a Controlled Environment ใช ก บหล กการบร หารแผนงาน (The Programme Management) 2
1. ความหมายของ Programme Management 2. ระบบการบร หาร แผนงาน 3. ข นตอนการ บร หารแผนงาน การบร หารแผนงาน (The Programme Management) 4. แผนงาน และ การดาเน นการ (ผ ร บผ ดชอบ) 5. ร ปแบบการ บร หารแผนงาน - การต ดตาม - การประเม นผล 6. การบร หารแผนงาน ภายใต วงจรของการ เปล ยนแปลง 3
การบร หารแผนงาน การบร หารโครงการต างๆ ท ประกอบเป น แผนงาน เพ อบรรล ว ตถ ประสงค ท ต งไว โดยม กรอบการ ดาเน นงานท จะกาหนดกลย ทธ การดาเน นการ ประเม นผล เคร องม อสาค ญ ค อ การต ดตาม และ โครงการ ว ธ การท จะแปลงทร พยากรให เป นผลผล ต ซ งจะต องได และอาจรวมถ ง ผลล พธ ท จ บต องไม ได 4
การค ดเล อก การวางแผน รายละเอ ยด แผนงาน สภาพแวดล อมภายนอก (การเม อง เศรษฐก จ ส งคม ว ทยาการ และเทคโนโลย ) กลย ทธ และความค ดร เร ม แผนงาน โครงการ การปฏ บ ต ตามภารก จ การต ดตามและประเม นผล 5
ข นตอนการบร หารแผนและการต ดตามประเม นผล กล ย ทธ แผนงาน โครงการ ปฏ บ ต กาหนด แผนงาน การวางแผน ละเอ ยด การดาเน นงาน ตามแผน การต ดตาม ประเม นผล ผลผล ต ผลล พธ 6
คณะกรรมการบร หารแผน ผ อานวยการ/ ผ ร บผ ดชอบ แผนงาน ผ บร หารการ เปล ยนแปลง ผ จ ดการ แผนงาน ผ เช ยวชาญ เฉพาะด าน -กาหนดแผนงาน ละเอ ยด -ผล กด นให เก ดผล ผล ต/ ผลล พธ -บร หารความเส ยง -บร หาร/ ต ดตาม และประเม นผล ความก าวหน า -ควบค ม/ ประสานงาน -การจ ดการ ทร พยากรให เก ด ประส ทธ ภาพ ส งส ด -ออกแบบเทคน ค ต างๆ -ควบค มค ณภาพ -นโยบาย และ มาตรฐาน -การต ดตามและ ประเม นผล 7
Strategies Programmes Project Operations การต ดตาม และประเม นผล 8
Prince Methodology 1. ความหมาย 2. ว ตถ ประสงค 3. องค ประกอบ 9
1. ความหมายของ Prince Project Management in and Controlled Environment การบร หารโครงการภายใต สภาพแวดล อมท กาหนด เป นเทคน คท สามารถปร บใช ได ก บการบร หาร องค กร/ บร หารโครงการ โดยเน นการควบค มงานด วย การต ดตาม/ ประเม นผล พ ฒนาโดย The Central Computer and Telecommunications Agency (1989) เป นมาตรฐาน ของร ฐบาลอ งกฤษ 10
2. ว ตถ ประสงค ของการใช Prince 1) เพ อให การวางแผนเป นไปอย างม ประส ทธ ภาพ โดยม การกาหนด Milestones ช ดเจน 2) ม การกาหนดช ดเจนเก ยวก บผ ม อานาจต ดส นใจ และผ ร บผ ดชอบโครงการ 3) ม การควบค ม ต ดตาม & ประเม นผล และ ตรวจสอบได 11
3. องค ประกอบของ Prince Project Plan (แผนงาน/ โครงการ) Management/ Organization (การบร หารโครงการ) Activities/ Work Packages (ก จกรรมและรายละเอ ยด) 12
3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Gantt Charts (แผนภ ม แสดงก จกรรมในช วงเวลาหน งๆ ) ข นตอน ม.ค. 50 ก.พ. 50 ม.ค. 50 ข อส งเกต ข นตอน 1 ข นตอน 2 ข นตอน 3 13
3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Responsibility Matrix (รายละเอ ยดความร บผ ดชอบ) ข นตอน นาย 1 นาย 2 นาย 3 นาย 4 1 C M L L 2 C M M L 3 C M C L 14
3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Dependencies (ความส มพ นธ ก บกล มงานอ น) ก จกรรม 1 ก จกรรม 3 ก จกรรม 4 ก จกรรม 2 ก จกรรม 5 ก จกรรม 7 ก จกรรม 6 15
3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Monthly Reports (การรายงานความก าวหน ารายเด อน) ช อโครงการ... ว น/ เด อน/ ป... คณะทางาน ห วหน า... ท ปร กษา... ท มงาน... 1. งานร บผ ดชอบในป จจ บ น... 2. งานท ดาเน นการไปแล ว... 3. การต ดตามความก าวหน า... 4. การประเม นผลการดาเน นงาน... ฯลฯ 16
ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 1 ภาพรวมของแผนงาน/ โครงการ แบบฟอร ม 2 การต ดตามความก าวหน า ช อโครงการ... หล กการและเหต ผล... ว ตถ ประสงค... ขอบเขตการดาเน นงาน... กล มเป าหมาย... ผลผล ต/ ผลล พธ ท คาดว าจะได ร บ... ระยะเวลาดาเน นการ... หน วยงานผ ร บผ ดชอบ... ผ ม อานาจอน ม ต โครงการ... ช อโครงการ... ขอบเขตการดาเน นการ... กล มเป าหมาย... ผลผล ตเบ องต น... ระยะเวลาการดาเน นการ... ผลการต ดตามความก าวหน า... ข อส งเกต... ข อเสนอแนะ... ผ ประเม นการต ดตามความก าวหน า... 17
ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 3 แผนภ ม การดาเน นงานในแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรมหล ก (Gantt Chart with Milestones) แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 1... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 2... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 3... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 4... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 5... เวลา ก.ค. 50 ส.ค. 50 ก.ย. 50 พ.ย. 50 = Milestones = จ ดเร มต น-จ ดส นส ดตามแผน = การปฏ บ ต จร ง 18
ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 4 รายละเอ ยดเก ยวก บผลผล ตในแต ละช วงเวลา (List of Milestones) Milestones / การต ดตามความก าวหน า ลาด บ ความส าค ญ และจ ดว กฤต เวลาท คาดว า จะแล วเสร จ เวลาจร ง ท แล วเสร จ ความเห น ของผ ประเม น ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 1... ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 2... ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 3... ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 4... 19
ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 5 ความส มพ นธ ระหว างแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม (Dependency) โครงการ/ ก จกรรม โครงการ/ ก จกรรมท เก ยวข อง ระด บความ เก ยวข อง ส ง/ กลาง/ ต า ความก าวหน า ในการ ดาเน นงาน การ ต ดส นใจ ความเห น 20
ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 6 รายละเอ ยดเก ยวก บผ ร บผ ดชอบ (Responsibility Matrix) แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม........................... ผ ร บผ ดชอบ ส งส ด ผ ร บผ ดชอบ ระด บรอง ห วหน า โครงการ บทบาท บทบาท บทบาท บทบาท คณะทางาน นก น อย ร ก ชาต ด น ไทย ก ง ปลา ป 21
ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 7 รายละเอ ยดการดาเน นโครงการ/ ก จกรรม (Work Packages) Work Packages No... 1. ช อแผนงาน/ โครงการ... 2. ท ปร กษา...ห วหน า... 3. ช อกล ม... 4. สถานภาพ... 5. กาหนดเวลา...ถ ง... ว นท คาดว าจะดาเน นการ...ว นท เร มดาเน นการจร ง... ว นท คาดว าจะแล วเสร จ...ว นท ทางานเสร จจร ง... 6. รายละเอ ยดของกล มก จกรรม ก จกรรมย อย ผลผล ต 6.1... 6.2... 7. ทร พยากรท ต องการ... 8. อานาจการต ดส นใจ/ อน ม ต... 9. กฎระเบ ยบท ต องการแก ไข... 10. ป จจ ยส ความสาเร จ... 11. ความสาค ญของกล มก จกรรม... 12. ความค ดเห นเพ มเต ม... 13. ข อส งเกต... 22
ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 8 การรายงานความก าวหน ารายเด อน (Monthly Report) ช อแผนงาน/ โครงการ... ว นท... ช อคณะทางาน...ท ปร กษา... 1. งานโครงการท ร บผ ดชอบป จจ บ น... 2. งานท แล วเสร จ/ จากรายงานท ผ านมา... 3. การดาเน นงานในป จจ บ นและความก าวหน าของการดาเน นงาน... 4. ป ญหา/ การต ดส นใจของผ บร หาร... 5. ลาด บความสาค ญ/ จ ดว กฤตของงาน... ผ ประเม น... 23