ค ม อการปฏ บ ต งาน กระบวนการจ ดสว สด การแก บ คลากร กรณ การจ ดสว สด การอาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม กองการเจ าหน าท ส าน กงานปล ดกระทรวงย ต ธรรม

Transcription

1 กระบวนการจ ดสว สด การแก บ คลากร กรณ การจ ดสว สด การอาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม กองการเจ าหน าท (ฉบ บปร บปร ง)

2 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๑ ของ ๙ สารบ ญ ห วข อ หน า ว ตถ ประสงค ๑ ขอบเขต ๒ ค าจ าก ดความ ๒ ความร บผ ดชอบ ๓ ผ งกระบวนการท างาน (เข ยน Work flow แบบ Process Flow C) ๓ ข นตอนการปฏ บ ต งาน ๖ กฎหมาย มาตรฐานและเอกสารท เก ยวข อง ๗ ระบบการต ดตามและประเม นผล ๗ การจ ดเก บและเข าถ งเอกสาร ๗ แบบฟอร มท ใช ๘

3 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๒ ของ ๘ ๑.ว ตถ ประสงค ค ม อการปฏ บ ต งานฉบ บน จ ดท าข นเพ อให เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบการด าเน นการ จ ดสว สด การอาคารท พ กข าราชการ ใช เป นแนวทางในการจ ด สว สด การบ านพ กให เป นไปตามระเบ ยบ ให ม มาตรฐานเด ยวก นและเป นไปอย างม ประส ทธ ภาพ ๒. ขอบเขต (อธ บายถ งข นตอนการปฏ บ ต งานต งแต จ ดเร มต นถ งจ ดส นส ดของกระบวนการปฏ บ ต ) ๓.๑ การร บเร องและตรวจสอบเอกสาร เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบร บเอกสารแบบฟอร มการขอเข า พ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ พร อมตรวจสอบความถ กต องของเอกสาร ๓.๒ การส มภาษณ ผ ย นค าร องขอเข าพ กอาศ ย เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบน ดหมายผ ย นค าร องและ ท าการส มภาษณ เพ อน าข อม ลประกอบการพ จารณาน าเสนอคณะท างานบร หารอาคารท พ กฯ ๓.๓ การจ ดท าบ นท กเพ อเสนอประธานคณะท างานฯ เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบด าเน นการจ ดท า บ นท กผ านห วหน ากล มงานสว สด การและเจ าหน าท ส มพ นธ เสนอประธานคณะท างานบร หารอาคาร ท พ กพร อมแจ งเว ยนคณะท างานฯเพ อขอความเห นชอบให ผ ย นค าร องเข าพ กอาศ ย ๓.๔ การให ความเห นชอบ ประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ กพร อมคณะท างานฯ พ จารณาให ความเห นชอบให ผ ย นค าร องขอใช ส ทธ ฯ เข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ ๓.๕ การท าส ญญาเข าพ กอาศ ย เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบด าเน นการต ดต อให ผ ได ร บส ทธ ฯ มาท า ส ญญาเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กจ านวน ๒ ฉบ บ และจ ดท าบ นท กผ านห วหน ากล มงานสว สด การและ เจ าหน าท ส มพ นธ เพ อน าเสนอประธานอน กรรมการสว สด การอาคารท พ กฯ เพ อลงนามในส ญญาท ง ๒ ฉบ บ ๓.๖ การเข าพ กอาศ ย เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบด าเน นการต ดต อให ผ ได ร บส ทธ ฯ มาร บส ญญา ค ฉบ บและร บก ญแจห องพ กเพ อเข าพ กอาศ ย โดยระยะเวลาการเข าพ กอาศ ยม ก าหนด ๔ ป ๓. ค าจ าก ดความ (อธ บายความหมายของค าศ พท เฉพาะกรณ ท ม ได เป นท เข าใจโดยท วไป เช น ค าเฉพาะ ค าย อ เป นต น) ๕.๑ อาคารท พ กฯ หมายถ ง อาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม (เขตตล งช น)

4 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๓ ของ ๘ ๔. ความร บผ ดชอบ (ระบ ถ งบ คคลท ม หน าท ร บผ ดชอบต งแต ผ อน ม ต ถ งผ ปฏ บ ต ว าม ต าแหน งและม หน าท อะไร) ๔.๑ รองปล ดกระทรวงย ต ธรรม เป นประธานอน กรรมการสว สด การส าน กงานปล ดกระทรวง ย ต ธรรม ๔.๒ ผ อ านวยการกองการเจ าหน าท เป นประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ กฯ ๔.๓ ห วหน ากล มงานสว สด การและเจ าหน าท ส มพ นธ เป นผ ตรวจสอบความถ กต องก อนน า บ นท กเสนอผ านผ อ านวยการกองการเจ าหน าท และเสนอประธานอน กรรมการสว สด การส าน กงาน ปล ดกระทรวงย ต ธรรม ๔.๔ เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบ เจ าหน าท ในกล มงานสว สด การและเจ าหน าท ส มพ นธ ท ได ร บ มอบหมายให ร บผ ดชอบงานด านการจ ดสว สด การอาคารท พ กฯ ๔.๕ ผ ย นค าร องขอเข าพ กอาศ ย เป นข าราชการในส งก ดท ม ความประสงค ขอเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ ๕. ผ งกระบวนการท างาน (เข ยน Work flow แบบ Process Flow C) กระบวนการจ ดสว สด การอาคารท พ กข าราชการ ข นตอน ๑ ร บเร อง ตรวจสอบเอกสารและ ส มภาษณ ผ ย นค าร องขอเข าพ ก อาศ ย ระยะเวลา ๒ ว น เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบร บเอกสารแบบฟอร มการขอเข าพ ก อาศ ยในอาคารท พ กฯ พร อมตรวจสอบความถ กต องของ เอกสารน ดหมายผ ย นค าร องและท าการส มภาษณ เพ อ ประกอบการพ จารณาน าเสนอคณะท างานบร หารอาคาร ท พ กฯ

5 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๔ ของ ๘ ข นตอน ๒ จ ดท าบ นท กเสนอ ประธานคณะท างานฯ ระยะเวลา ๑ ว น เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบด าเน นการจ ดท าบ นท กเสนอ ประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ กพร อมแจ งเว ยน คณะท างานฯเพ อขอความเห นให เข าพ กอาศ ย ข นตอน ๓ ประธานฯ และ คณะท างานฯให ความ เห นชอบ ระยะเวลา ๒ ว น ประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ กพร อมคณะ ท างานฯพ จารณาให ความเห นชอบให ผ ย นค าร อง ขอใช ส ทธ ฯ เข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ ข นตอน ๔ ท าส ญญาเข าพ กอาศ ย/ท าบ นท กเสนอ ประธานอน กรรการฯ ระยะเวลา ๒ ว น เจ าหน าท ผ ด าเน นการต ดต อให ผ ได ร บส ทธ ฯ มาท า ส ญญาเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กจ านวน ๒ ฉบ บ และ จ ดท าบ นท กเสนอประธานอน กรรมการสว สด การอาคาร ท พ กฯ เพ อลงนามในส ญญาท ง ๒ ฉบ บ ข นตอน ๕ การเข าพ กอาศ ย ระยะเวลา ๑ ว น ผ ได ร บส ทธ ฯ มาร บส ญญาค ฉบ บและร บก ญแจห องพ ก เพ อเข าพ กอาศ ย โดยระยะเวลาการเข าพ กอาศ ยม ก าหนด ๔ ป

6 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๕ ของ ๘ ความหมายของส ญล กษณ ท ใช ในผ งกระบวนการท างาน จ ดเร มต นและส นส ดของกระบวนการ ก จกรรมและการปฏ บ ต งาน การต ดส นใจ แสดงถ งท ศทางหร อการเคล อนไหวของงาน จ ดเช อมต อระหว างข นตอน

7 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๖ ของ ๘ ๖. ข นตอนการปฏ บ ต งาน (อธ บายถ งข นตอนการปฏ บ ต งานแต ละก จกรรมตาม Workflow ในส วนน จะ ให รายละเอ ยดส งท บ คคลท าเก ยวข องก บอะไร ท าอย างไร ท าท ไหน และเม อไร เช น เจ าหน าท ฝ าย ย ทธศาสตร ท าอะไรม บทบาทอย างไร) ๖.๑ เม อผ ย นค าร องแสดงความประสงค ขอเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กข าราชการกระทรวง ย ต ธรรม เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบตรวจสอบข อม ลเบ องต นของผ แสดงความประสงค ก อนแล วจ งแจ ง รายละเอ ยดการใช ส ทธ เข าพ กอาศ ยพร อมท งให แบบค าขอเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ เพ อให ผ ขอใช ส ทธ เข าพ กอาศ ยกรอกข อม ลและให ผ บ งค บบ ญชาของย นค าร องลงนามให การร บรองและให ความ เห นชอบและย นเอกสารแบบค าขอเข าพ กอาศ ยฯ แก เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบและตรวจสอบข อม ลความ ถ กต องของแบบค าขอเข าพ กอาศ ยฯ ๖.๒เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบด าเน นการตรวจสอบจ านวนห องพ กของอาคารท พ กฯ หากม ห องว าง ให ด าเน นการต ดต อผ ย นค าร องเพ อเข าร บการส มภาษณ พร อมจ ดท าบ นท กถ อยค าการให ส มภาษณ ๖.๓ จ ดท าบ นท กพร อมแนบเอกสารแบบค าขอเข าพ กอาศ ยฯ และบ นท กถ อยค าการให ส มภาษณ เสนอประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ กฯ พร อมแจ งเว ยนขอความเห นชอบคณะท างาน บร หารอาคารท พ กฯ โดยผ านห วหน ากล มงานสว สด การและเจ าหน าท ส มพ นธ เพ อตรวจสอบความ ถ กต องอ กคร งก อนน าเสนอประธานคณะท างานฯ ๖.๔ ประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ กฯ และคณะท างานบร หารอาคารท พ กฯ ให ความ เห นชอบให ผ ย นค าร องฯ เข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม ๖.๕ เม อคณะท างานได พ จารณาให ความเห นชอบให ผ ย นค าร องฯ เข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ แล ว ผ ร บผ ดชอบต ดต อให ผ ย นค าร องท าส ญญาเข าพ กอาศ ยตามแบบฟอร มท ก าหนด จ านวน ๒ ฉบ บ และเจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบด าเน นการจ ดท าบ นท กเพ อเสนอประธานอน กรรมการสว สด การอาคารท พ ก ฯ เพ อลงนามในส ญญาเข าพ กอาศ ย จ านวน ๒ ฉบ บ

8 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๗ ของ ๘ ๖.๖ ผ ย นค าร องร บส ญญาท ประธานอน กรรมการสว สด การอาคารท พ กฯ ลงนามแล ว และร บ ก ญแจห องพ ก เพ อเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ โดยม ระยะเวลาการเข าพ กอาศ ย ๔ ป ๗. กฎหมาย มาตรฐานและเอกสารท เก ยวข อง (ระบ ถ งกฎหมาย กฎระเบ ยบ เอกสารอ น ในระบบ ค ณภาพท เก ยวข อง และมาตรฐานการปฏ บ ต งาน ต องเป นมาตรฐานท ได จากการน าความต องการและ ความคาดหว งของผ ร บบร การและผ ม ส วนได ส วนเส ยมาว เคราะห เพ อจ ดท าเป นข อก าหนด และน ามา จ ดท าเป นมาตรฐานการปฏ บ ต งาน) ๗.๑ ระเบ ยบกระทรวงย ต ธรรมว าด วยการเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กข าราชการกระทรวง ย ต ธรรม ๘.ระบบการต ดตามและประเม นผล ๘.๑ ก าหนดให กล มงานสว สด การและเจ าหน าท ส มพ นธ ท าหน าท ต ดตาม ก าก บและ ประเม นผลการพ ฒนาค ม อการปฏ บ ต งานท ก ๖ เด อน ร อยละเฉล ยถ วงน าหน กของการด าเน นงานตามแผนการจ ดท าแผนปฏ บ ต ราชการส าน กงาน ปล ดกระทรวงย ต ธรรม เป าหมายร อยละ ๑๐๐ ๙. การจ ดเก บและเข าถ งเอกสาร (ระบ การเก บเอกสารท เก ยวข องก บข นตอนการปฏ บ ต งานน น โดย ก าหนดช อเอกสาร สถานท เก บ ระยะเวลาจ ดเก บ และผ ม ส ทธ เข าถ งเอกสาร) ๙.๑ การจ ดเก บ การจ ดเก บเอกสารงานด านสว สด การอาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม โดยกล มงานสว สด การและเจ าหน าท ส มพ นธ กองการเจ าหน าท เป น ผ จ ดเก บข อม ล ๙.๒ ผ ม ส ทธ เข าถ ง ผ ม ส ทธ เข าถ งได แก เจ าหน าท กล มงานสว สด การและเจ าหน าท ส มพ นธ

9 ว นท บ งค บใช ๑ ส งหาคม ๒๕๕๔ หน า ๘ ของ ๘ ๑๐.แบบฟอร มท ใช ๑๐.๑ แบบค าขอเข าพ กอาศ ย ๑๐.๒ แบบบ นท กถ อยค าส มภาษณ ๑๐.๓ ส ญญาการเข าพ กอาศ ย

10 ภาคผนวก

11 การออกแบบกระบวนการ ช อกระบวนการ การจ ดสว สด การอาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม ต วช ว ดท ส าค ญของกระบวนการ จ านวนว นของการด าเน นการจ ดข าราชการเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ ภายใน ๑๐ ว น ล าด บ ผ งกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอ ยดงาน ผ ร บผ ดชอบ ร บเร อง ตรวจสอบ เอกสารและส มภาษณ ๑ ผ ย นค าร องขอเข าพ ก ๒ ว น จ ดท าบ นท กเสนอ ๒ ประธานคณะท างานฯ ๑ ว น เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบตรวจสอบข อม ลของ ผ ย นเร องขอเข าพ กอาศ ย และร บเอกสาร แบบฟอร มการขอเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ พร อมตรวจสอบความถ กต องของเอกสาร และ ด าเน นการน ดหมายผ ย นค าร องและท าการ ส มภาษณ พร อมจ ดท าบ นท กถ อยค าส มภาษณ เพ อประกอบการพ จารณาน าเสนอคณะท างาน บร หารอาคารท พ กฯ เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบด าเน นการจ ดท าบ นท ก เสนอประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ ก พร อมแจ งเว ยนคณะท างานฯ เพ อขอความ เห นชอบให เข าพ กอาศ ย เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบ, เจ าของเร อง/บ คคลท ห วหน ากล มงานสว สด การ และเจ าหน าท ส มพ นธ มอบหมาย เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบ, เจ าของเร อง

12 ล าด บ ผ งกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอ ยดงาน ผ ร บผ ดชอบ ประธานฯ และ ๓ คณะท างานฯให ๒ ว น ความเห นชอบ ประธานคณะท างานบร หารอาคารท พ กพร อม คณะท างานฯ พ จารณาให ความเห นชอบให ผ ย น ค าร องเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ ผ อ านวยการกองการ เจ าหน าท (ประธานฯ) และผ แทนของส วน ราชการระด บกรม (คณะท างาน) ๔ ท าส ญญาเข าพ กอาศ ย / ๒ ว น ท าบ นท กเสนอประธาน ๕ การเข าพ กอาศ ย ๑ ว น เจ าหน าท ผ ด าเน นการต ดต อให ผ ได ร บส ทธ ฯ (ผ ย นค าร อง) มาท าส ญญาเข าพ กอาศ ยในอาคารท พ กฯ จ านวน ๒ ฉบ บ และจ ดท าบ นท กเสนอ ประธานอน กรรมการสว สด การอาคาร ท พ กฯ เพ อลงนามในส ญญาท ง ๒ ฉบ บ ผ ได ร บส ทธ ฯ (ผ ย นค าร อง) มาร บส ญญา ค ฉบ บและร บก ญแจห องพ กเพ อเข าพ กอาศ ย โดยระยะเวลาการเข าพ กอาศ ยม ก าหนด ๔ ป เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบ เจ าของเร อง เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบ เจ าของเร อง

13 ความต องการของผ ร บบร การ/ผ ม ส วนได เส ย - บ คลากรได ร บทราบถ งส ทธ การเข าพ กอาศ ยในอาคาร ท พ กฯ และเข าใจในข นตอนกระบวนการขอใช ส ทธ การ เข าพ กอาศ ยในอาคารท พ ก ประส ทธ ภาพและประส ทธ ผล - เจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งานเก ยวก บการ จ ดสว สด การอาคารท พ กข าราชการใช เป นแนวทางในการด าเน นงานได อย างถ กต องรวดเร ว - สามารถช วยเหล อและบรรเทาความ เด อดร อนในด านท อย อาศ ยให ก บ ข าราชการ ข อก าหนดท ส าค ญ กระบวนการจ ดสว สด การ อาคารท พ กข าราชการ กระทรวงย ต ธรรม องค ความร - ข อม ลด านการจ ดสว สด การอาคาร ท พ กฯ เพ อให บ คลากรได ศ กษาหา ความร ข อก าหนดด านกฎหมาย - ระเบ ยบกระทรวงย ต ธรรมว าด วยการเข าพ กอาศ ยใน อาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม