KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 17 18 Oktober 2012 Dewan OSH, UPM Anjuran: Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar
Getting Started
OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir kursus ini, peserta dapat: Memahami teori dan asas pengurusan latihan Memahami kepentingan dan keperluan latihan di UPM Melaksanakan analisis keperluan latihan dan menyediakan takwim latihan PTJ
OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN Menjalankan penilaian keberkesanan latihan Mengurus rekod latihan secara berkesan Memahami keperluan MS ISO 9001:2008 berkaitan latihan
TENTATIF PROGRAM Hari Pertama (17 Oktober 2012) Sesi 1: 9.00 pagi 10.30 pagi Pengenalan Sesi 2: 11.00 pagi 12.30 t/hari Pengurusan Latihan di UPM Sesi 3: 2.30 petang 5.00 petang Analisis Keperluan Latihan
TENTATIF PROGRAM Hari Kedua (18 Oktober 2012) Sesi 1: 9.00 pagi 10.30 pagi Penilaian Latihan Sesi 2: 11.00 pagi 12.30 t/hari Rekod Latihan Sesi 3: 2.30 petang 5.00 petang Persediaan Audit
Aktiviti 1: Icebreaking & Takeaway
Pengenalan
Definisi Latihan Usaha terancang oleh sesebuah organisasi untuk menyelaras pembelajaran staf bagi meningkatkan kompetensi berkaitan kerja
Definisi Latihan Proses sistematik membangunkan pengetahuan, kemahiran dan sikap bagi membolehkan staf menjalankan tugas pada standard yang diperlukan
Kepentingan Latihan Kepada Organisasi Produktiviti prestasi, motivasi Pembaziran kewangan, bakat Persaingan kualiti, keuntungan
Faktor Mempengaruhi Prestasi Pembangunan Bakat (Latihan, Laluan Kerjaya, Bimbingan, Maklumbalas) Persekitaran (Komunikasi, Sumber, Persekitaran Fizikal, Kerjasama, Kepimpinan) Manfaat (Gaji, Bonus, Cuti, Kemudahan)
Jenis Latihan Kognitif Knowledge/Pengetahuan Afektif Skill/Kemahiran Psikomotor Attitude/Sikap
Jenis Latihan Pengetahuan Kemahiran KOMPETENSI Sikap
Kaedah Latihan On The Job Training Dalam suasana kerja Penyelia/Pegawai berpengalaman Belajar sambil bekerja Kos efektif Off The Job Training Di luar suasana kerja Penceramah/Fasilitator Pembelajaran yang fokus Kos tinggi
Kaedah Latihan Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan atau peserta berdasarkan keperluan latihan Peserta bertanggungjawab terhadap latihan yang diikuti, penceramah hanya membantu Komunikasi pelbagai hala: penceramah peserta peserta lain Pelbagai teknik latihan digunakan
Kaedah Latihan Peserta dicabar dengan idea-idea, pengetahuan dan kemahiran baharu Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil, dengan persekitaran kurang formal dan dengan kurikulum yang terancang (tetapi fleksibel)
ADDIE Model Analysis Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran? Hasil analisis Design Objektif latihan Kandungan Latihan Develop Bangunkan modul Implement Jalankan latihan mengikut perancangan Evaluate Pencapaian objektif latihan Peningkatan kompetensi
ADDIE Model A A E D I E D I D D
Persoalan Dalam Penentuan Latihan Adakah latihan perlu dijalankan? Siapa yang perlu dilatih? Apakah objektif latihan berkenaan? Apakah pengetahuan/kemahiran yang diperlukan? Apa kandungan latihan yang akan dijalankan? Apa bentuk latihan yang sesuai? Siapa yang akan melaksanakan latihan? Bagaimana keberkesanan latihan ditentukan?
Pengurusan Latihan di UPM
Kategori Latihan Latihan Pembelajaran Pembelajaran Kendiri
Aktiviti 2: Kategori Latihan
Struktur Pengurusan Latihan UPM JAWATANKUASA LATIHAN UNIVERSITI PEJABAT PENDAFTAR Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Penyelaras Latihan Staf UPM Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik) PELAKSANA LATIHAN Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, idec, TPU, Pej. TNCPI, PPPA TPLS/Staf Pelaksana Latihan PTJ TPLS/Staf Pelaksana Latihan
Peranan TPLS/Staf Pelaksana
Dokumen Rujukan Latihan Dokumen rujukan latihan utama di UPM: Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005 Program Pembangunan Profesional Staf UPM Dokumen Kualiti Standard MS ISO 9001:2008
Aktiviti 3: Dokumen Rujukan Latihan
Analisis Keperluan Latihan (TNA)
Analisis Keperluan Latihan Proses sistematik mengumpul dan menganalisis maklumat bagi menambahbaik prestasi individu atau organisasi. Kaedah untuk menentukan apa latihan yang perlu dilaksanakan dan siapa yang perlu menghadiri latihan.
Kaedah Pelaksanaan TNA Kaji Selidik Temubual Pemerhatian
Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Penolong Pegawai Sains Senarai Tugas Kemahiran Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman Menjalankan kalibrasi peralatan makmal Desired Level (DL) 5 Current Level (CL) 1 Gap 4 (DL CL) Importance To Job (ITJ) 3 Training Priority (TP) Kursus Dicadangkan 12 (Gap x ITJ) Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal
Skala DL/CL Skala ITJ Kaedah Pelaksanaan TNA 1 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar 2 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima 3 Berkemahiran tanpa tunjuk ajar 4 Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar 5 Kemahiran yang tinggi 1 Kurang Penting 2 Penting 3 Sangat Penting
Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Pegawai Tadbir Senarai Tugas Kemahiran Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa Menulis minit mesyuarat Desired Level (DL) 5 Current Level (CL) 2 Gap 3 (DL CL) Importance To Job (ITJ) 3 Training Priority (TP) Kursus Dicadangkan 9 (Gap x ITJ) Kursus Penulisan Minit Mesyuarat
Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Pemandu Senarai Tugas Kemahiran Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Berbahasa Inggeris Desired Level (DL) 4 Current Level (CL) 1 Gap 3 (DL CL) Importance To Job (ITJ) 2 Training Priority (TP) Kursus Dicadangkan 6 (Gap x ITJ) Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Individu Senarai Tugas Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Berbahasa Inggeris 4 1 3 2 6 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Staf/Penyelia Senarai Tugas Memberi peneranga n kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus Berbahasa Inggeris 1 2 Avg 4 3 1 2 2 2 4 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Kumpulan Senarai Tugas Memberi penerang an kepada tetamu luar negara berkenaa n UPM Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus Berbahasa Inggeris 1 2 3 4 Avg 4 1 2 2 1 1.5 2.5 2 5 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Penyediaan Takwim Latihan Lampiran
Pemantauan Takwim Latihan Lampiran
Aktiviti 4: TNA Staf Pelaksana Latihan
Aktiviti 5: Recap!
Penilaian Latihan
Model Kirkpatrick Empat Peringkat Penilaian Latihan (Four Levels of Evaluation Model) Reaction/Reaksi Learning/Pembelajaran Behaviour/Tingkah laku Result/Keputusan
Peringkat 1 Reaction Pandangan dan perasaan peserta terhadap latihan yang dijalankan Dijalankan sebaik sahaja latihan tamat Data mudah diperolehi & dianalisis Borang maklumbalas/ survey, lisan Kos rendah
Peringkat 2 Learning Peningkatan pengetahuan dan keupayaan peserta setelah menjalani latihan Dijalankan sebelum dan selepas latihan Sukar dijalankan bagi latihan kompleks Ujian sebelum/selepas, temubual
Peringkat 3 Behaviour Aplikasi pembelajaran dan kemahiran yang diperolehi selepas latihan dalam tugas Dijalankan selepas latihan bagi memberi masa bagi proses aplikasi berlaku Pemerhatian/temubual bagi menilai perubahan Memerlukan kerjasama penyelia/pegawai Penilaian selepas latihan
Peringkat 4 Result Menilai kesan/impak yang diberikan oleh peserta kepada organisasi (perniagaan/ persekitaran) Memerlukan usaha dan masa yang banyak untuk dilaksanakan dan dibuktikan ROI, produktiviti, masa, aduan, penjimatan
Penilaian Keberkesanan Latihan Program yang perlu dijalankan penilaian: Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum, Simposium, Kolokium, Konvensyen dll. Pengecualian: Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai akademik (bidang kepakaran), bengkel kerja, subjektif, tidak melibatkan tugas hakiki.
Penilaian Keberkesanan Latihan Penilaian dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh latihan Analisis penilaian keberkesanan latihan (lampiran)
Aktiviti 6: Latihan Yang Perlu Dinilai
Rekod Latihan
Borang Latihan
Borang Latihan
Borang Latihan
Borang Latihan
Sistem Pengurusan Latihan Log in menggunakan id putra TPLS/Staf Pelaksana diberi kuasa khas memasukkan/edit latihan/semak status latihan PTJ Mozilla Firefox
Template Pengurusan Latihan Lampiran
Aktiviti 7: Fail Latihan
Persediaan Audit
Penemuan Audit Analisis keperluan latihan tidak dijalankan Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf Latihan tidak dijalankan mengikut takwim Penilaian program tidak dijalankan Penilaian keberkesanan tidak dijalankan Tiada rekod kehadiran latihan Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS
Penemuan Audit Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten Staf baharu tidak diberi latihan Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur Tiada tindakan terhadap staf yang tidak cukup 7 hari latihan Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen Surat tawaran lewat dikeluarkan
Aktiviti 8: Checklist Audit
Aktiviti 9: Log Pembelajaran