E-COP สำน กงานตำรวจแห งชาต

Transcription

1 งานธ รการ ค ม อ E-COP สำน กงานตำรวจแห งชาต

2 เม อพ.ศ. ๒๕๔๖ พล.ต.ท.ว ฒ ว ท ตานนท คร งด ารงต าแหน งผ บ งต บการต ารวจภ ธรจ งหว ดเช ยงราย ได ด าร ถ งแนวทางในการพ ฒนาระบบสารสนเทศ E-COP โดยม งเน นในการใช เทคโนโลย ท เหมาะสม ม ประส ทธ ภาพ และท นสม ย เม อพ.ศ. ๒๕๔๗ พล.ต.ท.ชลอ ช วงษ คร งด ารงต าแหน งผ บ ญชาการต ารวจภ ธรภาค ๕ ได น าระบบ สารสนเทศ E-COP มาใช งานในท กหน วยงานในส งก ด เพ อช วยเพ มประส ทธ ภาพในการด าเน นงานให ม ความถ กต องและสะดวกรวดเร ว และสามารถลดค าใช จ ายได โดยม การพ ฒนาระบบฐานข อม ลสารสนเทศ และปร บปร งพ ฒนาโครงสร างพ นฐานสารสนเทศของหน วยต างๆ ในส งก ด โดยการวางระบบเคร อข าย สารสนเทศเพ อใช ในการปฏ บ ต งาน ตลอดจนการจ ดต งศ นย ฝ กอบรม เพ อจ ดฝ กอบรมความร ทางว ชาการ และจ ดฝ กอบรมความร ทางเทคโนโลย สารสนเทศ จนเป นท ยอมร บก นท วไป ต ารวจภ ธรภาค ๕ ได มอบระบบสารสนเทศ E-COP ให ก บทางส าน กงานต ารวจแห งชาต ไว ใช งาน โดยไม ค ดม ลค า ผ านทางพล.ต.อ.นพดล สมบ รณ ทร พย คร งด ารงต าแหน ง CIO ของส าน กงานต ารวจ แห งชาต เม อป พ.ศ.๒๕๔๘ ท าให กองบ ญชาการต างๆ ในส งก ดส าน กงานต ารวจแห งชาต สามารถ ประหย ดงบประมาณเป นจ านวนมาก ท งในเร องของการจ ดหาระบบสารสนเทศ และการใช ประโยชน จาก ระบบสารสนเทศ พล.ต.ท.ว ฒ ว ท ตานนท ผ บ ญชาการต ารวจภ ธรภาค ๔ ได ก าหนดนโยบายเร งด วนในการพ ฒนาต อ ยอดระบบสารสนเทศ E-COP โดยได ม การปร บเปล ยนโปรแกรมใหม ท งหมด ไม ว าจะเป นในเร องของ ร ปแบบ ภาษา และเทคโนโนโลย ท น ามาใช ในการพ ฒนาระบบระบบสารสนเทศ E-COP V.4 น บเป นหน วยงานแรกของประเทศไทย ท ม การน าเอาเทคโนโลย Web Service มาใช งานได จร ง ในการแลกเปล ยนข อม ล การร บ-ส งไฟล ต างๆ ระหว างเคร องคอมพ วเตอร แม ข าย นอกจากน ย งม การน าเอาระบบภ ม ศาสตร สารสนเทศ (GIS) เข ามาเป นส วนหน งของระบบ โดย สามารถแสดงจ ดบนแผนท ได โดยสามารถ Drill Down ข อม ลลงไปในแต ละระด บได และย งม ในส วนของ ระด บผ บร หาร ให สามารถแสดงข อม ลเพ อการต ดส นใจ ต วช ว ดต างๆ ออกมาในร ปแบบต างๆ ตามท ต องการ เช น Cockpit Management, Graph, Thematic Map พล.ต.ท.ว ฒ ว ท ตานนท ผ บ ญชาการต ารวจภ ธรภาค ๔ 15 ม ถ นายน 2551 ก

3 เร อง หน า บทท 1 เร มต นการใช งาน 1 บทท 2 การเปล ยนรห สผ าน การเปล ยนรห สผ านของผ ใช งาน 4 การเปล ยนรห สผ านของหน วยงาน 6 บทท 3 ระบบร บ-ส งเอกสาร เร มการใช งาน 8 การส งเอกสาร 9 การส งเอกสารข ามเคร อข าย 13 การร บเอกสาร 18 ทะเบ ยนร บ 20 ทะเบ ยนส ง 22 บทท 20 โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร การต ดต งโปรแกรม 24 เร มการใช งาน 26 การเปล ยนรห สผ าน 29 การส บค นหาข อม ล 30 การสแกนเอกสาร 36 ไฟล เอกสาร 41 การแก ไข ลบเอกสาร 43 ข

4 เร อง หน า บทท 21 ระบบจ ดเก บเอกสาร เร มการใช งาน 47 การค นหาข อม ล 49 การเพ ม แก ไขประเภทเอกสาร 50 ค

5 1. เป ดโปรแกรม Internet Explorer ข นมา พ มพ URL ด งภาพต วอย าง กด Enter หร อเอาเม าส คล กท Go จะปรากฏหน าจอภาพ ด งภาพต วอย าง 3. ให พ มพ รห สหน วยงาน และรห สผ าน แล วกดป ม เข าส ระบบ เพ อเข าส ระบบ ด งภาพต วอย าง - 1 -

6 4. หล งจากน นจะเข าส หน าจอล อกอ นส าหร บผ ใช งาน ด งภาพต วอย าง 5. ให พ มพ ช อ นามสก ล และรห สผ าน แล วกดป ม เข าส ระบบ ด งภาพต วอย าง 6. หล งจากน น จะเข าส หน าหล กของระบบ ด งภาพต วอย าง - 2 -

7 7. หากต องการเล กการใช งาน ให เอาเม าส คล กท ออกจากระบบ ด งภาพต วอย าง - 3 -

8 ก อนท จะเร มข นตอนต อไป อยากให ท าความเข าใจถ งความหมายของค าว า รห สหน วยงาน และ ช อผ ใช งาน ว าแต ละต วม ความหมายอย างไร รห สหน วยงาน หมายถ ง ช อล อกอ นของหน วยงาน เช น สภ.อ.เม องเช ยงราย ผ ด แลระบบได ก าหนดช อล อกอ นของหน วยงาน (สภ.อ.เม องเช ยงราย) เป น maji โดยม ผ ร บผ ดชอบ/ ห วหน างาน/ ห วหน าฝ าย ค อ พ.ต.ท.พ ช ย ใจด ช อผ ใช งาน หมายถ ง ช อล อกอ นของผ ใช งานภายในหน วยงาน เช น สภ.อ.เม องเช ยงราย ม เจ าหน าท จ านวน 5 ท าน ด งน นผ ด แลระบบจะต องก าหนดช อผ ใช งานของหน วยงาน (สภ.อ.เม องเช ยงราย) จ านวน 5 ช อ ค อ สมปอง น องสมชาย เพ อท าให สามารถร ว าช อผ ใช งานใด ท าอะไร ท ไหน อย างไร โดย ม ผ ร บผ ดชอบ/ ห วหน างาน/ ห วหน าฝ าย ค อ พ.ต.ท.พ ช ย ใจด เม อเข าส ระบบได แล ว ส าหร บการใช งานคร งแรก ขอแนะน าให เปล ยนรห สผ านโดยท นท เพ อความ ปลอดภ ย เน องจากรห สผ านของช อล อกอ นของหน วยงาน และช อล อกอ นของผ ใช งาน จะก าหนด รห สผ านเร มต นเป น 1234 การเปล ยนรห สผ านของผ ใช งาน 1. จะอย ทางด านซ ายม อของจอภาพ ให เอาเม าส คล กท เปล ยนรห สผ าน ด งภาพต วอย าง - 4 -

9 2. จะเข าส เมน การเปล ยนรห สผ านผ ใช งาน ด งภาพต วอย าง 3. พ มพ รห สผ านเด มของผ ใช งาน พ มพ รห สผ านใหม ท ต องการเปล ยน และพ มพ ย นย นรห สผ านใหม โดยให ใช รห สผ านเหม อนก น รห สผ านท ยอมให เปล ยนได น นจะต องม ไม ต ากว า 4 ต วอ กษร และไม เก น 16 ต วอ กษร เม อเปล ยนรห สผ านเสร จแล ว ให กดป ม เปล ยนรห สผ าน ก จะม กรอบแสดง ข อความ ด งภาพต วอย าง 4. ให กดป ม OK เพ อเข าส หน าล อกอ นใหม อ กคร ง - 5 -

10 การเปล ยนรห สผ านของหน วยงาน 1. ทางด านซ ายม อ ให เอาเม าส คล กท เปล ยนรห สผ าน ด งภาพต วอย าง 2. จะเข าส เมน การเปล ยนรห สผ านผ ใช งาน ด งภาพต วอย าง 3. ให เอาเมาส คล กท เปล ยนรห สผ านหน วยงาน เพ อเข าส เมน การเปล ยนรห สผ านหน วยงาน ด งภาพต วอย าง - 6 -

11 4. พ มพ รห สผ านเด มของหน วยงาน พ มพ รห สผ านใหม ท ต องการเปล ยน และพ มพ ย นย นรห สผ าน ใหม โดยให ใช รห สผ านเหม อนก น รห สผ านท ยอมให เปล ยนได น นจะต องม ไม ต ากว า 4 ต วอ กษร และไม เก น 16 ต วอ กษร เม อเปล ยนรห สผ านเสร จแล ว ให กดป ม เปล ยนรห สผ าน ก จะม กรอบแสดงข อความ ด งภาพต วอย าง 5. ให กดป ม OK เพ อเข าส หน าล อกอ นใหม อ กคร ง บ นท ก - 7 -

12 1. เร มการใช งาน การร บ-ส งเอกสาร เป นระบบงานท ใช ในการร บ-ส งเอกสาร ข อความ ร ปภาพ ไฟล ต าง ๆ โดย สามารถร บ-ส งเอกสารได ท งในระด บตร. กองบ ญชาการ และกองบ งค บการ การเข าส ระบบร บ-ส งเอกสาร สามารถเข าใช งานได ด งน 1. ให เอาเมาส ช ท ธ รการ แล วเอาเมาส คล กท ระบบร บ-ส งเอกสาร เพ อเข าส เมน ระบบร บ- ส งเอกสาร ด งภาพต วอย าง - 8 -

13 2. การส งเอกสาร การส งเอกสาร เป นระบบท ใช ส งเอกสาร ข อความ ร ปภาพ ไฟล ต าง ๆ ได อย างรวดเร วและเก ดความ ผ ดพลาดน อย ด งภาพต วอย าง 1. ให เอาเมาส ช ท ส งเอกสาร แล วเอาเมาส คล กท ส งเอกสาร เพ อเข าส เมน ส งเอกสาร ด ง ภาพต วอย าง - 9 -

14 2. เล อกหน วยงานท ต องการจะส งเอกสาร โดยเอาเมาส คล กท ด งภาพต วอย าง 3. หากต องการขยายหน วยงานในส งก ด โดยเอาเมาส คล กท ด งภาพต วอย าง

15 4. เล อกหน วยงานตามท ต องการ โดยเอาเมาส คล กท 5. เล อกหน วยงานท ต องการได แล ว เอาเมาส คล กท ป ม ป ดหน าต าง ด งภาพต วอย าง 6. เล อกประเภทของเอกสาร (1. เอกสารท วไป 2. เอกสารด วน 3. ล บมาก ฯลฯ ) 7. พ มพ เลขท หน งส อส ง ในช อง เลขท หน งส อส ง * ในกรณ ท ไม ม เลขท หน งส อส ง ให ปล อยว างไว เอกสารจะไม ถ กน าเข าระบบสารบรรณ อ เลคทรอน กส 8. เล อกว นท ในเอกสาร (คล กร ป เพ อเล อกว นท ) ในช อง หน งส อลงว นท 9. พ มพ ช อเร องของเอกสาร ในช อง เร อง 10. พ มพ เร องเด มของเอกสาร ในช อง เร องเด ม (ถ าม ) 11. เอาเมาส คล กท ป ม เพ อต องการแนบไฟล ด งภาพต วอย าง

16 12. เอาเมาส คล กท ป ม Open 13. พ มพ รายละเอ ยดต างๆ ในช อง รายละเอ ยดเพ มเต ม 14. ให เอาเมาส คล กท ป ม ส งเอกสาร เพ อท าการส งเอกสาร บ นท ก

17 3. การส งเอกสารข ามเคร อข าย การส งเอกสารข ามเคร อข าย เป นระบบท ใช ส งเอกสาร ข อความ ร ปภาพ ไฟล ต าง ๆ ไปย ง หน วยงานต างๆ ในส งก ดของส าน กงานต ารวจแห งชาต ด งภาพต วอย าง 1. ให เอาเมาส ช ท ส งเอกสาร แล วเอาเมาส คล กท ส งเอกสารข ามเคร อข าย เพ อเข าส เมน ส ง เอกสาร ด งภาพต วอย าง 2. ให เอาเมาส คล กท เพ อต องการด หน วยงานในส งก ด ด งภาพต วอย าง

18 3. ให เอาเมาส คล กท ช อหน วยงานท ต องการส งเอกสารข ามเคร อข าย ด งภาพต วอย าง

19 4. เล อกหน วยงานท ต องการจะส งเอกสาร โดยเอาเมาส คล กท ด งภาพต วอย าง

20 5. หากต องการขยายหน วยงานในส งก ด โดยเอาเมาส คล กท ด งภาพต วอย าง 6. เล อกหน วยงานตามท ต องการ โดยเอาเมาส คล กท 7. เล อกหน วยงานท ต องการได แล ว เอาเมาส คล กท ป ม ป ดหน าต าง ด งภาพต วอย าง

21 8. เล อกประเภทของเอกสาร (1. เอกสารท วไป 2. เอกสารด วน 3. ล บมาก ฯลฯ ) 9. พ มพ เลขท หน งส อส ง ในช อง เลขท หน งส อส ง * ในกรณ ท ไม ม เลขท หน งส อส ง ให ปล อยว างไว เอกสารจะไม ถ กน าเข าระบบสารบรรณ อ เลคทรอน กส 10. เล อกว นท ในเอกสาร (คล กร ป เพ อเล อกว นท ) ในช อง หน งส อลงว นท 11. พ มพ ช อเร องของเอกสาร ในช อง เร อง 12. พ มพ เร องเด มของเอกสาร ในช อง เร องเด ม (ถ าม ) 13. เอาเมาส คล กท ป ม เพ อต องการแนบไฟล ด งภาพต วอย าง 14. เอาเมาส คล กท ป ม Open 15. พ มพ รายละเอ ยดต างๆ ในช อง รายละเอ ยดเพ มเต ม 16. ให เอาเมาส คล กท ป ม ส งเอกสาร เพ อท าการส งเอกสาร

22 4. การร บเอกสาร การร บเอกสาร เป นระบบท ใช ร บเอกสาร ข อความ ร ปภาพ ไฟล ต าง ๆ ได อย างรวดเร วและเก ดความ ผ ดพลาดน อย ด งภาพต วอย าง 1. ให เอาเมาส คล กท ร บเอกสาร เพ อเข าส เมน ร บเอกสาร ด งภาพต วอย าง 2. ในช องร ปภาพ จะแสดงจ านวนของไฟล ท แนบมา 3. เม อต องการด รายละเอ ยดของเอกสาร ให เอาเมาส คล กท ตรงข อความ ก จะเข าส หน าจอแสดงราย รายละเอ ยดของเอกสาร ด งภาพต วอย าง

23 4. หน าจอน จะแสดงรายละเอ ยด ข อม ลการส งเอกสาร จากใคร หน วยงานไหน ว นท ส ง ม เอกสาร แนบ หร อไม ม ถ าเก ดต องการด เอกสารท แนบมาให คล กท ร ปภาพ หร อช อไฟล ก จะเป ด เอกสารท แนบมาได 5. เม อต องการร บเอกสาร เอาเมาส คล กท ป ม ร บเอกสาร 6. เม อร บเอกสารจนครบท กฉบ บแล ว ก จะเข าส หน าจอแสดงรายรายละเอ ยดว าไม ม เอกสารส งมา ด งภาพต วอย าง บ นท ก

24 5. ทะเบ ยนร บ สามารถเข ามาส บค นหาข อม ลของเอกสารต างๆ ท ได ร บไปแล ว ด งภาพต วอย าง 1. ให เอาเมาส คล กท ทะเบ ยนร บ เพ อเข าส เมน ทะเบ ยนร บเอกสาร ด งภาพต วอย างข างล างน 2. เล อกเง อนไขตามท ต องการค นหา (คล กร ป เพ อเล อกว นท ) 3. ให เอาเมาส คล กท ป ม ค นหาข อม ล เพ อท าค นหาข อม ล ด งภาพต วอย าง

25 4. ในช องร ปภาพ จะแสดงจ านวนของไฟล ท แนบมา 5. เม อต องการด รายละเอ ยดของเอกสาร ให เอาเมาส คล กท ตรงข อความ ก จะเข าส หน าจอแสดงราย รายละเอ ยดของเอกสาร ด งภาพต วอย าง 6. เม อต องการย อนกล บ ให คล กท ย อนกล บ บ นท ก

26 6. ทะเบ ยนส ง สามารถเข ามาส บค นหาข อม ลของเอกสารต างๆ ท ได ส งไปแล ว ด งภาพต วอย าง 1. ให เอาเมาส คล กท ทะเบ ยนส ง เพ อเข าส เมน ทะเบ ยนส งเอกสาร ด งภาพต วอย างข างล างน 2. เล อกเง อนไขตามท ต องการค นหา (คล กร ป เพ อเล อกว นท ) 3. ให เอาเมาส คล กท ป ม ค นหาข อม ล เพ อท าค นหาข อม ล ด งภาพต วอย าง

27 4. ในช องร ปภาพ จะแสดงจ านวนของไฟล ท แนบมา 5. เม อต องการด รายละเอ ยดของเอกสาร ให เอาเมาส คล กท ตรงข อความ ก จะเข าส หน าจอแสดงราย รายละเอ ยดของเอกสาร ด งภาพต วอย าง 6. เม อต องการย อนกล บ ให คล กท ย อนกล บ บ นท ก

28 1. การต ดต งโปรแกรม 1. ให น าเคร องสแกนเอกสาร (Scanner) มาต ดต งก บเคร องคอมพ วเตอร พร อมท งลงโปรแกรม และไดร เวอร ต างๆ ให เร ยบร อยก อนท จะต ดต งโปรแกรมจ ดเก บเอกสาร 2. ต ดต งโปรแกรมโดยคล กท ไอคอน Setup เพ อท าการต ดต ง โปรแกรมระบบจ ดเก บเอกสาร ด งภาพ ต วอย าง

29 3. โปรแกรมจะท าการต ดต งเองท งหมด โดยจะท าการต ดต งโปรแกรมท เก ยวข องก บโปรแกรมระบบจ ดเก บ เอกสาร เสร จเร ยบร อยแล ว ด งภาพต วอย าง 4. ให ท าการร บ ตเคร องใหม ก อนท จะเร มใช งาน บ นท ก

30 2. เร มต นการใช งาน 1. การใช งานโปรแกรมระบบจ ดเก บเอกสาร โดยการด บเบ ลคล กท ไอคอน Scan Document จากหน าจอ ด งภาพต วอย าง 2. จะปรากฏหน าจอ ส าหร บการใช งานคร งแรก ด งภาพต วอย าง 3. ให พ มพ หมายเลข IP ของเคร องคอมพ วเตอร แม ข าย สอบถามได จากผ ด แลระบบ กดป ม OK เพ อ บ นท กค า 4. จะปรากฏหน าจอ ด งภาพต วอย าง

31 5. ให พ มพ รห สหน วยงาน และรห สผ าน แล วกดป ม ล อกอ น หล งจากน นจะเข าส หน าจอล อกอ น ส าหร บผ ใช งาน ด งภาพต วอย าง 6. ให พ มพ ช อ นามสก ล และรห สผ าน แล วกดป ม ล อกอ น จะปรากฏหน าจอ เพ อเข าส การใช งาน โปรแกรมระบบจ ดเก บเอกสาร ด งภาพต วอย าง

32 7. หากต องการเล กการใช งานโปรแกรมระบบจ ดเก บเอกสาร ให เอาเม าส คล กท ป ม เล กการท างาน ด งภาพต วอย าง 8. จะปรากฏหน าจอเพ อย นย นการเล กใช งานโปรแกรมระบบจ ดเก บเอกสาร ด งภาพต วอย าง 9. ให กดป ม No เพ อยกเล ก และกล บเข าส การใช งานโปรแกรมระบบจ ดเก บเอกสาร 10. ให กดป ม Yes เพ อย นย นการเล กใช งานโปรแกรมระบบจ ดเก บเอกสาร บ นท ก

33 3. การเปล ยนรห สผ าน 1. หากต องการเปล ยนรห สผ าน ให เอาเม าส คล กท ป ม รห สผ าน ด งภาพต วอย าง 2. จะปรากฏหน าจอ เพ อเข าส การการเปล ยนรห สผ าน ด งภาพต วอย าง 3. พ มพ รห สตามท ได ก าหนดไว ให ถ กต อง ในช อง รห สผ านเด ม 4. พ มพ รห สผ านใหม ตามท ต องการ ในช อง รห สผ านใหม (อย างน อย 4 ต วอ กษร) 5. พ มพ รห สผ านใหม ตามท ต องการซ าอ กคร ง ให เหม อนในข อ 4. ลงไปในช อง ย นย นรห สผ าน 6. ให เอาเม าส คล กท ป ม เปล ยนรห สผ าน

34 4. การส บค นหาข อม ล 1. ให เอาเม าส คล กท ป ม ค นหาข อม ล ด งภาพต วอย าง 2. จะปรากฏหน าจอเพ อท าการส บค นหาข อม ลต างๆ ด งภาพต วอย าง 3. เอาเมาส คล ก หน าช อง แผนก/ งาน/ ฝ าย เพ อค นข อม ลจากแผนก/ งาน/ ฝ าย 4. เล อกเง อนไขข อม ลแผนก/ งาน/ ฝ ายตามท ต องการ 5. เอาเมาส คล ก หน าช อง ประเภทเอกสาร เพ อค นข อม ลจากประเภทเอกสาร 6. เล อกเง อนไขข อม ลประเภทเอกสารตามท ต องการ

35 7. เอาเมาส คล ก หน าช อง รห ส/ เลขท เอกสาร เพ อค นข อม ลจากรห ส/ เลขท เอกสาร 8. พ มพ รห ส/ เลขท เอกสารท ต องการค นหา ในช อง รห ส/ เลขท เอกสาร 9. เอาเมาส คล ก หน าช อง ช อเอกสาร เพ อค นข อม ลจากช อเอกสาร 10. พ มพ ช อเอกสารท ต องการค นหา ในช อง ช อเอกสาร 11. เอาเมาส คล ก หน าช อง เอกสารลงว นท เพ อค นข อม ลจากเอกสารลงว นท 12. เล อกเง อนไขข อม ลเอกสารลงว นท ตามท ต องการ 13. เอาเมาส คล ก หน าช อง รห สจ ดเก บ เพ อค นข อม ลจากรห สจ ดเก บ 14. พ มพ รห สจ ดเก บท ต องการค นหา ในช อง รห สจ ดเก บ 15. เอาเมาส คล ก หน าช อง ว นท เพ อค นข อม ลตามว นท จ ดเก บเอกสาร หร อ 16. เอาเมาส คล ก หน าช อง ต งแต ว นท เพ อค นข อม ลตามช วงเวลาว นท จ ดเก บเอกสาร หร อ 17. เอาเมาส คล ก หน าช อง ท งหมด เพ อค นข อม ลท งหมด 18. ให กดป ม ค นหาข อม ล เพ อท าการค นหาข อม ล ด งภาพต วอย าง

36 19. หากต องการด ข อม ล ให เอาเม าส คล กท ข อความ ด งภาพต วอย าง แถบเคร องม อ ย อนกล บ หมายถ ง ย อนกล บไปหน าก อน ข างหน า หมายถ ง ไปหน าถ ดไป

37 ข อ หมายถ ง ย อม มมองเอกสาร ขยาย หมายถ ง ขยายม มมองเอกสาร หม น หมายถ ง หม นม มมองเอกสาร พอด หมายถ ง ปร บม มมองเอกสารให พอด เต มจอ หมายถ ง ปร บม มมองเอกสารให เต มจอ ค ดลอก หมายถ ง ค ดลอกเอกสารในร ปแบบต างๆ พ มพ หมายถ ง พ มพ เอกสาร ยกเล ก/ออก หมายถ ง ยกเล ก หร อออกจากโปรแกรม การค คกรองข อม ล 1. เม อค นหาข อม ลแล ว ย งพบว าม ข อม ลปรากฏมาเป นจ านวนมาก สามารถค ดกรองข อม ล ให เหล อ น อยลงตามเง อนไขจามท ต องการได จากภาพต วอย าง 2. ให พ มพ ต วอ กษร ตามท ต องการค นหา เช น การ จะสามารถค ดกรองเหล อเพ ยง ช อเอกสารท ข นต นด วย การ ด งภาพต วอย าง 3. หากต องการเปล ยนเง อนไขการค ดกรอง ให เอาเม าส คล กท ด งภาพต วอย าง

38 การส งพ มพ รายงานข อม ล 1. เม อค นหาข อม ลแล ว ด งภาพต วอย าง

39 2. สามารถส งพ มพ ออกทางเคร องพ มพ ได ให เอาเม าส คล กท ด งภาพต วอย าง บ นท ก

40 5. การสแกนเอกสาร 1. ให เอาเม าส คล กท ป ม เพ มข อม ล แล วคล กท ด งภาพต วอย าง 2. จะปรากฏหน าจอเพ อท าการเพ มข อม ลต างๆ เพ อท าการจ ดเก บเอกสาร ด งภาพต วอย าง

41 3. ต งค าโปรไฟล ของการสแกนเอกสาร ตามท ต องการ ด งภาพต วอย าง 4. เล อกเคร องสแกนเอกสารตามท ต องการ ด งภาพต วอย าง 5. เอาเมาส คล ก หน าช อง Enable Feeder เพ อต องการสแกนเอกสารจากถาดป อนกระดาษ 6. เอาเมาส คล ก หน าช อง Enable Duplex เพ อต องการสแกนเอกสารท งสองหน า

42 7. ให เอาเม าส คล กท ป ม สแกนเอกสาร เพ อเร มต นสแกนเอกสาร ด งภาพต วอย าง 8. ให รอจนกระท งการสแกนเอกสารแล วเสร จ ด งภาพต วอย าง

43 9. ให เอาเม าส คล กท ป ม บ นท กข อม ล เพ อท าการจ ดเก บภาพสแกนของเอกสาร และจะปรากฏ จอภาพ เพ อบ นท กข อม ล ด งภาพต วอย าง 10. เม อบ นท กข อม ลลงไปในช องต างๆ อย างถ กต องครบถ วน ให เอาเม าส คล กท ป ม บ นท กข อม ล เพ อท าการจ ดเก บข อม ลลงส ระบบฐานข อม ล ด งภาพต วอย าง

44 แถบเคร องม อ ย อนกล บ หมายถ ง ย อนกล บไปหน าก อน ลบ หมายถ ง ลบเอกสาร ข างหน า หมายถ ง ไปหน าถ ดไป หม น หมายถ ง หม นเอกสาร บ นท กค า หมายถ ง บ นท กเอกสาร บ นท กข อม ล หมายถ ง บ นท กข อม ลเอกสาร ยกเล ก/ออก หมายถ ง ยกเล ก หร อออกจากโปรแกรม บ นท ก

45 6. ไฟล เอกสาร 1. ให เอาเม าส คล กท ป ม เพ มข อม ล แล วคล กท ด งภาพต วอย าง 2. จะปรากฏหน าจอเพ อท าการเพ มข อม ลต างๆ เพ อท าการจ ดเก บเอกสาร ด งภาพต วอย าง 3. ให เอาเม าส คล กท ป ม เพ อเล อกไฟล เอกสารท ต องการจ ดเก บ ด งภาพต วอย าง

46 4. เพ อเล อกไฟล เอกสารท ต องการจ ดเก บได แล ว ให เอาเม าส คล กท ป ม ด งภาพต วอย าง 5. บ นท กข อม ลลงไปในช องต างๆ อย างถ กต องครบถ วน ให เอาเม าส คล กท ป ม บ นท กข อม ล เพ อท า การจ ดเก บข อม ลลงส ระบบฐานข อม ล ด งภาพต วอย าง

47 7. การแก ไข ลบเอกสาร 1. ให เอาเม าส คล กท ป ม ค นหาข อม ล ด งภาพต วอย าง 2. จะปรากฏหน าจอเพ อท าการส บค นหาข อม ลต างๆ ด งภาพต วอย าง 3. เอาเมาส คล ก หน าช อง แผนก/ งาน/ ฝ าย เพ อค นข อม ลจากแผนก/ งาน/ ฝ าย

48 4. เล อกเง อนไขข อม ลแผนก/ งาน/ ฝ ายตามท ต องการ 5. เอาเมาส คล ก หน าช อง ประเภทเอกสาร เพ อค นข อม ลจากประเภทเอกสาร 6. เล อกเง อนไขข อม ลประเภทเอกสารตามท ต องการ 7. เอาเมาส คล ก หน าช อง รห ส/ เลขท เอกสาร เพ อค นข อม ลจากรห ส/ เลขท เอกสาร 8. พ มพ รห ส/ เลขท เอกสารท ต องการค นหา ในช อง รห ส/ เลขท เอกสาร 9. เอาเมาส คล ก หน าช อง ช อเอกสาร เพ อค นข อม ลจากช อเอกสาร 10. พ มพ ช อเอกสารท ต องการค นหา ในช อง ช อเอกสาร 11. เอาเมาส คล ก หน าช อง เอกสารลงว นท เพ อค นข อม ลจากเอกสารลงว นท 12. เล อกเง อนไขข อม ลเอกสารลงว นท ตามท ต องการ 13. เอาเมาส คล ก หน าช อง รห สจ ดเก บ เพ อค นข อม ลจากรห สจ ดเก บ 14. พ มพ รห สจ ดเก บท ต องการค นหา ในช อง รห สจ ดเก บ 15. เอาเมาส คล ก หน าช อง ว นท เพ อค นข อม ลตามว นท จ ดเก บเอกสาร หร อ 16. เอาเมาส คล ก หน าช อง ต งแต ว นท เพ อค นข อม ลตามช วงเวลาว นท จ ดเก บเอกสาร หร อ 17. เอาเมาส คล ก หน าช อง ท งหมด เพ อค นข อม ลท งหมด 18. ให กดป ม ค นหาข อม ล เพ อท าการค นหาข อม ล ด งภาพต วอย าง

49 19. หากต องการลบเอกสาร ให เอาเม าส คล กท ป ม ด งภาพต วอย าง 20. ให กดป ม Cancel เพ อยกเล กการลบเอกสาร 21. ให กดป ม OK เพ อย นย นการลบเอกสาร 22. หากต องการแก ไขเอกสาร ให เอาเม าส คล กท ป ม ด งภาพต วอย าง

50 23. เม อท าการแก ไขเอกสารเสร จแล ว ให เอาเม าส คล กท ป ม ด งภาพต วอย าง

51 1. เร มการใช งาน ระบบจ ดเก บเอกสาร เป นระบบงานท ใช ในจ ดเก บเอกสาร ร ปภาพ ไฟล ต าง ๆ การเข าส ระบบ จ ดเก บเอกสาร สามารถเข าใช งานได ด งน 1. ให เอาเมาส ช ท งานธ รการ แล วเอาเมาส คล กท ระบบจ ดเก บเอกสาร เพ อเข าส เมน ระบบ จ ดเก บเอกสาร ด งภาพต วอย าง

52 2. การค นหาข อม ล 1. ให เอาเมาส คล กท ค นหาเอกสาร ด งภาพต วอย าง 2. จะเข าส เมน ค นหาข อม ลเอกสาร ด งภาพต วอย าง 3. เอาเมาส คล ก หน าช อง แผนก/ งาน/ ฝ าย เพ อค นข อม ลจากแผนก/ งาน/ ฝ าย 4. เล อกเง อนไขข อม ลแผนก/ งาน/ ฝ ายตามท ต องการ 5. เอาเมาส คล ก หน าช อง ประเภทเอกสาร เพ อค นข อม ลจากประเภทเอกสาร 6. เล อกเง อนไขข อม ลประเภทเอกสารตามท ต องการ 7. เอาเมาส คล ก หน าช อง รห ส/ เลขท เอกสาร เพ อค นข อม ลจากรห ส/ เลขท เอกสาร 8. พ มพ รห ส/ เลขท เอกสารท ต องการค นหา ในช อง รห ส/ เลขท เอกสาร 9. เอาเมาส คล ก หน าช อง ช อเอกสาร เพ อค นข อม ลจากช อเอกสาร

53 10. พ มพ ช อเอกสารท ต องการค นหา ในช อง ช อเอกสาร 11. เอาเมาส คล ก หน าช อง รห สจ ดเก บ เพ อค นข อม ลจากรห สจ ดเก บ 12. พ มพ รห สจ ดเก บท ต องการค นหา ในช อง รห สจ ดเก บ 13. เอาเมาส คล ก หน าช อง ว นท เพ อค นข อม ลตามว นท จ ดเก บเอกสาร หร อ 14. เอาเมาส คล ก หน าช อง ต งแต ว นท เพ อค นข อม ลตามช วงเวลาว นท จ ดเก บเอกสาร หร อ 15. เอาเมาส คล ก หน าช อง ท งหมด เพ อค นข อม ลท งหมด 16. ให กดป ม ค นหาข อม ล เพ อท าการค นหาข อม ล ด งภาพต วอย าง 1. หากต องการเป ดเอกสาร ให เอาเมาส คล กท ช อเอกสาร ด งภาพต วอย าง

54 3. การเพ ม แก ไขประเภทเอกสาร 1. ให เอาเมาส ช ท ต งค า แล วเอาเมาส คล กท ประเภทเอกสาร ด งภาพต วอย าง 2. จะปรากฏหน าจอเพ อท าการเพ ม แก ไข ข อม ล ประเภทเอกสาร ด งภาพต วอย าง 3. หากต องการเพ มข อม ลประเภทเอกสาร ให พ มพ ข อม ลตามท ต องการ ในช อง ช อประเภท เอกสาร ให เอาเม าส คล กท ป ม บ นท กข อม ล 4. หากต องการแก ไขข อม ลประเภทเอกสาร ให เอาเม าส คล กเล อกท แล วให พ มพ ข อม ล ตามท ต องการแก ไขใหม ในช อง ช อประเภทเอกสาร ให เอาเม าส คล กท ป ม บ นท ก ข อม ล ด งภาพต วอย าง

55 บ นท ก